Quy trình thực hiện dự án sản xuất và cung cấp sản phẩm khung nhà thép tiền chế cho khách hàng

Ở góc độ là một người quản lý của doanh nghiệp.Tôi xin trình bày nội dung của quy trình tác nghiệp tại Công ty TNHH Cửu Long với chủ đề như sau: Quy trình thực hiện dự án sản xuất và cun

QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN SẢN XUẤT VÀ CUNG CẤP SẢN PHẨM KHUNG NHÀ THÉP TIỀN CHẾ CHO KHÁCH HÀNG

I Phần mở đầu :

Quản trị là một khái niệm được biết đến từ khá lâu, tuy nhiên để khái niệm này được nhìn nhận và đánh giá một cách đầy đủ hơn là từ khi kinh tế phát triển mạnh ở những nước phương tây Các thành tựu khoa học, khoa học quản lý được ứng dụng rộng rãi trên toàn thế giới và trong tất cả các lĩnh vực như kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, quân sự …

Quản trị hoạt động và tác nghiệp là một khái niệm khá mới mẻ Nhưng từ khi các nhà khoa học nghiên cứu và đưa ra các học thuyết cho công tác này, các nhà quản trị trên thế giới đã vận dụng một cách rất sáng tạo và hiệu quả, đặc biệt trong lĩnh vực quản trị sản xuât và tác nghiệp Nếu làm tốt việc này sẽ làm cho thế giới giảm bớt được những hao phí như sức lao động, tài nguyên thiên nhiên, bảo vệ được môi trường xanh

Sau khi học xong và nghiên cứu những tài liệu của môn Quản trị hoạt động

và tác nghiệp của chương trình đào tạo thạc sĩ Quản trị kinh doanh Ở góc độ là một người quản lý của doanh nghiệp.Tôi xin trình bày nội dung của quy trình tác nghiệp tại Công ty TNHH Cửu Long với chủ đề như sau:

Quy trình thực hiện dự án sản xuất và cung cấp sản phẩm khung nhà thép tiền chế cho khách hàng.

Giới thiệu về công ty TNHH Cửu Long

Quản trị hoạt động và tác nghiệp Ngô Phạm Bẩy - Lớp GaMBA01.N04 Trang 1

Công ty TNHH Cửu Long được thành lập ngày 27/02/2002 theo giấy phép kinh doanh số ………

Trụ sở : Số 23/262B Nguyễn Trãi , Thanh Xuân Trung, Thanh Xuân, Hà Nội Ngành nghề kinh doanh chính :

+ Sản xuât, cung cấp khung nhà thép tiền chế

+ Sản xuất, cung cấp bê tông thương phẩm

II Phần nội dung

1.Một số khái niệm

1.1 Khái niệm quản trị :

Quản trị là quá trình tác động thường xuyên, liên tục có tổ chức của chủ thể quản trị nhằm phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận, các cá nhân, các nguồn lực với nhau một cách nhịp nhàng ăn khớp để đạt đến mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất

1.2 Khái niệm về sản xuất

Theo quan niệm phổ biến trên thế giới thì sản xuất đươc hiểu là một quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ

Một hệ thống sản xuất nhận đầu vào là nguyên liệu thô, con người, máy móc, nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt và các nguồn tài nguyên khác chuyển đổi

nó thành sản phẩm hoặc dịch vụ Qúa trình chuyển đổi này là trọng tâm của cái gọi

là sản xuất và là hoạt động phổ biến của một hệ thống sản xuất Mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị trong sản xuất và điều hành, những người mà chúng

ta sẽ gọi là nhà quản trị hệ thống sản xuất, là các hoạt động biến đổi trong quá trình sản xuất

Như vậy, về thực chất sản xuất chính là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào, biến chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ ở đầu ra

Theo nghĩa rộng sản xuất bao hàm bất kỳ hoạt động nào nhằm thoả mãn nhu cầu của con người Nó có thể phân thành: Sản xuất bậc 1; sản xuất bậc 2; sản xuất bậc 3

- Sản xuất bậc 1 (khai thác nguyên thuỷ): Là hình thức sản xuất dựa vào khai thác tài nguyên thiên nhiên hoặc là những hoạt động sử dụng các nguồn tài nguyên sẵn có, có ở dạng tự nhiên như khai thác quặng mỏ, khai thác lâm sản, đánh bắt hải sản, trồng trọt…

- Sản xuất bậc 2 ( ngành chế biến): Là hình thức sản xuất, chế tạo, chế biến các loại nguyên liệu thô hay tài nguyên thiên nhiên hàng hoá

- Sản xuất bậc 3 ( ngành dịch vụ): Cung cấp hệ thống các dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu đa dạng của con người như: bốc dỡ hàng hoá, bưu điện, viễn thông, ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, y tế, giáo dục…

Đặc điểm của sản xuất hiện đại:

- Sản xuất phải có kế hoạch hợp lý khoa học, kỹ sư giỏi, công nhân được đào tạo, thiết bị hiện đại

- Ngày càng chú trọng đến chất lượng sản phẩm

- Ngày càng nhận thức rõ con người là tài sản quý nhất của doanh nghiệp

Quản trị hoạt động và tác nghiệp Ngô Phạm Bẩy - Lớp GaMBA01.N04 Trang 3

- Mối quan tâm chung về kiểm soát chi phí

- Tập trung và chuyên môn hoá

- Ứng dụng ý tưởng cơ khí hoá và tự động hoá

- Ngày càng ứng dụng nhiều thành tựu của công nghệ tin học

- Mô phỏng toán học để hỗ trợ cho việc ra quyết định

1.3 Khái niệm về QTSX và tác nghiệp

Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm biến đổi chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất

Để tạo ra sản phẩm và dịch vụ, các doanh nghiệp đều phải thực hiện 3 chức năng cơ bản : marketing, sản xuất, tài chính

Do đó có thể nói rằng quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại nếu quản trị kém sẽ làm cho doanh nghiệp thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản

2 Nội dung quy trình thực hiện dự án sản xuất và cung cấp sản phẩm khung nhà thép tiền chế cho khách hàng tại Công ty TNHH Cửu Long

2.1 Lược đồ:

BỘ PHẬN QUẢN LÝ TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC THỜI GIAN GIẢI QUYẾT MÔ TẢ

đồng

2.2.1

Từng trường hợp cụ thể

2.2.2 2.2.3

GĐ DỰ ÁN

1-2 ngày

1 ngày

2.2.4

2.2.5

GĐ NHÀ MÁY

Quản trị hoạt động và tác nghiệp Ngô Phạm Bẩy - Lớp GaMBA01.N04 Trang 5

Ký HĐ-chịu trách nhiệm chung

Thiết kế SP, chào hàng

Đàm phán – Ký HĐ

Nhận HĐ, bản vẽ thiết kế

Lập tiến độ sx, thi công, giám

sát chất lượng

Lập kế hoạch sản xuất, mua

nguyên liệu

Nhận bản vẽ thiết kế từ GĐ dự án

Lập kế hoạch bảo dưỡng máy

móc , thiết bị

Kiểm tra chất lượng nguyên

liệu nhập

Kiểm tra chất lượng sản xuất Xuất xưởng SP

1 ngày

3-5 ngày

Kiểm tra trước khi hàng nhập kho

Song song từng công đoạn sản xuất

Theo tiến độ cung cấp của hợp đồng

2.2.7

2.2.8

2.2.9

2.2.10

2.2.11

GĐ CÔNG TRƯỜNG

Phụ thuộc quy mô dự án

20% thời gian còn lại của dự

án Trước 10% thời gian bàn giao treo hợp đồng

2.2.12

2.2.13

2.2.14

2.2 Mô tả

2.2.1 Ký hợp đồng – Phụ trách chung

Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết, hợp đồng kinh tế được triển khai theo trình tự của lược đồ trên Tổng giám đốc là người thiết kế các bước công việc theo trình tự, đồng thời thông báo các bộ phận để thực hiện công việc đó Kiểm tra đánh giá kết quả của công việc điều chỉnh tiến độ thực hiện đảm bảo công việc đúng như đã ghi trong hợp đồng

Nhận SP từ nhà máy

Tổ chức thi công lắp dựng

Kiểm tra đánh giá lại SP, phát hiện

lỗi của SP đã hoàn thiện

Nghiệm thu bàn giao

2.2.2 Thiết kế sản phẩm, chào hàng:

Bộ phận kinh doanh đứng dầu là giám đốc kinh doanh, sau khi nhân viên tiếp cận với dự án thực hiện một số công việc sau :

Thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng Sau khi thiết kế được khách hành chấp nhận sẽ lập dự toán trình khách hàng

2.2.3 Báo giá được khách hàng tiếp nhận sau đó là quá trình đàm phán về giá Trong một số trường hợp nếu cần sự hỗ trợ của Giám đốc kinh doanh hoặc quyết định cao hơn của Tổng Giám đốc để hợp đồng được ký kết

2.2.4 Nhận hợp đồng kinh tế, bản vẽ thiết kế: sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết ngay sau đó Tổng Giám đốc gửi hợp đồng kinh tế cho Giám đốc kinh doanh

để theo dõi thực hiện đồng thời gửi thông báo tới các bộ phận liên quan để thực hiện theo đúng quy trình đã được lập sẵn

Đến đây Giám đốc dự án có đầy đủ thông tin của hợp đồng kinh tế về tiến

độ, thông tin kỹ thuật Sau đó giao cho nhân viên kỹ thuật chuyên trách dự án

đó để kết hợp với nhà máy, Giám đốc công trường, khách hàng để thực hiện dự

án đảm bảo đúng kế hoạch

2.2.5 Lập tiến độ sản xuất

Cán bộ chuyên trách được Giám đốc dự án phân công có trách nhiệm lập tiến độ sản xuất, tiến độ thi công, tiến độ nghiệm thu bàn giao công trình và giám sát chất lượng, kỹ thuật cũng như tiến độ thực hiện hợp đồng

2.2.6 Nhận bản vẽ thiết kế, tiến độ sản xuất

Quản trị hoạt động và tác nghiệp Ngô Phạm Bẩy - Lớp GaMBA01.N04 Trang 7

Sau khi Giám đốc dự án chuyển bản vẽ thiết kế và tiến độ sản xuất xuống nhà máy Giám đốc nhà máy có trách nhiệm lập một số kế hoạch sau để thực hiện dự án

2.2.7 Kế hoạch bảo dưỡng máy móc, thiết bị

Công việc này được giám đốc nhà máy thực hiện ở hai tình huống:

Tình huống thứ nhất nếu nhà máy đang trong giai đoạn sản xuất liên tục mà chưa đến chu kỳ bảo dưỡng thì sẽ thực hiện đúng chu kỳ

Tình huống thứ hai nếu nhà máy đang dừng sản xuất chờ hợp đồng thì có thể được bảo dưỡng trước hoặc thời gian đặt mua nguyên vật liệu hoặc ngay sau khi nhận được tiến độ sản xuất

2.2.8 Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất

Căn cứ vào tiến độ sản xuất, hồ sơ thiết kế Giám đốc nhà máy bóc tách khối lượng vật liệu cần mua Lựa chọn ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp đảm bảo đủ cho sản xuất cũng như dự trữ phù hợp Căn cứ vào tiến độ sản xuất mà Giám đốc nhà máy lập kế hoạch cụ thể cho nhu cầu sử dụng máy móc, nhu cầu

sử dụng nhân công để đảm bảo công việc hoàn thành đúng kế hoạch

2.2.9 Kiểm tra chất lượng nguyên liệu nhập:

Sau khi ký hợp đồng mua nguyên liệu của nhà cung cấp Nhà cung cấp vận chuyển tới nhà máy Giám đốc nhà máy cử bộ phận chuyên trách để kiểm tra chất lượng hàng nhập kho Đây là một công việc đảm bảo cho chất lượng sản phẩm sau khi chế tạo được đúng chất lượng

2.2.10 Kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất :

Công việc này được tiến hành song song với sản xuất Sau mỗi một công đoạn sản xuất bán thành phẩm gồm các thành phẩm sau kiểm tra chất lượng như nhân viên KCS, cán bộ chuyên trách của dự án Trước khi sản phẩm xuất xưởng có hợp đồng nghiệm thu sản phẩm gồm Giám đốc dự án, Giám đốc nhà máy, Giám đốc công trường, khách hàng Sản phẩm đạt yêu cầu được nghiệm thu sau đó vận chuyển tới công trường

2.2.11 Xuất xưởng sản phẩm:

Khi sản phẩm đủ điều kiện xuất xưởng Giám đốc công trường nhận hàng tại nhà máy quá trình này được kiểm tra chi tiết về số lượng, chủng loại đầy đủ theo bản vẽ cấu kiện nào thi công trước, xuất trước Theo một đơn hàng đã được lập sẵn do bộ phận dự án lập chuyển cho nhà máy và Giám đốc công trường thực hiện

2.2.12 Tổ chức thi công

Giám đốc công trường căn cứ vào quy mô dự án tiến độ thi công để lập kế hoạch nhân sự thiết bị, máy móc thi công

Trong suốt quá trình thi công Giám đốc dự án phải đảm bảo được tiến độ thi công Muốn đảm bảo được tiến độ thi công Giám đốc công trường phải thực hiện tốt công tác sau: huấn luyện , giám sát thực hiện an toàn lao động, sử dụng nhân lực, máy móc thiết bị ở mức tối đa, kiểm tra giám sát tốt chất lượng thi công tránh làm sai, phá dỡ nhiều lãng phí nhân công hoặc hư hỏng sản phẩm Thực hiện tiến độ nhanh hơn kế hoạch 10 - 15% thời gian để dự phòng yếu tố thời tiết

2.2.13 Nghiệm thu bàn giao công trình :

Quản trị hoạt động và tác nghiệp Ngô Phạm Bẩy - Lớp GaMBA01.N04 Trang 9

Sản phẩm khung nhà thép được thực hiện qua các khâu từ sản xuất đến thi công lắp ghép tại công trường Các công đoạn này đều thực hiện đúng quyết định của công tác nghiệm thu bàn giao cho khách hàng Tuy nhiên công tác này phải được làm rất cẩn thận vào bài bản như sau :

- Hồ sơ nghiệm thu phải có đầy đủ các giấy tờ liên quan từ khâu sản xuất, xuất xưởng, các giai đoạn thi công phản ánh được các thông tin như số lượng, chủng loại, chất lượng, màu sắc…

- Hồ sơ được thiết kế phải có đầy đủ các thành phần thực hiện và giám sát

- Hồ sơ được lập thành nhiều bản có đầy đủ chữ ký

Khâu này làm tốt sẽ mang lại hiệu quả cho dự án rất cao Vì nếu khâu này làm không tốt có thể dẫn đến rủi ro cho thanh toán hoặc khiếu kiện khác

3 Một số ý kiến để hoàn thiện quy trình tác nghiệp tại Công ty Cửu Long như sau:

Từ quy trình thực hiện dự án sản xuất và cung cấp sản phẩm nhà thép tiền chế tại Công ty TNHH Cửu Long tôi nhận thấy cần cải thiện một số khâu sau để hiệu quả công việc tốt hơn:

Nếu quá trình trên cắt bớt khâu tổ chức thi công thì tốt hơn vì việc thi công, lắp ghép sản phẩm nhà thép tiền chế tại công trường là việc mang yếu tố kỹ thuật không cao Công việc này cần phải sử dụng một lượng lao động rất lớn lao động phổ thông , với việc phải đầu tư máy móc thiết bị chuyên dùng như vậy sẽ tạo áp lực cho doanh nghiệp về vấn đề vốn, vấn đề quản lý con người, vấn đề bảo hiểm … thay vì việc Công ty Cửu Long tổ chức thi công lắp ghép sản phẩm tại công trường bằng cách Công ty Cửu Long thuê một nhà thầu chuyên nghiệp

thi công, Lắp ghép loại hình sản phẩm trên Khi đó Công ty Cửu Long chỉ cần

cử một cán bộ kỹ thuật giám sát quá trình thực hiện tại công trường mà chất lượng và tiến độ công trình sẽ tốt hơn Như vậy hiệu quả kinh doanh cao hơn

4 Những bài học sau khi học xong môn học quản trị hoạt động và tác nghiệp Sau khi học xong môn học quản trị hoạt động và tác nghiệp tôi đã có cái nhìn rất đầy đủ về quản trị hoạt động và tác nghiệp cũng như quản trị sản xuất và tác nhiệp Để vận dụng kiến thức đó vào quản trị sản xuất và tác nghiệp tôi thấy

hệ thống sản xuất LEAN là một nội dung đánh giá rất cao Nếu với doanh nghiệp sản xuất mà thực hiện tốt hệ thống này sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao Ngoài ra đóng góp nhiều cho công việc tiết kiệm, bảo vệ tài nguyên thiên nhiên cho thế giới Hệ thống LEAN được trình bày như sau:

4.1 Phế phẩm và sự lãng phí : giảm phế phẩm và các lãng phí hữu hình không

cần thiết, bao gồm sử dụng định mức nguyên vật liệu đầu vào, phế phẩm có thể ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phẩm và các tính năng trên sản phẩm vốn không được khách hàng yêu cầu

4.2 Chu kỳ sản xuất : Giảm thời gian quy trình và chu kỳ sản xuất bằng cách

giảm thiều thời gian chờ đợi giữa các công đoạn cũng như thời gian chuẩn bị cho quy trình và thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phẩm

4.3 Mức tồn kho : Giảm thiều mức hàng tồn kho ở các công đoạn sản xuất, nhất

là sản phẩm dở dang giữa các công đoạn Mức tồn kho thấp hơn đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động ít hơn

Quản trị hoạt động và tác nghiệp Ngô Phạm Bẩy - Lớp GaMBA01.N04 Trang 11

4.4 Năng xuất lao động : Cải thiện năng xuất lao động bằng cách vừa giảm thời

gian nhàn rỗi của công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt năng xuất cao nhất trong thời gian làm việc

4.5 Tận dụng thiết bị và mặt bằng: Sử dụng thiết bị và mặt bằng sản xuất hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ các trường hợp ùn tắc và gia tăng tối đa hiệu quả sản xuất trên các thiết bị hiện có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy

4.6 Tính linh động : Có khả năng sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau một

cách linh động hơn với chi phí và thời gian chuyển đổi thấp nhất

4.7 Sản lượng : Nếu có thể giảm chu kỳ sản xuất, tăng năng xuất lao động, giảm

thiểu ùn tắc và thời gian dừng máy công ty có thể gia tăng sản lượng một cách đáng kể từ cơ sở vật chất hiện có Hầu hết các lợi ích trên đều dẫn đến việc giảm giá thành sản xuất

Từ học thuyết LEAN cho tôi thấy nếu tại doanh nghiệp của tôi đang làm việc mà

áp dụng học thuyết trên sẽ từng bước loại bỏ được những lãng phí Trước mắt có thể áp dụng để loại bỏ được những lãng phí sau

- Phế phẩm và sự lãng phí

- Mức tồn kho

- Năng suất lao động

- Sản lượng

và từng bước cải thiện để đạt được theo đúng học thuyết đã nghiên cứu

III Kết luận

Trên đây là nhứng ghi nhận của tôi về quy trình tác nghiệp để thực hiện dự

án sản xuất và cung cấp nhà thép tiền chế tại Công ty TNHH Cửu Long Từ nhứng thực tiễn trên đã chỉ ra được những điểm tốt, cũng như nhứng điểm còn tồn tại Một điều đáng nói hơn là sau khi học xong môn Quản trị hoạt động và tác nghiệp tôi thấy có rất nhiều kiến thức để vận dụng phục vụ cho công tác quản trị tại doanh nghiệp Để doanh nghiệp từng bước hoàn thiện các quy trình tác nghiệp, cố gắng thực hiện tốt học thuyết LEAN Đây là mấu chốt để doanh nghiệp phát triển bền vững góp phần cho nền kinh tế của đất nươc lớn mạnh trên con đường hội nhập quốc tế

Tài liệu tham khảo :

1/ Bài giảng Quản trị hoạt động và tác nghiệp – Chương trình đào tạo MBA của Đại học Grisgg – Hoa Kỳ, TS Nguyễn Danh Nguyên

Quản trị hoạt động và tác nghiệp Ngô Phạm Bẩy - Lớp GaMBA01.N04 Trang 13