báo cáo kiến tập lớp công chứng

Sự xuất hiện và phát triển của nền kinh tế hàng hoá, kinh tế thị trường đã làm cho các mối quan hệ trong xã hội rất phát triển, nhất là mối quan hệ giao dịch. Các quan hệ giao dịch không có sự hướng dẫn, quản lý của Nhà nước bằng pháp luật sẽ lộn xộn. Các tranh chấp, vi phạm sẽ xảy ra nhiều, gây khó khăn, thiệt hại cho công dân, cơ quan, tổ chức hoặc Nhà nước. Trong cuộc sống đời thường cũng như trong dân sự, kinh tế, thương mại, khi có tranh chấp xảy ra, các đương sự thường có xu hướng tìm kiếm những chứng cứ để bênh vực cho lý lẽ của mình hoặc bác bỏ lập luận của đối phương. Đề phòng ngừa và đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự,

BỘ TƯ PHÁP HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CCDTPK

-o0o -BÁO CÁO KIẾN TẬP

Họ và tên: PHÙNG MINH TẤN

Số báo danh:

Lớp Công chứng: K 20

Trà Vinh, ngày 05 tháng 11 năm 2018

MỤC LỤC

1 LỜI MỞ ĐẦU 3

2 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 3

2.1 Mục đích kiến tập 4

2.2 Yêu cầu kiến tập 5

2.3 Nội dung kiến tập

2.4 Nhật ký kiến tập

2.5 Báo cáo kiến tập

3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG NƠI THAM GIA KIẾN TẬP 3.1 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Công chứng Phong Phú 6

3.2 Hoạt động quản lý của Văn phòng Công chứng Phong Phú 7

3.3 Đánh giá cơ cấu tổ chức và quản lý của Văn phòng Công chứng Phong Phú so với quy định của pháp luật

4 VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG NƠI THAM GIA KIẾN TẬP

4.1 Việc thực hiện các quyền của Văn phòng công chứng Phong Phú 10

4.2 Việc thực hiện các nghĩa vụ của Văn phòng công chứng Phong Phú 10

5 BÀI HỌC KINH NGHIỆM SAU KIẾN TẬP 11

1 LỜI MỞ ĐẦU

Sự xuất hiện và phát triển của nền kinh tế hàng hoá, kinh tế thị trường đã làm cho các mối quan hệ trong xã hội rất phát triển, nhất là mối quan hệ giao dịch Các quan hệ giao dịch không có sự hướng dẫn, quản lý của Nhà nước bằng pháp luật sẽ lộn xộn Các tranh chấp, vi phạm sẽ xảy ra nhiều, gây khó khăn, thiệt hại cho công dân, cơ quan, tổ chức hoặc Nhà nước Trong cuộc sống đời thường cũng như trong dân sự, kinh tế, thương mại, khi có tranh chấp xảy ra, các đương sự thường có xu hướng tìm kiếm những chứng cứ để bênh vực cho

lý lẽ của mình hoặc bác bỏ lập luận của đối phương Đề phòng ngừa và đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại mà đương

sự tham gia, họ cần đến chứng cứ công chứng (văn bản công chứng) là loại chứng cứ xác thực, chứng cứ đáng tin cậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có chứng nhận xác thực hoặc chỉ trình bày bằng miệng Thực tiễn thực hiện cho thấy tranh chấp trong xã hội ngày càng tăng, vụ việc càng phức tạp, trong đó

có nguyên nhân là do không có chứng cứ xác thực Do vậy, việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật là cần thiết, song cũng cần phải tăng cường hơn nữa các biện pháp, công cụ tổ chức thực hiện pháp luật Công chứng là một hoạt động quan trọng, một thể chế không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền Thông qua hoạt động công chứng và các quy định hướng dẫn, điều chỉnh, pháp luật trở thành hiện thực sinh động của đời sống xã hội, thành hành vi sử

xự theo đúng pháp luật Do đó, xét trên bình diện công dân, thì văn bản công chứng là một công cụ hữu hiệu bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của họ, phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự ổn định trong quan hệ dân sự, tài sản Mặt khác, về phương diện nhà nước thì văn bản công chứng tạo ra một chứng cứ xác thực, kịp thời không ai có thể phản bác, chối cãi, trừ trường hợp toà án tuyên bố là

vô hiệu Bởi vậy, văn bản công chứng là công cụ pháp lý quan trọng của Nhà nước pháp quyền Công chứng phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật

Luật Công chứng với chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng được triển khai trong

sáu năm qua đã thật sự đi vào cuộc sống, góp phần tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã

hội của đất nước Sự phát triển nhanh chóng của các văn phòng công chứng đã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, bảo đảm tính pháp lý cho các quan hệ dân sự, tạo môi trường tin cậy cũng như góp phần quan trọng vào quá trình cải cách tư pháp

Theo sự phân công nhiệm vụ học tập của Học viện tư pháp, tôi đã tham gia kiến tập tại Văn phòng Công chứng Phong Phú, Thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 28/5-01/6/2018 Trong thời gian kiến tập, với sự hướng dẫn của các công chứng viên và Trưởng văn phòng Công chứng Phong Phú, tôi đã được quý văn phòng giúp đỡ và hướng dẫn trong quá trình kiến tập làm quen với các công việc liên quan đến hoạt động công chứng Áp dụng những kiến thức đã được học ở học viện đã giúp tôi rất nhiều trong quá trình tìm hiểu hoạt động thực tế tại Văn phòng Công chứng Những kiến thức thu thập trong thời gian kiến tập đã giúp tôi hiểu rõ hơn về nghề nghiệp của mình trong tương lai

2 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP

2.1 Mục đích kiến tập

Củng cố kiến thức đã được trang bị tại học viện tư pháp

Biết cách vận dụng kiến thức đã được học vào quá trình hành nghề công chứng trong thực tiễn

Hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức hành nghề công chứng, đạo đức, trách nhiệm nghề nghiệp và các khó khăn thách thức đặt ra đối với nghề công chứng

2.2 Yêu cầu kiến tập

Chủ động liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng để tiến hành hoạt động kiến tập theo mục đích và yêu cầu của chương trình đào tạo công chứng viên của học viên Tư pháp

Chủ động đề xuất các vấn đề mình quan tâm, đặt các câu hỏi với người hướng dẫn kiến tập, tích cực trao đổi, thảo luận với người hướng dẫn và các cán bộ, nhân viên của tổ

chức hành nghề công chứng nơi tham gia kiến tập về các vấn đề liên quan đến nội dung kiến tập

Ghi chép đầy đủ, chính xác, trung thực những gì nhìn thấy, nghe thấy trong quá trình kiến tập tại tổ chức hành nghề công chứng để làm cơ sở cho việc báo cáo kiến tập

Tôn trọng kỷ luật của việc tham gia kiến tập, nội quy làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nơi tham gia kiến tập

Trao đổi với người hướng dẫn kiến tập những gì còn thắc mắc, chưa hiểu rõ để quá trình kiến tập đạt kết quả tốt

2.3 Nội dung kiến tập

Trong thời gian tham gia kiến tập tại tổ chức hành nghề công chứng, cần phải chủ động quan sát, tìm hiểu về cơ cấu, tổ chức quản lý, hoạt động, việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng nơi tham gia kiến tập

2.4 Nhật ký kiến tập

Trong quá trình kiến tập cần ghi chép lại đầy đủ nội dung các công việc mà mình đã tiến hành, các công việc được ghi lại cụ thể và chi tiết từng ngày thực tập với từng đầu công việc, những đề xuất của học viên, thực tiễn thực hiện và đánh giá kết quả của người hướng dẫn kiến tập

2.5 Báo cáo kiến tập

Báo cáo kiến tập gồm đầy đủ các nội dung về giới thiệu tổng quát quá trình kiến tập, cơ cấu, tổ chức và quản lý của tổ chức hành nghề công chứng, việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng nơi tham gia kiến tập và đưa ra đánh giá của mình về các nội dung đó trên cơ sở so sánh giữa các quy định của pháp luật và thực tiễn của tổ chức hành nghề công chứng nơi thực hiện hoạt động kiến tập Đưa ra bài học cho bản thân sau quá trình tham gia kiến tập

CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG NƠI THAM GIA KIẾN TẬP

3.1 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Công chứng Phong Phú

Đơn vị tôi tham gia kiến tập là Văn phòng công chứng Phong Phú, thành phố Hồ Chí Minh, được thành lập ngày 01/01/2013 theo quyết định số 3872/QĐ-UBND của UBND thành phố Hồ Chí Minh ngày 24/08/2011, là một trong những văn phòng công chứng ra đời đầu tiên theo chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng của nhà nước với đội ngũ công chứng viên có bề dày kinh nghiệm xuất thân từ các phòng công chứng nhà nước chuyên sâu trong lĩnh vực pháp luật, bên cạnh đó cùng với đội ngũ nhân sự, cán bộ nghiệp vụ năng động, tận tình, tâm huyết với nghề

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng Phong Phú như sau:

Trưởng văn phòng

Công chứng viên hợp danh (02 người)

Công chứng viên hợp đồng (01 người)

Thư ký công chứng viên (07 người)

Kế toán (01 người)

Thủ quỹ (01 người)

Nhân viên lưu trữ và quản lý hồ sơ (01 người)

Nhân viên nhân sự (01 người)

Nhân viên sao chụp và in ấn hồ sơ (01 người)

Nhân viên bảo vệ (02 người)

Nhân viên tạp vụ (01 người)

3.2 Hoạt động quản lý của Văn phòng Công chứng Phong Phú

Trưởng văn phòng là người lãnh đạo mọi hoạt động của văn phòng, và là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng Trưởng văn phòng quyết định việc tuyển dụng nhân viên, giao nhiệm vụ cho nhân viên, và kiểm tra giám sát cách làm việc của từng nhân viên Giải quyết tất cả các vấn đề về lương thưởng, nghỉ phép của nhân viên văn phòng Cùng với các công chứng viên khác tiếp nhận

hồ sơ yêu cầu công chứng, tư vấn cho người yêu cầu công chứng và hướng dẫn nghiệp vụ cho các thư ký nghiệp vụ công chứng Việc sao lục hồ sơ phải được sự đồng ý của trưởng văn phòng

Các công chứng viên hợp danh và công chứng viên hợp đồng có nhiệm vụ tư vấn, giải thích quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia công chứng, hướng dẫn cho các thư ký soạn thảo hợp đồng, kiểm tra nội dung hợp đồng, cho các bên ký tên và điểm chỉ, kiểm tra dấu vân tay và ký tên vào văn bản công chứng sau đó chuyển đến bộ phận đóng dấu và thu tiền, và phát hành văn bản công chứng

Các thư ký công chứng viên được phép trực tiếp nhận tư vấn, giải thích quyền và nghĩa vụ cho các bên tham gia công chứng hợp đồng và soạn thảo các văn bản công chứng theo yêu cầu của công chứng viên

Kế toán có nhiệm vụ tính phí và thù lao công chứng làm cơ sở cho việc thu tiền cảu thủ quỹ, liệt kê các khoản chi của văn phòng công chứng Tính lương thưởng cho các nhân viên văn phòng Ghi hóa đơn cho khách hàng, nhận hóa đơn từ các hoạt động chi tiêu của văn phòng Làm báo cáo thuế, tính phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp Làm báo cáo gửi trưởng văn phòng

Thủ quỹ có nhiệm vụ chi tiền, nhận tiền, kiểm đếm thu, chi, bảo quản an toàn cho quỹ tiền mặt của văn phòng, hoạch toán quỹ tiền mặt và làm báo cáo theo yêu cầu của trưởng văn phòng

Nhân viên lưu trữ và quản lý hồ sơ có nhiệm vụ đóng con dấu của văn phòng công chứng vào hợp đồng sau khi được công chứng viên ký tên, giữ lại 01 bản để lưu, phát hành những bản còn lại cho các bên tham gia yêu cầu công chứng, cấp số công chứng, vào sổ công chứng, chuyển cho nhân viên kế toán tính tiền phí và thu lao công chứng Trích lục hồ sơ theo yêu cầu của khách hàng khi được sự phê chuẩn của trưởng văn phòng công chứng trên mẫu đơn yêu cầu trích lục hồ sơ Quản lý và bảo quản hồ sơ tại kho lưu trữ hồ sơ của văn phòng, tránh mất mát hồ

sơ, tránh ẩm ướt, mối mọt và hư hỏng hồ sơ Làm báo cáo gửi sở tư pháp theo yêu cầu của trưởng văn phòng

Nhân viên nhân sự có nhiệm vụ hỗ trợ trưởng văn phòng trong việc tuyển dụng nhân sự, kiểm tra đánh giá nhân sự và làm báo cáo gửi trưởng văn phòng

Nhân viên sao chụp và in ấn hồ sơ có nhiệm vụ phô tô hồ sơ do khách hàng cung cấp theo yêu cầu của khách hàng, theo yêu cầu của công chứng viên và thư ký công chứng viên, in các loại mẫu phiếu yêu cầu theo yêu cầu của khách hàng để sử dụng trong việc làm hồ sơ công chứng, trích lục hồ sơ, sao y bản chính

Nhân viên bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của văn phòng công chứng, bảo vệ tài sản của khách hàng tham gia công chứng, bảo đảm an toàn cho toàn thể nhân viên văn phòng, trưởng văn phòng và khách hàng

Nhân viên tạp vụ có nhiệm vụ nấu bữa trưa cho toàn thể nhân viên văn phòng, quét dọn, lau chùi đảm bảo cho văn phòng công chứng luôn sạch sẽ và gọn gàng 3.3 Đánh giá cơ cấu tổ chức và quản lý của Văn phòng Công chứng Phong Phú so với quy định của pháp luật

Theo quy định của pháp luật về Văn phòng Công chứng được quy định tại điều 22 luật Công chứng

“1 Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh

Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn

2 Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên

3 Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không

được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc

4 Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ

về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác

5 Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập Thủ tục,

hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu”

Thực tiễn tại văn phòng công chứng Phong Phú, Thành phố Hồ Chí Minh:

Văn phòng được tổ chức theo mô hình công ty hợp danh, gồm 03 công chứng viên hợp danh Không có thành viên góp vốn

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng Phong Phú, thành phố Hồ chí Minh là Trưởng Văn phòng - đồng thời là Công chứng viên hợp danh và đã hành nghề Công chứng viên được 25 năm

Tên gọi của Văn phòng là “Văn phòng Công chứng Phong Phú”, vì văn phòng được thành lập theo luật công chứng 2006, đến nay chưa có sự thay đổi về địa chỉ nên vẫn được giữ lại tên văn phòng

Văn phòng công chứng Phong Phú, thành phố Hồ Chí Minh có trụ sở tại số 278 đường

Đỗ Xuân Hợp, phường Phước Long A, quận 9, thành phố Hồ Chí Minh Văn phòng gồm

có 4 tầng, với tổng diện tích mặt sàn là gần 1000m2

Tầng 1 là nơi tiếp người yêu cầu công chứng và là nơi làm việc của nhân viên thư ký công chứng viên và nhân viên sao chụp, in ấn hồ sơ, nhân viên bảo vệ

Tầng 2 là nơi làm việc của các công chứng viên, thư ký công chứng viên, nhân viên kế toán, nhân viên thủ quỹ, nhân viên quản lý và lưu trữ hồ sơ

Tầng 3 được dùng làm nơi lưu trữ hồ sơ công chứng

Văn phòng công chứng Phong Phú, thành phố Hồ Chí Minh có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác

Như vậy việc tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công chứng Phong Phú, thành phố Hồ Chí Minh là phù hợp với quy định của pháp luật

4 VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA TỔ CHỨC

HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG NƠI THAM GIA KIẾN TẬP

4.1 Việc thực hiện các quyền của Văn phòng công chứng Phong Phú 10

Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên hợp đồng và các nhân viên làm việc cho văn phòng

Thu phí công chứng, thù lao công chứng, và các chi phí khác như phí đi ký ngoài trụ sở, phí đi xác minh thông tin về hồ sơ, phí niêm yết hồ sơ

Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài trụ sở, ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân

Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng do sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh cung cấp

Công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản như: chuyển nhượng, cho thuê, cho mượn, tặng cho…

Công chứng hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất

Công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản như: mua bán, cho vay, mượn, tặng, tặng cho, góp vốn…

Công chứng di chúc

Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản , văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản

Nhận lưu giữ di chúc