Khi đoàn khách quốc tế là đại diện của UNICEF đến thăm và làm việc tại địa phương sẽ được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, giám đốc sở ngoại vụ và đại biểu các ngành trực tiếp ra đón tiếp.
Trang 1I Công tác lễ tân đón tiếp ngoại giao dành cho đoàn khách quốc tế là đại diện của UNICEF đến thăm và làm việc tại địa phương.
1 Đón tiếp tại trụ sở UBND tỉnh.
Khi đoàn khách quốc tế là đại diện của UNICEF đến thăm và làm việc tại địa
phương sẽ được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, giám đốc sở ngoại vụ và đại biểu các ngành trực tiếp ra đón tiếp Trụ sở Ủy ban nhân dân tỉnh phải được treo cờ của hai nước, trang trí cờ cùng với các khẩu hiệu chào mừng Tiếp theo đó là nghi lễ tặng hoa
cho đoàn khách quốc tế là đại diện của UNICEF cùng với chụp ảnh kỉ niệm và tiếp
đoàn tại trụ sở Ủy ban nhân dân tỉnh
2 Lễ đón.
Lễ đón ở sân bay hay nhà ga thì sân bay hay nhà ga phải treo cờ của tổ chức UNICEF và cờ của Việt Nam, trang trí cờ, khẩu hiệu chào mừng đoàn Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, giám đôc sở ngoại vụ đón tại cầu thang máy, cửa xe, giới thiệu những người ra đón theo thứ tự từ cao đến thấp, có xe cảnh sát dẫn đường lúc đón, tiễn và các hoạt động của đoàn Xe của đoàn gắn cờ của tổ chức và cờ của nước ta
3 Hội đàm.
Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, giám đốc sở ngoại vụ và các đại biểu đón tiếp đại diện tổ chức UNICEF tại phòng khách của ủy ban nhân dân tỉnh Tại hội đàm hai bên bày tỏ các quan điểm nguyện vọng của từng bên Đối với nhà dành cho đoàn đại diện tổ chức phải treo cờ của tổ chức và trang trí đèn màu
4 Tiếp xúc
Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh chủ trì phiên hội đàm, tiếp xúc với đại diện của UNICEF Thành phần dự hội đàm phía tỉnh tương ứng với các thành viên chính thức của Đoàn Địa điểm tại Phòng Khánh tiết - trụ sở Hội đồng nhân dân - Ủy ban Nhân dân Tỉnh Các cuộc tiếp xúc và tham quan khác tùy theo nguyện vọng của khách nhưng phải dựa trên điều kiện cụ thể của địa phương và được cấp có thẩm quyền đồng ý Cụ thể: Đăng ký phòng và cơ sở vật chất tiếp khách; Gửi giấy mời
Trang 2các đơn vị liên quan và khẳng định danh sách tham dự; Chuẩn bị bộ tài liệu sử dụng khi tiếp khách; Chuẩn bị bộ tài liệu cho đại diện địa phương tham dự hội đàm; Chuẩn bị tài liệu cho phía đại diện của UNICEF, gồm các tài liệu giới thiệu lĩnh vực
mà đại diện của UNICEF quan tâm; Chuẩn bị phiên dịch; Mời các cơ quan truyền thông đến dự và đưa tin; Chuẩn bị biển tên đặt bàn hội đàm; Chuẩn bị tặng phẩm; Sắp xếp bàn hội đàm/tiếp xúc
5 Chiêu đãi.
Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức tiệc chiêu đãi Thành phần dự tiệc phía tỉnh có các thành viên tham dự hội đàm, đón tiễn Về phía khách, mời các thành viên chính thức và các viên chức tùy tùng Đoàn
6 Lễ tiễn.
Cơ quan chủ trì tiễn: Ủy ban nhân dân tỉnh
Địa điểm tiễn: Đón, tiễn Đoàn tại sân bay nếu đi bằng đường hàng không, tại địa giới tỉnh nếu đi bằng đường bộ Trường hợp Đoàn khách đi bằng đường thủy sẽ
tổ chức đón tiếp tại bến cảng
Thành phần tiễn: Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở Ngoại vụ, Trưởng hoặc Phó phòng và Chuyên viên phụ trách công tác Lễ tân Sở Ngoại vụ
Lễ tiễn được riển khai thực hiện như sau: Liên hệ với sân bay, nhà ga hay bến cảng xác định ngày giờ khách đi, ấn định thời gian của hoạt động, thông báo cho các thành phần liên quan (cán bộ lễ tân, hậu cần, cảnh sát dẫn đường…); Liên hệ trước với các cơ quan chức năng ở sân bay, nhà ga, bến cảng (Ban giám đốc sân bay, công an cửa khẩu, hải quan…) để tranh thủ giúp đỡ giải quyết các thủ tục xuất nhập cảnh, hộ chiếu, hành lý nhanh chóng thuận lợi cho khách; Cử cán bộ lễ tân ra sân bay, nhà ga, bến cảng trước để gửi hành lý, làm thủ tục xuất cảnh Bố trí xe đưa đón đoàn ra sân bay, nhà ga, bến cảng
Trang 3II Tổ chức tiệc ngoại giao dành cho đoàn khách quốc tế là đại diện của UNICEF đến thăm và làm việc tại địa phương.
1 Chuẩn bị trước
a Về địa điểm:
Địa điểm nhóm chọn để tổ chức tiệc ngoại giao dành cho đoàn khách quốc tế
là đại diện của UNICEF đến thăm và làm việc tại địa phương là nhà khách của địa phương Nhà khách này phải đáp ứng yêu cầu lịch sự, trang trọng
b Về ngày, giờ chiêu đãi:
Tùy thuộc vào số ngày làm việc tại địa phương của đoàn đại biểu để bố trí thời gian tổ chức tiệc chiêu đãi cho hợp lý Có thể chọn buổi tối ngày làm việc đầu tiên hoặc buổi tối ngày làm việc cuối cùng trước khi đoàn rời địa phương Cần lưu ý: Tránh ngày lễ, ngày nghỉ, ngày tang lễ…
c Về thực đơn:
Món ăn gồm đồ nguội và đồ nóng, đồ uống Để quan tâm đến khách, ngoài các vị khách chính, ta cần chú ý hỏi thêm ai ăn kiêng để phục vụ, kể cả những người ăn chay
Đồ ăn: Nên có món ăn truyền thống của dân tộc của địa phương, nhưng tránh những món ăn gây khó xử cho quan khách chưa quen như thịt rắn, thịt rùa, thịt chuột hoặc món phải cầm tay, lột vỏ… Lưu ý: Những chế độ ăn đặc biệt của khách (nếu có) như những món ăn cấm kỵ tôn giáo, chế độ ăn kiêng khem…
Đồ uống: Theo chỉ thị số 26/2006/CT-TTg (ngày 1/8/2006) của Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng về việc “Nghiêm cấm dùng công quỹ làm quà biếu và chiêu đãi khách sai quy định”, theo đó các cơ quan không sử dụng rượu ngoại để tiếp khách Các cơ quan sử dụng các loại rượu truyền thống, của địa phương để tiếp khách như Vang Đà Lạt, Vodka Hà Nội, Hồng Đào…
d Về giấy mời:
Trang 4Giấy mời in theo mẫu thông dụng, trong giấy cần ghi rõ các nội dung cần thiết như: Người mời, nhân dịp gì, Họ tên và chức vụ khách, hình thức chiêu đãi, thời gian, địa điểm chiêu đãi (nếu địa điểm khó tìm, cần có sơ đồ), trang phục cần
có và yêu cầu phúc đáp Văn phong sử dụng phải ngắn gọn, rõ ràng, trôi chảy, không có từ lặp lại Nội dung được thể hiện dưới dạng một câu duy nhất, không có dấu ngắt câu, có nghĩa là giấy mời được đọc liền một mạch Giấy và mực in cũng cần lựa chọn cho thích hợp Loại lấy trắng, giòn, có độ dày vừa phải và mực đen là loại thường được sử dụng rộng rãi nhất
Giấy mời cần được chuyển sớm cho khách (gửi ít nhất là 24giờ trước khi chiêu đãi, nếu đoàn từ xa đến thì gửi ngay khi đoàn đến)
2 Phòng tiếp khách và phòng chiêu đãi.
Phòng tiếp khách, hay còn gọi là phòng chờ đề dành cho các quan khách đến
dự trò chuyện và tiếp xúc với nhau trong khoảng thời gian đợi khách danh dự (nếu có) và khách chính (đại diện của UNICEF) tới
Phòng chiêu đãi cần thoáng mát, bàn ghế bố trí đẹp theo mẫu phù hợp, đảm bảo không chật chội để khách ngồi thoải mái, tự nhiên, không gây trở ngại cho nhân viên phục vụ Cần kiểm tra kĩ lưỡng toàn bộ bàn, ghế đảm bảo không hư, gẫy, sứt
mẻ, bong tróc Ghế của chủ tiệc và khách chính, để dễ nhận biết, tạo thuận lợi khi dẫn khách chính, có thể kéo ra trước hoặc kéo ra khi chủ và khách vừa đến đó
3 Chuẩn bị dụng cụ ăn Âu và cách sắp xếp.
a Kích thước bàn tiệc
Khoảng cách giữa hai chỗ ngồi phải là 60 đến 79 cm
Bàn chữ nhật không nên rộng quá 160cm
b Trang trí bàn tiệc
Các bàn tiệc cần trang trí giống nhau, trừ bàn danh dự để tránh cảm tưởng chủ nhà phân loại khách
Trang 5 Bàn tiệc phải được trải khăn, khăn bàn phải là vải trắng, được là phẳng, trải ngay ngắn, nếu có thể lót một lớp nỉ, dạ hoặc vải dày bên dưới để cho cốc, chén vững chắc, được phủ cách mặt đất vài cm Không trải khăn ni-lông, vải hoa Đối với bàn danh dự ngồi một phía, khăn trải phủ chấm đất ở phía đối diện với cử tọa
Trên bàn tiệc nên trang trí một vài cành lá, hoa tươi cho thêm đẹp đẽ Hoa trang trí bàn tiệc thường theo mùa, nhưng không nên chọn loại hoa có mùi quá gắt làm mất sự hứng thú thưởng thức món ăn Màu sắc nên chú ý
c Các dụng cụ phục vụ bữa ăn và vật trang trí khác dùng trong bàn tiệc:
Các dụng cụ phục vụ bữa ăn:
Vì tính chất của bữa tiệc là tiệc ăn tự phục vụ (buffet party) vậy nên tất cả các dụng cụ ăn đều không được bày sẵn trên bàn tiệc mà được đặt ở vị trí thích hợp ngay tại khu tự chọn món ăn để thực khách trực tiếp lựa chọn loại dụng cụ mà bản thân cảm thấy phục vụ trực tiếp và cần thiết sử dụng cho món ăn mình đã lựa chọn VD: Loại đĩa to phải được đặt tại tất cả các khu đồ ăn Khu súp, cháo, canh và đồ ăn
có nước cần có thêm bát và thìa trũng Khu đồ ăn tráng miệng cần có thìa và dĩa nhỏ phù hợp Các dụng cụ phục vụ ăn uống cần phải rất sạch sẽ, đồng bộ, không được nứt hoặc sứt Đồ dụng cụ càng quý càng thể hiện sự tôn trọng của chủ tiệc đối với khách, tăng cường tình thân, nâng cao tình bằng hữu
Khăn ăn và biển chỉ chỗ ngồi:
Khăn ăn được gấp phẳng, được đặt trong lòng đĩa ăn hoặc bên dưới bộ đồ ăn bên trái Không gấp khăn cầu kỳ, lạ mắt quá mức
Biển chỉ chỗ ngồi (trong trường hợp có yêu cầu về việc sắp xếp chỗ ngồi còn nếu bữa tiệc tôn trọng sự tự do, thân thiện và thoải mái của các vị khách thì phần thủ tục này có thể được bỏ qua ) được làm bằng giấy cứng giống như thực đơn, gấp làm đôi đặt trước đĩa ăn Có 3 cách viết biển chỉ chỗ ngồi: Viết chức vụ, viết chức
vụ và tên, chỉ viết tên
d Cách sắp xếp đồ ăn
Trang 6 Cách xếp món ăn theo chủng loại: Các món súp, cháo, canh (nếu có) xếp cạnh nhau; Các món khai vị, salad, món cuốn xếp cạnh nhau; Các món ăn mặn nóng được xếp cạnh nhau (Nếu có thể nên xếp các món thịt riêng và hải sản riêng); Các món ăn khô, món rán, món ăn nhanh, đồ nguội xếp cạnh nhau; Các món tráng miệng nên tách một khu riêng
Cách xếp món ăn theo chủ đề: Các món Nhật, món Việt Nam, món Âu, Á nên được tách thành từng khu riêng biệt
Lưu ý trong việc bài trí tiệc buffet là ngoài đồ khô và các món đồ nguội, các
đồ ăn khác đều phải có thiết bị, dụng cụ giữ nhiệt đi kèm Chẳng hạn với các món nóng có thể đặt bếp dầu hoặc lựa chọn loại nồi có tích hợp chức năng hâm nóng, giữ nhiệt; với các món lạnh như gỏi cá, thịt hải sản tươi sống cần có khay đá bao quanh…Các món gia vị, đồ chấm đi kèm món ăn nào phải được đặt ngay cạnh món
ăn đó
Trước mỗi khay đồ ăn nên được đặt một dụng cụ lấy thức ăn và một dĩa đỡ để thuận tiện cho thực khách trong quá trình lấy đồ ăn
Trang 7Cờ của UNICEF
+
Lãnh đạo UBND tỉnh Kon Tum đón tiếp bà Lotta Sylwander trưởng đại diện
UNICEF tại việt nam.( tại Phòng khách).
Trang 8Ông Võ Đại, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Ninh Thuận, tặng bằng khen cho bà Lotta Sylwander - Trưởng Đại diện Quỹ Nhi đồng Liên hợp quốc (Unicef) tại Việt Nam trước khi bà nhận nhiệm vụ mới ở Philippine
Ví dụ:
Nhà khách Kim Bình – Tuyên Quang
Nhà khách Số 8 Bạch Đằng – Đà Nẵng
Trang 9Nhà khách Hương Phong – Lai Châu
Ta có thể thấy trong bức ảnh này, bàn tiệc được xếp ở vị trí trung tâm phòng, bàn bày đồ ăn được xếp dọc hai bên tường, giúp cho các vị khách vừa không phải đi quá xa so với bàn ăn để lấy thức ăn, lại vẫn có thể nói chuyện một cách thân tình với nhiều người mà không phải đi lại qua nhiều bàn
Trang 10Trong bức ảnh này, bàn tiệc được bày ở giữa, xung quanh là các bàn ăn của khách.
Còn ở đây, vị trí bàn bày thức ăn được để riêng ra một góc, giúp không gian
đi lại, trò chuyện thân mật giữa khách và chủ được rỗng rãi và thoải mái hơn
Trang 11Trong những bức ảnh trên ta đều có thể thấy, các bàn tiệc được trang trí giống nhau, thể hiện nguyên tắc tương xứng trong quan hệ quốc tế Khăn trải bàn của chủ tịch đoàn thì dùng màu khác để dễ nhận biết Các bàn tiệc trải khăn trắng Mỗi bàn tiệc trang trí hoa tươi theo yêu cầu thẩm mỹ cho phù hợp với thực tế