Phân tích các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

II. PHÂN TÍCH CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa Chuyên môn hóa công việc (phân chia lao động) thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân. Chuyên môn hóa công việc của công ty NKID GROUP được thể hiện qua các vị trí thấp trong cơ cấu tổ chức như cửa hàng trưởng của một cơ sở tiNi Store hay chuyên viên kỹ thuật của một trung tâm tiNi Word. Như vậy, một người sẽ chỉ làm một nhiệm vụ của một phân hệ chức năng mà mình được trao quyền. Tổng hợp hóa của công ty NKID GROUP được thể hiện qua vai trò chức năng của các giám đốc : Giám đốc điều hành sẽ có nhiệm vụ điều hành các hoạt động nội bộ công ty như kế toán tài chính, kỹ thuật, quản lý làm việc với các nhà cung ứng sản phẩm của công ty, nhập và bảo quản hàng hóa… Giám đốc Nhân sự được trao cho nhiệm vụ tuyển dụng nhân sự cho công ty, điều phối và quản lý nhân sự, đảm báo các phúc lợi và chế độ lương thưởng cho toàn bộ nhân viên của NKID… Các giám đốc còn lại có nhiệm vụ tương tự như cái tên. Mỗi người chịu trách nhiêm cho một bộ phận thực hiện nhiều công việc và kết quả hoàn thành khối công việc đó. Ưu điểm Nhược điểm Chuyên môn hóa Phù hợp với các bộ phận thấp Tăng năng suất và hiệu quả lao động Khả năng sáng tạo giảm sút. Phối hợp công việc không cao Dễ gây nhàm chán Tổng hợp hóa Phù hợp với chức năng, quyền hạn của bộ phận lãnh đạo Bao quát được nhiều bộ phận, hoạt động trong công ty Dễ dàng quản lý, nắm bắt tình hình công việc và nhân sự Gây khó khăn cho đào tạo Khó có được chuyên gia giỏi để có thể đảm nhiệm vị trí này 2. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ Mô hình tổ chức theo chức năng: Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó có các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu Mô hình tổ chức theo địa dư: Là các hoạt động trong một khu vực địa lý nhất định được hợp nhóm và giao cho một nhà quản lý. Đặc điểm của mô hình này được thể hiện rõ nhất qua Bộ phận Kinh Doanh

1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY NKID GROUP

Nhi Mới Logo

Thương hiệu

cho cộng đồng xã hội tại bất kì nới nào kinh doanh hoạt động

Sứ mệnh Mang lại nụ cười và tuổi thơ trọn vẹn cho trẻ em

Việt Nam

Sự phát triển 41 trung tâm Giáo trí tiNi World, 30 cửa hàng

bán lẻ tiNi Store, 2079 điểm phân phối, 3116 nhân viên, 8626 triệu khách hàng/ năm

Mô hình cơ cấu tổ chức: Mô hình ma trận

Tổng giám

đốc

Tổng giám

đốc

Giám đốc điều hành

Giám đốc điều hành

Quản lý chuỗi cung ứng sản phầm

Quản lý chuỗi cung ứng sản phầm

Trưởng kế toán tài chính

Trưởng kế toán tài chính

Quản lý kỹ thuật

Quản lý kỹ thuật

Giám đốc Sale - Marketing

Giám đốc Sale - Marketing

Bộ phận nghiên cứu PTTT

Bộ phận nghiên cứu PTTT

Bộ phận pháp lý

Bộ phận pháp lý

Bộ phận tổ chức sự kiện

Bộ phận tổ chức sự kiện

Giám đốc nhân sự

Giám đốc nhân sự

Ban pháp chế

Quản lý khối văn phòng

Quản lý khối văn phòng

Quản lý khối kinh doanh

Quản lý khối kinh doanh

Giám đốc kinh doanh

Giám đốc kinh doanh

Trung tâm Giáo - Trí tiNi World

Trung tâm Giáo - Trí tiNi World Quản lý vùng

Cửa hàng bán

lẻ tiNi Store

Cửa hàng bán

lẻ tiNi Store Quản lý vùng

Trợ lý

giám đốc

Trợ lý

giám đốc

2 PHÂN TÍCH CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.1 Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa

- Chuyên môn hóa công việc (phân chia lao động) thể hiện mức độ phân chia nhiệm

vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân

Chuyên môn hóa công việc của công ty NKID GROUP được thể hiện qua các vị trí

thấp trong cơ cấu tổ chức như cửa hàng trưởng của một cơ sở tiNi Store hay chuyên viên kỹ thuật của một trung tâm tiNi Word Như vậy, một người sẽ chỉ làm một nhiệm

vụ của một phân hệ chức năng mà mình được trao quyền

- Tổng hợp hóa của công ty NKID GROUP được thể hiện qua vai trò chức năng của

các giám đốc : Giám đốc điều hành sẽ có nhiệm vụ điều hành các hoạt động nội bộ

công ty như kế toán - tài chính, kỹ thuật, quản lý làm việc với các nhà cung ứng sản

phẩm của công ty, nhập và bảo quản hàng hóa… Giám đốc Nhân sự được trao cho

nhiệm vụ tuyển dụng nhân sự cho công ty, điều phối và quản lý nhân sự, đảm báo các phúc lợi và chế độ lương thưởng cho toàn bộ nhân viên của NKID… Các giám đốc còn lại có nhiệm vụ tương tự như cái tên Mỗi người chịu trách nhiêm cho một bộ phận thực hiện nhiều công việc và kết quả hoàn thành khối công việc đó

Chuyên môn hóa - Phù hợp với các bộ

phận thấp

- Tăng năng suất và hiệu quả lao động

- Khả năng sáng tạo giảm sút

- Phối hợp công việc không cao

- Dễ gây nhàm chán

Tổng hợp hóa - Phù hợp với chức năng,

quyền hạn của bộ phận lãnh đạo

- Bao quát được nhiều bộ phận, hoạt động trong công ty

- Dễ dàng quản lý, nắm

- Gây khó khăn cho đào tạo

- Khó có được chuyên gia giỏi để có thể đảm nhiệm vị trí này

bắt tình hình công việc

và nhân sự

2.2 Sự hình thành các bộ phận và phân hệ

- Mô hình tổ chức theo chức năng: Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó có các cá

nhân hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu

- Mô hình tổ chức theo địa dư: Là các hoạt động trong một khu vực địa lý nhất định

được hợp nhóm và giao cho một nhà quản lý Đặc điểm của mô hình này được thể hiện

rõ nhất qua Bộ phận Kinh Doanh.

- Mô hình tổ chức ma trận: Là cơ cấu tổ chức trong đó mỗi người lao động sẽ báo cáo

cho nhà quản lý bộ phận mà họ là nhân lực cơ hữu và nhà quản lý chương trình, dự án

Mô hình ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức khác nhau (mô hình

cơ cấu tổ chức của công ty NKID GROUP là sự kết hợp của mô hình chức năng kết hợp với mô hình địa dư) Ở đây, các nhà nhà quản lý theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và

có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách Khi cần thực hiện các kế hoạch và mục tiêu lớn, mang tính độc lập, nhà quản lý trương trình, dự án sẽ được xác

Giám đốc kinh doanh

Quản lý tiNi

World Miền

Bắc

Quản lý khu

vực HN

Trường

trung tâm

Quản lý khu vực Bắc Ninh

Quản lý tiNi Store Miền Bắc

Quản lý tiNi World Miền Nam

Quản lý tiNi Store Miền Nam

Quản lý khu vực trung tâm

Cửa hàng trưởng

Quản lý khu vực tỉnh

định và người này sẽ tuyển người có đủ năng lực từ các bộ phận trong tổ chức cũng như bên ngoài tổ chức để thực hiện kế hoạch đó

Ví dụ: Khi lên kế hoạch cho chương trình khuyến mãi Tết, bộ phận Sale – Marketing

sẽ lên ý tưởng và nội dung chương trình Sau đó nội dung chương trình khuyến mại

Tết này sẽ được bộ phận pháp lý phê duyệt và xin phê chuẩn của Bộ Công Thương Bộ

phận Kế Toán - Tài Chính của Phòng Điều Hành sẽ nghe theo chỉ đạo của Giám đốc Marketing ( dưới sự cho phép của Giám đốc Điều Hành) để phối hợp điều chỉnh nội dung chương trình khuyến mãi phù hợp với doanh thu của công ty Cuối cùng, chương trình khuyến mại Tết này sẽ được chuyển cho Phòng Kinh Doanh áp dụng xuống các cửa hàng, trung tâm để thực hiện Bộ phận Sale – Marketing và bộ phận Kinh Doanh

sẽ cùng có nhiệm vụ và quyền hạn theo dõi hoạt động của chương trình này

Ưu điểm mô hình ma trận Nhược điểm mô hình ma trận

- Các hoạt động của công ty được xác

định rõ ràng

- Tập trung được nguồn lực vào các kế

hoạch

- Kết hợp được năng lực của nhiều

chuyên gia và các giám đốc

- Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng

với những thay đổi của môi trường

- Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh

- Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lặp tạo ra các xung đột

- Cơ cấu phức tạp, có thể gây tốn kém

2.3 Cấp quản lý và tầm quản lý của công ty NKID GROUP

- Mô hình cơ cấu tổ chức của NKID bao gồm 5 cấp quản lý rõ ràng Lớn nhất là Tổng Giám Đốc, bên dưới là bốn Giám Đốc chịu trách nhiệm khác nhau, dưới giám đốc là các Quản lý chức năng, dưới quản lý là các trưởng bộ phận và cuối cùng là nhân viên (Vẫn tồn tại các cấp quản lý không rõ ràng khi đi sâu xuống nhưng không có sức ảnh

Tổng giám đốc

Giám đốc điều hành

Quản lý kế

toán - tài

Giám đốc Sale - Marketing

Bộ phận nghiên cứu phát triển TT

Bộ phận pháp lý

Giám đốc kinh doanh

hưởng đến cơ cấu tổ chức ví dụ như dưới quản lý cùng và cửa hàng trưởng, trợ lý cửa hàng trường, quản lý ca,…)

- Tầm quản lý của Tổng Giám Đốc là bốn và của các Giám đốc chưa xác định nhưng tầm quản lý của mỗi người không vượt quá năm

- Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức, nhận định rằng đây là mô hình cơ cấu nằm ngang.

Đặc điểm của mô hình cơ cấu nằm ngang là:

 Chỉ có một vài cấp quản lý

 Quản trị theo phương thức phi tập trung

 Tổng hợp hóa hoạt động

 Công việc được xác định khái quát

 Giới hạn linh hoạt giữa các công việc và các bộ phận

 Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm

 Di chuyển nhân lực theo chiều ngang

 Tập trung sự chú ý vào khách hàng

Ưu điểm của cơ cấu nằm ngang Nhược điểm của cơ cấu nằm

ngang

- Hoạt động độc lập nhằm đáp ứng nhanh

chóng nhu cầu nhiềm vụ và thích ứng

nhanh với thay đổi của môi trường công

việc

- Làm giảm chi phí cho các nhà quản lý

cấp trung và làm tăng tốc độ của quá

trình quyết định

- Tạo lập nên văn hóa khuyến khích sự

tham gia một cách sáng tạo, hết mình của

các nhân viên vào mọi hoạt động của tổ

chức

- Làm tăng khả năng phối hợp Cho phép

nhân viên phát triển kĩ năng tổng hợp

- Mở rộng cơ hội thăng tiến trong nhiều

lĩnh vực, vị trí

- Đòi hỏi các nhà quản lý phải có trách nhiệm lớn hơn và có thể bị quá tải

- Thuộc cấp có thể nhận được quá ít

sự chỉ dẫn và kiểm soát

2.4 Mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

Quyền hạn là công cụ để tổng giám đốc thực hiện quyền tự chủ và tạo ra môi trường

thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người

- Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép Tổng Giám Đốc ra quyết định và

giám sát trực tiếp đối với Giám đốc điều hành, Giám đốc Sale – Marketing, Giám đốc nhân sự và Giám đốc kinh doanh trong công ty này Đây cũng là mối quan hệ giữa cấp giám đốc và các các cấp dưới trực tiếp trải dài từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất trong công ty

- Quyền hạn tham mưu: Là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quàn

lý khác Áp dụng vào mô hình của NKID GROUP, ta có thể xác định quyền hạn tham mưu giữa các Giám Đốc với nhau Giám đốc điều hành có thể thực hiện nhiệm vụ tham mưu với Giám đốc Kinh doanh trong việc phân phối các sản phẩm đồ chơi một cách hợp lý trên thị trường Giám đốc Sale – Marketing có vai trò tham mưu trong việc kiến tạo không gian cửa hàng và sắp xếp nội thất của khu vui chơi sao cho hợp lý với tiêu chuẩn công ty và bắt mắt để thu hút khách hàng Giám đốc kinh doanh từ kết quả kinh doanh sẽ tham mưu cho Giám đốc Điều hành những mặt hàng, dịch vụ nào được khách hàng ưa chuộng để thay đổi kế hoạch chiến lược trong điều phối các sản phẩm…

Khi thực hiện quyền hạn tham mưu này, các Giám đốc phải có sự đồng ý của Tổng Giám Đốc Tham mưu trên tinh thần ngang hàng, tôn trọng và không quá đi sâu vào lĩnh vực chuyên môn của người kia Đảm bảo tham mưu phải toàn diện và đầy đủ thông tin

- Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho một cá nhân hay bô phận được ra quyết

định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác

Ví dụ về quyền hạn chức năng của công ty NKID GROUP sau khi đã được trao quyền:

Theo thường lệ, giám sát ca sẽ có chức năng nhỏ hơn trợ lý cửa hàng trưởng và nhỏ hơn cửa hàng trường và không có quyền hạn trực tuyến nào tuy nhiên sau khi được

trao quyền (giao phó quyền hạn chức năng), chức năng của giám sát ca đối với cửa

hàng sẽ là tương đương ( tuy nhiên quyền hạn trong công ty vẫn đứng sau cửa hàng trưởng) Nhưng vì có quá nhiều cơ sở cửa hàng cần có người quản lý nên giám sát ca được trao quyền độc lập quản lý một chi nhánh như cửa hàng trưởng.

2.5 Tập trung và phi tập trung trong quản lý

- Tập trung: Là phương thức tổ chức trong đó phần lớn quyền ra quyết định được tập

trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức

- Phi tập trung: Là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý cấp cao trao cho cấp

dưới quyền ra quyết định, hành động và tự chịu trách nhiệm trong những phạm vi nhất định Hai dạng phi tập trung là: Ủy quyền và Trao quyền

Theo mô hình cơ cấu của NKID GROUP là mô hình phi tập trung vì có nhiều cấp quản lý và các chức năng khác nhau Tổng Giám Đốc không trực tiếp đưa ra toàn bộ các quyết định mà thay vào đó trao quyền cho các Giám đốc Hai dạng phi tập trung có thể thấy qua sơ đồ sau:

Quản lý vùng (miền bắc)

Cửa hàng trưởng

(chi nhánh Royal

City)

Fulltime

Partime

Trợ lý cửa hàng trưởng (Chi nhánh Vincom)

Fulltime

Partime

Giám sát ca (chi nhánh MIPEC)

Fulltime

Partime

Quản lý khu vực

( HN )

Dựa theo sơ đồ trên có thể thấy, trưởng trung tâm được ủy quyền không hoàn toàn nên

có nhiệm vụ báo cáo toàn bộ quá trình kinh doanh cho Quản lý miền, thay vào đó,

Quản lý miền chỉ cần báo cáo kết quả kinh doanh cho Giám đốc vì đã được ủy quyền hoàn toàn Và Giám đốc cũng chỉ cần báo cáo kết quả đó lại cho Tổng Giám Đốc vì ông đã được trao quyền

Nếu công việc không thành công, cả Quản lý và Trưởng trung tâm và Giám Đốc đều phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và công ty Tuy nhiên, Tổng Giám Đốc sau khi đã trao quyền cho Giám Đốc thì không phải chịu trách nhiệm trước công ty

Ưu điểm của mô hình phi tập trung Nhược điểm của mô hình phi tập trung

- Làm tăng chất lượng của các quyết

định mang tính chiến lược

- Cho các quản lý cấp thấp hơn có cơ

hội tham gia, phát huy khả năng sáng

tạo, tích cực với công việc

- Nguy cơ làm mất đi khả năng kiểm soát của cấp trên với cấp dưới

- Thiếu nhất quán trong chính sách

- Trùng lặp chức năng, gây thiệt hại về tài chính

2.6 Phối hợp các bộ phận của tổ chức

- Vai trò:

Sự phối hợp trong bất kì tổ chức nào cũng là rất quan trọng Ở đây, có thể thấy các bộ phận chức năng được đặt ra có sự phối hợp chặt chẽ với nhau

Mục tiêu của công ty chính là nằm ở bộ phận kinh doanh, cụ thể là hai thương hiệu trung tâm vui chơi Giáo Trí tiNi World và của hàng bán lẻ tiNi Store Vì vậy, công ty

Được Quản lý

miền ủy quyền không hoàn toàn

Được GĐ ủy quyền hoàn toàn

Được TGĐ trao

quyền

Giám đốc

kinh doanh

Quản lý miền Bắc

Trưởng trung tâm Trưởng trung tâm Quản lý

miền Nam trung tâm Trưởng

có bộ phận Kinh Doanh với khối quản lý riêng vận hành từng thương hiệu và từng chi nhánh ở mỗi miền Nhưng bên cạnh đó còn có khối văn phòng làm hỗ trợ đằng sau

Đó là bộ phận Điều hành chịu trách nhiệm cung ứng hàng hóa cho các cơ sở kinh doanh, điều hành bộ phận kỹ thuật cho các trung tâm, quản lý hệ thống kinh doanh ở các cửa hàng…

Bộ phận Sale – Marketing sẽ đi quảng bá thương hiệu, mang khách hàng về, tạo ra các chương trình khuyến mại, đảm bảo lợi ích của khách hàng từ những chương trình như thẻ thành viên, khuyến mại…

Bộ phận quản trị nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên cho khối kinh doanh, bán hàng và kí kết hợp đồng nhận sự, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên…

- Công cụ phối hợp:

 Các kế hoạch: Kế hoạch chiến lược, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt động của các bộ phận

 Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - ký thuật: Chuẩn hóa các kết quả, quy trình, kỹ năng

 Các công cụ cơ cấu: Cơ cấu ma trận, nhóm dự án, hội đồng thường trực…

 Giám sát trực tiếp: Qua camera, quản lý giám sát

 Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông, và tham gia quản lý: Máy POS, Các báo cáo tóm tắ, các cuộc họp, điều tra…

 Phương diện hành vi: Các nhà quản lý xem xét hoạt động và trao đổi phi chính thứ với nhân viên, các bộ phận tổ chức khác, các mối quan hệ cá nhân…

 Văn hóa tổ chức: Hệ thống nhận thức, giá trị, chuẩn mực và lễ nghi hàng ngày…

3 MỘT SỐ SÁNG KIẾN ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TRÊN

 Công ty nên áp dụng các biện pháp kinh tế trong quá trình quản lý khuyến khích vật chất và tinh thần trong lao động, tạo động lực phát triển kinh tế

 Mô hình này dễ khiến cho quản lý cấp cao khó kiểm soát lực lượng nhân viên cấp thấp đặc biệt là lượng lớn nhân viên không chính thức của khối kinh doanh vì vậy cần thắt chặt quy trình tuyển dụng và quản lý chặt chẽ các quy định của công

ty cũng như có những biện pháp xử phạt nghiệm khắc với trường hợp sai phạm

 Cần có hệ thống giám sát và chăm sóc, nhận phản hồi từ khách hàng

 Bộ phận Sale – Marketing và bộ phân Kinh doanh cần có sự phối hợp chặt chẽ và

có những chính sách hợp lý

 Mô hình phi tập trung gây thiệt hại tài chính cần phải kiểm soát điều này