CHƯƠNG 2 cơ sở tổ CHỨC hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ I - Quy trình thơng tin quản trị Thu thập TT phải đầy đủ số lượng chất lượng TT nhu cầu nhằm tiết kiệm thời gian chi phí - Chọn lọc Loại trừ TT nhiễu lọc TT cần thiết giúp nhà QT qđịnh nhanh chóng xác Làm cho TT thu thập có độ tin cậy cao - Xử lý Mã hóa, phân loại, phân tích, tổng hợp tài liệu nhằm đánh giá trạng vấn đề cần giải Chất lượng TT tăng, số lượng TT giảm, tạo điều kiện cho nhiều người sử dụng TT - Phân loại Hệ thống hóa phân loại TT theo tiêu thức: chủ đề, nội dung, nguồn gốc, cấp quản lý… Là khâu quan trọng, giúp truy cập xử lý TT dễ dàng - Bảo quản Thu gọn lưu trữ TT nhiều thiết bị, file khác Cập nhật TT hướng dẫn cho người có nhu cầu dễ dàng truy cập TT cần thiết Truyền đạt - Nghiên cứu nhu cầu tiếp nhận xử lý TT nhà QT theo chu lỳ TT khác - Đáp ứng yêu cầu: loại TT, độ tin cậy cao, thời hạn II Tổ chức máy quản lý DN - Yêu cầu tổ chức máy quản lý - Thực đầy đủ, toàn diện chức quản lý - Đảm bảo thực đầy đủ nguyên tắc thủ trưởng, nâng cao quyền hạn trách nhiệm cá nhân - quản lý Phải phù hợp với quy mơ sx, thích ứng với đặc điểm DN Phải đảm bảo máy quản lý tinh giảm có hiệu lực Mơ hình cấu quản lý DN Định nghĩa Trực tuyến Chức Trực tuyếnchức Mối quan hệ nhân viên tổ chức thực theo đường thẳng Cho phép cán nhân viên phụ trách phận chức có quyền đạo trực tiếp vấn đề liên quan đến chun mơn tuyến Lấy cấu chức quản lý làm tảng, người lãnh đạo trực Ưu Tăng trách nhiệm cá nhân, tránh tình trạng người thừa hành thi hành mệnh lệnh khác Nhanh, linh động, tốn chi phí kiểm tra dễ dàng Thu hút chuyên gia vào công tác quản lý Giảm tải cho cán huy trực tuyến Tăng cường chuyên mơn hóa cv giảm trùng lắp nhân viên thiết bị, tăng hiệu làm việc Phát huy ưu điểm hai kiểu cấu trúc trực tuyến chức Nhược Chỉ áp dụng cho tổ chức nhỏ, đòi hỏi người huy trực tuyến phải có kiến thức tồn diện Nếu khối lượng cv lớn người quản lý dễ bị tải Quyền hạn thủ trưởng bị lấn áp Cán tuyến bị huy nhiều đầu mối, dễ sinh tình trạng thiếu trách nhiệm rõ rang, đạo chồng chéo mâu thuẫn Người lãnh đạo phải thường xuyên giải mối quan hệ phận Trực tuyến tham mưu Ma trận tuyến giúp sức từ lãnh đạo quan chức năng, chuyên gia phận riêng biệt Bộ phận tham mưu đưa ý kiến, tư vấn đề phương án cho người lãnh đạo định khơng có quyền lệnh cho cấp Có thêm người lãnh đạo dự án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động để thực dự án trực tuyến phận chức Áp dụng cho DN vừa nhỏ Mối quan hệ nhà lãnh đạo nhà tham mưu có Tạo điều kiện cho nhà lãnh đạo dành thể trở nên căng thẳng gây nhiều thời để suy nghĩ chiến bất lợi cho tổ chức lược, chế độ trách nhiệm rõ rang, bảo Các chuyên gia đảm thống tồn tổ chức chun mơn bị phân tán, có phối hợp chung Thực lúc nhiều dự án, sx Mối quan hệ nhiều chủng loại sp khác nhau, kinh người tổ chức phức doanh tổng hợp nhiều lĩnh vực tạp, thường phát sinh mâu Cơ cấu động, hình thành giải thuẫn phận, thể nhanh chóng dễ dàng nhân viên người Thuyên chuyển nhân viên linh hoạt, sử lãnh đạo dự án dụng nhân viên hiệu Đòi hỏi phải có quy chế Phù hợp với dự án thử nghiệm điều lệ hoạt động tổ Áp dụng viện nghiên cứu, công ty chức chặt chẽ lớn, tập đoàn lớn, cty xuyên quốc gia III Bản mô tả công việc - Xây dựng mô tả công việc bước quan trọng trình tổ chức HTTT, giúp quảng cáo tìm - người, mơ tả rõ cv cho người xin việc, phân bổ cv cho nhân viên Bản mô tả cv có giá trị suốt q trình làm việc nhân viên Giúp xác định nhân viên có đạt yêu cầu đề hay không IV Chức – nhiệm vụ máy quản lý - Bộ máy quản lý xương xống tổ chức Là sở để thiết kế HTTT, phụ thuộc vào quy mô, cấu tổ chức máy quản lý mà DN quy định - chức nhiệm vụ máy quản lý cho phù hợp Quản đốc phân xưởng: Tổ chức sx, quản lý nhân lực,kiểm soát hoạt động sx, phân tích kq sx, đảm - bảo nhập-xuất nguyên liệu Tổ trưởng tổ sx: điều hành giám sát cv công nhân, báo cáo khối lượng chất lượng sp hồn thành, - tình hình sử dụng lao động, thiết bị, cố sx cho quản đốc phân xưởng Phòng kinh doanh: tìm nguồn ngun liệu, phát triển thị trường, lập kế hoạch kd, xuất-nhập - Phòng kỹ thuật: hoạch định tổ chức hoạt động sx, tối ưu hóa cơng suất sx,xác định mức tồn kho thành - phẩm,nguyên vật liệu; hướng dẫn an toàn thủ tục ISO, điều tra cố, cải tiến sx… Phòng tốn tài vụ: kiểm kê tài sản,theo dõi khoản chi, toán với đơn vị quan bên ngoài, - phối hợp lập kế hoạch sxkd, đảm bảo cơng tác tài cơng ty cững mạnh, tuân thủ pháp luật Phòng tổ chức HC-NS: quản lý công tác cán bộ, đào tạo cán bộ, bhxh chế độ, sách, lưu trữ cơng văn hồ sơ, quản lý chặt chẽ dấu, thường trực hội động kỷ luật tiền lương V Cơ sở liệu - - - Tầm quan trọng sở liệu thiết kế HTTT Khối lượng TT lớn điều kiện để có TT chất lượng cao Nội dung TT phải người nhận tiếp thu được, hiểu phải người tiếp nhận TT phải phản ánh mặt chất, đặc trưng chủ yếu quy luật hoạt động phát triển đối tượng nghiên cứu Đặc trưng sở liệu Là nơi lưu trữ tổng hợp liệu dung chung để phục vụ cho nhu cầu nhiều người sử dụng Cấu trúc chặt chẽ có ý nghĩa tổ chức Dữ liệu không tồn nhiều nơi sở dự liệu, mức độ trùng lắp dự liệu phải tối thiểu Dữ liệu hệ thống hóa cách logic tiện lợi cho người sử dụng Có tính thống cao, cho phép mức độ truy xuất liệu theo đối tượng Có dung lượng lưu trữ lớn Có nhiều cơng cụ để thực việc kiểm soát giám sát sở liệu Ưu điểm sử dụng sở liệu Tạo điều kiện thuận lơi cho việc thiết kế HTTT hiệu tổ chức DN Khơng có dư thừa liệu tối thiểu hóa mức dư thừa liệu Đảm bảo tính độc lập liệu với chương trình thơng tin Duy trì tính thống nhất, tăng cường tiêu chuẩn hóa liệu Đảm bảo tính bảo mật Có thể phát triển chương trình ứng dụng dung chung liệu, tiện lợi cho nhà QT, tăng cường tính hiệu thu thập xử lý TT Nhược điểm: Chi phí cao, thiết kế tốn nhiều thời gian công sức Người thiết kế người sử dụng phải có trình độ hiểu ý lẫn Thông tin không linh hoạt mà theo đinh dạng chuẩn Cơ sở liệu việc tổ chức HTTT quản trị Cơ sở liệu tảng tổ chức HTTT quản trị Các hoạt động cần cung cấp thông tin từ sở liệu: quản trị chiến lược, QT sx, QT nhân sự, QT marketing, QT tài (tham khảo sgk page.75) I Tên phương pháp Chương : PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THƠNG TIN Phương pháp thu thập thơng tin Thực Ưu điểm Nhược điểm Thông tin thiếu đồng phận quản lý, cách xử lý thông tin đòi hỏi nhiều cơng sức, hiệu khơng cao Cơ đọng tình phát sinh thực tế, khơng đề cập đến việc sáng tạo phân tích thông tin Xử lý thông tin nặng nề tốn lượng liệu lớn Nhà quản trị đơi khơng chọn lọc thơng tin có ích từ kho liệu Qua điều tra thực tế Thu thập thông tin sơ cấp hệ thống, tìm điểm bất hợp lý khắc phục Khắc phục kịp thời điểm yếu hệ thống Qua hệ thống kế tốn Căn vào hồn thiện hệ thống kế tốn Giảm cơng sức chi phí Qua phương tiện truyền thông Thu thập tất thông tin qua phương tiện truyền thông Lượng thông tin dồi Qua ngân hàng liệu Một khối lượng lớn liệu tập hợp lại để sử dụng chung cho hệ thống doanh nghiệp Thơng tin chuẩn hóa, mang tính hệ thống Đòi hỏi tính tiêu chuẩn hóa cao, phải giải nhiều vấn đề lý thuyết lẫn kỹ thuật Qua giới hóa Cải thiện hệ thống nhờ vào giới hóa xử lý thông tin tổng thể Thu thập thông tin nhanh chóng, xử lý thơng tin thuận lợi Chi phí cao Việc thu thập thông tin sơ cấp thiếu xác Qua phận cấu quản lý Thu thập thơng tin từ cấp độ xí nghiệp xuống phân xưởng Thông tin đồng Xây dựng mối liên hệ chức mức độ phân xưởng cách cụ thể II Phương pháp tiếp cận thông tin - PPTCTT từ lên Bắt đầu mức độ tác nghiệp, thực qua mức, kết thúc đạt tới mức cao cấp bậc Ứng dụng tốt cho việc thiết kế hệ thống thông tin độc lập, đáp ứng nhu cầu tương đối - doanh nghiệp, không đợi tới soạn thảo phương hướng kế hoạch tổng thể Hạn chế : Gây khó khăn cho kế hoạch sử dụng tin học quản lý Phương pháp - thơng tin liên chức năng, chỗ dựa cho định chiến thuật chiến lược Hướng khắc phục : Nhà quản trị cần có biện pháp để tránh chồng chéo hợp hệ thống thông tin - PPTCTT từ xuống Bắt đầu từ mục tiêu tổng quát tổ chức, xuống từ đỉnh hình tháp cấp bậc đáy DN xem tổng thể, chia thành phận gắn bó mật thiết với Hệ thống thống tin tổ chức hoàn chỉnh, giúp cho việc thực công việc hệ thống - hoàn chỉnh ăn khớp với Ưu điểm : phân tích nhu cầu thơng tin theo quan điểm bao qt tồn diện, có tính tới việc đặt tổ chức vào mơi trường, tính tới nguồn tài nguyên có sẵn, chiến lược tổ chức trình định nội - PPTCTT tổng hợp a/ PPTCTT theo quan điểm lý thuyết hệ thống Đảm bảo tính quán, tương hỗ thực tổ chức - Xây dựng hệ thống thông tin theo quan niệm : tổ chức tổng thể phân chia - hệ để dễ dàng tiến hành bước quy trình tổ chức hệ thống thông tin quản trị Hệ thống thơng tin thiết lập có cấu trúc giống chức phận Phải có nhìn tổng thể việc phối hợp điều hòa lượng thông tin thu thập truyền tới nhiều hệ thống - b/ PPTCHTTT qua phân tích đơn thể Giúp DN xác hóa mục tiêu sách kinh doanh Phân rã tổ chức đơn thể, đơn thể tiếp xem thực thể Đơn thể - có khả chia nhỏ s4 tiếp tục phân tích chi tiết Thành lập cấu trúc tổng quát, dễ dàng cho hoạt động hệ thống, buộc hoạt động phải bám sát với thực tế nâng cao hội thành công - c/ PPTCHTTT quản trị dần bước Thiết kế trước hết cho tổ chức cấu trúc hệ thống tương đối nhẹ bao gồm vài đơn thể Các - đơn thể phát triển theo thời gian bổ sung thêm đơn thể DN dễ dàng uốn nắn lại phương hướng, mơ hình hóa lại hệ thống theo giai đoạn thực Hệ thống thông tin trở nên hồn chỉnh khơng u cầu sửa đổi so với nguyên lý chọn III Phương pháp phân tích HTTT PTHTTT theo mơi trường tác động đến hoạt động tổ chức - a/ Môi trường bên ngồi Vĩ mơ : yếu tố + Kinh tế : tốc độ tăng trưởng, lạm phát, sách thuế,… + Chính trị, phủ luật pháp: quan điểm đường lối sách phủ, diễn biến trị, … + Văn hóa xã hội : chuẩn mực giá trị chấp nhận tôn trọng XH, VH cụ thể + Kỹ thuật công nghệ: công nghệ tiên tiến đời Năng động, chứa đựng nhiều - hội đe dọa Vi mô : yếu tố + Người cung ứng: khẳng định quyền lực cách đe dọa tăng giá giảm chất lượng hàng hóa dịch vụ mua + Người mua: tạo hội rủi ro cho DN, có áp đặt quyền lực người mua DN + Đối thủ tiềm năng: Nguy từ đối thủ gia nhập ngành, làm chiếm linh thị phần đó, kéo giá bán xuống làm tang chi phí DN trước, làm giảm mức lợi nhuận + Sản phẩm thay thế: kết phát triển khoa học công nghệ Các DN khơng ngừng hồn thiện chất lượng, hạ thấp chi phí để đảm bảo khả cạnh tranh + Các đối thủ cạnh tranh ngành: phân tích, giải áp lực cạnh tranh để nâng cao lực cạnh tranh ngành - b/ Môi trường bên Bao gồm : nguồn nhân lực, nghiên cứu phát triển, sản xuất, tài kế tốn, marketing,… Xây dựng mục tiêu chiến lược nhằm lợi dụng điểm mạnh khắc phục yếu - bên Phân tích rõ yếu tố nội nhằm xác định rõ ưu – nhược điểm DN Qua đưa biện pháp nhằm giảm bớt nhược điểm phát huy ưu điểm để đạt lợi tối đa PTHTTT theo chức thể a/ Hệ thống thông tin thừa hành Bao gồm: thông tin sở vật chất, nhà cửa, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhân … b/ Hệ thống quản lý Bao gồm tập hợp quy tắc, thủ tục, phương tiện áp dụng vào hệ thống thừa hành nhằm điều khiển, điều hòa kiểm sốt q trình kỹ thuật, kinh tế, tài c/ Hệ thống thông tin liên lạc Đảm bảo liên hệ hai hệ thống trên, thu thập liệu vận hành hệ thống thừa hành, xử lý chúng truyền thông tin tới hệ thống quản lý; chịu trách nhiệm chuyển thị luân chuyển ngược lại phía thừa hành PTHTTT theo quan hệ tổ chức a/ Quan hệ cấp bậc Là mối quan hệ quyền lực, huy người thừa hành Người lãnh đạo lên kế hoạch, kiểm tra nhiệm vụ người thừa hành, tiêu chuẩn hóa chức quản lý b/ Quan hệ kỹ thuật Là quan hệ kỹ thuật sản xuất nhằm đảm bảo hài hòa cho việc vận hành mức độ thao tác, liên quan đến luân chuyển hàng hóa, sử dụng lượng, người máy móc c/ Quan hệ tài Là quan hệ với mơi trường, cung cấp cho tổ chức phương tiện cần thiết cho vận hành điều kiện tốt d/ Quan hệ xã hội Một tổ chức tạo nên từ cá nhân có mục tiêu riêng độc lập với mục tiêu tổ chức Giữa cá nhân phát sinh quan hệ hình thức khơng hình thức làm ảnh hưởng đến vận hành tổ chức PTHTTT theo giai đoạn quy trình sản xuất Phân tích thơng tin theo cơng đoạn sản xuất IV Các nguyên tắc việc thiết kế HTTT - Tuân thủ nguyên tắc : Sử dụng ngôn ngữ khái niệm lý thuyết hệ thống Giúp mô tả hiểu biết rõ tồn hệ thống, xây dựng hình mẫu dễ hiểu khả thi; đề - cập đến khó khăn sở cho việc tìm kiếm giải pháp Chọn lựa cách tiếp cận đơn thể Việc phân tích đơn thể tổ chức tổ hợp ưu điểm cách tiếp cận hệ thống việc thực phần, đem lại khả xây dựng hệ thống phần chuyển giao cho nhiều nơi khác làm việc đồng thời Việc sửa lỗi trở nên dễ dàng, thay đổi thực - bên đơn thể không làm tổng thể bị biến đổi Hướng hệ thông tin theo nhu cầu quản trị Tính mục đích tồn việc xây dựng thể thơng qua việc xác định nhu cầu thong tin quản trị; giúp làm bật vai trò thơng tin phương tiện quản lý, trợ giúp cho - việc định Dựa quan điểm điều khiển học Điều khiển học xác định đặc trưng tổng quát chung cho hệ thống, quy mô - chất chúng, làm cho vận hành tổ chức tách rời khía cạnh người Xác định rõ ràng mối liên hệ hệ thống Mối liên hệ phần tử tạo nên thành phần hệ thống Do phải kiểm tra - liên hệ cẩn thận tồn tại, hài hòa, vận hành tốt hệ thống phụ thuộc vào chúng Sử dụng phương pháp phát triển bước lặp lại Mọi sửa đổi phần tử tạo thay đổi dây chuyền lặp lại nhiều lần để thích - nghi hồn tồn với phận khác Sử dụng sức mạnh tập thể tổ chức hệ thống thông tin quản trị Phi tập trung hóa hồn tồn vào q trình mơ tả phê phán vận hành hệ thống Các nhân viên có liên quan cần phải tham dự vào việc phân tích cải tiến hệ thống thong tin mà họ sử dụng V Phương pháp thiết kế HTTT quản trị Phác họa cấu trúc chung  phân tích nhân tố ảnh hưởng  xây dựng HTTT phù hợp - Phác họa cấu trúc chung HTTT quản trị Là việc “dệt lưới” cho HTTT theo đặc trưng nhu cầu tổ chức Mục đích: mơ tả cấu tổ chức để thiết kế HTTT phù hợp - Phân tích nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế HTTT quản trị a/ Ảnh hưởng môi trường Môi trường ấn định điều kiện mà hệ thống tiếp tục tồn Các HTTTđược xây dựng nhằm làm rõ trách nhiệm chức thị trường, phản ứng tâm lý người tiêu thụ, nhu cầu tiềm năng… cho phép DN tự thích nghi tốt với môi trường - Cần đánh giá hội rủi ro thị trường nước ngoài, dự kiến thay đổi sách nhà nước biến động tình hình quốc gia - b/ Mục tiêu chiến lược DN Là nhân tố mấu chốt giúp nhà quản trị xây dựng hệ thống thông tin Kếp hợp chiến lược DN với nguồn tài nguyên lực nội tổ chức Áp đặt việc thích nghi xác định cầu trúc tổ chức để đạt mục tiêu điều kiện tốt - c/ Cơ cấu tổ chức quản lý Cấu trúc tổ chức đặc trưng tồn cấp độ quản lý quan hệ - cấp độ, cấp xác định nhu cầu thay đổi thông tin Thiết kế HTTT quản trị thiết kế cấu trúc tổ chức liên quan mật thiết với HTT phải thiết kế theo cầu trúc tổ chức quản lý DN để đo đánh giá hoạt động đơn vị theo mục đích tổng quát tổ chức - d/ Quá trình định Hệ thống thông tin phải làm thuận lợi cho việc định Phải xem xét quan hệ hệ thống quản lý cách cẩn trọng để tránh chồng chéo chức - thiết kế Phải đặt loạt câu hỏi (bản chất định, đưa ra,…) để xác định nhu cầu đặc biệt Các kiểu cấu trúc HTTT - a/ Kiểu hệ thống logic Là mạng lưới biểu diễn luồng thông tin luân chuyển tổ chức Được thiết lập từ nhu cầu thông tin tổ chức, bảo đảm mối liên hệ chức - tổ chức Hệ thống logic tồn thực tế vật chất hóa hệ thống vật lý Hệ thống vật lý tạo - nên phương tiện học kỹ thuật khác sử dụng theo đặc tính chúng Tính qn thơng tin tạo khả thực tổng hợp mức độ cao tổ chức - b/ Kiểu cấu trúc tổng thể : sở cho nghiên cứu chi tiết Cấu trúc hình tháp: thực tế thích hợp khái quát nhân tố đa dạng thông - tin, mức độ lãnh đạo quản lý việc phân tích chức Cấu trúc đồng tâm: áp dụng cho DN có nhiều đơn vị phân bố xa mặt địa lý có - nhiều trụ sở, cho phép phối hợp phân chia theo địa lý, theo chức theo mức độ quản lý Cấu trúc ma trận: áp dụng muốn tổ hợp tiêu thức lên bảng Tóm tắt chương HTTT phải có khả thích nghi để không bị lỗi thời hiệu thay đổi môi - trường thay đổi than hệ thống tổ chức Do người thiết kế cần phải: Dự đoán tác động hệ thống vào mơi trường Tạo khả thích nghi với chuyển hóa hệ thống quản lý Tạo khả cải tiến hệ thống quản lý, phát khuyết tật hệ thống cải tạo 10 CHƯƠNG : THIẾT KẾ HTTT QUẢN TRỊ I - Điều kiện để thiết kế HTTT quản trị Kiện toàn máy quản lý DN, xác định rõ chức nhiệm vụ người, phận, mối - quan hệ phận, cấp quản lý Thống cơng tác kế tốn cơng tác thơng kê nhằm giám sát q trình kinh doanh, tính tốn xác kịp thời đầy đủ kết hoạt động DN, thúc đẩy DN phát triển mặt Thiết kế HTTT quản trị qua bước - Bước 1: Xác định đối tượng nhận tin nhu cầu thông tin Xác định nhu cầu thông tin giúp xác định đối tượng nhận tin, nội dung thông tin Đối tượng nhận tin: GĐ, PGĐ, kế tốn trưởng, trưởng phòng, quản đóc phân xưởng, tổ trưởng, nhân viên, công nhân… nhằm đảm bảo phát huy đầy đủ vai trò đồn thể quản lý sản - xuất kinh doanh Xác định nhu cầu thông tin dựa vào yêu cầu sản xuất kinh doanh đạo sản xuất kinh doanh, vào chức nhiệm vụ cụ thể phận hiệu cơng tác hạch - tốn giai đoạn Đối với quản đốc, cửa hang trưởng, tổ trưởng: yêu cầu đạo phải giải chỗ nên chu kỳ thông tin ngắn, số tiêu cần thông tin không nhiều, chủ yếu thông tin tiêu: sản - lượng, chất lượng, doanh số, vật liệu,… Đối với giám đốc DN: cần thông tin tồn diện, chu kỳ thơng tin dài, nội dung súc tích Nhu cầu thơng tin cấp bao gồm hầu hết tiêu mà giám đốc DN cần nắm Trên sở nhu cầu thông tin GĐ, xác định nhu cầu thông tin PGĐ ,trưởng phòng,… Từ TT cung cấp cho lãnh đạo, lựa chon tin cần thiết có liên quan để công bố cách đặn - cho người lao động theo phạm vi khác Tùy theo mức độ ổn định DN chia nhu cầu thông tin đối tượng nhận tin thành loại: nhu cầu TT có tính chất thường xun tương đối ổn định nhu cầu TT có tính chất đột xuất, thời Bước 2: Xác định chế độ trách nhiệm mối liên hệ công tác đối tượng truyền tin a/ Phạm vi tổ sản xuất, tổ trưởng: cần dành thời gian để thực công việc ghi chép, chỉnh - lý tổng hợp số liệu TT ban đầu tổ Các số liệu bao gồm: Khối lượng, chất lượng SP hoàn thành Tình hình sử dụng lao động: số lượng cơng nhân có mặt làm việc ngưng việc Tình hình sử dụng máy móc thiết bị: số máy làm việc, tình trạng máy móc Tình hình sử dụng vật tư ca Những cố xảy ca làm việc - b/ Phạm vi hạch toán phân xưởng: nhân viên hạch toán phân xưởng chịu trách nhiệm: Xác minh số liệu báo cáo tổ ghi chép tài liệu báo cáo phát sinh khác 11 - Chỉnh lý vào sổ trung gian theo dõi tổ toàn phân xưởng, giúp quản đốc phân xưởng tổ - chức công tác thông tin kinh tế nội phân xưởng Định kỳ lập báo cáo cho quản đốc phân xưởng tình hình thực kế hoạch sản xuất, kết - hạch toán kinh tế phân xưởng giúp quản đốc nắm tồn diện tình hình hoạt động phân xưởng c/ Phạm vi toàn DN: trách nhiệm phòng kế tốn tài vụ: Tổ chức, hướng dẫn, đạo cơng tác hạch tốn, nghiên cứu tượng kinh tế phát sinh, - phản ánh tồn diện tình hình hoạt động sxkd DN Làm trung tâm thu nhận, xử lý thông tin, truyền tin DN Giúp cho lãnh đạo DN nắm cách đầy đủ, cụ thể có hệ thống tình hình thực - nhiệm vụ chủ yếu phân xưởng, điểm mạnh-yếu tồn q trình họa động sxkd Làm trung tâm lưu giữ thông tin kế tốn, thống kê DN; có nhiệm vụ cung cấp tài liệu, số liệu cho phòng khác, phân xưởng cho bên ngồi - d/ Phòng kế hoạch kinh doanh, kỹ thuật vật tư, tổ chức hành chính: Đi sâu nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho GĐ DN, dự báo, lập chương trình, qđịnh… nhằm thực tốt nhiệm vụ, quản lý toàn diện, hướng dẫn nghiệp vụ cho phân xưởng thực nhiệm vụ với chức tư vấn Quan hệ TT kinh tế phân xưởng với phòng chức DN : page.128 SGK Quan hệ TT kinh tế phòng kế tốn – tài vụ với phòng chức khác p.130 SGK Bước 3: Xác định nội dung hình thức thơng tin - Dựa cở sở: Hệ thống biểu mẫu ban đầu để thu thập tài liệu ban đầu phát sinh trình sxkd Tài liệu thu thập sau qua kiểm tra, chỉnh lý phân bổ, tính tốn tổng hợp, phân tích thông báo theo nhu cầu đối tượng nhận tin a/ TT hàng ngày: - TT tác nghiệp Là loại TT nhanh, theo sát vận động trình sx nhằm đáp ứng yêu cầu huy sx kịp thời - DN Yêu cầu: phải thông báo nhanh tình hình chuẩn bị sx ngày, kịp thời giải để đảm bảo cho sx phát triển cân đối, nhịp nhàng - TT thống kê hàng ngày Đi sâu phân tích số liệu phản ánh tình hình kết sx ngày hôm trước nhằm giúp cho - cấp huy sx kịp thời rút kinh nghiệm để đạo tác nghiệp tốt Lập sổ ghi chép thông tin thực hàng ngày - b/ Thông tin 10 ngày (20 ngày) Chủ yếu TT thống kê Yêu cầu: thông báo cho cấp lãnh đạo tiến độ hoàn thành kế hoạch tháng tiêu chủ yếu: sản lượng, chất lượng, sản phẩm, lao động, thiết bị, vật tư; phân tích mặt mạnh-yếu… giúp cho lãnh đạo có biện pháp cần thiết nhằm khai thác khả tiềm tàng, phấn đầu hoàn thành nhiệm vụ đề 12 - Cần lập báo cáo phân tích, tổng hợp để trình lãnh đạo; tăng cường phương tiện TT, tuyên truyền bảng tin, biểu đồ cho toàn thể nhân viên kết sx kỳ - c/ Thông tin thực tháng (quý,năm) Giúp cho lãnh đạo DN người lao động đánh giá đầy đủ tình hình thực kế hoạch đơn vị, nêu rõ nguyên nhân làm cho đơn vị khơng hồn thành kế hoạch, khả tiềm tàng - khai thác… làm cừ tin cậy để xây dựng điều chỉnh đạo thực kỳ tới Khối lượng chất lượng thơng tin lớn, phải kiện tồn nội dung hình thức TT Bước 4: Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ Chứng từ thông tin nội DN Cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống TT DN a/ Nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu vào kho theo kế hoạch 13 b/ Nghiệp vụ xuất thành phẩm bán cho bên c/ Nghiệp vụ thu mua vật tư 14 d/ Nghiệp vụ mua vật tư hình thức nhờ thu nhận trả thơng qua ngân hàng e/ Nghiệp vụ mua vật tư bên băng tiền mặt f/ Nghiệp vụ cấp phát vật tư theo hạn mức 15 Bước : SGK 16 ... thuyết hệ thống Đảm bảo tính quán, tương hỗ thực tổ chức - Xây dựng hệ thống thông tin theo quan niệm : tổ chức tổng thể phân chia - hệ để dễ dàng tiến hành bước quy trình tổ chức hệ thống thơng tin. .. thông tin luân chuyển tổ chức Được thiết lập từ nhu cầu thông tin tổ chức, bảo đảm mối liên hệ chức - tổ chức Hệ thống logic tồn thực tế vật chất hóa hệ thống vật lý Hệ thống vật lý tạo - nên... gian cơng sức Người thiết kế người sử dụng phải có trình độ hiểu ý lẫn Thơng tin khơng linh hoạt mà theo đinh dạng chuẩn Cơ sở liệu việc tổ chức HTTT quản trị Cơ sở liệu tảng tổ chức HTTT quản trị