Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 3

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA MARKETING oOo BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN HỌC TỔ CHỨC SỰ KIỆN Đề bài: Trình bày kiện mà anh/chị tham gia từ viết truyền thơng sau kiện Sinh viên thực Mã sinh viên Lớp : Đào Thị Thùy : 11165112 : Truyền thông Marketing 58 Hà Nội, 2019 CHƯƠNG TRÌNH SINH NHẬT BAN VĂN PHỊNG HỘI SINH VIÊN LẦN THỨ 14 I.TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH 1.Giới thiệu tổng quát Ban Văn phòng Hội Sinh viên Ban Văn phòng HSV thuộc Cụm Trực thuộc thành lập vào tháng 10 năm 2004 với mục đích hỗ trợ Ban Thư ký, Ban Chấp hành HSV mảng thuộc lĩnh vực hành văn phòng cơng văn, giấy tờ, thủ tục hành chính,…Với tính chất nên Ban Văn phòng giao vai trò quản lý văn phòng Hội Sinh viên – phòng 120 nhà 11 kí túc xá trường ĐH KTQD Cơng việc Ban Văn phòng: - Đảm nhận cơng tác sổ sách, giấy tờ, lịch trực Hội Sinh viên - Hỗ trợ đơn vị nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác hành chính, nhanh chóng thủ tục đảm bảo lịch họp cho đơn vị - Phụ trách chuyển thư thông tin tới bạn sinh viên hoạt động Hội Sinh viên trường qua bảng tin, thông báo phát thanh,… - Là cầu nối đơn vị Hội Sinh viên với với Ban Chấp hành Hội Sinh viên 2.Chương trình sinh nhật lần thứ 14 Ban Văn phòng Hội Sinh viên Thời gian: 27/10/2018 Địa điểm: Y-Nest Coworking Space, tầng 4, trung tâm thương mại V+, 505 Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Đơn vị tổ chức: Ban Văn phòng Hội Sinh viên Mục đích: • Là chương trình giúp hệ toàn thể Hội Sinh viên trường nhìn lại hoạt động thành tích mà Ban đạt suốt năm vừa qua • Là nơi gắn kết hệ hoạt động lại với từ nâng cao truyền thống gắn bó hệ Ban Phân chia mảng tổ chức chương trình: • Mảng nội dung • Mảng kĩ thuật • Mảng sở vật chất • Mảng truyền thơng • Mảng hậu cần – tài II.CƠNG VIỆC CỤ THỂ CỦA TỪNG MẢNG 1.Mảng nội dung -Lên nội dung ý tưởng tổ chức chương trình từ định hướng chủ đề chương trình tên chương trình -Lên phần nội dung chi tiết nằm chương trình -Tạo checklist chi tiết chương trình -Liên hệ khách mời tiết mục văn nghệ phần phát biểu có chương trình -Tổ chức sơ duyệt tổng duyệt chương trình -Chuẩn bị giải pháp có phát sinh xảy 2.Mảng kĩ thuật -Từ chủ đề tên chương trình chuẩn bị sản phẩm kĩ thuật liên quan: • Design ava cover theo ý tưởng chương trình • Tạo video: video tổng kết hoạt động Ban video lời chúc mừng sinh nhật đến từ đơn vị khác HSV • Thiết kế background chụp ảnh phơng chương trình • Thiết kế giấy mời thiệp mời • Thiết kế standee -Liên hệ mảng truyền thông để lấy checklist truyền thơng chương trình từ design ảnh video phù hợp viết 3.Mảng sở vật chất -Từ ý tưởng nội dung chương trình lên checklist đồ sở vật chất cần chuẩn bị: • Về thiết kế sân khấu: vòng bao quanh sân khấu, chi tiết treo quanh sân khấu • Về thiết kế bàn checkin: vật nhỏ đặt bàn huy hiệu Ban dành cho khách mời dự chương trình -Liên hệ kĩ thuật lấy background phông chụp ảnh từ có phương án dựng treo cách hợp lý -Chuẩn bị quà tặng cho khách mời 4.Mảng truyền thơng -Truyền thơng offline: • Liên hệ khách mời Ban Thư kí, Ban Chấp hành HSV, đơn vị tổ đội HSV anh chị hệ khóa hoạt động Ban Văn phòng: chia làm giai đoạn: gọi điện mời nhắn tin thời gian địa điểm trước tổ chức kiện, nhắn tin nhắc lại chương trình nhắn tin cảm ơn • Truyền thơng tổ đội chương trình sinh nhật lần thứ 14 Ban Văn phòng: Trước nửa tháng diễn sinh nhật mảng truyền thông phải tổ chức buổi đến buổi họp đơn vị HSV để nhận lời chúc mừng sinh nhật từ đơn vị từ lấy tài liệu làm video -Truyền thơng online: • Lên kế hoạch truyền thơng suốt q trình làm chương trình: trước, sau chương trình • Lên rõ định hướng content đăng lên fanpage nhờ giúp đỡ từ fanpage đơn vị khác • Tạo checklist phân chia thời gian nhân phụ trách viết 5.Mảng hậu cần – tài -Tìm kiếm thơng tin nơi tổ chức kiện phù hợp với nội dung số lượng người tham dự -Tìm kiếm thơng tin địa điểm ăn uống sau chương trình kết thúc -Chuẩn bị đồ ăn nhẹ, bánh sinh nhật số đồ liên quan có chương trình -Lên dự trù kinh phí cho tất mảng, chốt dự trù kinh phí cho mảng chi phí phát sinh chương trình cho cân với số quỹ mà Ban có III.NỘI DUNG SƠ BỘ VỀ CHƯƠNG TRÌNH • Tên chương trình: U • Chủ đề: Love Story – Câu chuyện tình yêu người với nhau, khơng phải tình u đơi lứa mà thứ tình cảm đặc biệt, gắn kết, yêu thương mái Nhà mang tên Ban Văn phòng • Concept: First love  When we’re in love  Forever love o First love: câu chuyện mối tình đầu, bỡ ngỡ, có chút ngại ngùng người đến với từ bắt đầu thứ tình cảm đặc biệt ( đầu chương trình sân khấu dành cho K60 hệ 14 Ban-những người mái nhà Ban Văn phòng ) o When we’re in love: câu chuyện người qua mối tình đâu tiên sáng ấy, gắn bó với nhau, yêu thương nhau, vượt qua khó khăn, tiếp tục đường xây dựng phát triển ( K60, chủ yếu K59, K58 ) o Forever love: chuyện tình yêu mãi người trải, mái Nhà, niềm tự hào kính trọng hệ từ cố gắng tiếp tục phát triển (lời chia sẻ anh chị lớn khóa trước) • Màu chủ đạo: có phương án o Màu đỏ + trắng: màu đặc trưng cho tình yêu o Màu hoa hồng xanh dường: biểu tượng tình yêu vĩnh cửu IV.TIMELINE CHƯƠNG TRÌNH STT Thời gian 16h30 – 17h30 Nội dung Set up địa điểm Nhân K59 Ghi 17h30 – 18h Đón khách tòa nhà 60 18h – 18h30 Check in K60 18h – 18h30 Đón khách cửa Xếp chỗ khách mời Care khách mời K60 MỞ MÀN 18h30 – 18h35 PHẦN LỄ Hát : Sau tất 18h40 – 18h45 18h45 – 18h50 Tuyên bố lí do, giới thiệu MC đại biểu Đại diện BTC phát biểu Trưởng BTC phát biểu 19h40 – 19h45 Chiếu clip năm hoạt động Kĩ thuật chạy video CONCEPT Concept 1: First Love ( Tình yêu đầu) 19h-19h05 Nhảy đồng diễn k60 K60 19h05 – 19h10 Tiết mục khách mời 11 19h10 – 19h20 Múa: Bùa Yêu Đội SVTN Quản trị Kinh doanh-STQ K60 19h20 – 19h25 Đại diện HSV phát biểu Concept 2: When we’re in love 19h20 – 19h30 Tiết mục khách mời: Đội SVTN Đồng Hát Thời xuân hương Hà Nam Ninh 12 Chủ tịch HSV: Ngô Tuấn Sơn ( Khi yêu) Phân chia nhân K59 đón khách K60 K59 checkin khách mời K60 Phân chia rõ chỗ ngồi cho khách mời HSV anh chị khóa Ban 13 19h30 – 19h40 Tiết mục khách mời: Vũ đạo MEC 10 19h40 – 19h45 Clip chuẩn bị sinh nhật Kĩ thuật chạy clip 58, 59, 60 19h45 – 19h55 Hát: Yêu K59 19h55 – 20h Phát biểu gửi gắm Trưởng Ban hệ thứ 13 Concept 3: Forever Love ( Mãi Yêu) 20 19h20- 20h15 Thổi nến cắt bánh chia sẻ cảm xúc lời nhắn nhủ( giao lưu anh chị ) Tất người hát chúc mừng SN 21 20h15- 20h30 Các đơn vị tặng quà Chánh VP khóa Kỹ thuật chuẩn bị beat chúc mừng sinh nhật Giao lưu với chị Nguyễn Thị Kim Cúc – chánh VP k53 Trưởng BTC nhận quà 23 20h30– 20h35 Lời cảm ơn tất MC người hẹn gặp lại Nói sinh nhật năm sau ( Thứ 15 ) mong … 16 CLB Âm nhạc-MEC KẾT THÚC 21 22 20h35-21h Giao lưu khóa Ban Dọn dẹp V.BÀI TRUYỀN THƠNG SAU CHƯƠNG TRÌNH Chụp ảnh lưu niệm khóa với Thu dọn, bàn giao lại sở vật chất cho bên thuê địa điểm [ LỜI CẢM ƠN TỪ BAN VĂN PHÒNG HỘI SINH VIÊN ] ✨Vâng chương trình sinh nhật tuổi 14 Ban Văn phòng thức khép lại để lại dấu ấn vô sâu sắc lòng thành viên, CTV Ban ❤Một lần xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tất anh/chị 13 hệ gìn giữ phát triển Ban Văn phòng Hội Sinh viên ngày hôm ❤Cảm ơn thành viên, CTV sát cánh suốt tuần qua để chuẩn bị cho buổi sinh nhật thứ 14 Ban Văn phòng thành cơng trọn vẹn ❤Và cuối xin cảm ơn anh/chị BTK, BCH Hội Sinh viên đơn vị anh em Hội Sinh viên bớt chút thời gian quý báu để đến chung vui dành lời chúc, quà ý nghĩa gửi đến Ban Văn phòng ✨Xin chân thành cảm ơn! #LOVESTORY #LOVESCENARIO #BVP14thBirthday ✨Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ: ✨Fanpage: https://www.facebook.com/banvanphongneu/ ☎Hotline:0981783799 ( Ms Vũ Thảo) ✨Địa chỉ: Phòng 120 nhà 11 kí túc xá trường đại học Kinh tế Quốc dân ... 16h30 – 17h30 Nội dung Set up địa điểm Nhân K59 Ghi 17h30 – 18h Đón khách tòa nhà 60 18h – 18h30 Check in K60 18h – 18h30 Đón khách cửa Xếp chỗ khách mời Care khách mời K60 MỞ MÀN 18h30 – 18h35... Kim Cúc – chánh VP k 53 Trưởng BTC nhận quà 23 20h30– 20h35 Lời cảm ơn tất MC người hẹn gặp lại Nói sinh nhật năm sau ( Thứ 15 ) mong … 16 CLB Âm nhạc-MEC KẾT THÚC 21 22 20h35-21h Giao lưu khóa... video: video tổng kết hoạt động Ban video lời chúc mừng sinh nhật đến từ đơn vị khác HSV • Thiết kế background chụp ảnh phơng chương trình • Thiết kế giấy mời thiệp mời • Thiết kế standee -Liên