Tổ chức công tác hạch toán NVL - CCDC tại Công ty Xây dựng Thương mại Thanh Thu.doc

Tổ chức công tác hạch toán NVL - CCDC tại Công ty Xây dựng Thương mại Thanh Thu.

aLời mở đầu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp luôn diễn ra gay gắt Để đứng vững trên thị trường đòi hỏi công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất lao động, không ngừng đổi mới và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán, công tác tổ chức quản lý tại công ty nhằm thích nghi với sự phát triển chung của nền kinh tế xã hội Các doanh nghiệp được quyền chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời củng cố sự điều tiết của Nhà nước Mục tiêu mà mỗi doanh nghiệp phải đạt được là giá thành sản phẩm hạ, chất lượng cao, mẫu mã đẹp, thị trường ưa chuộng và phải có sự uy tín.

Nhìn chung toàn bộ quá trình sản xuất, giai đoạn cung cấp là giai đoạn mở đầu và kết quả của giai đoạn này sẽ là tiền đề cho các giai đoạn sau Trong đó nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ có vị trí quan trọng trong giai đoạn cung cấp.

Chi phí NVL - CCDC được đưa vào quá trình sản xuất dưới hình thức vật chất, mà giá trị của nó thể hiện qua quá trình hạch toán dưới hình thức tiền tệ Nó là một bộ phận của vốn được quy ra tiền và tích luỹ vào giá trị của thànhphẩm, NVL - CCDC là một trong ba yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm

Vì vậy công tác hạch toán kế toán NVL - CCDC của công ty là một chỉ tiêu quan trọng và được ban lãnh đạo của công ty đặc biệt quan tâm Việc hạch toán NVL - CCDC đúng, đầy đủ, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm

Chính vì tầm quan trọng của công tác hạch toán NVL - CCDC nên trong thời gian thực tập tại Công ty em đã đi sâu vào tìm hiểu công tác hạch toán NVL -

CCDC để thực hiện chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: "Tổ chức công tác hạch toán NVL - CCDC tại Công ty Xây dựng Thương mại Thanh Thu" Chuyên đề gồm 3

phần:

Phần I Một số vấn đề cơ bản về công tác hạch toán NVL - CCDC.

Phần II Tình hình thực tế về công tác hạch toán NVL - CCDC tại công ty Thanh Thu

Phần III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL - CCDC tại công ty

Mặc dù được sự giúp đỡ tận tình của thầy cô giáo, cũng như các cô chú, anh chị tại phòng kế toán công ty Với việc tiếp cận và tìm hiểu thực tế của nhà máy, công ty trong thời gian ngắn, đồng thời với kiến thức có hạn, chắc chắn chuyên đề không tránh khỏi những khiếm khuyết, rất mong được sự giúp đỡ của thầy cô giáo và các anh chị

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy, cô đã giảng dạy hướng dẫn, cảm ơn ban lãnh đạo cơ quan và anh chị cán bộ công nhân viên tại công ty đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề này.

Việc quản lý và sử dụng NVL-CCDC hợp lý, tiết kiệm thì hạ được giá thành sản phẩm, hạ giá thành là cơ sở cho việc hạ giá bán.

Nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại nên phải quản lý theo từng thứ, từng loại

Nhu cầu sử dụng thường xuyên nên phải dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục

CCDC là tư liệu lao động nhưng không hội tụ đủ các tiêu chuẩn quy định đối với TSCĐ theo chế độ tài chính hiện hành.

b Đặc điểm:

Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái hiện vật ban đầu cho đến khi hư hỏng cần phải loại bỏ vì vậy giá trị của CCDC cần phải phân bổ đều vào chi phí sản xuất kinh doanh trong các kỳ sử dụng

CCDC bao gồm nhiều thứ, nhiều loại và nhu cầu sử dụng thường xuyên nên phải quản lý theo từng thứ, từng loại và phải có dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường và liên tục

2 Phân loại NVL - CCDC:

2.1 Phân loại nguyên vật liệu:

Căn cứ vào công cụ NVL thì NVL được chia thành các loại sau:

- NVL chính: là những thứ NV, VL mà khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ là thành phẩm chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm

- Vật liệu phụ: là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh như làm tăng chất lượng sản phẩm tăng giá trị sử dụng sản phẩm nhưng không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm

- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình sản xuất kinh doanh tồn tại ở nhiều thể khác nhau:

+ Thể rắn: than, củi + Thể lỏng: xăng, dầu + Thể khí: khí đốt

- Phụ tùng thay thế: là những thứ phụ tùnh phục vụ cho việc thay thế các bộ phận máy móc thiết bị

- Vật liệu xây dựng cơ bản: là những vật liệu và thiết bị phục vụ cho việc lắp đặt và lắp đặt cho nó công trình xây dựng cơ bản

- Phế liệu: là những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và thanh lý TSCĐ, có thể dùng lại được hoặc bán ra ngoài.

2.2 Phân loại CCDC:

Tuỳ theo thời gian sử dụng của CCDC, CCDC được phân thành 2 loại sau:

- Loại phân bổ một lần: thời gian sử dụng ngắn và giá trị nhỏ hạch toán toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh.

- Loại phân bổ nhiều lần: là loại CCDC có giá trị tương đối cao, thời gian sử dụng dài, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh Do vậy giá trị phải phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong các kỳ sử dụng (2 lần và ≥ 3 lần)

II NGUYÊN TẮC ĐÁNH GIÁ NVL - CCDC:

Dùng thước đo tiền tệ để đánh giá thực tế nhập kho.

1 Đối với NVL - CCDC mua ngoài:

- Các khoản chiết khấu giảm trừ (nếu có)

2 Đối với NVL - CCDC do doanh nghiệp tự sản xuất:

Giá thực tế NVL - = Giá thực tế NVL- + Chi phí sản

CCDC SX CCDC xuất để SX xuất

3 Đối với NVL - CCDC gia công:

- Thuê ngoài:Giá trị thực tế

Giá trị thực tế NVL-CCDC xuất

CP vận chuyển bốc dỡ đi và về +

CP phải trả cho bên gia

công - Tự gia công:

Giá thực tế NVL -

CCDC SX = CCDC xuất gia côngGiá thực tế NVL- + Chi phí gia công phát sinh

4 Vật liệu nhập kho do nhận góp vốn liên doanh:

Giá trị vật liệu nhập kho là giá trị được hội đồng liên doanh thống nhất thực hiện

5 Tính giá xuất kho thực tế:

Để xác định giá trị VL - CCDC xuất khi sử dụng trong kỳ, kế toán có thể sử dụng một trong 4 phương pháp sau:

* Phương pháp đơn giá bình quân: - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá thực tế

BQ NVL-CCDC =

Giá trị thực tế tồn kho ĐK + Giá trị thực tế nhập kho trong kỳ SL thực tế tồn đầu kỳ + SL thực tế nhập kho trong kỳ Giá thực tế NVL -

CCDC xuất trong kỳ =

Số lượng xuất kho

Đơn giá thực tế bình quân NVL-CCDC- Phương pháp bình quân thời điểm:

* Phương pháp nhập trước - xuất trước:

Theo phương pháp này dựa trên giả thuyết NVL-CCDC nào được nhập kho trước thì được xuất trước tiên Như vậy đơn giá của NVL-CCDC tồn kho đầu kỳ được giả định là đơn giá của NVL-CCDC xuất kho trước tiên

* Phương pháp nhập sau - xuất trước:

Phương pháp này được dựa trên giả thuyết là NVL-CCDC nào nhập kho sau cùng thì được xuất kho trước tiên Phương pháp này tính được trị giá xuất sát với giá thực tế, nhưng trị giá của những lô hàng tồn kho đầu kỳ thì còn tồn đọng mãi

* Phương pháp thực tế đích danh:

Trong phương pháp này khi mua hàng hoá vật tư vào thì doanh nghiệp cần biết một số thông tin: ngày mua, tên hàng, tên người bán, kích cỡ, trọng lượng và màu sắc VL-CCDC thuộc lô hàng nào, loại nào thì khi xuất phải lấy đúng đơn giá của lô đó loại đó

6 Đánh giá theo giá hạch toán:

Trong thực tế tại các doanh nghiệp, vật liệu có nhiều loại khác nhau biến động thường xuyên nên để tính được giá thực tế của vật liệu hàng ngày là một vấn đề khá phức tạp Vì vậy, người ta có thể sử dụng một loại giá có tính chất ổn định gọi là giá hạch toán Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc là giá ổn định trong kỳ hạch toán

Giá trị hạch toán

VL-CCDC xuất kho = Số lượng VL-CCDC xuất kho x Đơn giá hạch toán CCDC-VL

Đến cuối kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh giá trị hạch toán về giá trị thực tế thông qua hệ số chênh lệch giá

III HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL - CCDC: 1 Hạch toán theo phương pháp ghi thẻ song song:

* Nguyên tắc hạch toán:

Ở kho: theo dõi về mặt số lượng.

Ở bộ phận kế toán: theo dõi về mặt số lượng và giá trị.* Trình tự hạch toán:

- Ở kho: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất, vào thẻ kho theo từng thứ từng loại liênq uan (thẻ kho mở chi tiết cho từng thứ loại) Sau đó tính số lượng tồn sau mỗi nghiệp vụ Hàng ngày (hoặc định kỳ) sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán (kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập)

- Ở bộ phận kế toán: mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết cho từng thứ từng loại tương ứng với thẻ kho mở kho Căn cứ vào chứng từ ở kho gửi lên kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu và ghi đơn giá trên từng chứng từ nhập xuất đó Trên cơ sở đó kế toán ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối kỳ, kế toán tính tổng số nhập xuất tồn kho của từng thứ từng loại đem đối chiếu với thẻ kho.

Nếu thấy khớp đúng, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư * Ưu nhược điểm: phương pháp ghi thẻ song song

- Ưu điểm: tính chính xác của số liệu cao, do cùng một nghiệp vụ kinh tế nhưng 2 bộ phận khác nhau cùng theo dõi.

Chứng từ nhậpThẻ kho

Chứng từ ghi sổ

- Nhược điểm: số liệu ghi chép phản ánh bị trùng lặp, tốn kém về chi phí vật chất và lao động sống

2 Hạch toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

* Nguyên tắc hạch toán:

- Ở kho: theo dõi về mặt số lượng.

- Ở bộ phận kế toán: theo dõi về mặt số lượng và giá trị * Trình tự ghi chép:

- Ở kho: tương tự phương pháp ghi thẻ song song.

- Ở bộ phận kế toán: không mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển, sổ này được ghi vào cuối tháng trên cơ sở bảng tổng hợp chứng từ nhập và bảng tổng hợp chứng từ xuất

3 Hạch toán theo phương pháp sổ sổ dư:

* Nguyên tắc hạch toán: - Ở kho: theo dõi về số lượng.

- Ở bộ phận kế toán: theo dõi về giá trị* Trình tự ghi chép:

- Ở kho : hàng ngày, căn cứ chứng từ nhập , xuất thủ kho ghi vào thẻ kho tương tự như phương pháp trên Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp các chứng từ rồi tiến hành phân loại theo từng loại chứng từ, loại vật tư và lập phiếu giao nhận chứng từ (chứng từ nhập 1 bảng, chứng từ xuất 1 bảng) rồi chuyển cho phòng kế toán

Cuối kỳ, căn cứ vào thẻ kho đã được kiểm tra tính số NVL - CCDC tồn cuối kỳ và ghi vào sổ số dư, chuyển cho phòng kế toán.

- Ở bộ phận kế toán: căn cứ chứng từ ở thủ kho đưa lên tiến hành kiểm tra lại chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ trên trái phiếu giao nhận chứng từ Sau đó căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ kế toán ghi số tiền vào bảng luỹ kế nhập xuất tồn Cuối tháng, căn cứ với số liệu trên bảng luỹ kế nhập xuất tồn lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn và đối chiếu với sổ sổ dư

* Ưu nhược điểm :

Chứng từ nhậpThẻ kho

Chứng từ xuất

Sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Bảng kê nhập

Bảng kê xuất

- Ưu điểm: mỗi bộ phận theo dõi một phần khác nhau nhưng có liên quan trực tiếp, có kiểm tra đối chiếu nên khả năng chính xác của các số liệu cao và căn cứ vào số dư cuối kỳ trên cơ sở cân đối để xác định hàng hoá vật chất xuất trong kỳ

- Nhược điểm: tuy có đối chiếu kiểm tra, nhưng mỗi bộ phận theo dõi một mảng công việc khác nhau, nên không tránh khỏi sự nhầm lẫn sai sót Vì vậy cần phải có sự kiểm tra đối chiếu hàng ngày

IV HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL-CCDC: 1 Hạch toán nguyên vật liệu:

a Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)

- Tài khoản sử dụng: TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu"

- Công dụng: TK này dùng để ghi chép phản ánh tình hình và sự biến động về giá trị của các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp dùng sản xuất kinh doanh

Có TK 111,112,331 + Nếu vật liệu về nhập kho thiếu:

Nợ TK 152

Nợ TK 138 (1381,1388)Nợ TK 133

Có TK 111,112,331 + Nếu vật liệu về nhập kho thừa:

TH mua luôn sóo hàng thừa

Nợ TK 152: giá trị thực nhập (cả hàng thừa) Nợ TK 133: VAT đầu vào

Có TK 111,112,331 tổng số tiền phải trả theo HĐ Có TK 338: Giá trị hàng thừa

TH không mua số hàng thừa: giá trị hàng thừa được quản lý trên TK 002 "Tài sản nhận giữ hộ"

- Vật liệu về trước hoá đơn về sau: căn cứ vào hợp đồng mua hàng kiểm nhận vật liệu và lập phiếu nhập kho bình thường nhưng chưa ghi sổ ngay mà lưu ở tập hồ sơ riêng "Hồ sơ hàng về hoá đơn chưa về"

Đến cuối tháng, nếu hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán ghi theo giá tạm ứng tương tự như trên.

Sang tháng sau khi HĐ về kế toán tiến hành điều chỉnh bằng các phương pháp sửa sai trong kế toán

- HĐ về trước vật liệu về sau: khi nhận HĐ, kế toán lưu ở tập hồ sơ riêng: "Hồ sơ hàng mua đang đi đường" Trong tháng nếu hàng về thì kế toán ghi bình thường nhưng đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì kế toán ghi:

Nợ TK 151Nợ TK 133

Có TK 111,112,331 Sang tháng sau khi hàng về nhập kho:

(5) Xuất kho VL đang gia công chế biến

Có TK 152 xuất gia công - Các chi phí gia công phát sinh

Nợ TK 154Nợ TK 133

Có TK 111,112,331

(6) Xuất kho VL sử dụng cho hoạt động phúc lợiNợ TK 431 (4312)

Có TK 152

(7) Kiểm kê phát hiện thiếu

Nợ TK 642: hao hụt trong định mức Nợ TK 138: GT bắt bồi thường

Nợ TK 811: Doanh nghiệp chịu ghi tăng chi phí khác Nợ TK 334: Trừ vào lương CNV

Có TK 152

* Chú ý: Đối với trường hợp NVL mua vào chuyển thẳng ngay đến bộ phận sử dụng không qua kho:

Nợ TK 621,627,641,642Nợ TK 133

Nợ TK 611Nợ TK 133

(4) giá trị NVL xuất kho trong kỳ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh

doanh

Có TK 153: GT thực tế xuất dùng Giá tr CCDCị

phân b k này ổ ỳ =

Giá trị CCDC xuất dùng Số lần phân bổ

Sang các kỳ sau (thuộc năm nay) kế toán phân bổ phần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Nợ TK 627,641,642Có TK 142Giá tr phân bịổ

Giá trị xuất dùng Số lần phân bổ

Cuối năm, kế toán tiến hành kết chuyển giá trị cần phân bổ TK 242 sang TK 142.Nợ TK 142 giá trị cần phân bổ cho các

Có TK 242 kỳ của năm sau Khi bán hỏng, mất CCDC:

Nợ TK 641,642,627: giá trị phân bổNợ TK 111,112: Giá trị tàn dư

Có TK 142: Giá trị còn lại

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN NVL - CCDC

TK

(1) Nhập kho NVL- CCDCTK 151

(2) Nhập kho NVL-CCDC đi

đường kỳ trước (8) Xuất VL,CCDC dùng cho SXKD, XDCB(7) Xuất VL,CCDC thuê ngoài gia công chế biến

TK 627,621,641

(3) VL,CCDC tự chế, thuê ngoài gia công chế biến

xong nhập kho TK 333

(4) Thuế nhập khẩu tính vào

NVL (nếu có) thiếu khi kiểm kê (10) VL,CCDC (9) CK, mua hàng được hưởng giảm giá hàng bán,

hàng mua bị trả lại TK 138

(5) Nhận VL,CCDC do cấp phát góp liênd oanh, biếu

tặng TK 338

PHẦN II

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY THANH THU

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY:1 Quá trình hình thành:

Công ty TNHH Thanh Thu được thành lập trên cơ sở sản xuất cơ khí nhỏ Xuân Thu Khi mới thành lập, cơ sở cơ khí Xuân Thu có tổng số lao động không quá 10 người làm việc trên mặt bằng chật hẹp, chủ yếu gia công các sản phẩm cơ khí theo các đơn đặt hàng nhỏ lẻ.

Đến năm 2000, xuất phát từ nhu cầu ngày càng tăng của sản xuất cũng như tiêu dùng đòi hỏi cơ sở phải mở rộng quy mô đa dạng hoá và nâng cao chất lượng sản phẩm Theo đà phát triển kinh tế đó, cộng với sự năng động và khéo léo trong việc khai thác hợp đồng và tổ chức lao động hợp lý của chủ cơ sở (hiện là giám đốc công ty) chỉ sau 1 năm hoạt động, cơ sở đã phát triển rất nhanh Trước tình hình đó, chủ cơ sở đã gọi thêm vốn và xin phép thành lập công ty để đáp ứng nhu cầu phát triển công ty một cách lâu dài và bền vững.

Ngày 26/3/2001 cơ sở cơ khí Xuân Thu đổi tên thành Công ty TNHH Thanh Thu và được phép sử dụng con dấu riêng để giao dịch Công ty được phép kinh doanh xe máy, điện lạnh, thép, hàng mộc dân dụng và công nghiệp, máy móc thiết bị phục vụ công nghiệp, công trình xây dựng, hàng trang trí nội thất, xây dựng dân dụng và công nghiệp, gia công cơ khí (sắt, nhôm, inox), dịch vụ vận tải hàng hoá, các cửa hàng dịch vụ Trong đó, gia công cơ khí và lắp đặt kết cấu thép không gian là hoạt động chính hiện nay của công ty

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, vấn đề cạnh tranh luôn được đặt ra hàng đầu đối với công ty trước yêu cầu của thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh Công ty buộc phải đầu tư dài hạn, trang bị năng lực sản xuất để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh hiện nay: phát triển công ty trên bề mặt rộng 12 hecta tại khu Công nghiệp Hoà Khánh - Quận Liên Chiểu - Đà Nẵng Với hệ thống dây chuyền máy móc, thiết bị hiện đại nhập từ nước ngoài

Kể từ khi thành lập, công ty đã ổn định sản xuất, đứng vững trên thị trường và ngày càng phát triển Trên đà phát triển đó công ty đã mở rộng phạm vi kinh doanh ở nhiều tỉnh trong cả nước

+ Một vài thông tin về công ty:

Tên công ty : Công ty TNHH Thanh Thu Giám đốc :Võ Xuân Thu

Văn phòng : 398 Điện Biên Phủ - Đà Nẵng Điện thoại : 051.721579.

Email : thanhthu@dng.vnn.vnWebsite : www.thanhthu.com.vn.

Những năm qua với phương án tận dụng triệt để năng lực có sẵn và dần dần từng bước đầu tư vào những khâu then chốt trong bộ phận sản xuất đã giúp cho công ty TNHH Thanh Thu sản xuất ra nhiều sản xuất có chất lượng cao, đảm bảo yêu cầu của khách hàng và sản lượng doanh số bán ra hàng ngày tăng đưa công ty từng bước vượt qua những khó khăn thử thách của thị trường hiện nay Ở công ty đối với khâu sản xuất sản phẩm thì lương sỏ sản xuất phù hợp, chất lượng sản phẩm cao, giá thành tương đối ổn định, hợp lý, cộng với sự nhạy bén của bộ máy quản lý công ty trong việc tiếp cận thị trường và từng bước đưa công ty hoà nhập vào nhịp độ phát triển của nền kinh tế đất nước

Từ khi thành lập đến nay, công ty có tốc độ tăng trưởng hàng năm là khoảng 40% Đây là mức tăng trưởng rất cao đối với một đơn vị trực thuộc ngành công nghiệp cơ khí

3 Đặc điểm tổ chức sản xuất tại công ty:

3.1 Sơ đồ tổ chức sản xuất tại công ty:

Quá trình sản xuất sản phẩm tại công ty được thực hiện thông qua sự tiếp quản của 2 phó giám đốc:

+ Phó giám đốc kinh doanh.+ Phó giám đốc kỹ thuật.

- Tổ kế hoạch sản xuất: đưa ra kế hoạch sản xuất dưới sự quản lý của ban điều hành xưởng

- Tổ kiểm tra: kiểm tra chất lượng và quy cách của sản phẩm trước khi xuất bán ra trên thị trường dưới sự quản lý của ban điều hành xưởng.

3.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thanh Thu:

Để tổ chức và điều hànhg các loại hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Thu, mo hình quản lý đã được công ty tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu nên việc điều hành quản lý giữa các bộ phận quản lý không chồng chéo lên nhau mà phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban Vì vậy, các quyết định quản lý mang lại hiệu quả cao

Công tyPhó giám

đốc kỹ thuật

Phó giám đốckinh doanh Ban điều hành

xưởng Tổ kiểm

Phân xưởng sản

xuất số 1

Phân xưởng sản

xuất số 2

Phân xưởng sản

xuất số 3

+ Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thanh Thu:

3.3 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty:

- Giám đốc: Là người có trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày của công

ty và có các quyền và nhiệm vụ sau:

+ Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty + Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty + Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty

- Phó giám đốc: Là những người có trách nhiệm kiểm tra mọi hoạt động kinh

doanh, điều hành của công ty Phó giám đốc công ty có các nhiệm vụ sau:

+ Kiểm soát các hoạt động kinh doanh của công ty Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các báo cáo, bảng quýet toán năm tài chính của công ty và kiến nghị các sai phạm (nếu có).

+ Kiểm tra và báo cáo với giám đốc về những sự kiện tài chính bất thường, những ưu khuyết điểm trong quản lý tài chính và các ý kiến độc lập của mình.

+ Thông báo định kỳ tình hình kết quả kiểm soát cho giám đốc.

- Phòng tổ chức hành chính: Với nhiệm vụ chính là quản lý lao động, tiền lương,

xây dựng các định mức tiền lương, theo dõi ngày làm việc, điều hành lao động giữa các tổ sản xuất Ngoài nhiệm vụ này phòng tổ chức hành chính còn tham mưu cho giám đốc về việc tuyển chọn nhân sự, giúp giám đốc ra quyết định về nhân sự và phân công lao động hợp lý.

Giám đốc

Phòng hành chính

Phòng kế hoạch vật

tưBan điều hành

xưởng Phân

xưởng sản xuất số 1

Phân xưởng sản

xuất số 2

Phân xưởng sản

xuất số 3Phó Giám

đốc Phòng

kế toán Kỹ thuật Phòng

Ghi chú:

Quan hệ trực tuyến Quan hệ tham mưu

- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ xây dựng các định mức vật tư theo dõi và sửa

chữa máy móc thiết bị, tham mưu cho giám đốc về đầu tư thiết bị dây chuyền công nghệ, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, các phương án gia công, sản xuất sản phẩm Phòng kỹ thuật do phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo và điều hành

- Phòng kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về thu mua nguyên vật

liệu, kế hoạch đầu tư máy móc thiết bị, kế hoạch về sản xuất và tiêu thụ, cung ứng vật tư và nguyên liệu cho quá trình sản xuất Phòng kế hoạch còn có nhiệm vụ tham mưu với giám đốc về việc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, cụ thể như: tìm ra thị trường đầu vào, đầu ra, tổ chức mạng lưới tiêu thụ rộng khắp và hiệu quả, nâng cao uy tín của công ty với người mua

- Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ tổ chức toàn bộ công tác hạch toán tại

công ty, phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như vận động tài sản của công ty Tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý chặt chẽ, và bảo vệ tài sản của công ty nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, phản ánh được các khoản chi phí đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Phòng ban điều hành xưởng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, kiểm tra chất

lượng sản phẩm, nghiệm thu sản phẩm sau khi gia công, sản xuất hoàn thành, kiểm tra sản phẩm trước khi giao cho khách hàng

- Các xưởng sản xuất: Có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo đúng kế hoạch đã

được đề ra, thao tác kỹ thuật theo nguyên lý hoạt động của máy móc thiết bị, sử dụng nguyên vật liệu theo định mức, đề suất sáng kiến phục vụ sản xuất Ngoài ra, các tổ trưởng có nhiệm vụ báo cáo đầy đủ, kịp thời tình hình của tổ lên cấp trên.

II TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN, HÌNH THỨC KẾ TOÁN, NHIỆM VỤ CỤ THỂ CỦA BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THANH THU:

1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:

Để đảm bảo cho quá trình ghi chép vào sổ kế toán được chính xác và kịp thời, phù hợp với loại hình kế toán tập trung, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo phương pháp trực tuyến Các nhân viên kế toán đều hoạt động dưới sự điều hành của kế toán trưởng

+ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:

Kế toán trưởngPhó phòng kế

toán Kế toán

thanh toán KếTGNH toán Kế toán

vật tư Thủ quỹ Chú thích:

Quan hệ quản lý điều hành Quan hệ nghiệp vụ

2 Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán tại công ty:

- Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong công ty, là người

điều hành mọi công việc của phòng kế toán tài chính, tổ chức, ghi chép, tính toán, phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty trực tiếp phân công và chỉ đạo tốt công việc của các nhân viên kế toán trong công ty Cuối quý kế toán trưởng có trách nhiệm tập hợp các "Bảng tổng hợp chi tiết" từ các phần hành để lập "Báo cáo kế toán" tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh của công ty

- Phó phòng kế toán: Phụ trách theo dõi kiểm tra công tác thanh toán trong công

ty, thực hiện tính khấu hao hàng tháng kịp thời để giúp cho việc tính giá thành được chính xác Đồng thời có nhiệm vụ phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh trong công ty Cuối tháng, tập hợp phân bổ chi phí sản xuất cho từng sản phẩm để tính toán chính xác giá thành sản phẩm Cuối năm lập báo cáo tài chính hoạt động của công ty trong năm

- Kế toán thanh toán: Là người chịu trách nhiệm các khoản thu, chi bằng tiền

mặt, các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên trong công ty, thanh toán các khoản thanh toán với người mua, người bán tổng hợp lên tài khoản đối ứng cung cấp cho kế toán trưởng

- Kế toán tiền gởi ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu, chi và thanh

toán bằng tiền gởi ngân hàng, đồng thời hạch toán, thống kê, phản ánh số hiện có và tình hình biến đổi, tăng giảm của các khoản tiền đã gởi vào ngân hàng.

- Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của vật tư

nguyên vật liệu và nhiên liệu về số lượng và giá trị Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ Việc định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí Tổ chức chứng từ sổ sách kế toán và tài khoản kế toán phù hợp Thực hiện việc kiểm kê, lập báo cáo vật liệu và phân tích tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình gia công sản xuất

- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý về tiền mặt thực hiện thu chi theo quyết định của

kế toán trưởng Hàng ngày ghi chép sổ quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán, kiểm kê sổ tiền mặt có trong quỹ cuối ngày

3 Hình thức kế toán tại công ty:

Hình thức kế toán tại Công ty TNHH Thanh Thu là hình thức chứng từ ghi sổ bảo đảm vừa theo dõi tổng hợp lại vừa thể hiện chi tiết các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh mọi việc đều được kế toán áp dụng xử lý bằng máy vi tính

+ Sơ đồ luân chuyển chứng từ:

SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ HÌNH THỨC "CHỨNG TỪ GHI SỔ"

Chứng từ gốcChứng từ ghi sổ

Sổ cái Bảng cân đối TKBáo cáo kế toán

Sổ chi tiết Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chi

tiếtSổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng (định kỳ)Ghi cuối kỳ, tháng, quý, nămQuan hệ đối chiếu

Trình tự ghi sổ chứng từ :

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đãđược kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ về nội dung và hình thức thì kế toán sẽ tiến hành ghi sổ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tập hợp ghi vào sổ chi tiết tài khoản và sổ thẻ kế toán chi tiết với đối tượng theo dõi chi tiết Các chứng từ thu, chi tiền mặt còn là căn cứ để ghi vào sổ quỹ Cuối tháng căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, rồi đối chiếu số lượng trên bảng tổng hợp chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản, nếu thấy khớp đúng, thì cuối quý căn cứ vào sổ tổng hợp tài khoản để lên bảng cân đối tài khoản Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào sổ liệu trên bảng cân đối kế toán và bảng tổng hợp chi tiết để lên bảng báo cáo kế toán

III HẠCH TOÁN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY TNHH THANH THU:

Công ty TNHH Thanh Thu chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán NVL - CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên.

1 Tính giá NVL - CCDC:

a Phương pháp tính giá vật tư nhập kho:

Do Công ty TNHH Thanh Thu nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá vật tư nhập kho là giá mua không có thu8ế GTGT đầu vào Tuy nhiên giá NVL - CCDC nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập Công ty TNHH Thanh Thu tính giá và xác định giác trị thực tế của NVL - CCDC bằng tiền Việt Nam đồng.

- Đối với NVL - CCDC mua ngoài:Giá trị thực tế

NVL,CCDC mua ngoài

= trên hoá đơn Giá mua ghi + Các chi phí liên quan

- Các khoản giảm trừ (nếu có)

Căn cứ vào hoá đơn ngày 6/3/2005 công ty mua 3 bộ lốp xe ôtô của Công ty TNHH Nam Phước về nhập kho CCDC, với đơn giá là 250.000đ/bộ

Chi phí mua 50.000đ hàng về nhập kho đủ số Vậy giá thực tế của 3 bộ lốp xe ôtô được tính như sau:

Giá thực tế 3 bộ lốp xe nhập kho = 3 x 250.000 + 50.000 = 800.000 (đ) - Đối với NVL,CCDC tự chế biến (gia công)

Giá thực tế NVL,CCDC

Giá thực tế vật tư xuất gia công +

Chi phí gia công

b Phương pháp xác định giá NVL-CCDC xuất kho:

Tại Công ty TNHH Thanh Thu giá trị NVL-CCDC xuất kho được áp dụng theo phương pháp bình quân gia quyền: sử dụng cho các loại vật tư mua về không thể quản lý theo từng lần nhập kho như về số lượng đá, cát

Công thức tính như sau: n giá

Đơbình quân

Như vậy đơn giá bình quân xuất kho: Đơn giá bình quân đá

-Các khoản giảm trừ (nếu có)- Đối với NVL,CCDC tự chế biến:

* Cách lập và luân chuyển chứng từ:+ Cách lập:

Tại Công ty TNHH Thanh Thu, nghiệp vụ cung ứng NVL - CCDC do phòng kế hoạch đảm nhận Bộ phận kế hoạch vật tư theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng và tình hình thực hiện hợp đồng Khi nhận được vật tư của người nhập, phòng kế hoạch tiến hành kiểm tra đối chiếu hàng thực nhập, sau đó tập hợp các chứng từ để lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho được dùng để xác định số lượng, giá trị NVL - CCDC nhập kho và làm căn cứ để kế toán vật tư và thủ kho ghi vào sổ kế toán và thẻ kho Do đó phiếu nhập kho cần phải ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ

Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: sau khi có đầy đủ các chữ ký của thủ trưởng đơn vị, người giaio hàng , thủ kho thì 3 liên sẽ được phân chia và luân chuyển như sau:

- Liên 1: Được lưu chuyển tại quyển số: "Phiếu nhập kho".

- Liên 2: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, sauy đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán

- Liên 3: Giao cho người nhập giữ

Căn cứ vào hoá đơn số 003512 ngày 9/3/2005 ông Nguyễn Trọng Tấn mua ximăng Bỉm Sơn với số lượng 12 tấn, đơn giá chưa có thuế VAT: 680.000đ/tấn, thuế VAT 10% đã được thanh toán bằng tiền tạm ứng của công ty, hàng đã về nhập kho đủ số.

Kế toán ghi:

Căn cứ vào hoá đơn số 021637 ngày 11/3/2005 ông Nguyễn Trọng Tấn mua giàn giáo sắt để xây dựng công trình Số lượng 18 bộ, giá mua chưa thuế 250.000đ/bộ, thuế VAT 10% đã thanh toán bằng tiền tạm ứng, hàng về nhập kho đủ số

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH NHẬP KHO

* Giải thích quy trình

(1) Sau khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán vật tư tập hợp các chứng từ gốc để vào bảng tổng hợp các chứng từ gốc và chứng từ nhập kho Sau đó:

(2) Ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết TK 152,153 và

(3) Vào sổ chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có nội dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng Ở công ty định kỳ 10 ngày lập chứng từ ghi sổ 1 lần.

(4) Vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (5) Ghi vào sổ cái TK 152, 153.* Đến cuối tháng:

(6) Từ sổ chi tiết TK 152,153 và các sổ chi tiết có liên quan, kế toán tổng hợp sẽ ghi vào bảng tổng hợp chi tiết TK 152,153 và các bảng tổng hợp khác

(7) Căn cứ vào số liệu ở sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp

(8) Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp với các sổ cái thông qua bảng cân đối số phát sinh

(9) Kế toán tiến hành đối chiếu giữa tổng số phát sinh Nợ, và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với nhau và khớp với tổng số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Số dư Nợ, và số dư Có của các

Biên bản kiểm nhận vật tư

Sổ cái TK 152,153(5)

Bảng cân đối số PS(7)

Báo cáo tài chính (10)

Sổ chi tiết TK 152,153(2)

Sổ quỹ

Sổ đăng ký chứng từ ghi

sổ

(8) hợp chi tiết Bảng tổng TK152,153

Chú thích:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với số dư của các tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.

(10) Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra đối chiếu với số liệu trên bảng cân đối số phát sinh và được sử dụng để lập báo cáo tài chính

3 Các biểu mẫu kế toán tại công ty:

Ngày 7/3/2005 ông Nguyễn Trọng Tấn xin tạm ứng số tiền 10.000.000đ để mua vật tư xây dựng:

Công ty TNHH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Lý do tạm ứng: Mua ximămg Bỉm Sơn để xây dựng công trình.Kính mong Ban lãnh đạo công ty quan tâm giải quyết

Đà Nẵng, ngày 7 tháng 3 năm 2005

Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách công việc Người tạm ứng

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Mẫu phiếu chi:

Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu Mẫu số C22-TT ban hành theoĐịa chỉ: 398 Điện Biên Phủ ĐN QĐ số 999TC-QĐ CĐKT

Ngày 2/11/1996 của BTC Số 08

PHIẾU CHI

Ngày 7 tháng 3 năm 2005 Nợ TK 141: Nguyễn Trọng Tấn Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Trọng Tấn

Địa chỉ: Phòng Tổ chức - hành chính Lý do chi: Mua ximăng Bỉm Sơn Số tiền: 10.000.000đ

(Bằng chữ: Mười triệu đồng chẵn)

Lý do tạm ứng: Mua ximămg Bỉm Sơn để xây dựng công trình.Chứng từ kèm theo: giấy đề nghị tạm ứng.

Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Đà Nẵng, ngày 7 tháng 3 năm 2005

Người nhận tiền

(ký, tên)

Một số mẫu hoá đơn GTGT Mẫu 1:

HOÁ ĐƠN

Ngày 9/3/2005Đơn vị bán : Công ty TNHH Bình Minh Địa chỉ:

Họ tên người mua: Nguyễn Trọng Tấn Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu Hình thức thanh toán:

Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu chín trăm bảy mươi sáu ngàn đồng.

Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)