quy trình xử lý công việc của UBND thành phố

QUY TRÌNH XỬ LÝ CƠNG VIỆC CỦA UBND THÀNH PHỐ trực tiếp lãnh đạo, đạo, điều hành phòng, ban, đơn vị thực nhiệm vụ phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, đảm bảo an ninh-quốc phòng với mục tiêu thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, nâng cao mức sống, trình độ văn hố cho người dân địa bàn thành phố quản lý Sau học nghiên cứu môn Quản trị hoạt động mơn học khác chương trình đạo tạo MBA GRIGGS University, quan tâm đề cập đến 01 phận tổng thể lĩnh quản lý tồn địa bàn thành phố để giải thích quy trình hoạt động cố gắng tìm biện pháp hiệu q trình thực thi nhiệm vụ là: Bộ phận Văn phòng UBND thành phố Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành quản lý Nhà nước lĩnh vực công tác UBND thành phố Tôi thường xuyên theo dõi, nghe báo cáo, thị sát để nắm bắt tình hình chung tồn địa bàn trực tiếp giải vấn đề phát sinh Cơng việc thực quy trình nghiệp vụ sau: Vấn đề phát sinh Phòng, ban, đơn vị, cá nhân liên quan báo cáo, xin ý kiến đạo Văn gửi qua Văn thư UBND Văn thư chuyển tới Chủ tịch UBND thành phố Chủ tịch UBND thành phố nhận văn Chủ tịch UBND thành phố trực tiếp giải uỷ quyền cho Phó Chủ tịch UBND thành phố để giải Văn phòng tổng hợp tham mưu UBND thành phố thống xếp lịch tổ chức hội nghị bàn việc giải Văn phòng làm giấy mời ký thừa lệnh Chủ tịch Gửi giấy mời sau ký đóng dấu UBND thành phố Văn thư nhận giấy mời triển khai gửi tới quan, đơn vị 10 Thủ trưởng đơn vị nhận giấy mời dự họp trực tiếp tham dự cử cấp tuỳ theo vụ việc lĩnh vực phân công 11 Trong họp: Sau xem xét tình hình việc, lấy ý kiến đóng góp đại biểu tham dự hội nghị thống đưa định quản lý hành 12 Văn phòng UBND thành phố dự họp, tổng hợp ý kiến (bằng văn hành Nhà nước theo mẫu chung Nghị định 55/CP), tham mưu trình tơi xem xét ký ban hành văn quản lý hành địa bàn thành phố quản lý 13 Văn sau ký, photo, đóng dấu văn thư gửi tới quan, phòng, ban, đơn vị, cá nhân có liên quan để tổ chức thực (gửi văn trực tiếp tới tận quan, đơn vị) 14 Sau triển khai tổ chức thực hiện, quan đơn vị báo cáo kết UBND thành phố 15.Văn phòng UBND thành phố tổng hợp báo cáo chung trình Chủ tịch UBND thành phố việc hồn thành chưa hồn thành tiếp tục xem xét giải thoả đáng * Theo tôi, quy trình xử lý cơng việc UBND thành phố có bất cập sau: - Khâu tiếp nhận thông tin vụ việc, kiện chậm phụ thuộc vào việc gửi đồng chí Chủ tịch UBND thành phố sau chuyển phát đến phận khác - Thời gian chậm việc văn gửi tới quan, đơn vị, cá nhân mang tính thủ cơng cao, chưa áp dụng khoa học công nghệ đại Thời gian cá nhân nhân văn chậm dẫn tới việc xử lý gấp kéo theo hệ thống bị đình trệ từ khâu sau - Tiếp nhận thơng tin chậm: Ví dụ việc phải có nhân viên (Văn thư) trực tiếp đến gửi văn đạo UBND thành phố tới phòng, ban, đơn vị nên phụ thuộc vào yếu tố khách quan: thời tiết, sức khoẻ nhân viên, việc trùng hợp, công việc khác…… dẫn tới việc xử lý việc số trường hợp không đáp ứng yêu cầu thời gian, công tác triển khai chậm, đạt kết cuối hiệu công việc thấp - Sử dụng số lượng cán bộ, nhân viên nhiều công tác tổ chức xếp công việc nhân viên tương đối, chưa mang tính chun mơn hố cao Vậy nên chất lượng hiệu suất lao động cá nhân không đạt mức tối ưu - Chưa xây dựng sơ đồ Gantt để dự báo công việc phải làm phát sinh tương lai Do bị động công tác quản lý: Công tác quản lý Nhà nước mang tính chu kỳ, phân chia tương đối theo tháng, quý, năm: có thời gian tiến hành cơng việc, có thời gian tiến hành tổng hợp kết định hướng công việc thời gian Mỗi thời kỳ có đặc trưng cơng việc riêng tổng thể chung công tác quản lý - Công tác tổng hợp kết UBND thành phố gửi trực tiếp văn từ đơn vị trực thuộc Do thời gian chênh lệch gây khó khăn cho việc tổng hợp kết quả: gây lãng phí thời gian nhân cơng, sai sót q trình tổng hợp số liệu * Theo tơi quy trình quản lý cần cải thiện để việc thực trở lên tốt Cụ thể tơi có đề xuất sau: - Sắp xếp phân công công việc để tạo hệ thống mang tính chun mơn hố cao, tận dụng hết khả tiết kiệm nguồn lực khan tổ chức để đạt hiệu cơng việc tốt nhất: Đồng chí Chủ tịch UBND thành phố giao nhiệm vụ cụ thể cho Phó Chủ tịch, quan, phòng, ban, ngành chun mơn thủ trưởng chịu trách nhiệm kết giao Các thủ trưởng quan, đơn vị phân công nhiệm vụ cụ thể cho thành viên thành viên chịu trách nhiệm công việc giao Lập kế hoạch làm việc chung quan theo năm, tháng, quý, tuần Căn kết quả, thành tích đạt công nhận nỗ lực cố gắng phấn đấu quan, đơn vị, cá nhân + Việc tiếp nhận xử lý văn Chủ tịch UBND giao cho đồng chí thư ký giúp việc cần phân loại văn chuyển trực tiếp tới quan, đơn vị theo chức nhiệm vụ phân công để xem xét giải theo quy định pháp luật Những trường hợp cần Chủ tịch trực tiếp xử lý giao cho Văn phòng UBND tổng hợp tài liệu tham mưu  Rút ngắn thời gian xử lý văn đến …v.v - Q trình triệu tập Hội nghị bàn cơng việc chung UBND thành phố Văn phòng UBND thành phố thừa lệnh Chủ tịch làm giấy mời gửi tới quan, đơn vị: + Tiến hành áp dụng công nghệ thông tin sau: Lập địa thư điện tử (e-mail) cho quan, đơn vị Lên danh sách số điện thoại thuê bao di động Thủ trưởng quan, đơn vị: + Gửi giấy mời tài liệu liên quan qua e-mail tới quan, đơn vị chuyên môn + Gửi thông báo qua tin nhắn (massage) nội dung công việc tới Thủ trưởng quan số điện thoại di động (mobilephone) Muốn áp dụng quy trình nên phân công nhân viên Văn thư kiêm kiểm sốt cơng tác mạng tồn quan thực việc chuyển e-mail tổng hợp thông tin phản hồi + Gửi Văn thức (có dấu quốc huy) qua thư tay trực tiếp chuyển sau nhân viên bưu điện đến hòm thư lấy thư hàng ngày  Rút ngắn thời gian truyền phát thông tin, quan, đơn vị, cá nhân nhận thông tin họp sớm Tự chủ xếp thời gian, công việc chuẩn bị kỹ lưỡng tài liệu để tham mưu UBND thành phố giải tốt công việc Giảm số lượng nhân viên, chi phí di chuyển, rủi ro yếu tố khách quan đường mà cán nhân viên gặp phải Tính hiệu rõ khi: Cuộc họp đột xuất, công việc gửi văn chồng lấn… Thể tính chun mơn hố, hiệu tác nghiệp cao đáp ứng yêu cầu khối lượng công việc đột biến tăng  …v.v Xây dựng kế hoạch áp dụng công nghệ thông tin việc như: giao ban trực tuyến, Chữ ký số, tài liệu điện tử… v.v Như công việc UBND thành phố trở lên linh hoạt hiệu nghiệp vụ riêng lẻ, dẫn đến tổng thể hoạt động hiệu cao, xác Đồng thời tạo mơi trường làm việc có kỷ luật trách nhiệm, công bằng, văn minh Công tác quản lý Nhà nước thành phố có tốc độ thị hố cao nâng cao ngày trở lên chặt chẽ, sách Chính phủ triển khai kịp thời đến quan, đơn vị, cá nhân người dân thành phố * Nhận xét: Quy trình xử lý cơng việc UBND thành phố trình tự, thủ tục theo quy định chung Nhà nước đáp ứng yêu cầu công tác quản lý hoàn cảnh Nhưng tương lai với phát triển kinh tế - xã hội tiến khoa học công nghệ, công tác quản lý bị lỗi thời, thiếu tính chặt chẽ, hoạt động bị đình trệ Khi khối lượng cơng việc tăng lên có phương pháp để thực hoàn thành nhiệm vụ đạt mục tiêu quản lý sau: + Nếu sử dụng phương pháp quản lý thiếu tính khoa học khơng áp dụng thành tựu khoa học phải tuyển thêm lao động, tăng biên chế, phát sinh gánh nặng chi phí, phòng làm việc, thiết bị máy móc sở vật chất khác để đáp ứng tiêu chuẩn nhân viên + Nếu sử dụng phương pháp quản lý khoa học, áp dụng thành tựu khoa học như: Tin học, viễn thông… quản lý khoa học, giảm thời gian làm việc đến mức thấp nhất, tăng hiệu công việc Từ giảm bớt số lượng cán bộ, cơng nhân viên thực nhiệm vụ quan Bản thân sau nghiên cứu nội dung môn Quản trị Tác nghiệp thấy cần phải luôn cố gắng, phấn đấu nỗ lực nghiên cứu để áp dụng kiến thức quản lý khoa học tạo dịch vụ “công” tối ưu dựa nguồn lực khan tổ chức, tồn xã hội Những nội dung sau áp dụng vào công việc là: - Hệ thống kế hoạch tổ chức hoạt động theo thời kỳ: Ngắn hạn, trung hạn dài hạn (Dự báo nhu cầu, kế hoạch sản xuất tác nghiệp) + Phân công công việc cho quan, đơn vị, cá nhân - Hệ thống bố trí nguồn lực thực hiện: Nhân sự, máy móc, thiết bị, sở vật chất khác để hỗ trợ tác nghiệp (Hệ thống nguồn nguyên liệu) - Đánh giá kết đạt cá nhân, đơn vị tổ chức rút học kinh nghiệm tổ chức lại để hoạt động tốt thời gian (Quản trị chất lượng) - Áp dụng thành khoa học kỹ thuật đại: Công nghệ tin học, viễn thông… (tin nhắn, thư điện tử, chữ ký điện tử, mật mã truy cập chung riêng lẻ) để nâng cao suất, chất lượng hiệu công việc (Phương thức sản xuất đại) Những hoạt động đạo điều hành hoạt động UBND thành phố tơi áp dụng trình bày phần Do bắt đầu chu kỳ hoạt động lập kế hoạch, dự đốn nguồn lực thực hiện, bố trí nhân sự, phân công lao động, cung cấp sở vật chất cần thiết, trình đào tạo, trình hoạt động bắt đầu, đánh giá kết cải tiến khâu để rút ngắn thời gian, nguồn lực tạo nên hiệu công việc đạt mức tối ưu Áp dụng lĩnh vực: Tài - kế hoạch, quản lý đô thị, quản lý tài nguyên môi trường, quản lý xây dựng bản, quản lý khu công nghiệp, quản lý văn hoá, giáo dục – đào tạo… sở áp dụng công nghệ đại, kế hoạch hồn hảo, sử dụng máy móc khơng gian làm việc từ giúp cho nhân viên tổ chức phát triển tối ưu khả mình, người dân (khách hàng) cung cấp dịch thoả mãn yêu cầu, tiết kiệm chi phí, thời gian nâng cao chất lượng, suất lao động Tổng thể làm cho tổ chức quản lý phát triển mạnh mẽ động lực để đạt mục tiêu phát triển người, phát triển kinh tế - xã hội hướng tới mục tiêu dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng, văn minh ... kết UBND thành phố 15.Văn phòng UBND thành phố tổng hợp báo cáo chung trình Chủ tịch UBND thành phố việc hoàn thành chưa hồn thành tiếp tục xem xét giải thoả đáng * Theo tơi, quy trình xử lý cơng... tiếp xử lý giao cho Văn phòng UBND tổng hợp tài liệu tham mưu  Rút ngắn thời gian xử lý văn đến …v.v - Quá trình triệu tập Hội nghị bàn công việc chung UBND thành phố Văn phòng UBND thành phố. .. đến gửi văn đạo UBND thành phố tới phòng, ban, đơn vị nên phụ thuộc vào yếu tố khách quan: thời tiết, sức khoẻ nhân viên, việc trùng hợp, công việc khác…… dẫn tới việc xử lý việc số trường hợp