Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên dệt kim đông xuân

Có nhiệm vụ Đầu tư, sản xuất,kinh doanh và xuất nhập khẩu sản phẩm, nguyên phụ liệu hàng may mặc; kinh doanh, xuấtnhập khẩu máy móc, thiết bị, phụ tùng, hoá chất phục vụ cho sản xuất kin

MỤC LỤC

HỆ THỐNG BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ TRONG CHUYÊN ĐỀ 3

LỜI MỞ ĐẦU 4

Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN 5

1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 5

1.1 Thông tin chung về công ty 5

1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 6

2 Cơ cấu tổ chức quản lý 8

3 Kết quả sản xuất kinh doanh 11

Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV DỆT KIM ĐÔNG XUÂN 13

1 Các nhân tố ảnh hưởng tới việc cung ứng nguyên vật liệu 13

1.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 13

1.1.1 Đặc điểm sản phẩm của công ty ảnh hưởng tới cung ứng nguyên vật liệu13 1.1.2 Tình hình tổ chức sản xuất của doanh nghiệp 13

1.1.3 Cơ sở vật chất của doanh nghiệp 14

1.1.4 Khả năng tài chính 15

1.1.5 Lao động 15

1.2 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 16

1.2.1 Các chính sách và quy định của nhà nước 16

1.2.2 Đối thủ cạnh tranh 17

1.2.3 Quy mô thị trường cung ứng nguyên vật liệu 17

1.2.4 Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất 17

2 Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu tại công ty 18

2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty 18

2.2 Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu tại công ty 19

2.2.1 Vấn đề xây dựng công tác định mức 19

2.2.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng 24

2.2.3 Thương lượng và đặt hàng 26

2.2.4 Vận chuyển 27

2.2.5 Công tác tiếp nhận và cấp phát nguyên vật liệu 28

3 Đánh giá hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty 37

3.1 Ưu điểm 37

3.1.2 Về công tác mua sắm nguyên vật liệu 37

3.1.3 Về hệ thống kho tàng 37

3.1.4 Về công tác vận chuyển 38

3.1.5 Về công tác cấp phát nguyên vật liệu 38

3.2 Nhược điểm 38

3.2.1 Về công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu 38

3.2.2 Về hoạt động nghiên cứu thị trường 39

3.2.3 Về nhà cung ứng 39

3.2.4 Về công tác kho tàng 39

3.2.5 Về hệ thống nhân sự 39

Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP 40

1 Định hướng phát triển của công ty 40

1.1 Định hướng chung 40

1.2 Về công tác cung ứng nguyên vật liệu 41

2 Một số giải pháp chủ yếu hoàn thiện công tác cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên Dệt Kim Đông Xuân 42

2.1 Hoàn thiện công tác dự báo nhu cầu nguyên vật liệu 42

2.2 Tăng cường nghiên cứu thị trường và nhà cung ứng 44

2.3 Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với nhà cung ứng 47

2.4 Nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất quản lý và kho tàng 48

2.5 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong Công ty 51

3 Một số kiến nghị với Nhà nước 54

3.1 Về thể chế, chính sách: 54

3.2 Về đầu tư: 55

3.3 Về vấn đề nâng cao nguồn nhân lực: 56

KẾT LUẬN 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

HỆ THỐNG BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ TRONG CHUYÊN ĐỀ

Bảng 1: Các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh của công ty 12

Bảng 2: Định mức nguyên phụ liệu cho một sản phẩm 21

Bảng 3: Khối lượng và giá trị nguyên vật liệu mua trong nước tháng 9/2009.22 Bảng 4: Khối lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu tháng 9/2009 23

Bảng 5: Giá trị nguyên vật liệu mua trong và ngoài nước (2006 – T9/2009) .23 Bảng 6: Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu qua các công đoạn 33

Bảng 7: Nguyên vật liệu tồn kho các năm 2006-2009 35

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 9

Hình 2: Phiếu nhập kho nguyên vật liệu 30

Hình 3: Phiếu cấp phát nguyên vật liệu 31

Hình 4: Bố trí hệ thống kho tàng 50

LỜI MỞ ĐẦU

Ai trong chúng ta cũng biết rằng, đối với một doanh nghiệp sản xuất thì đòi hỏi phải cósức lao động, vật tư và tiền vốn Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ramột cách liên tục và hiệu quả, mang lại lợi nhuận tối đa, thì điều quan trọng là phải đảm bảocác loại nguyên vật liệu, vật tư đủ về số lượng, đúng về quy cách, chất lượng và kịp thời vềmặt thời gian Đó là điều kiện bắt buộc mà nếu thiếu, doanh nghiệp không thể sản xuất được.Công ty TNHH một thành viên Dệt Kim Đông Xuân là một trong những công ty đầu ngànhtrong lĩnh vực dệt may trực thuộc Tập đoàn Dệt may Việt Nam Có nhiệm vụ Đầu tư, sản xuất,kinh doanh và xuất nhập khẩu sản phẩm, nguyên phụ liệu hàng may mặc; kinh doanh, xuấtnhập khẩu máy móc, thiết bị, phụ tùng, hoá chất phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Côngty; kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng, siêu thị, các mặt hàng tiêu dùng, thủ công

mỹ nghệ, trang thiết bị văn phòng; kinh doanh dịch vụ du lịch, vận tải và kinh doanh cácngành nghề khác theo quy định của pháp luật

Trong công cuộc phát triển ngày nay, Công ty TNHH một thành viên Dệt Kim Đông

Xuân cũng rất chú trọng đến công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành,tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường Công ty đã có nhữngbiện pháp góp phần vào việc nâng cao hiệu quả quản lý và cung ứng nguyên vật liệu, song donhững nguyên nhân chủ quan cũng như khách quan nên công tác trên còn gặp nhiều trở ngại

Trong thời gian thực tập theo dõi quá trình sản xuất kinh doanh của công ty trong thời

gian qua em nhận thấy để nâng cao công việc sản xuất kinh doanh ở công ty thì việc quản lýtốt công tác lập kế hoạch dự trữ vật tư đóng một vai trò hết sức quan trọng Với mục đích đó,trong chuyên đề này em xin phép được lựa chọn đề tài: “Hoạt động cung ứng nguyên vật liệutại công ty TNHH một thành viên Dệt Kim Đông Xuân- Thực trạng và giải pháp” nhằm làmsáng tỏ những vấn đề vướng mắc giữa thực tế và lý thuyết để có thể hoàn thiện bổ sung kiếnthức em đã học Trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu, do còn hạn chế cả về kiến thức vàkinh nghiệm nên không tránh khỏi những sai sót nhất định, em rất mong được sự góp ý, giúp

đỡ của các thầy cô và cán bộ phòng Nghiệp vụ để bản báo cáo này có thể hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn ThS Ngô Thi Việt Nga cùng toàn thể cán bộ công ty TNHHmột thành viên Dệt Kim Đông Xuân đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập để em

có thể hoàn thành chuyên đề này

Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

DỆT KIM ĐÔNG XUÂN

1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

1.1 Thông tin chung về công ty

Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Dệt kim ĐôngXuân

Tên quốc tế: Dong Xuan Knitting Sole Member Limited Liability Company.Tên giao dịch: Doximex

Tổng giám đốc: Trương Thị Thanh Hà

Địa chỉ công ty: 524 Minh Khai – phương Vĩnh Tuy–quận Hai Bà Trưng –HN

số vốn điều lệ là 30 tỷ đồng

Hiện tại, công ty TNHH một thành viên Dệt kim Đông Xuân thuộc Tổngcông ty Dệt may Việt Nam, được chuyển thành công ty TNHH một thành viên Dệtkim Đông Xuân theo quyết định số 18/2006/QĐ – TTh của Thủ tướng Chính Phủngày 20/01/2006

1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

Công ty TNHH một thành viên Dệt Kim Đông Xuân được thành lập vàongày 13/04/1959 (với tên gọi là Nhà máy Dệt kim Đông Xuân) và đi vào sản xuấttại địa chỉ 67 Ngô Thì Nhậm, Hà Nội

Những ngày đầu thành lập, nhà máy gồm có 4 phân xưởng, 380 lao động,

180 máy dệt may của Trung Quốc , Anh, Tiệp Khắc…với công suất 1 triệu sảnphẩm/năm Sản phẩm của nhà máy trong thời gian chủ yếu là phục vụ cho nhu cầutiêu dùng trong nước và quốc phòng

Từ năm 1967 – 1990 nhà máy Dệt Kim Đông Xuân đã xuất khẩu sản phẩmsang các nước Liên Xô cũ, Hungary, Balan, Cộng hòa dân chủ Đức…

Năm 1979, nhà máy mở rộng thêm hai địa điểm là 250 Minh Khai và 524Minh Khai, sát nhập thêm xí nghiệp Đan len xuất khẩu và xí nghiệp vật tư ngànhDệt theo quyết định số 213/TTg ngày 31/12/1980 của Thủ tướng Chính Phủ Nhàmáy Dệt kim Đông Xuân được nhận viện trợ của khối đầu tư CEB để đổi mới toàn

bộ thiết bị , công nghệ tiên tiến của Châu Âu Lúc này, sản phẩm của nhà máykhông chỉ phục vụ cho quốc phòng và người tiêu dùng trong nước mà còn xuấtkhẩu sang liên Xô và các nước Đông Âu

Đến năm 1986 đường lối chính sách mới của Đảng và chính sách mở cửa củaNhà nước đã mở hướng phát triển mới cho nhà máy Dệt Kim Đông Xuân Trên cơ

sở đổi mới trang thiết bị và áp dụng công nghệ tiên tiến, chủ động vươn ra thịtrường mới Năm 1987, sản phẩm của nhà máy Dệt kim Đông Xuân đã được xuấtkhẩu sang Bắc Âu, Tây Âu và bắt đầu thâm nhập vào thị trường Nhật Bản Từ năm

1976 đến năm 1989, sản phẩm của nhà máy chiểm 80% trong tổng số hàng Dệt kimViệt Nam xuất khẩu sang Liên Xô và các nước Đông Âu để đổi bông cho ngành Dệt

và thanh toán cho một số công trình như bóng đèn phích nước Rạng Đông…

Năm 1989 sản phẩm nhà máy đã khẳng định được chỗ đứng tại thị trườngNhật và nhờ vậy đã ký thỏa thuận hợp tác dài hạn 10 năm(1989 - 1999)với tập đoànsản xuất chuyên ngành của Nhật, do có uy tín và chất lượng tốt, đến năm 1996 đãgia hạn thêm 10 năm(1999 – 2009)

Ngày 19/8/1992 Bộ Công Nghiệp nhẹ(nay là Bộ Công Thương) có quyếtđịnh số 704/CNNTCLĐ đã chuyển đổi tổ chức và hoạt động của nhà máy Dệt Kim

Ngày 20/01/2006 Bộ Công Nghiệp có quyết định số 18/2006/QĐ – TTgchuyển đổi tổ chức và hoạt động của Công ty Dệt Kim Đông Xuân thành công tytrách nhiệm hữu hạn một thành viên Dệt Kim Đông Xuân(công ty TNHH một thànhviên Dệt Kim Đông Xuân).

Liên tục trong các năm 1998, 1999, 2000, 2001, 2002 sản phẩm của công tyđược người tiêu dùng bình chọn “Hàng Việt Nam chất lượng cao”, “sản phẩm đượcngười tiêu dùng ưa thích”…Thương hiệu Đông Xuân đã được đăng kí tại Mĩ năm

2003 và tại EU năm 2004

Để đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng cao về chất lượng, quy cách, mẫu

mã, sản phẩm đa dạng Định hướng phát triển của công ty trong những năm tới làtriển khai kế hoạch đầu tư tăng thị phần, lấy vấn đề chất lượng làm tôn chỉ và luôncung cấp những sản phẩm thỏa mãn mọi nhu cầu khách hàng Đạt được những mụctiêu này, công ty khẳng định được vị trí vững vàng trên thị trường trong và ngoàinước

Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh

Đầu tư, sản xuất, kinh doanh và xuất nhập khẩu sản phẩm, nguyên phụ liệuhàng may mặc; kinh doanh, xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị, phụ tùng, hoá chấtphục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty; kinh doanh bất động sản, cho thuêvăn phòng, siêu thị, các mặt hàng tiêu dùng, thủ công mỹ nghệ, trang thiết bị vănphòng; kinh doanh dịch vụ du lịch, vận tải và kinh doanh các ngành nghề khác theoquy định của pháp luật

2 Cơ cấu tổ chức quản lý

Bộ máy quản trị của công ty được áp dụng theo mô hình trực tuyến – chứcnăng, nhằm đáp ứng kịp thời thông tin, số liệu cho lãnh đạo và nhanh chóng đếnngười tổ chức thực hiện, đảm bảo sự tinh giản, gọn nhẹ và hiệu quả, tạo điều kiệncho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ quản lý

 Ban lãnh đạo công ty

Trong bộ máy quản lý của công ty, đứng đầu là Ban lãnh đạo gồm: Tổng giámđốc, Phó tổng giám đốc thiết bị - đầu tư, Giám đốc điều hành sản xuất và Giám đốcđiều hành công nghệ

Là người có quyền cao nhất, ra quyết định và chỉ đạo mọi hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty và trực tiếp chịu trách nhiệm trước tập thể người lao động,trước cơ quan quản lý cấp trên, là người đại diện trước pháp luật của công ty

Là người giúp tổng giám đốc trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh như:chỉ đạo tổ chức quản lý khai thác, cải tiến thiết bị, nhà xưởng, kho tàng, cơ sở hạtầng theo quy mô, tổ chức thực hiện công tác đầu tư theo dự án đã phê duyệt; tuyểndụng đào tạo lao động, ký kết văn bản gửi cấp trên, chịu trách nhiệm trước nhữngvăn bản đã ký…

Thực hiện chỉ đạo của TGĐ để điều hành sản xuất theo kế hoạch quý, năm,tháng trên cơ sở nhiệm vụ hàng năm tổng công ty giao Giúp TGĐ về công tácnghiên cứu và quản lý công nghệ, công tác sản xuất và cung ứng vật tư, xác địnhnăng lực sản xuất và tiến độ giao hàng, ký kết hợp đồng với khách hàng…

Tổng giám đốc

PTGĐ thiết bị đầu tư

PTGĐ thiết bị đầu tư GĐ điều hành GĐ điều hành công nghệ công nghệ GĐ điều hành GĐ điều hành sản xuất sản xuất

Các chi nhánh

XN dệt kim

XN dệt kim

XN xử

lý hoàn tất

XN xử

lý hoàn tất

XN may 1

XN may 1

XN may 2

XN may 2

XN may 3

XN may 3

XN cơ khí sửa chữa

XN cơ khí sửa chữa

Văn phòng công ty

Văn phòng công ty

Phòng nghiệp vụ

Phòng nghiệp vụ

Phòng

kỹ thuật

Phòng

kỹ thuật

Phòng

QL chất lượng

Phòng

QL chất lượng

Phòng tài chính

kế toán

Phòng tài chính

kế toán

Phòng đầu tư

Phòng đầu tư Phòng thị

trường

Phòng thị trường

Mối quan hệ trực tuyến (trực tuyến) Mối quan hệ phối hợp công tác và chỉ đạo nghiệp vụ

 GĐ điều hành công nghệ:

Giúp TGĐ và chịu trách nhiệm trên một số lĩnh vực như: nghiên cứu côngnghệ, thu thập thông tin về tiến bộ kỹ thuật chuyên ngành để phổ cập và ứng dụngtại công ty Quản lý công nghệ, duy trì đăng ký bảo vệ thương hiệu của Đông Xuântrong nước và quốc tế Đại diện lãnh đạo trong hệ thống quản lý chất lượng theoISO 9001-2000 Phối hợp với với các bộ phận liên quan để tiếp cận các công nghệmới, phù hợp với thị trường.hiện tại và dự kiến trong tương lai

Các phòng ban trực thuộc công ty

ty: lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm thị trường, muabán vật tư phục vụ sản xuất, lập kế hoạch giá thành, điều độ quá trình thực hiện sảnxuất, quản lý kho tàng, quản lý lao động toàn Công ty, thực hiện các chế độ cho cán

bộ công nhân viên thuộc Công ty

toàn bộ dây truyền từ khâu dệt, xử lý hoàn tất cho đến khâu may và bao gói Quản

lý về thiết bị, máy móc, thiết kế các kiểu mẫu dệt, mẫu may phù hợp với từng mặthàng khách yêu cầu Nghiên cứu các phương án đầu tư, tìm kiếm các nhà cung cấpthiết bị, máy móc

chiến lược đầu tư tổng thể và lâu dài, xây dựng kế hoạch đầu tư, mua sắm mới thiết

bị, phương tiện vận chuyển phục vụ sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao năng lựcsản xuất,nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm Quản lý lĩnh vực xây dựng cơ bản,đảm bảo các công trình xây dựng, cải tạo, sửa chữa đúng yêu cầu kỹ thuật, chấtlượng, khối lượng, vật tư và tiến độ thi công công trình

mọi mặt sản phẩm Nghiên cứu, đề ra các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm.Kiểm nghiệm các tiêu chuẩn của khách hàng đặt ra đến sản phẩm hoàn chỉnh

 Phòng thị trường: Nghiên cứu thị trường nội địa, tìm hiểu thị hiếu người

tiêu dùng để thiết kế mẫu mã cho phù hợp Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàngnội địa Xây dựng cơ chế hạch toán kinh doanh (tiền lương, giá sản phẩm )

nhiệm về tình hình thực hiện chế độ hạch toán kế toán của nhà nước Thường xuyênkiểm tra chi tiêu, phân tích hoạt động kinh tế hàng tháng

Công ty Quản lý hồ sơ, tài liệu của nhà nước và Công ty, các thông tin báo chí.Thực hiện công tác bảo vệ an toàn trong Công ty, giữ nghiêm kỷ luật lao động trongCông ty

tưởng quần chúng, phát động phong trào thi đua, đẩy mạnh sản xuất

người lao động để cán bộ công nhân viên yên tâm sản xuất

các xí nghiệp May I, May II, May III và xí nghiệp Cơ Khí Sửa Chữa

3 Kết quả sản xuất kinh doanh

Qua số liệu bảng 1 ta thấy:

 Về doanh thu của công ty tăng theo thời gian, từ năm 147.458.392.000 đồng

năm 2005 lên tới 200.533.200.000 đồng năm 2008, và có thể đạt mức214.400.000.000 đồng năm 2009 Mức tăng trung bình khoảng 12%/năm Vớidoanh thu từ sản xuất là chủ yếu, doanh thu từ các nguồn khác chiếm khoảng 13%tổng doanh thu Từ đây ta có thể kết luận tình hình tiêu thụ của doanh nghiệp ngàycàng phát triển và thị trường ngày càng mở rộng

 Với tỷ suất lợi nhuận/Vốn chủ sở hữu(ROE): chỉ tiêu này của công ty tăng đều

đặn qua các năm(tăng bình quân khoảng 19%/năm) Điều này chứng tỏ khả năng sinhlời của vốn chủ sở hữu tăng dần, việc sử dụng vốn chủ sở hữu đã có hiệu quả

 Về nộp ngân sách nhà nước: công ty luôn hoàn thành các nghĩa vụ thuế với

nhà nước, với mức nộp ngày càng tăng, mức tăng bình quân là 29%/năm

 Về thu nhập bình quân của người lao động: đời sống của lao động trong

công ty được đánh giá thuộc vào một trong những thành phần lao động có mứclương ổn định, không những thế mức lương của lao động không ngừng được cảithiện Qua bảng 2 thấy mức lương của người lao động tăng dần qua các năm, vớimức tăng bình quân là 13%/năm Thu nhập của người lao động tăng cao do công ty

áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm nên đã khuyến khích được công nhânsản xuất nhiều sản phẩm hơn Bên cạnh đó công ty còn rất quan tâm tới việc thựchiện chính sách nhằm nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên của công ty cả vềmặt vật chất lẫn tinh thần Các hoạt động ngoại khóa thường xuyên được tổ chức vàđều được sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên trong công ty

Bảng 1: Các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh của công ty

Tổng

doanh thu 1000 đ 147.458.392 155.256.316 175.456.754 200.533.200 107.728.878Doanh thu

sản xuất 1000 đ 126.631.809 136.620.247 152.937.475 193.845.261 96.160.507Doanh thu

khác 1000đ 20.826.583 18.636.069 22.519.279 6.687.939 11.568.371Lợi

bình quân đ/người/tháng 1.488.820 1.677.518 1.764.598 2.250.813 2.432.849NSLĐBQ 1000đ/ng/tháng 9.184 10.571 12.219 16.122 16.835

(Nguồn : phòng Nghiệp vụ)

Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY TNHH MTV DỆT KIM ĐÔNG XUÂN

1 Các nhân tố ảnh hưởng tới việc cung ứng nguyên vật liệu

1.1. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

1.1.1 Đặc điểm sản phẩm của công ty ảnh hưởng tới cung ứng nguyên vật liệu

Hiện nay, công ty chủ yếu sản xuất và kinh doanh hàng dệt kim, cung cấp chocác thị trường: Nhật, Mỹ, EU…Những thị trường này là những nơi có nhu cầu lớn,

ổn định, một điều nữa là nhu cầu giản đơn (phù hợp với năng lực sản xuất, máy mócthiết bị, tay nghề), các đối tác thường là những khách hàng lâu năm, có uy tín trênthị trường

Là một trong những công ty có thế mạnh về sản xuất và xuất khẩu hàng maymặc, Dệt Kim Đông Xuân không những liên tục đổi mới, đầu tư thêm trang thiết bịmay chuyên dùng, hoàn thiên cơ cấu tổ chức để đạt mức tăng trưởng kim ngạchxuất khẩu cao, công ty còn chủ động đa dạng hóa sản phẩm và mở rộng thị trườngnhưng tính chất chủ yếu của công ty vẫn là gia công theo đơn hàng Công ty sảnxuất và xuất khẩu hàng may mặc dựa trên các hợp đồng gia công xuất khẩu đã được

ký kết Sản phẩm của công ty thường là quần áo may sẵn và cắt may công nghiệp,

do đó, công ty thường làm theo mẫu mã, tuân thủ chất lượng theo tiêu chuẩn mà đốitác đề ra, đồng thời có những đối tác cung cấp luôn nguyên phụ liệu cho công ty,hoặc có thể chỉ định nơi cung cấp nguyên phụ liệu cho công ty Sản phẩm của công

ty rất đa dạng, nhiều mẫu mã, do vậy có nhiều hạn chế trong việc xây dựng hệthống định mức đồng bộ cũng như trong việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu

1.1.2 Tình hình tổ chức sản xuất của doanh nghiệp

Với công suất sản xuất hàng năm lớn, trong đó lượng hàng xuất khẩu trungbình hàng năm chiếm tới 86%, chủ yếu là các mặt hàng dệt may như áo phông, áothun, quần áo bộ, dành cho nam nữ và trẻ em Với khách hàng chủ yếu từ Nhật,

Mỹ, EU công ty luôn cố gắng hoàn thành các hợp đồng theo đúng thời gian vàđảm bảo về chất lượng Có thể nói tới thời điểm này, dệt kim Đông Xuân là một

trong những công ty có vị trí đứng vững chắc không những trên thị trường trongnước mà cả nước ngoài.

Cơ cấu sản phẩm cũng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng tớivấn đề cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu Dựa trên cơ cấu sản phẩm để từ đó cóthể xác định nhu cầu nguyên vật liệu, lượng nguyên vật liệu cần thiết cho hoạt độngsản xuất kinh doanh, đồng thời chuẩn bị những phương án cần thiết để hạn chế cáctác nhân gây gián đoạn quá trình sản xuất

1.1.3 Cơ sở vật chất của doanh nghiệp

Cơ sở vật chất và máy móc thiết bị của công ty ảnh hưởng lớn tới năng lựcsản xuất hiện có, trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật của công ty, ngoài ra còn ảnhhưởng lớn tới việc sử dụng nguyên vật liệu

Được thành lập từ năm 1959, trải qua nhiều năm sản xuất và kinh doanh cóhiệu quả cáo, dệt kim Đông Xuân đã nhận được viện trợ của khối đầu tư CEB để tântrang, thay thế các thiết bị tiên tiến nhất trong ngành dệt may Cùng với việc đó, đếnnăm 1986, theo chủ trương của nhà nước, công ty đã được đầu tư trang thiết bị mớinhằm chủ động hơn trong việc hướng ra thị trường nước ngoài

Máy móc thiết bị của công ty được trang bị tại các xí nghiệp, phân xưởng cókhả năng đáp ứng không những đơn hàng trong nước mà cả những đơn hàng lớn từnước ngoài Với số máy móc thiết bị tại công đoạn dệt là 130 chiếc, chủ yếu là cácloại máy dệt kim tròn, đan ngang đường kính từ 11 inch đến 30 inch Cấp máy dệt

từ 18G đến 28G của các nhà cung cấp thiết bị Nhật, Đức, Đài Loan, Trung Quốc,Singapo dệt được các loại vải Single, Rib, Interlock, cào bông, Jacquar và dẫnsuất Công đoạn xử lý hoàn tất vải có tất cả 30 máy, trong đó hệ thống thiết bị mớiđầu tư từ các nhà cung cấp thiết bị tiên tiến, hiện đại của Đức, Nhật, ý như Thies,Then, Bruckner, Santex, Donier và quy trình sản xuất hợp lý đảm bảo tiết kiệmchi phí (điện, nước, hoá chất thuốc nhuộm và quy trình thời gian rút ngắn) tạo ra cácloại vải có chất lượng cao và ổn định Đặc biệt, với những đặc tính kỹ thuật vượt

trội như siêu trắng, siêu mềm, sát khuẩn, hút nước khô nhanh mà lại rất an toàn chongười sử dụng và đã được thị trường Nhật Bản đánh giá cao.

Công đoạn may có tổng số 1100 chiếc máy may với phần lớn thiết bị chuyêndùng cho sản phẩm dệt kim từ các nước Nhật, Mỹ của nhà cung cấp nhưYAMATO, PEGASUS, UNION SPESION, BROTHER, JUKI

Việc đầu tư và đổi mới, tân trang, bảo dưỡng hàng năm đã giúp công ty đảmbảo yêu cầu kỹ thuật và chất lượng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu Khả năng làmviệc của máy móc thiết bị được sử dụng hiệu quả làm cho chi phí sản xuất diễn ra

ổn định, năng suất lao động được nâng lên làm cho chi phí cho các sản phẩm saihỏng và hao hụt giảm xuống đáng kể Tuy nhiên hệ thống máy móc thiết bị củacông ty 100% là nhập khẩu từ nước ngoài, do đó công ty phải đầu tư thêm cho côngtác đào tạo công nhân

1.1.4 Khả năng tài chính

Khả năng tài chính của công ty khá vững vàng với cơ cấu nguồn vốn lớn,luôn đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng không những trong và ngoài nước mà cònđáp ứng đầy đủ các đơn đặt hàng về nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, tài sản cốđịnh Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp chưa từng lỡ hẹn các hợpđồng về vốn hay có vấn đề lớn trong thanh toán với các đối tác thành viên Chính vìvậy, về vấn đề cung cấp nguyên vật liệu cho công ty có thể an tâm về nguồn tàichính

1.1.5 Lao động

Lao động là một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh đốivới tất cả những doanh nghiệp tham gia sản xuất, nó ảnh hưởng tới sự tồn tại vàphát triển của công ty Việc sử dụng hợp lý nguồn lao động giúp tăng khối lượngsản phẩm, giảm tiêu hao nguyên vật liệu, giảm chi phí sản xuất, từ đó góp phần làmgiảm giá thành sản phẩm Ngoài ra Dệt Kim Đông Xuân còn có một lực lượng laođộng lớn, do đó có thể chủ động trong quá trình sản xuất

1.2. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

1.2.1 Các chính sách và quy định của nhà nước

Theo chính sách phát triển ngành dệt may đến năm 2010, với chiến lược pháttriển ngành dệt may trở thành một trong những ngành công nghiệp trọng điểm, mũinhọn về xuất khẩu, thỏa mãn ngày càng cao nhu cầu tiêu dùng trong nước, tạo nhiềuviệc làm cho xã hội, nâng cao khả năng cạnh tranh, hội nhập vững chắc kinh tế khuvực và thế giới Chính phủ đã đề ra các chính sách để có thể tạo điều kiện về cả vậtchất và tinh thần cho ngành

Về mặt vật chất, tập trung đầu tư trang thiết bị hiện đại, công nghệ cao vớitrình độ chuyên môn hóa cao, chú trọng quản lý chất lượng, áp dụng các biện pháptiết kiệm nhằm tăng nhanh năng suất lao động, giảm giá thành sản xuất và nâng caotính cạnh tranh của sản phẩm dệt may trên thị trường quốc tế Đồng thời cũng đẩymạnh đầu tư phát triển các vùng trồng bông, dâu tằm, các loại cây có xơ, tơ nhântạo, cung cấp cho ngành dệt may nhằm chủ động hơn trong việc nguyên phụ liệucho sản xuất, thay thế hoàn toàn nhập khẩu Ngoài ra nhà nước còn khuyến khíchmọi hình thức đầu tư, kể cả đầu tư nước ngoài để phát triển cơ khí dệt may tạo thếchủ động trong việc cung cấp phụ tùng, lắp ráp và chế tạo thiết bị dêt may trongnước

Ngoài ra còn có các chính sách hỗ trợ vốn đầu tư từ vốn ngân sách hay từnguồn vốn ODA cho việc phát triển vùng trông dâu, nuôi tằm, công trình xử lý nướcthải, xây dựng cơ sở hạ tầng mới, đào tạo thêm nguồn nhân lực Với các chính sách

hỗ trợ lãi suất như: được vay vốn tín dụng đầu tư phát triển của nhà nước, trong đó50% vay với lãi suất bằng 50% mức lãi suất theo quy định hiện hành tại thời điểmrút vốn, thời gian vay 12 năm, có 3 năm ân hạn, 50% còn lại vay theo quy định củaQuỹ hỗ trợ phát triển chính sách bảo lãnh: chính phủ đứng ra bảo lãnh khi muathiết bị trả chậm, vay thương mại của các nhà cung cấp hoặc tổ chức tài chính trong

và ngoài nước chính sách hỗ trợ thuế xuất - nhập khẩu

Với các chính sách tạo mọi điều kiện để phát triển như trên đã 1 phần thúcđẩy doanh nghiệp nỗ lực hơn trong quá trình sản xuất kinh doanh để có thể đạt đượckết quả như ngày nay.

1.2.2 Đối thủ cạnh tranh

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công ty sản xuất và kinh doanh đồ maymặc, bao gồm cả đối thủ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếp nhưng đáng phải lưu ýnhất vẫn là hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Đài Loan là những đối thủcạnh tranh có mức cạnh tranh ngày càng cao về giá cả, chất lượng và mẫu mã

1.2.3 Quy mô thị trường cung ứng nguyên vật liệu

Ngành công nghiệp dệt may của Việt Nam là một trong những ngành xuấtkhẩu chủ lực của VN, tốc độ tăng trưởng 20%/năm, kim ngạch xuất khẩu ngành dệtmay chiếm khoảng 15% tổng kim ngạch xuất khẩu cả nước Nhưng hiện nay gầnnhư hoàn toàn phụ thuộc vào nước ngoài (70% nguyên phụ liệu dệt may phải nhậpkhẩu) Tuy nhiên trong lĩnh vực dệt may, dệt kim có tỷ lệ nội địa hóa cao nhất,khoảng trên 70% Công ty Dệt kim Đông Xuân sản xuất các sản phẩm dệt kim chođối tác Nhật Bản thì chủ yếu tự đảm nhận toàn bộ các khâu trong quá trình sản xuất,

kể cả nguồn nguyên liệu đầu vào mà không cần nhập khẩu Chính vì sự chủ độngtrong quá trình cung ứng nguyên vật liệu không phụ thuộc vào nước ngoài mà ĐôngXuân luôn đảm bảo được về chất lượng sản phẩm và hình dáng, mẫu mã, kiểu cách

Về phía ngành dệt may cũng tiến hành thiết lập và bắt tay vào xây dựng chuỗi liênkết các doanh nghiệp cung cấp nguyên vật liệu trong cùng ngành hàng để doanhnghiệp sản xuất có thể chủ động hơn và đạt được lợi nhuận cao hơn trong quá trìnhsản xuất

1.2.4 Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất

Trong quá trình phát triển của doanh nghiệp, Dệt Kim Đông Xuân đã nhiềulần nhận được sự viện trợ và khoa học kỹ thuật từ Nhà nước và các bạn bè nươcngoài, chính vì vậy công nghệ sản xuất đã được cập nhập liên tục và ngày càngđược tối tân hóa Cùng với sự tiến bộ khoa học công nghệ trên thế giới, công ty

cũng cập nhập những máy móc thiết bị tối tân nhất phục vụ cho quá trình sản xuấtđược diễn ra đúng quy trình và đảm bảo về mặt chi phí.

Đối với các thiết bị xử lý hoàn tất vải được đầu tư từ các nhà cung cấp thiết

bị tiên tiến, hiện đại của Đức, Nhật, Ý cùng với đó là quy trình sản xuất hợp lýđảm bảo tiết kiệm chi phí tạo ra các loại vải có chất lượng cao và ổn định

Nói chung, công nghệ sản xuất phát triển luôn đi đôi với việc đầu tư vốn vàoquá trình sản xuất, do đó để có được công nghệ đảm bảo được các yêu cầu trong sảnxuất thì cần đảm bảo các yếu tố đi kèm như: nhân lực, lao động, mặt bằng,

2 Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu tại công ty

2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty

Công ty chủ yếu sản xuất và kinh doanh hàng dệt kim nên nguyên vật liệubao gồm rất nhiều chủng loại, ví dụ như: vải dệt kim, sợi, chỉ, khuy, cúc…

Với quy mô nguyên vật liệu lớn, đa dạng về chủng loại nên rất khó khăntrong khâu tiếp nhận và quản lý nguyên vật liệu, để đảm bảo và thuận tiện hơn, căn

cứ vào vai trò của các loại nguyên vật liệu, công ty phân ra thành các nhóm nhỏ sau:

 Nguyên liệu: vải dệt kim, vải dệt thoi, sợi tổng hợp, sợi bông, sợi pha, sợichun…

 Phụ liệu: ghim, cúc, chỉ, khuy, khóa, séc, hóa chất các loại, thuốc nhuộm…

 Nhiên liệu: điện, xăng, dầu, than, củi

 Phụ tùng thay thế: máy may, vòng bi, ốc, dây curoa, dây emay, kim máydệt, máy may…

 Văn phòng phẩm: giấy, bút, mực in…

 Bao bì đóng gói: bao nilon, dây buộc, thùng carton,…

 Phế liệu thu hồi: sản phẩm hỏng, vải vụn, vải thừa…

Việc phân theo vai trò của nguyên vật liệu giúp cho việc quản lý và sử dụngnguyên vật liệu được dễ dàng và thuận tiện hơn, đồng thời giúp cho việc thống kê

số liệu nhanh chóng hơn

2.2 Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu tại công ty

2.2.1 Vấn đề xây dựng công tác định mức

 Căn cứ lập kế hoạch nguyên vật liệu

 Kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch được Giám đốc công ty phêduyệt

 Lượng tồn kho thực tế đầu năm kế hoạch

 Nhu cầu về chủng loại và khả năng của nhà cung cấp

 Hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật đang áp dụng

Các quy định về dự trữ nguyên vật liệu, vật tư trong doanh nghiệp:

 Mức dự trữ nguyên liệu theo quy định hàng năm của công ty

 Vật tư nhập trong nước được dự trữ cho sản xuất, số lượng tối đa không quá 30ngày

 Các trường hợp khác cần xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc công ty

Dựa vào những căn cứ trên, phòng Nghiệp Vụ lập kế hoạch sử dụng nguyênvật liệu theo từng loại nguyên liệu như vải, sợi, hóa chất, trình cho Giám đốc phêduyệt Sau đó phòng Vật tư (thuộc p.Nghiệp vụ) sẽ lập kế hoạch thu mua nguyênvật liệu cho năm kế hoạch

 Phương pháp xác định cầu nguyên vật liệu

Do đặc điểm sản phẩm của công ty là bao gồm nhiều loại sản phẩm khácnhau, với mỗi loại sản phẩm hoàn thành cần sự phối hợp của nhiều bộ phận nguyênvật liệu, cách thức hoạt động của mỗi bộ phận cũng khác nhau Chính vì vậy em xinđưa ra công thức như sau:

Qik = ĐMi x SLk

Trong đó:

Qik: cầu nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm k trong năm kế hoạch

ĐMi: định mức loại nguyên vật liệu i cần để sản xuất 1000 sản phẩm loại k

SLk: sản lượng sản phẩm k được sản xuất trong năm kế hoạch

Với sản lượng sản phẩm sản xuất được xác định trong kỳ kế hoạch đã đượcGiám đốc công ty phê duyệt

Định mức nguyên vật liệu được xây dựng và công bố hàng năm dựa trên cơ

sở định mức của năm trước, ngoài ra còn căn cứ vào năng lực công nghệ thiết bị,khả năng của người lao động trực tiếp sản xuất, trình độ kỹ thuật của công nghệ,quy trình sản xuất sản phẩm,…qua các cuộc khảo sát về mức tiêu hao nguyên vậtliệu của từng loại sản phẩm, tỷ lệ sản xuất thử Đồng thời qua đó xác định đượcđịnh mức sao cho định mức mới tiết kiệm chi phí hơn định mức cũ

Ví dụ đối với sản phẩm bộ thể thao trẻ em dài tay có mũ (AQ_TN24 vải 516

Bảng 2: Định mức nguyên phụ liệu trên 1 sản phẩm:

Bao gói: 1 bộ/ bìa (28x21cm) / túi (45x25cm).

50 bộ cùng màu ghép cỡ / hòm

Ngoài việc dựa vào tài liệu định mức và khả năng sản xuất của công ty, cáccán bộ định mức còn tham khảo định mức của các doanh nghiệp trong ngành, vàchủ yếu vẫn được xây dựng dựa trên kinh nghiệm, trình độ của cán bộ định mức vàthực tế sản xuất

Để xác định được kế hoạch mua nguyên vật liệu cho từng kỳ, ta cần xác địnhlượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ, bao gồm nguyên vật liệu đã qua sơ chế, giacông chế biến và lượng nguyên liệu cần sự trữ cuối kỳ

 Xác định nhu cầu mua

Dựa vào bản kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đã được phòng Nghiệp vụ đề

ra, và được Giám đốc phê duyệt, kết hợp với tình hình sản xuất tại doanh nghiệp mà

từ đó phòng Vật tư xác định được nhu cầu mua cuối cùng

Bảng 3 : Khối lượng và giá trị nguyên vật liệu mua trong nước tháng 9/2009

5, Xăng, dầu, than VNĐ 1.300,0 17.372.732,0

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

3, Vải các loại Mét USD 2.315,90 26.700,29

4, Hóa chất + thuốc nhuộm Tấn USD 7,231 28.782,08

(Nguồn: phòng tài chính kế toán) Bảng 5: Giá trị nguyên vật liệu mua trong và ngoài nước (2006-T9/2009)

(Nguồn: phòng Tài chính kế toán)

Qua số liệu bảng 5 có thể thấy rằng công tác cung ứng được thực hiện khá đều đặn

và không có sự biến động nhiều qua các năm Thời gian từ cuối năm 2007 tới năm

2008 do sự biến động của thị trường giá cả và nhu cầu hàng hóa nên có sự biến

động tương đối lớn hơn các năm khác Năm 2009 do có lượng hàng dự trữ từ cuối

2008 khá nhiều nên lượng nguyên vật liệu có giảm song không dáng kể

2.2.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng

 Tìm kiếm nhà cung ứng

Công ty tìm kiếm nhà cung ứng trên tất cả các phương tiện thông tin đạichúng như internet, tờ rơi, quảng cáo, giới thiệu chào hàng, báo giá, báo chí, giớithiệu của công ty trong ngành…để có thể tìm ra nhà cung ứng với chi phí hợp lýnhất

Việc tìm kiếm nhà cung ứng phải đáp ứng một số những yêu cầu sau:

 Nhà cung cấp có chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu chất lượngsản phẩm và quy trình sản xuất sản phẩm

 Có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu về nguyên vật liệu phục vụ sản xuất củacông ty

 Phương thức thanh toán phù hợp với chính sách tài chính của công ty

 Ngoài ra còn một số yếu tố nữa như: sự hỗ trợ trong quá trình vận chuyển,thái độ phục vụ, sự giúp đỡ về thông tin…

 Lựa chọn nhà cung ứng

Thông qua những thông tin về nhà cung cấp mà cán bộ phòng vật tư thu thậpđược, công ty tiến hành đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất Các tiêuchí mà công ty sử dụng để đánh giá nhà cung ứng:

 Năng lực sản xuất kinh doanh

 Trình độ công nghệ

 Quy mô sản xuất

 Năng lực tài chính

 Các khách hàng chính của nhà cung cấp

 Thị phần/ thị trường

 Tình hình xây dựng và áp dụng chính sách về chất lượng

 Việc thu thập những thông tin này do phòng vật tư chịu trách nhiệm

Các phương thức đánh giá được tiến hành theo các cách sau:

 Gửi phiếu điều tra tới nhà cung cấp

 Trực tiếp gặp nhà cung cấp để thu thập thông tin

 Thông qua phương tiện thông tin đại chúng hoặc qua các nhà cung cấpkhác

 Tình hình ký đơn đặt hàng, và kết quả kiểm tra mẫu chào hàng, giá cả, tiến

độ giao hàng của nhà cung ứng

Trên thực tế, là một doanh nghiệp lâu năm trong ngành, nên có nhiều mốiquan hệ với những nhà cung ứng truyền thống như :

 Công ty TNHH Sợi Vĩ Sơn: chuyên cung cấp sợi và bông

 Công ty TNHH hóa chất Hoàng Anh: chuyên cung cấp các loại hóa chấtphục vụ cho việc xử lý và nhuộm vải (NaOH, Na2CO3, promoval TS,Prowet SP,…)

 Công ty TNHH Tân Long: chuyên cung cấp các thiết bị văn phòng phẩm

 Ngoài ra công ty còn nhập khẩu từ một số nhà cung cấp lớn từ các nướcnhư: Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Ấn Độ, Mỹ…

Giao dịch giữa hai bên đã thực hiện nhiều hợp đồng mua bán ổn định và khá

am hiểu về nhau Do đó, công ty thường hay sử dụng phương pháp gửi bảng hỏi tớinhà cung ứng để tìm hiểu thông tin về tên hàng hóa cung cấp, số lượng hàng hóa,đơn giá, năng lực sản xuất, hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng…

2.2.3 Thương lượng và đặt hàng

Việc mua hàng từ các nhà cung cấp được công ty phân công cụ thể cho từng

bộ phận Cụ thể:

Phòng Nghiệp vụ: mua nguyên vật liệu chính và phụ liệu từ trong nước vàngoài nước theo tiêu chuẩn về nguyên vật liệu của công ty và đối tác đề ra Đồngthời phòng Nghiệp vụ có nhiệm vụ thực hiện theo dõi quá trình mua nguyên phụliệu và phân phát tới từng địa điểm cần thiết như Xí nghiệp, xưởng xơ khí…

 Đàm phán và ký kết hợp đồng:

Sau khi lựa chọn được các nhà cung ứng chính thức, công ty tiến hành hoạt độngmua sắm, một trong những khâu chiếm vị trí rất quan trọng không thể thiếu trongquá trình mua sắm đó là quá trình thương lượng và đàm phán giữa hai bên Đâyđược coi là khâu quyết định tới sự thành công và hiệu quả của một quá trình muasắm

Tuy rằng trong quá trình tìm hiểu thông tin về nguyên vật liệu đã có nhưng thôngtin cần thiết qua bản báo giá, thư ngỏ… nhưng vẫn có những vấn đề cần phải bànbạc lại để phù hợp với khả năng chi trả và những hoạt động sản xuất tại thời điểmmua sắm của cả hai bên Nếu đàm phán không thành công thì hai bên sẽ hẹn đàmphán vào một thời gian nhất định (thường là ngày gần nhất có thể) Đối với Dệt KimĐông Xuân nói riêng và với những công ty hoạt động sản xuất đã lâu năm thì việcđàm phán với những nhà cung ứng cũ sễ diễn ra nhanh hơn, và thường thì có thểthực hiện một cách gián tiếp thông qua fax, điện thoại hay thực hiện trên các hợpđồng trước đây với sự thay đổi về quy mô, số lượng…

Đối với những nhà cung cấp mới thì việc đàm phán sẽ phức tạp hơn Về phía công

ty cần có sự chuẩn bị kỹ càng và lựa chọn hình thức đàm phán phù hợp với điềukiện của hai bên (nhưng thường là trực tiếp) để có thể đi đến thỏa thuận Nếu saukhi đàm phán thành công thì sẽ đi đến ký hợp đồng

Hợp đồng được ký kết dưới dạng văn bản trong đó trình bày cụ thể về nội dung muabán, hình thức mua, hình thức thanh toán, quyền hạn và trách nhiệm mỗi bên…đãđược hai bên thống nhất với nhau trong đàm phán, thương lượng Hợp đồng muanguyên vật liệu do phòng Nghiệp vụ dự thảo trình lên Giám đốc để tiến hành ký kết

Sau khi tiến hành ký kết hợp đồng, phòng Vật tư tiếp tục theo dõi quá trình thựchiện hợp đồng của hai bên, qua đó nếu phát sinh những sai sót trong quá trình thựchiện thì nhanh chóng có những biện pháp hỗ trợ kịp thời, ví dụ việc thu mua khôngđảm bảo đúng tiến độ ở lần đặt hàng vào tháng 1/2009 thì sẽ có điều chỉnh để xemxét lại việc đặt hàng tiếp tục ở nhà cung cấp đó hay là tìm kiếm nhà cung cấp mới

có đủ khả năng hơn

 Công tác thanh toán của công ty dựa trên biên bản kiểm tra, phiếu xácnhận chất lượng nguyên vật liệu, vật tư, phiếu nhập kho nguyên liệu, vật tư và hóađơn bán hàng của nàh cung cấp, phòng tài chính kế toán kiểm tra và thực hiện thanhtoán đúng với quy định của hợp đồng Quá trình thanh toán của công ty chủ yếuđược thực hiện thông qua Ngân hàng

2.2.4 Vận chuyển

 Lựa chọn hình thức vận chuyển

Công tác vận chuyển được chia làm vận chuyển bên ngoài và vận chuyểnbên trong doanh nghiệp Trong đó, vận chuyển bên ngoài là quá trình vận chuyểnnguyên vật liệu từ nơi mua đến kho quy định của doanh nghiệp Còn vận chuyểnbên ngoài là hoạt động đưa nguyên vật liệu từ kho tập trung tới các kho phân tánphục vụ cho việc sản xuất được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện, ví dụ như vậnchuyển từ kho tới các phân xưởng, sản phẩm dở dang và bán thành phẩm vậnchuyển từ kho này sang kho khác…

Chính vì vậy việc quản lý tốt hoạt động vận chuyển sẽ giúp nguyên vật liệuđược vận chuyển đến đúng thời gian, đúng địa điểm, đảm bảo chất lượng với chiphí vận chuyển thấp nhất, tránh thất thoát và hư hỏng…

 Lên kế hoạch vận chuyển

Đối với việc vận chuyển bên ngoài, công ty không phải tiến hành vận chuyểnnguyên vật liệu bên ngoài về kho mà chủ yếu là các nhà cung cấp có trách nhiệmvận chuyển nguyên vật liệu đến công ty Do đó, phương thức vận chuyển và phương

tiện vận chuyển sẽ do phía nhà cung cấp quyết định sao cho đảm bảo được các điềukiện đã quy định trong hợp đồng

Đối với vận chuyển bên trong, công ty có tổ chức đội xe để chuyên chởnguyên vật liệu giữa các kho và vận chuyển thành phẩm tới khách hàng và đại lýcủa công ty

Phương tiện vận chuyển bên trong chủ yếu là xe kéo bằng tay, xe nâng hàng,

xe đẩy hàng…hoạt động vận chuyển của công ty vẫn còn nhiều vấn đề như: việcthiếu các phương tiện vận chuyển chuyên dụng, chủ yếu vẫn phải sử dụng sức lao

động của con người

2.2.5 Công tác tiếp nhận và cấp phát nguyên vật liệu

 Kiếm tra số lượng hàng hóa

Việc tiếp nhận nguyên vật liệu thuộc trách nhiệm của phòng vật tư, do cán bộchuyên trách thực hiện Cụ thể nhiệm vụ như sau:

PhòngNghiệp vụ chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ kiện hàng, nguyên phụliệu, khối lượng nguyên vật liệu nhập kho Với các vật tư thì kiểm tra mã số kí hiệu,tình trạng niêm phong, bao bì hàng hóa

Phòng quản lý chất lượng chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sợi, bông,vải…tình trạng ẩm mốc của nguyên phụ liệu, kiểm tra theo giấy đặt hàng và yêu cầuhợp đồng

Ngoài ra còn liên quan tới kho nguyên liệu, kho vật tư phụ liệu, tổ bốc xếp,cán bộ kiểm tra chất lượng cũng như đơn vị giao hàng

 Kiểm tra chất lượng hàng hóa

Với nguyên vật liệu, việc kiểm tra dựa vào nội dung dựa vào nội dung hợpđồng mua bán giữa công ty và nhà cung cấp, phải có mẫu vải kèm theo biên bản mô

tả mẫu đã được lãnh đạo phê duyệt

Nguyên tắc kiểm tra là kiểm tra đại diện, kết quả kiểm tra mẫu đại diện là kếtquả đánh giá toàn bộ lô hàng kiểm tra và để thanh toán tiền cho lô hàng Hàng nhậpkho phải có phiếu xác nhận nguyên, phụ liệu đạt tiêu chuẩn chất lượng Quy trìnhkiểm tra được thực hiện theo sơ đồ sau:

Với vật tư phụ liệu, căn cứ kiểm tra là hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng hoặcgiấy đề nghị mua hàng; hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp (nếu có); phiếu xácnhận chất lượng của nhà sản xuất và biên bản xác định chất lượng hàng Công tytiến hành kiểm tra chất lượng các lô hàng theo nguyên tắc lấy mẫu Kết quả kiểm tramẫu là kết quả toàn bộ lô hàng Nếu vật tư phụ liệu đạt yêu cầu chất lượng thì tiếnhành lập phiếu nhập kho, còn nếu có nghi ngờ về chất lượng thì yêu cầu lấy mẫukiểm tra gấp đôi Nếu nhà cung cấp không đồng ý với kết quả kiểm tra thì hai bênthống nhất chọn cơ quan giám định, kết quả của cơ quan giám định là kết quả cuốicùng

Nguyên vật liệu nhập về sẽ được kiểm tra và ghi chép lại đầy đủ thông tinnhư bảng trên Sau khi nguyên phụ liệu nhập kho sẽ được bố trí theo các vị trí quyđịnh, đảm bảo dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm tra và tuân thủ các quy tắc xuất nhập hàng củacông ty

Nói chung công tác tiếp nhận nguyên vật liệu tại công ty khá đơn giản, thuậntiện và dễ thực hiện Mọi thủ tục trước khi nhập kho đều được phân công cho từng

bộ phận phụ trách rất rõ ràng và cụ thể, việc tiếp nhân và kiểm tra chính xác sốlượng hàng, làm đúng theo hợp đồng nên không xảy ra trường hợp thất thoátnguyên vật liệu và tiếp nhận những nguyên vật liệu không đúng quy cách, chấtlượng