báo cáo kiến tập lớp công chứng

Sự xuất hiện và phát triển của nền kinh tế hàng hoá, kinh tế thị trường đã làm cho các mối quan hệ trong xã hội rất phát triển, nhất là mối quan hệ giao dịch. Các quan hệ giao dịch không có sự hướng dẫn, quản lý của Nhà nước bằng pháp luật sẽ lộn xộn. Các tranh chấp, vi phạm sẽ xảy ra nhiều, gây khó khăn, thiệt hại cho công dân, cơ quan, tổ chức hoặc Nhà nước. Trong cuộc sống đời thường cũng như trong dân sự, kinh tế, thương mại, khi có tranh chấp xảy ra, các đương sự thường có xu hướng tìm kiếm những chứng cứ để bênh vực cho lý lẽ của mình hoặc bác bỏ lập luận của đối phương. Đề phòng ngừa và đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự,

Phùng Minh Tấn BỘ TƯ PHÁP HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CCDTPK -o0o - BÁO CÁO KIẾN TẬP Họ tên: PHÙNG MINH TẤN Số báo danh: Lớp Công chứng: K 20 Trà Vinh, ngày 05 tháng 11 năm 2018 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP .3 Phùng Minh Tấn 2.1 Mục đích kiến tập .4 2.2 Yêu cầu kiến tập 2.3 Nội dung kiến tập 2.4 Nhật ký kiến tập 2.5 Báo cáo kiến tập CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG NƠI THAM GIA KIẾN TẬP 3.1 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Công chứng Phong Phú 3.2 Hoạt động quản lý Văn phòng Cơng chứng Phong Phú .7 3.3 Đánh giá cấu tổ chức quản lý Văn phòng Cơng chứng Phong Phú so với quy định pháp luật VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG NƠI THAM GIA KIẾN TẬP 4.1 Việc thực quyền Văn phòng cơng chứng Phong Phú 10 4.2 Việc thực nghĩa vụ Văn phòng cơng chứng Phong Phú 10 BÀI HỌC KINH NGHIỆM SAU KIẾN TẬP 11 LỜI MỞ ĐẦU Phùng Minh Tấn Sự xuất phát triển kinh tế hàng hoá, kinh tế thị trường làm cho mối quan hệ xã hội phát triển, mối quan hệ giao dịch Các quan hệ giao dịch khơng có hướng dẫn, quản lý Nhà nước pháp luật lộn xộn Các tranh chấp, vi phạm xảy nhiều, gây khó khăn, thiệt hại cho cơng dân, quan, tổ chức Nhà nước Trong sống đời thường dân sự, kinh tế, thương mại, có tranh chấp xảy ra, đương thường có xu hướng tìm kiếm chứng để bênh vực cho lý lẽ bác bỏ lập luận đối phương Đề phòng ngừa đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại mà đương tham gia, họ cần đến chứng công chứng (văn công chứng) loại chứng xác thực, chứng đáng tin cậy hẳn loại giấy tờ chứng nhận xác thực trình bày miệng Thực tiễn thực cho thấy tranh chấp xã hội ngày tăng, vụ việc phức tạp, có ngun nhân khơng có chứng xác thực Do vậy, việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật cần thiết, song cần phải tăng cường biện pháp, công cụ tổ chức thực pháp luật Công chứng hoạt động quan trọng, thể chế thiếu Nhà nước pháp quyền Thông qua hoạt động công chứng quy định hướng dẫn, điều chỉnh, pháp luật trở thành thực sinh động đời sống xã hội, thành hành vi sử xự theo pháp luật Do đó, xét bình diện cơng dân, văn công chứng công cụ hữu hiệu bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp họ, phòng ngừa tranh chấp, tạo ổn định quan hệ dân sự, tài sản Mặt khác, phương diện nhà nước văn cơng chứng tạo chứng xác thực, kịp thời khơng phản bác, chối cãi, trừ trường hợp án tuyên bố vô hiệu Bởi vậy, văn công chứng công cụ pháp lý quan trọng Nhà nước pháp quyền Cơng chứng phòng ngừa tranh chấp vi phạm pháp luật Luật Công chứng với chủ trương xã hội hóa hoạt động cơng chứng triển khai sáu năm qua thật vào sống, góp phần tích cực cho phát triển kinh tế - xã Phùng Minh Tấn hội đất nước Sự phát triển nhanh chóng văn phòng cơng chứng tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, bảo đảm tính pháp lý cho quan hệ dân sự, tạo mơi trường tin cậy góp phần quan trọng vào trình cải cách tư pháp Theo phân công nhiệm vụ học tập Học viện tư pháp, tơi tham gia kiến tập Văn phòng Cơng chứng Phong Phú, Thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 28/5-01/6/2018 Trong thời gian kiến tập, với hướng dẫn cơng chứng viên Trưởng văn phòng Cơng chứng Phong Phú, tơi q văn phòng giúp đỡ hướng dẫn trình kiến tập làm quen với công việc liên quan đến hoạt động công chứng Áp dụng kiến thức học học viện giúp nhiều trình tìm hiểu hoạt động thực tế Văn phòng Cơng chứng Những kiến thức thu thập thời gian kiến tập giúp hiểu rõ nghề nghiệp tương lai GIỚI THIỆU TỔNG QT VỀ Q TRÌNH KIẾN TẬP 2.1 Mục đích kiến tập Củng cố kiến thức trang bị học viện tư pháp Biết cách vận dụng kiến thức học vào q trình hành nghề cơng chứng thực tiễn Hiểu rõ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hành nghề công chứng, đạo đức, trách nhiệm nghề nghiệp khó khăn thách thức đặt nghề công chứng 2.2 Yêu cầu kiến tập Chủ động liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng để tiến hành hoạt động kiến tập theo mục đích u cầu chương trình đào tạo cơng chứng viên học viên Tư pháp Chủ động đề xuất vấn đề quan tâm, đặt câu hỏi với người hướng dẫn kiến tập, tích cực trao đổi, thảo luận với người hướng dẫn cán bộ, nhân viên tổ Phùng Minh Tấn chức hành nghề công chứng nơi tham gia kiến tập vấn đề liên quan đến nội dung kiến tập Ghi chép đầy đủ, xác, trung thực nhìn thấy, nghe thấy trình kiến tập tổ chức hành nghề công chứng để làm sở cho việc báo cáo kiến tập Tôn trọng kỷ luật việc tham gia kiến tập, nội quy làm việc tổ chức hành nghề công chứng nơi tham gia kiến tập Trao đổi với người hướng dẫn kiến tập thắc mắc, chưa hiểu rõ để q trình kiến tập đạt kết tốt 2.3 Nội dung kiến tập Trong thời gian tham gia kiến tập tổ chức hành nghề công chứng, cần phải chủ động quan sát, tìm hiểu cấu, tổ chức quản lý, hoạt động, việc thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng nơi tham gia kiến tập 2.4 Nhật ký kiến tập Trong trình kiến tập cần ghi chép lại đầy đủ nội dung cơng việc mà tiến hành, cơng việc ghi lại cụ thể chi tiết ngày thực tập với đầu công việc, đề xuất học viên, thực tiễn thực đánh giá kết người hướng dẫn kiến tập 2.5 Báo cáo kiến tập Báo cáo kiến tập gồm đầy đủ nội dung giới thiệu tổng quát trình kiến tập, cấu, tổ chức quản lý tổ chức hành nghề công chứng, việc thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng nơi tham gia kiến tập đưa đánh giá nội dung sở so sánh quy định pháp luật thực tiễn tổ chức hành nghề công chứng nơi thực hoạt động kiến tập Đưa học cho thân sau trình tham gia kiến tập CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG NƠI THAM GIA KIẾN TẬP 3.1 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Cơng chứng Phong Phú Phùng Minh Tấn Đơn vị tham gia kiến tập Văn phòng cơng chứng Phong Phú, thành phố Hồ Chí Minh, thành lập ngày 01/01/2013 theo định số 3872/QĐ-UBND UBND thành phố Hồ Chí Minh ngày 24/08/2011, văn phòng công chứng đời theo chủ trương xã hội hóa hoạt động cơng chứng nhà nước với đội ngũ cơng chứng viên có bề dày kinh nghiệm xuất thân từ phòng cơng chứng nhà nước chun sâu lĩnh vực pháp luật, bên cạnh với đội ngũ nhân sự, cán nghiệp vụ động, tận tình, tâm huyết với nghề Cơ cấu tổ chức Văn phòng cơng chứng Phong Phú sau: Trưởng văn phòng Cơng chứng viên hợp danh (02 người) Công chứng viên hợp đồng (01 người) Thư ký công chứng viên (07 người) Kế toán (01 người) Thủ quỹ (01 người) Nhân viên lưu trữ quản lý hồ sơ (01 người) Nhân viên nhân (01 người) Nhân viên chụp in ấn hồ sơ (01 người) Nhân viên bảo vệ (02 người) Nhân viên tạp vụ (01 người) 3.2 Hoạt động quản lý Văn phòng Cơng chứng Phong Phú Trưởng văn phòng người lãnh đạo hoạt động văn phòng, người đại diện theo pháp luật văn phòng cơng chứng Trưởng văn phòng định việc tuyển dụng nhân viên, giao nhiệm vụ cho nhân viên, kiểm tra giám sát cách làm việc nhân viên Giải tất vấn đề lương thưởng, nghỉ phép nhân viên văn phòng Cùng với cơng chứng viên khác tiếp nhận Phùng Minh Tấn hồ sơ yêu cầu công chứng, tư vấn cho người yêu cầu công chứng hướng dẫn nghiệp vụ cho thư ký nghiệp vụ công chứng Việc lục hồ sơ phải đồng ý trưởng văn phòng Các công chứng viên hợp danh công chứng viên hợp đồng có nhiệm vụ tư vấn, giải thích quyền nghĩa vụ bên tham gia công chứng, hướng dẫn cho thư ký soạn thảo hợp đồng, kiểm tra nội dung hợp đồng, cho bên ký tên điểm chỉ, kiểm tra dấu vân tay ký tên vào văn cơng chứng sau chuyển đến phận đóng dấu thu tiền, phát hành văn công chứng Các thư ký công chứng viên phép trực tiếp nhận tư vấn, giải thích quyền nghĩa vụ cho bên tham gia công chứng hợp đồng soạn thảo văn công chứng theo u cầu cơng chứng viên Kế tốn có nhiệm vụ tính phí thù lao cơng chứng làm sở cho việc thu tiền cảu thủ quỹ, liệt kê khoản chi văn phòng cơng chứng Tính lương thưởng cho nhân viên văn phòng Ghi hóa đơn cho khách hàng, nhận hóa đơn từ hoạt động chi tiêu văn phòng Làm báo cáo thuế, tính phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp Làm báo cáo gửi trưởng văn phòng Thủ quỹ có nhiệm vụ chi tiền, nhận tiền, kiểm đếm thu, chi, bảo quản an toàn cho quỹ tiền mặt văn phòng, hoạch tốn quỹ tiền mặt làm báo cáo theo yêu cầu trưởng văn phòng Nhân viên lưu trữ quản lý hồ sơ có nhiệm vụ đóng dấu văn phòng cơng chứng vào hợp đồng sau công chứng viên ký tên, giữ lại 01 để lưu, phát hành lại cho bên tham gia yêu cầu công chứng, cấp số công chứng, vào sổ công chứng, chuyển cho nhân viên kế tốn tính tiền phí thu lao cơng chứng Trích lục hồ sơ theo yêu cầu khách hàng phê chuẩn trưởng văn phòng cơng chứng mẫu đơn u cầu trích lục hồ sơ Quản lý bảo quản hồ sơ kho lưu trữ hồ sơ văn phòng, tránh mát hồ Phùng Minh Tấn sơ, tránh ẩm ướt, mối mọt hư hỏng hồ sơ Làm báo cáo gửi sở tư pháp theo yêu cầu trưởng văn phòng Nhân viên nhân có nhiệm vụ hỗ trợ trưởng văn phòng việc tuyển dụng nhân sự, kiểm tra đánh giá nhân làm báo cáo gửi trưởng văn phòng Nhân viên chụp in ấn hồ sơ có nhiệm vụ phơ tơ hồ sơ khách hàng cung cấp theo yêu cầu khách hàng, theo yêu cầu công chứng viên thư ký công chứng viên, in loại mẫu phiếu yêu cầu theo yêu cầu khách hàng để sử dụng việc làm hồ sơ cơng chứng, trích lục hồ sơ, y Nhân viên bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ tài sản văn phòng cơng chứng, bảo vệ tài sản khách hàng tham gia cơng chứng, bảo đảm an tồn cho tồn thể nhân viên văn phòng, trưởng văn phòng khách hàng Nhân viên tạp vụ có nhiệm vụ nấu bữa trưa cho tồn thể nhân viên văn phòng, qt dọn, lau chùi đảm bảo cho văn phòng cơng chứng ln gọn gàng 3.3 Đánh giá cấu tổ chức quản lý Văn phòng Cơng chứng Phong Phú so với quy định pháp luật Theo quy định pháp luật Văn phòng Cơng chứng quy định điều 22 luật Công chứng “1 Văn phòng cơng chứng tổ chức hoạt động theo quy định Luật văn quy phạm pháp luật khác có liên quan loại hình cơng ty hợp danh Văn phòng cơng chứng phải có từ hai cơng chứng viên hợp danh trở lên Văn phòng cơng chứng khơng có thành viên góp vốn Người đại diện theo pháp luật Văn phòng cơng chứng Trưởng Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng phải công chứng viên hợp danh Văn phòng cơng chứng hành nghề cơng chứng từ 02 năm trở lên Tên gọi Văn phòng cơng chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng cơng chứng” kèm theo họ tên Trưởng Văn phòng họ tên công chứng viên hợp danh khác Văn phòng cơng chứng cơng chứng viên hợp danh thỏa thuận, không Phùng Minh Tấn trùng gây nhầm lẫn với tên tổ chức hành nghề công chứng khác, không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức phong mỹ tục dân tộc Văn phòng cơng chứng phải có trụ sở đáp ứng điều kiện Chính phủ quy định Văn phòng cơng chứng có dấu tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài nguồn thu từ phí cơng chứng, thù lao cơng chứng nguồn thu hợp pháp khác Văn phòng cơng chứng sử dụng dấu khơng có hình quốc huy Văn phòng công chứng khắc sử dụng dấu sau có định cho phép thành lập Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng dấu Văn phòng cơng chứng thực theo quy định pháp luật dấu” Thực tiễn văn phòng cơng chứng Phong Phú, Thành phố Hồ Chí Minh: Văn phòng tổ chức theo mơ hình cơng ty hợp danh, gồm 03 cơng chứng viên hợp danh Khơng có thành viên góp vốn Người đại diện theo pháp luật Văn phòng cơng chứng Phong Phú, thành phố Hồ chí Minh Trưởng Văn phòng - đồng thời Công chứng viên hợp danh hành nghề Công chứng viên 25 năm Tên gọi Văn phòng “Văn phòng Cơng chứng Phong Phú”, văn phòng thành lập theo luật cơng chứng 2006, đến chưa có thay đổi địa nên giữ lại tên văn phòng Văn phòng cơng chứng Phong Phú, thành phố Hồ Chí Minh có trụ sở số 278 đường Đỗ Xuân Hợp, phường Phước Long A, quận 9, thành phố Hồ Chí Minh Văn phòng gồm có tầng, với tổng diện tích mặt sàn gần 1000m2 Tầng nơi tiếp người yêu cầu công chứng nơi làm việc nhân viên thư ký công chứng viên nhân viên chụp, in ấn hồ sơ, nhân viên bảo vệ Tầng nơi làm việc công chứng viên, thư ký công chứng viên, nhân viên kế toán, nhân viên thủ quỹ, nhân viên quản lý lưu trữ hồ sơ Tầng dùng làm nơi lưu trữ hồ sơ công chứng Tầng nhà ăn nhân viên văn phòng Phùng Minh Tấn Văn phòng cơng chứng Phong Phú, thành phố Hồ Chí Minh có dấu tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài nguồn thu từ phí cơng chứng, thù lao cơng chứng nguồn thu hợp pháp khác Như việc tổ chức hoạt động Văn phòng Cơng chứng Phong Phú, thành phố Hồ Chí Minh phù hợp với quy định pháp luật VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG NƠI THAM GIA KIẾN TẬP 4.1 Việc thực quyền Văn phòng cơng chứng Phong Phú 10 Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên hợp đồng nhân viên làm việc cho văn phòng Thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác phí ký ngồi trụ sở, phí xác minh thơng tin hồ sơ, phí niêm yết hồ sơ Cung cấp dịch vụ cơng chứng trụ sở, ngày, làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng nhân dân Được khai thác, sử dụng thông tin từ sở liệu công chứng sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh cung cấp Công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản như: chuyển nhượng, cho thuê, cho mượn, tặng cho… Công chứng hợp đồng chấp, bảo lãnh, góp vốn quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất Công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản như: mua bán, cho vay, mượn, tặng, tặng cho, góp vốn… Cơng chứng di chúc Công chứng văn thỏa thuận phân chia di sản , văn khai nhận di sản, văn từ chối nhận di sản Nhận lưu giữ di chúc 10 Phùng Minh Tấn Công chứng văn thỏa thuận tài sản riêng, tài sản chung vợ chồng thỏa thuận chia tài sản chung thời kỳ hôn nhân Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền Công chứng hợp đồng có yếu tố nước ngồi Cơng chứng hợp đồng, giao dịch lĩnh vực kinh doanh thương mại, sở hữu trí tuệ hợp đồng, giao dịch khác theo yêu cầu khách hàng phù hợp với quy định pháp luật… 4.2 Việc thực nghĩa vụ Văn phòng cơng chứng Phong Phú Quản lý công chứng viên, nhân viên hành nghề tổ chức việc tuân thủ pháp luật quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Chấp hành quy định pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê, bảo hiểm Thực chế độ làm việc theo ngày, làm việc quan hành nhà nước Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở vă phòng Cơng chứng Phong Phú, thành phố Hồ Chí Minh Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên văn phòng bồi thường thiệt hại theo quy định có thiệt hại xảy cho khách hàng Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi quản lý người tập hành nghề cơng chứng q trình tập văn phòng Tạo điều kiện cho cơng chứng viên văn phòng tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ cơng chứng năm Thực yêu cầu sở tư pháp thành phố Hồ Chí Minh, quan thuế, sở tài nguyên, ủy ban nhân dân quan có thẩm quyền khác việc báo cáo, kiểm tra, tra, cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch công chứng Lập sổ công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng Chia sẻ thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin khác biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên tổ chức thực cơng chứng để đưa vào sở liệu công chứng Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh 11 Phùng Minh Tấn BÀI HỌC KINH NGHIỆM SAU KIẾN TẬP Sau thời gian tham gia kiến tập văn phòng Cơng chứng Phong Phú, thành phố Hồ Chí Minh, tơi củng cố thêm kiến thức cấu, tổ chức quản lý, hoạt động, việc thực quyền nghĩa vụ văn phòng Cơng chứng Phong Phú Và đưa học cho thân sau thời gian tham gia kiến tập nghề cơng chứng nghề cao quý trách nhiệm công việc nặng nề, thân cần phải cố gắng học tập rèn luyện để sau hành nghề hạn chế tối đa rủi ro việc hành nghề Góp phần phục vụ nhân dân tốt Cơ cấu tổ chức văn phòng phải tùy theo lượng việc mà văn phòng đảm nhận, đảm bảo tinh gọn hoạt động hiệu Tổ chức quản lý linh hoạt, tạo động lực cho sáng tạo nhân viên Hoạt động khơng đề cao mục đích lợi nhuận, khơng làm trái quy định pháp luật hậu để lại nặng nề Phải thực đầy đủ quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật Từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội Tuân thủ nguyên tắc hành nghề công chứng, tuân thủ Hiến pháp pháp luật, tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, khách quan, trung thực việc hành nghề Chịu trách nhiệm trước pháp luật người yêu cầu công chứng việc mà làm Tơn trọng bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp người yêu cầu công chứng Giải thích cho khách hàng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc cơng chứng Giữ bí mật nội dung công chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý 12 ... giá kết người hướng dẫn kiến tập 2.5 Báo cáo kiến tập Báo cáo kiến tập gồm đầy đủ nội dung giới thiệu tổng quát trình kiến tập, cấu, tổ chức quản lý tổ chức hành nghề công chứng, việc thực quyền...Phùng Minh Tấn 2.1 Mục đích kiến tập .4 2.2 Yêu cầu kiến tập 2.3 Nội dung kiến tập 2.4 Nhật ký kiến tập 2.5 Báo cáo kiến tập CƠ CẤU TỔ CHỨC... làm sở cho việc báo cáo kiến tập Tôn trọng kỷ luật việc tham gia kiến tập, nội quy làm việc tổ chức hành nghề công chứng nơi tham gia kiến tập Trao đổi với người hướng dẫn kiến tập thắc mắc, chưa