KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH TP.HCM

Thấy được tầm quan trọng, ý nghĩa và những lợi ích mà phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt đem lại cho sự phát triển của nền kinh tế, Em quyết định nghiên cứu thực tế vấn đề triển

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HCM

KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG

VIỆT NAM – CHI NHÁNH TP.HCM

Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “Kế Toán Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt Tại Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Ngoại Thương

Việt Nam – Chi Nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh” do Dương Thị Mi Ca, sinh viên

khóa 32, ngành Kế toán, đã bảo vệ thành công trước hội đồng ngày

TRẦN VĂN MÙA Người hướng dẫn,

Ngày….tháng….năm 2010

Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo Thư ký hội đồng chấm báo cáo

Ngày….tháng….năm 2010 Ngày….tháng….năm 2010

LỜI CẢM TẠ

Con xin gửi lòng thành kính và biết ơn đến!

™ Cha mẹ đã sinh thành, dưỡng dục con lớn khôn Cảm ơn cha mẹ đã hết lòng

thương yêu, vun đắp cho con những ước mơ để con có được những thành quả như hôm

nay Cảm ơn Anh, Chị đã chia sẻ động viên Em

™ Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu, các Thầy Cô Trường Đại Học

Nông Lâm TP Hồ Chí Minh, cùng toàn thể Thầy Cô khoa Kinh Tế đã truyền đạt cho

em những kiến thức quý báu, giúp em vững tin trên con đường học vấn và cả sự

nghiệp trong tương lai Đặc biệt em xin gởi lời cảm ơn sâu sắc Thầy Trần Văn Mùa đã

tận tình giảng dạy, chỉ bảo em trong suốt quá trình học tập tại Trường và hướng dẫn

em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

™ Cháu xin cảm ơn Cô Đặng Vũ Thanh Vân, Cô đã tận tình chỉ bảo, dìu dắt

cháu trong những bước đi đầu tiên của cuộc đời, truyền đạt cho cháu những kiến thức

quý báu.Cảm ơn Cô đã tạo mọi điều kiện để cháu hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

™ Ban giám đốc Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam – CN TP.HCM,

cùng toàn thể các Anh, Chị phòng Kế Toán Giao Dịch đã tạo điều kiện thuận lợi cho

tôi trong suốt thời gian thực tập và nghiên cứu

™ Bạn bè đã nhiệt tình giúp đỡ, động viên tinh thần cũng như đóng góp ý kiến

để tôi hoàn thành khóa luận này

Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Dương Thị Mi Ca

Bất cứ một quốc gia nào, khi đặt mục tiêu xây dựng nền kinh tế phát triển thì quốc gia đó đồng thời cũng không thể thiếu một hệ thống thanh toán hiện đại Thanh toán không dùng tiền mặt là bước đầu tiên, hơn thế nữa là tiến tới thanh toán điện tử

Thấy được tầm quan trọng, ý nghĩa và những lợi ích mà phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt đem lại cho sự phát triển của nền kinh tế, Em quyết định nghiên cứu thực tế vấn đề triển khai thực hiện các phương thức này tại Ngân hàng như thế nào Đơn vị tiến hành nghiên cứu là Ngân hàng Vietcombank CN TP HCM

Có nhiều phương thức thanh toán không dùng tiền mặt trong và ngoài nước Thanh toán trong nước bao gồm: Séc, Ủy Nhiệm Chi, Ủy Nhiệm Thu, Thẻ Thanh Toán và Thanh Toán Quốc Tế bao gồm: Tín dụng chứng từ (L/C), Nhờ Thu, Chuyển tiền….Nhưng trong phạm vi của khóa luận này em chỉ nghiên cứu một số hình thức phổ biến như: Séc, Ủy Nhiệm Thu, Ủy Nhiệm Chi, Thẻ Thanh Toán

Qua nghiên cứu thực tế, tiến hành mô tả các hình thức trên về các mặt: Quy trình thực hiện, Quá trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán kế toán…Từ

đó rút ra những ưu điểm, nhược điểm của công tác kế toán, Có những kiến nghị, đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán tại Ngân Hàng

MỤC LỤC

Danh mục viết tắt vii

Danh mục các bảng viii

Danh mục các hình ix

Danh mục phụ lục x

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU 1

1.1 Đặt vấn đề 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.3 Phạm vi nghiên cứu của khóa luận 2

1.4 Sơ lược cấu trúc của khóa luận 2

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN 3

2.1 Giới thiệu chung về Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam - Vietcombank 3

2.1.1 Ngân hàng TMCP Ngoại Thương chi nhánh Tp Hồ Chí Minh 3

2.1.2 Mối quan hệ hợp tác 4

2.1.3 Nội dung hoạt động 4

2.1.4 Mục tiêu của Ngân hàng Ngoại Thương- chi nhánh TP Hồ Chí Minh 4

2.1.5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của Vietcombank-Hồ Chí Minh từ năm 2005 đến năm 2009 6

2.2 Phòng Kế Toán Giao Dịch 8

2.2.1 Giới thiệu sơ lược 8

2.2.2 Cơ cấu phòng Kế Toán Giao Dịch 9

2.2.3 Mối quan hệ giữa PKTGD với các phòng ban khác 10

2.2.4 Đặc điểm công tác kế toán của Ngân hàng 10

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 11

3.1 Những nét chung về thanh toán không dùng tiền mặt 11

3.1.1 Khái niệm 11

3.1.2 Đặc điểm của hình thức thanh toán không dùng tiền mặt 11

3.1.3 Tác dụng của thanh toán không dùng tiền mặt 11

3.1.4 Các nguyên tắc thanh toán qua ngân hàng 12

3.2 Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt 13

3.2.1 Séc (Cheque) 13

3.2.2 Thanh toán bằng Ủy nhiệm chi 16

3.2.3 Thanh toán bằng Ủy nhiệm thu 19

3.2.4 Thanh toán bằng thẻ 22

3.2.5 Những tiện ích và hạn chế của thẻ NH 25

3.3 Tài khoản sử dụng và nội dung kết cấu của một số tài khoản 26

3.3.1 Những tài khoản liên quan đến quá trình hạch toán 26

3.3.2 Nội dung và kết cấu của các tài khoản 27

3.4 Phương pháp nghiên cứu 32

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 33

4.1 Thực trạng thanh toán không sử dụng tiền mặt tại NH Vietcombank chi nhánh TP.HCM .33

4.2 Phân tích tình hình thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân Hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam Chi Nhánh Tp.HCM 34

4.2.1 Thanh toán bằng Séc 34

a) Thủ tục thanh toán Séc khi Séc được xuất trình tại quầy 37

4.2.2 Thanh toán bằng Ủy Nhiệm Chi 39

4.2.3 Thanh toán bằng Ủy Nhiệm Thu 46

4.2.4 Thanh toán bằng thẻ 49

CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 56

5.1 Kết luận 56

5.1.1 Về công tác kế toán 56

5.1.2 Về hoạt động thu hút khách hàng 58

5.2 Đề nghị 59

5.3 Giải pháp 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 PHỤ LỤC

TTKDTM Thanh toán không dùng tiền mặt

Vietcombank Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại Thương Việt Nam

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Số Liệu Tài Chính Giai Đoạn 2005-2009 7Bảng 4.1 Báo Cáo Tình Hình Không Sử Dụng Tiền Mặt Tại NH Vietcombank Chi Nhánh Tp.HCM Qua Hai Quý (Quý IV/2009 và Quý I/2010) 33

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.1 Sơ Đồ Bộ Máy Tổ Chức 6

Hình 2.2 Đồ Thị Tổng Tài Sản Có Qua Các Năm 2005-2009 8

Hình 3.1 Sơ Đồ Thanh Toán Séc Cùng Ngân Hàng Phát Hành 14

Hình 3.2 Sơ Đồ Thanh Toán Séc Tại NH Khác NH Phát Hành .14

Hình 3.3 Sơ Đồ UNC Dùng Thanh Toán Các Khoản Tiền Hàng Hóa, Dịch Vụ 17

Hình 3.4 Sơ Đồ Ủy Nhiệm Chi – Chuyển Tiền Cá Nhân .18

Hình 3.5 Sơ Đồ Thanh Toán Bằng Ủy Nhiệm Thu 20

Hình 4.1 Lưu Đồ Luân Chuyển Chứng Từ Trong Thanh Toán Séc 36

Hình 4.2 Quy Trình Thanh Toán Séc Thực Tế Tại Ngân Hàng 39

Hình 4.3 Lưu Đồ Luân Chuyển Chứng Từ Trong Thanh Toán UNC Cùng NH .40

Hình 4.4 Lưu Đồ Luân Chuyển Chứng Từ Trong UNC Khác Ngân Hàng .43

Hình 4.5 Quy Trình Luân Chuyển Chứng Từ Trong Thanh Toán UNC 46

Hình 4.6 Quy Trình Thanh Toán UNT Tổng Quát 47

Hình 4.7 Sơ Đồ Chi Hộ Lương Qua Thẻ 53

Hình 4.8 Quy Trình Mở Thẻ ATM 55

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 1 Giấy Đề Nghị Mở Tài Khoản Cá Nhân

Phụ lục 2 Phiếu Hẹn Và Thẻ TK Khách Hàng

Phụ lục 3 Hợp Đồng Phát Hành Và Sử Dụng Thẻ

Phụ lục 4 Giấy Đề Nghị Mở Tài Khoản Tổ Chức

Phụ lục 5 Giấy Đề Nghị Mở Tài Khoản Cá Nhân

Phụ lục 6 Mẫu Séc

Phụ lục 7 Giấy Đề Nghị Bán Séc

Phụ lục 8 Yêu Cầu Bảo Chi Séc

Phụ lục 9 Bảng Kê Nộp Séc

Phụ lục 10 Ủy Nhiệm Chi

Phụ lục 11 Một Số Loại Thẻ ATM Của Vietcombank

Phụ lục 12 Biểu Phí Dịch Vụ Thẻ ATM

Các hoạt động giao dịch thương mại, dịch vụ, hàng hóa ngày nay diễn ra mọi lúc, mọi nơi, vượt qua cả giới hạn về khoảng cách, thanh toán bằng tiền mặt không còn

là phương thức thanh toán tối ưu trong các giao dịch thương mại, dịch vụ nữa vì tiềm

ẩn nhiều rủi ro, bất lợi và rất tốn kém: bị mất, cướp, chi phí vận chuyển…Chính vì thế

mà có rất nhiều phương thức thanh toán nhanh chóng, tiện dụng, hiện đại và an toàn hơn đã ra đời và đang được sử dụng phổ biến ở nhiều nước trên thế giới, với vai trò của một sản phẩm dịch vụ ngân hàng hiện đại đa tiện ích, thanh toán không dùng tiền mặt làm thay đổi cách thức chi tiêu, giao dịch thanh toán của cộng đồng xã hội và giúp

NH có thể kiểm soát được lượng cung tiền trong lưu thông, ngăn ngừa lạm phát, tiết kiệm thời gian, chi phí, quản lí thu nhập của các công ty, các doanh nghiệp, các cá nhân để tính thuế thu nhập

Để hiểu rõ hơn những lợi ích cũng như công tác hạch toán kế toán của phương

thức thanh toán không dùng tiền mặt nên em chọn đề tài “Kế Toán Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt Tại Ngân Hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam - Chi Nhánh TP.HCM” (viết tắt là VCB - CNHCM) làm khóa luận tốt nghiệp của mình

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt như: séc, Ủy nhiệm chi, Thẻ thanh toán, Ủy nhiệm thu

- Mô tả công tác kế toán về các mặt: quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh…trong từng phương thức

- Rút ra những ưu, nhược điểm của công tác kế toán tại đơn vị trong từng phương thức thanh toán

- Đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt tại VCB – CNTPHCM

1.3 Phạm vi nghiên cứu của khóa luận

Khóa luận được thực hiện trong phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: tại VCB - CNTPHCM

- Về thời gian: từ 03/2010 đến 05/2010

1.4 Sơ lược cấu trúc của khóa luận

Khóa luận gồm 5 chương:

- Chương 3: Nội dung và phương pháp nghiên cứu

+ Trình bày một số khái niệm, lý luận cơ bản và phương pháp nghiên cứu

- Chương 4: Kết quả và thảo luận

+ Mô tả công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại VCB - CNTPHCM Từ đó có những nhận xét về công tác kế toán

- Chương 5: Kết luận và kiến nghị

+ Qua những vấn đề nghiên cứu đưa ra ưu, nhược điểm về công tác kế toán, trên cơ sở đó đề xuất những ý kiến nâng cao hiệu quả hoạt động

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Giới thiệu chung về Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam - Vietcombank 2.1.1 Ngân hàng TMCP Ngoại Thương chi nhánh Tp Hồ Chí Minh

- Tên Ngân hàng: Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

- Tên tiếng Anh: Joint Stock Commercial Bank For Foreign Trade Of Viet Nam Branch Ho Chi Minh City

- Tên viết tắt: Vietcombank – HCM

Tọa lạc tại số 132 Hàm Nghi, Q1, TPHCM – khu trung tâm kinh tế, tài chính, tín dụng, là nơi hết sức thuận lợi, lý tưởng cho khách hàng giao dịch Đội ngũ nhân

viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng phục vụ tận tình Xác định yếu tố con người đóng vại trò quyết định đối với sự thành công của Vietcombank-HCM, đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, thường xuyên cập nhật những kiến thức mới, sẵn sàng đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng

2.1.2 Mối quan hệ hợp tác

- Mạng lưới gồm hơn 10.000 khách hàng hiện đang giao dịch tại HCM

- Khả năng thu hút nhiều khách hàng thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau

- Hợp tác với hơn 140 trung tâm tư vấn du học

- Giao dịch trên 50 đại lý thu đổi ngoại tệ

- Hợp tác với các đơn vị cung ứng dịch vụ như Bưu điện, Điện lực, Cấp nước,… trong việc thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt

- Hợp tác với các tổ chức Kiểm toán, Định giá tài sản, Bảo hiểm cung cấp dịch

vụ cho khách hàng

2.1.3 Nội dung hoạt động

- Khách hàng cá nhân: Mở tài khoản, dịch vụ tiền gửi, cho vay tiêu dùng, dịch

vụ hỗ trợ du học, chuyển tiền, dịch vụ thẻ, dịch vụ Ngăn két sắt, dịch vụ địa ốc

- Khách hàng doanh nghiệp: Mở tài khoản, dịch vụ tiền gửi, tín dụng, chiết khấu chứng từ, thanh toán quốc tế, bảo lãnh, kinh doanh ngoại tệ, kiều hối

2.1.4 Mục tiêu của Ngân hàng Ngoại Thương- chi nhánh TP Hồ Chí Minh

- Xây dựng Vietcombank- HCM trở thành Ngân hàng đa năng, chuyển dịch mạnh cơ cấu kinh doanh, kết hợp giữa bán buôn và bán lẻ, trong đó phát triển mạnh nghiệp vụ ngân hàng bán lẻ có tính cạnh tranh cao Tiếp tục giữ vững thị phần tín dụng

đi đôi với cơ cấu lại danh mục Tín dụng, đầu tư cho các khách hàng và ngành hàng có triển vọng phát triển

- Phát triển thị phần phi tín dụng: trở thành một trong các Ngân hàng Thương mại đi đầu trong phát triển các dịch vụ Thẻ, chuyển tiền du học, chuyển tiền kiều hối, cho thuê két sắt,…

- Trở thành Ngân hàng có trình độ khoa học công nghệ hiện đại, ứng dụng và cung ứng nhiều sản phẩm dịch vụ Ngân hàng điển tử hiện đại cho khách hàng

- Hình thành mạng lưới Ngân hàng và mạng lưới khách hàng để phục vụ tiện lợi

và hiệu quả nhất

2.1.5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Vietcombank – HCM có hơn 1000 nhân viên, 7 PGD, 1GĐ và 21 phòng ban liên quan, 16 phòng giao dịch: PGD Hàm Nghi, số 3, số 4, số 5, số 6, số 7, số 8, số 9, Quang Trung, Nguyễn Hữu Cảnh, Trần Quốc Toản, Hoàng Văn Thụ, Khánh Hội, Lê Hồng Phong, Bến Nghé, Trần Quốc Thảo,… và 7 quầy giao dịch: Quầy GD KS Rex, Diamond Plaza, Now Zone, OSIC, Building, Cách mạng tháng 8, Gia Quyền, Bản Việt

Hình 2.1 Sơ Đồ Bộ Máy Tổ Chức

Nguồn tin: Phòng Hành Chính Vietconbank – CN Tp.HCM

Nhận xét: Bộ máy tổ chức được bố trí có hệ thống, chặt chẽ, phân công trách

nhiệm rõ ràng Từ đó, nâng cao ý thức trách nhiệm của từng phòng ban, từng cán bộ, luôn phấn đấu thi đua trong công tác góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của Vietcombank-Hồ Chí Minh từ năm 2005 đến năm 2009

a) Tình hình kinh doanh từ năm 2005-2009

PHÓ GIÁM

ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

P Ngân quỹ

P.Kế toán Vốn

Các phòng GD P.KD ngoại tệ

PHÓ GIÁM ĐỐC

P Vật tư

P.Đầu tư Dự án

P.Khách hàng DN P.Quản lý RRTD

PHÓ GIÁM ĐỐC P.Quản lý Nhân sự

P Bảo lãnh

P.Phụ trách CV

P Kế toán GD

P Quản lý quỹ ATM

Bảng 2.1 Số Liệu Tài Chính Giai Đoạn 2005-2009

Đơn vị: Triệu đồng Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009

(Số liệu các năm từ 2005-2009 đã được công bố và kiểm toán qua báo cáo các năm)

b) Hoạt động kinh doanh liên tục phát triển

Nhờ kết quả của một loạt giải pháp tích cực, hoạt động kinh doanh của Vietcombank-HCM liên tục phát triển, đạt những thành công lớn

Tổng tài sản Có liên tục tăng trưởng với tốc độ cao

Hình 2.2 Đồ Thị Tổng Tài Sản Có Qua Các Năm 2005-2009

Dư nợ cho vay nền kinh tế tăng nhanh và chất lượng tín dụng được bảo đảm

Tỷ lệ vốn để dùng cho vay trong nền kinh tế cũng tăng nhanh So với năm

2005, dư nợ cho vay năm 2009 tăng gấp 3.4 lần mặc dù trong thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, thị phần của Vietcombank-HCM vẫn chiếm 1/5 thị phần tín dụng của Thành Phố Hồ Chí Minh Trong năm 2009, hoạt động tín dụng của Vietcombank-HCM theo định hướng “Tăng trưởng tín dụng trên cơ sở tập trụng nâng cao chất lượng

và hướng tới chuẩn mực quốc tế” Đến cuối năm 2009, tổng dự nợ tín dụng của Vcb là 16.545.150 triệu đồng, tăng 40,56% so với năm 2008

2.2 Phòng Kế Toán Giao Dịch

2.2.1 Giới thiệu sơ lược

- Nhiệm vụ chính của phòng là huy động vốn từ các doanh nghiệp

- Phòng KTGD có vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của NH Phòng thực hiện việc tính toán, ghi chép, thể hiện các nghiệp vụ phát sinh một cách đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời và có hệ thống

- Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê, và thanh toán theo quy định của NH Nhà Nước, NH TMCP Ngoại Thương Việt Nam

- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu chi tài chính, quỹ tiền lương đối với các chi nhánh trên địa bàn trình Vietcombank cấp trên phê duyệt

- Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định của Ngân Hàng Ngoại Thương

- Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và báo cáo theo quy định

- Thực hiện các khoản nộp ngân sách nhà nước theo luật định

- Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước

- Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy định

- Quản lý, sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinh doanh theo quy định của Vietcombank Nhờ đó ban lãnh đạo có thể kịp thời nắm bắt được tình hình hoạt động của NH như hoạt động thanh toán và các dịch vụ mà NH kinh doanh

Mở TK trong nước và liên doanh, cung cấp các dịch vụ về NH, về doanh nghiệp như chuyển tiền trong nước và ngoài nước, cấp séc……

Hiện nay, với một đội ngũ cán bộ năng động, nhiệt tình và được đào tạo lành nghề, dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực ngân hàng đối ngoại, cùng với hệ thống trang thiết bị tin học hiện đại, chi nhánh TP.HCM sẵn sàng cung cấp cho khách hàng các dịch vụ ngân

hàng chất lượng cao nhất và “luôn phấn đấu vì sự thành công của khách hàng”

2.2.2 Cơ cấu phòng Kế Toán Giao Dịch

- Phòng kế toán giao dịch có cơ cấu tổ chức gồm 45 người, hoạt động theo cơ cấu

tổ chức như sau: phòng phân công công việc theo số lượng nhân viên cũng như theo khả năng và kinh nghiệm của từng nhân viên trong phòng Mỗi giao dịch viên đảm nhận một

số lượng công việc và nghiệp vụ nhất định đối với một nhóm khách hàng nhất định, tạo sự chuyên môn hóa cao nhằm giải quyết thông suốt, chính xác và kịp thời các yêu cầu của khách hàng Cụ thể, số lượng nhân viên và nhiệm vụ từng người được phân công như sau:

™ Giao dịch viên: gồm 34 người, trong đó 20 người phụ trách thanh toán UNC, 4 người phụ trách về Séc, 8 người phụ trách thanh toán lương và 2 người phụ trách thanh toán bằng UNT

™ Phó phòng: 4 phó phòng kiểm tra báo cáo về tình hình mở tài khoản, thông báo và thanh toán các UNT, UNC, Séc và thanh toán lương của các giao dịch viên để xét duyệt thực hiện lệnh, báo cáo tổng hợp trình lên Ban Giám Đốc theo định kỳ, lưu giữ hố sơ sổ sách liên quan đến hoạt động của phòng

™ 1 trưởng phòng: chịu trách nhiệm về xét những tờ trình, trước khi trình lên BGĐ, là người chịu trách nhiệm đầu tiên đối với công văn đến và sau cùng đối với công văn đi Trưởng phòng chịu trách nhiệm về nhân sự và hoạt động của cả phòng kế toán giao dịch

™ Kiểm soát viên: 6 người kiểm tra, tu chỉnh UNC, UNT, Séc, Thanh toán lương do các GDV lập Kiểm tra tính chính xác và đúng đắn của các bức điện trước khi trình lên phó phòng

2.2.3 Mối quan hệ giữa PKTGD với các phòng ban khác

- Phòng KTGD là 1 bộ phận của phòng Kế toán vốn và Kế toán tài chính Do

đó, phòng có mối quan hệ với phòng Tín dụng, phòng Ngân quỹ và phòng kinh doanh ngoại tệ

2.2.4 Đặc điểm công tác kế toán của Ngân hàng

¾ Hình thức ghi sổ tại Ngân hàng

Công việc ghi chép các số liệu vào sổ sách kế toán tại NH được thực hiện bằng máy vi tính Tất cả các chứng từ kế toán đều được xử lý trên máy vi tính Hằng ngày, GDV nhập các dữ liệu phát sinh vào máy tính Cuối kỳ, kế toán cần in báo cáo như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của quý, báo cáo tài chính,… thì vào hệ thống máy tính in ra Hình thức sổ mà Ngân hàng sử dụng là hình thức Nhật ký chứng từ

¾ Phần mềm kế toán: Ngân hàng sử dụng phần mềm Mosaic, Host Xanh, Host Vàng…

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Những nét chung về thanh toán không dùng tiền mặt

3.1.1 Khái niệm

Thanh toán không dùng tiền mặt (viết tắt là TTKDTM) là quan hệ thanh toán được thực hiện và được tiến hành trích chuyển tiền từ TK đơn vị này sang TK đơn vị khác hoặc bù trừ lẫn nhau giữa các đơn vị, thông qua NH (trích Nguyễn Đăng Dờn chủ biên, trường Đại Học Kinh Tế TPHCM)

3.1.2 Đặc điểm của hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

- Một là: sự vận động của tiền tệ độc lập so với sự vận động của vật tư, hàng hóa cả về thời gian và không gian Ở đây khác với thanh toán dùng tiền mặt, TTKDTM không được tiến hành một cách trực tiếp theo kiểu “giao hàng”, “nhận hàng” mà là việc giao hàng được tiến hành ở nơi, trong thời gian này nhưng việc thanh toán có thể thực hiện ở nơi khác, trong một thời gian khác

- Hai là: vật môi giới (tiền mặt) không xuất hiện như trong thanh toán bằng tiền mặt mà nó chỉ xuất hiện dưới hình thức tiền tệ kế toán (tiền ghi sổ) và được ghi chép trên các chứng từ, sổ sách kế toán (gọi là tiền chuyển khoản)

- Ba là: vai trò của ngân hàng rất lớn – vai trò của người tổ chức và thực hiện các khoản thanh toán

3.1.3 Tác dụng của thanh toán không dùng tiền mặt

- Trực tiếp thúc đẩy quá trình vận động của vật tư, hàng hóa trong nền kinh tế, thông qua đó mà các mối quan hệ kinh tế sẽ được giải quyết, nhờ vậy mà quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa được tiến hành bình thường

- Nhờ tổ chức tốt công tác thanh toán mà cho phép ngân hàng tập trung ngày nhiều các khoản vốn tiền tệ trong nền kinh tế, làm tăng thêm nguồn vốn tín dụng để đầu tư vào các quá trình tái xuất mở rộng Xã hội Chủ nghĩa

- Rút bớt một lượng tiền mặt trong lưu thông, tiết kiệm nhiều chi phí cho xã hội (chi phí in ấn, bảo quản, vận chuyển tiền) tạo điều kiện để tổ chức tốt công tác quản lý tiền tệ

- TTKDTM giúp ngân hàng và các cơ quan quản lý có thể kiểm soát được phần nào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, làm hạn chế bớt các hoạt động tiêu cực của họ như khai gian để trốn thuế

- Một ý nghĩa hết sức thiết thực là tránh sự mất mát về tài sản cho từng cá nhân trong xã hội Ngoài ra, khi KH sử dụng các phương thức TTKDTM như séc, thẻ… nếu mất thì báo với ngân hàng để NH phong tỏa tài sản đó kịp thời, bảo vệ tiền gửi của KH

3.1.4 Các nguyên tắc thanh toán qua ngân hàng

- Muốn TTKDTM, NH và KH phải chấp hành đúng các quy định của NHNN, cũng như hướng dẫn cụ thể của từng NH Cả NH và KH cần phải thực hiện một cách nghiêm chỉnh các nguyên tắc cụ thể sau đây:

+ KH phải mở TK tại NH và trên TK phải đảm bảo có số dư để đáp ứng nhu cầu thanh toán

+ Chủ TK phải chấp hành những quy định và hướng dẫn của NH về việc lập chứng từ thanh toán, phương thức nộp và lĩnh tiền ở NH Trên các giấy tờ thanh toán phải có chữ dấu và chữ ký đúng mẫu đã ký tại NH

+ Chủ TK phải theo dõi số dư tiền gửi tại NH, nếu số liệu trên sổ sách chênh lệch với số liệu của NH thì phải báo cho NH biết để đối chiếu, điều chỉnh lại cho khớp

vụ kiểm soát các giấy tờ thanh toán của KH, số dư trên TK, chi trả kịp thời theo

yêu cầu của KH Mọi sai sót chủ quan do NH làm thiệt hại đến KH đều phải bồi thường theo qui định

3.2 Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt

3.2.1 Séc (Cheque)

a) Khái niệm

Séc là lệnh trả tiền của chủ TK, được lập trên mẫu do NHNN quy định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi (viết tắt là TKTG) của mình để trả cho người thụ hưởng có tên ghi trên séc hoặc trả cho người cầm séc

b) Những nội dung ghi chú bắt buộc trên tờ séc

• Phải có tiêu đề séc, mã séc

• Tên, địa chỉ, số hiệu TK đơn vị kí phát

• Số tiền bằng số và chữ

• Ngày tháng, địa điểm ký phát

• Chuyển nhượng hay không chuyển nhượng

• Đích danh hay vô danh

• Mẫu dấu đơn vị phát hành séc, chữ ký của người ký phát séc

• Họ tên người thụ hưởng, số chứng minh nhân dân (viết tắt là CMND), ngày cấp, nơi cấp

d) Một số loại séc thường sử dụng

- Căn cứ vào tính chất chuyển nhượng:

+ Séc ký danh + Séc vô danh

- Căn cứ vào tính chất sử dụng:

+ Séc chuyển khoản + Séc lĩnh tiền mặt + Séc bảo chi

Người thụ hưởng (Người bán)

Người phát hành (Người mua)

e) Quy trình thanh toán séc

- Trường hợp 1: Séc đượ thanh toán cùng NH phát hành

Hình 3.1 Sơ Đồ Thanh Toán Séc Cùng Ngân Hàng Phát Hành

(1) Người mua – chủ TK làm thủ tục xin mua séc trắng tại NH nơi mình mở

TK

(2a) Người bán giao hàng hóa cho người mua theo hợp đồng

(2b) Người mua phát hành séc trả cho người bán

( 3)Người thụ hưởng nộp séc vào NH hoặc chuyển nhượng séc theo đúng quy định

(4a) NH ghi Nợ TK của người phát hành rồi gửi giấy báo Nợ

(4b) NH ghi Có rồi gửi giấy báo Có hoặc cho người thụ hưởng rút tiền mặt Trường hợp 2: Séc được thanh toán tại NH khác NH phát hành, có tham gia thanh toán bù trừ với NH phát hành

Hình 3.2 Sơ Đồ Thanh Toán Séc Tại NH Khác NH Phát Hành

(1) Người mua – chủ TK làm thủ tục xin mua séc trắng tại NH nơi mình mở

TK

(2a) Người bán giao hàng hóa cho người mua theo hợp đồng

(2b) Người mua phát hành séc trả cho người bán

Người phát hành (Người mua)

(1)

Người thụ hưởng (Người bán)

(3) Người thụ hưởng nộp séc vào NH bên bán hoặc vào NH bên mua, hoặc chuyển nhượng séc theo đúng quy định

(4) Nh bên bán sau khi kiểm tra hợp lệ, sẽ nhận thu hộ rồi gửi tờ séc và bảng kê sang NH bên mua

(5) NH bên mua trích TK của người phát hành để thanh toán cho người thụ hưởng thông qua NH bên bán rồi báo Nợ cho người phát hành

(6) NH bên bán ghi Có vào TK của người thụ hưởng theo số tiền nhận được sau khi trừ đi phí thanh toán rồi gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng

f) Hạch toán kế toán

Hiện nay hầu hết các NH chỉ sử dụng Séc lĩnh tiền mặt Séc chuyển khoản hầu như không được sử dụng bởi vì có nhiều hình thức thanh toán khác thuận tiện hơn như: Ủy nhiệm chi, Thẻ thanh toán

Séc chỉ cung cấp cho các pháp nhân chứ không cho cá nhân

Khi KH đến rút Séc thì NH kiểm tra số dư TK, mẫu dấu, chữ ký, đơn vị phát hành và các yếu tố trên Séc Nếu hợp lệ thì hạch toán:

- Séc bảo chi

Tại NH thụ hưởng

Nợ TK 5012 (B1) – Thanh toán bù trừ của NH thành viên

Nợ TK 5211, (B1) chuyển tiền đi năm nay, liên hàng đi

Có TK 4211 – Đơn vị thụ hưởng Tại NH phát hành

b) Những nội dung ghi chú bắt buộc trên Ủy nhiệm chi hay lệnh chi

™ Chữ ỦY NHIỆM CHI, số seri

™ Họ tên, địa chỉ, số hiệu TK người trả tiền

™ Tên, địa chỉ của tổ chức phục vụ người trả tiền

™ Họ tên, địa chỉ, số hiệu TK người thụ hưởng

™ Tên, địa chỉ của tổ chức phục vụ người thụ hưởng

™ Nội dung thanh toán

™ Địa điểm, ngày lập UNC

™ Chữ ký của chủ TK, hoặc người được chủ TK ủy quyền

™ Các yếu tố khác do từng NH có những quy định cụ thể

c) Một số quy định về thanh toán bằng Ủy nhiệm chi

- Khi KH nộp UNC, NH bên trả tiền phải hoàn tất lệnh chi đó ngay, hoặc

từ chối thực hiện nếu TK của KH không đủ tiền hoặc lệnh chi không hợp lệ

- NH phục vụ bên thụ hưởng khi nhận được chứng từ hợp lệ phải ghi Có ngay vào TK của người thụ hưởng và báo Có cho KH biết

d) Quy trình thanh toán bằng Ủy nhiệm chi

- Trường hợp 1: UNC dùng thanh toán các khoản tiền hàng hóa, dịch vụ Hình 3.3 Sơ Đồ UNC Dùng Thanh Toán Các Khoản Tiền Hàng Hóa, Dịch Vụ

(1) Bên bán giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho bên mua

(2) Bên mua lập UNC theo mẫu thống nhất (4 liên) gửi đến NH phục vụ mình (NH bên mua) để thanh toán tiền hàng hóa dịch vụ cho bên bán

(3) NH bên mua kiểm tra UNC do bên mua chuyển đến nếu tất cả hợp lệ thì tiến hành thanh toán bằng cách trích tiền trên TK của bên mua để trả cho bên bán ngay trong ngày theo các trường hợp sau:

+ Nếu bên bán và bên mua đều có TK tại một chi nhánh NH thì ghi Có vào TK bên bán và gửi giấy báo Có

+ Nếu bên bán có TK tại NH khác thì chuyển tiền chi theo phương thức thích hợp Sau đó gửi giấy báo Nợ cho bên mua sau khi đã thu một khoản phí nghiệp vụ

(4) NH bên bán ghi Có vào TK của bên bán và gửi giấy báo Có cho bên bán ngay sau khi nhận được tiền hoặc giấy báo từ NH bên mua

- Trường hợp 2: Ủy nhiệm chi – chuyển tiền cá nhân

Bên mua (bên trả tiền)

Bên bán (thụ hưởng)

(1)

(3)(2)

(4)

Áp dụng trong trường hợp chủ TK lập UNC nộp và NH yêu cầu NH trích TK của mình để trả cho người thụ hưởng (người này không có TK tại NH)

Hình 3.4 Sơ Đồ Ủy Nhiệm Chi – Chuyển Tiền Cá Nhân

(1) (3) (2)

(1) KHA nộp UNC vào NH A (NH phục vụ KH A)

(2) NH A trích TK của KH A để chuyển cho NH B (NH phục vụ KH B) rồi gửi giấy báo Nợ (UNC) cho KH A

(3) NH B gửi giấy báo Có cho KH B

e) Hạch toán kế toán

+ Nếu người trả tiền và người thụ hưởng mở TK tại một NH:

NH tiếp nhận và kiểm tra tất cả các yếu tố trên UNC, mẫu dấu, chữ ký, số dư

TK của đơn vị trả tiền Nếu đủ điều kiện thì hạch toán:

Nợ TK 4211 - TKTGTT của bên trả tiền

Có TK 4211 - TKTGTT của bên thụ hưởng

+ Nếu người trả tiền và người thụ hưởng mở TK ở khác NH:

Khác NH có thể là:

b1: Hai NH khác nhưng cùng hệ thống

b2: Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ

b3: Hai NH khác không tham gia thanh toán bù trừ, thanh toán qua NHNN

ƒ Tại NH bên trả tiền

NH tiếp nhận kiểm tra như trên và hạch toán

Nợ TK 4211 -TK TG thanh toán của đơn vị trả tiền

Có TK 5211, 5111 (b1) - Chuyển tiền đi năm nay, Liên hàng đi năm nay

Có TK 5012 (b2) - Thanh toán bù trừ của NH thành viên

Có TK 1113 (b3) - TG thanh toán tại NHNN bằng đồng VN

ƒ Tại NH bên thụ hưởng

Khi nhận được các chứng từ của NH trả tiền, của NHNN gởi đến sau khi kiểm tra sẽ xử lý

Nợ TK 5212,5112 (b1)-Liên hàng đến năm nay, Chuyển tiền đến năm nay

Nợ TK 5012 (b2)-Thanh toán bù trừ của NH thành viên

Nợ TK 1113 (b3) -TG thanh toán tại NHNN bằng đồng VN

Có TK 4211 -TK TG thanh toán của người thụ hưởng

3.2.3 Thanh toán bằng Ủy nhiệm thu

a) Khái niệm

Ủy nhiệm thu (viết tắt UNT) là một thể thức thanh toán được tiến hành trên cơ

sở giấy UNT và các chứng từ, hóa đơn do người bán lập và chuyển đến NH để yêu cầu thu hộ tiền từ người mua về hàng hóa đã giao, dịch vụ cung ứng phù hợp với những điều kiện thanh toán đã ghi trong hợp đồng kinh tế

b) Những nội dung ghi chú bắt buộc trên Ủy nhiệm thu

™ Chữ UỶ NHIỆM THU, số seri

™ Họ tên, địa chỉ, số TK của người bán (thu tiền)

™ Tên, địa chỉ của tổ chức phục vụ người bán

™ Họ tên, địa chỉ, số hiệu TK người mua (trả tiền)

™ Tên, địa chỉ của tổ chức phục vụ người mua

™ Nội dung thanh toán

™ Địa điểm, ngày lập UNT

™ Chữ ký của chủ TK, hoặc người được chủ TK ủy quyền

c) Một số quy định khi áp dụng hình thức Ủy nhiệm thu

- Đối với đơn vị mua khi ký hợp đồng với bên bán có thỏa thuận hình thức thanh toán tiền bằng UNT thì phải thông báo cho NH nơi đơn vị mở TKTG biết rằng văn bản Đây là cơ sở quan trọng để NH căn cứ trích tiền từ TKTG của bên mua trả cho bên bán

- Đơn vị bán có trách nhiệm cung ứng hàng hóa, dịch vụ theo đúng hợp đồng Nếu hai bên có tranh chấp về chất lượng hàng hóa, số lượng… hai bên mua bán tự giải quyết

- Người mua có trách nhiệm duy trì số dư TKTG sau khi đã nhận hàng hóa để

NH thanh toán cho đơn vị bán khi UNT gửi đến, nếu TK không đủ số dư NH lưu

UNT và theo dõi cho đến khi đủ số dư sẽ thanh toán cho đơn vị bán hoặc trả lại cho đơn vị mua

- Người bán khi lập UNT phải lập 03 hoặc 04 liên kèm theo các hóa đơn chứng

từ giao nhận hàng hàng hóa cho người mua gửi vào NH nơi họ mở TKTG

d) Quy trình thanh toán bằng Ủy nhiệm thu

Hình 3.5 Sơ Đồ Thanh Toán Bằng Ủy Nhiệm Thu

(1) Bên bán giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho bên mua theo hợp đồng kinh tế đã ký kêt

(2) Ngay sau đó, bên bán lập UNT (4 liên UNT theo mẫu quy định) kèm theo các hóa đơn, vận đơn có liên quan gửi đến NH phục vụ mình hoặc gửi trực tiếp đến

NH phục vụ người mua (2’) để nhờ thu hộ tiền

(3) NH bên bán kiểm tra bộ chứng từ UNT nếu hợp lệ và và khớp đúng thì ghi ngày tháng nhận chứng từ vào chổ quy định của UNT, ghi ngày tháng kiểm soát và gửi UNT đi cho NH bên mua, kế toán trưởng NH ký tên, đóng dấu rồi gửi UNT (liên 1, 2, 3) và các chứng từ kèm theo cho NH phục vụ người mua

(4) Khi nhận được 3 liên UNT và các chừng từ hóa đơn do NH bên bán chuyển đến, NH bên mua cần phải kiểm tra kỹ lưỡng để xác định tính hợp lệ, đúng của các chứng từ thanh toán, sự phù hợp tất yếu của các hóa đơn, vận đơn và giấy UNT Nếu tất cả đều hợp lệ, đúng đắn và hợp lệ với các điều kiện thanh toán bên mua thông báo cho NH, thì NH bên mua tiến hành ghi nhận vào nơi quy định của UNT rồi trích TKTG của bên mua để thanh toán cho người bán, thông qua NH bên bán theo các phương thức chuyển tiền thích hợp Đồng thời, gửi kèm theo một liên của UNT (liên 3) cho NH bên bán

(4a) Việc thực hiện thanh toán tại NH bên mua phải hoàn thành trong phạm vi một ngày làm việc kể từ ngày nhận được UNT

(4b)

(5) (2’)

Hợp đồng kinh tế

- Trường hợp TK bên mua không đủ tiền để thanh toán thì phải chờ khi TK

có đủ tiền mới thực hiện việc thanh toán đồng thời tính số tiền phạt để bên bán hưởng

Tiền phạt chậm trả = số tiền của UNT * số ngày chậm trả * tỷ lệ phạt chậm trả

(4b) Sau đó NH bên mua phải đóng dấu có chữ: “đã thanh toán” lên các chứng

từ hóa đơn, vận đơn rồi gửi cho bên mua kèm theo liên 2 UNT làm giấy tờ báo Nợ Bên mua dùng bộ chứng từ này để nhận hàng khi hàng về tới bến

(4) Khi nhận được tiền từ NH bên mua hoặc nhận được các giấy báo Có theo phương thức thanh toán giữa 2 NH, NH bên bán sẽ ghi Có và TK của bên bán rồi ghi ngày tháng thanh toán vào nơi quy định của UNT và gửi cho bên bán làm giấy báo Có

f) Hạch toán kế toán

(1) Người trả tiền và người thụ hưởng có TK tại 1 NH

Khi nhận được UNT của người mua sẽ kiểm tra chứng từ cung cấp hàng hóa, số tiền trong TK người mua thấy hợp lệ thì hạch toán

Nợ TK 4211 -TK TG thanh toán của người mua

Có TK 4211 - TK TG thanh toán của người bán

(2) Trường hợp người mua và người bán có TK tại 2 NH khác

ƒ Tại NH bên mua

Kiểm tra các chứng từ nhận từ NH bên bán thấy hợp lệ hạch toán

Nợ TK 4211 - TK TG thanh toán của người mua

(3) Trường hợp TK tiền gửi người mua không đủ số dư

NH bên mua theo dõi và xử phạt theo quy định Số tiền phạt chuyển cho đơn vị bán tùy theo từng trường hợp

b) Phân loại thẻ

Việc phân chia thẻ ngân hàng theo nhiều tiêu chí giúp ta thấy được sự khác nhau về đặc điểm, bản chất, tính năng của từng loại thẻ Theo quyết định 20/2007/QĐ – NHNN về quy chế phát hành, thanh toán và cung cấp dịch vụ hoạt động thẻ ngân hàng, thẻ thanh toán được phân loại như sau:

™ Thẻ tín dụng (Credit Card): là loại thẻ mà theo đó người chủ thẻ được phép sử dụng một hạn mức tín dụng không phải trả lãi để mua sắm hàng hóa, dịch vụ tại những

cơ sở kinh doanh, khách sạn, sân bay,… chấp nhận loại thẻ này Gọi đây là thẻ tín dụng vì chủ thẻ này được ứng trước một hạn mức tiêu dùng mà không phải trả tiền ngay, chỉ thanh toán sau một kỳ hạn nhất định Cũng từ đặc điểm trên mà thẻ tín dụng còn được gọi là thẻ ghi nợ hoãn hiệu (delay debit card) hay chậm trả

™ Thẻ ghi nợ (Debit Card): đây là loại thẻ có quan hệ trực tiếp và gắn liền với tài khoản tiền gửi Loại thẻ này khi được sử dụng để mua hàng hóa hay dịch vụ, giá trị những giao dịch sẽ được khấu trừ ngay lập tức vào TK của chủ thẻ thông qua những

thiết bị điện tử đặt tại cửa hàng, khách sạn … Đồng thời, chúng sẽ được chuyển ngân

ngay lập tức vào TK của cửa hàng, khách sạn … Thẻ ghi nợ cũng thường được sử dụng để rút tiền mặt tại máy rút tiền tự động Loại thẻ này không có hạn mức tín dụng

vì nó phụ thuộc vào số dư hiện hữu trên TK của chủ thẻ Hiện nay, thẻ ghi nợ gồm có

2 loại cơ bản như

- Thẻ online: là loại thẻ mà giá trị những khoảng giao dịch được khấu trừ ngay

lập tức vào TK chủ thẻ

- Thẻ offline: là loại thẻ mà giá trị những giao dịch được khấu trừ vào TK chủ

thẻ sau vài ngày

™ Thẻ rút tiền mặt (Cash card): là thẻ rút tiền mặt tại các máy rút tiền tự động hoặc ở ngân hàng Với chức năng chuyên biệt chỉ dùng để rút tiền, yêu cầu đặt ra đối với các loại thẻ này là các chủ thẻ phải ký quỹ tiền gởi vào TK ngân hàng hoặc chủ thẻ được cấp tín dụng thấu chi mới sử dụng được Thẻ rút tiền mặt có 2 loại:

- Chỉ rút tiền tại những máy tự động của ngân hàng phát hành

™ Được sử dụng để rút tiền không chỉ ở NH phát hành mà còn được sử dụng để rút tiền ở các NH cùng tham gia tổ chức thanh toán với NH phát hành

c) Quy trình thanh toán bằng thẻ

Tùy từng loại thẻ khác nhau mà cơ chế thanh toán sẽ có một số điểm khác nhau Tuy nhiên về mặt tổng quát, quy trình thanh toán thẻ thường tuân theo các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Tại các cơ sở chấp nhận thẻ, sau khi cấp phép tiến hành thanh toán

bằng thẻ, lập hóa đơn và các bảng sao kê nộp cho ngân hàng thanh toán

Bước 2: Tại NH thanh toán, khi tiếp nhận hóa đơn và bảng sao kê NH phải

kiểm tra ngay tính hợp lệ của các thông tin in trên hóa đơn Đồng thời phải tiến hành ngay việc ghi Nợ vào TK của mình và ghi Có vào TK của đơn vị tiếp nhận thẻ ngay trong ngày

Bước 3: Nếu được nối mạng trực tiếp thì NH thanh toán sẽ tổng hợp thông tin

gửi đến trung tâm xử lý dữ liệu Trong trường hợp không được nối mạng trực tiếp thì

sẽ gửi hóa đơn, chứng từ đòi tiền đến NH mà mình làm đại lý thanh toán

Bước 4: Trung tâm xử lý dữ liệu sẽ tiến hành lọc dữ liệu, phân loại để bù trừ

giữa NH thanh toán và NH phát hành đồng thời thực hiện báo Có và báo Nợ cho các

NH thành viên

Bước 5: NH phát hành thẻ khi nhận thông tin, dữ liệu từ trung tâm sẽ được tiến

hành thanh toán Khi có vấn đề tranh chấp phải thực hiện thông qua trung tâm xử lý dữ liệu

Bước 6: Định kỳ trong tháng, NH lập bảng sao kê báo cho chủ thẻ biết các

khoản đã được sử dụng Nếu là thẻ tín dụng thì còn phải yêu cầu chủ thẻ thanh toán Sau đây là Sơ Đồ Quy Trình Sử Dụng Và Thanh Toán Thẻ Tổng Quát:

ƒ Khi tiếp nhận giấy đăng ký của khách hàng, kiểm tra nếu đủ điều kiện thì hạch toán

Nợ TK 4211,1011 - TK TG thanh toán, tiền mặt tại quỹ

Có TK 4273 -Tiền gởi để đảm bảo thanh toán thẻ

Có TK 711 -Thu Phí từ dịch vụ thanh toán

Có TK 4531 -Thuế GTGT phải nộp nhà nước

ƒ Trường hợp khách hàng nhận tiền mặt tại NH đại lý thanh toán thẻ

Khi cần nhận tiền mặt chủ thẻ xuất trình thẻ kèm theo CMND cho NH Sau khi kiểm tra thẻ, ghi số tiền khách hàng yêu cầu nhận, lập biên lai thanh toán thành 2 liên: một liên làm cơ sở để chi tiền mặt, Một liên giao cho chủ thẻ Đồng thời hạch toán:

Nợ TK 1113, 5012, 5111…

Có TK 1011

Có TK 711

Có TK 4531 Thủ tục thanh toán giữa NH đại lý và NH phát hành thẻ được thực hiện theo nguyên tắc vốn giữa các NH

(5)Tạm ứng báo có

hóa đơn

(9)Than

h toán tiền (thẻ tín dụng)

(7) Gửi lệnh chuyển (6) Gửi lệnh chuyển (6) Gửi lệnh chuyển

ty cung cấp nước, bưu điện,… thông qua máy ATM

Thứ hai, tính nhanh chóng và chính xác là vì nó giúp chủ thẻ tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa quá trình thanh toán nhưng vẫn đảm bảo không bị nhầm lẫn khi đếm tiền như thanh toán tiền mặt Làm được như vậy là do thẻ ngân hàng được ứng dụng công nghệ hiện đại trong công tác chế tạo và thanh toán

Thứ ba, tính an toàn cao nhất của thẻ mang lại cho khách hàng là khi mua sắm các sản phẩm có giá trị lớn, giảm được nguy cơ trộm cướp Mỗi khách hàng sẽ được cung cấp một mật mã, khi bị mất thẻ thì báo ngay cho ngân hàng biết Đồng thời, theo quy định, khi sử dụng thẻ ngân hàng mọi giao dịch của khách hàng đều phải được bảo mật nên sẽ giảm được nguy cơ lộ thông tin khách hàng ra bên ngoài

Hơn nữa, ngân hàng còn cung cấp cho chủ thẻ một khoản tín dụng mà không phải trả lãi Điều này được xem như một đặc điểm riêng của việc thanh toán bằng thẻ tín dụng Với đặc điểm này, người sử dụng thẻ sẽ trở nên linh hoạt hơn đối với các khoản thu nhập của mình trong thanh toán

Thẻ ngân hàng là phương tiện tối ưu giúp tăng thêm thu nhập cho ngân hàng từ

khoản phí phát hành thẻ Bên cạnh đó, ngân hàng phát hành thẻ còn có điều kiện thu

hút nguồn vốn cho mình thông qua số dư duy trì trên tài khoản của khách hàng

Việc thanh toán bằng thẻ sẽ làm cho quy trình xử lý được rút ngắn, nhanh gọn hơn, không phải tốn nhiều thời gian kiểm đếm tiền mặt, công tác kế toán của ngân hàng sẽ gặp ít trở ngại hơn Chẳng hạn, nếu như việc thanh toán bằng Séc mất khoảng

3 ngày cộng với nhiều quy trình trước khi tiền về tài khoản người thụ hưởng thì trong thanh toán bằng thẻ, do quy trình được tự động hóa nên việc ghi nợ tài khoản khách hàng diễn ra ngay khi thông tin được chuyển về

Thanh toán bằng thẻ nếu như được kiểm soát tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích cho xã hội, giúp cho chính phủ xác định được lượng tiền mặt trong lưu thông của nền kinh tế, tạo điều kiện cho việc đưa ra các chính sách tài chính tiền tệ hợp lý, loại trừ được một

số tiêu cực cho xã hôi Từ đây khả năng luân chuyển vốn được thúc đẩy nhanh hơn, các ngân hàng thương mại có điều kiện huy động các nguồn vốn nhàn rỗi phục vụ phát triển kinh tế

đã rút rồi lại được cộng thêm tiền

3.3 Tài khoản sử dụng và nội dung kết cấu của một số tài khoản

3.3.1 Những tài khoản liên quan đến quá trình hạch toán

Tài khoản NH sử dụng trong quá trình hạch toán áp dụng hệ thống tài khoản kế toán dành cho các Tổ chức Tín dụng được ban hành theo Quyết định số 02/2008/QĐ-NHNN ngày 15/01/2008 của Thống đốc Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam

- TK 1011: tiền mặt tại đơn vị bằng đồng Việt Nam

- TK 1113: Tiền gửi thanh toán tại NHNH bằng đồng VN

- TK 2111: Nợ cho vay trong hạn và đã được gia hạn

- TK 4211: Tiền gửi không kỳ hạn bằng đồng Việt Nam của KH trong nước

- TK 4221: Tiền gửi không kỳ hạn bằng đồng ngoại tệ của KH trong nước

- TK 4271: Tiền gửi đảm bảo thanh toán Séc

- TK 4273: Tiền gửi để đảm bảo thẻ

- TK 4531: Thuế giá trị gia tăng (viết tắt là GTGT) phải nộp

- TK 5012: Thanh toán bù trù của NH thành viên

- TK 5111: Chuyển tiền đi năm nay

- TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

- TK 5211: Liên hàng đi năm nay

- TK 5212: Liên hàng đến năm nay

- TK 711: thu phí từ dịch vụ thanh toán

3.3.2 Nội dung và kết cấu của các tài khoản

- TK 1011 - Tiền mặt tại đơn vị bằng đồng Việt Nam

TK này phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt đồng Việt Nam

1011 + Số tiền mặt thu vào quỹ nghiệp vụ

Số Dư: phản ánh số tiền mặt hiện có tại

quỹ nghiệp vụ của đơn vị

+ Số tiền mặt chi ra từ quỹ nghiệp vụ

- TK 1113: Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN

TK này dùng để hạch toán số tiền đồng Việt Nam của NH gửi không kỳ hạn tại NHNN

- TK 2111: Nợ cho vay trong hạn và đã được gia hạn

TK này dùng để hạch toán số tiền đồng Việt Nam, NH cho các tổ chức kinh tế,

cá nhân trong nước vay ngắn hạn và các khoản vay được NH gia hạn và được đánh giá

là có khả năng trả nợ đúng hạn, đầy đủ

- Số tiền chuyển sang TK nợ thích hợp

- TK 4211 – Tiền gửi của KH trong nước bằng đồng Việt Nam

TK này dùng để phản ánh số tiền đồng Việt Nam của KH trong nước gửi tại NH

4211 + Số tiền KH lấy ra + Số tiền KH gửi vào

Số Dư: phản ánh số tiền KH đang gửi tại

NH

- TK 4221: Tiền gửi không kỳ hạn bằng ngoại tệ của KH trong nước

TK này dùng để phản ánh giá trị ngoại tệ của KH trong nước gửi không kỳ hạn tại NH

4221

- Số tiền KH lấy ra - Số tiền KH gửi vào

SD: Phản ánh số tiền KH đang gửi tại NH

- TK 4271: Tiền gửi để đảm bảo thanh toán Séc

- TK 4273: Tiền gửi để đảm bảo thẻ

TK 4271, 4273 dùng để thanh toán số tiền ký gửi của KH để đảm bảo thanh toán các loại Séc và thẻ

4271, 4273

- Số tiền ký gửi đã thanh toán

cho người thụ hưởng

- Số tiền ký gửi sử dụng còn

thừa trả lại cho KH ký gửi

- Số tiền KH gủi để đảm bảo thanh toán

SD: Phản ánh số tiền KH đang gủi

ở tổ chức tín dụng để đảm bảo thanh toán

- TK 4531- Thuế GTGT phải nộp

TK này dùng để hạch toán số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà Nước

4531 + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu

- TK 5012 – Thanh toán bù trừ của NH thành viên

TK này mở tại NH khi tham gia thanh toán bù trừ dung để hạch toán toàn bộ các khoản phải thanh toán bù trừ với các NH khác

5012 + Các khoản phải thu NHNH

+ Số tiền chênh lệch phải trả trong

thanh toán bù trừ

SD: Thể hiện số tiền chênh lệch phải thu

trong thanh toán bù trừ chưa thanh toán

+ Các khoản phải trả cho NHNN

+ Số tiền chênh lệch phải thu trong thanh toán bù trừ

SD: Thể hiện số tiền chênh lệch phải trả trong thanh toán bù trừ chưa thanh toán

- TK 5111: Tiền chuyển đi năm nay

TK này mở tại các NH chi nhánh trong hệ thống NH để hạch toán các lệch chuyển tiền đi năm nay chuyển tới trung tâm thanh toán

5111 + Số tiền chuyển đi theo Lệnh chuyển

Nợ

SD: Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển

đi theo các Lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền

chuyển đi theo các Lệnh chuyển Có và các

Lệnh hủy chuyển Nợ

+ Số tiền chuyển đi theo Lệnh chuyển Có + Số tiền chuyển theo Lệnh chuyển hủy Lệnh chuyển Nợ

SD: Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển

đi theo các Lệnh chuyển Có và Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đi theo các lệnh chuyển Nợ

- TK 5112: Chuyển tiền đến năm nay

TK này mở tại các chi nhánh trong hệ thống NH để hạch toán các lệnh chuyển đến năm nay do trung tâm thanh toán chuyển