Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí.doc

Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí

Lời nói đầu

Trong cơ chế thị trờng hiện nay mỗi doanh nghiệp vừa là ngời sản xuất đồng thời vừa là ngời trực tiếp tiêu thụ sản phẩm làm ra với mục tiêu cuối cùng là đạt lợi nhuận cao nhất Thị trờng luôn luôn thay đổi và trở thành một vấn đề quyết định sự tồn vong của doanh nghiệp Vì vậy mọi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải áp dụng tổng hợp các biện pháp trong đó một trong những biện pháp quan trọng hàng đầu là hoàn thiện công tác tổ chức kế toán của doanh nghiệp nói chung cũng nh công tác kế toán vật liệu nói riêng.

Kế toán vật liệu dù không khó khăn và phức tạp nh kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm hàng hoá nhng nó cũng là một trong những nghiệp vụ không thể thiếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp Đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu chiếm tỷ trọng rất cao trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Có lẽ chính vì lý do này cho nên em đã chọn đề tài :

“ Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí chính xác số 1“

Nội dung của đề tài này là tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu bao gồm cả quá trình hạch toán vật liệu mua vào, xuất ra, phơng pháp kế toán, phơng pháp tính giá, tổ chức sổ kế toán Đề tài này cũng góp phần vào làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận về thực hiện công tác kế toán vật liệu trong quản lý và tổ chức kinh doanh.

Bố cục của luận văn gồm 3 chơng :

Chơng I : Những vấn đề lý luận chung về công tác tổ chức vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

thầy cô giáo , các cán bộ kế toán công ty và các bạn để bài viết của em đợc hoàn thiện hơn.

Vậy đối tợng lao động là gì ? Theo Mác “ Tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở quanh ta mà lao động có ích tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tợng lao động Đối tợng lao động trở thành nguyên vật liệu khi có lao động của con ngời tác động vào “ Chính vì vậy không phải bất cứ đối tợng nào cũng là nguyên vật liệu VD : Sắt nằm trong quặng không phải là nguyên vật liệu mà chỉ sau khi con ngời tiêu hao lao động để tìm ra nó cung cấp cho ngành công nghiệp thì sắt mới đợc gọi là nguyên vật liệu

1.2 Đặc điểm:

Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, không giữ nguyên hình thái vật chất

ban đầu mà biến đổi cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm và kết chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Xét trên hai phơng diện giá trị và hiện vật , vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu của bất kỳ quá trình sản xuất nào Dới hình thái hiện vật , nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng của sản phẩm lao động , còn dới hình thái giá trị vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động , đặc biệt là vốn dự trữ Do vậy việc quản lý vật liệu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp

1.3 Vai trò của vật liệu đối với quá trình sản xuất :

Trong doanh nghiệp sản xuất , chi phí về các loại nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm Ngày nay trong cơ chế thị trờng việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm là vấn đề mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng quan tâm, bởi có hạ giá thành sản phẩm doanh nghiệp mới có điều kiện để tăng lợi nhuận, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh , củng cố vị trí của doanh nghiệp trên thị trờng Do đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải chú ý tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu sao cho cùng một đối tợng vật t nh cũ có thể sản xuất ra một khối lợng sản phẩm nhiều hơn mà chất lợng vẫn đảm bảo để nhằm nâng cao uy tín sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trờng Nh vậy có thể khẩng định rầng vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi phải tăng cờng công tác quản lý vật liệu , góp phần hạ giá thành sản phẩm để giúp các doanh nghiệp có thể cạnh tranh và đứng vững trong cơ chế thị trờng

2 Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu :

Để sản xuất ra một sản phẩm phải sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau , mà mỗi thứ vật liệu lại mua từ nhiều nguồn cung cấp Vì vậy để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục không bị gián đoạn thì việc cung cấp nguyên vật liệu phải kịp thời và đúng thời gian qui định Do đó công tác quản lý vật liệu là vô cùng quan trọng và cần phải đợc tổ chức tốt.

Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ mọi khâu từ khâu thu mua , bảo quản đến khâu sử dụng và dự trữ

- Khâu thu mua : Đòi hỏi phải quản lý quá trình thu mua sao cho đủ về số ợng , đúng về chủng loại, chất lợng đảm bảo , giá cả hợp lý và chi phí thu mua thấp nhất.

l Khâu bảo quản : Phải theo đúng chế độ qui định đối với từng loại vật liệu, tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo để tránh h hỏng, mất mát hao hụt.

- Khâu dự trữ : Để quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục thì tổ chức tôt khâu này , phải dự trữ vật liệu với số lợng hợp lý để không gây ứ đọng vốn mà vẫn đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thờng.

- Khâu sử dụng : Khi đang sử dụng nguyên vật liệu phải thực hiện theo đúng định mức tiêu hao đối với từng thứ , từng loại vật liệu, đảm bảo sử dụng tiết kiệm , hợp lý, có hiệu quả góp phần hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm

Tóm lại , quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp.

3 Vai trò và tác dụng của kế toán vật liệu :

3.1 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật liệu :

Tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp hớng tới mục tiêu cơ bản là thoả mãn đầy đủ , kịp thời thông tin cho quản lý với chi phí ít nhất Xuất phát từ

những yêu cầu về quản lý vật liệu đã trình bày trên, có thể thấy đợc vai trò quan trọng của tổ chức hạch toán vật liệu đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu

- Hạch toán kế toán vật liệu chính xác , kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo doanh nghiệp mới nắm chính xác đợc tình hình thu mua , dự trữ, xuất dùng vật liệu cả về kế hoạch và thực hiện từ đó có biện pháp quản lý thích hợp

- Mặt khác chất lợng của công tác hạch toán kế toán vật liệu có ảnh hởng không nhỏ đến chất lợng của công tác hạch toán giá thành , cho nên muốn hạch toán giá thành chính xác thì khâu đầu tiên cũng phải hạch toán vật liệu chính xác và khoa học.

Xuất phát từ vị trí và yêu cầu quản lý vật liệu của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, nhà nớc đã qui định nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong các xí nghiệp sản xuất nh sau :

- Tổ chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp và thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán và quản lý vật liệu

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Lựa chọn phơng pháp kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ hay phơng pháp kê khai thờng xuyên, từ đó qui định phơng pháp hạch toán và ghi sổ kế toán cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.

- Lựa chọn phơng pháp tính giá vật liệu xuất dùng cho đơn giản, tiện lợi, phù hợp với điều kiện cụ thể.

- Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại vật liệu ở các bộ phận và đối ợng liên quan, kiểm tra, kiểm soát chế độ kiểm kê vật liệu, đánh giá tài sản.

t Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

3.2 Tác dụng của kế toán vật liệu :

- Tổ chức công tác kế toán vật liệu nghiêm chỉnh, kịp thời và chính xác là cơ sở để cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành ở mỗi xí nghiệp thành viên Nếu kế toán vật liệu trực tiếp không tốt sẽ gây ảnh hởng không nhỏ đến việc tính giá thành sản phẩm, dẫn đến tình hình nhà quản lý không nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác.

- Hạch toán vật liệu cung cấp những thông tin giúp cho xí nghiệp có kế hoạch thu mua dự trữ nguyên vật liệu tránh tình trạng làm gián đoạn quá trình sản xuất.

- Nhờ công tác hạch toán vật liệu xí nghiệp mới biết đợc tình hình sử dụng vốn lu động, từ đó đa ra các biện pháp nhằm làm tăng nhanh vòng quay vốn lu động , bảo toàn vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng của đồng vốn

II Những vấn đề chung về tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất :

1 Phân loại và đánh giá vật liệu :

1.1 Phân loại vật liệu :

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau với công dụng trong quá trình sản xuất và tính năng lý hoá học khác nhau Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ, từng loại, từng nhóm vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp.

* Trớc hết căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu đợc chia thành các loại sau :

- Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm nh sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản, bông trong các doanh nghiệp

dệt kéo sợi, vải trong các doanh nghiệp may Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm Ví dụ nh : Sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.

- Vật liệu phụ : vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng nguyên vật liệu chính, tăng chất l-ợng sản phẩm, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm nh các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, xà phòng, giẻ lau

- Nhiên liệu : Trong doanh nghiệp sản xuất nhiên liệu bao gồm các thành phần ở thể lỏng, khí, rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện vận tải nh máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trính sản xuất kinh doanh nh xăng dầu, than , hơi đốt

- Phụ tùng thay thế : là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị mà xí nghiệp mua sắm, dự trữ cho việc phục vụ sữa chữa các phơng tiện máy móc thiết bị nh các vòng bi, vong đệm, săm lốp chứ không phải xí nghiệp tự sản xuất ra đợc hoặc mua ngoài để lắp ráp, gia công thêm sản phẩm của xí nghiệp.

- Thiết bị xây dựng cơ bản : bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản).

- Vật liệu khác : là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nh gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, từng thứ qui cách

* Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng nh nội dung, qui định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành :

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất , chế tao sản phẩm

- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác : phục vụ, quản lý ở các phân ởng, tổ, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp

x-* Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu đợc chia thành :Vật liệu do mua ngoài

Vật liệu tự gia công chế biến

Đánh giá vật liệu

Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định , đảm bảo yêu cầu chân thực và chính xác Đánh giá vật liệu có chính xác , trung thực thì mới đảm bảo đợc cho việc quản lý vật liệu chặt chẽ và có hiệu quả Về nguyên tắc vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lu động phải đợc đánh giá theo giá trị thực tế của vật liệu mua sắm, gia công , chế biến Tức là giá trị của vật liệu phản ánh trên các sổ sách kế toán tổng hợp, trên bảng tổng kết tài sản và các báo cáo kết quả khác nhất thiết phải theo giá trị thực tế Song do đặc điểm vật liệu có nhiều loại , nhiều thứ thờng xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp tôừi hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của vật liệu nên trong công tác kế toán vật liệu còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán của vật liệu

Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho :

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn nhập mà giá thực tế của chúng trong từng trờng hợp đợc xác định cụ thể nh sau :

Đối với vật liệu mua ngoài thì giá trị vốn thực tế nhập kho là giá trị mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế (bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí

thuê kho thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng ) trừ các các khoản chiết khấu giảm giá hàng mua đợc hởng

Đối với vật liệu tự sản xuất : Tính theo giá thành sản xuất thực tế.

-Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến : Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ )

Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức , cá nhân tham gia liên doanh : giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.

Với phế liệu :Giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.Giá vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng

Giá thực tế xuất kho :

Vật liệu mua nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau Vì thế khi xuất kho , kế toán phải tính toán , xác định đợc giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu đối tợng sử dụng khác nhau theo phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán Để tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau :

Phơng pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phơng pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập)

Trong đó :Trị giá vốn thực

tế nhập kho = Giá thực tế của vật liệu xuất gia công chế biến + Các chi phí gia công chế biến

Giá thực tế vật

liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng ì Giá đơn vị bình quân

Phơng pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao Hơn nữa , công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung

Phơng pháp này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này.

Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục đợc nhợc điểm của cả hai phơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

Phơng pháp nhập trớc , xuất trớc FIFO:

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác , cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế số vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.

Phơng pháp nhập sau, xuất trớc:

Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ hoặc cuối kỳ trướcLượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ hoặc cuối kỳ trước

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhậpLượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập

=

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc ở trên Phơng pháp nhập sau, xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát

Phơng pháp trực tiếp :

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với các loaị vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.

Phơng pháp giá hạch toán :

Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức :

Hệ số giá có thể tính cho từng loại , từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.

2- kế toán chi tiết vật liệu 2.1- chứng từ kế toán vật liệu

vật liệu là một trong những đối tợng kế toán , các loại tài sản phải đợc tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ mặt giá trị mà cả mặt hiện vật , không chỉ theo từng kho mà chi tiết theo từng loại , nhóm , thứ và phải đợc tiến hành đồng thời ở các kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở là chứng từ nhập xuất kho các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chức từ , mở các sổ hệ thống kế toán chi tiiết và lựa chọn , vận dụng phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung , công tác quản lý vật liệu nói riêng

theo chế độ chức từ kế toán qui định ban hành theo quyết định 1141 / TC / CĐKT ngày 1 / 11 / 1995 của bộ trởng , bộ tài chính , các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm

Giá thực tế vật liệu xuất dùng hoặc tồn kho cuối kỳ

= Giá hạch toán vật liệu xuất dùng hoặc tồn kho cuối kỳ

ì Hệ số giá vật liệu

phiếu nhập kho ( mẫu 01 – VT )phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT )

phiếu xuất kho kiêm vạn chuyển nọi bộ ( mẫu 03 – VT ) hoá đơn cớc phí vận chuyển ( mẫu 03 – BH )

hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 – BH )

hoá đơn kiêm GTGT ( mẫu 01 – GTGT ) và hóa đơn bán hàng ( mẫu 02 – GTGT ) ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc , trong doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán nh :

phiếu xuất vật t theo hạn mứ c ( mẫu 04 – VT )biên bản kiểm nghiệm vật t ( mẫu 05 – VT )phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 – VT )

Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ, về các nghiệp vụ kinh tế -tài chính phát sinh.Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do kế toán trởng qui định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan.

2.2 sổ kế toán chi tiết vật liệu Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán nh sau:

hoạch toán tình hình nhập khẩu - xuất - tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lợng và giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp.Ngoài các sổ kế toán chi tiết vật liệu nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập- xuất -luỹ kế tổng hợp, nhập - xuất - tồn kho vật liệu phục vụ cho việcghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản nhanh chóng và kịp thời.

2.3 các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu.

Việc ghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán, cũng nh kiểm tra đối chiếu số liệu giữ hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán đợc tiến hành theo các phơng pháp sau.- Phơng pháp thẻ song song

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.- Phơng pháp sổ số d

Nội dung ghi chép nh sau:

- ở kho: cả ba phơng pháp việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập - xuất tồn kho vật liệu đều thực hiện trên thẻ kho và do thủ kho ghi chép Thẻ kho chỉ phản ánh chỉ tiêu số lợng vật liệu nhập - xuất - tồn kho Thẻ kho đợc mở cho từng thứ, từng loại vật liệu phù họp với yêu cầu quản lý và phân loại vật liệu Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để tiến hành ghi sốl-ợng,lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu lên phòng kế toán.

- ở phòng kế toán: Căn cứ để tiến hành ghi chép đều là các phiếu nhập, phiếu xuất mà thủ kho gửi lên Tuy nhiên ở mỗi phơng pháp có khác nhau về cách mở sổ nhng mục đích cuối cùng là quản lý vật liệu ở mặt giá trị.

*phơng pháp thể song song

Sơ đồ 1: kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song.

Thẻ kho

Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng

Phơng pháp ghi thẻ song song có u điểm ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu Nhng nhợc điểm lớn nhất là viêc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng thờng áp dụng với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu khối lợng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thờng xuyên và có trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế.

* Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Từ chứng từ nhập - xuất kế toán lập bảng kê nhập - xuất Cuối tháng, kế toán tiến hành mở sổ đối chiếu luân chuyển Sổ đối chiếu luân chuyển đợc theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị.

sơ đồ 2: kế toán chi tiết vật liệu

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển giảm đợc khối lợng ghi chép, do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, giảm đợc số lợng sổ sách Vẫn ghi trùng lặp chỉ tiêu số lợng với thủ kho, áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập - xuất không nhiều, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu.

* Phơng pháp sổ số d:

Khi nhận đợc các phiếu nhập, xuất vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập - xuất Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất lập bảng luỹ kê nhập, luỹ kế xuất Cuối tháng từ bảng luỹ kế nhập, xuất lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.

sơ đồ 3: kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng

Sổ đối chiếu luân chuyển

Thẻ kho

Chứng từ xuất

Bảng kê xuất Bảng kê nhập

Chứng từ nhập

Sổ đối chiếu luân chuyển

Sổ số d

Phơng pháp sổ số d đã giảm bớt khối lợng kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng Nhng nhợc điểm là do kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị, nên qua số liệu không thể biết đợc số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu mà phải xem tên thẻ kho mới có thể biết đợc điều đó Ngoài ra, việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn sẽ khó khăn áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nhập, xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng trớc hệ thống danh điểm vật liệu, dùng gía hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tơng đối cao

3.1 phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t,hàng hoá trên sổ kế toán.

Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên, các tài khoản kế toán hàng tồn kho đợc dùng để phản ánh tình hình biến động tăng giảm vật t, hàng hoá Vì vậy giá trị của vật t hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật t, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với vật t hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán Về nguyên tắc sổ tồn kho thực tế luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời Phơng pháp kê khai thờng xuyên có thể áp dụng cho

mọi loại doanh nghiệp Kếtoán vật liệu theo phơng pháp KKTX ta sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 152:"nguyên vật liệu" Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại vật liệu, nguyên liệu của doanh nghiệp.Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2, cấp 3 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Tài khoản 331:"phải trả cho ngời bán" Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp, lao cụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản 331 đợc mở sổ theo dõi chi tiết từng đối tợng cụ thể, từng ngời bán, ngời nhận thầu.

- Tài khoản 151:"hàng mua đang đi dờng" tài khoản này dùng để phản ánh tri giá của các loại hàng hoá, vật t (nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ) mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cha về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đờng vận chuyển ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng kiểm nghiệm nhập kho Ngoài ra còn nhiều TK khác nh tk 111, 112, 154, 621, 622, 627 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKTX đợc khái quát bằng sơ đồ sau :

Sơ đồ 4: sơ đồ kế toấn tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKTX. TK 151 TK 152 TK 331

Nhập kho hàng đi đờng Chiết khấu mua hàng của kỳ trớc đợc hởng, giảm giá hàng mua

TK 111.112.141 TK 627.641.642 NVL mua ngoài nhập kho Xuất kho NVL dùng cho

SXKD và XDCB

TK 333 TK 632 (157) Thuế nhập khẩu tính Xuất bán , gửi bán

vào giá trị NVL nhập kho

TK 411 TK 154 Nhận cấp phát, tăng thởng NVL xuất kho thuê ngoài

vốn góp liên doanh gia công

TK 338 TK 128.222 NVL thừa ki kiểm kê Xuất góp vốn liên doanh

TK 154 TK 138.334.821 NVL thuê ngoài chế biến NVL thiếu khi kiểm kê

nhập kho

TK 128.222 TK 621 Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất dùng trực tiếp cho

sản xuất sản phẩm

TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá Chênh lệch giảm do đanh giá lại tài sản lại tài sản

Số d cuối kỳ xxx

3.2 Phơng pháp kiểm kê kiểm tra định kỳ.

Phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKTX) là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật t, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá vật t đã xuất trong kỳ theo công thức:

Trị giá = Tổng trị giá ± chênh lệch trị giá tồn kho cuốihàng xuất hàng nhập kỳ và đầu kỳ.

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật t, hầng hoá (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Giá trị của hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ đợc theo dõi phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng ( TK 611:mua hàng).

Công tác kiểm kê hàng hoá, vật t đợc tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị vật t, hàng hoá tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán của các tài khoản hàng tồn kho.Đồng thời căn cứ vào trị giá vật t, hàng hoá tồn kho để xác định trị gía vật t hàng hoá xuất kho trong kỳ(tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán) làm căn cứ ghi sổ kế toán của TK611 -"mua hàng" Nh vậy khi áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán ( để kết chuyển số d đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).

Phơng pháp kiểm kê định kỳ thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá, vật t vôứi qui cách, mẫu mã rất khác nhau,giá trị thấp, hàng hoá, vật t xuất dùng xuất bán thờng xuyên ( cửa hàng bán lẻ ).

Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có u điểm là đơn giản,giảm nhẹ khối ợng công việc hạch toán Nhng độ chính xác về giá trị vật t, hàng hoá xuất dùng, xuất bán bị ảnh hởng của chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi.

l-Các tài khoản sử dụng trong phơng pháp kiểm kê định kỳ:

- TK 611: TK này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mua vào trong kỳ.

Sơ đồ 5: sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKĐK. TK 152 TK 611 TK 153.152 Kết chuyển giá trị vật liệu Giá thực tế tồn kho cuối kỳ

tồn kho đầu kỳ

TK 111.112.331 TK 111.112.331 Trị giá thanh toán cha có VAT Chiết khấu mua hàng đợc hởng

TK 133 giảm giá hàng mua trả lại VAT đầu vào TK 632 đợc khấu trừ Xuất kho vật liệu để bán

TK 333 TK 641.138.334 Thuế nhập khẩu Vật liệu bị thiếu hụt mất mát

vào giá trị NVL nhập kho

TK 411 TK 621.622 Nhận vốn góp liên doanh Xuất dùng cho SXKD

TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do Chênh lệch giảm do đánh đánh giá lại TS giá lại tài sản

3.3 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu.

Công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo định kỳ thông qua quá trình ghi chép, theo dõi, tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán.

Việc mở hệ thống sổ kế toán tổng hợp vật liệu phụ thuộc vào từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp đó áp dụng.

a Với hình thức kế toán nhật ký chung thì sổ kế toán tổng hợp vật liệu bao gồm:

- Sổ nhật ký chung: phản ánh tình hình nhập, xuất kho vật liệu theo trình tự thời gian, bên cạnh đó nó thể hiện quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) nhằm phục vụ việc ghi sổ cái.

- Sổ cái tài khoản 152:Ghi chép nhiệm vụ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong niên độ kế toán.

- Nhật ký mua hàng:là sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép vụ mua nguyên vật liệu theo cả hai hình thức mua chịu và trả tiền ngay.

Sơ đồ 6:Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung.

Ghi hàng ngày.

Ghi định kỳ (5, 7 ngày) Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng.

b.Hình thức nhật ký sổ cái thì sổ kế toán tổng hợp vật liệu bao gồm:

Chứng từ gốc

Nhật ký chung

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toánSổ cáiNhật ký

Bảng tổng hợp chi tiết

- Nhật ký sổ cái: Các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất kho vật liệu đều đợc phản ánh trên cùng một sổ này.

Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp chung gồm 2 phần:Phần nhật ký phản ánh nghiệp vụ về vật liệu phát sinh theo thoời gian, phần sổ cái phản ánh theo nội dung nhập, xuất vật liệu.

c Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì sổ kế toán tổng hợp vật liệu bao gồm:

- Sổ đăng ký chhhứng từ ghi sổ: phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu theo trình tự thời gian (nhật ký) Sổ này còn dùng để đăng ký nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh.

- Sổ cái tài khoản 152: ghi chép kiểm tra, đối chiếu với số liệu về nguyên vật liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từghi sổ, các sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu dùng để lập báo cáo tài chính.

Tổng số tiền trên sổ = Tổng số phát sinh bên nợ (hoặc bên có) củađăng ký chứng từ ghi sổ tất cả các TK trong sổ cái (hay BCĐKT)

Sơ đồ 7:Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.

Bảng kê tổng hợp

sổ (thẻ) hạch toán chi tiết

Chứng từ ghi sổSổ cái

Bảng cân đối tài khoảnSổ đăng ký

chi tiếtC- T - G - S

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

d- Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ, sổ kế toán tổng hợp vật liệu bao gồm:

- Nhật ký chứng từ: phản ánh theo vế có của tài khoản.

+ Nhật ký chứng từ số 1: Ghi có TK 111 ghi nợ TK152: mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt.

+ Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 112 ghi nợ TK152: mua nguyên vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng.

+ Nhật ký chứng từ số 4: Ghi có TK 311, 341 ghi nợ TK152: mua nguyên vật liệu bằng tiền vay ngắn hạn, dài hạn.

+ Nhật ký chứng từ số 5 : Ghi cóTK 331, ghi nợ TK 152: mua nguyên vật liệu a thanh toán.

ch-+ Nhật ký chứng từ số 6: Ghi có TK 151, ghi nợ TK 152: nguyên vật liệu đi đờng đã về tới kho.

+ Nhật ký chứng từ số 7: Ghi có TK 152, ghi nợ TK 621:xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất.

+ Nhật ký chứng từ số 10: Ghi có TK 141, ghi nợ TK 152: mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng.

- Bảng kê: Đối với những bảng kê có liên quan đến nguyên vật liệu đợc sử dụng trong trờng hợp các chỉ tiêu hạch toán không thể hiện trực tiếp trên các nhật ký chứng từ.

Trong kế toán tổng hợp vật liệu đáng chú ý đến là bảng kê số 3 dùng để tính giá thành thực tế vật liệu.

- Sổ cái TK 152: Phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số d cuối tháng họăc cuối kỳ.

+ Số phát sinh có của TK 152: đợc phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ nhật ký chứng từ ghi có tài khoản 152, số phá sinh nợ đợc phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng có lấy từ các nhật ký có liên quan.

Sổ cái TK 152 chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật kký chứng từ.

Hình thức nhật ký chứng từ thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lợng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán Tuy nhiên trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy.

Sổ (thẻ) hoạch toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Trên đây là toàn bộ phần lý luận chung về vật liệu và tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Nợ là cơ sở hạch toán ở từng doanh nghiệp Song lý luận không thể bao quát hết những đặc thù của doanh nghiệp.

Ta có thể tìm hiểu điều này qua thực tế công tác kế toán vật liệu tại công ty cơ khí chính xác số 1.

- Thời kỳ mới thành lập( 1978-1981 ).

Từ một xí nghiệp nhỏ đi lên, cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, sản xuất cha ổn định, cha có phơng án sản xuất phù hợp với khả năng và nhiệm vụ sản xuất Một số danh mục sản xuất lúc đó dới dạng đơn chiếc, nhu cầu thị trờng cha tập trung, nhiều sản phẩm do công ty sản xuất trên thị trờng nh: La bàn lâm nghiệp, Panen thủy lực Đa số sản phẩm cha có giá trị, hiệu quả sản xuất còn thấp.

Lúc đầu giá trị tổng sản lợng còn thấp từ 1,2 -> 2 triệu đồng/năm, tổ chức sản xuất còn nhiều mặt hạn chế, vốn cố định không đáng kể Máy móc thiết bị thô sơ, nghèo nàn, chuyên môn hoá theo dạng công nghệ thấp, các hoạt động sản xuất kinh doanh cha tạo đợc nếp trong trong một xí nghiệp công nghiệp Qua 3 năm kể từ khi thành lập, công

ty đã đa vào sản xuất 18 loại sản phẩm Cuối cùng công ty đã tìm đợc loại sản phẩm mới phù hợp với khả năng, nhu cầu thị trờng đó là quạt điện và một số sản phẩm khác.

- Thời kỳ thứ hai( 1982-1989 ).

Sau khi định hớng đợc sản xuất công ty đã phát triển không ngừng, giá trị tổng sản lợng đã tăng dần lên, mức tăng bình quân từ 1982 -> 1989 là 1,283 lần Thời kỳ này công ty đa dạng hoá sản phẩm, đáp ứng ba chơng trình kinh tế của Đảng là: phục vụ sản xuất nông nghiệp, xuất khẩu và hàng tiêu dùng Để có nhiều loại sản phẩm phục vụ cho nhu cầu xã hội, công ty đã từng bớc tập trung đầu t chiều sâu, vừa cải tiến những công nghệ sẵn có, vừa nhanh chóng ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ mới vào sản xuất để tổ chức xây dựng mới những dây chuyền phù hợp với nhiệm vụ phát triển Hầu hết cơ sở vật chất phục vụ cho sản xuất đã đợc cải tiến lại toàn bộ, một số phân x-ởng mới đợc hình thành Các phòng ban mới đợc sắp xếp, nhiều máy móc thiết bị mới đợc bổ sung, hàng ngàn khuôn mẫu có giá trị cao đợc tạo ra Đội ngũ cán bộ công nhân viên đợc trởng thành về mọi mặt, nhà xởng kho tàng đợc xây dựng, đời sống cán bộ công nhân viên đã đợc cải thiện toàn diện.

- Thời kỳ xoá bao cấp (1989 - 1994).

Khi nhà nớc ta có chủ trơng chuyển đổi cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, một lần nữa, công ty lại đứng trớc những khó khăn và thử thách mới, nhng trong thời kỳ này công ty đã cố gắng nhanh chóng thích nghi với cơ chế thị trờng Để định hớng đúng cho sản xuất, công ty đã gắn kế hoạch sản xuất với tiêu thụ sản phẩm Thờng xuyên nghiên cứu thị trờng, thông qua thị trờng để sản xuất ra những mặt hàng mà thị trờng cần, từ đó xác định đợc hiệu quả kinh tế và có chơng trình đầu t kĩ thuật phù hợp Sản phẩm do công ty sản xuất ra không ngừng đợc cải tiến, chất lợng ngày càng đợc nâng cao, hình thức mẫu mã đẹp, mở rộng tính năng sử dụng của sản phẩm, giá cả phù hợp đợc ngời tiêu dùng chấp nhận, sản xuất đến đâu tiêu thụ ngay đến đó Sản phẩm mới đợc sản xuất nhanh, kịp thời nên cạnh tranh đợc với các sản phẩm cùng loại khác trên thị trờng Sản phẩm của công ty sản xuất đợc tín nhiệm cao và có chỗ đứng tơng đối vững chắc trên thị trờng.

- Thời kỳ mới (1994 - 1999).

Có thể nói thời kỳ này là thời kỳ phát triển của công ty, sản phẩm quạt điện của công ty đợc tiêu thụ mạnh trên thị trờng cả nớc Đặc biệt trong 2 năm 1994 ữ 1995, công ty sản xuất và tiêu thụ một khối lợng quạt lớn, vòng quay của vốn tăng nhanh 4 -> 5 lần/ năm, cao nhất từ trớc đến nay Tuy có gặp khó khăn trong khâu tiêu thụ năm 1996 nhng trong năm 1997, công ty lại tìm đợc thị trờng tiêu thụ do cải tiến mẫu mã sản phẩm, chất lợng sản phẩm tăng lên phù hợp với nhu cầu thị trờng ngày càng cao.

Hơn hai mơi năm hoạt động, mặc dù trải qua nhiều bớc thăng trầm thay đổi ,với nghị lực, tính sáng tạo và sự năng động dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm cùng với sự phấn đấu nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên Công ty cơ khí chính xác số 1 đã lớn mạnh không ngừng Từ chỗ cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu, cán bộ kỹ thuật còn ít, máy móc thiết bị không đồng bộ Tới nay công ty đã phát triển cả về quy mô và chất lợng với diện tích 22.000m2, có 225 thiết bị cắt gọt, đột dập, hơn 400 cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và tay nghề khá Công ty đã từng b-ớc khẳng định chỗ đứng của mình trong cơ chế thị trờng.

II Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Đặc điểm về nhiệm vụ và tính chất sản xuất của công ty.

Là một doanh nghiệp nhà nớc, công ty cơ khí chính xác số 1 chuyên sản xuất các loại quạt điện, động cơ, bơm thuỷ lực, bảo dỡng các phơng tiện vận tải đờng bộ, kinh doanh xe gắn máy và sản xuất các phụ kiện xe găn máy Honda Bớc sang cơ chế thị tr-ờng tự hạch toán độc lập thì từ khâu NVL, sản xuất, quản lý, điều hành đến tiêu thụ đòi hỏi công ty phải tìm riêng cho mình một hớng đi thích hợp Vì vậy, muốn sản phẩm của mình sản xuất ra đợc thị trờng chấp nhận thì nhà sản xuất phải đặc biệt quan tâm đến vấn đề tiêu thụ và nghiên cứu sao cho sản phẩm sản xuất ra phù hợp với thời điểm trên thị trờng, đảm bảo chất lợng, mẫu mã kiểu dáng đẹp

Do kết cấu tính chất sản phẩm rất phức tạp đòi hỏi cán bộ công nhân viên chức vừa là ngời có kinh nghiệm, kỹ năng, kỹ xảo, vừa là ngời có óc tiếp thu nhanh những tiến bộ của khoa học kĩ thuật, có lòng nhiệt tình hăng say với công việc và luôn phát huy những sáng tạo mới.

Đặc điểm về công nghệ chế tạo sản phẩm của công ty.

Là một đơn vị chuyên sản xuất sản phẩm cơ khí phục vụ tiêu dùng và một bộ phận khai thác mỏ, nguyên vật liệu chính là: sắt, thép, kim loại màu và nhựa dẻo.

Quá trình chế tạo sản phẩm phải qua 3 giai đoạn công nghệ Có thể tóm tắt nh sau:- Quá trình tạo gói.

- Quá trình gia công cắt gọt.- Quá trình lắp ráp thành phẩm.Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất.

Quạt điện là một mặt hàng sản xuất chủ yếu của công ty, quy trình công nghệ sản xuất quạt điện là quy trình sản xuất phức tạp theo kiểu liên tục Sản phẩm quạt điện phải trải qua nhiều phân xởng sản xuất mới hoàn thành và nhập kho Do tính chất sản xuất và quy trình công nghệ nh vậy mà các loại nguyên vật liệu sử dụng cho các phân xởng sản xuất đều mang những nét đặc trng khác nhau.

Trong quá trình sản xuất ở các phân xởng có thu đợc phế liệu nh: sắt, thép, đồng, nhôm vụn hay những sản phẩm hỏng bị loại ra trong quá trình sản xuất Phế liệu thu hồi không đợc sử dụng lại trong quá trình sản xuất sau nhng giá trị của nó đợc tinh giảm chi phí sản xuất Ngoài nguyên vật liệu thì máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất quạt điện cũng đa dạng nh máy phay, máy bào, máy tiện, máy mài, các loại đồng hồ đo Tuy nhiên, máy móc thiết bị của công ty đa số đã cũ, lạc hậu nh máy vạn năng của Liên Xô, Trung Quốc, Pháp nên hiệu quả sản xuất cha cao.

Vừa qua, công ty có thay đổi dây chuyền lắp ráp quạt, một số máy móc thiết bị, ơng tiện gia công chính xác đáp ứng cho quy trình sản xuất quạt điện của công ty.Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất quạt điện:

ph-3.Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất ở công ty.

3.1.Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý.

Là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, công ty cơ khí chính xác số 1 tổ chức, quản lý theo cơ cấu trực tuyến - chức năng Ban giám đốc công ty lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp tới từng phân xởng sản xuất Công ty quy định một số nhân viên kinh tế, kỹ thuật thuộc biên chế của phân xởng Các phòng ban chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho ban giám đốc, đảm bảo cho hoạt động sản xuất của công ty thông suốt.

- Đứng đầu là giám đốc công ty chịu trách nhiệm chung, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, các phân xởng về mọi mặt sản xuất kinh doanh của công ty.

- Hai phó giám đốc có nhiệm vụ giúp giám đốc chỉ đạo trực tiếp các bộ phận đợc phân công, uỷ quyền.

+ Một phó giám đốc phụ trách sản xuất kỹ thuật.

+ Một phó giám đốc phụ trách khối hành chính quản trị.

Công ty có 07 phòng ban, mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ, chức năng riêng và đều ớng vào mục đích tổ chức phục vụ tốt công tác sản xuất kinh doanh của công ty

h Phòng quản trị h y tế: có nhiệm vụ chăm lo đời sống sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên và giúp đỡ các phòng ban khác hoàn thành nhiệm vụ.

- Phòng tổ chức lao động và tiền lơng: có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao động trong công ty về số lợng, trình độ tay nghề từng phòng ban, phân xởng Thực hiện chế độ chính sách của nhà nớc về lao động tiền lơng.

- Phòng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ là giúp giám đốc trong việc tổ chức tiêu thụ thành phẩm, đồng thời theo dõi sự biến động của thành phẩm về chỉ tiêu số l-ợng.

- Phòng kế hoạch - vật t: nhiệm vụ của phòng là mua sắm, cung cấp nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, tham mu cho giám đốc về kế hoạch tháng, quý, năm.

- Phòng kỹ thuật (KCS): phụ trách việc thực hiện các quy trình công nghệ sản xuất đảm bảo chất lợng sản phẩm, nghiên cứu chế thử sản phẩm mới, theo dõi sửa chữa thiết bị, đa ra các dự án mua sắm thiết bị mới, kiểm tra chất lợng sản phẩm nhập kho.

- Phòng tài vụ: có nhiệm vụ là giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê, kế toán, tài chính của công ty Thực hiện đúng các chế độ, các quy định về quản lý tiền, tài sản và các chế độ khác của nhà nớc.

- Phòng bảo vệ: có nhiệm vụ giúp giám đốc công tác bảo vệ, tự về, phòng chống cháy nổ, giữ gìn đảm bảo trật tự, an ninh trong hoạt động sản xuất kinh doanh.-Quản đốc phân xởng.

Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cho ta thấy công ty có một cơ cấu tổ chức quản lý gọn nhẹ, linh hoạt, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.

3.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất.

Công ty cơ khí chính xác số 1 là đơn vị sản xuất hàng công nghiệp tiêu dùng hàng loạt theo nhu cầu của thị trờng Tổ chức sản xuất của công ty gồm có 6 phân xởng sản xuất chính và một phân xởng phục vụ Mỗi phân xởng có chức năng và nhiệm vụ khác nhau, kết hợp hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình chế tạo sản phẩm Nhiệm vụ của từng phân xởng nh sau:

- Phân xởng khởi phẩm: gồm những công việc nh đúc, rèn, nhiệt luyện.- Phân xởng gò dập: bao gồm gò, hàn, sơn, mạ.

ráp I và phân xởng lắp ráp II Hai phân xởng có nhiệm vụ lắp ráp thành phẩm từ các chi tiết, phụ tùng ở các phân xởng, các bán thành phẩm tự chế hoặc mua ngoài đợc đa vào phân xởng để lắp ráp thành các sản phẩm hoàn chỉnh Sau khi đợc kiểm tra chất lợng, đủ tiêu chuẩn, các sản phẩm này sẽ đợc nhập kho thành phẩm.

- Phân xởng cơ điện có nhiệm vụ bảo quản, sửa chữa máy móc thiết bị cho các bộ phận và phân xởng sản xuất, cung ứng điện năng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của toàn công ty.

Ngoài ra mỗi phân xởng đợc tổ chức thành các tổ sản xuất chuyên ngành theo quy trình công nghệ Có tổ chức phục vụ gần kho tàng, vận chuyển nộ bộ, vệ sinh phân x-ởng.

4 Đặc điểm bộ máy kế toán ở công ty cơ khí chính xác số 1.

Phòng kế toán tài vụ của công ty có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán trong toàn công ty, cung cấp số liệu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của ban giám đốc công ty và yêu cầu quản lý của các cơ quan chức năng nhà nớc nh thuế

Do đặc điểm tổ chức và qui mô sản xuất kinh doanh của công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lợng công việc nhiều bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và vận dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ Mặt khác do đặc điểm, tính chất , số lợng, chủng loại vật t hàng hoá và yêu cầu quản lý hàng tồn kho đợc hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Khi áp dụng phơng pháp này kế toán có thể theo dõi và phản ảnh một cách thờng xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho vật t, hàng hoá trên sổ kế toán và giá trị hàng hoá tồn kho có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Mọi chế độ kế toán áp dụng tại công ty cơ khí chính xác số 1 đợc áp dụng thống nhất trong niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

Kỳ kế toán của công ty là hàng tháng với công việc ghi sổ và quyết toán, toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung tại phòng kế toán Còn ở các phân xởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ hớng dẫn thực hiện việc hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong phạm vi xí nghiệp, bộ phận của đơn vị mình, phục vụ yêu cầu quản lý xí nghiệp, lập các báo cáo kế toán nghiệp vụ (nh báo cáo kho thành phẩm – vật liệu ) định kỳ chuyển các chứng từ báo cáo đó về phòng kế toán của công ty để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong toàn bộ công ty.

• Tại phòng kế toán của công ty.

Với nhiệm vụ tổ chức, hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu thập, xử lý các thông tin kế toán ban đầu, phòng kế toán của công ty cơ khí chính xác số 1 đã thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của bộ Tài chính Đã cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của công ty, phân tích đánh giá kết quản hoạt động sản xuất kinh doanh Từ đó đề ra các biện pháp, quyết định phù hợp về đờng lối phát triển của công ty Xuất phát từ tình hình thực tế và yêu cầu quản lý của công ty, đội ngũ cán bộ kế toán gồm 6 ngời đứng đầu là kế toán trởng và đợc tổ chức nh sau:

- Kế toán trởng đồng thời là kế toán tổng hợp: là ngời giúp cho giám đốc công ty tổ chức bộ máy kế toán của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của công ty, chịu sự kiểm tra về mặt chuyên môn của cơ quan tài chính cùng cấp Do đó kế toán trởng có nhiệm vụ là tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo cho gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả Kế toán trởng tổ chức và kiểm tra việc ghi chép, chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kỳ, tổ chức quản lý hồ sơ tốt theo đúng chế độ lu trữ Đồng thời đúc rút kinh nghiệm, vận dụng sáng tạo, cải tiến hình thức và phơng pháp kế toán ngày càng hợp lý, chặt chẽ phù hợp với tình hình của công ty.

- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm kiêm kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ hàng tháng khi nhận các báo cáo từ xí nghiệp gửi lên, lập báo cáo nguyên vật liệu, căn cứ vào bảng phân bố số 1, bảng tập hợp chi phí để cuối tháng ghi vào bảng kê số 4, tính giá thành sản phẩm theo phơng pháp thích hợp Ngoài ra, kế toán còn ghi chép, theo dõi sổ hiện có và sự biến động của TSCĐ trong công ty, tính và trích khấu hao TSCĐ Cuối tháng kế toán lập bảng phân bổ số 3, nhật ký chứng từ số 9

- Kế toán hàng tồn kho (chỉ theo dõi VL, CCDC) Kế toán tồn kho có nhiệm vụ tổ chức, đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc Tổ chức chứng từ Tổ chức chứng từ, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của công ty để ghi chép,

phân loại tổng hợp số liệu về số hiện có và tình hình biến động của vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.

- Kế toán tiền mặt kiêm kế toán tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ Kế toán có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, phản ánh đầy đủ chính xác thời gian và kết quả lao động của công nhân viên trong công ty Tính toán và phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền công và trích BHXH, BHYT và KPCĐ cho các đối tợng sử dụng có liên quan.

- Kế toán thành phẩm, tiêu thụ, bán hàng và theo dõi công nợ Kế toán có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời và giám sát chặt chẽ chỗ hiện có, tình hình biến động của từng loại thành phẩm Kế toán theo dõi quá trình tiêu thụ, các khoản nợ, các khoản phải thu của khách hàng và tình hình thanh toán.

- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty Hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, chi hợp lệ để xuất nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt, nếu có sai sót phải sửa chữa kịp thời Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê lại quỹ tiền mặt hiện có Nếu thiếu hụt phải tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý.

Có thể thấy rõ hơn công tác kế toán của công ty cơ khí chính xác số 1 qua sơ đồ sau:Sơ đồ: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty cơ khí chính xác số 1.

Kế toán trởng

5 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Có thể nói vào đầu những năm 90, nền kinh tế của nớc ta mới thực sự chuyển mình hoạt động theo cơ chế thị trờng Đây là thời gian rất nhiều doanh nghiệp nhà nớc làm ăn thua lỗ đứng trớc bờ vực phá sản Vì vậy các doanh nghiệp đều phải tổ chức lại sản xuất để có thể thích nghi với tình hình mới.

Năm 1994, công ty cơ khí chính xác số 1 thực hiện chia tách theo phơng án tổ chức lại sản xuất, tổ chức cán bộ, mặt bằng sản xuất, máy móc thiết bị, vật t giá cả và lao động Từ năm 1995, công ty đã thoát khỏi tình trạng làm ăn thua lỗ và cho tới nay, lợi nhuậ ngày càng tăng.

Chỉ tiêu đạt đợc qua các năm (1996 – 1999).Kế toán tập

hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm kiêm kế toán tài sản cố định

Kế toán hàng tồn kho

Kế toán tiền mặt kiêm kế toán tiền l-ơng, BHXH,

BHYT và KPCĐ

Kế toán thành phẩm

tiêu thụ, bán hàng và theo dõi

công nợ

Thủ quỹ

Nhân viên thống kê tại các phân xởng

1.1 Đặc điểm vật liệu của công ty.

Để có thể sản xuất ra các loại quạt điện và một số sản phẩm khác nh bơm BRA, bàn nâng hạ, giá đỡ vận chuyển xe Honda cung cấp cho thị trờng, công ty cơ khí chính xác số 1 phải sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau (trên dới lớn hơn 1000 thứ các loại).

Vật liệu của công ty chủ yếu là các kim loại màu nh sắt thép, đồng nhôm, các loại sơn, dây emay Các loại vật liệu này trớc đây phải nhập ngoại, nay trong nớc đã sản xuất đợc nên rất thuận lợi cho công ty Ngoài ra còn có một số chi tiết khác của quạt nh công tắc, cánh quạt, bầu quạt, lồng quạt, các loại nhãn mác quạt không ảnh hởng đến tính chất và chất lợng của quạt thì công ty mua của các đơn vị khác trong nớc Do đó nguồn cung cấp vật liệu rất phong phú, đa dạng cho phép công ty chủ động đợc trong sản xuất Tất cả các loại nguyên vật liệu sau khi mua về đều đợc kiểm nghiệm, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho Các loại vật liệu trên là dùng cho sản xuất quạt điện các loại, ngoài ra vật liệu còn đợc xuất dùng cho sản xuất bàn nâng tạ, bơm BRA, tủ sắt

Với những đặc điểm trên khiến cho công tác quản lý vật liệu có những nét riêng biệt, yêu cầu công ty phải đa ra những biện pháp quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả vật liệu Chính vì vậy, tiến hành phân loại vật liệu cũng là một trong những biện pháp góp phần quản lý tốt nguyên vật liệu.

1.2 Phân loại vật liệu.

Với một khối lợng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều nhóm, loại khác nhau, mỗi loại có vai trò công dụng rất khác nhau Muốn quản lý tốt đợc vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý ở công ty căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý vật liệu thì vật liệu đợc chia thành các loại sau đây:

• Vật liệu chính: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể của sản phẩm Ví dụ nh thép, đồng, nhôm, dây emay hay các bán thành phẩm mua ngoài nh môtơ, bầu quạt, cánh quạt

• Vật liệu phụ: tuy không cấu thành nên thực thể của sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định trong quá trình sản xuất nh: làm thay đổi màu sắc, tăng vẻ đẹp bên ngoài cho sản phẩm (sơn cẩm thạch, sơn đỏ tổng hợp) Hay những vật liệu liệu phụ cần thiết tạo điều kiện cho quá trình chế tạo ra sản phẩm nh: keo dán mác, dung môi pha sơn, xăng (để rửa chi tiết cho sạch)

• Nhiên liệu: là các loại xăng, dầu hoả, than củi,, phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty.

• Phụ tùng thay thế sửa chữa: đó là các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải nh dây curoa, vòng bi

• Phế liệu thu hồi: chủ yếu là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất nh: sắt thép, đồng, nhôm vụn.

Để phục vụ yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết vật liệu thì trong từng loại vật liệu lại đợc phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm vật liệu và trong từng nhóm lại phân chia thành từng thứ vật liệu khác nhau.

Ví dụ: Vật liệu chính trong công ty đợc chia thành các nhóm vật liệu sau đây: