Tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp xây dựng số 4.DOC

Tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp xây dựng số 4

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

 Bảng 1.1 Một số công trình Xí nghiệp Xây dựng số 4 đang thực hiện.

 Bảng 1.2 Bảng phân tích kết quả hoạt động SXKD.

 Bảng 1.3 Bảng cơ cấu tỷ trọng Tài sản - Nguồn vốn.

 Sơ đồ 1.1 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp.

 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý.

 Bảng 2.1 Khung thời gian khấu hao TSCĐ.

 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.

 Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.

 Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ phần hành kế toán vốn bằng tiền.

 Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ phần hành kế toán tiền lương và các khoản

trích theo lương

 Sơ đồ 2.5 Trình tự ghi sổ phần hành kế toán tập hợp CFSX và tính giá

thành sản phẩm xây lắp.

 Sơ đồ 2.6 Trình tự ghi sổ phần hành kế toán tiêu thụ.

 Sơ đồ 2.7 Trình tự ghi sổ phần hành kế toán thanh toán.

LỜI MỞ ĐẦU

Nước ta đang trên con đường phát triển nền kinh tế với mục tiêu đến năm 2020 trở thành một nước công nghiệp hiện đại Để trở thành một nước công nghiệp hiện đại đòi hỏi phải xây dựng cơ sở hạ tầng và kiến trúc thượng tầng phù hợp, trong đó ngành xây dựng đóng một vai trò quan trọng

Trong thời gian qua, ngành xây dựng đã có bước phát triển, đóng góp không nhỏ vào sự phát triển của nền kinh tế Xí nghiệp Xây dựng số 4 thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công nghiệp - Tổng công ty Xây dựng Công nghiệp Việt Nam cũng nằm trong xu thế đó Để tìm hiểu rõ hơn đặc điểm hoạt động SXKD, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng như tổ chức công tác kế toán, tình hình phát triển của Xí nghiệp trong thời gian qua, em đã xin đến thực tập tại đơn vị Qua một tháng thưc tập, em đã tiến hành tìm hiểu những vấn đề chung nhất về đơn vị, những vấn đề đó sẽ được trình bày trong Báo cáo thực tập tổng hợp dưới đây.

Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, nội dung của Báo cáo thực tập tổng hợp về tình hình thực tế tại Xí nghiệp Xây dựng số 4 gồm có 3 phần:

I Tổng quan về Xí nghiệp Xây dựng số 4 – Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công nghiệp.

II Bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp Xây dựng số 4.

III Đánh giá chung về công tác tổ chức quản lý và kế toán của Xí nghiệp Xây dựng số 4.

I TỔNG QUAN VỀ XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 4 – CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP.

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:

Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng công nghiệp, tiền thân là Công ty Xây dựng công nghiệp số 1, được thành lập ngày 19/06/1968 Trải qua 40 năm xây dựng và trưởng thành công ty đã có những đóng góp không nhỏ trong sự phát triển chung của nghành cũng như nền kinh tế.

Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng công nghiệp được thành lập từ việc chuyển đổi cổ phần hoá Công ty Xây dựng công nghiệp số 1 theo Quyết định số 218/QĐ – BCN ngày 16/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nay là Bộ Công thương Công ty là đơn vị trực thuộc, chịu sự quản lý của Tổng Công ty Xây dựng Công nghiệp Việt Nam.

Tên giao dịch quốc tế: Industrial Construction and Investment Joint Stock Company.

Tên viết tắt: ICIC.

Đăng kí kinh doanh số: 0103004178 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 20/04/2004.

Với phương châm năng động, linh hoạt cho phù hợp với thị trường, phát huy mọi thế mạnh về vốn, nhân lực, thương hiệu, kĩ thuật, kinh nghiệm nhằm đem lại lợi nhuận tối đa, Công ty đã mở rộng quy mô hoạt động, thành lập nhiều chi nhánh tại nhiều tỉnh và thành phố trên cả nước Hiện nay, Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công nghiệp có 10 đơn vị thành viên do Công ty trực tiếp quản lý Để tạo điều kiện thuận lợi, phát huy được tính chủ động sáng tạo, các đơn vị trực thuộc được Công ty trao quyền tự chủ trong hoạt động SXKD Cụ thể, Công ty giao vốn cho các Xí nghiệp tự quản lý và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả nhất Hàng quý, hàng năm, các Xí nghiệp có

trách nhiệm báo cáo với Công ty về hoạt động SXKD của đơn vị mình Trên cơ sở kiểm tra, đánh giá hoạt động của các Xí nghiệp, Công ty thực hiện thu lợi nhuận theo tỷ lệ nhất định trên số vốn công ty cấp đối với từng Xí nghiệp.

Xí nghiệp Xây dựng số 4 là một đơn vị thành viên của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công nghiệp Xí nghiệp ban đầu chỉ là Công trường số 4 chịu sự quản lý của Công ty Xây dựng công nghiệp số 1 Sau khi cổ phần hoá và được chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng công nghiệp, Xí nghiệp được thành lập lại theo Quyết định số 322/QĐ – TCLĐ ngày 29/4/2004 của Hội đồng quản trị Công ty.

Xí nghiệp Xây dựng số 4 là đơn vị kinh tế có đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có đăng kí mã số thuế và được Công ty bảo lãnh để quan hệ trực tiếp với cơ quan thuế, được mở tài khoản tại ngân hàng và các tổ chức tín dụng phục vụ cho hoạt động SXKD theo sự phân cấp của công ty phù hợp với quy định của pháp luật.

Trụ sở chính: C20 – Vĩnh Quỳnh – Thanh Trì – Hà Nội.Điện thoại : 04.8615446 – 04.8618776.

Fax : 04.8615446.Mã số thuế : 0101482060-004

Tài khoản : 211.10.00000.1994 tại Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội.

Là một đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần và Xây dựng công nghiệp, trong những năm qua Xí nghiệp đã có những đóng góp không nhỏ trong sự phát triển của Công ty Được công ty cho phép tự đấu thầu các công trình xây dựng, Xí nghiệp đã và đang đấu thầu được nhiều công trình lớn nhỏ ở khắp các tỉnh thành trên khắp cả nước Hiện nay, Xí nghiệp đang thực hiện một số công trình sau :

Bảng1.1 Một số công trình Xí nghiệp Xây dựng số 4 đang thực hiện

Đơn vị : 1.000.000 đồng

1 Xây dựng khồi nhà hiệu bộ - Giảng dạy lý thuyết - Trường Cao đẳng Kinh tế kĩ thuật công nghiệp

2 Nhà Công nghệ cao 9 tầng Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

39.4993 Dự án xây lắp toàn bộ Chợ Siêu thị du lịch Phú

Lộc TP Lạng Sơn.

Với đội ngũ công nhân kĩ thuật lành nghề, có tay nghề cao, đội ngũ kĩ sư giàu kinh nghiệm cũng như đội ngũ cán bộ quản lí có trình độ và năng lực, Xí nghiệp có thể đảm nhận nhiều công trình quy mô, phức tạp với chất lượng cao và đúng tiến độ.

1.1.2 Tình hình kinh tế tài chính của Xí nghiệp một số năm gần đây:

Từ khi thành lập đến nay, Xí nghiệp Xây dựng số 4 đã có những bước phát triển, đóng góp không nhỏ vào sự tăng trưởng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công nghiệp, tạo công ăn việc làm và không ngừng cải thiện đời sống cho người lao động.

Tình hình kinh tế tài chính của Xí nghiệp trong những năm gần đây đã có sự tăng trưởng đáng kể được thể hiện qua một số chỉ tiêu như sau:

Bảng 1.2 Bảng phân tích Kết quả hoạt động SXKD

Đơn vị tính: VNĐ Năm

Chỉ tiêu

Chênh lệchTuyệt đối

Tương đối (%)Doanh thu bán

hàng và cung cấp dịch vụ

24.978.124.444 31.014.073.089 6.035.948.645 24,16GVHB 23.360.547.515 29.236.610.005 5.876.062.490 25,15LN gộp 1.617.576.929 1.777.463.084 159.886.155 9,88LN trước thuế 302.024.554 324.554.734 22.530.180 7,46TN bình quân 1.570.000 1.930.000 360.000 22,93

Kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp trong hai năm đã có sự tăng trưởng đáng kể Cụ thể, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2006 so với năm 2005 tăng 6.035.948.645 VNĐ, tương ứng tốc độ tăng là 24,16% Tốc độ tăng doanh thu của Xí nghiệp khá cao Sở dĩ, doanh thu năm 2006 tăng lên so với năm 2005 là do trong năm 2006, Xí nghiệp đã tìm kiếm và thu hút được thêm thị trường mới Việc tổ chức đấu thầu thi công công trình không còn chỉ thực hiện tại các tỉnh miền Băc mà được mở rộng ra các tỉnh phía Nam.

Tình hình SXKD tại Xí nghiệp có khả quan góp phần tăng thêm thu nhập cho người lao động Cụ thể, TN bình quân đầu người năm 2006 tăng 360.000 VNĐ so với năm 2005, tương ứng tốc độ tăng là 22,93% Thu nhập tăng lên không những cải thiện đời sống mà còn khuyến khích CBCNV trong Xí nghiệp hăng hái làm việc tăng NSLĐ.

Bảng 1.3 Bảng cơ cấu tỷ trọng Tài sản - Nguồn vốn

NămChỉ tiêu

Số tiền (VNĐ) Tỷ trọng (%) Số tiền (VNĐ) Tỷ trọng (%)Tài sản:

- TSNH- TSDH

Nguồn vốn:- Nợ phải trả+ Nợ ngắn hạn

+ Nợ dài hạn- Vốn CSH

Là một đơn vị xây lắp, đặc điểm hoạt động SXKD cũng có nhiều điểm khác biệt so với các đơn vị sản xuất, Xí nghiệp có cơ cấu tỷ trọng Tài sản - Nguồn vốn cũng khác biệt

Do máy móc, thiết bị cho thi công công trình chủ yếu thuê ngoài nên TSDH chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng Tài sản của Xí nghiệp, chỉ chiếm 15,3% năm 2005 và chiếm 13,54% năm 2006 Trong TSNH, các khoản phải thu chiếm tỷ trọng lớn do giá trị công trình lớn, khách hàng chỉ thanh toán ngay một phần giá trị công trình hoàn thành bàn giao theo hợp đồng đã ký kết.

Trong tổng Nguồn vốn, Nợ phải trả ở cả hai năm tài chính đều chiếm trên 90%, trong đó Nợ ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn nhất Vốn CSH của Xí nghiệp chiếm tỷ trọng nhỏ

1.2 Đặc điểm hoạt động SXKD.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp.

Xí nghiệp xây dựng số 4 là đơn vị trực thuộc, được công ty giao một phần tài sản, tiền vốn để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên, chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn tại Xí nghiệp, đóng góp vào sự phát triển của Công ty.

Xí nghiệp được Công ty uỷ quyền tự đấu thầu các công trình xây dựng, tiến hành thi công các công trình dân dụng, công nghiệp và cơ sở hạ tầng đến nhóm A, xây dựng các công trình thuỷ lợi, đường bộ, đường dây và trạm biến thế điện Xí nghiệp vừa tự tìm kiếm thị trường vừa tự lo tổ chức thi công sao cho đúng tiến độ, đảm bảo về kĩ thuật, đẹp về mĩ thuật nhằm nâng cao uy tín, chất lượng sản phẩm Đồng thời tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, giảm giá thành công trình đem lại hiệu quả cao trong hoạt động SXKD.

Thứ hai, sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư (giá đấu thầu), do đó tính chất hàng hoá của sản phẩm xây lắp không thể hiện rõ (vì đã quy định giá cả, người mua, người bán sản phẩm xây lắp có trước khi xây dựng thông qua hợp đồng giao nhận thầu ).

Thứ ba, sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất (xe, máy, thiết bị thi công, người lao động ) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm Đặc điểm này làm cho công tác quản lí, sử dụng, hạch toán tài sản, vật tư rất phức tạp do ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát hư hỏng

Thứ tư, sản phẩm xây lắp từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật của từng công trình Quá trình thi công thường được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc thường diễn ra ngoài trời chịu tác động rất lớn các nhân tố môi trường như nắng, mưa, lũ lụt Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý, giám sát chặt chẽ sao cho đảm bảo chất lượng công trình đúng như thiết kế, dự toán: Xí nghiệp phải có trách nhiệm bảo hành công trình (chủ đầu tư giữ lại một tỷ lệ nhất định trên giá trị công trình, khi hết thời hạn bảo hành công trình mới trả lại cho đơn vị xây lắp )

1.2.3 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp.

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp.

Xí nghiệp được Công ty giao cho quyền tự chủ trong hoạt động SXKD, được phép tự tìm kiếm và đấu thầu các công trình xây dựng Sau khi xem xét tính khả thi của công trình, Xí nghiệp kí hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư Sau khi có hợp đồng thi công, Xí nghiệp giao cho Đội thực hiện.

Đối với các đội, trước khi ký kết hợp đồng nội bộ giữa Xí nghiệp với đội trưởng, đội có quyền tính toán chi tiết, kiểm tra xác định giá trị công trình được giao để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả Đội được quyền từ chối các hợp đồng kinh tế mà đội nhận thấy không có hiệu quả Sau khi đã thống nhất và đi đến ký hợp đồng giao khoán thì đội nào làm ăn thua lỗ thì đội đó hoàn toàn chịu trách nhiệm bồi thường.

Tìm kiếm thị trườngKý hợp đồng đấu thầu

Giao cho các đội thực hiện

Tổ chức thi công công trình

Nghiệm thu bàn giao, quyết toán công trình

Mua vật tư, tổ chức nhân côngLập kế hoạch

Đội có trách nhiệm chuẩn bị thi công, cụ thể:

Chủ động bố trí cán bộ kỹ thuật nghiên cứu, thiết kế dự toán, lập tiến độ thi công cho công trình Biện pháp thi công, tổ chức bố trí thi công gồm: Vốn, vật tư thiết bị, nhân lực phù hợp với tiến độ đã thực hiện.

Trường hợp công trình phức tạp, Đội phối hợp với phòng Kế hoạch – Kĩ thuật Xí nghiệp nghiên cứu lập biện pháp thi công, biện pháp kĩ thuật an toàn.

Tổ chức thi công và trong quá trình thi công công trình:

Trong quá trình này, Đội thực hiện báo cáo thường kì về các mặt : sản lượng, hàng hoá, sử dụng lao động ngoài (tạm tuyển) theo yêu cầu của các phòng quản lí chức năng.

Đội phải thực hiện chế độ hạch toán theo giá trị giao khoán từng công trình và bảo vệ với Xí nghiệp kế hoạch của Đội Nếu công trình làm gọn trong năm sẽ nộp khi thanh lí hợp đồng Công trình dở dang sẽ nộp cuối năm.

Thành phần cấu thành giá trị công trình gồm :

+ Chi phí NVL bao gồm : Vật tư chính, phụ, khối lượng, giá trị với đủ chứng từ hợp lệ.

+ Chi phí nhân công : Các bảng lương phải có chữ kí của người lĩnh+ Lương bộ máy quản lí đội : được thanh toán hàng tháng và có bảng chấm công, thanh toán lương.

+ Chi phí máy thi công : Khấu hao máy (nếu máy tự có), và công cụ giá trị lớn, giá thuê máy

+ Chi phí khác gồm toàn bộ chi phí quản lí, điện nước, tiếp khách, ăn ca, tiếp thị, phân phối lợi nhuận.

Đội phải báo cáo kiểm kê khối lượng tại thời điểm dở dang tại thời điểm cuối năm nộp Phòng Kế hoạch – Kĩ thuật để tổng hợp Nội dung do phòng Kế hoạch – Kĩ thuật dự án hướng dẫn.

Trong quá trình thi công ở mỗi giai đoạn cần nghiệm thu, đội có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc và Phòng Kế hoạch – Kĩ thuật để Xí nghiệp tiến hành nghiệm thu trước khi bên thu trước khi bên A nghiệm thu.

Bàn giao và thanh quyết toán công trình :

Sau khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, Đội thi công phải chủ động hoàn tất hồ sơ nộp về Xí nghiệp và tiến hành đánh giá việc thực hiện quyết định giao việc trong thời gian ngắn nhất Đội thi công trực tiếp chịu trách nhiệm bảo hành công trình theo quy định của Nhà nước về mặt vật chất.

Danh mục tài liệu, hồ sơ phải nộp về Xí nghiệp khi thanh lí quyết toán hợp đồng gồm :

* Nộp khi khởi công:

- Hợp đồng thi công xây lắp A-B (03 bản)

- Một bộ bản vẽ và dự toán được duyệt và toàn bộ hồ sơ dự thầu.- Giấy phép xây dựng (bản sao)

- Các thủ tục ban đầu liên quan đến tổ chức thi công (nếu có)* Trong quá trình thi công :

- Các biên bản nghiệm thi kỹ thuật - Các bản thanh toán từng giai đoạn.

- Bản quyết toán công trình được bên A chấp nhận.- Bản vẽ hoàn công.

- Biên bản giao cho bên A sử dụng.- Nhật kí công trình (bản sao).

- Hồ sơ thử nghiệm và Giám định sản phẩm.

Giám đốc giao cho Phòng Kế hoạch – Kĩ thuật và Phòng Tài chính kế toán quản lí lưu giữ hồ sơ trên theo quy định của Nhà nước Công trình bàn giao đưa vào sử dụng sau 60 ngày Đội phải quyết toán xong với Chủ đầu tư

(A+B) Nếu phát sinh chi phí thuộc trách nhiệm của Đội, Đội phải chịu trách nhiệm thanh toán.

1.2.2 Tổ chức hoạt động SXKD tại Xí nghiệp

Là đơn vị trực thuộc chịu sự quản lý của Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng công nghiệp, theo quy chế của Công ty, Xí nghiệp được giao vốn tự chủ trong hoạt động SXKD kinh doanh Hiện nay, Xí nghiệp tự tìm kiếm thị trường, tự xây dựng và cân đối kế hoạch SXKD, tự đấu thầu các công trình xây dựng Hàng quý, hàng năm, Xí nghiệp có trách nhiệm báo cáo lên Công ty kết quả hoạt động SXKD của đơn vị, đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với Công ty cũng như đối với Nhà nước.

Các công trình xây lắp do Xí nghiệp hoặc Công ty ký hợp đồng với bên A, khi giao khoán cho các đội có thông qua quyết định giao việc cụ thể Các đội hoặc Chủ nhiệm công trình có trách nhiệm tổ chức thi công và nộp về Xí nghiệp các khoản sau đây:

* 10% giá trị đầu vào để thực hiện hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước, đồng thời Đội được khấu trừ thuế đầu vào tương ứng với khối lượng công trình hoàn thành.

* 5% giá trị công trình để chi sử dụng cho quản lý của Xí nghiệp bao gồm nộp khầu hao cơ bản, thuế thu trên vốn và tích luỹ (nếu có) và kinh phí nộp công ty được cụ thể hoá như sau:

- Các hợp đồng dưới 100 triệu đồng Xí nghiệp thu 6% trên tổng giá trị quyết toán.

- Các hợp đồng dưới 500 triệu đồng Xí nghiệp thu 5,5% trên tổng giá trị quyết toán.Các hợp đồng từ 500 triệu đồng trở lên Xí nghiệp thu 5% trên tổng giá trị quyết toán.

1.3 Quản lý và tổ chức bộ máy quản lý:

1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý.

Xí nghiệp làm việc theo chế độ một thủ trưởng theo mô hình trực tuyến chức năng trên cơ sở phát huy quyền làm chủ tập thể của người lao động Theo mô hình này, thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quản lí chung với sự tham mưu giúp việc của các phòng ban chức năng.

Cơ cấu tổ chức bộ máy Xí nghiệp có thể được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

1.3.1.1 Trách nhiệm, quyền hạn của Giám đốc Xí nghiệp.

Phụ trách chung và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Xí nghiệpTrực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định, theo điều lệ của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công nghiệp trên nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn của Xí nghiệp.

Định hướng phát triển theo kế hoạch ngắn hạn và dài hạn.Tổ chức bộ máy và quản lý điều hành công tác cán bộ.

Giám đốc

PhòngHành chính

tổng hợp

Kế hoạch kĩ thuật và Quản lí dự án

PhòngTài chính

kế toánPhó

Giám đốc

Các đội trực thuộc Xí nghiệp

Quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn được cấp, vốn vay cũng như trang thiết bị và các khoản công nợ Chịu trách nhiệm vật chất trước Giám đốc công ty và cơ quan pháp luật.

Khảo sát, tiếp thị mở rộng thị trường, tạo việc làm cho Xí nghiệp.

1.3.1.2 Trách nhiệm và quyền hạn của Phó Giám đốc Xí nghiệp.

Điều hành Xí nghiệp khi Giám đốc đi vắng, tham mưu cho Giám đốc trong việc bố trí sắp xếp tổ chức sản xuất cũng như bộ máy quản lý Xí nghiệp Chịu trách nhiệm điều hành kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật, công tác an toàn lao động trên các công trình trong toàn Xí nghiệp, tham gia công tác tiếp thị, công tác đấu thầu và trực tiếp chủ nhiệm một số công trình hoạt động quản lý hạch toán theo quy chế đội chủ nhiệm công trình

1.3.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính tổng hợp.

Phòng Hành chính tổng hợp thực hiện một số nhiệm vụ chủ yếu như sau:

* Về công tác tổ chức nhân sự:

Hướng dẫn, kiểm tra sát hạch, cấp thẻ an toàn lao động, bảo hộ lao động và an toàn lao động trong toàn Xí nghiệp, bảo hiểm xã hội và các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp.

Giúp Giám đốc Xí nghiệp nắm được tình hình về công tác lao động tiền lương và công tác hành chính của Xí nghiệp.

Quản lý tốt việc sử dụng lao động của các phòng, đội thông qua các quy định, quy chế về sử dụng lao động theo Luật lao động đã quy định.

Đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và quyền lợi đối với người lao động theo chế độ hiện hành cũng như thoả thuận giữa các bên thông qua các hợp đồng lao động đã ký kết

Có trách nhiệm đề xuất với Giám đốc về kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề đáp ứng được yêu cầu của Xí nghiệp trong giai đoạn mới.

Chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra các đội thực hiện các hợp đồng giao khoán nhân công.

* Về công tác hành chính.

Giúp Giám đốc trong việc quản lý tài sản, máy móc thiết bị Xí nghiệp hiện có đồng thời tổ chức giải quyết các thủ tục cho các đội và cho các đơn vị trong và ngoài công ty thuê.

Phối hợp với các phòng ban, đơn vị thực hiện các công việc liên quan đến phòng Hành chính tổng hợp theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.

1.3.1.4 Chức năng nhiệm vụ phòng Kế hoạch kỹ thuật và quản lý dự án.

Báo cáo thống kê, tổng hợp số liệu thông qua phòng Tài chính kế toán để làm công tác thanh lý hợp đồng giao khoán với các đội.

Khai thác thị trường, tổ chức và quản lý công tác đấu thầu Tham gia quyết toán nội bộ và tham gia công tác an toàn bảo hộ lao động trong toàn đơn vị.

Chỉ đạo kỹ thuật thi công, kiểm tra, giám sát, đôn đốc thực hiện chế độ, biện pháp thi công, chất lượng kỹ thuật các công trình.

Là khâu trung tâm trong mọi hoạt động của Xí nghiệp, biên tập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, quản lý lưu trữ các loại hồ sơ (hợp đồng, bản vẽ, thanh quyết toán nghiệm thu các công trình).

Thực hiện tốt chức năng quản lý quy trình, quy phạm kỹ thuật thi công do Bộ xây dựng quy định nhằm đảm bảo quản lý chất lượng, kỹ thuật, tiến độ công trình.

Trực tiếp chỉ đạo việc lập hồ sơ thầu cho các công trình về công tác nghiệm thu công trình: Cán bộ kỹ thuật đội làm nghiệm thu từng phần, chi tiết đối với bên A, Xí nghiệp nghiệm thu theo điểm dừng kỹ thuật, tổng nghiệm thu với bên A.

Định hướng cho đội thi công về giải pháp thi công công trình lớn và xử lý các vướng mắc kỹ thuật, hướng dẫn cách ghi chép (nhật ký) có giá trị làm cơ sở thanh quyết toán.

Ban hành quyết định giao việc, hợp đồng giao khoán cũng như thanh lý hợp đồng giao khoán với các đội, tham gia công tác quyết toán trong nội dung hợp đồng, nghiệm thu nội bộ trước khi bên A nghiệm thu Kiểm tra xem xét các khối lượng thanh toán.

Yêu cầu các đơn vị thực hiện đúng tiêu chuẩn hoặc quy định Xí nghiệp đề ra về chất lượng, kỹ thuật, an toàn lao động, tiến độ công trình Nếu đơn vị không chấp hành có quyền tạm đình chỉ, báo cáo Giám đốc giải quyết và kiến nghị hình thức, mức độ xử lý Riêng với an toàn lao động nếu đội không chấp hành có quyền đình chỉ hoạt động và báo cáo Giám đốc xử lý.

1.3.1.5.Chức năng nhiệm vụ phòng Tài chính kế toán.

Là bộ phận có chức năng thực hiện công tác quản lý tài chính kế toán theo chế độ kế toán hiện hành và theo quy chế quản lý tài chính của công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công nghiệp, theo dõi hạch toán chi phí và phân bổ chi phí đúng, đủ và hợp lý, phản ánh chính xác kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Căn cứ vào kế hoạch đầu tháng, quý, năm và các hợp đồng cụ thể để lập và bảo vệ kịp thời kế hoạch vay vốn, tìm kiếm và tận dụng mọi nguồn vốn nhằm đáp ứng tối đa cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong toàn Xí nghiệp Thực hiện chế độ báo cáo cấp trên trên cơ sở điều lệ và quy chế tài chính của công ty.

Giúp Giám đốc về việc điều tiết vốn trong nội bộ Xí nghiệp đảm bảo sự hoạt động đồng đều, thống nhất, có kế hoạch cấp phát kịp thời theo yêu cầu sản xuất dưới sự chỉ đạo của Xí nghiệp.

Có trách nhiệm duyệt quyết toán công trình, kiểm soát, hướng dẫn việc ghi sổ sách hạch toán của các đội.

Kiểm soát và kiến nghị với Giám đốc đình chỉ việc cho vay vốn đối với những đội không chấp hành đầy đủ quy chế.

Kết hợp chặt chẽ với phòng kế hoạch kỹ thuật để nắm được tiến độ, khối lượng thi công từng công trình làm căn cứ cho việc vay vốn và thu hồi vốn.

Là bộ phận giúp việc cho Giám đốc theo dõi hạch toán chi tiêu, phân bổ các chi phí đúng và hợp lý trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị Báo cáo kịp thời, chính xác, đầy đủ các chỉ tiêu chủ yếu nhằm phục vụ cho công tác quản lý.

Theo dõi sát chứng từ hoá đơn hạch toán số thuế phải nộp của các đội, các chủ nhiệm công trình trên cơ sở dự toán và quyết toán khối lượng công trình, chịu trách nhiệm kiểm tra hướng dẫn các đội hoàn tất các thủ tục chứng từ hoá đơn hợp lệ, hợp pháp.

Giải quyết kịp thời chế độ tiền lương, BHXH và các khoản chi phí tiền mặt trên cơ sở kiểm tra xem xét trước khi trình Giám đốc phê duyệt.

Giải quyết vay vốn kịp thời cho các đội khi có nhu cầu và đã được lãnh đạo phê duyệt nhằm đảm bảo tiến độ thi công công trình, đồng thời hàng tháng theo dõi, phản ánh kịp thời những thông tin thông qua hệ thống tài chính, báo cáo kịp thời và chính xác số công nợ của các đội, của Xí nghiệp vào ngày 05 hàng tháng để phục vụ chỉ đạo điều hành của Giám đốc.

Quan hệ giao dịch để vay vốn trực tiếp tại ngân hàng trên cơ sở Giám đốc công ty bảo lãnh, uỷ quyền mức vay của Xí nghiệp.

Chịu trách nhiệm hướng các đội, chủ nhiệm công trình, nhân viên nghiệp vụ trong việc mở sổ sách, theo dõi chi phí, quản lý chứng từ hoá đơn chi tiết của từng công trình nhằm mục đích sau khi kết thúc công trình bàn

giao đưa vào sử dụng thì hoá đơn chứng từ phải hợp pháp, hợp lệ tạo thuận lợi cho việc thanh quyết toán.

1.3.1.6 Chức năng, nhiệm vụ đội sản xuất.

Xí nghiệp tổ chức 5 đội thi công Tất cả các đội đều có nghĩa vụ và quyền lợi bình đẳng như nhau, chịu trách nhiệm quản lý vốn, tài sản của Xí nghiệp và đảm bảo vốn trong quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh.

Đội sản xuất phải có đủ bộ máy giúp việc: Cán bộ kỹ thuật, nhân viên kinh tế từ trung cấp trở lên và số lượng công nhân có tay nghề tuỳ theo nhu cầu và quy mô công trình thi công Trường hợp Đội sản xuất có nhiều công trình phải đăng ký bộ máy của công trình với Xí nghiệp vào kỳ nghiệm thu điểm dừng kỹ thuật lần thứ nhất (gồm cán bộ kỹ thuật, kế toán, thủ kho, bảo vệ và người được uỷ quyền điều hành khi đội trưởng đi vắng).

Đội trưởng do Giám đốc đề nghị bổ nhiệm theo tiêu chuẩn và theo điều lệ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công nghiệp Đội trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi mặt: Tổ chức quản lý tốt ở đơn vị để hoàn thành nhiệm vụ được giao, đảm bảo đời sống và mọi quyền lợi cho người lao động Đội trưởng phải thực hiện quy định trả lương cho cán bộ công nhân viên do đội quản lý theo đúng kỳ hạn.

Các đội trưởng, chủ nhiệm công trình có trách nhiệm tổ chức thực hiện kê khai và nộp thuế theo quy định của Nhà nước dưới sự chỉ đạo, đôn đốc trợ giúp của phòng Tài chính kế toán Đảm bảo tiến độ thi công, chất lượng, kỹ thuật công trình và an toàn lao động, quản lý thiết bị trong quá trình thi công.

Các đội chịu sự chỉ đạo chuyên môn của các phòng quản lý chức năng trong Xí nghiệp như: Đăng ký hồ sơ dự thầu, học tập an toàn lao động, chế độ chứng từ hoá đơn,

Được phép vay vốn thi công các công trình theo hạn mức tiền vay, vốn được sử dụng đúng mục đích Đội trưởng hoặc chủ nhiệm công trình phải

chịu trách nhiệm vật chất trước Giám đốc Xí nghiệp và cơ quan pháp luật về số tiền đã vay để sử dụng cho công trình.

Căn cứ vào hợp đồng giao khoán nội bộ giữa Xí nghiệp và các đội trực thuộc, quy chế của Xí nghiệp đội trưởng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp và cơ quan pháp luật Nhà nước phần giá trị được giao khoán, tổ chức quản lý, hạch toán giá thành, cân đối nguồn thu chi, đảm bảo nguyên tài chính và có hiệu quả.

Xí nghiệp được quyền cho tổ chức, cá nhân trong và ngoài Xí nghiệp thuê tài sản, công cụ, dụng cụ thi công để tăng thêm thu nhập và thu hồi vốn đầu tư.Việc cho thuê phải theo đúng thủ tục, nguyên tắc và theo dõi, giám sát việc giao nhận tránh để thất thoát tài sản mà không xác định được đối tượng đền bù Không ai được tự ý cho các đơn vị ngoài thuê khi không có sự đồng ý của Giám đốc Xí nghiệp Khi cho các đơn vị khác thuê, khi làm mất phải đền bằng hiện vật, Xí nghiệp không thu tiền đền bù do làm mất côppha, thiết bị Khi trả thiết bị, các đơn vị thuê phải vệ sinh, nếu hỏng phải sửa chữa trở về

nguyên trạng và được cán bộ quản lý có trách nhiệm nghiệm thu tại Xí nghiệp.

Hàng năm căn cứ vào nhu cầu và hiệu quả SXKD, Phòng Kế hoạch kỹ thuật Xí nghiệp lập kế hoạch mua sắm trình Giám đốc Xí nghiệp ký duyệt Các đội xây dựng có quyền tự mua sắm tài sản căn cứ vào nhu cầu của đội Đội trưởng lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị phục vụ thi công báo cáo Giám đốc Xí nghiệp duyệt mua sắm và phải làm đúng thủ tục mua sắm Đội có trách nhiệm quản lý số tài sản do đội tự mua sắm và được trích khấu hao vào chi phí sản xuất trong kỳ theo tỷ lệ đăng ký hàng năm đã được Giám đốc Xí nghiệp duyệt.

Những tài sản lạc hậu về kỹ thuật cần thanh lý, Xí nghiệp thành lập Hội đồng định giá do Giám đốc Xí nghiệp làm Chủ tịch, các thành viên khác do Giám đốc quyết định.

Khi có tổn thất về tài sản, nếu do nguyên nhân chủ quan thì tập thể, cá nhân nào gây ra thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật Mức bồi thường do Hội đồng định giá tài sản quyết định Nếu do nguyên nhân khách quan gây hậu quả nghiêm trọng không thể khắc phục được thì Giám đốc Xí nghiệp lập phương án xử lý:

+ Hạch toán vào chi phí bất thường nếu giá trị nhỏ+ Lập kế hoạch bù đắp dần vào năm sau nếu giá trị lớn* Quản lý lao động:

Mọi trường hợp sử dụng lao động trong Xí nghiệp đều phải ký hợp đồng bằng văn bản giữa Giám đốc Xí nghiệp Người lao động phải phải trong độ tuổi lao động, đủ sức khoẻ và có trình độ chuyên môn phù hợp Đối với lao động giản đơn làm việc tại các đội, Xí nghiệp tiến hành thuê khoán.

Thoả thuận khoán việc phải thể hiện bằng văn bản với các nội dung cụ thể: Đối tượng công việc, thời gian thực hiện, tiền công, trách nhiệm hai bên thoả thuận.

Để nâng cao trình độ tay nghề, Các CBCNV trong danh sách đều được Xí nghiệp động viên và tạo điều kiện học tập các lớp đào tạo ngắn hạn, dài hạn.

1.3.2.2 Chính sách kinh tế tài chính:

Đội trưởng phải căn cứ vào hợp đồng cụ thể và nhu cầu về vốn để lập kế hoạch vay vốn trình Giám đốc Xí nghiệp duyệt Trước khi vay vốn phải làm đầy đủ mọi thủ tục xin vay vốn, theo dõi trả nợ gốc và lãi đúng kỳ hạn.

Mức cho vay là 30% giá trị hợp đồng trừ đi số tiền bên A đã tạm ứng đảm bảo sử dụng vốn vay đúng mục đích và phải tương ứng với giá trị khối lượng thực hiện.

* Điều kiện vay vốn:

Trước khi xin vay các đội phải cung cấp cho Xí nghiệp đầy đủ các hồ sơ tài liệu có liên quan đến công trình gồm:

- Hợp đồng kinh tế.

- Hợp đồng giao khoán nội bộ.- Dự toán thi công được duyệt.- Biên bản giao nhận hàng.- Hợp đồng mua bán hàng hoá.

- Đơn xin vay vốn do đội trưởng đề nghị hoặc người được đội trưởng uỷ quyền bằng văn bản hoặc quyết định uỷ quyền từ khi có quyết định phân công

- Xác nhận của bộ phận theo dõi vật tư tại công trình.

- Biên bản đối chiếu công nợ đến thời điểm vay vốn nếu hoá đơn quá 3 tháng.

- Giải trình vay vốn: nội dung bao gồm:

 Đối với công trình còn dở dang yêu cầu giải trình:

Giá trị sản lượng đã thực hiện có xác nhận của phòng kế hoạch kỹ thuật.Số tiền bên A đã thanh toán.

Số tiền đã vay đến thời điểm xin vay.

 Đối với công trình đã hoàn thành bàn giao có quyết toán A-B đã đưa vào hạch toán doanh thu thì phải giải trình:

Tổng số phải thu của bên ATổng số tiền bên A đã chuyển trả

Số tiền bên A còn nợ đến thời điểm vay vốn

Tổng số tiền vay đội còn nợ Xí nghiệp đến thời điểm xin vay vốn.

Nếu đội không thực hiện đầy đủ các thủ tục trên thì Xí nghiệp từ chối cho vay.

Xí nghiệp đình chỉ việc cho vay trong các trường hợp: Phát hiện việc sử dụng vốn không đúng mục đích, đối tượng như đơn xin vay, không tích cực làm thủ tục thanh toán giai đoạn để thu hồi vốn của bên A hoặc tình hình SXKD có biểu hiện mất khả năng thanh toán

* Phương thức trả nợ vốn vay.

Khi bên A chuyển tiền tạm ứng hay thanh toán khối lượng nếu đội không chủ động làm thủ tục trả nợ vay thì Xí nghiệp chủ động trích từ khoản tiền thu khối lượng của công trình để trừ nợ gốc và lãi vay vốn của đội.

Các đội phải chủ động thu hồi vốn để trả nợ vay đúng hạn trường hợp do yếu tố khách quan mà đội chưa thu được vốn, có các khoản nợ chưa đến hạn mà chưa có tiền thì đội trưởng phải chủ động báo cáo Giám đốc bằng văn bản để Xí nghiệp có hướng giải quyết tránh tình trạng phải nộp lãi xuất quá hạn.

Lãi suất tiền vay: Thực hiện lãi suất tiền vay do ngân hàng quy định theo từng thời điểm vay vốn và thu thêm 0,05%.

Thời hạn trả lãi vay: đội phải trả lãi vay hàng tháng Nếu trong tháng mà đội chưa trả lãi vay thì Xí nghiệp sẽ cộng vào tiền gốc để tính lãi cho tháng sau.

II BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 4.

2.1 Bộ máy kế toán:

Đặc điểm của Xí nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh nhỏ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đồ sộ như đối với các đơn vị SXKD có quy mô lớn Xuất phát từ đặc điểm trên, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được thiết kế gọn nhẹ với số lượng nhân sự tại Phòng Kế toán tài chính ít, gồm 5 người Mỗi kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán khác nhau Hơn nữa, do cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp còn gồm các đội trực thuộc Mỗi đội được Xí nghiệp giao khoán thực hiện các công trình xây dựng nên cần có kế toán đội theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ phát sinh ngay tại các đội

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Xí nghiệp có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán.

Trưởng phòng Tài chính kế toán kiêm Kế toán

Kế toán tổng hợp,

giá thành

Kế toán vốn bằng tiền kiêm

kế toán lương

Kế toán theo dõi công nợ,

Kế toán theo dõi TS kiêm

thủ quỹ

Kế toán tại các đội