Quy trình cho vay tại tổng công ty tài chính dầu khí VN PVFC

QUY TRÌNH CHO VAY TẠI TỔNG CƠNG TY TÀI CHÍNH DẦU KHÍ VN PVFC Tổng Cơng ty Tài Cổ phần Dầu khí Việt Nam (PVFC) tổ chức tín dụng phi ngân hàng, tiền thân Cơng ty Tài Dầu khí, thành lập ngày 19/6/2000 với phương châm hoạt động “Vì phát triển vững mạnh Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam” Ngày 18/03/2008, PVFC thức trở thành Tổng Cơng ty Tài Cổ phần Dầu khí Việt Nam Đây bước chuyển từ Cơng ty 100% vốn Nhà nước lên Tổng Công ty cổ phần điều thay đổi chế hoạt động quản lý doanh nghiệp Ra đời ngày 10/8/2007, PVFC Thăng Long số chi nhánh đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tổng Cơng ty Giống Chi nhánh khác Tổng Công ty, PVFC Thăng Long cung cấp số sản phẩm dịch vụ như: - Đối với khách hàng Doanh nghiệp: + Tín dụng + Thu xếp vốn + Phân tích dự án CDM + Kinh doanh ngoại hối - Đối với khách hàng cá nhân: + Mua bán kỳ hạn + Tín dụng cá nhân + Hỗ trợ đầu tư chứng khoán - Hoạt động đầu tư: + Đầu tư dự án + Uỷ thác đầu tư + Mua bán trái phiếu + Mua bán kỳ hạn chứng từ có giá Tại Phòng Tín dụng - PVFC Thăng Long chuyên viên phải tham gia quy trình tác nghiệp Quy trình cho vay Quy trình tác nghiệp nhằm xác định trình tự, trách nhiệm đơn vị, cá nhân liên quan đến cơng tác cấp tín dụng từ giai đoạn tiếp xúc khách hàng đến ký hợp đồng cấp tín dụng, giải ngân, theo dõi khoản vay thu hồi nợ Các bước thực thể cụ thể theo quy trình tín dụng diễn giải : Quy trình tác nghiệp hoạt động tín dụng: Người thực Chuyên Tiếp viên xúc khách hàng khách hàng Chuyên Hướngviên dẫn KH lập hồ sơ khách hàng Quy trình Ghi Bước Bước Thẩm định hồ sơ khách hàng Chuyên viên tín dụng Bước Lập tờ trình/Phương án cấp tín Chun viên tín dụng dụng/ Đề xuất Bước Trưởng Kýphòng chấp thuận TT Tín dụng Bước Giám Phê đốc duyệt TT Bước Lập HĐTD, HĐ Chuyên viên quản lý chấp/bảo đảm tín dụng có GiámKý đốckết HĐTD Bước Bước Chuyên viên quản lý tín dụng Giải ngân/ Theo dõi khoản vay/ Thu nợ/Thanh lý HĐ Bước Diễn giải Các từ viết tắt: - Hợp đồng tín dụng (HĐTD) - Hợp đồng (HĐ) - Tờ trình (TT) - Khách hàng (KH) Bước 1: Tiếp xúc khách hàng hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ Chuyên viên khách hàng người thực nhiệm vụ tiếp xúc khách hàng, tìm hiểu khai thác nhu cầu khách hàng Bước 2: Hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ Sau chuyên viên khách hàng tìm hiểu đánh giá nhu cầu khách hàng, tiến hành hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn theo quy định cho vay PVFC Đồng thời, lập biên giao nhận hồ sơ có ký hai bên (nêu rõ ngày, giao nhận, bổ sung hồ sơ thiếu có) Trường hợp khách hàng thiếu hồ sơ, yêu cầu bổ sung đủ Chỉ xử lý hồ sơ đảm bảo yêu cầu theo danh mục Sau nhận đủ hồ sơ, chuyển hồ sơ khách hàng sang phận tín dụng để chuyên viên tín dụng tiếp tục thực Bước 3, 4: Thẩm định hồ sơ khách hàng lập tờ trình/Phương án cấp tín dụng/Đề xuất Chuyên viên Tín dụng tiếp nhận hồ sơ từ chuyên viên khách hàng (theo biên giao nhận) Tiến hành thẩm định hồ sơ khoản vay, tính tốn đánh giá hiệu khả trả nợ khoản vay Lập tờ trình cấp tín dụng theo mẫu PVFC nêu rõ ý kiến đề xuất: Cho vay/ Không cho vay Trường hợp không cho vay, chuyển hồ sơ cấp cao xem xét cho ý kiến xử lý Trường hợp đồng ý cấp tín dụng, chuyển hồ sơ Trưởng phòng tín dụng Bước 5: Ký chấp thuận tờ trình Sau nhận hồ sơ từ chuyên viên tín dụng, xem xét nghiên cứu Trường hợp đồng ý với đề xuất chuyên viên tín dụng, ký chấp thuận tờ trình chuyển Giám đốc Trường hợp không đồng ý, chuyển lên cấp cao xin ý kiến xử lý Bước 6: Phê duyệt tờ trình Trong phạm vi thẩm quyền phán quyết, Giám đốc Chi nhánh người xét duyệt cuối đề xuất chun viên tín dụng Trưởng phòng tín dụng Đồng ý: Phê duyệt tờ trình, sau chuyển hồ sơ cho chuyên viên tín dụng để chuyên viên tín dụng phối hợp chuyên viên quản lý tín dụng làm thủ tục cần thiết theo quy định PVFC Khơng đồng ý: u cầu chun viên tín dụng phối hợp chuyên viên khách hàng trả hồ sơ lại cho khách hàng đồng thời có cơng văn giải thích rõ lý khơng chấp thuận cấp tín dụng cho khoản vay Trường hơp vượt hạn mức phán Giám đốc Chi nhánh, chuyển hồ sơ lên cấp cao thuộc Tổng Công ty theo quy định phân quyền phê duyệt để định xem xét việc phê duyệt tín dụng Bước 7: Lập HĐTD, HĐ chấp/bảo đảm có Sau có ý kiến phê duyệt tờ trình cấp tín dụng Giám đốc/Tổng Giám đốc/Hội đồng Quản trị, chuyên viên quản lý tín dụng soạn thảo Hợp đồng (tuỳ theo tính chất yêu cầu khoản vay có Hợp đồng Tín dụng, Hợp đồng bảo đảm, chấp cơng chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm,…) theo nội dung phê duyệt tờ trình cấp tín dụng Chuyển Trưởng phòng Tín dụng, Giám đốc Chi nhánh xem xét Hợp đồng Bước 8: Ký kết Hợp đồng Nếu khơng có ý kiến sửa đổi nội dung điều khoản Hợp đồng tín dụng Hợp đồng khác theo quy định, tiến hành ký kết hợp đồng với Bên vay Bước 9: Giải ngân/Theo dõi khoản vay/Thu nợ/Thanh lý Hợp đồng - Giải ngân: Sau ký kết hợp đồng, khách hàng gửi hồ sơ giải ngân (nếu có), chuyên viên quản lý tín dụng xem xét hồ sơ giải ngân Nếu hồ sơ giải ngân thiếu yêu cầu khách hàng bổ sung, hồ sơ đủ tiến hành làm thủ tục giải ngân trình Trưởng phòng Giám đốc chi nhánh phê duyệt Sau phê duyệt, tiến hành thủ tục cần thiết khác để giải ngân cho khách hàng - Theo dõi khoản vay: Sau giải ngân, chuyên viên quản lý tín dụng phối hợp chuyên viên khách hàng theo dõi, xử lý phát sinh khoản vay, thực kiểm tra sau cho vay định kỳ theo quy định - Thu nợ: Gần đến kỳ trả nợ (gốc, lãi) theo quy định HĐTD, chun viên quản lý tín dụng lập thơng báo trả nợ nhắc nợ với khách hàng để thu nợ hạn - Thanh lý hợp đồng: Sau khách hàng hoàn thành nghĩa vụ theo HĐTD, lý Hợp đồng, lưu hồ sơ * Những bất cập quy trình cho vay: - Sức ép lượng khách hàng phải tiếp xúc, tiêu kinh doanh tiêu dự nợ, doanh thu, lợi nhuận tháng/quý/năm khiến phận khách hàng làm việc thiếu sâu sát, quan tâm nhiều đến lượng, quan tâm đến chất - Bộ phận tín dụng dựa khách hàng phận khách hàng chuyển sang tin tưởng khâu trước bỏ qua thiếu xót dẫn đến rủi ro lớn cho khoản vay - Quy trình có lãng phí chờ đợi q trình xử lý hồ sơ khoản vay: Bộ phận khách hàng gặp gỡ, tiếp xúc, tìm hiểu thơng tin nhu cầu vay vốn khách hàng, sau thu thập đầy đủ hồ sơ chuyển qua phận tín dụng để thẩm định Khi nhận hồ sơ phận tín dụng bắt đầu tìm hiểu thơng tin khách hàng, hồ sơ khoản vay để thẩm định lập tờ trình cấp tín dụng Như vậy, phận tín dụng lại khoảng thời gian để tìm hiểu lại thông tin khách hàng, hồ sơ nhu cầu vay vốn Sau tờ trình cấp tín dụng lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt, chuyên viên quản lý tín dụng nhận hồ sơ soạn thảo hợp đồng cần thiết để bên vay bên cho vay ký kết hợp đồng tín dụng Để soạn hợp đồng với điều khoản chặt chẽ, biện pháp quản lý khoản vay, quản lý tài sản bảo đảm phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực cụ thể, chuyên viên quản lý tín dụng phải đọc hồ sơ khoản vay Do vậy, lại thêm khoảng thời gian để tìm hiểu hồ sơ khoản vay Mặt khác, phối hợp không nhịp nhàng phận khách hàng, cán tín dụng quản lý tín dụng khơng ăn ý dẫn đến thời gian hiệu không cao - Bộ phận tín dụng thẩm định để đưa định tín dụng (vay khơng cho vay) phận hiểu khách hàng, khả trả nợ khoản vay chuyên viên quản lý tín dụng lại phận chịu trách nhiệm thu nợ Vì vậy, cán tín dụng vi phạm đạo đức nghề nghiệp, cố tình đánh giá sai khả trả nợ khách hàng, tính hiệu khoản vay hay trình độ chun mơn cán tín dụng bị hạn chế dẫn đến thẩm định không định tín dụng sai rủi ro tín dụng cao Khi rủi ro xay ra, việc quy kết trách nhiệm cho phận khó * Biện pháp cải thiện quy trình: - Để chuyên mơn hóa khâu xử lý hồ sơ khoản vay, việc chia tách phận cần thiết Tuy nhiên, để giãm lãng phí chờ đợi khâu, phận khách hàng tiếp xúc tiềm hiểu thông tin nhu cầu vay vốn khách hàng phối hợp cán tín dụng Như giảm bớt khoảng thời gian tìm hiểu thơng tin khách hàng, hồ sơ vay vốn - Để tránh việc khó phân chia trách nhiệm phát sinh rủi ro tín dụng: Trong bước quản lý khoản vay khơng có chun viên quản lý tín dụng mà phải có thêm chuyên viên khách hàng chuyên viên tín dụng phối hợp quản lý khoản vay, theo dõi phát sinh xử lý Tuy nhiên, chuyên viên quản lý tín dụng người chịu trách nhiệm việc xử lý khâu nội nhập phần mềm, soạn thảo công văn, biên bản, …Ngoài PVFC cần đưa quy chế phân chia trách nhiệm rõ ràng phận, rủi ro phát sinh khâu trách nhiệm thuộc khâu - Để giảm thiểu phát sinh rủi ro tín dụng đạo đức nghề nghiệp tuyển dụng, PVFC Thăng Long cần phải tìm hiểu, đánh giá kỹ ứng cử viên, ví dụ tìm hiểu qua lý lịch, qua vấn,… - Để giảm thiểu rủi ro tín dụng phát sinh trình độ chun mơn chun viên PVFC Thăng Long nói riêng, PVFC nói chung phải thường xuyên tổ chức khóa đào tạo chun mơn kỹ giao tiếp, làm việc nhóm, , buổi hội thảo chuyên đề có tham gia chuyên gia hay buổi sinh hoạt chuyên môn nội đơn vị để nâng cao kỹ nghiệp vụ, kỹ cần thiết kỹ giao tiếp tiếp xúc với khách hàng, kỹ làm việc nhóm phối hợp phận hay chia kinh nghiệm xử lý khoản vay thực tiễn Theo anh/chị nội dung mơn học Quản trị tác nghiệp áp dụng vào công việc anh/chị doanh nghiệp anh/chị nay? Anh/chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Qua nội dung môn học Quản trị hoạt động, tơi nhận thấy có nhiều nội áp dụng vào hầu hết công việc quản lý khoản vay như: - Loại bỏ số lãng phí (chờ đợi, chất lượng,…) theo phương pháp LEAN cải tiến quy trình cho vay Đó việc tránh thời gian chờ đợi phận thời gian tìm hiểu, đánh giá hồ sơ khoản vay dẫn đến kéo dài thời gian xử lý hồ sơ Hay chất lượng tín dụng cán tín dụng có đạo đức nghề nghiệp kém, cố tình đánh giá sai khoản vay dẫn phát sinh rủi ro rín dụng - Sử dụng nguyên tắc 5S, là: Sắp xếp, bố trí cơng việc cách khoa học, có kế hoạch cụ thể rõ ràng; sẵn sàng hợp tác + Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ phận quy trình cho vay để phận có trách nhiệm với cơng việc Như vậy, giảm thiểu tối đa rủi ro tín dụng + Tiến hành xếp bố trí hợp lý đội ngũ cán có, phù hợp với khâu bố trí để họ đảm nhiệm cơng viẹc khâu đó, ví dụ người có kỹ tốt giao tiếp làm phận khách hàng, chuyên tiếp xúc khách hàng, người có trình độ nghiệp vụ thẩm định khoản vay tốt, đánh giá rủi ro tiềm ẩn, làm phận tín dụng, chun thẩm định hồ sở khoản vay để định tín dụng Còn người cẩn thận, có kỹ soạn thảo văn bản, kỹ xử lý làm phận quản lý tín dụng để soạn hợp đồng chặt chẽ, lưu hồ sơ khoa học, xử lý cơng văn, giấy tờ q trình quản lý, xử lý phát sinh khoản vay + Trong phận phân tách rõ thành nhiều tổ, tổ chuyên làm lĩnh vực khác Ví dụ tổ chuyên cho vay dự án, tổ chuyên cho vay bổ sung vốn lưu động phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, … Trong tổ, phân chia thành nhiều nhóm, ví dụ tổ cho vay dự án chia thành nhóm chuyên cho vay dự án lượng, khoáng sản, nhóm chuyên cho vay dự án bất động sản,… tổ cho vay bổ sung vốn lưu động phục vụ hoạt động chia thành nhóm nhóm chuyên cho vay doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh lĩnh vực nông nghiệp sản xuất chế biến thức ăn gia súc, chế biến hải sản, nhóm chuyên cho vay doanh nghiệp kinh doanh điện tử máy tính, tủ lạnh, ti vi,… nhóm chuyên cho vay doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh nguyên vật liệu xây dựng xi măng, sắt thép, … Như nhóm chuyên một/một vài lĩnh vực cụ thể họ nắm rõ thông tin một/một vài lĩnh vực đó, từ đánh giá rủi ro tiềm ẩn xảy một/một vài lĩnh vực Do vậy, hạn chế tối đa rủi ro tín dụng cho PVFC Thăng Long + Áp dụng chế bổ sung đào thải nhân lực có chế độ đạo tạo, đãi ngộ thích hợp để trì đội ngũ cán có trình độ chun mơn, nghiệp vụ vững có đạo đức nghề nghiệp - Ứng dụng JIT việc tăng cường hoạt động marketing hỗn hợp, hoàn thiện chiến lược quảng bá hình ảnh việc bán hàng, loại bỏ thủ tục, hồ sơ giấy tờ không cần thiết cung cấp dịch vụ Từ trước đến nay, ai/doanh nghiệp biết công ty tài có chức gần giống ngân hàng có chức huy động vốn cho vay, cơng ty tài gặp khó khăn việc huy động vốn cho vay Vì vậy, ứng dụng JIT việc tăng cường hoạt động marketing hỗn hợp, quảng bá hình ảnh PVFC việc cần thiết Nếu doanh nghiệp có nhu cầu vay vốn PVFC Thăng Long tìm hiểu cấp tín dụng, doanh nghiệp có nguồn vốn nhàn rỗi tạm thời, PVFC Thăng Long huy động vốn,… Từ đó, PVFC Thăng Long cung cấp tối đa nhu cầu khách hàng Hay khách hàng giới thiệu cho PVFC Thăng Long khách hàng có nhu cầu,… từ tăng cường mối quan hệ PVFC Thăng Long khách hàng,… - Hồn thiện quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, loại bỏ công đoạn, điểm bất hợp lý, nâng cao phối hợp phận quy trình nhằm giảm bớt thời gian thực hiện, tránh lãng phí vật chất nguồn lực TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình "Quản trị Hoạt động" - Trường Đai học Griggs Hệ thống Quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 PVFC Quy trình nghiệp vụ cho vay PVFC Hết .. .Tại Phòng Tín dụng - PVFC Thăng Long chun viên phải tham gia quy trình tác nghiệp Quy trình cho vay Quy trình tác nghiệp nhằm xác định trình tự, trách nhiệm đơn vị,... hiệu khả trả nợ khoản vay Lập tờ trình cấp tín dụng theo mẫu PVFC nêu rõ ý kiến đề xuất: Cho vay/ Không cho vay Trường hợp không cho vay, chuyển hồ sơ cấp cao xem xét cho ý kiến xử lý Trường... cho vay dự án chia thành nhóm chuyên cho vay dự án lượng, khống sản, nhóm chun cho vay dự án bất động sản,… tổ cho vay bổ sung vốn lưu động phục vụ hoạt động chia thành nhóm nhóm chuyên cho vay