BIỆN PHÁP QUẢN LÝ TỐT CÔNG VĂN ĐI TRONG TRƯỜNG TIỂU HỌC

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO … TRƯỜNG ********** SÁNG KIẾN Tác giả: Chức vụ: Giáo viên Lĩnh vực nghiên cứu: Giáo dục Đơn vị công tác: Trường …… ………, tháng 04 năm ………… BÁO CÁO Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An Kết thực sáng kiến: BIỆN PHÁP QUẢN LÝ TỐT CÔNG VĂN ĐI TRONG TRƯỜNG TIỂU HỌC I- Sơ lược lý lịch tác giả II- Sơ lược đặc điểm tình hình dơn vị: Trường Tiểu học B Long An thuộc ấp Long Hòa, xã Long An, thị xã Tân Châu, tỉnh An Giang, trường nằm trục lộ giao thông xã Long An xã Châu Phong Trong chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng xã nông thôn năm 2015 xã Long An UBND tỉnh An Giang công nhận đạt chuẩn quốc gia Trường thuộc địa bàn xã nông thôn nên đầu tư sở vật chất đại, đầy đủ Trong năm học 2018-2019 trường có tất 27 cán bộ, giáo viên, nhân viên, có 14 lớp với 414 học sinh a Thuận lợi Được quan tâm đạo kịp thời Phòng Giáo dục Đào tạo Tân Châu, Ban giám hiệu nhà trường thực nhiệm vụ giao Ở quan phận thực tương đối tốt cách trình bày văn theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn thư quản lý văn đi, văn đến, dấu theo qui định Nhà nước b Khó khăn Việc giao nhận loại văn bản, cơng văn nhiều thiếu sót chưa có kinh nghiệm nhiều công việc - Tên sáng kiến: Biện pháp quản lý tốt công văn trường Tiểu học - Lĩnh vực: Chun mơn Văn thư IV Mục đích u cầu sáng kiến Thực trạng ban đầu trước áp dụng sáng kiến Tình hình thực tế cơng tác Văn thư – Lưu trữ Trường Tiểu học B Long An vào năm học trước sau: Với vai trò nơi tiếp nhận truyền đạt thơng tin, phận văn phòng phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ xác, hoạt động nhà trường hàng ngày phận văn phòng phải nhận chuyển khối lượng thơng tin khơng Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An Do phải ghi nhớ đầy đủ xác vấn đề cần thiết, có góp phần giải cơng việc lúc, kịp thời không trùng lấp Để việc theo dõi phối hợp tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thơng tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết lúc điều cần thiết thông tin để theo dõi kịp thời việc thực nhiệm vụ nhà trường Trong hoạt động quan cơng tác Văn thư – Lưu trữ thiếu được, công tác quan trọng tất quan, tổ chức, trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện tượng xảy hoạt động hàng ngày Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, văn cần gửi, lưu giữ cẩn thận trường Yêu cầu chung việc tổ chức công tác thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ phải xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc thực nhanh xác Xuất phát từ lý nêu trên, thân văn thư trường, trăn trở làm để quản lý bảo quản tốt loại công văn Sự cần thiết phải áp dụng sáng kiến Khi công tác quan phân công làm nhiệm vụ văn thư hành nhà trường Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng cơng tác văn thư hành nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tòi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường Là đơn vị trường học, dù lĩnh vực phải cần có phận tiếp nhận, chuyển giao, xử lý thông tin cấp ban ngành đến đơn vị có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, tờ trình, thơng báo thơng tin trên…) q trình hoạt động đơn vị Với tính chất đặc thù ngành Giáo dục Đào tạo, việc phải thường xuyên báo cáo loại văn nhiều, nên đòi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phòng nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An nhanh chóng, xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải công việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ Văn phần mặt nhà trường thề đến quan khác phần nội dung mà hình thức bên ngồi khơng phần quan trọng Quản lý tốt văn góp phần đảm bảo cho hoạt động nhà trường thơng suốt Đó lý tơi chọn đề tài “Biện pháp quản lý tốt công văn trường Tiểu học” Nội dung sáng kiến 3.1 Tiến trình thực Khi bước vào đầu năm học tơi xây dựng kế hoạch năm thể đầy đủ công việc cụ thể thực năm học Tiến hành xử lý công việc theo kế hoạch đề Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu, văn để thu nhập tư liệu, thông tin cần thiết cho đề tài Thực nghiệm sư phạm để thử nghiệm biện pháp “Biện pháp quản lý tốt công văn trường Tiểu học” nhà trường 3.2 Thời gian thực Tiến hành từ năm học 2015-2016 đến 3.3 Biện pháp thực 3.3.1 Biện pháp quản lý văn Công văn văn bản, báo cáo, thông báo…được quan đơn vị phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gởi đến quan đơn vị, cá nhân quan * Kiểm tra công văn trước xử lý Trước văn ban hành, giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ thể thức văn bản, tả, ngữ pháp… Khi văn thức ký ban hành, tơi đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ngày tháng cơng văn viết tay, đóng dấu văn xếp vào kẹp hồ sơ công văn để công văn xếp theo trình tự, tránh tình trạng số ngày tháng công văn không phù hợp, lộn xộn Việc quản lý công văn quan thực sau: * Biện pháp Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An Xử lý công văn qua ngày bỏ sót lại: Đầu tiên tơi kiểm tra ngày cơng văn sót lại xem có trùng với số công văn cho số vào sổ đăng ký cơng văn chưa? Nếu có trùng với số cơng văn cho lấy số cơng văn nhập vào sổ thêm ký tự chữ sau số nhập Chẳng hạn công văn nhập sổ cơng văn có số: 237/KH-BLA ngày 14/09/2018 Kế hoạch phụ đạo học sinh chưa hồn thành chương trình năm học 20172018 Kế hoạch việc phát động phong trào ni heo đất khuyến học năm học 20172018 sót lại ngày 14/09/2018 Tơi xử lý nhập sổ sau: Kế hoạch số: 237A/KH-BLA ngày 14/09/2018 Kế hoạch việc phát động phong trào nuôi heo đất khuyến học năm học 2017-2018 Nếu cơng văn sót lại khác ngày với số công văn nhập sổ ta lấy số ngày gần cơng văn sót lại thêm ký tự chữ phía sau Chẳng hạn cơng văn nhập sổ cơng văn có số 234/KH-BLA ngày 11/9/2018 số 235/KH-BLA ngày 14/9/2018 Báo cáo sót ngày 13/9/2018 Tơi xử lý nhập sổ sau: Báo cáo số: 234A/BC-BLA ngày 14/9/2018 Báo cáo nhiệm vụ trọng tâm sau khai giảng năm học 2017-2018 Trường Tiểu học B Long An * Biện pháp Quản lý văn máy tính: Để cơng tác quản lý văn đạt hiệu cao có ứng dụng cơng nghệ thông tin tạo thư mục với tên “Công văn đi”, mục “ Công văn đi” tạo thư mục có tên theo loại tên gọi văn công văn Tiến hành lưu trữ văn vừa soạn thảo vào thư mục công văn theo tên gọi văn Khi lưu trữ văn hoàn thành, tiến hành liên kết file “Hyperlink” vừa lưu trữ đến sổ quản lý văn máy tính Việc thực liên kết giúp người làm văn thư tìm kiếm văn nhanh chóng, xác giúp cơng việc đạt hiệu cao Ví dụ: Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An Tìm kế hoạch thực nhiệm vụ năm học 2018-2019 Muốn tìm văn trên, văn thư cần mở sổ quản lý văn máy tính, nhấp vào tên văn cần tìm văn thị máy tính ta liên kết “Hyperlink” lưu văn Thực thao tác tốn thời gian, cơng sức cần thao tác tìm văn bản, tạo thuận lợi cho việc tra cứu văn sau Văn chuyển ngày chậm 01 ngày sau văn ban hành Hầu hết văn gởi cho quan phòng GDĐT quan liên quan, trực tiếp gởi để đảm bảo công văn không bị thất lạc Các văn gởi gởi cho nội trường, trực tiếp gởi ghi vào sổ ký nhận để theo dõi thực Việc đánh máy in cơng văn quan trọng tơi phải kiểm tra kỹ, trình bày rõ, đẹp, thể thức qui định loại văn Những văn có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tơi đảm bảo giữ bí mật theo qui định Khi đóng dấu, tơi đóng dấu có chữ ký thủ trưởng dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký Công văn lúc phải văn thư vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ SỔ GIAO VĂN BẢN ĐI Ngày tháng công văn Số ký hiệu Tên Số Nơi nhận Ký Ghi công văn Công văn lượng công văn nhận Báo cáo thực 01 PGD 02/04/2018 Số: 47/BC-BLA nghị số 29 Tân Châu 10/04/2018 Số: 107/KH-BLA Báo cáo hoạt động tháng 04 01 PGD Tân Châu Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An Báo cáo tổng kết 15/04/2018 Số: 130/BC-BLA công tác đội 02 PGD PTTN Tân …… Châu + Thị Đoàn Ngồi ra, quan số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi * Quản lý văn gồm có nội dung: a Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng năm văn Văn thư kiểm tra thành phần thể thức văn bản, cách trình bày, kiểm tra khổ giấy, canh lề, ngữ pháp Số văn hành số thứ tự đăng ký văn quan tổ chức ban hành năm Ngày, tháng, năm văn hành ngày, tháng, năm văn người có thẩm quyền ký thức đóng dấu quan Ngày, tháng, năm trình bày số Ả rập, ngày 10 tháng 1,2 phải có số phía trước b Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn thời gian qui định Dấu quan đóng vào văn có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền, Dấu quan khơng đóng trùm lên chức vụ họ tên người ký văn Khơng đóng dấu lên giấy trắng, giấy in sẵn, văn quan c Đăng ký văn Văn thư trường Tiểu học B Long An quản lý văn phương tiện lập sổ TT Số ký hiệu CV Số Loại Ngày tháng Trích yếu nội dung Đơn Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Nơi Người Người Người Người Số nhận soạn ký Lưu phát lượng Trường Tiểu học B Long An (1) 01 (2) (3) BC vị (4) BLA (5) (6) Báo 02/01/2018 (7) (8) (9) PGD Điền Điền PGD Điền Điền PGD Điền Điền SKKN PGD Điền Điền Báo cáo tình hình PGD tết Nguyên Đán +UB Điền Điền cáo giữ năm Báo 02 BC BLA 10/01/2018 cáo chức đến tuổi hưu BB BLA 15/01/2018 VTTH hành (11) (12) Kiều 02 Kiều 02 Kiều 02 Kiều 02 Kiều 03 danh sách cán viên Biên 03 EMIS (10) VTTCCB xét duyệt SKKN cấp trường VTTH Quyết định công nhận 04 05 27A QĐ BC BLA BLA 15/01/2018 12/02/2018 kết X VTTH VTTH Mẫu sổ đăng ký văn trường Tiểu học B Long An thực sau: Trang bìa PHỊNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TX TÂN CHÂU TRƯỜNG TIỂU HỌC B LONG AN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 20… Từ ngày… đến ngày… Từ số…… đến số…… Quyển số:… Từ số … đến số … Quyển số: 01 Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An d Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Tại quan thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi công văn theo Điều 18 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Văn Trường Tiểu học B Long An phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày Việc gửi văn phải đảm bảo xác tránh nhầm lẫn e Sắp xếp quản lý lưu văn Văn thư trường Tiểu học B Long An thực xếp quản lý văn sau: Bản lưu lưu bản, gốc lưu văn thư, lưu hồ sơ công việc Bản gốc lưu văn thư xếp theo thứ tự đăng ký V Hiệu đạt được: Trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm Việc quản lý văn lúc trước số văn không xếp theo ngày tháng mà lộn xộn, quan ban hành nhiều văn năm văn thư, việc tra tìm khơng thuận lợi, thời gian, tốn giấy soạn thảo văn có sai sót phải sửa in in lại nhiều lần Sau áp dụng sáng kiến kinh nghiệm Qua thời gian công tác nhận thấy việc xử lý tốt công văn đạt kết sau: Giúp cho việc phát hành văn bản, báo cáo, xử lý thơng tin cách khoa học, nhanh chóng, xác Hồ sơ, sổ sách đầy đủ, lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc tìm kiếm văn hàng ngày Hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mĩ cơng việc Góp phần giúp ban giám hiệu hồn thành nhiệm vụ nhiều năm học Các báo cáo nộp thời gian quy định, định phân công đến cá nhân đơn vị nhanh chóng, kịp thời Giúp cho cán bộ, công chức nhà trường nâng cáo hiệu công việc, giải xử lý văn nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An Bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ giao tạo môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu cao cho đơn vị Mọi hoạt động trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trường đường lối Đảng; sách pháp luật Nhà nước, quản lý, điều hành, đạo cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức cá nhân hồn thành tốt nhiệm vụ, cơng tác báo cáo, thống kê nhà trường thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp Trong buổi họp hội đồng quan đưa kinh nghiệm cách quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách, cách lưu trữ công văn để đồng chí, đồng nghiệp học hỏi lẫn rút kinh nghiệm quý giá công tác bảo quản lưu trữ loại hồ sơ sổ sách cho cá nhân, hiệu tốt, tạo tính tỷ mĩ, cẩn thận, nhanh gọn tìm kiếm văn Bảo vệ thơng tin bí mật có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Cung cấp thông tin, cứ, chứng có độ xác cao phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường VI Mức độ ảnh hưởng Đề tài nghiên cứu trường Tiểu học B Long An, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn thư trường hồn thành tốt nhiệm vụ Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan Giúp cho CB, GVCNV quan nâng cao hiệu cơng việc cách nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân, đúc kết kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu đề có chất lượng đạt hiệu cao VII Kết luận Việc quản lý công văn khơng phần quan trọng cơng văn không ban hành quan mà lưu thơng ngồi quan Cơng văn xem mặt quan ban hành đến quan khác Trước ban hành văn văn thư phải kiểm tra lại thể thức trình bày văn bản, số, ký hiệu, ngày tháng năm, chữ ký người có thẩm quyền dấu quan Như công tác văn thư thiếu hoạt động quan, đảm bảo cách kịp thời, đầy đủ xác thơng tin cần thiết phục Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An 10 vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước quan, đơn vị giúp giải cơng việc quan cách nhanh chóng, xác, suất làm việc cao, chất lượng đạt hiệu quả, sách, nguyên tắc, chế độ, Công tác văn thư mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Làm tốt cơng tác Văn thư – Lưu trữ tiết kiệm thời gian, tiền đề tốt cho cơng tác lưu trữ phát triển để phục vụ tốt cho mục đích nghiên cứu sử dụng hàng ngày tra cứu cần thiết; Áp lực công việc người làm cơng tác văn thư lớn nên đòi hỏi người làm cơng tác phải bình tỉnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì Nội dung tất kinh nghiệm tơi q trình thực cơng tác văn thư mình, việc “quản lý tốt công văn trường Tiểu học” mà thân tơi tìm tòi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết nhiều năm làm công tác “Văn thư” đưa biện pháp thực sáng tạo Rất mong đóng góp ý kiến chân thành q thầy ngành để hồn thiện cơng tác “quản lý tốt công văn trường Tiểu học” ngày đạt hiệu cao Tôi cam đoan nội dung báo cáo thật Xác nhận đơn vị áp dụng sáng kiến Người viết sáng kiến Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An 11 Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An 12 ... pháp Biện pháp quản lý tốt công văn trường Tiểu học nhà trường 3.2 Thời gian thực Tiến hành từ năm học 2015-2016 đến 3.3 Biện pháp thực 3.3.1 Biện pháp quản lý văn Công văn văn bản, báo cáo, thông...Kết thực sáng kiến: BIỆN PHÁP QUẢN LÝ TỐT CÔNG VĂN ĐI TRONG TRƯỜNG TIỂU HỌC I- Sơ lược lý lịch tác giả II- Sơ lược đặc đi m tình hình dơn vị: Trường Tiểu học B Long An thuộc ấp Long Hòa,... thư vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ SỔ GIAO VĂN BẢN ĐI Ngày tháng công văn Số ký hiệu Tên Số Nơi nhận Ký Ghi công văn Công văn lượng công văn nhận Báo cáo