Chuyên đề MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Chuyên đề MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC I KHÁI NIỆM VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Khái niệm văn Giao tiếp người thực nhiều phương tiện khác Trong đó, ngôn ngữ phương tiện giao tiếp quan trọng Hoạt động giao tiếp ngơn ngữ diễn hình thức giao tiếp ngơn ngữ viết hình thức giao tiếp ngơn ngữ nói Sản phẩm q trình giao tiếp ngơn ngữ nói gọi diễn ngơn, sản phẩm q trình giao tiếp chữ viết văn Theo nghĩa rộng: Văn vừa sản phẩm, vừa phương tiện hoạt động giao tiếp ngôn ngữ dạng viết, thường tập hợp câu, có tính trọn vẹn nội dung, tính hồn chỉnh hình thức, có tính chặt chẽ hướng tới mục tiêu giao tiếp định Theo nghĩa hẹp: Văn khái niệm công văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức Văn chế tạo nhiều chất liệu: đá, da, lá, gỗ, đồng, thẻ tre, lụa giấy, đĩa CD Sự đời văn nói chung bị chi phối nhiều nhân tố q trình giao tiếp như: mục đích giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, phương tiện giao tiếp Sự phân loại văn dựa vào nhiều tiêu chí khác Nhìn chung hình dung nhóm văn lớn phân theo tính chất quyền lực nhà nước khơng mang tính chất quyền lực nhà nước sau: - Văn mang tính quyền lực nhà nước (văn quản lý nhà nước): Đây nhóm văn có vai trò to lớn hoạt động máy nhà nước Bằng việc ban hành thực văn quản lý nhà nước, quan nhà nước thực chức năng, nhiệm vụ pháp luật quy định, phối hợp, hỗ trợ lẫn hoạt động giúp cho máy nhà nước vận hành nhịp nhàng, đồng bộ, đạt hiệu cao, đồng thời điều chỉnh quan hệ xã hội, điều tiết q trình xã hội theo mục đích định trước 116 Văn quản lý nhà nước hiểu văn chứa đựng định thông tin quản lý quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội Nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân - Văn khơng mang tính quyền lực nhà nước: Đây nhóm văn lớn, sử dụng lĩnh vực đời sống xã hội Các văn đa dạng nội dung, hình thức, chủ thể ban hành cách thức soạn thảo Đặc điểm chung văn khơng mang tính quyền lực nhà nước ban hành chúng chủ thể không nhân danh Nhà nước Khái niệm văn quản lý hành nhà nước Văn quản lý hành nhà nước hiểu văn chứa đựng định thông tin quản lý quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân Và vậy, mặt nội dung văn bản: văn quản lý nhà nước chứa đựng định thông tin quản lý nhà nước; Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn quản lý nhà nước quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền Nhà nước quy định; Về mặt quy trình ban hành: văn quản lý nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức định; Về mặt mục đích: văn quản lý nhà nước ban hành nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân II CÁC LOẠI VĂN BẢN VÀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH Việc phân loại văn quản lý nhà nước dựa vào nhiều tiêu chí khác Ví dụ dựa vào tiêu chí sau để phân loại văn quản lý nhà nước: - Theo tác giả: có văn Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; UBND tỉnh, thành phố; Văn phòng Chính phủ; Sở Nội vụ… - Theo tên loại: định; nghị quyết; nghị định; thông tư 117 - Theo nội dung văn bản; - Theo mục đích biên soạn sử dụng; - Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản; - Theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn: văn giáo dục; văn y tế; - Theo hướng chu chuyển văn bản: văn đi; văn đến;… - Theo kỹ thuật chế tác: có văn viết gỗ; có văn viết đá; có văn viết tre; lụa; giấy; có văn viết đĩa CD; mạng điện tử - Theo ngôn ngữ thể hiện: có văn tiếng Anh; văn tiếng Việt - Theo tính chất mật phạm vi phổ biến văn bản: có văn mật; văn thường; - Theo mối quan hệ có tính cấp độ: có văn luật; văn luật; - Theo hiệu lực pháp lý: có văn quy phạm pháp luật; văn hành chính; văn chuyên môn kỹ thuật Văn quy phạm pháp luật a) Khái niệm Văn quy phạm pháp luật sản phẩm trình xây dựng pháp luật, hình thức lãnh đạo Nhà nước với xã hội nhằm biến ý chí nhân dân thành luật Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước ban hành phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, có quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc, Nhà nước bảo đảm thực để điều chỉnh quan hệ xã hội b) Đặc điểm - Đặc điểm nội dung: Nội dung văn quy phạm pháp luật chứa quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc thi hành, Nhà nước bảo đảm thực để điều chỉnh quan hệ xã hội 118 Những văn quy phạm pháp luật có nội dung định quy định thể hình thức: chương/mục/điều/khoản/điểm diễn đạt theo kiểu văn điều khoản Những văn quy phạm pháp luật có nội dung khơng phải định quy định thể hình thức phần/mục/ khoản/điểm diễn đạt theo kiểu văn nghị luận - Đặc điểm hình thức: + Về tên loại văn bản: Tên loại văn quy phạm pháp luật quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND UBND năm 2004; Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008 Tên loại văn quy phạm pháp luật bao gồm: hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, thông tư, thị, định, nghị liên tịch, thông tư liên tịch Tên loại văn viết tắt theo quy định + Về thể thức văn kỹ thuật trình bày: Thể thức văn quy phạm pháp luật quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn (đối với văn quy phạm pháp luật HĐND UBND) Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch + Về ngôn ngữ thể hiện: Văn quy phạm pháp luật phải thể ngơn ngữ hành Ngơn ngữ hành có đặc điểm sau: Tính xác, rõ ràng, mạch lạc: Không dung nạp cách diễn đạt ý đại khái, chung chung hay mập mờ, nhiều cách hiểu; dùng từ, ngữ xác, quán, đơn nghĩa; viết câu xác, ngắn gọn, chặt chẽ, logic; xác tả Tính phổ thơng, đại chúng: Dùng từ ngữ tồn dân; không dùng từ ngữ địa phương; không dùng tiếng lóng Tính khách quan, phi cá tính: Thể ý chí nhà nước mức tối đa, giảm yếu tố cá nhân mức tối thiểu; không dùng câu, từ mang sắc thái biểu cảm, biện pháp tu từ, hình ảnh bóng bẩy, cầu kỳ Tính trang trọng, lịch sự: Dùng ngôn ngữ viết, không dùng ngữ 119 Tính khn mẫu sử dụng dấu câu; từ; câu; đoạn văn khuôn mẫu cấu tạo hình thức văn bản; cách thức trình bày - Thời điểm có hiệu lực văn quy phạm pháp luật: + Thời điểm có hiệu lực văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân: Văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, UBND cấp tỉnh có hiệu lực sau mười ngày phải đăng báo cấp tỉnh chậm năm ngày, kể từ ngày HĐND thông qua Chủ tịch UBND ký ban hành, trừ trường hợp văn quy định ngày có hiệu lực muộn Văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND cấp huyện có hiệu lực sau bảy ngày phải niêm yết chậm ba ngày, kể từ ngày HĐND thông qua Chủ tịch UBND ký ban hành, trừ trường hợp văn quy định ngày có hiệu lực muộn Văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND cấp xã có hiệu lực sau năm ngày phải niêm yết chậm hai ngày, kể từ ngày HĐND thông qua Chủ tịch UBND ký ban hành, trừ trường hợp văn quy định ngày có hiệu lực muộn Đối với văn quy phạm pháp luật UBND quy định biện pháp nhằm giải vấn đề phát sinh đột xuất, khẩn cấp quy định Điều 47 Luật quy định ngày có hiệu lực sớm Khơng quy định hiệu lực trở trước văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND + Thời điểm có hiệu lực văn quy phạm pháp luật khơng phải HĐND UBND: Thời điểm có hiệu lực văn quy phạm pháp luật qui định văn bản, không sớm 45 ngày kể từ ngày công bố ký ban hành Trường hợp văn qui định biện pháp thi hành tình trạng khẩn cấp, văn ban hành để kịp thời đáp ứng yêu cầu phòng chống thiên tai, dịch bệnh có hiệu lực từ ngày công bố ký ban hành, phải đăng trang thông tin điện tử quan ban hành phải đưa tin phương tiện thông tin đại chúng; đăng công báo Nước Cộng hòa XHCN Việt Nam, chậm sau 02 ngày làm việc kể từ ngày công bố ký ban hành 120 Văn quy phạm pháp luật phải đăng cơng báo, khơng đăng cơng báo văn quy phạm pháp luật khơng có hiệu lực thi hành, trừ trường hợp văn có nội dung thuộc bí mật nhà nước Trong thời hiệu chậm 02 ngày làm việc, kể từ ngày công bố ký ban hành, quan ban hành văn quy phạm pháp luật phải gửi văn đến quan công báo để đăng công bố, quan công báo có trách nhiệm đăng tồn văn văn quy phạm pháp luật công báo, chậm 15 ngày kể từ ngày nhận văn Văn quy phạm pháp luật đăng công báo văn thức có giá trị văn gốc Việc đăng tải đưa tin văn quy phạm pháp luật: văn quy phạm pháp luật phải đăng tải tồn văn trang thơng tin điện tử quan ban hành văn bản, chậm 02 ngày kể từ ngày công bố ký ban hành, phải đưa tin phương tiện thông tin đại chúng, trừ văn có nội dung thuộc bí mật nhà nước c) Các loại văn quy phạm pháp luật thẩm quyền ban hành Trong hệ thống văn quản lý hành nhà nước, có loại văn quy phạm pháp luật gắn với thẩm quyền ban hành sau: - Hiến pháp, Luật, Nghị Quốc hội - Pháp lệnh, Nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội - Lệnh, Quyết định Chủ tịch nước - Nghị định Chính phủ - Quyết định Thủ tướng Chính phủ - Nghị Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân Tối cao - Thơng tư Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao - Thông tư Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao - Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ - Quyết định Tổng Kiểm toán Nhà nước - Nghị liên tịch Ủy ban thường vụ Quốc hội Chính phủ với quan trung ương tổ chức trị - xã hội - Thơng tư liên tịch Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao với Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan 121 ngang Bộ với Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ - Nghị Hội đồng nhân dân - Chỉ thị, định Ủy ban nhân dân Văn hành a) Khái niệm Văn hành định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật chứa đựng thông tin điều hành quan hành cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải công việc cụ thể, xác định quyền nghĩa vụ cụ thể cá nhân, tổ chức xác định biện pháp trách nhiệm pháp lý người vi phạm pháp luật, ban hành sở định chung định quy phạm quan cấp quan ban hành Văn hành phương tiện khơng thể thiếu hoạt động tác nghiệp cụ thể quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội Mặc dù có tầm quan trọng giá trị pháp lý thấp văn quy phạm pháp luật văn hành sở thực tiễn cho quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi ban hành văn quy phạm pháp luật Theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác Văn thư văn hành chia làm hai loại: Văn cá biệt văn hành thơng thường - Văn cá biệt Văn cá biệt định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật, quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhằm giải công việc cụ thể quản lý hành nhà nước Văn cá biệt thường gặp là: định nâng lương, định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, cơng chức - Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường văn có nội dung chứa đựng thơng tin mang tính chất điều hành hành quan nhà nước triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, 122 đánh giá kết hoạt động quan nhà nước trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân Văn hành thơng thường khơng đưa định quản lý, khơng dùng thay cho văn quy phạm pháp luật văn cá biệt Đây hệ thống văn phức tạp đa dạng, bao gồm loại chính: Văn có tên loại: quy chế, quy định, quy hoạch, hướng dẫn, đề án, chương trình, kế hoạch, thơng báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, loại giấy (giấy đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm ), loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình ) Văn khơng có tên loại: cơng văn hành - Tổng hợp 02 loại văn hành (văn cá biệt văn hành thơng thường), theo khoản 2, điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP cơng tác văn thư văn hành gồm 32 loại sau: nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, công điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công b) Đặc điểm - Đặc điểm văn hành nói chung + Văn tác nghiệp hành chiếm tỷ trọng lớn tổng số loại văn cần thiết phải soạn thảo, ban hành quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội + Chủ thể ban hành văn hành quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội với thẩm quyền chức khác hệ thống quan quản lý tổ chức xã hội + Nội dung truyền đạt văn hành chủ yếu thơng tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ xuống (các văn cấp chuyển xuống cấp dưới) từ lên (các văn từ cấp chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm văn trao đổi quan ngang cấp, ngang quyền 123 + Ngôn ngữ văn phong văn tác nghiệp hành vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, xác, đầy đủ Việc sử dụng thuật ngữ mang tính điển hình tiêu chuẩn hóa cao, cách thức diễn đạt sáng, mạch lạc logic thể mối quan hệ chủ thể ban hành văn đối tượng tiếp nhận văn - Đặc điểm văn hành cá biệt + Thuộc loại văn áp dụng luật, ban hành sở văn quy phạm pháp luật hay văn cá biệt khác quan cấp quan ban hành + Do quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành + Nhằm giải công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh quan hệ cụ thể, xác định quyền nghĩa vụ cụ thể cá nhân, tổ chức xác định biện pháp trách nhiệm pháp lý người vi phạm pháp luật + Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý định + Áp dụng lần đối tượng cụ thể, định rõ, phạm vi không gian thời gian định + Có tính đơn phương tính bắt buộc thi hành cưỡng chế nhà nước: văn cá biệt phận văn hành (giải công việc cụ thể) Loại văn chiếm số lượng lớn văn hành - Đặc điểm văn hành thơng thường + Ra đời theo nhu cầu tính chất cơng việc + Không quy định thẩm quyền Trên thực tế quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành + Khơng có tính chất chế tài, đối tượng thực chủ yếu tính tự giác + Chủ yếu mang tính thơng tin tác nghiệp điều hành hành + Có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng Sau nhận diện số loại văn hành có tên loại: Quyết định cá biệt Quyết định cá biệt văn ban hành để giải công việc cụ thể đối tượng cụ thể Đó định nhân (Quyết định tuyển dụng cán bộ, thuyên chuyển, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm 124 cán bộ, ), Quyết định khen thưởng, kỷ luật, Quyết định phê duyệt, ban hành văn mới, Quyết định thành lập ban hội đồng để đạo hoạt động cụ thể quan Công văn hành Cơng văn hành khái niệm dùng để loại văn khơng có tên gọi cụ thể, dùng để giao tiếp thức với quan quần chúng nhân dân vào mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc Do có nhiều cơng dụng nên loại văn sử dụng cách phổ biến quan nhà nước Chỉ thị Chỉ thị cá biệt văn đưa mệnh lệnh để giao nhiệm vụ cho cấp việc thực pháp luật nhiệm vụ cụ thể phát sinh quản lý nhà nước * Một số văn không ban hành độc lập, phải kèm theo văn quy phạm pháp luật: Quy chế, Quy định, Chương trình Quy chế Quy chế hình thức văn mà quan nhà nước có thẩm quyền dùng để đặt quy định nghĩa vụ pháp lý cho đối tượng lĩnh vực định Để có hiệu lực thi hành, quy chế phải ban hành văn quan nhà nước có thẩm quyền Quy định Quy định hình thức văn dùng để quy định nguyên tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phương pháp tiến hành lĩnh vực công tác định để thực quan quan hệ thống Để có hiệu lực thi hành, văn phải ban hành văn khác quan có thẩm quyền Kế hoạch Kế hoạch hình thức văn dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ công tác Nhà nước nói chung ngành, quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường xây dựng cho thời gian định theo niên hạn như: năm (kế hoạch dài hạn), 2-3 năm (trung hạn), năm, tháng, tháng - quý (ngắn hạn) 125 Quy định đối tượng thi hành: Nêu đầy đủ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quy định VB (các đối tượng chịu trách nhiệm thực chính, đối tượng có trách nhiệm phối hợp thực hiện) Soạn thảo cơng văn Cơng văn hành có bố cục nội dung gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung phần kết thúc * Phần mở đầu Cần trình bày mục đích, lý sở để ban hành văn Tuy nhiên, vận dụng vào thực tiễn phần mở đầu cơng văn theo mục đích ban hành lại trình bày khác - Cơng văn trao đổi: Trình bày mục đích, lý trao đổi (trình bày thực trạng tình hình thực nhiệm vụ, thuận lợi, khó khăn để làm sở trao đổi) - Cơng văn trả lời: Trình bày mục đích, lý trả lời (cần nhắc lại việc văn nhận sở trả lời) - Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Trình bày mục đích, lý đơn đốc, nhắc nhở (nêu tóm tắt nhiệm vụ giao đạo cấp dưới; ưu tiên nhược điểm; đặc biệt nhấn mạnh nhược điểm cần khắc phục) - Công văn mời họp, mời dự hội nghị: Trình bày mục đích, lý tổ chức hội nghị (lý mời) * Phần nội dung Phần nội dung cơng văn phần quan trọng để trình bày mục đích ban hành văn Tùy theo mục đích ban hành mà nội dung cơng văn có khác nội dung, ngôn ngữ diễn đạt Khi soạn thảo phần cần vào mục đích, tính chất loại công văn; vào đối tượng nhận văn yêu cầu, mức độ cụ thể để trình bày: - Nếu cơng văn trao đổi, đề nghị nội dung phải hợp lý có tính khả thi, xác đáng, lập luận chắt chẽ logic Lời lẽ thể tính khiêm tốn cầu thị, khơng mang tính áp đặt u cầu khó thực - Cơng văn trả lời nội dung phải rõ ràng, mạch lạc; sử dụng luận để nội dung trả lời có sức thuyết phục; trường hợp từ chối phải lịch sự, nhã nhặn 140 - Công văn đôn đốc nhắc nhở phải nêu rõ nhiệm vụ giao cho cấp dưới, biện pháp thực hiện; thời gian thực hiện; trách nhiệm cá nhân, tổ chức - Công văn mời họp, nội dung phải nêu tóm tắt nội dung (nếu cần thiết); thành phần tham dự; thời gian; địa điểm; yêu cầu, đề nghị tài liệu, phương tiện, kinh phí… (nếu có) - Cơng văn hướng dẫn nội dung phải cụ thể, dễ hiểu mạch lạc để đối tượng dễ thực Khi trình bày nội dung cơng văn, nội dung có nhiều ý phân thành tiểu mục để trình bày Những nội dung đơn giản ý trình bày đoạn văn * Phần kết thúc Cần trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực yêu cầu, đề nghị (chế độ thông tin báo cáo, yêu cầu quán triệt thực hiện, đề nghị giúp đỡ, cảm ơn đối tượng nhận văn bản), Soạn thảo tờ trình Tờ trình có bố cục nội dung gồm phần: * Phần mở đầu Trình bày ngắn gọn rõ mục đích, lý trình pháp lý vấn đề cần trình, duyệt Trong đó, cần phân tích thực tế làm bật nhu cầu cấp thiết vấn đề đề nghị * Phần nội dung - Trình bày nội dung vấn đề trình duyệt (đề án, phương án, kế hoạch công tác, dự thảo văn …) Đối với nội dung đơn giản, trình bày trực tiếp tờ trình; nội dung phức tạp, cần trình bày cách tóm tắt nội dung nội dung cụ thể chi tiết trình bày văn kèm theo (đề án, kế hoạch, dự toán …) - Nêu phương án thực hiện: Phương án phải khả thi cần trình bày cụ thể, rõ ràng với luận kèm theo tài liệu, thơng tin có độ tin cậy cao - Phân tích ý nghĩa, lợi ích hiệu vấn đề trình duyệt để có sức thuyết phục cho tờ trình phê duyệt 141 - Có thể dự kiến trước vấn đề gặp (khó khăn, vướng mắc) để đề xuất ln giải pháp khắc phục tiến độ thực - Đề xuất kiến nghị với cấp * Phần kết - Bày tỏ mong muốn tờ trình phê duyệt: “Đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt” - Thể nghi thức giao tiếp: “Xin trân trọng cảm ơn.” Soạn thảo thông báo * Phần đặt vấn đề: Khơng trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp vấn đề cần thông báo * Nội dung thông báo: Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, sách, định, thị cần nhắc lại tên văn cần truyền đạt, tóm tắt nội dung văn yêu cầu quán triệt, triển khai thực Đối với thông báo kết hội nghị, họp, phải nêu ngày, họp, thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, định, nghị (nếu có) hội nghị, họp Đối với thơng báo nhiệm vụ giao ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, yêu cầu thực nhiệm vụ, biện pháp cần áp dụng để triển khai thực Văn phong thơng báo đòi hỏi phải viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết mà khơng u cầu lập luận hay bộc lộ tình cảm số cơng văn hành khác * Kết thúc thơng báo: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc, nội dung có tính chất xã giao, cảm ơn xét thấy cần thiết Đối với việc soạn thảo số loại thông báo thường sử dụng: * Thông báo truyền đạt lại văn ban hành, chủ trương, sách mới…, ví dụ: chế độ tuyển dụng cán bộ, chế độ nâng lương… Nội dung cần thể hiện: - Nhắc lại tên văn cần truyền đạt; - Tóm tắt nội dung văn cần truyền đạt; - Yêu cầu quán triệt, triển khai thực 142 * Thông báo việc, tin tức, ví dụ: thơng báo kết họp (hội thảo khoa học, hội nghị giao ban, hội nghị lãnh đạo) Nội dung cần thể hiện: - Nêu ngày, họp, thành phần tham dự, người chủ trì họp; - Tóm tắt định hội nghị, họp; - Nêu nghị hội nghị (nếu có) * Thơng báo nhiệm vụ giao Nội dung cần thể hiện: - Ghi ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ giao; - Nêu yêu cầu thực nhiệm vụ; - Nêu biện pháp cần áp dụng để triển khai thực * Thông báo quan hệ hoạt động máy quản lý lãnh đạo, ví dụ: thơng báo thay đổi quan chủ quản; thay đổi phạm vi hoạt động, địa giới hành Nội dung cần thể hiện: - Ghi rõ, đầy đủ tên quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thoại, fax; - Ngày, tháng, năm thay đổi * Thông báo thông tin hoạt động quản lý Nội dung cần thể hiện: - Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý; - Lý phải tiến hành hoạt động quản lý; - Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc) Soạn thảo báo cáo Do đặc điểm báo cáo mang tính phản ánh tình hình nên tùy theo mục đích, nội dung loại báo cáo để lựa chọn kết cấu bố cục nội dung phù hợp: * Đối với loại báo cáo sơ kết, báo cáo định kỳ thời gian ngắn (tháng, quý) Nội dung loại BC thường bố cục gồm phần chủ yếu sau: - Phần nội dung kết thực nhiệm vụ, công tác, lĩnh vực hoạt động: Trình bày kết quả, nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động, 143 mặt hoạt động thực hiện; kiểm điểm ưu điểm, hạn chế trình thực Mỗi nội dung phản ánh chia thành mục, điểm, khoản Khi viết nội dung cần có tổng hợp, phân tích, so sánh với tiêu kế hoạch giao để đánh giá tiến độ thực hiện, kết thực Đồng thời, so sánh với kỳ tháng trước, quý trước Khi đưa số liệu phải có tổng hợp xử lý xác - Phần phương hướng, nhiệm vụ: Cần trình bày nhiệm vụ trọng tâm, chủ yếu cần tiếp tục thực thời gian tới để tiếp tục phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế nhằm hoàn thành nhiệm vụ, tiêu kế hoạch đề Trong nêu phương hướng, nhiệm vụ chung phương hướng, nhiệm vụ tiêu cụ thể * Đối với báo cáo tổng kết Bố cục nội dung loại BC phải có phần: - Phần đặc điểm tình hình: Trình bày khái quát nhiệm vụ giao đánh giá khái quát đặc điểm chung, đặc điểm riêng vấn đề, việc phản ánh; trình bày thuận lợi khó khăn - Phần tổng kết: Đánh giá nội dung kết thực nhiệm vụ công tác, lĩnh vực hoạt động Phương pháp trình bày phần nội dung bao cáo sơ kết, báo cáo định kỳ thơng tin phải mang tính khái qt, tổng hợp tồn vấn đề, việc Đồng thời, trình bày đánh giá chung ưu nhược điểm, nguyên nhân, học kinh nghiệm - Phần phương hướng nhiệm vụ báo cáo tổng kết phải dựa tiêu, kế hoạch giao chủ trương, sách Đảng, Nhà nước Đồng thời, dựa kết thực đánh giá chung trình bày phần trước để đưa phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới Phần cần đưa phương hướng, nhiệm vụ chung, phương hướng, nhiệm vụ tiêu cụ thể theo mặt hoạt động, nhiệm vụ cơng tác Ngồi ra, phải đưa biện pháp thực - Phần kết luận cần đánh giá khái quát nội dung báo cáo; đề xuất kiến nghị với cấp quan có thẩm quyền; đưa nhận định triển vọng tình hình 144 Soạn thảo biên Biên có nhiều loại, loại lại có cơng dụng khác việc xây dựng bố cục cho loại biên khác Những loại biên mẫu hóa phải tn theo mẫu có sẵn Tuy nhiên, loại biên phải trình bày theo trình tự định sau đây: - Phần mở đầu: Ghi thời gian địa điểm lập biên bản, thành phần tham dự (cuộc họp, kiểm tra, chứng kiến có liên quan đến việc xảy ra) - Phần nội dung chính: Ghi diễn biến kiện - Phần kết thúc: Ghi tóm tắt kết luận lời phát biểu bế mạc chủ tọa biên hội nghị, nhận xét kết luận biên kiểm tra, tra + Thông qua biên bản: VD: Biên lập xong đọc cho người chứng kiến nghe, 100% trí Soạn thảo hợp đồng a) Hợp đồng dân Hợp đồng dân với hình thức giao kết (xác lập) hợp đồng văn bản: thực chủ yếu giao dịch phức tạp, đối tượng hợp đồng có giá trị lớn pháp luật quy định phải thực văn như: mua bán nhà ở, xe gắn máy, vay tiền tổ chức tín dụng, bảo hiểm (nhưng khơng có mục đích lợi nhuận) Về nội dung: Mọi hợp đồng dân phải bảo đảm có nội dung chủ yếu (Bộ luật Dân quy định Điều 402) mà thiếu khơng thể giao kết Tuy nhiên tùy loại hợp đồng, có loại hợp đồng có nội dung chủ yếu văn pháp luật quy định cụ thể (có khơng kèm theo mẫu hợp đồng), có loại hợp đồng pháp luật không quy định cụ thể nội dung chủ yếu loại hợp đồng bên thỏa thuận nội dung chủ yếu hợp đồng cần phải có tiêu chí sau đây: + Đối tượng hợp đồng (tài sản gì? cơng việc gì?); + Số lượng, chất lượng; + Giá cả, phương thức toán; + Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hợp đồng; + Quyền nghĩa vụ bên; 145 + Trách nhiệm vi phạm hợp đồng + Phạt vi phạm hợp đồng Ngồi bên thỏa thuận thêm nội dung khác (nhưng không trái pháp luật trái đạo đức xã hội) b) Hợp đồng thương mại Lưu ý: Các loại văn coi hợp đồng hai bên giao kết gián tiếp tài liệu giao dịch như: công văn, điện báo, đơn chào hàng, đơn đặt hàng đồng ý bên với nội dung phản ảnh đầy đủ nội dung chủ yếu cần có khơng trái pháp luật coi hợp lệ Soạn thảo hợp đồng thương mại cần dựa Bộ Luật dân Luật thương mại Về nội dung chủ yếu hợp đồng thương mại: Cơ giống hợp đồng dân sự; nhiên đặc thù hàng hóa dịch vụ có số lượng, khối lượng lớn nên tính chất phức tạp đòi hỏi ngồi nội dung việc cụ thể hóa, chi tiết hóa thỏa thuận thường hai bên thỏa thuận đưa vào nội dung hợp đồng nhiều hơn, đòi hỏi chặt chẽ, xác Ví dụ: Hợp đồng thương mại rõ thêm nội dung sau: + Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng sản phẩm, hàng hóa u cầu kỹ thuật cơng việc; + Các biện pháp bảo đảm thực hợp đồng; + Thời hạn có hiệu lực hợp đồng + Điều kiện nghiệm thu, giao nhận CÂU HỎI THẢO LUẬN Anh/Chị trình bày yêu cầu nội dung, thể thức văn phong ngôn ngữ văn bản? Anh/Chị trình bày quy trình xây dựng ban hành văn quan, đơn vị anh/chị? 146 Chuyên đề 14 KỸ NĂNG LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỒ SƠ Khái niệm hồ sơ Hồ sơ thuật ngữ dùng phổ biến cơng tác hành văn phòng công tác lưu trữ, thuật ngữ hiểu sau: Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Các loại hồ sơ - Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ) Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, có đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị - Hồ sơ nguyên tắc Là tập văn quan, tổ chức có thẩm quyền quy định mặt, lĩnh vực công tác định dùng làm để giải công việc hàng ngày (loại hồ sơ nộp vào lưu trữ mà dùng để giải quyết, xử lý công việc) - Hồ sơ trình ký Là tập văn có liên quan với vấn đề sử dụng để soạn thảo dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt ban hành văn - Hồ sơ nhân Là tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…) Vai trò hồ sơ quản lý hành nhà nước - Tài liệu lập thành hồ sơ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm xác để giải cơng việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất chất lượng công tác cán 180 Trong quan, đơn vị công văn giấy tờ trình giải sau giải xong xếp phân loại khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị tổ chức, phận giúp cho cán thủ trưởng quan tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do góp phần nâng cao hiệu xuất chất lượng công tác cán tồn quan, đơn vị - Có hồ sơ giúp cho việc quản lý tài liệu chặt chẽ, giữ gìn bí mật thơng tin Đảng, Nhà nước, quan, đơn vị Mỗi văn lập thành hồ sơ tạo điều kiện cho cán bộ, thủ trưởng quan quản lý tài liệu chặt chẽ, nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan, biết tài liệu phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, biết văn bị thất lạc, cho mượn tùy tiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật Nhà nước - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt lâu dài II KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ Khái niệm lập hồ sơ Lập hồ sơ trình tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp quy định Lập hồ sơ công việc cuối công tác văn thư quan, thực sau việc, vấn đề đề cập văn giải xong, thường vào dịp cuối năm kết thúc năm công tác, chuẩn bị kế hoạch, chương trình cơng tác năm Trong thực tế việc lập hồ sơ tiến hành cách phổ biến lưu trữ quan lưu trữ nhà nước việc lập hồ sơ giai đoạn văn thư quan, đơn vị làm chưa tốt, chuyển lưu trữ thường dạng tài liệu bó gói nên giai đoạn lưu trữ phải tiến hành lập hồ sơ Yêu cầu việc lập hồ sơ 181 a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại quan, đơn vị sản sinh ra, loại cấp gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích loại khác nhau: loại để thi hành, giải quyết; có loại để đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn loại hình tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt công tác nghiên cứu lâu dài sau Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết khơng cần lập hồ sơ b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc Mọi việc, vấn đề quan giải phải trải qua trình ngắn, dài Nói cách khác có khởi đầu kết thúc hay có q trình phát sinh, phát triển, kết thúc vấn đề Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu vấn đề, việc, người cụ thể Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải xếp theo trình tự định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ văn bản, tài liệu với nhau, từ trình phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề, việc người Ví dụ: Lập hồ sơ hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo hội nghị, băng ghi âm, ghi hình… - Lập hồ sơ cán bao gồm: sơ yếu lý lịch bổ sung lý lịch qua năm; văn bằng, chứng có qua đào tạo, bồi dưỡng; định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu… Hồ sơ lập phải đảm bảo mối liên hệ khách quan văn phản ánh vấn đề, việc trọn vẹn, giữ mối liên hệ bên hồ sơ Có giúp cán quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu dễ dàng hồn chỉnh Thực u cầu đòi hỏi người lập hồ sơ phải biết phân định hồ sơ cho hợp lý, không xé lẻ văn có liên quan với vấn đề, việc 182 Yêu cầu thực lập hồ sơ theo đặc trưng tên gọi văn Ví dụ tập “Thơng báo” gồm có nhiều thơng báo với nhiều nội dung khác c) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Văn hình thành quan có nhiều giá trị khác nhau, có loại có giá trị vĩnh viễn, có loại có giá trị có thời hạn (theo hạn định) có loại giải xong cơng việc hết giá trị Cho nên lập hồ sơ phải lựa chọn loại tài liệu có giá trị Nếu đảm bảo yêu cầu làm tăng thêm chất lượng văn bản, phục vụ nghiên cứu tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản Trong lưu trữ người ta chia giá trị tài liệu thành hai loại: vĩnh viễn có thời hạn Ví dụ: Ở Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội có hồ sơ tình hình thực kế hoạch nhà nước năm 2010 thành phố lập thành hồ sơ sau: - Báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố tình hình thực kế hoạch nhà nước năm 2010 - Báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố tình hình thực kế hoạch nhà nước hàng quý, tháng đầu năm 2010 Trong hai hồ sơ hồ sơ thứ cần bảo quản vĩnh viễn, hồ sơ sau cần bảo quản thời gian định Những loại tài liệu trùng thừa chọn gốc, để lập hồ sơ, loại tài liệu khơng có giá trị khác giữ lại quan thời gian định, sau tiến hành tiêu huỷ theo hướng dẫn Nhà nước Nếu tập hồ sơ dày cm ( khoảng 200 tờ) cần phân chia thành nhiều tập, tập đơn vị bảo quản Ví dụ: Một hồ sơ hội nghị nhiều văn tài liệu chia thành tập sau: - Các văn tài liệu hội nghị - Tham luận đại biểu - Ảnh, băng ghi âm, ghi hình - Tài liệu phục vụ hội nghị… 183 Các bước lập hồ sơ Có nhiều loại hồ sơ, chuyên đề đề cập đến bước lập hồ sơ công việc Bước 1: Mở hồ sơ - Đối với quan có danh mục hồ sơ: vào đầu năm cán bộ, nhân viên vào danh mục hồ sơ xem giao trách nhiệm lập hồ sơ, hồ sơ cần chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu tiêu đề vào bìa - Trường hợp quan chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên vào nhiệm vụ giao, vào công việc phải giải thực tế tài liệu hình thành mà mở hồ sơ Bước 2: Thu thập, cập nhật văn tài liệu hình thành trình theo dõi giải công việc Muốn lập hồ sơ đầy đủ, hồn chỉnh có chất lượng, cán nhân viên q trình giải cơng việc cần phải trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ; văn bản, tài liệu nói việc nào, thuộc hồ sơ đưa vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác Bước 3: Kết thúc biên mục hồ sơ * Kết thúc hồ sơ: Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu (q 200 tờ) phải phân chia thành đơn vị bảo quản xếp văn bản, tài liệu hồ sơ hay đơn vị bảo quản - Phân chia đơn vị bảo quản Cần dựa vào mối liên hệ nội dung, thời gian giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản Có tác dụng cố định trật tự văn tài liệu, bảo đảm mối liên hệ văn bản, tài liệu với làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện Tùy theo hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách xếp cho phù hợp Thơng thường có cách sau: + Theo thứ tự thời gian + Theo số văn + Theo mức độ quan trọng văn mức độ quan trọng tác giả + Sắp xếp theo vần chữ 184 * Biên mục hồ sơ: Hồ sơ biên mục công việc giải xong vụ việc kết thúc Trước biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối văn bản, tài liệu hồ sơ, thiếu thu thập, bổ sung cho đầy đủ Kiểm tra lại cách xếp bảo đảm trật tự khoa học Nội dung việc biên mục hồ sơ bao gồm: - Đánh số tờ; - Ghi mục lục văn bản; - Viết tờ chứng từ kết thúc; - Viết bìa hồ sơ III KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ Vai trò quản lý hồ sơ - Quản lý hồ sơ nghiêm túc, khoa học giúp cho việc tra cứu thông tin quan, tổ chức nhanh chóng, đủ xác để giải công việc kịp thời, hiệu - Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước, quan, đơn vị - Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Đối với cán bộ, cơng chức q trình giải cơng việc cần lập đầy đủ hồ sơ để có khoa học đề xuất ý kiến giải công việc, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác Đối với quan, đơn vị làm tốt việc lập hồ sơ quản lý công việc quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Lập hồ sơ quản lý tốt xây dựng nề nếp khoa học cơng tác văn thư; tránh tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu Các công việc quản lý hồ sơ quan hành nhà nước - Phân loại hồ sơ: Hồ sơ có nhiều loại khác nhau, hồ sơ việc giữ lại, xác định giá trị chuyển vào lưu trữ quan, có giá trị lịch sử nộp lưu trữ lịch sử; 185 Hồ sơ nguyên tắc giữ lại để làm sở giải công việc hàng ngày cán bộ, công chức, viên chức; Hồ sơ nhân lưu giữ phận quản lý nhân phục vụ cho việc quản lý người quan, tổ chức, có ln chuyển cơng tác nghỉ hưu hồ sơ chuyển qua quan, đơn vị để tiếp tục theo dõi chuyển lưu trữ theo quy định Nhà nước…Chính đặc trưng loại hồ sơ khác nên đòi hỏi cách quản lý khác nhau, cần có phân loại rõ ràng để có biện pháp quản lý tốt nhất, phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức - Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ: Việc đánh giá mức độ giá trị tài liệu, hồ sơ phải dựa sở nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn khoa học lưu trữ đề Mục đích việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ là: + Xác định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu, hồ sơ khác nhau; + Xác định tài liệu, hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn; + Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy - Chỉnh lý, xếp chuẩn mực tài liệu hồ sơ: Đây kết hợp cách chặt chẽ hợp lý khâu nghiệp vụ công tác lập hồ sơ để tổ chức cách khoa học tài liệu hồ sơ nhằm bảo đảm an toàn sử dụng chúng có hiệu - Thống kê hồ sơ: Thống kê hồ sơ áp dụng công cụ, phương tiện chun mơn, nghiệp vụ để nắm xác thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu hồ sơ sở vật chất, kỹ thuật hệ thống bảo quản tài liệu, hồ sơ quan, tổ chức - Bảo quản hồ sơ, tài liệu: Bảo quản tài liệu, hồ sơ áp dụng biện pháp chủ yếu biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu, hồ sơ nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng chúng trước mắt lâu dài Các biện pháp bảo quản tài liệu, hồ sơ phạm vi quan, tổ chức: + Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ 186 + Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ + Chế độ làm vệ sinh thường xuyên đột xuất + Xây dựng nội quy phòng hỏa + Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với loại tài liệu, hồ sơ cụ thể - Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu Đây trình phục vụ khai thác thơng tin tài liệu, hồ sơ quan, tổ chức để đáp ứng yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu giải công việc quan, tổ chức cá nhân CÂU HỎI THẢO LUẬN Anh/Chị trình bày khái niệm hồ sơ lập hồ sơ? Anh/Chị trình bày vị trí, tác dụng, u cầu việc lập hồ sơ? Anh/Chị trình bày phương pháp lập hồ sơ công việc? Anh/Chị trình bày việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan? Anh/Chị trình quy định trách nhiệm quản lý hồ sơ phạm vi quan, tổ chức? TÀI LIỆU THAM KHẢO Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 Luật Lưu trữ năm 2011 Điều lệ Công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ ban hành Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Hành văn phòng quan nhà nước Giáo trình Học viện Hành Quốc gia NXB Giáo dục, H.2005 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp 1990 187 ... việc cụ thể đối tượng cụ thể Đó định nhân (Quyết định tuyển dụng cán bộ, thuyên chuyển, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm 124 cán bộ, ), Quyết định khen thưởng, kỷ luật, Quyết định phê duyệt,... văn cấp cho cán bộ, viên chức quan liên hệ, giao dịch với quan khác để thực nhiệm vụ giao giải việc riêng Giấy giới thiệu có giá trị thời hạn định Hết hạn, việc chưa giải xong mà cán thực xét... thiệu cho cán Giấy mời Giấy mời loại văn dùng để mời đại diện quan khác cá nhân tham dự cơng việc tới quan để giải vấn đề có liên quan Giấy đường Giấy đường loại văn dùng để cấp cho cán bộ, viên