luận văn “ HẠCH TOÁN CHI PHÍ HAO HỤT TRONG KINH DOANH XĂNG DẦU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ”.

Thời gian số liệu thu thập: số liệu thu thập từ năm 2005 đến năm 2007.Thời gian thực hiện luận văn: từ 11/02/2008 đến 25/04/2008 Do hạn chế về thời gian thực hiện luận văn, đề tài chỉ tậ

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

1.3.1 Không gian 2

1.3.2 Thời gian 2

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu 2

1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU 3

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4

2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN 4

2.1.1 Khái quát chung về hao hụt 4

2.1.2 Phân loại hao hụt 6

2.1.3 Hạch toán chi phí hao hụt 8

2.1.4 Nguyên tắc xác định chi phí hao hụt 12

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 14

CHƯƠNG 3: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 15

3.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 15

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 15

3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 16

3.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty 17

3.2 KHÁI QUÁT CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 18

3.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty 18

3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận 19

3.2.3 Hệ thống sổ kế toán 21

3.2.4 Hệ thống thông tin kế toán 22

3.3 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XĂNG DẦU HIỆN NAY CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 23

3.4 NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 25

3.4.1 Thuận lợi 25

3.4.2 Khó khăn 25

3.4.3 Phương hướng phát triển 26

CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CHI PHÍ HAO HỤT TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 28

4.1 PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ HAO HỤT CÁC NĂM (2005-2007) 28

4.1.1 Phân tích khát quát tình hình chi phí hao hụt (2005 – 2007) 28

4.1.2 Phân tích biến động về lượng hao hụt xăng dầu giai đoạn 2005 – 2007 .28

4.1.3 Phân tích sự thay đổi giá vốn qua các năm 2005 – 2007 30

4.2 PHÂN TÍCH SỰ CHÊNH LỆCH GIỮA HAO HỤT THỰC TẾ SO VỚI HAO HỤT LÝ THUYẾT 36

4.3 PHƯƠNG THỨC XỬ LÝ KIỂM KÊ VÀ HẠCH TOÁN HAO HỤT THỪA THIẾU THỰC TẾ PHÁT SINH 38

CHƯƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TIẾT GIẢM HAO HỤT XĂNG DẦU 46

5.1 THỰC TRẠNG HAO HỤT XĂNG DẦU TỪ NĂM 2005 ĐẾN 2007 46

5.2 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HAO HỤT NĂM 2007 48

5.3 GIẢI PHÁP NHẰM GIẢM THIỂU CHI PHÍ HAO HỤT XĂNG DẦU 50

CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 52

6.1 KẾT LUẬN 52

6.2 KIẾN NGHỊ 54

TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

và chi phí hao hụt giai đoạn 2005 – 2007 36Bảng 4.3.2 Bảng phân tích chênh lệch giữa hao hụt định mức Công ty

với hao hụt thực tế theo từng công đoạn 2005 – 2007 39-42Bảng 5.1 Bảng tổng hợp lượng hao hụt và chi phí hao hụt xăng dầu 2005 – 2007 44Phụ lục biểu bảng so sánh chênh lệch lượng hao hụt công đoạn từng mặt hàng 56

TÓM TẮT NỘI DUNG

Trong môi trường cạnh tranh, hội nhập hiện nay việc làm thế nào để doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp hiện nay Đồng thời nó còn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển, tăng khả năng cạnh tranh không chỉ ở thị trường trong nước mà ngay cả thị trường nước ngoài Và để tối đa hoá lợi nhuận, một vấn đề quan trọng nằm trong tầm tay của doanh nghiệp là phải kiểm soát và cắt giảm chi phí

Qua việc đi vào tình hình thực tế của Công ty, em nhận thấy rằng chi phí hao hụt chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ Do đó, luận văn sẽ tập trung nghiên cứu về chi phí này với những nội dung sau:

- Phần cơ sở lý luận: trình bày những lý luận chung nhất về hao hụt xăng dầu, các công đoạn hao hụt xăng dầu và phương thức hạch toán chi phí hao hụt tại Công ty

- Giới thiệu sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ, trình bày khái quát cơ cấu tổ chức, những thuận lợi, khó khăn

và thành quả đạt được của Công ty trong giai đoạn 2005 - 2007

- Đi sâu vào phân tích về lượng hao hụt và chi phí hao hụt phát sinh ở Công ty, đánh giá những biện pháp Công ty đề ra để tiết giảm chi phí hao hụt

- Trên cơ sở đánh giá tích cực, mặt tồn tại của chi phí hao hụt, đề ra giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí hao hụt, góp phần làm tăng doanh thu, lợi nhuận và hoạt động kinh doanh có hiệu quả

Với em, đề tài này rất có ý nghĩa vì tính thực tế của nó Tuy nhiên, do thời gian thực tập quá ngắn cộng với hạn chế về kiến thức thực tế và sự mới mẻ của đề tài nên bài viết không tránh khỏi sai sót Kính mong quí thầy cô và các cô chú anh chị trong Công ty góp ý để kiến thức của em được hoàn thiện hơn

Phân tích chi phí là cơ sở để doanh nghiệp đề ra biện pháp hữu hiệu nhằm tiết giảm chi phí, có thể khắc phục nhanh chóng những tình huống, những nhân

tố gây bất lợi Làm được điều đó doanh nghiệp mới có thể đứng vững trên thị trường, có đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, vừa có điều kiện tích lũy và mở rộng sản xuất kinh doanh, vừa đảm bảo đời sống cho người lao động

và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà Nước

Theo cam kết, khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), Việt Nam chưa mở cửa thị trường xăng dầu ngay mà thực hiện theo từng giai đoạn, đến năm 2009 sẽ mở cửa hoàn toàn Tính đến thời điểm, ngành xăng dầu Việt Nam chỉ còn hơn một năm nữa để nâng sức cạnh tranh và chủ động phát triển Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp xăng dầu Việt Nam hiện nay thiếu tích lũy tài chính cần thiết và phản ứng yếu ớt, thiếu linh hoạt trước mỗi đợt biến động của giá dầu thế giới Nếu bỏ trợ giá hoàn toàn sẽ khiến nhiều doanh nghiệp hụt hẫng, khó trụ vững, nói gì đến chuyện cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài Thực tế này đòi hỏi các doanh nghiệp trong nước phải tự tích lũy tài chính và xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp, tiết giảm tối đa chi phí để tăng sức cạnh tranh Nhận thức được tầm quan trọng của việc phân tích chi phí cũng như những ảnh hưởng của chi phí đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên em quyết

định chọn đề tài: “ HẠCH TOÁN CHI PHÍ HAO HỤT TRONG KINH

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Phân tích tình hình biến động của chi phí hao hụt trong giai đoạn

2005-2007 Trên cơ sở đó, đề xuất giải pháp tiết giảm chi phí hao hụt góp phần nâng cao lợi nhuận và tăng sức cạnh tranh cho công ty trong tương lai

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

 Mô tả đặc điểm và phương thức quản lý chi phí hao hụt của công ty

 Đánh giá tình hình thực tế của chi phí hao hụt 3 năm (2005 – 2007)

 Phân tích chênh lệch giữa lượng hao hụt thực tế và lý thuyết

 Đề xuất biện pháp nhằm tiết giảm chi phí hao hụt trong thời gian tới

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Sử dụng các tài liệu có liên quan, số liệu về chi phí và các báo cáo tiêu thụ

từ nguồn Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ

Thời gian số liệu thu thập: số liệu thu thập từ năm 2005 đến năm 2007.Thời gian thực hiện luận văn: từ 11/02/2008 đến 25/04/2008

Do hạn chế về thời gian thực hiện luận văn, đề tài chỉ tập trung nghiên cứu vào chi phí hao hụt xăng dầu của khối kho và khối cửa hàng bán lẻ của công ty xăng dầu Tây Nam Bộ (không xét đến chi phí hao hụt ở các chi nhánh của trực thuộc Công ty trong khu vực miền Tây Nam Bộ)

1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU

1 Bộ Thương Mại – Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam (1998) Các bảng hiệu chỉnh, đo tính xăng xầu và khí gas hóa lỏng theo tiêu chuẩn TCVN 6065 -1995/ ASTM-D/ API 2540/IP 200, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội

2 Bộ Thương Mại – Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam (2002) Chế độ kế toán áp dụng tại Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, Hà Nội

3 Kiều Đình Kiểm (1999) Các sản phẩm dầu mỏ và hóa dầu, NXB Khoa học và

kỹ thuật, Hà Nội

4 Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam (2001) Quy định về quản lý hao hụt xăng dầu (Ban hành kèm theo Quyết định số 693/XD – QĐ ngày 19 tháng 11 năm 2001), NXB GTVT, Hà Nội

5 Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam (2004) Hệ thống quy định quản lý nội bộ(Ban hành kèm Quyết định 691/XDTNB – QĐ ngày 16/11/2004), Hà Nội

Chương 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP

NGHIÊN CỨU2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN

2.1.1 Khái quát chung về hao hụt

2.1.1.1 Khái niệm:

Hao hụt là sự giảm mất một phần về vật chất phát sinh trong quá trình

bảo quản, vận chuyển và lưu thông Tuỳ theo đặc tính lí, hoá của từng loại hàng, hoặc do ảnh hưởng của các điều kiện khách quan (mưa, gió, lụt, bão, nóng, ẩm, bốc dỡ, vận chuyển ) nhiều loại hàng giảm trọng lượng, hao mòn, mất mát (Theo định nghĩa của Từ điển Bách khoa toàn thư)

Giảm tỉ lệ hao hụt là một biện pháp quan trọng để giảm giá thành và phí lưu thông; là một chỉ tiêu quan trọng mà người quản lí phải phấn đấu thực hiện bằng các biện pháp cải tiến kĩ thuật, tổ chức quản lí trong các khâu bảo quản, vận chuyển và lưu thông

Chi phí hao hụt xăng dầu là sự hao phí được thể hiện bằng tiền của hao

hụt xăng dầu phát sinh trong quá trình vận chuyển, bảo quản, tồn trữ… xăng dầu Khoản mục chi phí này được hạch toán vào giá vốn hàng bán (trường hợp xăng dầu nhập khẩu có phát sinh hao hụt) hoặc đưa vào chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên đến năm 2007, chi phí hao hụt xăng dầu được quy định hạch toán vào giá vốn hàng bán

2.1.1.2 Ý nghĩa của phân tích chi phí hao hụt:

Lợi nhuận và chi phí có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, khi chi phí giảm thì lợi nhuận tăng hoặc ngược lại Do đó, muốn tăng lợi nhuận và tăng lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp cần phải kiểm soát chi phí Muốn nhận biết lợi thế hoặc bất lợi trong chi tiêu để chi phí thực tế có thể thấp hơn hoặc cao hơn chi phí định mức, ta phải tiến hành phân tích sự biến động của chi phí

Đối với ngành xăng dầu, công tác quản lý hao hụt luôn là một nội dung quản lý phức tạp Hàng năm, khoản chi phí này chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng

chi phí phát sinh trong doanh nghiệp Do đó, để tăng cường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp cần phải tiết giảm tối đa chi phí, nhất là chi phí hao hụt Phân tích chi phí hao hụt sẽ giúp nhà quản lý tìm được những giải pháp khả thi và quản lý định mức hao hụt chặt chẽ, phù hợp hơn để chi phí hao hụt thực tế ngày càng giảm.

2.1.1.3 Một số vấn đề liên quan đến hao hụt xăng dầu:

Hao hụt xăng dầu trong quá trình xuất nhập, vận chuyển, bảo quản gồm

có hao hụt bay hơi, tràn vải, rò rỉ Xăng dầu bị bay hơi: sản phẩm xăng dầu bị mất dần phẩm chất Những thành phần nhẹ trong xăng dầu dần bay hơi, chỉ còn lại những thành phần nặng sẽ làm cho nhiệt độ sôi đầu của dầu mỏ và các sản phẩm dầu sáng tăng lên, tỉ trọng tăng do các thành phần cất nặng lên

Do đặc tính xăng dầu là chất dễ bay hơi, dễ bị tác động bởi nhiệt độ môi trường, nên việc đo tính xăng dầu phải được quy về một hệ đo lường chuẩn quốc

tế Năm 1993, tiêu chuẩn ASTM - D.1250 đã được đưa vào áp dụng trong đo tính, giao nhận và hạch toán xăng tại Việt Nam và đến năm 1995 đã chính thức ban hành thành tiêu chuẩn Việt Nam – TCVN 6065 – 1995 Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam quy định các bảng đo chính thuộc hệ đo Mét như sau:

Qua đó, các số liệu xăng dầu thực tế phải được hiệu chỉnh về:

- Thể tích xăng dầu (lít, m3) đo được ở nhiệt độ khác 150C về 150C (Hệ số VCF)

- Tương quan giữa các đơn vị đo khối lượng và thể tích: Kg/lít ở

150C; Lít ở 150C/tấn; tương ứng với giá trị Density ở 150C (Hệ số WCF)

Hệ số VCF bình quân: là hệ số hiệu thể tích xăng dầu về 150C ứng với tỷ trọng bình quân hàng nhập và nhiệt độ bình quân mùa miền

Khối lượng riêng 15 0 C (Density 150C): khối lượng trong chân không của một đơn vị thể tích dầu ở điều kiện chuẩn 150C Ký hiệu là d15

Hệ số hiệu chỉnh thể tích (Volumn correction factor – VCF): hệ số (tùy

thuộc vào khối lượng riêng và nhiệt độ của dầu) dùng để hiệu chỉnh thể tích dầu

ở điều kiện thực tế về điều kiện chuẩn

Hệ số hiệu chỉnh tỷ trọng về điều kiện không khí (Hệ số WCF): dùng

để hiệu chỉnh thể tích dầu F.O ra khối lượng từ điều kiện chân không về điều kiện không khí

Định mức hao hụt công đoạn: là định mức để quản lý hao hụt trong quá

trình nhập, xuất, tồn chứa, vận chuyển …

Định mức hao hụt tổng hợp được xây dựng trên cơ sở định mức hao hụt

theo từng công đoạn và kế hoạch kinh doanh, tính bằng % trên lượng bình quân nhập mua, xuất bán trong kỳ kế hoạch

Quy đổi thể tích xăng dầu đo được về điều kiện nhiệt độ chuẩn ở

15 0 C:

V xăng dầu là thể tích thực tế xăng dầu thực chứa trong bể

Tính toán chuyển đổi thể tích ra khối lượng (áp dụng cho dầu F.O)

Tính toán quy đổi V/150C về đơn vị khối lượng (kg, tấn) theo công thức:

G, kg = V/150C * WCF

2.1.2 Phân loại hao hụt

a) Hao hụt trong khâu nhập:

Hao hụt khâu nhập tính cho quá trình nhập xăng dầu từ phương tiện vận tải vào bể chứa

Lượng hao hụt là hiệu số giữa số lượng ghi trên hóa đơn xuất và số thực nhận tại bể của kho nhập (sau khi đã hao hụt xuất sau lượng kế và hao hụt vận tải)

b) Hao hụt trong khâu xuất:

Hao hụt xăng dầu khâu xuất được tính từ bể xuất đến phương tiện nhận, trong đó được chia thành hai công đoạn:

+ Hao hụt xuất từ bể đến lượng kế+ Hao hụt xuất từ lượng kế đến phương tiện (gọi tắt là hao hụt xuất

V/150C = V xăng dầu * VCF

tiện vận tải là tàu dầu, xà lan tham gia vận chuyển có điểm giao hàng tại cảng đến (không áp dụng cho đường bộ)

Hao hụt xuất từ bể đến phương tiện bằng tổng hao hụt xuất từ bể đến lượng kế và hao hụt xuất sau lượng kế

Lượng hao hụt xuất từ bể đến lượng kế là hiệu số giữa số đo thực xuất tại

bể và số thực xuất qua lượng kế

c) Hao hụt trong khâu vận tải:

Hao hụt trong khâu vận tải (đường thủy, đường bộ và đường sắt) là hao hụt xảy ra trong quá trình vận tải xăng dầu từ kho, cảng xếp hàng đến kho, cảng

dỡ hàng và được tính bằng % lượng xăng dầu vận tải trên chiều dài 100km Nếu khác 100km thì nhân với mức đó với chiều dài vận tải thực tế chia cho 100

d) Hao hụt xăng dầu trong khâu vận tải bằng đường ống:

Lượng hao hụt xăng dầu trong khâu vận tải bằng đường ống được tính cho quá trình bơm chuyển xăng dầu từ kho xuất đến kho nhận trên tuyến ống hàn, có đường kính trong từ 145mm trở lên Hao hụt này không bao gồm hao hụt khâu xuất, nhập (quá trình bay hơi ở bể giao nhận) và được phân thành 2 trường hợp:

- Khi đường ống đang vận hành (bơm chuyển)

- Khi đường ống không vận hành (từ 10 ngày trở lên)

Nếu giao nhận không qua lượng kế thì lượng hao hụt là hiệu số đo được

tại bể ở kho giao và bể kho nhận Trong trường hợp này, nếu giao tại bể của kho

nhận thì bên giao sẽ được cộng thêm mức hao hụt chuyển bể

Nếu giao nhận qua lượng kế thì lượng hao hụt xăng dầu là hiệu số giữa số lượng thực xuất tại bể kho giao và giá trị thực giao tại lượng kế đặt tại kho nhận Trong trường hợp này, bên giao và bên nhận đều được cộng thêm 50% mức hao hụt chuyển bể

e) Hao hụt xăng dầu trong khâu tồn chứa:

Hao hụt trong khâu tồn chứa được tính riêng cho từng loại bể (bể trong hang, ngoài trời, bể trụ đứng, bể trụ nằm, tàu, xà lan khi sử dụng làm bồn chứa nổi) và theo thời gian tồn chứa

Lượng hao hụt tồn chứa được phân thành 2 loại:

- Hao hụt do tồn chứa dài ngày (với những bể trong 1 tháng không có xuất, nhập)

Thực nhận tại bể

1 – Đ.mức hao hụt nhập

- Hao hụt do tồn chứa ngắn ngày hoặc xuất, nhập thường xuyên (những bể trong 1 tháng có tham gia xuất nhập)

2.1.3 Hạch toán chi phí hao hụt

Về chế độ quản lý và quyết toán hao hụt xăng dầu phải theo chế độ quy định hiện hành của Nhà Nước và của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam

- Trường hợp hao hụt thực tế thấp hơn hoặc bằng định mức thì số hao hụt thực tế được hạch toán toàn bộ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ

- Trường hợp hao hụt thực tế cao hơn định mức, phần vượt định mức xử

lý theo các quy định của Tổng Công ty theo nguyên tắc sau:

+ Trường hợp vượt định mức được xác định là do nguyên nhân khách quan thì phần vượt định mức được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ;

+ Trường hợp vượt định mức do các nguyên nhân chủ quan thì phần vượt định mức phải quy rõ trách nhiệm bồi thường vật chất đối với tập thể và cá nhân

- Lượng hao hụt được quyết toán toàn Công ty = Tổng lượng hao hụt các nguồn xăng dầu (kinh doanh, hàng P10, hàng giữ hộ) = Tổng hao hụt của các đơn

vị trực thuộc

- Quyết toán hao hụt:

+ Thực tế ≤ định mức: quyết toán toàn bộ vào chi phí kinh doanh trong kỳ+ Thực tế > định mức: Phần vượt được xử lý như quy định trên

- Giá hạch toán chi phí hao hụt: theo giá vốn hàng xuất

- Giá xử lý bồi thường: không thấp hơn giá bán buôn tại thời điểm phát sinh thừa thiếu (gồm cả phí xăng dầu và thuế GTGT)

Ghi chú:

- Thừa thiếu vận chuyển = Vận đơn – Giám định đến

- Trường hợp nhập bể: giám đinh đến (nội suy) =

2.1.3.1 Kế toán hao hụt khâu nhập khẩu

- Khi nhập khẩu xăng dầu, kế tóan căn cứ vào chứng từ hóa đơn thương mại ghi:

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường (Tỉ giá bình quân liên ngân

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỉ giá (Số chênh lệch tỉ giá hạch toán lớn hơn tỉ giá bình quân liên ngân hàng)

Có TK 331 – Phải trả người bán (Tỉ giá hạch toán)

Có TK 413 – Chênh lệch tỉ giá (Số chênh lệch tỉ giá bình quân liên ngân hàng lớn hơn tỉ giá hạch toán)

- Căn cứ vào hồ sơ giám định hàng nhập khẩu, kế toán phản ánh giá trị hàng nhập kho theo số lượng hàng thực tế giám định,ghi:

+ Trường hợp số lượng hàng thực tế giám định nhỏ hơn số lượng hàng ghi trên hóa đơn thương mại, ghi:

Nợ TK 1561 – Xăng dầu (Giá trị xăng dầu nhập kho theo số lượng thực tế giám định)

Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường

Có TK 15612 – Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán (Số chênh lệch giá vốn nhỏ hơn giá hạch toán)

- Căn cứ vào biên bản xử lý hao hụt xăng dầu khâu nhập khẩu, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Số hao hụt được phép)

Nợ TK 1388 – Phải thu khác (Phần hao hụt tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

Có TK 15612 – Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán (Số chênh lệch giữa giá vốn nhỏ hơn giá hạch toán)

Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (Số chênh lệch giá trị giữa lượng hàng thực tế giám định lớn hơn lượng hàng ghi trên hóa đơn thương mại)

- Căn cứ vào biên bản xử lý xăng dầu thừa khâu nhập khẩu, ghi:

Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

2.1.3.2 Kế toán hao hụt thừa, thiếu xăng dầu các khâu nhập, xuất và tồn chứa:

a) Hạch toán hao hụt xăng dầu

Căn cứ vào chứng từ xuất hao hụt khâu nhập, xuất, tồn chứa hàng tháng hàng quý, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp (Phần hao hụt trong định mức)

Có TK 156 – Hàng hóa

b) Hạch toán thừa, thiếu xăng dầu

Căn cứ vào biên bản kiểm kê xăng dầu, kế toán phản ánh giá trị xăng dầu thừa, thiếu, ghi:

- Giá trị xăng dầu thiếu, ghi:

Nợ TK 111, 1388 … (Trường hợp cá nhân bồi thường)

Nợ TK 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Trường hợp bù đắp bằng quỹ khen thưởng phúc lợi)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lýCăn cứ vào biên bản xử lý xăng dầu thừa, ghi:

+ Trường hợp đã hạch toán số hao hụt theo định mức lớn hơn hao hụt thực tế, thì số chênh lệch ghi:

Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết

Có TK 641 – Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp+ Trường hợp thừa do nhầm lẫn phải trả đơn vị khác, bù trừ thiếu, ghi:

Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết

Có TK 331 – Phải trả người bán

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

2.1.3.3 Kế toán các khoản hao hụt, thừa, thiếu xăng dầu khâu vận tải:

Căn cứ vào biên bản giao nhận xăng dầu giữa đơn vị vận tải và thuê vận tải, kế toán xác định và phản ánh giá trị xăng dầu hao hụt thực tế phát sinh khâu vận tải, ghi:

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 1561 – Xăng dầuCăn cứ vào biên bản quyết toán hao hụt xăng dầu với đơn vị vận tải, kế toán ghi:

+ Trường hợp hao hụt thực tế nhỏ hơn hoặc bằng hao hụt theo hợp đồng thì số hao hụt được tính vào chi phí theo hao hụt thực tế:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý+ Trường hợp hao hụt thực tế lớn hơn hao hụt theo hợp đồng thì số hao hụt được tính vào chi phí theo hợp đồng vận tải, số chênh lệch hao hụt thực tế lớn hơn hao hụt theo hợp đồng do đơn vị vận tải phải bồi thường:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp (Số hao hụt theo hợp đồng)

Nợ TK 111, 112, 331 …(Số chênh lệch hao hụt thực tế lớn hơn hao hụt theo hợp đồng, phải bồi thường)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (hao hụt thực tế)

2.1.3.4 Kế toán hao hụt hàng dự trữ quốc gia và quỹ dự trữ quốc gia:

Hàng dự trữ quốc gia gồm xăng dầu do Nhà Nước giao cho Tổng Công ty xăng dầu bảo quản, giữ hộ Nhà Nước và được Nhà Nước thanh toán tiền phí dịch

vụ bảo quản giữ hộ Tổng Công ty không được phép sử dụng và xuất bán hàng

dự trữ quốc gia, chỉ được xuất hàng khi có lệnh (được phép) của Nhà Nước.Giá trị hao hụt hàng dự trữ quốc gia xuất theo định mức quy định:

Nợ TK 418 – Quỹ dự trữ quốc gia

Có TK 158 – Hàng dự trữ quốc gia

2.1.4 Nguyên tắc xác định chi phí hao hụt

Để xác định chi phí hao hụt, cần xác định về lượng hao hụt và giá vốn do Tổng công ty giao cho đơn vị:

1 Xác định số lượng hao hụt gồm lượng hao hụt theo định mức và hao

hụt quy về Lít 150C từ số liệu báo cáo hao hụt thực tế của khối kho và cửa hàng:

 Cân đối số lượng hàng thực nhập theo lít 150C (được tổng hợp trên hóa đơn nhập kho)

 Cân đối lượng hàng tồn thực tế tại bể theo lít thực tế (dựa theo số liệu kết quả kiểm kê)

 Cân đối lượng hàng thực xuất theo lít thục tế (được tổng hợp dựa trên hóa đơn xuất)

 Hệ số VCF sử dụng để làm quyết toán được lấy theo giá trị bình quân của các VCF ghi tại hóa đơn nhập trong kỳ quyết toán

 Cân đối hàng thừa thiếu: Tổng lượng hàng thực xuất + Tồn kho được quy về lít 150C để so sánh với lượng hàng thực nhập theo chứng từ (sau khi

đã trừ lượng hao hụt theo định mức khoán)

 Xử lý chênh lệch thừa thiếu hàng: do công ty trực tiếp quy định

2 Chi phí hao hụt là tích số giữa số lượng hao hụt với giá thành (giá vốn)

Tổng công ty giao cho đơn vị

Hao hụt được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong các kỳ quyết toán (3, 6, 9 và 12 tháng) trên cơ sở quyết toán lượng hao hụt xăng dầu theo từng nguồn hàng

Đối với nguồn hàng kinh doanh: theo hao hụt thực tế

Đối với nguồn hàng dự trữ quốc gia và hàng giữ hộ: theo hợp đồng thỏa thuận với từng chủ hàng.

Giá hạch toán chi phí hao hụt:

Đối với nguồn kinh doanh: theo giá mua nội bộ (giá vốn hàng tồn kho)Đối với hàng dự trữ quốc gia: theo giá vốn hàng dự trữ quốc gia do Nhà nước quy định

- Tập hợp chi phí hao hụt phân bổ trực tiếp vào các phương thức tương ứng với các công đoạn:

+ Hao hụt liên quan đến quá trình nhập, xuất, tồn chứa hàng tại kho: thuộc chi phí qua kho

+ Hao hụt của khối cửa hàng tập hợp vào chi phí bán lẻ

+ Hao hụt trong quá trình vận chuyển: tập hợp phân đoạn cùng với chi phí vận chuyển liên quan đến từng phương thức

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

- Phương pháp phỏng vấn: tìm hiểu quy trình hạch toán chi phí hao hụt xăng dầu qua việc phỏng vấn các nhân viên phòng kế toán, phòng kỹ thuật trong Công ty

- Phương pháp thống kê – thu thập và tổng hợp số liệu: các số liệu được tập hợp, thu thập từ các báo cáo chi phí, báo cáo tiêu thụ, báo cáo hao hụt từng công đoạn và báo cáo hao hụt tổng hợp của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ qua

ba năm 2005, 2006 và 2007, tài liệu của cơ quan thực tập… sau đó tiến hành thống kê, tổng hợp lại cho có hệ thống để phân tích

- Phương pháp so sánh: Là phương pháp xem xét một chỉ tiêu dựa trên việc thay đổi một chỉ tiêu quy định, qua đó xác định xu hướng biến động của chỉ tiêu cần phân tích Tùy theo mục đích phân tích, tính chất và nội dung của các chỉ tiêu kinh tế mà ta có thể sử dụng các kỹ thuật so sánh thích hợp như so sánh tuyệt đối, so sánh tương đối

Chương 3 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ

3.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ là một trong những đơn vị trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam - Bộ Thương Mại

- Tên giao dịch quốc tế : Petrolimex TAY NAM BO

- Tên tiếng việt: Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ

- Trụ sở chính: 21 CMT8 - P Thới Bình - Q Ninh Kiều – TP Cần Thơ

- Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ được thành lập vào tháng 5/1975 từ hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật (kho hàng, bồn bể, đường ống ) do các hãng của tư bản như hãng Shell, Esso, Caltex để lại với tên gọi ban đầu là Công ty xăng dầu cấp I khu vực Tây Nam Bộ Ngày 07/01/1976, Tổng cục vật tư bằng văn bản số 03/VH-KH quyết định thành lập Tổng kho xăng dầu Khu vực Tây Nam Bộ trực thuộc Công ty xăng dầu Miền Nam (Cty xăng dầu Khu vực II) ngày nay

- Tháng 7/1977 Tổng Công ty xăng dầu có quyết định số 221/XD-QĐ đổi tên “Tổng kho xăng dầu khu vực Tây Nam Bộ” thành “Tổng kho xăng dầu Cần Thơ” trực thuộc Công ty xăng dầu Khu Vực II

- Ngày 11/09/1984, Giám đốc Công ty xăng dầu Khu vực II ban hành quyết định số 134/TC đổi tên “Tổng kho xăng dầu Cần Thơ” thành “Xí nghiệp xăng dầu Hậu Giang”

- Ngày 26/12/1988 Tổng Giám đốc Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam ban hành Quyết định số 2209/XD.QĐ đổi tên “Xí nghiệp xăng dầu Hậu Giang” thành

Công ty xăng dầu Hậu Giang và về trực thuộc Tổng công ty xăng dầu (nay là Tổng công ty xăng dầu Việt Nam - Petrolimex Việt Nam).

- Cùng với việc tách tỉnh Cần thơ thành Thành phố Cần Thơ trực thuộc trung ương và tỉnh Hậu giang, ngày 08/12/2003 Bộ Thương Mại đã có quyết định

số 1680/2003/QĐ-BTM đổi tên Công ty xăng dầu Hậu Giang thành Công ty

xăng dầu Tây Nam Bộ từ ngày 01/01/2004 trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu

Việt Nam

- Từ khi thành lập đến nay Công ty không ngừng lớn mạnh, hiện có 3 chi nhánh trực thuộc ở 3 tỉnh Hậu Giang, Sóc trăng, Bạc Liêu cùng hệ thống kho bể với tổng sức chứa trên 120.000m3/tấn

3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

Công ty có chức năng kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu đáp ứng cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội, đảm bảo cho nhu cầu an ninh quốc phòng

và yêu cầu phát triển kinh tế trong địa bàn được phân công Ngoài mặt hàng chủ yếu là xăng dầu Công ty còn tổ chức kinh doanh nhiều loại hình dịch vụ như: kinh doanh kho bể (giữ hộ hàng hóa, cấp lẻ, nhập ủy thác ), vận tải xăng dầu, dịch vị hàng dự trữ quốc gia nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Bên cạnh đó Công ty còn có chức năng thực hiện hợp đồng tái xuất sang Campuchia theo sự ủy nhiệm của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam

3.1.2.2 Nhiệm vụ

- Cung cấp xăng dầu cho các tỉnh Miền Tây ngoài ra còn tham gia tái xuất sang thị trường Campuchia

- Phát huy nguồn lực, tổ chức kinh doanh có hiệu quả để hoàn thành tốt

nhiệm vụ kế hoạch mà Tổng Công ty giao Ngày càng mở rộng thêm các loại

khai thác một cách có hiệu quả tài sản, nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp, đồng thời chống lãng phí gây thất thoát tài sản và nguồn vốn nhằm mang lại lợi ích cho Công ty và xã hội.

- Trong công tác kinh doanh tạo ra được nguồn hàng có lợi thế hơn, xây dựng thị trường bán buôn, bán lẻ vững chắc và ổn định Khai thác lợi thế là trung tâm phân phối nguồn hàng chính cho các công ty trong ngành ở khu vực đồng bằng sông cửu long Đẩy nhanh tốc độ phát triển các điểm bán lẻ mới, hệ thống đại lý Tổ chức kinh doanh có hiệu quả nhằm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, tăng thêm phần đóng góp vào ngân sách nhà nước, góp phần vào công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long nói riêng và đất nước nói chung

3.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty

HỆ THỐNG CHXD TRỰC THUỘC CTY

PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

PHÒNG THANH TRA BẢO VỆ

CHI NHÁNH

XĂNG DẦU

SÓC TRĂNG

CHI NHÁNH XĂNG DẦU BẠC LIÊU

CHI NHÁNH XĂNG DẦU HẬU GIANG

P GIÁM ĐỐC KINH DOANH

P GIÁM ĐỐC

KỸ THUẬT

TỔNG KHO XĂNG DẦU MIỀN TÂY

HỆ THỐNG CHXD TRỰC THUỘC CHI NHÁNH

HỆ THỐNG CHXD TRỰC THUỘC CHI NHÁNH

Bố trí nhân sự

Tổng số cán bộ công nhân viên tại văn phòng Công ty là: 94 người

Trong đó:

- Ban lãnh đạo: 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc

- Phòng kinh doanh: 27 người

- Phòng kế toán: 15 người

- Phòng kỹ thuật: 18 người

- Phòng tổ chức hành chính: 21 người

- Phòng thanh tra pháp chế: 10 người

3.2 KHÁI QUÁT CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ

3.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Đối với các chi nhánh ở các tỉnh thì thì tổ chức kế toán độc lập với Công ty

Sơ đồ bộ máy kế toán

3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận

Bộ phận 1: Kế toán thanh toán (tiền mặt - ngân hàng).

- Kiểm tra tính chính xác, hợp lý và hợp lệ của các chứng từ thanh toán để lập phiếu thu chi theo đúng chế độ của Nhà nước

Kế toán XDCB sửa chữa lớn

Kế toán kho hàng

Kế toán chi phí thanh toán nội bộ

Kho quỹ

Tổ vi tính

- Viết phiếu thu chi quỹ tiền mặt, cuối ngày in sổ chi tiết đối chiếu xác nhận với thủ quỹ Kiểm kê định kỳ 6 tháng và cuối năm, kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu của lãnh đạo.

- Theo dõi thanh toán các khoản chi tiêu theo đúng chế độ và định mức chi phí tài chính tại văn phòng Cty

- Cập nhật các chứng từ ngân hàng đảm bảo yêu cầu kịp thời, chính xác, chi tiết, cuối ngày in sổ chi tiết đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, cuối năm tiến hành kiểm kê có xác nhận của ngân hàng Cuối tháng tiến hành đối chiếu tiền chuyển

về Tcty, đặc biệt lưu ý các khoản tiền đang chuyển Mọi khoản thanh toán qua tài khoản tiền gửi ngân hàng phải có bản đề nghị của bộ phận nghiệp vụ liên quan được lãnh đạo ký duyệt mới được lập uỷ nhiệm chi chuyển trả khách hàng, nếu không có kế hoạch thanh toán khác thì toàn bộ số dư được chuyển trả cho Tổng công ty

Bộ phận 2: Kế toán công nợ (phải thu - phải trả - tạm ứng - khác).

- Kế toán công nợ phải trả người cung cấp : theo dõi công nợ người bán theo từng đối tượng, hoá đơn mua hàng hóa, dịch vụ Đối chiếu hàng nhập thực

tế với các điều khoản hợp đồng ký kết, theo dõi việc thanh toán với khách hàng Cuối tháng in bảng kê, sổ chi tiết và lập biên bản đối chiếu xác nhận của khách hàng

- Kế toán công nợ phải thu khách hàng : mở thẻ theo dõi công nợ người mua theo từng đối tượng, hoá đơn bán hàng và việc thanh toán của khách hàng, cửa hàng đảm bảo định mức theo hợp đồng ký kết (cả mức dư nợ và thời gian nợ); kiểm tra giá bán và sự phù hợp các nội dung ghi chép trên hoá đơn Mọi trường hợp bán nợ vượt định mức và khác giá theo quy định phải có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo Công ty mới được giải quyết Hàng tuần báo cáo nhanh tình hình công nợ cho trưởng phòng Cuối tháng in bảng kê và sổ chi tiết, lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng Tính lãi quá hạn thanh toán

- Kế toán công nợ tạm ứng: tạm ứng cho công việc theo nguyên tắc thanh toán lần trước mới được ứng lần sau; tạm ứng cá nhân chỉ giải quyết cho CNV có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, mức trừ tạm ứng không quá 30% thu nhập hàng tháng Theo dõi các khoản tạm ứng theo từng đối tượng, đối chiếu xác nhận vào thời điểm cuối năm

- Kế toán công nợ khác: Đôn đốc thu hồi kịp thời các khoản tiền phải thu, phải trả khác đến hạn thanh toán Theo dõi các khoản công nợ khác theo từng món, đối chiếu xác nhận vào thời điểm kiểm kê 0:00 giờ ngày 01/01 và 01/07.

Bộ phận 3: Kế toán XDCB, sửa chữa lớn.

- Thực hiện các quy định của Nhà nước, của ngành và công ty trong lĩnh vực đầu tư XDCB, sửa chữa lớn

- Phối hợp các phòng nghiệp vụ soạn thảo các hợp đồng kinh tế trong lĩnh vực XDCB, sửa chữa , biên bản nghiệm thu

- Kiểm tra khối lượng, giá dự toán và quyết toán công trình

- Tổng hợp quyết toán công trình

- Lập các báo cáo đầu tư XDCB, sửa chữa lớn theo quy định của ngành

Bộ phận 4: Kế toán kho hàng (hàng hoá nguyên vật liệu CCDC

-TSCĐ)

- Cập nhật trên máy tính phần thực nhập - xuất của chứng từ Đối với hàng nhập phải kiểm tra đối chiếu giữa hoá đơn mua hàng với các điều khoản của hợp đồng ký kết Đối với hàng xuất phải kiểm tra đối chiếu phương thức xuất, giá xuất, mã khách của từng hoá đơn đảm bảo đúng quy định

- Đối chiếu lượng nhập - xuất - tồn trên máy với báo cáo của các kho, cửa hàng

- Kiểm tra và quyết toán định mức hao hụt các công đoạn nhập xuất của Cty

và các kho, cửa hàng

- Lập báo cáo nhập - xuất - tồn tại văn phòng công ty (theo từng nguồn, từng đơn vị) Lập báo cáo tiêu thụ, tờ khai phí xăng dầu theo quy định

- Lập báo cáo kiểm kê tồn kho

- Kế toán tài sản cố định : Hạch toán kết chuyển chi phí đầu tư, tăng giảm tài sản; tính và trích khấu hao tài sản, cập nhật thẻ vào máy tính, lập hồ sơ thanh

lý tài sản Lập báo cáo kiểm kê TSCĐ

Bộ phận 5: Kế toán chi phí - thanh toán nội bộ.

- Kế toán chi phí : mở sổ theo dõi chi tiết các khoản chi phí phát sinh (chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí trả trước, chi phí phải trả, chi phí khác) theo từng đối tượng, loại hình hoạt động và khoản mục chi phí; kiểm tra nội dung ghi chép và hạch toán của từng khoản mục chi phí; cuối tháng tập hợp và lập bảng

phân bổ chi phí chung cho các loại hình SXKD theo tiêu thức doanh thu thuần Lập báo cáo phân tích chi phí và tính giá thành (định kỳ, đột xuất) phục vụ việc điều hành của lãnh đạo công ty.

- Kế toán thanh toán nội bộ (công ty, ngành, tạm ứng): căn cứ giấy báo nợ (có) và tài liệu kế toán liên quan; tiến hành kiểm tra tính chính xác, hợp lý và hợp

lệ của hồ sơ thanh toán; trình lãnh đạo phê duyệt nội dung thanh toán để lập chứng từ thanh toán bù trừ công nợ

- Kế toán các hoạt động khác (cung cấp dịch vụ, các khoản đầu tư, thuê và cho thuê tài sản hoạt động, nhượng bán tài sản ) phối hợp các phòng nghiệp vụ soạn thảo và trình ký các hợp đồng kinh tế, lập hóa đơn và tiến hành hạch toán doanh thu hoạt động dịch vụ, lập đề nghị thanh toán các khoản chi phí phải trả đến hạn

- Giúp Kế toán trưởng khảo sát giá cả thị trường trong việc mua sắm tài sản

và vật tư

Bộ phận 6: Kho quỹ

- Chịu trách nhiệm quản lý đảm bảo an toàn số lượng tiền mặt, cổ phiếu, trái phiếu, tín phiếu trong quỹ; cũng như trong quá trình thu, vận chuyển và nộp tiền vào ngân hàng

- Thực hiện việc thu nộp, chi trả tiền mặt cho các đối tượng có liên quan căn

cứ vào phiếu thu chi đã được ký duyệt; vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển giao lại chứng từ và tiến hành kiểm tra đối chiếu tồn quỹ với kế toán thanh toán Phối hợp với kế toán thanh toán kiểm kê tiền mặt theo quy định (định kỳ hoặc đột xuất) Chỉ được xuất quỹ tiền mặt nộp ngân hàng khi đã có phiếu chi được ký duyệt Chỉ được để tồn quỹ đủ chi theo kế hoạch khi có sự chỉ đạo của lãnh đạo phòng

Bộ phận 7: Vi tính

Hoàn thành các chương trình ứng dụng tin học trong quản lý kinh doanh tại đơn vị khi có yêu cầu của các phòng nghiệp vụ

Bảo quản hệ thống máy tính, có kế hoạch đề xuất ý kiến về việc đầu tư trang

bị máy tính phù hợp và hiệu quả

3.2.3 Hệ thống sổ kế toán

- Ngày 29/11/2002 Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã có quyết định số 480/XD-QĐ-HĐQT ban hành “Chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam” áp dụng tại Tổng công ty các đơn vị thành viên của Tổng công ty trong đó có Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ “Chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam” là phù hợp với các quy định hiện hành về chế độ kế toán của nhà nước và yêu cầu quản lý của ngành xăng dầu và đã được Bộ Tài chính chấp thuận tại công văn số 7108TC/CĐKT ngày 27/06/2002.

3.2.4 Hệ thống thông tin kế toán

a Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán:

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo hệ thống tài khoản kế toán được ban hành kèm theo “Chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam” hệ thống tài khoản này phù hợp với các quy định hiện hành về chế độ

kế toán của nhà nước và yêu cầu quản lý của ngành xăng dầu và đã được Bộ Tài chính chấp thuận tại công văn số 7108TC/CĐKT ngày 27/06/2002

b Tổ chức sử dụng hệ thống báo cáo kế toán:

Công ty sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo báo cáo của Bộ Tài Chính

c Các phương pháp kế toán cơ bản tại Công ty

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

BÁO CÁO NHANH

SÔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP

SỔ

KẾ TOÁN CHI TIẾT

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

PHIẾU KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GỐC

MẠNG MÁY TÍNH CÔNG TY – CHƯƠNG TRÌNH PBM

- Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = giá trị hàng tồn khô đầu kỳ + giá trị hàng nhập - giá trị hàng xuất.

- Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: sử dụng thẻ kho và thẻ bể

- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) để tính giá trị hàng xuất kho

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Công ty nộp thuế GTGT theo quy định của nhà nước, sử dụng hoá đơn tự in theo mẫu đã được cục thuế

TP Cần Thơ cho phép Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Thuế GTGT = Thuế GTGT đầu ra - thuế GTGT đầu vào

- Tổ chức các phương tiện công nghệ thông tin phục vụ cho công tác kế toán: Công ty đã trang bị cho phòng kế toán phần mềm của ngành xăng dầu -Petrolimex (PBM -Petrolimex Business Management) và các phần mềm phục vụ văn phòng (Microsoft Office)

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: VNĐ

- Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

3.3 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XĂNG DẦU HIỆN NAY CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ

Công ty đã có mạng lưới bán lẻ rộng khắp gồm 37 cửa hàng trực thuộc và hơn 140 đại lý, tổng đại lý trên địa bàn Thành phố Cần Thơ và ba khu vực: Hậu Giang, Sóc Trăng, Bạc Liêu

Hiện nay Công ty đang kinh doanh các mặt hàng:

- Các mặt hàng xăng:

+ Xăng Mogas 90 không chì + Xăng Mogas 92 không chì + Xăng Mogas 95 không chì

- Dầu diesel (D.O), dầu hỏa (K.O), Mazut (F.O)

- Dầu mỡ nhờn:

+ Dầu nhờn truyền thống+ Dầu nhờn động cơ.

+ Dầu nhờn công nghiệp+ Mỡ máy

- Ngoài ra còn có mặt hàng gas và phụ kiện Nguồn hàng kinh doanh của Công ty chủ yếu được nhập trực tiếp từ tàu ngoại và từ nội bộ ngành (từ Công ty xăng dầu khu vực II)

Thị trường tiêu thụ của Công ty hiện nay khá rộng lớn Với việc hoàn thành và đưa vào sử dụng Tổng kho xăng dầu Miền Tây với sức chứa 105.000

m3- tấn, 01 cầu cảng có thể tiếp nhận tàu biển nước ngoài có trọng tải 15.000 DWT và 01 cầu cảng xuất tiếp nhận tàu có trọng tải 1.000 DWT đã giúp cho Công ty xăng dầu Tây Nam bộ trở thành một Công ty đầu mối tại khu vực Đồng bằng sông Cửu Long đảm bảo nguồn hàng cho các Công ty trong ngành tại các địa bàn: An Giang, Kiên Giang, Vĩnh Long, Đồng Tháp, Cà Mau, Trà Vinh Song song với việc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và chính trị tại địa bàn trong nước, Công ty còn thực hiện họat động kinh doanh tái xuất sang thị trường Campuchia và cung ứng xăng dầu cho các tàu biển ra vào các cảng trong khu vực Thêm vào đó Công ty còn đảm đương nhiệm vụ dự trữ 15.500 m3- Tấn xăng dầu cho nguồn dự trữ quốc gia

Năm 2007, Công ty đạt tổng sản lượng 637.000 m3- tấn, tăng 15% so với năm 2006 Đạt được sản lượng khá cao như vậy do 2 nguyên nhân chính là nhu cầu xã hội tăng cao và công ty xây dựng thêm một số cửa hàng Sản lượng bán tái xuất tăng nhiều so với năm 2006, tuy nhiên phương thức tái xuất trực tiếp còn

bị gián đoạn và phương thức mua bán phía khách hàng yêu cầu với cơ chế hiện hành cua Tổng công ty chưa trùng hợp được với nhau

Hoạt động của Tổng kho Xăng dầu Miền Tầy đã có những hiệu chỉnh tích cực nên đã giảm bớt nhiều những vấn đề khúc mắc trong việc xuất nhập hàng hóa, góp phần củng cố mối quan hệ với khách hàng Trong năm 2007, Tổng kho

đã tiếp nhận an toàn 123 chuyến tàu, gồm 36 chuyến tàu ngoại và 87 chuyến tàu nội với tổng lượng hàng nhập 346.000 m3 và tổng lượng hàng xuất là 351.000m3

Các chi nhánh trực thuộc cũng đã tích cực tìm kiếm phát triển thêm mạng lưới của mình vào năm 2007 Tùy điều kiện cụ thể, từng chi nhánh đã xây dựng

và áp dụng một số chính sách khách hàng, chính sách nội bộ với mục tiêu thúc đây sản lượng bán Bên cạnh đó, những yếu tố khách quan như: khan hiếm nguồn hàng, tăng giá bán cũng góp phần làm sản lượng của chi nhánh tăng so với năm

2006 Công tác đầu tư cơ sở vật chất, tổ chức – cán bộ thực hiện tương đối tốt

3.4 NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN HIỆN NAY VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ

3.4.1 Thuận lợi

Uy tín của Công ty ở khu vực cùng danh tiếng lâu đời của Petrolimex Công ty được thành lập ngay sau ngày Miền nam giải phóng, điều này đã tạo nên nét văn hóa riêng trong kinh doanh của Công ty nói riêng và của Petrolimex nói chung tại khu vực Đồng bằng sông Cửu Long Là thành viên của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam – Doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xăng dầu lớn nhất Việt Nam nên nguồn hàng luôn được đảm bảo về số lượng và chất lượng

-Công ty nằm ở trung tâm thành phố Cần thơ là trung tâm của đồng bằng sông Cửu Long nên rất thuận lợi cho quan hên giao dịch mua bán xăng dầu Về mặt cơ sở vật chất kỹ thuật, Tổng kho Miền Tây là một kho xăng dầu lớn và hiện đại nhất tại khu vực và rất thuận lợi cho việc vận chuyển đường thủy cũng như đường bộ

Bên cạnh đó, Công ty còn có đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, lao động lành nghề được đào tạo chuyên sâu, có tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc xem lợi ích Công ty gắn liền với lợi ích cá nhân Hơn nữa, Công ty đã thiết lập được hệ thống cửa hàng bán lẻ được trải rộng khắp các địa bàn ở khu vực phía Nam Các cửa hàng được trang bị nhiều cột bơm mới, hiện đại, chính xác và an toàn

3.4.2 Khó khăn

Thị trường xăng dầu Thế giới diễn biến phức tạp gây nên những khó khăn trong việc đảm bảo nguồn của Tổng công ty và làm phát sinh những biến động lớn về giá cả Các khách hàng công nghiệp đẩy mạnh xu hướng thử nghiệm, triển