Hoàn thiện kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên & phương pháp kiểm kê định kỳ.doc

Hoàn thiện kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên & phương pháp kiểm kê định kỳ

LỜI MỞ ĐẦU

***

Hàng tồn kho là bộ phận tài sản lưu động chiếm vị trí quan trọng trongtoàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ giai đoạn cung cấp,sản xuất đến tiêu thụ Thông tin chính xác, kịp thời về hàng tồn kho giúp doanhnghiệp chỉ đạo kịp thời các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày , đánh giá đượchiệu quả kinh doanh nói chung và của từng mặt hàng nói riêng ,đảm bảo lượng

dự trữ vật tư, hàng hoá đúng mức, không qúa nhiều gây ứ đọng vốn, cũng khôngquá ít làm gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh Từ đó có kế hoạch về tàichính cho việc mua sắm cung cấp hàng tồn kho cũng như điều chỉnh kế hoạch vềtiêu thụ Vì thế công tác kế toán hàng tồn kho nói chung và phương pháp kếtoán hàng tồn kho nói riêng có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp

Trước yêu cầu phát triển của nền kinh tế và xu hướng hội nhập quốc tế ,vấn đề đổi mới , nâng cao hiệu quả công tác quản lý và hạch toán kế toán càngtrở nên cần thiết Với mục tiêu đó, chúng ta đã và đang nghiên cứu dần từngbước hoàn thiện hệ thống hạch toán kế toán Đã có bốn chuẩn mực kế toán ViệtNam ra đời và nhiều văn bản, quyết định, thông tư được ban hành quy định,hướng dẫn việc hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp

Vì những lý do trên , khi thực hiện đề án môn học lần này, em quyết định

chọn đề tài " Hoàn thiện kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ" với mong muốn góp thêm

ý kiến hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho và hạch toán kế toán nóichung

Nội dung đề án gồm hai phần chính :

Phần I : LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÀNG TỒN KHO VÀ PHƯƠNGPHÁP KỀ TOÁN TỔNG HỢP HÀNG TỒN KHO

Phần II : PHƯƠNG HƯỚNG , GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNGPHÁP KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO

Em xin được cám ơn thầy Nguyễn Ngọc Quang đã hướng dẫn, giúp đỡ emthực hiện chuyên đề này Bài viết của em có thể còn nhiều thiếu sót, em rấtmong nhận được sự góp ý, sửa chữa của thầy

1

-PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÀNG TỒN KHO VÀ PHƯƠNG PHÁP KỀ TOÁN TỔNG HỢP HÀNG TỒN KHO



I / CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO

1 Hàng tồn kho và phân loại hàng tồn kho:

Hàng tồn kho là bộ phận tài sản lưu động dự trữ cho sản xuất, dự trữ cholưu thông hoặc đang trong quá trình chế tạo ở doanh nghiệp Đây là bộ phận tàisản chiếm tỉ trọng lớn và có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp

Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02-Hàng tồn kho ban hành ngày31/12/2001quy định hàng tồn kho là những tài sản :

- Được giữ để bán tronh kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường ;

- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sảnxuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Cũng theo chuẩn mực này thì hàng tồn kho được phân loại như sau :

- Hàng hoá mua về để bán : hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trênđường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến;

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;

- Sản phẩm dở dang : Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thànhchưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm ;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi chế biến và đãmua đang đi trên đường

Đối với các doanh nghiệp sản xuất chế tạo sản phẩm thì hàng tồn kho baogồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ , sản phẩm dở dang , thành phẩm.Đối với các doanh nghiệp thương mại thì hàng tồn kho chủ yếu là hàng hoá màdoanh nghiệp đã mua dang dự trữ , đang đi đường hay đang gửi bán

2 Tính giá hàng tồn kho :

Hàng tồn kho nhập, xuất, tồn kho được ghi sổ theo giá thực tế

Giá thực tế của hàng nhập kho bao gồm : chi phí mua , chi phí chế biến vàcác chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm

và trạng thái hiện tại

Giá thực tế hàng xuất kho , tồn kho được xác định theo một trong cácphương pháp sau :

- Phương pháp tính theo giá đích danh;

- Phương pháp bình quân gia quyền;

- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO);

- Phương pháp nhập sau, xuất trước(LIFO)

3 Phương pháp kế toán hàng tồn kho :

Hàng tồn kho rất phong phú và đa dạng , tùy theo đặc điểm của mỗi loại

mà có các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau Có loại hàng tồn khođược theo dõi, kê khai theo mỗi lần nhập, xuất Có loại được theo dõi bằng cáchkiểm kê một cách định kỳ Trên cơ sở hai phương pháp quản lý hàng tồn kho đãhình thành hai phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kêkhai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ Việc hạch toán hàng tồnkho theo phương pháp nào là tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanhnghiệp, yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ kế toán cũng như quyđịnh của chế độ kế toán hiện hành Chế độ kế toán Việt Nam quy định mỗidoanh nghiệp được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán trên

a)Phương pháp kê khai thường xuyên:

Phương pháp kê khai thường xuyên (perpetual inventory method) là

phương pháp theo dõi một cách thường xuyên tình hình hiện có, biến động tănggiảm hàng tồn kho trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Điều này

có nghĩa là tất cả các nghiệp vụ mua, bán, nhập, xuất hàng tồn kho đều được ghichép trực tiếp lên các tài khoản hàng tồn kho ngay khi nghiệp vụ này phát sinh Khi khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng giá trị hàng tồn kho kế toán ghi

Nợ các tài khoản hàng tồn kho, đối ứng Có các tài khoản liên quan tương ứng Khi xuất kho để sử dụng hay tiêu thụ kế toán ghi Có các tài khoản hàng tồnkho, đối ứng Nợ các tài khoản liên quan

3

-Số dư trên Nợ các tài khoản hàng tồn kho phản ánh giá trị hàng tồn kho tồnđầu kỳ hoặc tồn cuối kỳ.

Ưu điểm của phương pháp này là có độ chính xác cao, theo dõi, phản ánhmột cách liên tục thường xuyên các thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thờicập nhật Nó cho phép tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác địnhđược lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho Phương pháp này thíchhợp với doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giátrị lớn

Tuy nhiên với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá cógiá trị thấp, thường xuyên xuất dùng cho sản xuất kinh doanh hay các mục đíchkhác thì việc áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức

b) Phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ (periodic inventory method) là phương pháp

không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của cácloại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồnkho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sởkiểm kê cuối kỳ

Theo phương pháp này , hàng tồn kho biến động tăng , giảm trong kỳđược theo dõi trên một tài khoản riêng là tài khoản 611 -"Mua hàng" Các tàikhoản hàng tồn kho chỉ theo dõi giá trị hàng tồn kho tồn đầu kỳ và cuối kỳ Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho từ các tài khoản hàng tồn kho

về TK 611 (chi tiết cho từng loại hàng tồn kho ) Trong kỳ , giá trị hàng muađược tập hợp bên Nợ TK 611 Cuối kỳ , căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ,

kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho cuối kỳ về các tài khoản hàng tồn kho,đồng thời xác định tổng giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ theo công thức :

+

Tổng giá trị hàng tồn kho tăng thêm trong kỳ

-Giá trị hàng tồn kho tồn cuối kỳ

Phương pháp này có ưu điểm là giảm được khối lượng công việc ghi chéptuy nhiên độ chính xác không cao Độ chính xác của phương pháp phụ thuộc rấtlớn vào điều kiện kho bãi, bảo quản Đây là phương pháp thích hợp cho cácdoanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyênxuất dùng , xuất bán

II / HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ

1 Tài khoản sử dụng :

Để hạch toán hàng tồn kho kế toán sử dụng các tài khoản :

- Tài khoản 151 _ Hàng mua đang đi đường

- Tài khoản 152 _ Nguyên, vật liệu

- Tài khoản 153 _ Công cụ, dụng cụ

- Tài khoản 154 _ Chi phí sản xuất,kinh doanh dở dang

- Tài khoản 155 _ Thành phẩm

- Tài khoản 156 _ Hàng hoá

 1561 _ Giá mua hàng hoá

 1562 _ Chi phí thu mua hàng hoá

- Tài khoản 157 _ Hàng gửi bán

- Tài khoản 632 _ Giá vốn hàng bán

- Tài khoản 611 _ Mua hàng ( dùng cho phương pháp kiểm kê định kỳ)

 6111 _ Mua nguyên, vật liệu

Bên Nợ : phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá thực tế của hàng tồn khotrong kỳ

Bên Có : phản ánh các nghiệp vụ làm giảm hàng tồn kho trong kỳ theo giáthực tế

Dư Nợ : Phản ánh giá thực tế của hàng tồn kho tồn đầu kỳ hay cuối kỳ.Đối với các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm

kê định kỳ thì các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng để phản ánh giá thực tếcủa hàng tồn kho tồn đầu kỳ hay cuối kỳ

Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế hàng tồn cuối kỳ được kết chuyển sang

5

-Bên Có : Kết chuyển giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ

Dư Nợ : Giá thực tế hàng tồn đầu kỳ hay cuối kỳ

Để phản ánh tình hình biến động tăng, giảm hàng tồn kho các doanh nghiệp

áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ cần sử dụng các tài khoản sau :

- Tài khoản 611 " Mua hàng " : dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng,giảm của hàng tồn kho theo giá thực tế

Bên Nợ :

 phản ánh giá thực tế hàng tồn đầu kỳ được kết chuyển sang

 Phản ánh giá thực tế hàng tăng thêm trong kỳ

Bên Có :

 Phản ánh giá thực tế của hàng xuất dùng xuất bán …trong kỳ

 Kết chuyển giá thực tế hàng tồn cuối kỳ

Tài khoản 611 chi tiết thành hai tiểu khoản :

 Tài khoản 6111 " Mua nguyên, vật liệu "

 Tài khoản 6112 " Mua hàng hoá "

Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư

- Tài khoản 631 " Giá thành sản xuất " : Dùng để tổng hợp chi phí sản xuất

và tính giá thành sản phẩm

Bên Nợ :

 Phản ánh trị giá sản phẩm dở dang đầu kỳ

 Các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ liên quan tới chế tạo sản phẩmhay thực hiện dịch vụ

Bên Có :

 Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất

 Kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ

 Tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành

Tài khoản 631 cuối kỳ không có số dư

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoảnkhác có liên quan như 111, 112, 133, 331, 621, 632…

Lưu ý : Tài khoản 133(1331) "Thuế GTGT được khấu trừ" chỉ sử dụng với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đối với các

doanh nghiệp này giá thực tế hàng mua là giá không bao gồm thuế GTGT Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực bao gồm cả thuế GTGT.

2 Hạch toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp sản xuất :

Tại các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho bao gồm : nguyên liệu,vậtliệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm Dòng lưu chuyển chi phítại doanh nghiệp sản xuất có thể biểu hiện qua sơ đồ sau :

Cách thức hạch toán từng loại hàng tồn kho này như sau :

a) Hạch toán vật liệu, dụng cụ:

Theo phương pháp kê khai thường xuyên:

Trong kỳ , khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng giá trị vật liệu ,dụng cụ tồnkho như mua ngoài, nhập vật liệu, dụng cụ tự chế hay thuê ngoài gia công, nhậnvốn góp liên doanh, đánh giá tăng, kiểm kê thừa … kế toán ghi Nợ tài khoản

152, 153 theo giá thực tế, đối ứng Có các tài khoản liên quan Các nghiệp vụphát sinh làm giảm giá trị vật liệu ,dụng cụ kế toán ghi Có tài khoản 152, 153 vàđối ứng Nợ các tài khoản liên quan

 Trường hợp mua hàng, nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng,chứng từ phản ánh chi phí thu mua và các chứng từ khác để ghi tăng giá trị hàngtồn kho :

Nợ TK 152,153: Trị giá mua và chi phí thu mua

Nợ TK 133(1331) : Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có )

Có TK liên quan (111,112, 331…) : Tổng giá thanh toán

 Trường hợp được hưởng giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại kếtoán ghi giảm giá thực tế vật liệu dụng cụ tồn kho:

Giá vốn hàng bán

Nợ TK 111,112,331,1388…: Giá thanh toán

Có TK 152,153 : Số giảm giá, hàng mua trả lại

Có TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng( nếu có)

 Khi xuất vật liệu, dụng cụ cho sản xuất kinh doanh, kế toán ghi :

Nợ TK 621, 627, 641, 642, 142…

Có TK 152, 153

Các trường hợp tăng, giảm hàng tồn kho khác được phản ánh theo sơ đồ hạch toán sau :

Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu, dụng cụ theo phương pháp kê khai

thường xuyên

 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ : TK 331, 111, 112… TK 152, 153 TK 111,112,331… Giảm giá được hưởng, hàng mua trả lại Tăng do mua ngoài Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) TK 151 TK 621,627,641, 642,142… Hàng đi đường kì trước

Xuất cho sản xuất kinh doanh TK441 TK 154 TK 642,3381 TK128,222 TK 1381, 642… TK 412 Nhận cấp phát,tặng thưởng, vốn góp liên doanh Thuê ngoài gia công, chế biến Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh

Đánh giá giảm Đánh giá tăng TK 1331

DĐK: xxx

Quá trình hạch toán vật liệu dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳđược tiến hành theo trình tự sau :

 Đầu kỳ , kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn từ các tài khoản 151, 152,

153 sang tài khoản 6111(chi tiết cho từng loại hàng tồn kho ):

Nợ TK 611(6111) : Trị giá hàng mua và chi phí thu mua.

Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán

Nếu phát sinh các khoản giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại do hàngmua không đúng quy cách, phẩm chất , kế toán ghi:

Giá trị vật liệu dụng

cụ mua vào trong kỳ

Giảm giá hàng mua,hàng mua trả

Theo pháp kê khai thường xuyên :

Cuối kỳ, kế toán kết chuyển hoặc phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung theo từng đối tượng:

Nợ TK 154.

Có TK 621

Có TK 622

Có TK 627

Nếu phát sinh các khoản giảm trừ chi phi như phế liệu thu hồi, vật tư chưa

sử dụng hết nhập kho…kế toán ghi giảm chi phí :

Sơ đồ hạch toán CPSX theo phương pháp kê khai thường xuyên

Theo phương pháp kiêm kê định kỳ: Theo phương pháp kiểm kê dịnh kỳ việc tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành phẩm được thực hiên trên tài khoản 631 " Giá thành sản xuất " Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang từ tài khoản 154 về tài khoản 631 : Nợ TK 631 Có TK 154 Cuối kỳ, các chi phí sản xuất được kết chuyển về tài khoản 631 : Nợ TK 631 Có TK 621,622,627 Căn cứ kết quả kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang , kết chuyển về tài khoản 154 : Nợ TK 154 Có TK 631 Căn cứ vào bảng tính giá thành, phản ánh tổng giá thành sản phẩm lao vụ hoàn thành trong kỳ : Nợ TK 632 Có TK 631 11 -TK 621

TK 154 TK 622 TK 111, 152, 138 TK 155 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp TK 627 TK 632

TK 157 Các khoản giảm trừ chi phí DĐK: xxx

Kết chuyển chi phí nhân

công trực tiếp phẩm hoàn thành Giá thành sản

Nhập kho

Gửi bán

Tiêu thụ trực tiếp Kết chuyển hay phân bổ

chi phí sản xuất chung

Sơ đồ tổng hợp CPSX theo phương pháp kiểm kê định kỳ

c) Hạch toán thành phẩm:

 Theo phương pháp kê khai thường xuyên :

 Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập kho thành phẩm từ bộ phận sản xuấthoặc thuê ngoài gia công chế biến kế toán gi theo giá thành thực tế :

Đồng thời ghi bút toán phản ánh doanh thu đối với hàng tiêu thụ :

Nợ TK 111,112,131…:Tổng giá thanh toán

Có TK 511 : Doanh thu thuần.

Có TK 333(3331): Thuế GTGT đầu ra (nếu có).

Các trường hợp tăng, giảm khác hạch toán tương tự như đối với vật liệu,dụng cụ

Kết chuyển chi phí nhân

công trực tiếp Tổng giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ haonf thành nhập

kho, gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp Kết chuyển giá trị sản phẩm, dich vụ dở dang đầu kỳ

Kết chuyển hay phân bổ

chi phí sản xuất chung

Sơ đồ hạch toán thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

 Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ về tài khoản632:

- Phản ánh tổng giá thành sản phẩm,dịch vụ đã hoà thành nhập kho trong

kỳ, gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp:

Sản phẩm gửi bán, ký gửi, gửi

đại lý hay hàng bán bị trả lại Xuất gửi bán, ký gửi, gửi đại lý

Tăng do các nguyên nhân khác Giảm do các nguyên nhân

khác

DĐK: xxx

Tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất trong kỳ

-Giá vốn hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ

3 Hạch toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp thương mại :

Doanh nghiệp kinh doanh thương mại với hai hoạt động chủ yếu là hoạtđộng mua hàng hoá và hoạt động bán hàng hoá cho người tiêu dùng hay các đơn

vị trung gian

a) Theo phương pháp kê khai thường xuyên:

Đối với các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo theophương pháp kê khai thường xuyên, trị giá hàng mua và chi phí thu mua đượchạch toán riêng Do đó tài khoản 156 " Hàng hoá " dược chi tiết thành

 1561 "Giá mua hàng hoá "

 1562 "Chi phí thu mua hàng hoá "

Quá trình hạch toán tiến hành như sau :

 Khi mua hàng hoá nhập kho kế toán căn cứ hoá đơn mua hàng và các

TK 911

Tổng giá thành sản phẩm, dịch

vụ hoàn thành nhập kho, gửi

bán hay tiêu thụ trực tiếp

Kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ

Nợ TK 156(1561) : trị giá mua

Nợ TK 153(1532) : tri giá bao bì tính riêng (nếu có)

Nợ TK 133(1331) : Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có).

Có Tl liên quan (111,112,331…) : tổng giá thanh toán

Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh , ghi:

Nợ TK 156(1562) tập hợp chi phí thu mua.

Nợ TK 133(1331) : Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có)

Đồng thời phản ánh doanh thu của hàng tiêu thụ :

Nợ TK 111,112,131…: Tổng giá thanh toán

Trị giá hàng mua

Giá vốn của hàng tiêu thụ

Chi phí thu mua

Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ Hàng đi đường về nhập kho