Phân tích nguyên tắc của đàm phán hợp đồng

ĐỀ BÀI: Phân tích nguyên tắc đàm phán hợp đồng A-MỞ ĐẦU Ngày nay, toàn lãnh thổ Việt Nam, kinh tế hoạt động theo chế thị trường có điều tiết nhà nước Trong chế thế, cá thể, tập thể cần lưu lượng giao tiếp lớn hàng ngày Một vấn đề cốt lõi giao tiếp đàm phán thương lượng Tại lại vậy? Bởi thương trường sống đàm phán thương lượng xảy lần hai bên xong Hoặc "làm ăn" với lần xong Thông thường cần làm ăn lâu dài với Cao tất uy tín tiếng tăm tốt Bạn dùng biện pháp để thắng đối tác lần với lợi nhuận to lớn Nhưng bạn không tạo cho đối tác điều có lợi cho họ, dù an ủi, bạn nhiều, khơng nói sụp đổ nghiệp tương lai B- NỘI DUNG CHÍNH I- KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN Khái niệm đàm phán Đàm phán trình trao đổi thiện chí người mua người bán nhằm đạt thỏa thuận thống nội dung hợp đồng mua bán ngoại thương, sau trình đàm phán, người mua người bán đến ký kết hợp đồng Đặc điểm đàm phán Đàm phán hợp đồng ngoại thương trình tự điều chỉnh nhu cầu, quyền lợi bên đàm phán nhằm mục đích cuối ký kết hợp đồng ngoại thương Như đàm phán hợp đồng ngoại thương, bên bàn bạc thỏa thuận điều khoản hợp đồng, khơng biết bảo vệ lợi ích mà phải biết chấp nhận nhượng bộ, điều chỉnh điều kiện để hai bên có lợi mong ký hợp đồng có tính khả thi Đàm phán hợp đồng ngoại thương q trình thống lợi ích giữ mối quan hệ tốt đẹp đôi bên hợp đồng Khi thực điều này, hai bên đối tác cần tránh vụ việc xảy ra: o Tâm lý ln ln nhượng bộ: muốn giữ quan hệ tốt đẹp, nên chấp nhận điều kiện đối phương, tự gánh chịu hết thiệt thòi ký kết thực hợp đồng mua bán quốc tế o Tâm lý kiên bảo vệ mình: hai khăng khăng giữ lấy lập trường mình, tâm bảo vệ quyền lợi cho riêng mình, khơng quan tâm giữ gìn mối quan hệ hai bên làm, đàm phán tan vỡ Có cố tâm dồn đối tác vào bất lợi, phải ký hợp đồng thực ký kết Đàm phán hợp đồng ngoại thương môn khoa học, đồng thời nghệ thuật đòi hỏi người thực đàm phán phải nắm vững nghiệp vụ kinh doanh ngoại thương mà ln trao dồi lực, kỹ đàm phán mong đạt thành công Một số lưu ý đàm phán - Lợi ích chung đôi bên hợp đồng ngoại thương phải quan tâm hàng đầu Chính thế, bên nên biết tự bảo vệ quyền lợi mình, vừa biết thỏa mãn lợi ích đáng đối tác, cuối đến hài hoà mở rộng lợi ích chung cho đôi bên - Đàm phán hợp đồng ngoại thương phải mang tính cơng khai bình đẵng, thiết phải tránh dùng gian kế, không nên đưa đối phương vào bẫy, ngược lại, phải tạo mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với bạn hàng nói riêng giữ uy tín đơn vị thương trường nói chung - Người đàm phán hợp đồng ngoại thương phải người có tài thỏa hiệp, biết lập phương án xác định mục tiêu đàm phán Đôi cục diện đàm phán thay đổi hồn tồn, từ khơng tốt đẹp ban đầu trở thành thân mật, đến ký kết hợp đồng trị giá hàng triệu đơ, ngược lại, chủ yếu tuỳ thuộc vảo trình độ, lực tài thỏa hiệp người đàm phán II- PHÂN TÍCH CÁC NGUYÊN TẮC ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG Chú ý cách ăn mặc trang phục đàm phán Cách ăn mặc thành viên thể tính nghiêm túc chun nghiệp Vì vậy, buổi đàm phán quan trọng bạn nên ăn mặc trang trọng lịch Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám xanh tím than, áo sơ mi dài tay màu hay có đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất màu với quần, giày buộc dây Phụ nữ mặc com-lê, giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải chăm sóc, đồ trang sức tốt tránh gây cảm giác lố lăng Nguyên tắc ăn mặc đàm phán có câu hỏi mà nhà tuyển dụng vấn ứng viên Tục ngữ có câu: “Người dựa vào quần áo, ngựa dựa vào yên”, hay “người đẹp lụa, lúa tốt phân”, trang phục phù hợp có ảnh hưởng lớn đến ngoại hình người đàm phán Trang phục người chủ tọa nên ý tới: Phong cách ăn mặc chỉnh tề, phẳng phiu; Trang phục vng vức, quần có xếp ly, cổ áo, tay áo giữ sẽ, đặc biệt phải phù hợp với ngoại hình Một người có cách ăn mặc cầu kì, kì qi tạo ấn tượng không tốt với đối tác Về phương diện ngoại hình, nam giới nên cắt tóc ngắn, gọn gàng, khơng nên để kiểu tóc q dài kì dị Kiểu tóc để tự nhiên, gọn gàng, khiến người có cảm giác trang trọng Tóc nữ giới thay đổi nhiều kiểu khác nhau, nhiên khơng nên q kì dị Đối với nữ giới mà nói, trang điểm nhẹ nhàng tăng thêm vẻ đẹp tự nhiên Ngược lại, trang điểm đậm tạo cảm giác tầm thường mắt người Cuối cùng, cần ý tới thống trang phục, giày tất, kết hợp ví da mũ Yêu cầu thứ hai ý tới lời ăn tiếng nói Trong q trình đàm phán, thái độ lời nói người đàm phán cần lịch Một người giỏi giao tiếp nói giữ thái độ mực, không lạnh nhạt không vồn vã, không kiêu ngạo không tự ti Ngược lại, nói mong nhanh chóng đạt yêu cầu hay có cử vâng dạ điều ảnh hưởng xấu đến thân Trong họp mà bạn sử dụng ngôn ngữ bừa bại biểu thái độ không tôn trọng đối phương, chí gây hiểu lầm xung đột Đối với người đàm phán, vấn đề trước tiên họ gặp phải cách xưng hơ Nhất thiết phải phân biệt rõ đối tượng để tiến hành đàm phán, tơn trọng thói quen xưng hơ đối phương, ý tới quan hệ thân thuộc, khác biệt tuổi tác, tính cách, cách quan tâm lẫn họ, đồng thời, xưng hô cần biết phân biệt trường hợp để biểu tôn trọng với đối phương Trong đàm phán, nên ý tới khoảng cách nói, cử hay âm điệu cách xếp câu nói cho hợp lý v.v… Khoảng cách nói xa dễ dẫn đến tâm lý “ gây hấn” tâm lý “ hợp tác ”, làm cách biệt ngày lớn, nảy sinh mâu thuẫn Khoảng cách gần gũi, biểu thị quan hệ đàm phán thân mật hai bên, dễ dàng nhượng chí làm giảm cảm giác nặng nề Thông thường, khoảng cách đàm phán nên giữ mức độ nửa mét chút Ngoài ra, người đàm phán cần có tư thế, cử hợp lý Cử đóng vai trò chủ yếu đàm phán, sử dụng ngôn ngữ thể cần ý tới khoảng cách không gian Đồng thời, người đàm phán cần hiểu rõ dụng ý cử đối phương Bàn tay đung đưa biểu thị không đồng ý; ngón tay gõ nhẹ lên bàn biểu thị cảm ơn; hai tay xoa vào biểu thị vui mừng vội vàng; giơ tay có nghĩa khơng nói Trong đàm phán, người đàm phán vận dụng cử để biểu thị ngơn ngữ, dụng ý mình, ngón tay biểu thị số lượng, tán thưởng, phê bình, khẳng định phủ định Khi vận dụng ngôn ngữ thể cần tránh cử khuếch trương thái Khi đàm phán, âm điệu nói có ngừng ngắt thay đổi, giúp tăng hiệu nội dung ngôn ngữ Âm điệu lạnh nhạt bình thản gây cảm giác xa cách với đối phương Ngược lại, âm điệu tự nhiên tình cảm khiến cho đối phương giảm bớt cảm giác căng thẳng, từ dễ dàng tiến hành đàm phán, đem lại kết cục đàm phán tốt đẹp Âm điệu không đồng phản ánh mức độ quan trọng người đàm phán với đàm phán Người đàm phán cần ý tới cách sử dụng từ ngữ đàm phán, nắm bắt tốt cách chào hỏi xã giao hỏi han, mở đầu, bàn bạc trao đổi hay cách kết thúc đàm phán, từ ngữ hay dùng “ chào ông ”; “cảm ơn ”; “ mong hợp tác lâu dài ”; “ tạm biệt ” Ngôn ngữ sử dụng phải hợp lý, khéo léo, tránh dùng từ ngữ cứng nhắc, gượng gạo Vận dụng từ ngữ có cảm xúc Một người đàm phán giỏi có kinh nghiệm …ngược lại khơng nên có thái độ cự tuyệt hay tạo cảm giác gây hấn, dễ gây ghen ghét, khó chịu 3.Yêu cầu thứ ba phương diện hành vi, động tác Hành vi người đàm phán biểu qua cử động họ suốt trình đàm phán, thái độ hiệu đàm phán Người đàm phán cần có tư đứng thẳng, vai bằng, thu vai, ngực thẳng, hai mắt nhìn thẳng, miệng gương mặt tươi tắn, hồ nh•, hai vai thả tự nhiên, khơng gò bó, vắt hai tay sau đan chéo trước ngực, hai chân khớp xương gối hông thả lỏng trước Tư đứng thẳng phản ánh trạng thái tâm lý, nói lên ý chí hăng hái sôi người đàm phán, tràn đầy tự tin sức sống Người đàm phán cần có tư ngồi lịch sự, đoan trang Khi đàm phán, tư ngồi phù hợp để hai chân tiếp đất, đầu gối trống thẳng, toàn thân hướng phía trước, tránh việc vừa ngồi xuống dựa vào ghế, hành vi rõ ràng biểu thị không lịch sự, ngồi ghế salông hai chân nên để nghiêng gác chân lên thích hợp, nữ giới ngồi tránh dạng hai chân, không nên mở rộng chân, trông không lịch sự, biểu người thiếu văn hố Người đàm phán cần có dáng tự nhiên thoải mái Yêu cầu dáng hai vai thẳng, ánh mắt nhìn thẳng, gương mặt tươi vui Tay thả lỏng, bàn tay nắm lại Hai tay đung đưa cách tự nhiên Những yêu cầu dáng phân biệt đồng chủ khách: Làm khách, vào nhà bước chậm rãi, nhìn quanh lượt, xác định chỗ ngồi phương hướng thích hợp cho mình; Làm chủ, khách vào phòng, nên bước nhanh vào trước, mắt nhìn đưa lời thăm hỏi khách, nhằm biểu tình cảm chân thành, thái độ thiện chí mong muốn hợp tác Chủ nhà vào phòng trước tiên sau để biểu thị lịch chủ nhà mời khách ngồi vào chỗ mình, sau tới lượt ngồi Ngồi ra, thái độ người đàm phán có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu đàm phán cảm xúc hai bên đàm phán Nếu bên đối tác có thái độ khơng tốt hay q cứng nhắc, chí có thái độ đả kích đối phương, khiến cho đàm phán bị rơi vào bế tắc Nếu thái độ hai bên đối tác hoà thuận, thân thiết, khơng khó để xây dựng khơng khí đàm phán hoà hợp Đồng thời, hành vi, hoạt động người đàm phán phản ánh hiệu đàm phán Tóm lại, người đàm phán xây dựng hình tượng tốt nắm tay quyền chủ động đạt thành công rực rỡ đàm phán Nói phong độ khí chất đàm phán Phong độ ngoại hình có liên quan mật thiết với nhau, người có cử tự nhiên, tinh thần hăng hái, tràn đầy sức sống, dễ dàng thu hút quan tâm người khác Đồng thời, người đàm phán có phong cách hấp dẫn, quyến rũ, ngoại hình tự tin, ln ngăn nắp, không kiêu căng không tự ti khiến cho đối phương ln có cách nhìn tơn trọng khâm phục, thêm trân trọng đàm phán Người đàm phán xây dựng hình ảnh diện mạo tốt, thêm chút kinh nghiệm đàm phán tự tin, nói người có phong độ tốt Ngược lại, người có diện mạo trung bình lại khơng ý đến cách ăn mặc người khơng có phong độ tốt Phong độ biểu bên ngồi người người kinh nghiệm phong phú, tầm hiểu biết sâu rộng sau trình tích luỹ lâu dài Đó biểu hồn hảo kết hợp ngoại hình phẩm chất bên người Một người có phong độ khí chất hồn hảo, cho dù họ khơng nói gì, cần đứng hay ngồi nơi đó, thu hút ý, ấn tượng sâu đậm cảm tình đặc biệt người Cố tướng quân Geoger John Marshall – người Mỹ người có khí chất đặc biệt Theo lịch sử, tướng quân Marshall xuất hiện, ông trở thành tâm điểm ý tướng sĩ, cảm nhận thấy vẻ uy nghiêm vơ hình ơng mà cảm phục ơng, giọng nói trầm ấm, thận trọng vững vàng đầy tinh thần tâm, phẩm chất đặc biệt trời phú ông biểu rõ đàm phán, khiến ai phải kính sợ, nể phục Ngồi tướng qn Marshall Napoleon có khí chất vậy, Napoleon vừa vào phòng tất người nín thở, tinh thần căng thẳng, không dám động tiếng, tim có cảm giác kính sợ khơng nói lên lời Vẻ đẹp ngoại hình khí chất bên người dường khơng có liên quan đến nhau, thực tế Napoleon cao 1,6m, người thấp nhỏ Một người đàm phán có khí chất phi thường, có khả làm người khác kính sợ khiến đối phương ln có nhìn tơn trọng Khí chất đặc biệt người đàm phán ln biểu thơng qua động tác thể ví dụ dáng đứng, dáng ngồi hay dáng đi, phong cách nói chuyện hay nụ cười Hành động tự nhiên gợi cảm giác quyền uy, giống sợi dây kết nối với đối phương, khiến đối phương bị khất phục bạn Trong đàm phán, người đàm phán có suy nghĩ thận trọng hay bắt tay chắn, tinh thần tràn đầy tự tin diện mạo đẹp, nhân tố biểu phong độ khí chất người Sức thu hút tiềm ẩn khiến đối phương có cảm giác “ đàm phán với bạn niềm vinh hạnh cho ”, giống cảm giác vui sướng trận cầu tranh đấu với đối thủ ngang tài ngang sức Đối phương lòng có cảm giác nhắc nhở “ đàm phán với người này, định thất lễ ”, từ có cảm giác đàm phán tự tin Khí chất, phong độ phi thường người đàm phán ngồi khả thiên phú cần có q trình tích luỹ kiến thức luyện tập từ thực tiễn mà có Điều yêu cầu người đàm phán cần có tầm hiểu biết kiến thức sâu rộng, nắm rõ tâm lý học đàm phán hành vi học đàm phán, kinh nghiệm đàm phán phong phú, để có đủ lực ứng phó với tình đàm phán phức tạp, mặt khác cần nắm rõ qui định luật pháp kinh doanh, kiến thức luật pháp quốc tế, kiến thức chun mơn v.v… Những kiến thức tiền đề đ• người đàm phán chuẩn bị sẵn, yêu cầu tố chất phù hợp với người đàm phán Có kiến thức này, người đàm phán tự tin bước vào đàm phán Sự tự tin biểu bên ngồi người đàm phán có phong độ khí chất tốt Ngồi phương diện tích luỹ tu dưỡng kiến thức, người đàm phán cần gia tăng luyện tập tích luỹ phương diện khác, để ni dưỡng khí chất phong độ cho Ví dụ như, người đàm phán nên tích cực tham gia hoạt động xã hội để nắm vững lễ nghi giao tiếp xã hội, tích luỹ kinh nghiệm giao tiếp xã hội, người đàm phán cần tham gia nhiều hoạt động đàm phán để tích luỹ kinh nghiệm đàm phán phong phú Đồng thời, tích cực tích luỹ học kinh nghiệm, thiếu tích cực bổ sung, điều có lợi cho người đàm phán lần đàm phán đàu tiên có khí chất phong độ tốt, diện mạo bình tĩnh Những phương diện chưa hẳn đủ, người đàm phán cần tăng cường rèn luyện thực tế, luyện tập dáng vững chắc, ngữ điệu giọng nói Ngồi ra, người đàm phán cần gia tăng rèn luyện thơng qua hình thức “ thực mơ ”, tập cách đàm phán, xếp diễn biến đàm phán từ đầu, tính tốn, xếp “ diễn tập đầu ”cuộc đàm phán thứ hai, dự tính, hình dung trước địa điểm đàm phán, thần thái, phản ứng đối tác đàm phán câu đối thoại hai bên đàm phán, kĩ xảo, sách lược bạn tình xảy đàm phán, đồng thời tìm cách giải phù hợp nhất, , phương diện khơng q khó khăn, mà bạn tự phát huy khả mình, thể phong độ sức thu hút đặc biệt Ấn tượng ban đầu Không nên đối đầu với đối tác đàm phán yêu cầu định hỏi Trước hết phải tạo khơng khí tin cậy, dễ chịu vài câu nói mang tính cá nhân cử thái độ vui vẻ, dễ chịu Bạn ln nhớ khơng có bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu Sau bạn bắt đầu nói chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác Chú ý tới cử chỉ, thái độ động tác thể đàm phán Ít nửa thơng tin định truyền đạt đàm phán thông qua tiếp nhận qua cử chỉ, thái độ động tác thể bạn phần ba thơng tin tiếp nhận thơng qua tiếng nói, giọng điệu cách nói người đàm phán Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán Ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác người đám phán thể cách thể hiện, giọng điệu cách nói Chỉ đàm phán thuyết phục thành công tự người đàm phán ý thức cảm giác đóng kịch với đối tác Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán luôn bám sát theo đuổi mục tiêu suốt trình đàm phán Người khơng biết rõ muốn thường đạt kết mà khơng mong muốn Vì vậy, trước vào đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối thành mục tiêu nhỏ mà phải trao đổi với đối tác đạt kết Nếu có nhiều mục tiêu cụ thể theo đuổi mục tiêu trình đàm phám kết cuối đàm phán chóng đạt Người đàm phán tốt phải biết rèn cho có khả lắng nghe đối tác nói Người ta nói người thắng người biết nghe Chỉ có thật quan tâm ý lắng nghe đối tác đàm phán với nói gì, muốn người đĩ có phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ họ Xem họ có biểu trạng thái hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không Cũng đối tác đàm phán muốn lơi kéo, hút hướng khác tìm cách khai thác thêm thơng tin Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ cách khôn khéo, linh hoạt Đừng nói vấn đề có quan điểm khác mà nên nói nghĩ muốn nhấn mạnh thêm điểm Ðừng nói thẳng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói cách nhìn nhận thử lật lại vấn đề 10 lần xem Ðừng nói hàng hóa, dịch vụ rẻ rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt chất lượng Khi tranh cãi, đàm phán giá đừng nói: không đạt kết đàm phán nên chuyển hướng Trước tiếp tục đàm phán giá cả, nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức hàng hóa, phương thức tóan, Nếu đối tác bị ấn tượng vấn đề giá khơng q gay cấn tiếp tục đàm phán Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay nói nhiều Người hỏi nhiều người có lợi thế, không thông tin mà tâm lý, tính chủ động đàm phán Những câu hỏi hợp lý khéo léo chứng minh cho đối tác ln ln lắng nghe, quan tâm đến điều họ nói Chính thời gian lắng nghe bạn phân tích, tìm hiểu động cơ, ý muốn đối tác đàm phán Tùy trường hợp đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp Câu hỏi trực tiếp thường đặt bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách hai bên đàm phán có nhiều thơng tin trước thật bắt đầu đàm phán Các câu hỏi gián tiếp câu hỏi đón đầu, thường sử dụng giai đoạn sau đàm phán thương thuyết Khi cần làm rõ hay khẳng định điều gì, nên đặt câu hỏi cho đối tác cần trả lời có hay không Tất nhiên phải thận trọng đặt nhiều câu hỏi loại gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu Người đàm phán cần phải biết phép tới đâu, tự đàm phán tới giới hạn Ðâu điểm thấp mà chấp nhận Ðâu điểm khơng thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác Biết giới hạn đàm phán, tức biết thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán chuyển hướng, tìm phương án giải khác Khơng phải đàm phán thương thuyết thương mại dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại Người có khả đàm phán tốt phải người có đủ dũng cảm 11 đóan khơng chịu ký kết hợp đồng kinh doanh gây bất lợi cho Ðể đàm phán thành công, không nên thực cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã không" Ðể thành công đàm phán kinh doanh, cần có ý thức, tư sẵn sàng thoả hiệp cần thiết Có "một quà nhỏ", nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác đem lại cho bạn hợp đồng kinh doanh béo bở Ðàm phán kinh doanh trình thường xuyên phải chấp nhận "cho nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận chờ đợi Ðừng nên để xuất cảm giác lộ liễu có người thắng người thua sau đàm phán kinh doanh, bạn tiếp tục kinh doanh với đối tác Kết đàm phán hai bên có lợi, trao đổi tự nguyện hai bên Vì vậy, đàm phán khơng ý cứng nhắc chiều quyền lợi, mục đích riêng bên mà phải ý đến nhu cầu bên Ðể tránh cho hiểu lầm vơ tình hay hữu ý để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận điểm trao đổi, thống hai bên trước chuyển sang nội dung đàm phán Làm điều tức nhà đàm phán chủ động điều tiết buổi thương thuyết Những điểm chưa rõ giải nhắc lại Nếu khéo léo nhà thương thuyết đưa hướng giải cho điểm nội dung đàm phán Thực việc nhắc lại tóm tắt nội dung đàm phán giúp cho nhà thương thuyết luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, q trình đàm phán trở nên có hệ thống, sở cho lần đàm phán Quy tắc 1: Xác định thành viên phái đoàn đàm phán Trước buổi gặp mặt, bạn cần xác định rõ chức danh nhiệm vụ tất thành viên đoàn đàm phán đối tác Bạn phải biết 12 thực người có quyền định cuối để dành ý đến người nhiều Nhiều khi, khơng phải trưởng đồn mà người lãnh đạo phận có liên quan nhiều đến đàm phán Sau xác định thông tin trên, bạn định thành viên phái đồn Nếu bạn chọn thành viên tham gia, bạn nắm tay 80% thành công Những thành viên phái đoàn phải thực cần thiết cho đàm phán, không hiệu đàm phán tỷ lệ nghịch với số thành viên phái đoàn Bạn phải biết thực người có quyền định cuối để dành ý đến người nhiều Quy tắc 2: Ấn định thời gian phù hợp Khơng có quy định thời gian diễn đàm phán, tốt nên tổ chức vào buổi sáng Sẽ không lịch ấn định đàm phán vào sáng sớm tinh mơ hay tối muộn Hãy tránh trễ, không bạn bị xem không “pro”, chí bị đối tác quy kết tội thiếu tơn trọng họ Thông thường, buổi đàm phán kéo dài khoảng tiếng Nếu đàm phán diễn dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao 30 phút Trong khoảng thời gian bạn mời khách uống trà cà phê Hạn chế tối đa việc hút thuốc Quy tắc 3: Ấn định không gian diễn đàm phán Thông thường, địa điểm diễn đàm phán bên tổ chức đưa phải đồng ý khách mời Nếu bạn muốn có lợi tâm lý, tốt tổ chức đàm phán công ty bạn Nếu bạn muốn có lợi tâm lý, tốt tổ chức đàm phán cơng ty bạn Chiếc bàn điểm phòng đàm phán Tốt bạn dùng bàn tròn oval Bàn có góc cạnh tạo cảm giác đối đầu cho thành 13 viên tham gia đàm phán Trong trường hợp có bàn hình chữ nhật, tuyệt đối không xếp chỗ ngồi hai cạnh nhỏ thành viên hai phái đồn ln phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh Quy tắc 4: Tôn trọng nguyên tắc “bất thành văn” * Trước đàm phán, hai bên phải thống trước vấn đề thảo luận xác định mục tiêu đàm phán * Không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt hướng cửa vào đối diện với cửa sổ Đại diện ban tổ chức phải ngồi đối diện với cửa vào để tiện hiệu cho thư ký mang thêm nước hay thay bình trà Bắt tay tự giới thiệu hành động thức để làm quen * Bắt tay tự giới thiệu hành động thức để làm quen Đối với danh thiếp, bất lịch sau nhận danh thiếp bạn đút vào túi ví Bạn cần phải đọc danh thiếp trước cất * Nếu thành viên buổi đàm phán trước nhau, bạn nên đặt trước mặt người tên để tiện giao tiếp * Khoảng cách hai ghế ngồi 1,5 đến 3m Đây gọi “cự ly xã hội” Một khoảng cách rộng tạo cho thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi đàm phán * Tránh thái độ suồng sã đàm phán Không nên vươn người sang phía khơng gian người ngồi cạnh để lấy đồ tài liệu họ mà chưa phép * Số thành viên hai đoàn đàm phán nên * Nếu phái đoàn, người lãnh đạo với trợ lý phái đoàn đối tác nên * Nếu bạn muốn ghi âm thu hình lại đàm phán, bạn phải đồng ý phía đối tác Quy tắc 5: Cách ăn mặc 14 Cách ăn mặc thành viên thể tính nghiêm túc chuyên nghiệp Vì vậy, buổi đàm phán quan trọng bạn nên ăn mặc trang trọng lịch Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám xanh tím than, áo sơ mi dài tay màu hay có đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất màu với quần, giày buộc dây Phụ nữ mặc com-lê, giày thấp cổ, khơng mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải chăm sóc, đồ trang sức tốt tránh gây cảm giác lố lăng Nguyên tắc ăn mặc đàm phán có câu hỏi mà nhà tuyển dụng vấn ứng viên Quy tắc 6: Sử dụng ngôn từ * Khơng nên vào chủ đề bắt đầu nói chuyện Nên bắt đầu đề tài thời tiết, hoạt động văn hóa tình hình kinh tế * Khơng nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ố” mức không nên giữ mặt lạnh băng Khơng nên nói to q, khơng nên nói nhỏ đến mức thầm * Bạn không nên lạm dụng lời khen Chỉ nên khen ngợi vấn đề có liên quan đến nội dung thảo luận Đôi bạn khen com-lê đối tác đẹp đừng xa * Nên giữ bầu khơng khí trang trọng nói chuyện Có thể thể cảm xúc tích cực như: “Rất vui gặp anh/chị”, “Cảm ơn anh/chị dành thời gian cho họp mặt này” Thời gian vàng Thực tế, vị khách VIP bận rộn chắn bạn gặp họ trước hẹn Rất hợp lý bạn trích khoảng thời gian cần thiết để đến sớm chuẩn bị tinh thần cho buổi gặp mặt 15 quan trọng không đến trễ Nhưng đến sớm tốt hay dạo quanh quán cà phê góc đường tiến thẳng vào khu vực tiếp tân Bạn nên thông báo với người tiếp tân vào thời điểm trước hẹn hai, ba phút Đối với khách hàng quan trọng này, thời gian đáng q vàng, tôn trọng thời gian họ Lời khuyên tuân thủ cam kết, hẹn diễn 15 phút nhà quản trị phải làm hai điều sau: bước ra, trả lời câu hỏi Nếu hồi đáp thắc mắc khách hàng, cần ý đến thời gian bạn có báo với khách biết bạn hân hạnh để trả lời tất quan tâm người có thêm vài phút Đừng "chỉ bảo" cho họ phải làm Thơng thường tiếp xúc với khách hàng, cách phổ biến để gây ý tỏ hiểu biết lĩnh vực kinh doanh mà khách hàng tham gia Chia sẻ với họ lợi ích cộng tác hai bên Nhưng điều lại hoàn toàn sai VIP, người chẳng cần quan tâm bạn làm việc lĩnh vực Đừng làm khách cảm thấy khó chịu cách tuyên bố giải pháp bạn cung ứng giúp cách tân hoàn toàn cỗ máy hoạt động doanh nghiệp người Những vị khách VIP không ưa nghe điều Nhớ tỏ quan tâm chân thành khác với việc "chỉ bảo" khách hàng phải làm Hiểu biết thị trường "Công ty anh khác biệt hẳn đối thủ khác sao?" câu hỏi quen thuộc khó trả lời mà chắn VIP hỏi Nhiều nhà quản trị non kinh nghiệm thường trả lời câu hỏi cách vạch yếu điểm đối thủ cho cách khơn ngoan để nâng doanh nghiệp lên, họ lầm Khi gặp phải câu hỏi ấy, khách hàng 16 khơng có ý yêu cầu bạn nói xấu đối thủ, mà kỳ vọng bạn biết sản phẩm đối thủ thị trường Câu trả lời cung cấp cho ông ta thấy chi tiết cụ thể sức mạnh doanh nghiệp bạn vượt kẻ khác Chính chi tiết cho khách biết bạn thật chuyên nghiệp Luôn ghi Ấn tượng chuyên nghiệp tiếp xúc khách hàng xây dựng từ thói quen nhỏ Do đó, bạn có trí nhớ cực nhạy, khơng nhấc bút chuẩn bị ghi lại tồn thơng tin cần thiết ý kiến khách Đừng để khách phải đọc lại danh tính, địa điểm thống kê số liệu, bạn khơng "bắt" Ngồi ra, ghi đáng xem biểu tôn trọng người nói Nó mang ý nghĩa bạn cần nghe chia sẻ từ họ với lần họ tin tưởng bạn vào điều Chu đáo Điểm mấu chốt tạo nên nguyên tắc cuối đừng để vị khách VIP phải ghi chép bạn nói Một phần trình bày hồn tất, để lại cho khách văn có nội dung súc tích, thực tế, có cấu trúc rõ ràng, tóm tắt lại tồn thơng tin bạn vừa trao đổi Sự cẩn thận chu đáo tiên đoán trước mà khách hàng cần ghi điểm ấn tượng khách hàng dù khó tính đến đâu Nhưng nên nhớ đơi tận tình mức lại khiến khách hàng e ngại, biết dừng lại lúc đàm phán Trên thực tế, không nhiều người hiểu rõ vận dụng tốt nguyên tắc có hội tiếp xúc làm việc với khách hàng VIP Nhiều người lầm tưởng hội lớn mà nỗ lực "khai thác" triệt để vị khách quý này, "tham bát bỏ mâm"! Vậy nên, đừng vội vàng mà bỏ lỡ hội thực sau 17 Ấn tượng ban đầu:Không nên đối đầu với đối tác đàm phán yêu cầu đòi hỏi Trước hết phải tạo khơng khí tin cậy, dễ chịu vài câu nói hay cử thái độ vui vẻ, dễ chịu Cần phải ln nhớ khơng có hội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu.Sau gây ấn tượng ban đầu nên bắt đầu nói chủ đề nội dung đàm phán, thương thuyết với đối tác Ngôn ngữ thể: Chú ý tới cử chỉ, thái độ động tác thể đàm phán Ít nửa thơng tin định truyền đạt đàm phán thông qua tiếp nhận qua cử , thái độ động tác thể Ít phần ba thơng tin tiếp nhận thơng qua tiếng nói, giọng điệu cách nói Xác định mục tiêu rõ ràng: Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán luôn bám sát, theo đuổi mục tiêu suốt q trình đàm phán Người khơng biết rõ muốn thường đạt kết mà khơng mong muốn Vì vậy, trước vào đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối thành mục tiêu nhỏ mà phải trao đổi với đối tác đạt kết Nếu có nhiều mục tiêu cụ thể ln theo đuổi mục tiêu trình đàm phán kết cuối đàm phán chóng đạt Lắng nghe: Người đàm phán tốt phải biết rèn cho có khả lắng nghe đối tác nói Chỉ có thật quan tâm ý lắng nghe đối tác đàm phán với nói người có pgản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ để xem có biểu hiện/ trạng thái hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội hay khơng Cũng đối tác đàm phán muốn lơi kéo, hút hướng khác tìm cách khai thác thêm thông tin Nghệ thuật giao tiếp trình bày: Phải biết cách trình bày, sử dụng từ ngữ cách khôn khéo, linh hoạt Chẳng hạn, khơng nên nói vấn đề có 18 quan điểm khác mà nên nói nghĩ muốn nhấn mạnh thêm ý kiến riêng đề nghị hai bên thử lật lại vấn đề lần xem Nếu có tranh cãi, đàm phán căng thẳng yếu tố giá nên chuyển hướng Trước tiếp tục đàm phán giá cả, hai bên nên trao đổi xem xét thêm yếu tố khác lợi cạnh tranh, khả sinh lời, giá trị vơ hình hay điều khoản toán v v Nếu hai bên nhìn thấy lợi ích khác ấn tượng giá khơng q gay gắt tiếp tục đàm phán Nghệ thuật đặt câu hỏi: Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay nói nhiều Người hỏi nhiều người có lợi thế, khơng thơng tin mà tâm lý, tính chủ động đàm phán Những câu hỏi hợp lý khéo léo chứng minhcho đối tác ln ln lắng nghe, quan tâm đến điều họ nói Chính thời gian lắng nghe hai bên phân tích tìm hiểu động cơ, ý muốn đối tác đàm phán Tuỳ trường hợp đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp Câu hỏi trực tiếp thường đặt bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách hai bên đàm phán có nhiều thông tin trước thật bắt đầu đàm phán Các câu hỏi gián tiếp câu hỏi đón đầu, thường sử dụng giai đoạn sau đàm phán thương thuyết Khi cần làm rõ hay khẳng định điều gì, nên đặt câu hỏi cho đối tác cần trả lời có hay không Tất nhiên phải thận trọng đặt nhiều câu hỏi loại gây cho đối tác cảm giác bực khó chịu Biết giới hạn: Người đàm phán cần phải biết phép tới đâu, tự đàm phán tới giới hạn Đâu điểm thấp chấp nhận được? Đâu điểm khơng thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác? Biết giới hạn đàm phán, tức biết thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán chuyển hướng, tìm phương án giải khác Khơng phải đàm phán thương thuyết thương mại dẫn đến thoả thuận hay ký kết hợp đồng Ngưiời có khả đàm phán tốt phải 19 người có đủ dũng cảm đốn, khơng ký kết hợp đồng kinh doanh gây bất lợi cho Tuy nhiên, thực tế, đơi người đàm phán phải biết "đánh đổi"- bất lợi cho điểm đổi lại đối tá phải chấp nhận thiệt thòi điểm khác Để đàm phán thành công, không nên thực cứng nhắc theo nguyên tắc " ăn , ngã không" Thỏa hiệp cần thiết: Để thành công đàm phán kinh doanh, cần có ý thức, tư sẵng sàng thoả hiệp cần thiết Có "một quà nhỏ" , nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác đem lại thương vụ "béo bở" Đàm phán trình thường xuyên phải chấp nhận"cho nhận" , phải cân nhắc so sánh , phải tranh luận chờ đợi Đừng nên để xuất cảm giác lộ liễu có người thắng người thua sau đàm phán, muốn tiếp tục kinh dioanh với đối tác Kết đàm phán hai bên có lợi, trao đổi tự nguyện hai bên Vì vậy, đàm phán không ý cứng nhắc chiều quyền lợi, mục đích riêng bên mà phải ý đến nhu cầu bên Tóm tắt kết luận điểm đạt thoả thuận: Để tránh cho hiểu lầm vơ tình hay hữu ý để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận điểm trao đổi , thống hai bên trước chuyển sang nội dung đàm phán Làm điều tức nhà đàm phán chủ động điều tiết buổi thương thuyết Những điểm chưa rõ giải nhắc lại Nếu khéo léo nhà thương thuyết đưa hướng giải cho điểm nội dung đàm phán Thực việc nhắc lại tóm tắt nội dung đàm phán giúp cho nhà thương thuyết không xa rời mục tiêu đàm phán, q trình đàm phán trở nên có hệ thống, sở cho lần đàm phán 20 ... kết hợp đồng trị giá hàng triệu đô, ngược lại, chủ yếu tuỳ thuộc vảo trình độ, lực tài thỏa hiệp người đàm phán II- PHÂN TÍCH CÁC NGUYÊN TẮC ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG Chú ý cách ăn mặc trang phục đàm phán. .. dàng tiến hành đàm phán, đem lại kết cục đàm phán tốt đẹp Âm điệu không đồng phản ánh mức độ quan trọng người đàm phán với đàm phán Người đàm phán cần ý tới cách sử dụng từ ngữ đàm phán, nắm bắt... khơng khí đàm phán hồ hợp Đồng thời, hành vi, hoạt động người đàm phán phản ánh hiệu đàm phán Tóm lại, người đàm phán xây dựng hình tượng tốt nắm tay quyền chủ động đạt thành cơng rực rỡ đàm phán