Xây dựng đề án công tác lễ tân đón tiếp và tổ chức tiệc ngoại giao dành cho đoàn khách quốc tế là đại diện của UNICEF đến thăm và làm việc t

I Cơng tác lễ tân đón tiếp ngoại giao dành cho đoàn khách quốc tế đại diện UNICEF đến thăm làm việc địa phương Đón tiếp trụ sở UBND tỉnh Khi đoàn khách quốc tế đại diện UNICEF đến thăm làm việc địa phương Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, giám đốc sở ngoại vụ đại biểu ngành trực tiếp đón tiếp Trụ sở Ủy ban nhân dân tỉnh phải treo cờ hai nước, trang trí cờ với hiệu chào mừng Tiếp theo nghi lễ tặng hoa cho đoàn khách quốc tế đại diện UNICEF với chụp ảnh kỉ niệm tiếp đoàn trụ sở Ủy ban nhân dân tỉnh Lễ đón Lễ đón sân bay hay nhà ga sân bay hay nhà ga phải treo cờ tổ chức UNICEF cờ Việt Nam, trang trí cờ, hiệu chào mừng đoàn Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, giám đơc sở ngoại vụ đón cầu thang máy, cửa xe, giới thiệu người đón theo thứ tự từ cao đến thấp, có xe cảnh sát dẫn đường lúc đón, tiễn hoạt động đoàn Xe đoàn gắn cờ tổ chức cờ nước ta Hội đàm Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, giám đốc sở ngoại vụ đại biểu đón tiếp đại diện tổ chức UNICEF phòng khách ủy ban nhân dân tỉnh Tại hội đàm hai bên bày tỏ quan điểm nguyện vọng bên Đối với nhà dành cho đoàn đại diện tổ chức phải treo cờ tổ chức trang trí đèn màu Tiếp xúc Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh chủ trì phiên hội đàm, tiếp xúc với đại diện UNICEF Thành phần dự hội đàm phía tỉnh tương ứng với thành viên thức Đồn Địa điểm Phòng Khánh tiết - trụ sở Hội đồng nhân dân - Ủy ban Nhân dân Tỉnh Các tiếp xúc tham quan khác tùy theo nguyện vọng khách phải dựa điều kiện cụ thể địa phương cấp có thẩm quyền đồng ý Cụ thể: Đăng ký phòng sở vật chất tiếp khách; Gửi giấy mời đơn vị liên quan khẳng định danh sách tham dự; Chuẩn bị tài liệu sử dụng tiếp khách; Chuẩn bị tài liệu cho đại diện địa phương tham dự hội đàm; Chuẩn bị tài liệu cho phía đại diện UNICEF, gồm tài liệu giới thiệu lĩnh vực mà đại diện UNICEF quan tâm; Chuẩn bị phiên dịch; Mời quan truyền thông đến dự đưa tin; Chuẩn bị biển tên đặt bàn hội đàm; Chuẩn bị tặng phẩm; Sắp xếp bàn hội đàm/tiếp xúc Chiêu đãi Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức tiệc chiêu đãi Thành phần dự tiệc phía tỉnh có thành viên tham dự hội đàm, đón tiễn Về phía khách, mời thành viên thức viên chức tùy tùng Đồn Lễ tiễn  Cơ quan chủ trì tiễn: Ủy ban nhân dân tỉnh  Địa điểm tiễn: Đón, tiễn Đồn sân bay đường hàng khơng, địa giới tỉnh đường Trường hợp Đoàn khách đường thủy tổ chức đón tiếp bến cảng  Thành phần tiễn: Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Phó Giám đốc Sở Ngoại vụ, Trưởng Phó phòng Chun viên phụ trách công tác Lễ tân Sở Ngoại vụ  Lễ tiễn riển khai thực sau: Liên hệ với sân bay, nhà ga hay bến cảng xác định ngày khách đi, ấn định thời gian hoạt động, thông báo cho thành phần liên quan (cán lễ tân, hậu cần, cảnh sát dẫn đường…); Liên hệ trước với quan chức sân bay, nhà ga, bến cảng (Ban giám đốc sân bay, công an cửa khẩu, hải quan…) để tranh thủ giúp đỡ giải thủ tục xuất nhập cảnh, hộ chiếu, hành lý nhanh chóng thuận lợi cho khách; Cử cán lễ tân sân bay, nhà ga, bến cảng trước để gửi hành lý, làm thủ tục xuất cảnh Bố trí xe đưa đón đồn sân bay, nhà ga, bến cảng II Tổ chức tiệc ngoại giao dành cho đoàn khách quốc tế đại diện UNICEF đến thăm làm việc địa phương Chuẩn bị trước a Về địa điểm: Địa điểm nhóm chọn để tổ chức tiệc ngoại giao dành cho đoàn khách quốc tế đại diện UNICEF đến thăm làm việc địa phương nhà khách địa phương Nhà khách phải đáp ứng yêu cầu lịch sự, trang trọng b Về ngày, chiêu đãi: Tùy thuộc vào số ngày làm việc địa phương đồn đại biểu để bố trí thời gian tổ chức tiệc chiêu đãi cho hợp lý Có thể chọn buổi tối ngày làm việc buổi tối ngày làm việc cuối trước đoàn rời địa phương Cần lưu ý: Tránh ngày lễ, ngày nghỉ, ngày tang lễ… c Về thực đơn: Món ăn gồm đồ nguội đồ nóng, đồ uống Để quan tâm đến khách, ngồi vị khách chính, ta cần ý hỏi thêm ăn kiêng để phục vụ, kể người ăn chay  Đồ ăn: Nên có ăn truyền thống dân tộc địa phương, tránh ăn gây khó xử cho quan khách chưa quen thịt rắn, thịt rùa, thịt chuột phải cầm tay, lột vỏ… Lưu ý: Những chế độ ăn đặc biệt khách (nếu có) ăn cấm kỵ tôn giáo, chế độ ăn kiêng khem…  Đồ uống: Theo thị số 26/2006/CT-TTg (ngày 1/8/2006) Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng việc “Nghiêm cấm dùng công quỹ làm quà biếu chiêu đãi khách sai quy định”, theo quan không sử dụng rượu ngoại để tiếp khách Các quan sử dụng loại rượu truyền thống, địa phương để tiếp khách Vang Đà Lạt, Vodka Hà Nội, Hồng Đào… d Về giấy mời: Giấy mời in theo mẫu thông dụng, giấy cần ghi rõ nội dung cần thiết như: Người mời, gì, Họ tên chức vụ khách, hình thức chiêu đãi, thời gian, địa điểm chiêu đãi (nếu địa điểm khó tìm, cần có sơ đồ), trang phục cần có yêu cầu phúc đáp Văn phong sử dụng phải ngắn gọn, rõ ràng, trơi chảy, khơng có từ lặp lại Nội dung thể dạng câu nhất, khơng có dấu ngắt câu, có nghĩa giấy mời đọc liền mạch Giấy mực in cần lựa chọn cho thích hợp Loại lấy trắng, giòn, có độ dày vừa phải mực đen loại thường sử dụng rộng rãi Giấy mời cần chuyển sớm cho khách (gửi 24giờ trước chiêu đãi, đoàn từ xa đến gửi đồn đến) Phòng tiếp khách phòng chiêu đãi Phòng tiếp khách, hay gọi phòng chờ đề dành cho quan khách đến dự trò chuyện tiếp xúc với khoảng thời gian đợi khách danh dự (nếu có) khách (đại diện UNICEF) tới Phòng chiêu đãi cần thống mát, bàn ghế bố trí đẹp theo mẫu phù hợp, đảm bảo không chật chội để khách ngồi thoải mái, tự nhiên, không gây trở ngại cho nhân viên phục vụ Cần kiểm tra kĩ lưỡng toàn bàn, ghế đảm bảo khơng hư, gẫy, sứt mẻ, bong tróc Ghế chủ tiệc khách chính, để dễ nhận biết, tạo thuận lợi dẫn khách chính, kéo trước kéo chủ khách vừa đến Chuẩn bị dụng cụ ăn Âu cách xếp a Kích thước bàn tiệc  Khoảng cách hai chỗ ngồi phải 60 đến 79 cm  Bàn chữ nhật không nên rộng 160cm b Trang trí bàn tiệc  Các bàn tiệc cần trang trí giống nhau, trừ bàn danh dự để tránh cảm tưởng chủ nhà phân loại khách  Bàn tiệc phải trải khăn, khăn bàn phải vải trắng, phẳng, trải ngắn, lót lớp nỉ, vải dày bên cốc, chén vững chắc, phủ cách mặt đất vài cm Không trải khăn ni-lông, vải hoa Đối với bàn danh dự ngồi phía, khăn trải phủ chấm đất phía đối diện với cử tọa  Trên bàn tiệc nên trang trí vài cành lá, hoa tươi cho thêm đẹp đẽ Hoa trang trí bàn tiệc thường theo mùa, không nên chọn loại hoa có mùi gắt làm hứng thú thưởng thức ăn Màu sắc nên ý c Các dụng cụ phục vụ bữa ăn vật trang trí khác dùng bàn tiệc:  Các dụng cụ phục vụ bữa ăn: Vì tính chất bữa tiệc tiệc ăn tự phục vụ (buffet party) nên tất dụng cụ ăn không bày sẵn bàn tiệc mà đặt vị trí thích hợp khu tự chọn ăn để thực khách trực tiếp lựa chọn loại dụng cụ mà thân cảm thấy phục vụ trực tiếp cần thiết sử dụng cho ăn lựa chọn VD: Loại đĩa to phải đặt tất khu đồ ăn Khu súp, cháo, canh đồ ăn có nước cần có thêm bát thìa trũng Khu đồ ăn tráng miệng cần có thìa dĩa nhỏ phù hợp Các dụng cụ phục vụ ăn uống cần phải sẽ, đồng bộ, không nứt sứt Đồ dụng cụ quý thể tôn trọng chủ tiệc khách, tăng cường tình thân, nâng cao tình hữu  Khăn ăn biển chỗ ngồi:  Khăn ăn gấp phẳng, đặt lòng đĩa ăn bên đồ ăn bên trái Không gấp khăn cầu kỳ, lạ mắt mức  Biển chỗ ngồi (trong trường hợp có yêu cầu việc xếp chỗ ngồi bữa tiệc tơn trọng tự do, thân thiện thoải mái vị khách phần thủ tục bỏ qua ) làm giấy cứng giống thực đơn, gấp làm đơi đặt trước đĩa ăn Có cách viết biển chỗ ngồi: Viết chức vụ, viết chức vụ tên, viết tên d Cách xếp đồ ăn  Cách xếp ăn theo chủng loại: Các súp, cháo, canh (nếu có) xếp cạnh nhau; Các khai vị, salad, xếp cạnh nhau; Các ăn mặn nóng xếp cạnh (Nếu nên xếp thịt riêng hải sản riêng); Các ăn khơ, rán, ăn nhanh, đồ nguội xếp cạnh nhau; Các tráng miệng nên tách khu riêng  Cách xếp ăn theo chủ đề: Các Nhật, Việt Nam, Âu, Á nên tách thành khu riêng biệt Lưu ý việc trí tiệc buffet ngồi đồ khơ đồ nguội, đồ ăn khác phải có thiết bị, dụng cụ giữ nhiệt kèm Chẳng hạn với nóng đặt bếp dầu lựa chọn loại nồi có tích hợp chức hâm nóng, giữ nhiệt; với lạnh gỏi cá, thịt hải sản tươi sống cần có khay đá bao quanh…Các gia vị, đồ chấm kèm ăn phải đặt cạnh ăn Trước khay đồ ăn nên đặt dụng cụ lấy thức ăn dĩa đỡ để thuận tiện cho thực khách trình lấy đồ ăn Cờ UNICEF + Lãnh đạo UBND tỉnh Kon Tum đón tiếp bà Lotta Sylwander trưởng đại diện UNICEF việt nam.( Phòng khách) Ơng Võ Đại, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Ninh Thuận, tặng khen cho bà Lotta Sylwander - Trưởng Đại diện Quỹ Nhi đồng Liên hợp quốc (Unicef) Việt Nam trước bà nhận nhiệm vụ Philippine Ví dụ: Nhà khách Kim Bình – Tuyên Quang Nhà khách Số Bạch Đằng – Đà Nẵng Nhà khách Hương Phong – Lai Châu Ta thấy ảnh này, bàn tiệc xếp vị trí trung tâm phòng, bàn bày đồ ăn xếp dọc hai bên tường, giúp cho vị khách vừa xa so với bàn ăn để lấy thức ăn, lại nói chuyện cách thân tình với nhiều người mà lại qua nhiều bàn Trong ảnh này, bàn tiệc bày giữa, xung quanh bàn ăn khách Còn đây, vị trí bàn bày thức ăn để riêng góc, giúp khơng gian lại, trò chuyện thân mật khách chủ rỗng rãi thoải mái Trong ảnh ta thấy, bàn tiệc trang trí giống nhau, thể nguyên tắc tương xứng quan hệ quốc tế Khăn trải bàn chủ tịch đồn dùng màu khác để dễ nhận biết Các bàn tiệc trải khăn trắng Mỗi bàn tiệc trang trí hoa tươi theo yêu cầu thẩm mỹ cho phù hợp với thực tế  ... hành lý, làm thủ t c xu t cảnh Bố trí xe đưa đón đồn sân bay, nhà ga, bến cảng II T chức tiệc ngoại giao dành cho đoàn khách quốc t đại diện UNICEF đến thăm làm việc địa phương Chuẩn bị trước... nhóm chọn để t chức tiệc ngoại giao dành cho đoàn khách quốc t đại diện UNICEF đến thăm làm việc địa phương nhà khách địa phương Nhà khách phải đáp ứng yêu cầu lịch sự, trang trọng b Về ngày,... chiêu đãi: T y thuộc vào số ngày làm việc địa phương đoàn đại biểu để bố trí thời gian t chức tiệc chiêu đãi cho hợp lý Có thể chọn buổi t i ngày làm việc buổi t i ngày làm việc cuối trước đoàn rời