Phân tích các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

II. PHÂN TÍCH CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa Chuyên môn hóa công việc (phân chia lao động) thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân. Chuyên môn hóa công việc của công ty NKID GROUP được thể hiện qua các vị trí thấp trong cơ cấu tổ chức như cửa hàng trưởng của một cơ sở tiNi Store hay chuyên viên kỹ thuật của một trung tâm tiNi Word. Như vậy, một người sẽ chỉ làm một nhiệm vụ của một phân hệ chức năng mà mình được trao quyền. Tổng hợp hóa của công ty NKID GROUP được thể hiện qua vai trò chức năng của các giám đốc : Giám đốc điều hành sẽ có nhiệm vụ điều hành các hoạt động nội bộ công ty như kế toán tài chính, kỹ thuật, quản lý làm việc với các nhà cung ứng sản phẩm của công ty, nhập và bảo quản hàng hóa… Giám đốc Nhân sự được trao cho nhiệm vụ tuyển dụng nhân sự cho công ty, điều phối và quản lý nhân sự, đảm báo các phúc lợi và chế độ lương thưởng cho toàn bộ nhân viên của NKID… Các giám đốc còn lại có nhiệm vụ tương tự như cái tên. Mỗi người chịu trách nhiêm cho một bộ phận thực hiện nhiều công việc và kết quả hoàn thành khối công việc đó. Ưu điểm Nhược điểm Chuyên môn hóa Phù hợp với các bộ phận thấp Tăng năng suất và hiệu quả lao động Khả năng sáng tạo giảm sút. Phối hợp công việc không cao Dễ gây nhàm chán Tổng hợp hóa Phù hợp với chức năng, quyền hạn của bộ phận lãnh đạo Bao quát được nhiều bộ phận, hoạt động trong công ty Dễ dàng quản lý, nắm bắt tình hình công việc và nhân sự Gây khó khăn cho đào tạo Khó có được chuyên gia giỏi để có thể đảm nhiệm vị trí này 2. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ Mô hình tổ chức theo chức năng: Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó có các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu Mô hình tổ chức theo địa dư: Là các hoạt động trong một khu vực địa lý nhất định được hợp nhóm và giao cho một nhà quản lý. Đặc điểm của mô hình này được thể hiện rõ nhất qua Bộ phận Kinh Doanh

1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY NKID GROUP Tên đầy đủ Công ty Cổ Phần Thương Mại Dịch Vụ Thiếu Nhi Mới Logo Thương hiệu Tầm nhìn Sứ mệnh Sự phát triển Dẫn đầu lĩnh vực thiếu nhi đóng góp cho cộng đồng xã hội nới kinh doanh hoạt động Mang lại nụ cười tuổi thơ trọn vẹn cho trẻ em Việt Nam 41 trung tâm Giáo trí tiNi World, 30 cửa hàng bán lẻ tiNi Store, 2079 điểm phân phối, 3116 nhân viên, 8626 triệu khách hàng/ năm Mơ hình cấu tổ chức: Mơ hình ma trận Quản lý chuỗi cung ứng sản phầm Giám đốc điều hành Trưởng kế tốn tài Quản lý kỹ thuật Bộ phận nghiên cứu PTTT Giám đốc Sale - Marketing Bộ phận pháp lý Tổng giám đốc Bộ phận tổ chức kiện Trợ lý giám đốc Ban pháp chế Giám đốc nhân Quản lý khối văn phòng Quản lý khối kinh doanh Giám đốc kinh doanh Trung tâm Giáo - Trí tiNi World Quản lý vùng Cửa hàng bán lẻ tiNi Store Quản lý vùng PHÂN TÍCH CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.1 Sự kết hợp chun mơn hóa tổng hợp hóa - Chun mơn hóa cơng việc (phân chia lao động) thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho cá nhân Chun mơn hóa cơng việc cơng ty NKID GROUP thể qua vị trí thấp cấu tổ chức cửa hàng trưởng sở tiNi Store hay chuyên viên kỹ thuật trung tâm tiNi Word Như vậy, người làm nhiệm vụ phân hệ chức mà trao quyền - Tổng hợp hóa cơng ty NKID GROUP thể qua vai trò chức giám đốc : Giám đốc điều hành có nhiệm vụ điều hành hoạt động nội cơng ty kế tốn - tài chính, kỹ thuật, quản lý làm việc với nhà cung ứng sản phẩm công ty, nhập bảo quản hàng hóa… Giám đốc Nhân trao cho nhiệm vụ tuyển dụng nhân cho công ty, điều phối quản lý nhân sự, đảm báo phúc lợi chế độ lương thưởng cho toàn nhân viên NKID… Các giám đốc lại có nhiệm vụ tương tự tên Mỗi người chịu trách nhiêm cho phận thực nhiều cơng việc kết hồn thành khối cơng việc Chun mơn hóa Ưu điểm Nhược điểm - Phù hợp với - Khả sáng tạo phận thấp giảm sút - Tăng suất hiệu - Phối hợp cơng việc lao động Tổng hợp hóa không cao - Dễ gây nhàm chán - Phù hợp với chức năng, - Gây khó khăn cho quyền hạn phận đào tạo - Khó có chuyên lãnh đạo - Bao quát nhiều gia giỏi để đảm phận, hoạt động nhiệm vị trí cơng ty - Dễ dàng quản lý, nắm bắt tình hình cơng việc nhân 2.2 Sự hình thành phận phân hệ - Mơ hình tổ chức theo chức năng: Là hình thức tạo nên phận có cá nhân hoạt động chức hợp nhóm đơn vị cấu - Mơ hình tổ chức theo địa dư: Là hoạt động khu vực địa lý định hợp nhóm giao cho nhà quản lý Đặc điểm mô hình thể rõ qua Bộ phận Kinh Doanh Giám đốc kinh doanh Quản lý tiNi World Miền Bắc Quản lý khu vực HN Trường trung tâm Quản lý tiNi Store Miền Bắc Quản lý khu vực Bắc Ninh Quản lý tiNi World Miền Nam Quản lý tiNi Store Miền Nam Quản lý khu vực trung tâm Quản lý khu vực tỉnh Cửa hàng trưởng - Mô hình tổ chức ma trận: Là cấu tổ chức người lao động báo cáo cho nhà quản lý phận mà họ nhân lực hữu nhà quản lý chương trình, dự án Mơ hình ma trận kết hợp hai hay nhiều mơ hình tổ chức khác (mơ hình cấu tổ chức công ty NKID GROUP kết hợp mơ hình chức kết hợp với mơ hình địa dư) Ở đây, nhà nhà quản lý theo chức theo sản phẩm có vị ngang Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cấp lãnh đạo có thẩm quyền định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách Khi cần thực kế hoạch mục tiêu lớn, mang tính độc lập, nhà quản lý trương trình, dự án xác định người tuyển người có đủ lực từ phận tổ chức bên tổ chức để thực kế hoạch Ví dụ: Khi lên kế hoạch cho chương trình khuyến Tết, phận Sale – Marketing lên ý tưởng nội dung chương trình Sau nội dung chương trình khuyến mại Tết phận pháp lý phê duyệt xin phê chuẩn Bộ Công Thương Bộ phận Kế Tốn - Tài Chính Phòng Điều Hành nghe theo đạo Giám đốc Marketing ( cho phép Giám đốc Điều Hành) để phối hợp điều chỉnh nội dung chương trình khuyến phù hợp với doanh thu công ty Cuối cùng, chương trình khuyến mại Tết chuyển cho Phòng Kinh Doanh áp dụng xuống cửa hàng, trung tâm để thực Bộ phận Sale – Marketing phận Kinh Doanh có nhiệm vụ quyền hạn theo dõi hoạt động chương trình Tổng giám đốc Giám đốc Sale Marketing Giám đốc điều hành Quản lý kế tốn - tài Bộ phận nghiên cứu phát triển TT Giám đốc kinh doanh Bộ phận pháp lý Ưu điểm mơ hình ma trận Nhược điểm mơ hình ma trận - Các hoạt động công ty xác - Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn định rõ ràng đến không thống mệnh lệnh - Tập trung nguồn lực vào kế - Quyền hạn trách nhiệm nhà hoạch quản lý trùng lặp tạo xung - Kết hợp lực nhiều đột - Cơ cấu phức tạp, gây tốn chuyên gia giám đốc - Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với thay đổi mơi trường 2.3 Cấp quản lý tầm quản lý cơng ty NKID GROUP - Mơ hình cấu tổ chức NKID bao gồm cấp quản lý rõ ràng Lớn Tổng Giám Đốc, bên bốn Giám Đốc chịu trách nhiệm khác nhau, giám đốc Quản lý chức năng, quản lý trưởng phận cuối nhân viên (Vẫn tồn cấp quản lý không rõ ràng sâu xuống khơng có sức ảnh hưởng đến cấu tổ chức ví dụ quản lý cửa hàng trưởng, trợ lý cửa hàng trường, quản lý ca,…) - Tầm quản lý Tổng Giám Đốc bốn Giám đốc chưa xác định tầm quản lý người không vượt năm - Qua sơ đồ cấu tổ chức, nhận định mơ hình cấu nằm ngang  Đặc điểm mơ hình cấu nằm ngang là: Chỉ có vài cấp quản lý  Quản trị theo phương thức phi tập trung  Tổng hợp hóa hoạt động  Cơng việc xác định khái quát  Giới hạn linh hoạt công việc phận  Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm  Di chuyển nhân lực theo chiều ngang  Tập trung ý vào khách hàng Ưu điểm cấu nằm ngang Nhược điểm cấu nằm ngang - Hoạt động độc lập nhằm đáp ứng nhanh - Đòi hỏi nhà quản lý phải có chóng nhu cầu nhiềm vụ thích ứng nhanh với thay đổi mơi trường cơng việc - Làm giảm chi phí cho nhà quản lý trách nhiệm lớn bị tải - Thuộc cấp nhận q dẫn kiểm sốt cấp trung làm tăng tốc độ trình định - Tạo lập nên văn hóa khuyến khích tham gia cách sáng tạo, nhân viên vào hoạt động tổ chức - Làm tăng khả phối hợp Cho phép nhân viên phát triển kĩ tổng hợp - Mở rộng hội thăng tiến nhiều lĩnh vực, vị trí 2.4 Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm tổ chức Quyền hạn công cụ để tổng giám đốc thực quyền tự chủ tạo môi trường thuận lợi cho việc thực nhiệm vụ người - Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép Tổng Giám Đốc định giám sát trực tiếp Giám đốc điều hành, Giám đốc Sale – Marketing, Giám đốc nhân Giám đốc kinh doanh công ty Đây mối quan hệ cấp giám đốc các cấp trực tiếp trải dài từ cấp cao xuống cấp thấp công ty - Quyền hạn tham mưu: Là quyền cung cấp lời khuyên dịch vụ cho nhà quàn lý khác Áp dụng vào mô hình NKID GROUP, ta xác định quyền hạn tham mưu Giám Đốc với Giám đốc điều hành thực nhiệm vụ tham mưu với Giám đốc Kinh doanh việc phân phối sản phẩm đồ chơi cách hợp lý thị trường Giám đốc Sale – Marketing có vai trò tham mưu việc kiến tạo không gian cửa hàng xếp nội thất khu vui chơi cho hợp lý với tiêu chuẩn công ty bắt mắt để thu hút khách hàng Giám đốc kinh doanh từ kết kinh doanh tham mưu cho Giám đốc Điều hành mặt hàng, dịch vụ khách hàng ưa chuộng để thay đổi kế hoạch chiến lược điều phối sản phẩm… Khi thực quyền hạn tham mưu này, Giám đốc phải có đồng ý Tổng Giám Đốc Tham mưu tinh thần ngang hàng, tôn trọng không sâu vào lĩnh vực chuyên môn người Đảm bảo tham mưu phải tồn diện đầy đủ thơng tin - Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho cá nhân hay bô phận định kiểm soát hoạt động định phận khác Ví dụ quyền hạn chức công ty NKID GROUP sau trao quyền: Quản lý vùng (miền bắc) Quản lý khu vực ( HN ) Cửa hàng trưởng (chi nhánh Royal City) Trợ lý cửa hàng trưởng (Chi nhánh Vincom) Giám sát ca (chi nhánh MIPEC) Fulltime Fulltime Fulltime Partime Partime Partime Theo thường lệ, giám sát ca có chức nhỏ trợ lý cửa hàng trưởng nhỏ cửa hàng trường khơng có quyền hạn trực tuyến nhiên sau trao quyền (giao phó quyền hạn chức năng), chức giám sát ca cửa hàng tương đương ( nhiên quyền hạn công ty đứng sau cửa hàng trưởng) Nhưng có q nhiều sở cửa hàng cần có người quản lý nên giám sát ca trao quyền độc lập quản lý chi nhánh cửa hàng trưởng 2.5 Tập trung phi tập trung quản lý - Tập trung: Là phương thức tổ chức phần lớn quyền định tập trung vào cấp quản lý cao tổ chức - Phi tập trung: Là phương thức tổ chức nhà quản lý cấp cao trao cho cấp quyền định, hành động tự chịu trách nhiệm phạm vi định Hai dạng phi tập trung là: Ủy quyền Trao quyền Theo mơ hình cấu NKID GROUP mơ hình phi tập trung có nhiều cấp quản lý chức khác Tổng Giám Đốc khơng trực tiếp đưa tồn định mà thay vào trao quyền cho Giám đốc Hai dạng phi tập trung thấy qua sơ đồ sau: ĐượcTGĐtrao quyền Giámđốc kinhdoanh Đ ược GĐlý ủy Q uản quyềnhoàntoàn Trưởng Đ ượcQutâm ảnlý trung miềnBắc miềnủyquyền khơnghồntồn Quảnlý miềnNam Trưởng trungtâm Trưởng trungtâm Dựa theo sơ đồ thấy, trưởng trung tâm ủy quyền khơng hồn tồn nên có nhiệm vụ báo cáo tồn q trình kinh doanh cho Quản lý miền, thay vào đó, Quản lý miền cần báo cáo kết kinh doanh cho Giám đốc ủy quyền hoàn toàn Và Giám đốc cần báo cáo kết lại cho Tổng Giám Đốc ơng trao quyền Nếu cơng việc khơng thành công, Quản lý Trưởng trung tâm Giám Đốc phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc công ty Tuy nhiên, Tổng Giám Đốc sau trao quyền cho Giám Đốc khơng phải chịu trách nhiệm trước công ty Ưu điểm mô hình phi tập trung Nhược điểm mơ hình phi tập trung - Làm tăng chất lượng - Nguy làm khả kiểm soát định mang tính chiến lược cấp với cấp - Cho quản lý cấp thấp có - Thiếu quán sách hội tham gia, phát huy khả sáng - Trùng lặp chức năng, gây thiệt hại tài tạo, tích cực với cơng việc 2.6 Phối hợp phận tổ chức - Vai trò: Sự phối hợp tổ chức quan trọng Ở đây, thấy phận chức đặt có phối hợp chặt chẽ với Mục tiêu cơng ty nằm phận kinh doanh, cụ thể hai thương hiệu trung tâm vui chơi Giáo Trí tiNi World hàng bán lẻ tiNi Store Vì vậy, cơng ty có phận Kinh Doanh với khối quản lý riêng vận hành thương hiệu chi nhánh miền Nhưng bên cạnh có khối văn phòng làm hỗ trợ đằng sau Đó phận Điều hành chịu trách nhiệm cung ứng hàng hóa cho sở kinh doanh, điều hành phận kỹ thuật cho trung tâm, quản lý hệ thống kinh doanh cửa hàng… Bộ phận Sale – Marketing quảng bá thương hiệu, mang khách hàng về, tạo chương trình khuyến mại, đảm bảo lợi ích khách hàng từ chương trình thẻ thành viên, khuyến mại… Bộ phận quản trị nhân chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên cho khối kinh doanh, bán hàng kí kết hợp đồng nhận sự, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên… - Công cụ phối hợp:  Các kế hoạch: Kế hoạch chiến lược, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt động phận  Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - ký thuật: Chuẩn hóa kết quả, quy trình, kỹ  Các cơng cụ cấu: Cơ cấu ma trận, nhóm dự án, hội đồng thường trực…  Giám sát trực tiếp: Qua camera, quản lý giám sát  Các công cụ hệ thống thông tin, truyền thông, tham gia quản lý: Máy POS, Các báo cáo tóm tắ, họp, điều tra…  Phương diện hành vi: Các nhà quản lý xem xét hoạt động trao đổi phi thứ với nhân viên, phận tổ chức khác, mối quan hệ cá nhân…  Văn hóa tổ chức: Hệ thống nhận thức, giá trị, chuẩn mực lễ nghi hàng ngày…  MỘT SỐ SÁNG KIẾN ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TRÊN Công ty nên áp dụng biện pháp kinh tế q trình quản lý khuyến khích  vật chất tinh thần lao động, tạo động lực phát triển kinh tế Mơ hình dễ khiến cho quản lý cấp cao khó kiểm sốt lực lượng nhân viên  cấp thấp đặc biệt lượng lớn nhân viên khơng thức khối kinh doanh cần thắt chặt quy trình tuyển dụng quản lý chặt chẽ quy định công ty có biện pháp xử phạt nghiệm khắc với trường hợp sai phạm Cần có hệ thống giám sát chăm sóc, nhận phản hồi từ khách hàng  Bộ phận Sale – Marketing phân Kinh doanh cần có phối hợp chặt chẽ  có sách hợp lý Mơ hình phi tập trung gây thiệt hại tài cần phải kiểm sốt điều  ... lý vùng PHÂN TÍCH CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.1 Sự kết hợp chun mơn hóa tổng hợp hóa - Chun mơn hóa cơng việc (phân chia lao động) thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành cơng việc... lặp chức năng, gây thiệt hại tài tạo, tích cực với cơng việc 2.6 Phối hợp phận tổ chức - Vai trò: Sự phối hợp tổ chức quan trọng Ở đây, thấy phận chức đặt có phối hợp chặt chẽ với Mục tiêu cơng... việc nhân 2.2 Sự hình thành phận phân hệ - Mơ hình tổ chức theo chức năng: Là hình thức tạo nên phận có cá nhân hoạt động chức hợp nhóm đơn vị cấu - Mơ hình tổ chức theo địa dư: Là hoạt động khu