BÀI GIẢNG PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ Nội dung chương Khái niệm, nội dung ý nghĩa chứng từ  Các yếu tố chứng từ kế toán  Phân loại chứng từ kế tốn  Trình tự ln chuyển chứng từ  Phương pháp chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ  Kế hoạch luân chuyển chứng từ :  Thực chức thông tin kinh tế  Thực chức ghi số kế toán  Khái niệm 1.1.Chứng từ kế toán: Là giấy tờ vật mang tin phản ánh NVKT thực phát sinh hoàn thành, làm để ghi sổ kế toán (Điều 4, Luật Kế toán 2003) 1.2 Chứng từ điện tử  Chứng từ điện tử chứng từ kế toán mà yếu tố thể dạng liệu điện tử mã hố mà khơng có thay đổi q trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán Chứng từ điện tử phải có đủ yếu tố quy định cho chứng từ kế tốn, đảm bảo tính pháp lý chứng từ kế toán phải mã hoá bảo đảm an tồn q trình xử lý truyền tin lưu trữ;  Riêng yếu tố chữ ký phải mã hoá khoá mật mã - gọi chữ ký điện tử Chữ ký điện tử chứng từ điện tử có giá trị chữ ký tay chứng từ giấy  1.3 Hóa đơn  Hố đơn chứng từ người bán lập, ghi nhận thơng tin bán hàng hố, dịch vụ theo quy định pháp luật (Điều 3, Nghị định 51/2010/NĐ-CP) - - - Hóa đơn hợp pháp: hóa đơn lập đúng, đầy đủ hình thức nội dung theo quy định Hoá đơn giả hoá đơn in khởi tạo theo mẫu hóa đơn phát hành tổ chức, cá nhân khác in, khởi tạo trùng số ký hiệu hoá đơn Hoá đơn lập khống hoá đơn lập nội dung ghi khơng có thực phần tồn  Các loại hóa đơn:     Hoá đơn xuất hoá đơn dùng hoạt động kinh doanh xuất hàng hoá, dịch vụ nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan; Hoá đơn giá trị gia tăng hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ nội địa dành cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ; Hoá đơn bán hàng hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ nội địa dành cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp; Các loại hoá đơn khác, gồm: vé, thẻ chứng từ có tên gọi khác có hình thức nội dung quy định khoản 2, Điều  Hình thức hóa đơn Hóa đơn tự in: hóa đơn tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in thiết bị tin học, máy tính tiền… bán hàng hóa, dịch vụ  Hóa đơn điện tử: hóa đơn lập thỏa mãn yêu cầu Luật giao dịch điện tử 2005  Hóa đơn đặt in: hóa đơn đơn vị đặt in doanh nghiệp phép in hóa đơn để sử dụng   Các yếu tố bổ sung: Ngoài nội dung quy định bắt buộc, đơn vị kế tốn bổ sung thêm tiêu thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép yêu cầu quản lý đơn vị Phân loại chứng từ kế toán Theo  Theo  Theo  Theo  nội dung kinh tế NVKT địa điểm lập chứng từ tính chất bắt buộc trình độ khái qt thơng tin a Phân loại theo nội dung kinh tế Chứng  Chứng  Chứng  Chứng  Chứng  từ từ từ từ từ lao động tiền lương hàng tồn kho bán hàng vốn tiền tài sản cố định b Phân loại theo địa điểm lập chứng từ Chứng từ đến từ bên doanh nghiệp  Chứng từ doanh nghiệp lập, gửi đối tác  Chứng từ doanh nghiệp lập nhằm sử dụng nội doanh nghiệp  c Phân loại theo tính bắt buộc Hệ thống chứng từ kế tốn thống bắt buộc  Hệ thống chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn  d Phân loại theo trình độ khái qt thơng tin  Chứng từ gốc :   Chứng từ ban đầu, có giá trị ghi sổ kế toán Chứng từ tổng hợp : Tổng hợp chứng từ gốc loại  Có giá trị pháp lý có chứng từ gốc kèm  Các hành vi nghiêm cấm chứng từ Kế toán        Giả mạo chứng từ kế tốn Hợp pháp hóa chứng từ kế tốn Chủ tài khoản, kế tốn trưởng người có liên quan ký sẵn tê chứng từ chưa ghi đủ nội dung Xuyên tạc cố ý làm sai lệch nội dung, chất nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Sửa chữa, tẩy xóa chứng từ kế toán Hủy bỏ chứng từ trái quy định chưa hết thời hạn lưu trữ Sử dụng biểu mẫu chứng từ không quy định Các trường hợp vi phạm bị xử lý theo quy định pháp luật Trình tự luân chuyển chứng từ  Khái niệm : Luân chuyển chứng từ vận động liên tục từ giai đoạn sang giai đoạn khác nhằm hoàn thiện chứng từ thực chức thông tin kinh tế chức ghi sổ kế tốn  Trình tự ln chuyển :  Lập chứng từ hay tiếp nhận chứng từ; Kiểm tra chứng từ Hoàn chỉnh sử dụng chứng từ Bảo quản, lưu trữ sử dụng lại chứng từ  Hủy chứng từ     Bước 1: Lập tiếp nhận chứng từ    Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh tế tài DN phải lập chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi sổ ké tốn phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên lập lần với thực tế thời gian, địa điểm, nội dung số tiền nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai phải hủy bỏ cách gạch chéo (X) vào tất liên không xé rời liên khỏi cuống  Người lập, người duyệt người khác ký tên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ kế toán    Chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút mực Khơng ký chứng từ kế tốn mực đỏ đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống Chữ ký chứng từ kế toán phải người có thẩm quyền người uỷ quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký Chứng từ chi tiền phải người có thẩm quyền ký duyệt chi kế toán trưởng người uỷ quyền ký trước thực Chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên  Bước 2: Kiểm tra chứng từ Tất chứng từ kế toán đơn vị lập hay nhận từ bên phải tập trung phận Kế toán  Bộ phận kế toán phải kiểm tra chứng từ mặt nội dung hình thức cho hợp lệ hợp pháp  Sau kiểm tra, người kiểm tra tiến hành ký xác nhận theo phạm vi thông tin chứng từ kế tốn   Bước 3: Hồn chỉnh sử dụng chứng từ kế tốn Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, không nội dung số, chữ viết sai, khơng rõ ràng, tẩy xóa, phận kế tốn phải trả lại cho người lập để làm lại bổ sung cho hoàn thiện  Nếu chứng từ hợp pháp, kế toán dùng để toán ghi sổ   Bước 4: Bảo quản, lưu trữ sử dụng lại chứng từ     Chứng từ kế toán phải bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng lưu trữ Chứng từ kế toán lưu trữ phải Phải đưa vào lưu trữ chứng từ kế tốn thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm kết thúc cơng việc kế toán Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán:    Tối thiểu năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn Tối thiểu 20 năm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập BCTC Lưu trữ vĩnh viễn chứng từ kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng  Bước 5: Hủy chứng từ    Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phép tiêu hủy Phải thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” , lập “Danh mục tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ bị tiêu hủy” “Biên tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” Tuỳ theo điều kiện cụ thể đơn vị để thực tiêu huỷ tài liệu kế tốn theo hình thức như: đốt cháy, cắt, xé nhỏ máy thủ cơng, bảo đảm tài liệu kế tốn tiêu huỷ sử dụng lại thông tin, số liệu KẾT THÚC CHƯƠNG II ... nghĩa chứng từ  Các yếu tố chứng từ kế toán  Phân loại chứng từ kế toán  Trình tự luân chuyển chứng từ  Phương pháp chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ  Kế hoạch luân chuyển chứng từ : ... Chứng  Chứng  Chứng  từ từ từ từ từ lao động tiền lương hàng tồn kho bán hàng vốn tiền tài sản cố định b Phân loại theo địa điểm lập chứng từ Chứng từ đến từ bên ngồi doanh nghiệp  Chứng từ doanh... tin  Chứng từ gốc :   Chứng từ ban đầu, có giá trị ghi sổ kế tốn Chứng từ tổng hợp : Tổng hợp chứng từ gốc loại  Có giá trị pháp lý có chứng từ gốc kèm  Các hành vi nghiêm cấm chứng từ Kế