Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin

BÀI 5: KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ CẤP CƠ SỞ "Thông tin sản phẩm mà với ý nghĩa, cơng dụng xem ngang hàng với trữ lượng nguyên liệu nước đó” (nhà KH Đức E.Pietch) I KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ 1.Định nghĩa Thông tin lãnh đạo, quản lý (Thông tin quản lý) gì? I KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THƠNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Thông tin lãnh đạo, quản lý (thông tin quản lý) truyền đạt thông điệp, tin tức có liên quan đến hệ thống quản lý, người nhận hiểu rõ ý nghĩa thông điệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực mục tiêu lãnh đạo, quản lý I KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ - Chú ý: Thứ nhất: Mỗi thông tin phải ký gửi vào “ Vật mang” định I KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Thứ hai: Thông tin ln gắn liền với vận động Diễn trình thơng tin quản lý Người gửi Người nhận Thông tin phản hồi (Thông tin ngược) Nhận thông điệp Thơng điệp Giải mã quản lý Mã hóa Truyền tin Tiếp nhận Thơng điệp quản lý Diễn trình thơng tin quản lý => Diễn trình thơng tin bao gồm thông tin truyền xuôi với bước thông tin phản hồi (thông tin ngược) với bước: (1)Hình thành thơng điệp ->(2) mã hóa -> (3)truyền tin -> (4)tiếp nhận -> (5)giải mã -> (6)nhận thông điệp Thứ ba: Thơng tin gắn liền với hình thức giao tiếp hoạt động lãnh đạo quản lý: Đặc điểm thông tin hoạt động lãnh đạo quản lý a Tính địa Tính địa thông tin hoạt động LĐ, QL có nghĩa ? Thơng tin quản lý đòi hỏi phải có người gửi người nhận thơng điệp Đặc điểm thông tin hoạt động lãnh đạo quản lý Thông tin quản lý khác với tin tức Tin tức Thông tin quản lý Phản ánh rộng rãi cho đối tượng mà không cần quan tâm cụ thể ai, họ nhận hay chưa họ có hiểu nội dung thơng tin hay khơng Dù hình thức thơng tin quản lý đòi hỏi phải có người gửi người nhận Phân loại thông tin quản lý b Theo chiều thông tin hệ thống quản lý Theo chiều thông tin Thông tin thị Thông tin báo cáo Thông tin ngang Thông tin chéo Là thông tin thị cấp xuống cấp dưới, thường LàLàthông thôngtintinbáo cáo trọng Là gópthơng ý, kiến người tinnghị, Nhưng xu khiếu cấp nhữngngười khác nại, phản mà ánh hướng áp đảo họ cấp Thông không haytin ởởcác cấp lên tổ hệ thống thông tin chức bảo mối đảm quan tương tính hệđương trực chất dẫn đến tình dân tuyến chủ với tổ chức trạng dân chủ quản lý gây nhiều hậu xấu Phân loại thông tin quản lý c Theo tính chất Thơng tin thức Theo tính chất thơng tin Thơng tin khơng thức Là thơng tin Là thông tin phát theo hình thành quy định tổ chức lan truyền theo thức Thơng tin quan hệ khơng chính thức gắn liền thức, gắn với chức hệ liền với tồn thống quản lý phát triển tổ bảo đảm tính thống chức khơng hệ thống Nó thức bên bên mang tính bình đẳng ngồi hệ thống quản truyền đạt lý tiếp nhận Phân loại thông tin quản lý Đặc điểm thơng tin khơng thức Thơng tin khơng thức có vai trò định tổ chức (lợi hại) nên người quản lý phải biết sử dụng thơng tin khơng thức phục vụ cho mục đích tổ chức Sức Là dạng thuyếtthơng phụctin cao hình đượcthành truyềnvà truyền đạt rấtđạt tự nhiên cách Tốc thường tự nhiên độ truyền truyền trongđạt đạt tổ Dễ bị bóp méo chức nhanh, TT nhóm khơng có quan chí trình thức hệnhanh tintạo cậy nên dư kênh luận truyền tin bị cấm tổ chức đốn, thức Do sứcvậy, khơng thuyếtthể phục dùng củTT chí chủ khơng quanchính để loại thức trừ tăng mạnh Phân loại thông tin quản lý d Theo quan hệ với hệ thống Thông tin bên Theo quan hệ với hệ thống Thông tin với bên ngồi Là thơng tin Là thơng tin phục vụ cho thân từ môi trường vào tổ công tác quản lý, bảo chức từ tổ chức đảm tính thống mơi trường (VD: hiệu quả, hiệu lực thị trường, tổ chức Nhiều thơng sách) tin bên mang thơng tin từ tổ chức TC bí mật với cấp mơi trường (tiếp độ bảo mật khác thị, quảng cáo ) II KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ CẤP CƠ SỞ Các nội dung bảo đảm thông tin lãnh đạo, quản lý cán cấp sở a Thế bảo đảm thông tin - Hệ thống bảo đảm thông tin quản lý tập hợp phương tiện, phương pháp, công cụ, tổ chức người có liên quan chặt chẽ với nhằm thực có hiệu việc thu thập, lưu trữ, xử lý, cung cấp thông tin cần thiết giúp người LĐ,QL thực tốt chức công việc - Hệ thống bảo đảm thơng tin tốt tạo điều kiện mở rộng khả sáng tạo người quản lý; làm tăng khả xử lý linh hoạt, nhạy bén kịp thời hoạt động quản lý Bảo đảm thơng tin kịp thời, xác tạo điều kiện cho người quản lý nắm đối tượng, dự đốn tình xẩy ra, biết rõ vấn đề, yếu tố tác động bên để xử lý kịp thời, đắn b Các nguyên tắc bảo đảm thông tin (4 nguyên tắc) Nguyên tắc liên hệ ngược Các nguyên tắc bảo đảm thông tin Nguyên tắc đa dạng tương xứng Nguyên tắc phân cấp xử lý thông tin Nguyên tắc hệ thống mở Kỹ thu thập thông tin Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin Kỹ thu thập thông tin Xác định kênh nguồn thơng tin Thiết lập hình thức, chế độ thu thập thông tin Kỹ thu thập thông tin a Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin - Nhu cầu thông tin xác định vào chức năng, nhiệm vụ, công việc phải giải quyết, đảm nhận hàng ngày - Nhu cầu thông tin cá nhân cần xác định gắn với nhu cầu thông tin tổ chức - Người lãnh đạo cao tổ chức cấp sở định nhu cầu thơng tin tổ chức phân cơng, phân cấp bảo đảm thông tin Kỹ thu thập thông tin b Xác định kênh nguồn thông tin Chỉ thị từ xuống Các kênh nguồn thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cấp sở Báo cáo từ lên Tham khảo từ phương tiện thông tin đại chúng kinh nghiệm đơn vị khác Người cán sở phải thiết lập trì hài hồ kênh thông tin, bảo đảm yêu cầu nhanh chóng, xác, kịp thời Kỹ thu thập thông tin + Đối với thị từ xuống: Cấp sở cần xác định thông tin thực cần thiết, thông tin tham khảo, thông tin liên quan +Đối với thơng tin báo cáo từ lên: Cần thu thập kịp thời, thường xuyên, xác Người cán sở cần biết lắng nghe dân, biết khơi dậy người dân nói lên tâm tư, nguyện vọng nhận xét họ + Thông tin tham khảo ngày phong phú bổ ích Tuy nhiên, cán cấp sở phải biết chắt lọc kênh thông tin tham khảo lựa chọn nguồn tin Kỹ thu thập thông tin c Thiết lập hình thức, chế độ thu thập thơng tin - Ở cấp sở, phải có chế độ thu thập thơng tin để đảm bảo thơng tin cho tổ chức sở nói chung cán nói riêng (phân cơng rõ trách nhiệm công việc cụ thể người liên quan chế độ tổng hợp, thông báo thông tin cho cán liên quan) - Các hình thức thu thập thông tin phải quy định rõ ràng tuân thủ nghiêm ngặt (Đối với: công văn; thông tin từ báo, đài; thông tin miệng ) Kỹ xử lý thơng tin Các hình thức xử lý thông tin Xử lý tức thời Trong giao tiếp với cấp Khi Khi phát phát biểu ngôn,trước đối thoại, đám đông cần quan chức tạiphân biệt họp, đối tiếptượng dân, giao trả lời với dân cư, cán cấp sở chất tiếp:vấn Cấp cần trên,cốcấp gắng dưới, phát đồng biểu phải xử lý tức thời nhiều cấp miệng Trong đối sở thoại cáctrực ý đãtiếp TT thu nhận CBCS cần chuẩn chúbịýtrước đến phát kết hợp âm, xử ngữlýđiệu, không xử lý TT thông cách dùng tin tạitừcuộc ngữ.họp CầnChỉ biếtở sử giao kiểu “ Tiếp thu dụng họpcác nghi yếulễ,tố,đại bổhội trợ nên xử nghiên cứu trả lời sau”.Trong dụng giao hình tiếp như: thức ăn đọcmặc, phát dángbiểu vẻ nhiều trường hợp phải trả lời nét chuẩn mặt,bịcửtrước Xử lý theo quy trình - Truyền - Tìm kiếm đạt thông điềutin: chỉnh CácTT: thôn - Phân loại thông tin: - Khi Lưu tin ban cần trữ sử đầu thông dụng cần tin: TT, truyền Các người thông đạtcán vàtin Khi lưu trữ thông tin, cần phải cần thiết phải thơng phải biết tinđược tìm đãkiếm xử ghilýnhận, thông cần phổ đánh tin định kỳ phân loại, xếp lại dấu, nhận biến phải sở xétdữ bước liệuđầu kịpvà thời lưuvà trữ thơng tin để loại bỏ thơng Có truyền hai tổ hình đạt chức cho thức Trong lưu đối trữ: q tượng Văn trình cần tin khơng cần thiết, khơng tìm vào tiếp kiếm, cácnhận cặp khai hồ thông thác sơ; tin lưu thông (Cần trữ tin, ởlựa máy giá trị, đồng thời kịp thời chọn pháthình hiệnthức tính thơng kênh tintruyền cần bổ sung thông tin điều chỉnh, đạt thông phảitin cậpphù nhật hợp kịp thời Bước 4: Củng cố (2p) Bước 5: Câu hỏi ôn tập (3p) Câu 1: Phân tích đặc điểm, vai trò thơng tin hoạt động quản lý?Liên hệ với thực tiễn địa phương (đơn vị cơng tác) Câu 2: Trình bày kỹ thu thập thơng tin? Câu 3: Trình bày kỹ nng x lý thụng tin? Cảm ơn đ/c lắng nghe Chúc đ/c hạnh phúc, thành đạt cuéc sèng ... LOẠI THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ 1.Định nghĩa Thông tin lãnh đạo, quản lý (Thơng tin quản lý) gì? I KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THƠNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Thơng tin lãnh đạo, quản lý (thông tin. .. Thơng tin có lại phản tác soạn thảo lâu, thời dụng gian, tiếp thu không đồng Phân loại thông tin quản lý b Theo chiều thông tin hệ thống quản lý Theo chiều thông tin Thông tin thị Thông tin báo... thơng tin quản lý Người gửi Người nhận Thông tin phản hồi (Thông tin ngược) Nhận thông điệp Thông điệp Giải mã quản lý Mã hóa Truyền tin Tiếp nhận Thơng điệp quản lý Diễn trình thơng tin quản lý