Quy trình cung ứng và sử dụng nguyên liệu thép xây dựng ở các công trình tại công ty xây dựng dân dụng và công nghiệp delta

Phân tích đánh giá việc áp dụng VSM đối với các chuỗi tạo giá trị vfa tác động trong quy trình cung cấp NLTXD của các công trình xây dựng.3.1.. Tận dụng mặt bằng: NLTXD trong công trường

Quy trình cung ứng và sử dụng nguyên liệu thép xây dựng ở các công trình tại Công ty Xây dựng Dân dụng và Công nghiệp Delta viết tắt là Ltd., Delta.

1 Mục đích:

- Xác định, và trực quan hóa được quy trình quản lý dự án hiện tại ở công ty

- Đánh giá và chỉ ra các nút thắt trong quy trình quản lý dự án hiện tại ở công ty

- Xây dựng được quy trình hợp lý để triển khai áp dụng trong tương lai

- Ứng dụng sơ đồ dòng chảy để xây dựng và phân tích, cải tiến quy trình làm việc

- Đánh giá được hiệu quả mang lại từ việc cải tiến quy trình

2 Nội dung:

Quy trình cung ứng và sử dụng nguyên liệu thép xây dựng ở các công trình tại Công

ty Xây dựng Dân dụng và Công nghiệp Delta viết tắt là Ltd., Delta

3 Mô hình cải tiến

Bước 1: Sơ đồ hóa quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại.

Đây là phương pháp tiếp cận theo quá trình của công ty Công ty sử dụng công cụ Sơ

đồ hóa dòng giá trị (Value stream mapping) để vẽ nên bức tranh về Quy trình cungứng NLTXD ở các công trình

Bước 2: Nêu rõ quy trình, đánh giá, phân tích quy trình và nhận diện các dạng lãng phí của quy trình.

Bước 3: Các giải pháp để giảm trừ các lãng phí và Sơ đồ hóa quá trình hoạt động của tương lai mà công ty đang hướng đến.

Bước 4: Đánh giá hiệu quả sau khi thực hiện các giải pháp và chuẩn hóa lại công việc.

Các nhà lãnh đạo, quản lý công ty luôn phải đưa ra tiêu chuẩn mới trong công việc đểduy trì hoạt động ở mức sau cải tiến và tiếp tục chu kỳ cải tiến mới

Mô hình cải tiến này sẽ phát huy hiệu quả cao nhất trong công ty vì công ty đang áp dụng tốt hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 và đang cải tiến theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và đã triển khai thực hành 5S Như vậy, mô hình này

và quan điểm của các nhà lãnh đạo, quản lý của công ty luôn là định hướng mục tiêu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nó là những nhân tố để giúp công ty tạo ra lợi thế cạnh tranh ngày càng cao trong thị trường trong nước và quốc tế.

II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG - QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY

1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty:

Page 2

P.TGĐ TÀI CHÍNH

P.TGĐ TÀI CHÍNH

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

Phòng

VẬT TƯ - THIẾT BỊ

Phòng

DỰ ÁN ĐẦU TƯ

-Phòng

DỰ ÁN ĐẦU TƯ

-2 Chu kỳ của dự án và nhu cầu NLTXD trong thi công công trình xây dựng.

Công trình thi công xây dựng được hình thành và thực hiện theo Hợp đồng Thi côngxây dựng giữa Ltd., Delta với CĐT hoặc Đơn vị Tổng thầu (gọi là dự án)

Với ứng dụng sơ đồ dòng chảy để xây dựng và phân tích, để cải tiến quy trình làmviệc nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Ltd., Delta Tóm tắtngắn gọn các bước hình thành và kết thúc công trình (dự án) của Ltd., Delta như sau:

Bước 1 Chuẩn bị:

Mua hồ sơ mời thầu nghiên cứu các điều kiện của Hồ sơ mời thầu

Hoàn thiện hồ sơ dự thầu để tham gia dự thầu

Khi có kết quả công ty trúng thầu, tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng với CĐT

Bước 3: Thực hiện dự án

Căn cứ vào hồ sơ thiết kế, bản vẽ kỹ thuật thi công … BQLDA lập và thống nhất tiến

độ thi công … với TCGS, CĐT thực hiện thi công xây dựng công trình

Nhận NLTXD theo đặt hàng với nhà cung cấp cập nhật Đầy đủ - Chính xác - Kịpthời khối lượng Giao - Nhận - Sử dụng NLTXD kết hợp với nhu cầu trong ngắn hạn

và dài hạn để có điều chỉnh kịp thời về khối lượng NLTXD cần sử dụng tiếp theo

Hồ sơ mời thầu

Hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự

duy ệt

Phê duy ệt

Đàm phán Hợp đồng Phê duy

ệt

Phê duy ệt

Hợp đồng

Hợp đồng

Họp khởi động

& TL BQL DA

Họp khởi động

& TL BQL DA

Khảo sát mặt bằng thi công

Khảo sát mặt bằng thi công

Lập kế hoạch chi tiết

Lập kế hoạch chi tiết

Kế hoạch Tài chính

Kế hoạch Tài chính VT, MMTB VT, MMTB Kế hoạch Kế hoạch XD tến độ

Biệp pháp

XD tến độ Biệp pháp

Khởi công

Thi công công trình

Lệnh khởi công

Lệnh khởi công

Giám sát Nghiệm thu Thanh toán

Giám sát Nghiệm thu Thanh toán

Tạm ứng

Thanh toán Khối lượng Công việc

-Hoàn thành

Công việc Khối lượng Hoàn thành

-Hồ sơ Hoàn công Quyết toán

Hồ sơ Hoàn công Quyết toán

Hoàn thành Bàn giao

Hoàn thành Bàn giao Thanh toán

Phê duy ệt

Phê duy ệt

Hoàn thiện thủ tục, hồ sơ tăng/giảm xác định giá trị KLCVHT

Hoàn thiện thủ tục, hồ sơ tăng/giảm xác định giá trị KLCVHT

thầu

N/c

hồ sơ thầu

Hồ sơ Hoàn công Quyết toán

3 Phân tích đánh giá việc áp dụng VSM đối với các chuỗi tạo giá trị vfa tác động trong quy trình cung cấp NLTXD của các công trình xây dựng.

3.1 Tổng quan các mục tiêu của Lean Manufacturing

Là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãngphí trong quá trình sản xuất Lợi ích chính của hệ thống này là giảm giá trị đầu vàocủa NLTXD, giảm chi phí sản xuất và rút ngắn thời gian sản xuất Cụ thể:

1 Phế phẩm và sự lãng phí: Giảm phế phẩm và các lãng phí hữu hình không cần

thiết, như việc sử dụng vượt định mức NLTXD so với tiêu chuẩn đầu vào hay sử dụngkhông hết để lâu không bảo quản được gây rỉ sét không sử dụng được

VD: Như thép sử dụng cho hạng mục có cường độ kéo là 290 mà công trình lại sửdụng thép có cường độ kéo cao hơn là 350 với chi phí đầu vào cao hơn vốn khôngđược CĐT yêu cầu Hay việc sử dụng thép cây có chiều dài là 11 m cần phải được

tính toán cắt cho phù hợp với các hạng mục sử dụng để phần còn lại của cây thépđược sử dụng cho phần khác nếu không sẽ tạo ra hàng loạt phế phẩm (đầu mẩu thừabán sắt vụn) mà hoàn toàn có thể tính toán để ngăn ngừa và giảm thiểu tối đa sự lãngphí.

Với mục tiêu này làm giảm phế phẩm tăng tỷ lệ sử dụng NLTXD vào giá thànhKLSPHT làm giảm Khối lượng nhu cầu đầu vào cung ứng NLTXD của BQLDA

2 Chu kỳ sản xuất: Giảm thời gian sản xuất bằng cách giảm thiểu thời gian chờ đợi

giữa các công đoạn do việc đáp ứng Đầy đủ - Chính xác - Kịp thời NLTXD, cũng nhưthời gian chuẩn bị cho quy trình xây lắp từ khi đưa NLTXD vào gia công đổ bê tôngđến khi đảm bảo độ kết cấu vững chắc của khối bê tông, và thời gian chuyển đổi côngviệc, Hạng mục/Giai đoạn thi công tại công trình

3 Mức tồn kho: NLTXD luôn phải dự trữ cho sản xuất việc giảm thiểu mức hàng tồn

kho ở tất cả công đoạn sản xuất trong quá trình thi công thực hiện dự án với mức tồnkho NLTXD thấp (mức tối thiểu) đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động ít hơn (vốnvay Ngân hàng ít hơn)

4 Tận dụng mặt bằng: NLTXD trong công trường xây dựng nếu để tồn kho sẽ chiếm

diện tích mặt bằng lớn, đặc biệt các công trình thi công nền móng nhà cao tầng códiện tích mặt bằng không lớn và diện tích móng thường chiếm trên 50% diện tích mặtbằng thi công, thì lượng tồn kho NLTXD lớn sẽ gây cản trở, ùn tắc mặt bằng sản xuất

do việc máy móc, thiết bị thi công hoạt động luôn phải di chuyển trong công trườngvậy cần phải giảm thiểu diện tích mặt bằng chứa đựng NLTXD

5 Sản lượng: Việc tổng hợp đồng thời nhu cầu NLTXD của các công trường thi công

trong cùng địa bàn để đặt hàng với nhà cung cấp trong cùng một lô hàng sẽ giảmđược giá mua do lượng lớn của NLTXD và tiết kiệm chi phí giao nhận, vận chuyển

3.2 Tổng quan các nguyên tắc của Lean Manufacturing.

Nguyên tắc 1: Xác định giá trị sản phẩm dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng.

Nguyên tắc đầu tiên của lean cho rằng: Giá trị của một sản phẩm hay dịch vụ được xác định bởi những gì khách hàng thật sự yêu cầu, và sẵn lòng trả tiền để có được.

Điều này có nghĩa doanh nghiệp cần nhận thức rằng: Giá trị của sản phẩm hay dịch

vụ là do khách hàng quyết định chứ không phải do doanh nghiệp tự đưa ra.

Trên thực tế, nếu doanh nghiệp hiểu rõ được nhu cầu của khách hàng, và chỉ tập trungnguồn lực vào các hoạt động đáp ứng nhu cầu đó, thì sẽ giảm thiểu được các hoạtđộng gây ra lãng phí, và tăng được mức độ thỏa mãn cho khách hàng

Nguyên tắc 2: Thiết lập dòng chảy giá trị - xây dựng quy trình

Sau khi xác định được giá trị cho sản phẩm, dịch vụ, bước tiếp theo doanh nghiệp cầnchỉ ra các hoạt động cần thiết để tạo ra giá trị đó, và tiến hành kết nối các hoạt độngnày thành một chuỗi liên tục, xuyên suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

Lean định nghĩa: “Dòng chảy giá trị bao gồm tất cả các hoạt động gia tăng giá trị,

và không gia tăng giá trị cần thiết để biến đổi các nguồn lực đầu vào thành sản phẩm, dịch vụ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng”.

Nguyên tắc 3: Đảm bảo chuỗi giá trị của doanh nghiệp “chảy liên tục”

Các hoạt động cần thiết trong toàn bộ chuỗi giá trị phải được sắp xếp sao cho tạothành dòng chảy liên tục, xuyên suốt các công đoạn sản xuất, đến khi tạo thành sảnphẩm cuối cùng và giao cho khách hàng Nguyên tắc này giúp doanh nghiệp đảm bảotính liên tục trong sản xuất, giảm thiểu các loại lãng phí do phải chờ đợi bán thànhphẩm từ công đoạn trước, hoặc lãng phí do mất cân đối trong cách bố trí công việc vàphân bổ nguồn lực

Nguyên tắc 4: Khách hàng là người thực hiện kích hoạt và kéo chuỗi giá trị:

Nguyên tắc tiếp theo của lean chỉ rõ: Khách hàng là người quyết định khi nào thì cáchoạt động tạo ra giá trị của doanh nghiệp sẽ bắt đầu hoạt động theo dòng chảy

- Đối với khách hàng bên ngoài doanh nghiệp thì: Bộ phận kinh doanh phải trở

thành cầu nối giữa khách hàng và xưởng sản xuất

- Đối với khách hàng trong nội bộ doanh nghiệp: (Lean định nghĩa trong nội bộ doanh nghiệp: Công đoạn sau chính là khách hàng nội bộ của công đoạn trước) thì theo

nguyên tắc này: Công đoạn trước chỉ thực hiện các hoạt động tạo ra giá trị khi có tínhiệu từ công đoạn sau

Nguyên tắc 5: Cải tiến liên tục

Lean đòi hỏi doanh nghiệp phải nỗ lực cố gắng đạt đến sự hoàn thiện bằng cáchkhông ngừng phát hiện và loại bỏ các hoạt động lãng phí Để thực hiện được điều nàydoanh nghiệp cần phải hướng các hoạt động của mình theo mô hình PDCA (vòng trònDeming), lấy những thành tựu doanh nghiệp đạt được ngày hôm này, là mốc so sánhmới cho mục tiêu ngày mai Nhờ đó mà hoạt động cải tiến được duy trì liên tục và cácmức độ lãng phí sẽ được giảm dần theo từng bước áp dụng Lean.

3.3 Tổng quan về công cụ dòng chảy giá trị - Value Stream Map

Lean đinh nghĩa “Sơ đồ dòng chảy giá trị là: Một công cụ quản lý trực quan, mô tả tổng quát tất cả các hoạt động cần thiết khi triển khai sản xuất một nhóm sản phẩm, hoặc cung cấp một loại dịch vụ có quy trình đồng dạng kể từ lúc khách hàng gửi đơn đặt hàng đến khi doanh nghiệp giao hàng”.

Sơ đồ dòng chảy giá trị giúp các thành viên trong công ty nhận thức được tổng thểcác hoạt động đang diễn ra trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ, từ đó xácđịnh được:

- Đâu là các hoạt động ra giá trị, nó chiếm bao nhiêu thời gian

- Đâu là các hoạt động không tạo ra giá trị (lãng phí) nhưng cần thiết nên chưathể loại bỏ được, nó chiếm bao nhiêu thời gian

- Đâu là các hoạt động lãng phí có thể loại bỏ ngay được, và hiên tại nó đanglàm mất bao nhiêu thời gian

 Trên thực tế, mỗi dòng sản phẩm hoặc loại dịch vụ sẽ có hai sơ đồ dòng chảy giá trị:

- Sơ đồ dòng chảy giá trị hiện tại: Mô tả các hoạt động thực tế công ty đang áp dụng.

- Sơ đồ dòng chảy giá trị tương lai: Mô tả các hoạt động mà công ty dự kiến sẽ áp

dụng, sau khi một số các hoạt động lãng phí đã được loại bỏ

3.4 Phân tích, đánh giá cơ hội áp dụng VSM đối với các chuỗi tạo giá trị trong quy trình quản lý dự án hiện tại.

 Chuỗi giá trị thứ nhất : Là quá trình cung cấp sản phẩm ra bên ngoài doanh

nghiệp Quá trình này có đặc điểm là luôn gắn với sự hiện diện của khách hàng

Quá trình

cung cấp

sản phẩm

Năng lực đáp ứng nhu cầu về sản phẩm

Các điều kiện thỏa mãn với sản phẩm

Quá trình thực hiện sản xuất sản phẩm

Giao và Nhận từng giai đoạn sản phẩm

Hoàn thành bàn giao

Rõ ràng các nhân tố tác động lên quá trình này chúng nằm cả ở trong và ngoài tổchức Do đó để cải tiến được mô hình chuỗi giá trị này cần thỏa mãn được nhu cầucủa khách hàng (CĐT và sự đáp ứng của nhà cung cấp), nhu cầu của CĐT được đápứng ở giai đoạn nghiệm thu KLSPHT/GĐ hoặc hoàn thành bàn giao công trình

 Chuỗi giá trị thứ hai : Bao gồm các bước công việc cần thực hiện để cung cấp

NLTXD phải Đầy đủ - Chính xác - Kịp thời cho việc sản xuất tại công trường thicông Chuỗi giá trị này chủ yếu chảy trong nội bộ tổ chức

Sơ đồ chuỗi giá trị theo dòng chảy hiện tại trong nội bộ công ty

Mục tiêu của chuỗi giá trị này là việc cung ứng NLTXD phải Đầy đủ Chính xác Kịp thời theo đúng nhu cầu sản xuất tại công trường phù hợp với khối lượng tiến độthi công, muốn như vậy thì việc xác nhận cung cấp NLTXD đã đặt hàng đảm bảo theoyêu cầu đặt hàng của Hợp đồng với nhà cung cấp Việc kiểm soát quá trình cung cấpNLTXD này liên quan trực tiếp tới phương thức để giao, nhận bởi việc chuẩn bị liênquan đến nhân sự, các công cụ, phương tiện, áp dụng cho phương thức giao, nhận đó.Việc cung cấp và xác nhận thông tin giữa các bộ phận trong công ty liên quan đếnquá trình này phải được truyền đạt trước trong thời gian hợp lý nếu không sẽ phátsinh thời gian chờ đợi của quá trình này nếu thông tin bị tồn đọng Chuỗi giá trị nàycông ty hoàn toàn có thể xử lý các nút thắt hiện có để giải phóng năng lực của từng

-bộ phận tham gia Việc xác định đúng, đầy đủ và kịp thời nhu cầu là con số kế hoạch,

dự báo nếu đạt tỷ lệ chính xác cao chỉ khi việc kiểm soát và phối hợp các bộ phận tốt.Thực tế cho thấy các công trình thi công xây dựng của công ty thường kéo dài tốithiểu là 6 tháng, tiến độ và khối lượng công việc thực hiện luôn được lập kế hoạch chi

tiết nhưng do đặc thù của ngành xây dưng và đặc biệt là sản phẩm thi công nền móngcủa công ty là làm việc ngoài trời do vậy phụ thuộc nhiều vào thời tiết

Giới hạn: Nhu cầu NLTXD luôn đi theo tiến độ và khối lượng thực hiện, với công ty

sẽ tùy theo việc biến động giá và năng lực cung cấp của từng loại NLTXD của cácnhà cung cấp hiện nay trên thị trường để công ty sẽ đặt hàng chọn gói công trình hay

theo HM/GĐ hoặc áp dụng Đơn đặt hàng theo Hợp đồng nguyên tắc Việc đặt mua

NLTXD chọn gói công trình với nhà cung cấp thường không được áp dụng do việcvốn huy động phải vay Ngân hàng và sự biến động khó có thể lường trước về giá vàcông ty không có bộ phận nghiên cứu về biến động giá thép của thị trường Vì vậy

công ty áp dụng việc đặt mua hàng theo Đơn đặt hàng theo Hợp đồng nguyên tắc nó

vừa linh hoạt và phù hợp với nhu cầu thực tế sử dụng của các công trường thi công

4 Thiết lập, phân tích dòng chảy hiện tại và nhận diện các lãng phí

4.1 Xây dựng sơ đồ dòng chảy giá trị hiện tại

Xét chuỗi giá trị gồm các bước công việc cần thực hiện để cung ứng NLTXD chocông trình thi công của công ty Chuỗi giá trị này chảy trong nội bộ tổ chức và chủyếu là các hoạt động hành chính văn phòng Chuỗi giá trị này có chu kỳ lặp đi lặp lạinhiều lần trong suốt thời gian thực hiện dự án, để cải tiến quy trình này ta có thể lựachọn phân tích VMS cho: Quá trình xử lý thông tin, đặt hàng và giao nhận hàng đếnchân công trường thi công

Về mặt lý thuyết, thông thường để lập sơ dòng chảy hiện tại, ta cần xác định được hailoại dòng chảy là: Dòng chảy vật chất và dòng chảy thông tin Tuy nhiên do đặc thùcủa các hoạt động văn phòng nên trong trường hợp này ta nhận thấy dòng chảy vậtchất và dòng chảy thông tin trùng nhau

Do đó áp dụng công cụ VSM với quy trình quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 tạicông ty ta lập được sơ đồ dòng chảy giá trị như sau:

P/T: Thời gian cần thiết để xử lý công việc = 2.040 phút

D/T: Thời gian chờ đợi (thời gian bị ứ đọng giữa các BCV) = 990 phút

L/T: Tổng thời gian hoàn thành công việc = 3.030 phút

4.2 Đánh giá sơ đồ dòng chảy giá trị hiện tại

Để phân tích đánh giá tổng quan mô hình hiện tại ta sẽ sử dụng các nguyên lý củaLean Tuy nhiên do đặc thù của các hoạt động văn phòng rất khó xác định được nhịpnhu cầu (takt time) một cách cụ thể, chính xác Vì trên thực tế, để làm được điều này

ta cần xác định được nhịp nhu cầu và nhịp sản xuất, sau đó xây dựng một hệ thốngKANBAN để cân bằng giữa nhịp nhu cầu, nhịp sản xuất và “khơi thông” cho dòngchảy này

Sau đây ta sẽ lần lượt sử dụng các nguyên lý của lean để đánh giá mô hình:

 Nguyên tắc thứ nhất: Xác định giá trị sản phẩm dịch vụ theo nhu cầu của khách

hàng

Xét trong nội bộ doanh nghiệp: Hệ thống sản xuất Lean manufactory quan niệm rằng

trong một dây chuyền sản xuất thì công đoạn sau chính là khách hàng của công đoạntrước Điều này đặt ra yêu cầu tất yếu là kết quả của công đoạn trước phải thỏa mãnđược nhu cầu của công đoạn sau

Thực tế làm việc của từng bộ phận, cá nhân tham gia vào dòng chảy giá trị ở trên xâydựng được bảng kết quả cụ thể như sau:

BẢNG 1: So sánh nhu cầu đầu vào và kết quả đầu ra theo các bước công

việc thực hiện theo dòng chảy hiện tại chảy trong nội bộ T

T

Đối

tượng

Các bước công việc

Nhu cầu các nguồn lực (tài liệu, thông tin) cần thiết Kết quả đạt được

1 BQLDA

Xác định khối lượng, chủng loại thép cho KLSPHT theo HM/GĐ

- Bảng tiến độ thi công

- Bản vẽ chi tiết kết cấu của đơn vị thiết kế thi công

- Dự toán

- Hợp đồng thi công xây lắp

- Bảng tính khối lượng thép cho từng nhóm KLSPHT

- Bảng tổng hợp khối lượng cho từng loại thép cho KLSPHT theo HM/GĐ

- Bảng tổng hợp khối lượng cho từng loại thép cho KLSPHT theo HM/GĐ

2 Phòng Xem xét, - Bản tiến độ thi công - Bảng tổng hợp khối

kiểm tra và xác định giá trị của từng công trình (BQLDA)

- Bản vẽ chi tiết kết cấu của đơn vị thiết kế thi công

- Dự toán

- Quy định về định mức đơngiá

- Hợp đồng thi công xây lắp

- Bảng tính khối lượng thép cho từng nhóm KLSPHT

- Bảng tổng hợp khối lượng cho từng loại thép cho KLSPHT theo HM/GĐ

- Bảng thuyết minh chênh lệch NL giữa lý thuyết và thực tế tho công tại công trường

lượng và giá trị cho từng loại thép cho KLSPHT theo HM/GĐ

3 PhòngVT-TB

- Tổng hợp khối lượng thép của các công trường trong tháng

- Thông tin các nhà cung cấp thép sẵn sàng cung cấp cho công ty

- Trình TGĐ phê duyệt

- Bảng tổng hợp khối lượng

và giá trị cho từng loại thép cho KLSPHT theo HM/GĐ phòng KH-KT đã xem xét kiểm tra của từng công trường

- Hồ sơ, tài liệu về sản phẩm của các loại thép, bảng giá chào hàng của các đơn vị sẵnsàng cung cấp thép cho công ty

- Bảng tổng hợp khối lượng từng loại thép của tất cả các công trường có nhu cầu về thép xây dựng

- Đề xuất chọn nhà cung cấp sản phẩm thép xây dựng

4 TGĐ

Phê duyệt - Khối lượng từng loại thép

cần mua để cung cấp cho cáccông trường

- Lựa chọn nhà cung cấp cùng các điều kiện cơ bản của việc thỏa thuận với nhà cung cấp

- Khối lượng thép sẽ mua

- Nhà cung cấp được lựa chọn

5 TL.TGĐ Soạn thảo

hợp đồng vớinhà cung cấp

- Khối lượng thép sẽ mua

- Hồ sơ, tài liệu về sản phẩm của các loại thép, bảng giá chào hàng đã thống nhất được TGĐ phê

- Hợp đồng nguyên tắc

duyệt của nhà cung cấp được lựa chọn sẵn sàng cung cấp thép cho công ty

6 TGĐ Ký kết hợp đồng Hợp đồng nguyên tắc - Hợp đồng nguyên tắcđã được ký kết

7 PhòngTC-KT

Tạm ứng Hợpđồng

- Hợp đồng nguyên tắc

- Ủy nhiệm chi thanh toán của Ngân hàng

- Thủ tục chuyển tiền tạm ứng

8 PhòngVT-TB

Đặt hàng - Bảng chia nhu cầu khối

lượng tổng hợp của từng công trường theo định kỳ tuần/tháng để đặt hàng và tổ chức giao nhận

- Lập yêu cầu cung cấp với nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng

- Đơn đặt hàng với cácnhà cung cấp

- Thống nhất về lượng

NL trên từng phương tiện vận chuyển, địa điểm, thời gian giao nhận

9 TGĐ Phê duyệt Phê duyệt đơn đặt hàng Đơn đặt hàng đã được phê duyệt đóng dấu

10 BQLDAP.VT-TB

Giao - Nhận thép xây dựng

- Đơn đặt hàng được nhà cung cấp xác nhận

- Thông tin về từng chuyến hàng của P.VT-TB với nhà cung cấp và BQLDA

- Thực hiện giao nhận

NL thép thực tế với số lương, chủng loại cụ thể tại từng địa điểm

đã thống nhất

- Xác nhận khối lượnggiao, nhận

- Tổng hợp khối lươnggiao nhận chuyển về P.TC-KT

- Hóa đơn tài chính

- Lập thủ tục thanh toán

- Lập ủy nhiệm chi chuyển tiền đến thời hạn thanh toán

- Ủy nhiệm chi ký, đóng dấu

13 P.TC-KT Chuyển tiền - Chuyển Ủy nhiệm chi được - Tiền được thanh toán

ký và đóng dấu đến Ngân hàng giải ngân

cho nhà cung cấp

Nhận xét: : So sánh theo cặp - Kết quả làm việc của bước trước, với nhu cầu nguồn

lực của bước tiếp sau (so sánh theo đường chéo của bảng) ta có các nhận xét sau:Theo sơ đồ chuỗi giá trị theo dòng chảy hiện tại trong nội bộ công ty và đúng trình tựthủ tục công việc có 13 bước công việc để kết thúc một quy trình cung cấp NLTXD.Xem xét tổng thể quy trình theo mục tiêu công việc các BCV tạo nên giá trị đích thực

là hiệu quả của việc cung cấp NLTXD cho các công trường thi công là BCV 8, 9 và

10 (là khi chính thức đặt hàng và giao, nhận) các BCV từ 1,2,3,4,5,6,7,8 ,9 và BCV

11, 12, 13 là các bước công việc hỗ trợ cho việc cung cấp NLTXD được Đầy đủ Chính xác - Kịp thời hay không:

Đầy đủ: Việc để cung cấp được đầy đủ là từ khi xác định nhu cầu của BQLDA

đến khi đặt hàng và giao, nhận về số lượng chủng loại luôn phải thống nhất vớinhau về số lượng từng chủng loại cụ thể việc giao nhận không thừa, không thiếubởi thừa sẽ gây ra tồn kho và thiếu sẽ phải chờ đợi

- Chính xác: Cung cấp chính xác là sự phối hợp giữa phòng VT-TB, BQLDA và

nhà cung cấp phải đúng về số lượng, chủng loại, quy cách bởi có thể đủ về sốlượng nhưng không đúng chủng loại cũng sẽ làm cho việc thi công công trình phảichờ đợi

- Kịp thời: Tính kịp thời là sự cần thiết cấp bách bởi nó là yếu tố làm lãng phí

nhiều nhất các nguồn lực; như thời gian mà xe chuyên chở quá khổ quá tải có thểđược đi vào địa điểm giao nhận, việc bố trí nhân lực, công cụ, dụng cụ, máy mócthiết bị bốc xếp, kiểm đếm … bởi tất cả đều phải chờ đợi do chậm hay khi cần thìkhông có NLTXD và khi có thì chưa cần gây tồn kho

Tính Đầy đủ - Chính xác - Kịp thời là tiêu chí rất quan trọng để đánh giá hiệu quảviệc cung cấp NLTXD có đảm bảo theo nhu cầu của các công trường thi công haykhông Ngoài ra việc tạm ứng, thanh toán cho nhà cung cấp cũng phải đảm bảo theo