Quy trình quản lý, kiểm đếm, điều chỉnh tồn kho TTPP – KCV VN

Quy trình Quản lý, Kiểm đếm, Điều chỉnh tồn kho TTPP – KCV VN Giới thiệu chung: Công ty TNHH MTV ICD Tân Cảng-Sóng Thần (ICDTC-ST) thành lập ngày 21/12/2000, điểm thông quan nội địa tỉnh Bình Dương hậu phương Cảng Tân Cảng Cảng tân Cảng – Cát Lái,Cảng Tân cảng – Cái Mép giúp hàng hóa doanh nghiệp chuyển cảng từ cửa điểm kiểm hóa tập trung tiết kiệm nhiều thời gian chi phí Logistics ICDTC-ST tọa lạc KCN Sóng Thần 10 KCN, KCX thuộc TP.HCM, Tỉnh Bình Dương Tỉnh Đồng Nai Đường giao thông khu vực đầu tư hoàn chỉnh, kết nối thuận tiện kho – Nhà máy – Cảng biển Tổng diện tích 500.000 m2 với 20 nhà kho tiêu chuẩn quốc tế, diện tích tương đương 185.500m2 trang bị phương tiện xếp dỡ đại, gần 300,000 m2 diện tích bãi với góp mặt tất hãng tàu lớn giới, tạo thuận lợi tối đa cho hoạt động xuất nhập khách hàng Với hệ thống kho bãi rộng lớn, ICDTC-ST có hàng trăm khách hàng thuê kho dịch vụ Sản lượng thơng qua bình qn hàng năm đạt khoảng triệu Các dịch vụ lưu kho bãi, bốc xếp hàng hóa, vận chuyển hàng hóa mạnh ICDTC-ST Để đáp ứng nhu cầu dịch vụ cho khách hàng, ICDTC-ST ln cải tiến liên tục quy trình sản xuất theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tầm nhìn mục tiêu kinh doanh  Tầm nhìn: - Cơng ty ICD Tân Cảng – Sóng Thần hướng tới cửa thơng quan nội địa, nhà dịch vụ Logistics chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam  Mục tiêu: - Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ SXKD, đạt hiệu kinh tế cao, tăng trưởng nhanh, vững - Liên tục cải tiến, đổi nâng cao chất lượng dịch vụ, đạt tiêu chuẩn Quốc tế, đáp ứng yêu cầu ngày cao khách hàng - Đa phương hóa phương thức hoạt động hình thức sở hữu, đa dạng hóa ngành nghề, dịch vụ kho bãi Logistics, tích cực mở rộng thị trường, tăng lực cạnh tranh, đưa công ty phát triển bền vững Nghành nghề kinh doanh ICDTC-ST tại: - Dịch vụ kho bãi, Dịch vụ cảng biển, làm thủ tục hải quan, khai thuê hải quan, Dịch vụ xếp dỡ hàng hóa, Dịch vụ vận tải Container, Dịch vụ phân loại đóng gói hàng hóa, Dịch vụ phân phối hàng nội địa Bên cạnh ngành nghề kinh doanh chúng tơi tham gia thực dịch vụ: dịch vụ Bảo vệ, dịch vụ vệ sinh khu Kiểm hoá Hải quan Một số khách hàng sử dụng dịch vụ xếp dỡ hàng hóa, dịch vụ Bảo vệ, dịch vụ vệ sinh ICDTC-ST: Công ty hệ thống dịch vụ Logistics, cung cấp dịch vụ trọn khâu cho khách hàng (3PL), dịch vụ kèm như: vận chuyển, lưu trữ, đóng gói phân phối hàng hóa, dịch vụ Bốc xếp, Bảo vệ Vệ sinh dịch vụ thiếu dây chuyền dịch vụ trọn khâu Để đáp ứng yêu cầu ngày khắt khe dịch vụ Khách hàng, ICDTC-ST liên tục cải tiến quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng dịch vụ Dưới danh sách liệt kê số khách hàng lớn sử dụng dịch vụ bốc xếp – Vệ sinh – bảo vệ chúng tôi: STT Khách hàng Công ty Toll SGN Công ty Logitem VN Công ty DHL Công ty APL-NOL Công ty Kimberly – Clark VN Công ty ASACO Công ty Unithai Công ty Hanjin Logistics Công ty ICP-Xmen 10 Công ty VIETFRACHT Mục đích, phạm vi áp dụng Đưa quy trình chuẩn bước cơng việc đảm bảo tính chuyên nghiệp, khoa học, đại, phục vụ hiệu việc quản lý, kiểm đếm, điều chỉnh hàng tồn kho Trung tâm phân phối – Kimberly clark-Việt Nam Tài liệu viện dẫn 2.1.Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008; 2.2.Sổ tay chất lượng tài liệu liên quan khác Trách nhiệm thực quy trình Trung tâm phân phối – Kimberly – Clark-VN chịu trách nhiệm thực quy trình Nội dung 4.1 Quản lý tồn kho - đảo chuyển dọn kho 4.1.1 Quản lý tồn kho  Nhân viên IT-Quản trị tồn kho báo cáo cho đại diện Kimberly- Clark VN số liệu xuất nhập, tồn kho, tình hình sử dụng kho theo quy định (Ngày, tuần , tháng)  Nhân viên IT-Quản trị tồn kho đối chiếu số tồn kho hệ thống quản lý WMS TTPP hệ thống quản lý SAP KCV vào ngày thứ hàng tuần (Tương ứng với số tồn cuối ngày thứ 5) 4.1.2 Đảo chuyển dọn kho  Khi nhu cầu thực tế cần dọn kho hay đảo chuyển hàng hóa từ vị trí sang vị trí khác nhằm mục đích ( Theo yêu cầu khách hàng, để thuận lợi cho việc quản lý, tiếp nhận hàng nhập…) thực hiện: - Nhân viên xử lý đơn hàng tìm hệ thống vị trí thích hợp để đưa pallet hàng cần đảo chuyển in (phiếu chuyển vị tríLocation Transfer Form - BM 01–QT-TTSX-12), nhãn pallet chuyển cho trường - Nhân viên trường điều hành phương tiện thực việc đảo chuyển dọn kho theo (phiếu chuyển vị trí-Location Transfer Form) Thay nhãn pallet vị trí cần đảo chuyển Ghi bổ sung lý đảo chuyển lên ( phiếu chuyển vị trí-Location Transfer Form-BM 01–QT-TTSX-12) ký tên chuyển cho nhân viên xử lý đơn hàng - Nhân viên xử lý đơn hàng cập nhật lại vị trí hệ thống theo ( phiếu chuyển vị trí-Location Transfer Form-BM 01–QT-TTSX12) ký, ghi rõ họ tên lên phiếu lưu chứng từ - Nhân viên xữ lý đơn hàng tổng hợp sản lượng đảo chuyển hàng ngày Căn vào yêu cầu đảo chuyển để tính sản lượng đảo chuyển với khách hàng vào cuối tháng theo (bảng chi tiết sản lượng đảo chuyển- BM 02-QT-TTSX-12) bảng tổng hợp sản lượng đảo chuyển- BM 03-QT-TTSX-12) 4.2 Kiểm đếm tồn kho 4.2.1 Căn lịch kiểm kho thống ICD KCV, nhu cầu cần thiết phải kiểm kho Trưởng TTPP – KCV lập kế hoạch tổ chức kiểm đếm tồn kho 4.2.2 Nhân viên xữ lý đơn hàng tạo danh sách đếm kho (Phiếu kiểm đếmStock Cont Sheet-BM 03 –QT-TTSX-12) Tùy theo mục đích đếm kho để tạo danh sách đếm kho theo vùng, vị trí mã hàng In (phiếu kiểm đếm-Stock Cont Sheet) Chuyển cho Tổ trưởng trường 4.2.3 Căn kế hoạch kiểm kho Tổ trưởng trường giao bố trí nhân lực, phương tiện để tiến hành kiểm đếm  Theo phân công thủ kho tiến hành kiểm đếm ghi nhận số lượng thực tế lên phiếu kiểm đếm Khi kiểm đếm xong ký, ghi rõ họ tên lên (phiếu kiểm đếm) chuyển cho nhân viên xử lý đơn hàng  Nhân viên liệu cập nhật kết đếm thực tế, đối chiếu kết đếm thực tế với số liệu tồn kho  Khi phát sai lệch tồn kho tổ chức kiểm đếm lần 2: (chỉ in phiếu kiểm đếm kiểm đếm cho trường hợp sai lệch tồn kho – Thực kiểm đếm cập nhật liệu giống lần 1)  Khi phát sai lệch tồn kho tổ chức kiểm đếm lần 3: (chỉ in phiếu kiểm đếm kiểm đếm cho trường hợp sai lệch tồn kho – Thực kiểm đếm cập nhật liệu giống lần lần 2)  Nhân viên liệu: lập báo cáo tổng hợp dựa kết lần đếm (lấy kết tồn kho sau kết thúc kiểm đếm lần 3) 4.3 Điều chỉnh tồn kho  Tổ trưởng trường đề nghị lập “BM 04-QT-TTSX-12: Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho” cho trường hợp sai lệch tồn kho  Nhân viên xử lý đơn hàng lập in 02 bộ“Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho”  “Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho” phải có chữ ký: (Người đề nghị điều chỉnh, Nhân viên xử lý đơn hàng, nhân viên Quản trị tồn kho, Trưởng TTPP, đại diện khách hàng Kimberly-Clark VN)  Tổ trưởng xử lý đơn hàng gửi “Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho” cho đại diện KCV chờ phê duyệt  Sau phê duyệt KCV sẻ điều chỉnh số tồn hệ thống quản lý SAP lưu 01 bộ“Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho”, lại chuyển cho tổ trưởng xử lý đơn hàng  Theo đạo Trưởng TTPP nhân viên quản trị tồn kho thực điều chỉnh số tồn hệ thống quản lý WMS dựa “Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho”đã phê duyệt Đồng thời nhập vào phần ghi lý lưu ý cho việc điều chỉnh tồn kho  Nhân viên It Quản trị tồn kho đối chiếu số liệu với khách hàng sau điều chỉnh hệ thống 4.4 Phương án đền bù thiếu hàng 4.4.1 Nguyên tắc điều chỉnh bù trừ hàng thừa thiếu  Điều chỉnh bù trừ hàng thừa thiếu so với số tồn hệ thống quản lý thực theo nguyên tắc sau: a Mã hàng có số tồn thừa thiếu lẫn lộn qua lại cốt cốt khác.(A,B,C ) b Mã hàng tương đương có số tồn thừa thiếu mà lẫn lộn qua lại size size khác  Các trường hợp khác thực điều chỉnh sau hoàn tất yêu cầu mục 4.4.2 4.4.3: 4.4.2 Đối với trường hợp hàng Thiếu  Đại diện Kimberly-Clark VN sẻ lập báo cáo gửi TTPP bao gồm: a Đơn giá cho mã hàng thiếu b Tổng số tiền bồi thường c Số tài khoản, Công ty, Địa chuyển tiền  Người bồi thường tiến hành: a Chuyển tiền vào tài khoản nói b Photo giấy chuyển tiền nộp cho TTPP chuyển cho KCV  Kimberly-Clark VN điều chỉnh số tồn hệ thống quản lý SAP, gửi văn đồng ý điều chỉnh cho TTPP  TTPP văn đồng ý điều chỉnh KCV tiến hành điều chỉnh hệ thống quản lý WMS 4.4.3 Đối với trường hợp hàng Thừa  TTPP-KCV lập biên báo cáo KCV, Giám đốc Công ty để xin ý kiến xử lý  Việc điều chỉnh số tồn hệ thống quản lý WMS thực sau có đồng ý KCV văn 4.5.Kiểm soát sản phẩm, dịch vụ không phù hơp:  Các sản phẩm, dịch vụ không phù hợp khi: - Các trường hợp trình quản lý, sau kiểm đếm phát hàng thiếu, thừa, hư hỏng… người có trách nhiệm báo cáo tổ trưởng/tổ phó trường Trưởng TT Phân phối để giải  Ngồi cịn có trường hợp cần phát xử lý kịp thời như: - Kho bị dột, ẩm, mốc, bị nứt, lún, có trùng gây hại, thiếu hệ thống phòng chống cháy nổ, thiếu hệ thống chiếu sáng, thiếu kệ để hàng cần thiết; kệ kê hàng hư hỏng, cửa vào thiếu an toàn… - Chất lượng dịch vụ xếp dỡ hàng hóa khơng phù hợp; - Cập nhật thơng tin liệu khơng xác: sai, sót, nhầm lẫn, phần mềm xử lý bị lỗi…dẫn đến in sai chứng từ, báo cáo… - Kiểm đếm khơng xác; - Khơng đảm bảo an tồn lao động; - Khơng đảm bảo quy cách, an tồn xếp dỡ hàng hóa…;  Khi có sản phẩm, dịch vụ khơng phù hợp xảy nhân viên kho, tổ trưởng/tổ phó trường/người kiểm tra lập báo cáo dịch vụ không phù hợp báo cáo Trưởng TTPP xử lý theo QT-HT-03 Kiểm soát sản phẩm dịch vụ không phù hợp 4.6 Tổng hợp báo cáo  Nhân viên xữ lý đơn hàng tổng hợp báo cáo sản lượng đảo chuyển, dọn kho hàng ngày  Nhân viên quản trị tồn kho tổng hợp báo cáo số tồn sau kiểm kho cho Trưởng TTPP-KCV cho KCV  Trưởng TTPP tổng hợp báo cáo Giám đốc công ty, Ban quản lý dự án, Trung Tâm Sản xuất tình hình quản lý tồn kho dẫn đến hàng thừa, thiếu yếu tố phát sinh đảo chuyển (nếu có) nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng giải pháp, biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Hồ sơ lưu  Các hồ sơ lưu theo mục  Thời giam lưu 02 năm  Nơi lưu: Kho lưu trữ hồ sơ TTPP-KCV  Hủy hồ sơ: Theo quy định hủy hồ sơ Phụ lục  BM 01–QT-TTSX-12: phiếu chuyển vị trí-Location Transfer Form  BM 02-QT-TTSX-12: Báo cáo chi tiết đảo chuyển  BM 03-QT-TTSX-12: Báo cáo sản lượng đảo chuyển  BM 04-QT-TTSX-12: Phiếu kiểm đếm – Stock Count Sheet  BM 05-QT-TTSX-12: Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho-Inventory Adjustment Request Form Phụ lục 1: Lưu đồ bước kiểm đếm, đảo chuyển, điều chỉnh tồn kho TTPP – KCV Trách nhiệm Đối chiếu số liệu tồn kho Nhân viên quản trị tồn Tiến trình Tài liệu/ Mô tả công việc - Hệ thống quản lý WMS - Hệ thống quản lý SAP kho - BM 01 QT-TTSX-12, In phiếu chuyển vị trí, Nhân viênphiếu Xử lýkiểm đơn đếm phiếu chuyển vị trí hàng - BM 04-QT-TTSX-12: Phiếu kiểm đếm Tiếp nhận chứng từ chức kiểm đếm Tổ trưởngTổ – Hiện trường BM 01 QT-TTSX-12, phiếu chuyển vị trí - BM 04-QT-TTSX-12: Phiếu kiểm đếm Thực kiểm đếm, Đảo chuyển, dọn kho BM 01 QT-TTSX-12, phiếu chuyển vị trí Thủ kho - BM 04-QT-TTSX-12: Phiếu kiểm đếm Cậplýnhật Nhân viên xử đơndữ liệu BM hàng BM 04-QT-TTSX-12 Lập đề nghị điều Nhân viên xửphiếu lý đơn hàng chỉnh (nếu có) Trưởng TTPP-KCV Thực điều chỉnh số liệu Nhân viên quản trị tồn 01 QT-TTSX-12 - BM 05-QT-TTSX-12 Phiếu đề nghị điều chỉnh - Văn phê duyệt KCV kho - Nhân viên IT-Quản BM02-QT-TTSX-12 trị tồn kho BM 03-QT-TTSX-12 Tổng hợp báo cáo Nhân viên xữ lý đơn hàng - Trưởng TTPP Tổ trưởng – Xử lý hồ sơ Lưu đơn hàng Theo mục  ... thực quy trình Trung tâm phân phối – Kimberly – Clark -VN chịu trách nhiệm thực quy trình Nội dung 4.1 Quản lý tồn kho - đảo chuyển dọn kho 4.1.1 Quản lý tồn kho  Nhân viên IT -Quản trị tồn kho. .. nhân viên quản trị tồn kho thực điều chỉnh số tồn hệ thống quản lý WMS dựa “Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho? ??đã phê duyệt Đồng thời nhập vào phần ghi lý lưu ý cho việc điều chỉnh tồn kho  Nhân... Phiếu kiểm đếm – Stock Count Sheet  BM 05-QT-TTSX-12: Phiếu đề nghị điều chỉnh tồn kho- Inventory Adjustment Request Form Phụ lục 1: Lưu đồ bước kiểm đếm, đảo chuyển, điều chỉnh tồn kho TTPP – KCV