Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô.docx

Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô

Chuyên đề tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi cácnhà quản lý doanh nghiệp phải vận dụng linh hoạt các phương pháp quản lý,các biện pháp kinh tế để doanh nghiệp có được kết quả hoạt động cao nhất.Một trong những biện pháp kinh tế được sử dụng là tiền lương, tiền thưởngvà các khoản phúc lợi xã hội cho người lao động nhằm khuyến khích họhăng hái lao động Phần lớn các hoạt động sản xuất kinh doanh của conngười đều vì lợi ích kinh tế Do vậy việc gắn liền tiền lương với hiệu quả sảnxuất kinh doanh đến việc nâng cao mức sống, ổn định và phát triển trên cơsở kinh tế là những vấn đề kinh tế không thể tách rời.

Trong giai đoạn hiện nay, khi Nhà nước thực hiện nền kinh tế hànghoá nhiều thành phần thì đã có một sự cách biệt rất lớn về mức tiền lương vàcác khoản phúc lợi của người lao động trong các doanh nghiệp thuộc từngloại hình kinh tế Việc đảm bảo lợi ích cá nhân người lao động là một độnglực cơ bản khuyến khích sự phấn đấu nỗ lực, sáng tạo trong sản xuất kinhdoanh Tuy nhiên tiền lương chỉ thực sự phát huy tác dụng của nó khi cáchình thức trả lương được áp dụng phù hợp, sát thực với tình hình thực tế củađơn vị sản xuất kinh doanh, đúng nguyên tắc quy định của nhà nước và khảnăng cống hiến của mỗi người.

Hạch toán kế toán với chức năng và nhiệm vụ của nó là một công cụđắc lực của quản lý, cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho quản lý,góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng và bảo toàn vốn cho doanh nghiệp.

Qua quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công tyTNHH XNK Nam Đô, để có được sự hiểu biết tổng quát về công tác kế toántrong doanh nghiệp và sử dụng công cụ này trong việc điều hành quản lý sảnxuất kinh doanh, bằng cách kết hợp giữa lý thuyết thu được ở nhà trường với

thực tế trong thời gian thực tập tôi đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp "Hoàn

Nguyễn Quỳnh Liên - Kế toán K35 45

thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công tyTNHH XNK Nam Đô".

Kết cấu của chuyên đề ngoài phần mở đầu và kết luận gồm 3 phần:

Phần I: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô

Phần II: Quy trình tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Phần III: Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô

PHẦN I

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢNTRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU

NAM ĐÔCHƯƠNG I

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Trong bối cảnh chung của một nền kinh tế đã mở cửa, thị trường thiếtbị y tế cũng có những biến đổi không ngừng Nhu cầu về khám, chuẩn đoán,điều trị chăm sóc của nhân dân rất cao trong khi đó điều kiện sản xuất trongnước còn hạn chế Vì vậy việc nhập khẩu thiết bị y tế trở thành một việc hếtsức cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng trong nước, nâng cao chất lư-ợng khám chữa bệnh cho mọi người Công ty XNK Nam Đô tiền thân làcông ty TNHH Dược phẩm Hàng Châu có trụ sở tại số nhà 17 Ngõ 18 Đư-ờng Nguyên Hồng, quận Đống Đa, Hà Nội được thành lập theo giấy phép số2412/ GP-UB do UBND thành phố Hà Nội cấp ngày 20/04/1996 và giấyphép kinh doanh số 054045 do Uỷ ban kế hoạch thành phố Hà Nội cấp ngày26/04/1996, là đơn vị thứ hai trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị y tế được SởY tế cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thiết bị y tế ngày15/08/2001 Công ty thành lập với số vốn điều lệ ban đầu là 500.000.000VNĐ với ngành nghề kinh doanh chính là chuyên phân phối, xuất nhậpkhẩu, bán buôn, bán lẻ thiết bị, máy móc, dụng cụ y tế, các loại thuốc chữabệnh thông thường.

Công ty có một cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại số 2 Phương Mai, HàNội.

3

Năm 2000 để mở rộng và phát triển thị trường, công ty đã thành lậpmột văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh để giao dịch với kháchhàng miền Nam

Chỉ với 4 người và doanh thu đạt chưa đến 1 tỷ đồng/ năm lúc mớithành lập, đến nay công ty đã có đội ngũ cán bộ công nhân viên là 200 ngườivà doanh thu đạt 20 tỷ đồng/năm, các mặt hàng của Công ty ngày càngphong phú, đa dạng, phần nào đã đáp ứng được nhu cầu của thị trường.

Sau 6 năm hoạt động do nhu cầu thực tế công ty XNK Nam Đô dựatrên những cơ sở kinh doanh ban đầu được tách ra thành lập với ngành nghềkinh doanh mở rộng hơn Không chỉ dừng ở việc nhập khẩu và cung cấp cácloại thiết bị y tế mà công ty XNK Nam Đô còn nhập khẩu thêm các thiết bịcông nghiệp dân dụng, thiết bị khoa học công nghệ Ngoài ra công ty còn sảnxuất và mua bán hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng tronglĩnh vực gia dụng và y tế Công ty được thành lập theo giấy phép thành lậpvà giấy phép kinh doanh số 0102006082 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thànhphố Hà Nội cấp ngày 08/ 09/ 2002, số vốn điều lệ là 1.000.000.000 VNĐ.

Sau ba năm hoạt động và phát triển không ngừng công ty đã tăng vốnđiều lệ lên 3.000.000.000 VNĐ và không ngừng mở rộng lĩnh vực hoạt động.Đó là đầu tư kinh doanh đường giao thông, cầu phà, đường thuỷ, đường sắt

Cũng trong năm 2005 công ty mở thêm 1 văn phòng đại diện tại ĐàNẵng.

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh.

a Tổ chức bộ máy quản lý

Với lĩnh vực hoạt động chủ yếu là nhập khẩu các loại trang thiết bị ytế của các nước trên thế giới đáp ứng nhu cầu trên toàn quốc vì vậy mà thịtrường hoạt động của công ty rất rộng, trải khắp các tỉnh thành, huyện, xãtrong cả ba miền Tuy lĩnh vực thiết bị y tế là một thị trường tương đối tiềmnăng, nhu cầu lớn nhưng cũng không tránh được sự cạnh tranh gay gắt giữa

P.KỸ THUẬTP.KINHP.KẾ TOÁNP.MAKETINGDOANH P.XUẤT NHẬP KHẨU P.DỰ ÁN

CácVPDD Cửa hàng GTSP

GIÁM éỐC

các công ty nhập khẩu trong cùng lĩnh vực Đó là chưa kể đến các đơn vị sảnxuất trang thiết bị y tế trong nước, các văn phòng đại diện của các hãng sảnxuất trên thế giới trực tiếp vào cung cấp thiết bị cho thị trường Việt Nam.

Để điều hành và hoàn thành công tác kinh doanh, bộ máy quản lý củacông ty được tổ chức rất chặt chẽ, khoa học giúp cho lãnh đạo công ty có thểnắm bắt thông tin kịp thời và đưa ra các quyết định kinh doanh một cáchchính xác, đúng đắn.

Với hơn 200 nhân viên, tổ chức bộ máy quản lý của công ty gồm:Giám đốc và các phòng chức năng.

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty.

b Chức năng của giám đốc và các phòng chức năng

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty là tổng hợp các bộ phận lao độngquản lý khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, có quyền hạn, tráchnhiệm nhất định được bố trí làm việc ở các khâu khác nhau nhằm đảm bảochức năng quản lý và phục vụ mục đích chung của Công ty.

- Giám đốc: Phụ trách chung, là người đại diện pháp nhân của công ty,người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh củacông ty sao cho hiệu quả.

5

- Phòng kế toán: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu tráchnhiệm hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theođúng qui định của nhà nước, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các bộ phậntrong Công ty trong việc hoàn tất chứng từ kế toán, phân tích các hoạtđộng tài chính của doanh nghiệp, kịp thời báo cáo Giám đốc, Phòngkinh doanh để hoạt động chung của công ty được hiệu quả hơn.

- Phòng Kinh doanh: giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm với tấtcả những công việc liên quan đến tiêu thụ hàng hoá, quản lý cửa hànggiới thiệu sản phẩm và văn phòng đại diện của công ty.

+ Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phòngkinh doanh của công ty, thực hiện việc kinh doanh có hiệu quả, là nơicung cấp cho phòng kinh doanh những diễn biến của thị trường đểphòng có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp.

+ Văn phòng đại diện: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng kinhdoanh của công ty, là nơi cung cấp hàng hoá theo vùng địa lý.

- Phòng Xuất nhập khẩu: chịu trách nhiệm toàn bộ các nghiệp vụ liênquan đến việc nhập xuất hàng hoá.

- Phòng Kỹ thuật: Đảm bảo chất lượng hàng hoá, theo dõi việc sửa chữahàng hoá, tiến hành bảo hành, bảo trì, lắp đặt, chạy thử, hướng dẫn sửdụng máy cho khách hàng.

- Phòng Dự án: chịu trách nhiệm các công việc thực hiện dự án cungcấp thiết bị cho các địa phương.

- Phòng Marketing: nghiên cứu phát triển thị trường, xây dựng và thựchiện các chiến lược quảng cáo, tổ chức tham gia các đợt triển lãm giớithiệu sản phẩm.

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty TNHHXuất Nhập Khẩu Nam Đô

a Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toántrong Công ty do bộ máy kế toán đảm nhiệm Quan hệ giữa các lao độngtrong bộ máy kế toán được tổ chức theo kiểu trực tuyến Bộ máy kế toántrong Công ty hoạt động theo phương pháp trực tiếp, kế toán trưởng trực tiếpđiều hành các nhân viên trong phòng kế toán không thông qua khâu trunggian nhận lệnh Với cách tổ chức bộ máy kế toán này, mối quan hệ trong bộmáy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty theo kiểu kế toán tậptrung Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán đểthực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Phòng kếtoán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tintrên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị.

Để phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, Công ty tổ chức hìnhthức kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ

Tại phòng kế toán Công ty thực hiện việc ghi sổ kế toán tổng hợp vàsổ kế toán chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở tất cả các đơn vị,bộ phận công ty Cuối mỗi tháng, quí, năm kế toán trưởng tiến hành lập báocáo tài chính toàn công ty.

Để thực hiện đầy đủ, toàn diện các nhiệm vụ và để đảm bảo sự lãnhđạo thống nhất, tập trung của kế toán trưởng, đồng thời đảm bảo sự chuyênmôn hoá của cán bộ kế toán và căn cứ và đặc điểm tổ chức kinh doanh, quảnlý của Công ty mà bộ máy kế toán gồm 4 người, đều có trình độ đại học,được phân công công việc như sau:

- Kế toán trưởng là người điều hành phòng kế toán tài vụ với chức

năng là phụ trách chung toàn bộ các khâu công việc của phòng thực thi theođúng quy định, chính sách của Nhà nước Kế toán trưởng còn giúp giám đốcký kết các hợp đồng kinh tế, cung cấp thông tin kế toán và phân tích hoạt

7

Kế toán trưởng

Thủ quỹ - Kế toán ngân hàngKế toán thanh toán- Lương

Kế toán tổng hợp

động kinh tế để đề ra các quyết định kinh tế đồng thời chịu trách nhiệm trướcgiám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính, làm kế toán tài sản cố định.

- Thủ qũy kiêm kế toán ngân hàng làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản

lý việc thu, chi, lập báo cáo qũy, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định vàchịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công việc của mình, giao dịch vớingân hàng.

- Kế toán tổng hợp theo dõi việc xuất nhập hàng hoá, cuối tháng tập

hợp các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính,cuối mỗi quý lập bảng cân đối kế toán.

- Kế toán thanh toán kiêm kế toán lương và BHXH: theo dõi các

khoản thu, chi tiền mặt, trích lập và sử dụng quỹ lương, thưởng, phụ cấp vàcác khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, theo dõi các khoản phảithu, phải trả khách hàng.

Sơ đồ 4 : Sơ đồ bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty

b Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán và các vấn đề khác về công tác kế toán

Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting với phiênbản Fast 2000 hoạt động trong môi trường Microsoft Visual Fox 6.0.Sổ sách của công ty được tổ chức theo hình thức chứng từ ghi sổ vàhạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Toàn bộ công việc kế toán được chia làm 3 bước chính:- Lập và luân chuyển chứng từ

- Cập nhật số liệu vào máy, thực hiện các bút toán kết chuyển.

- Số liệu sẽ được đưa vào các sổ tương ứng Máy sẽ thực hiện các búttoán tổng hợp và đưa vào các sổ kế toán.

Sơ đồ1.3: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại côngty

9

Error: Reference source not found

Theo cách phân loại dựa vào chức năng lao động trong quá trình sảnxuất kinh doanh thì lao động trong Công ty được chia làm 2 loại:

- Lao động thực hiện chức năng bán hàng: là những lao động tham giahoạt động tiêu thụ hàng hoá Nhóm lao động này chiếm 55% tổng sốlao động toàn Công ty và chiếm tỷ trọng 50% tổng quỹ tiền lương.

- Lao động thực hiện chức năng quản lý: là những lao động tham gia

hoạt động quản trị kinh doanh, quản lý hành chính của công ty

II.Hình thức trả lương và chế độ tiền lương đang áp dụng tạiCông ty TNHH XNK Nam Đô

1 Các hình thức trả lương

Do lao động của Công ty bao gồm nhiều loại nên việc trả lương chocông nhân viên cũng được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau Hiệnnay Công ty đang áp dụng 2 hình thức trả lương: trả lương theo sản phẩm vàtrả lương theo thời gian

* Trả lương theo sản phẩm.

Hình thức trả lương theo sản phẩm áp dụng cho nhân viên thời vụ.Lương sẽ được tính cho từng sản phẩm dựa vào số lượng sản phẩm được sảnxuất ra hàng tháng sau đó căn cứ vào cấp bậc và số ngày làm việc thực tế củatừng công nhân tính ra số tiền lương trả cho từng nhân viên.

TL = DL x ĐG

CBCV x 1000 x Ctt DL =

22

TLSP1máy ĐG =

TDL1máy

TLSP1máy = DGL1sp x  SP x HS

11

MTLCB DGL1sp =

Mw

TL: Tiền lương một công nhânDL: Điểm lương

ĐG: Đơn giá một điểm lương

CBCV: cấp bậc công việc (CBCV = Bậc lương x 210)Ctt: Công thực tế

TLSP1 máy :Tiền lương sản phẩm một máyTDL1 máy :Tổng điểm lương một máyDGL1sp : Đơn giá lương một sản phẩm

sp : Số sản phẩm thực tế sản xuất được trong tháng của một máy.HS : Hệ số Công ty

 MTLCB :Tổng lương cấp bậc của lao động định biên một ngày.Mw : Năng suất định biên.

- Tổng số tiền lương cấp bậc của lao động định một ngày là tổng số tiềnlương một ngày công của toàn bộ công nhân phụ trách một máy.

- Năng suất định biên là số sản phẩm định mức của một máy.

- Tổng điểm lương của một máy là số điểm lương cấp bậc của toàn bộ sốcông nhân phụ trách 1 máy.

* Trả lương theo thời gian.

Căn cứ vào mức lương cơ bản là 290.000/ người/ tháng số ngày làm việcthực tế trong tháng vào hệ số lương của từng người được thể hiện trên bảngtính công để làm cơ sở cho việc tính lương tháng

Ngoài việc chi trả lương chính để khuyến khích cán bộ công nhân viênhăng say làm việc công ty cho thêm phụ cấp tiền ăn trưa đối với Ban giámđốc là 3.000 đồng/ người, đối với các phòng ban khác và công nhân viêntrong công ty là 2.500 đồng/ người

VD Bảng chấm công và thanh toán tiền lương tháng 5/2006 của Ban giám đốc.Ông Nguyễn Ngọc Riệc - giám đốc

Số công : 23 ngày Hệ số lương: 5,26

Phụ cấp ăn trưa: 3.000 đ/bữa

Như vậy lương tháng 05/2006 của ông Riệc sẽ được thanh toán như sau:Lương tháng = 290.000 x 5 x 23 = 1.594.736

13

Đối với nghỉ phép, số ngày được nghỉ của nhân viên được tính tăng dần cùngvới số năm công tác tại Công ty.

Thời gian làm việc thấp hơn 5 năm: Được nghỉ theo tiêu chuẩn 12ngày/năm.

Thời gian làm việc 5 năm đến 10 năm: Được nghỉ thêm 1 ngày.Thời gian làm việc từ 10 năm đến 15 năm: Được nghỉ thêm 2 ngày.Thời gian làm việc từ 15 năm đến 20 năm: Được nghỉ thêm 3 ngày.Thời gian làm việc từ 20 đến 25 năm: Được nghỉ thêm 4 ngày.Thời gian làm việc từ 25 đến 30 năm: Được nghỉ thêm 5 ngày.Thời gian làm việc từ 30 đến 35 năm: Được nghỉ thêm 6 ngày BLx290.000xSNNP

Phạt: Cán bộ vi phạm quy trình công nghệ, quy trình vận hành máy,nội quy an toàn công nhân gây ra tai nạn lao động, vi phạm nội quy củaCông ty thì bị phạt.

Để đảm bảo cho việc trả lương trên, Công ty hình thành quỹ tiềnlương, Quỹ tiền lương của Công ty được xác định để chi cho toàn bộ tiền

lương cán bộ, công nhân viên của Công ty có tiền lương trả theo thời gian,tiền lương trả theo sản phẩm, tiền lương nghỉ phép, đi học… Các loại phụcấp trách nhiệm, phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp độc hại…

Quỹ lương = Hệ số quy đổi x Số lượng x Đơn giá sản phẩm + Qbsthực hiện sản phẩm tiêu thụ

Đơn giá sản phẩm quy đổi được quy định tuỳ theo đơn đặt hàng về sốlượng, chủng loại, kích thước.

Qbs Quỹ lương bổ sung bao gồm: tiền lương nghỉ phép, họp, nghỉ lễ, nghỉtheo chế độ lao động nữ.

Công ty còn có quỹ lương cơ bản, là tổng số tiền lương cấp bậc chứcvụ của toàn bộ cán bộ công nhân của Công ty Đây sẽ là căn cứ để tính ra cáckhoản BHXH, BHYT.

 Quỹ BHXH: Được hình thành từ 2 nguồn.

Công ty trích vào chi phí 15% tiền lương cơ bản của người lao động.Người lao động đóng góp 5% tiền lương cơ bản của mình.

Nếu công nhân viên có số năm công tác tại Công ty nhỏ hơn 15 năm thì sốngày nghỉ hưởng BHXH là 40 ngày/năm.

Nếu số năm công tác lớn hơn 30 năm được hưởng 60 ngày/năm BL x 290.000 x NN

Mức BHXH = x 75% 22

BL: Bậc lươngNN: Số ngày nghỉ

Ngày lễ tết không tính BHXH, công nhân mắc bệnh hiểm nghèo (một trong13 bệnh do Bộ Y tế quy định) được nghỉ 180 ngày/năm với mức lương trợcấp 75% Ngoài 180 ngày công nhân được hưởng 65%.

 Quỹ BHYT:

15

Công ty trích 2% tiền lương cơ bản của người lao động, tính vào chi phí sảnxuất kinh doanh.

Người lao động nộp 1% tiền lương cơ bản của mình. Quỹ KPCĐ.

Công ty trích 2% tiền lương thực chi của toàn Công ty.

III Phương pháp tính trả BHXH tại Công ty TNHH XNK Nam Đô

Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ bảo hiểm như sau:

* Đối với trường hợp nghỉ ốm:

Khi cán bộ công nhân viên của Công ty bị ốm thì được đi khám bệnhtheo chế độ BHYT và khi nằm viện thì được thanh toán BHXH.

Thời gian tối đa được hưởng chế độ trợ cấp ốm đau như sau:- 30 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH dưới 15 năm

- 40 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH từ 15 năm đến dưới 30năm.

- 50 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH trên 30 năm

Nếu cán bộ công nhân viên có con nhỏ bị ốm thì được nghỉ để chămsóc con ốm Thời gian tối đa được hưởng chế độ trợ cấp chăm sóc con ốmnhư sau:

- 20 ngày trong 1 năm đối với con dưới 2 tuổi

- 15 ngày trong 1 năm đối với con từ 2 tuổi đến dưới 3 tuổi

Mức trợ cấp ốm đau, nghỉ việc để chăm sóc con ốm hoặc thực hiệncác biện pháp thực hiện kế hoạch hoá gia đình bằng 75% mức tiền lương làmcăn cứ đóng BHXH trước khi nghỉ việc.

* Đối với trường hợp nghỉ thai sản

Cán bộ công nhân viên nữ có thai khi sinh con thứ nhất, thứ hai khinghỉ việc được hưởng chế độ trợ cấp thai sản Thời gian nghỉ việc trước và

sau khi sinh là 4 tháng Mức trợ cấp thai sản trong thời gian nghỉ theo quyđịnh bằng 100% mức tiền lương đóng BHXH trước khi nghỉ Ngoài ra, khisinh con được hưởng trợ cấp một lần bằng một tháng đóng BHXH.

* Đối với trường hợp bị tai nạn lao động

Cán bộ công nhân viên bị tai nạn lao động được hưởng trợ cấp tuỳthuộc vào mức độ suy giảm khả năng lao động và được tính theo mức tiềnlương tối thiểu chung do chính phủ công bố.

IV Thực tế tổ chức hạch toán tiền lương tại công ty TNHH xuất nhậpkhẩu Nam Đô

1 Hạch toán chi tiết

Tại các phòng ban, các cán bộ có trách nhiệm theo dõi ghi chép sốlượng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép, nghỉ ốm vào bảng chấm công.Bảng chấm công được lập theo mẫu do Bộ Tài chính quy định và được treotại Phòng Kế toán, kế toán tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, côngnghỉ phép của từng người trong các phòng ban Dựa vào số công tổng hợpđược trừ vào số công tổng hợp được từ bảng chấm công, kế toán và thống kêphân xưởng tính lương cho từng người, từ đó lập bảng thanh toán lương.

 Hình thức trả lương theo sản phẩm.

Ngoài việc dựa vào bảng chấm công để tính lương, thống kê còn phảidựa vào tập hợp phiếu giao việc Số sản phẩm làm được của từng tổ được lậpriêng cho từng tổ và có chữ ký của người phụ trách.

Từ số liệu trong số sản lượng thống kê tính tiền lương sản phẩm từng tổ Từ bảng chấm công thống kê tính điểm lương từng tổ, sau đó chia lương cho từng lao động.

Trong thực tế, một công nhân không phải chỉ luôn luôn làm việc tạimột tổ mà có thể do yêu cầu của tổ khác nên người công nhân đó đến máykhác làm việc Người công nhân này sẽ được trả lương theo đơn giá điểmlương tại tổ vay công người đó và được tính theo số công cho vay Thống kê

17

tổng hợp công ở tổ và công cho vay (công khác) của từng công nhân hìnhthành nên bảng chia lương cho từng tổ.

Do việc thanh toán lương được chia làm 2 kỳ, nên giữa tháng thườngtiến hành thanh toán lương kỳ I Sau khi lập bảng lương kỳ I các phân xưởnggửi lên Phòng Kế toán để thanh toán Cuối tháng dựa vào bảng thanh toánlương kỳ I và bảng chia lương theo sản phẩm thống kê tính ra số lương kỳ IIrồi lập bảng thanh toán lương cho từng tổ, sau đó gửi lên Phòng Kế toán đểthanh toán.

 Đối với hình thức trả lương theo thời gian.

Từ số công ghi nhận được trong bảng chấm công phiếu giao việc, kếtoán tính ra số lương mà người lao động nhận được trong tháng sau đó căncứ vào bảng thanh toán lương kỳ I, kế toán lập bảng thanh toán lương chotừng phòng.

Bảng thanh toán lương cho các phân xưởng, phòng ban phải có xácnhận của trưởng phòng Sau khi đưa lên phòng tổ chức duyệt, Bảng thanhtoán lương được đưa về phòng kế toán để thực hiện.

2 Bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm xã hội được quản lý theo chế độ thực chi, thực thanh, saukhi trích 20% BHXH Công ty nộp cho cơ quan Bảo hiểm, trong quý Công tychỉ làm nhiệm vụ chi hộ Cuối quý tổng hợp phần chi BHXH, Công ty quyếttoán với cơ quan BHXH.

Chứng từ để thanh toán bảo hiểm:

Từ 1 đến 5 chứng từ do y tế Công ty cấp, đó là giấy chứng nhận đểthanh toán bảo hiểm.

Nếu nghỉ hơn 5 ngày phải có giấy chứng nhận của bệnh viện.

Chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị, chữ ký của y bác sĩ khámchữa bệnh sau đó được đưa lên Phòng Kế toán để thanh toán

Việc nghỉ hưởng BHXH phải là lý do chính đáng, Phòng Kế toán sẽdựa vào các chứng từ nghỉ hưởng BHXH xem xét giải quyết thanh toán ổn

thoả cho cán bộ công nhân viên trong Công ty Kế toán sẽ viết phiếu chi,người được hưởng BHXH cầm phiếu chi đến thủ quỹ nhận tiền

Tên sở Y tếY tế Công ty

Ban hành theo mẫu tại CV.Số 93 TC/CĐKT ngày 20/7/1995

Quyển sổ: 3

GIẤY CHỨNG NHẬN Số: 3

Nghỉ ốm hưởng BHXHHọ và tên : Nguyễn Văn Ninh, tuổi 22

Đơn vị công tác: Phòng kinh doanhLý do nghỉ việc: Cảm sốt

Số ngày cho nghỉ: 01

(Từ ngày 20/5/2006 đến ngày 21/5/2006)

Xác nhận của phụ trách đơn vị Ngày 20/5/2006Số ngày thực nghỉ 01 ngày Y bác sỹ khámPhần BHXH

Số sổ BHXH 1210

1 Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 01 ngày2 Lương tháng đóng BHXH 270.000 đồng3 Lương bình quân ngày 10.384,62 đồng4 Tỷ lệ % hưởng BHXH 7.700 đồng

5 Số tiền BHXH Ngày 21 tháng 5 năm 2006

Công ty TNHH XNK Nam Đô Ban hành theo QĐ số 1141 TC/ CĐKTQuyển sổ 37

Số: 24

PHIẾU CHI Nợ 3383

Số 60 Có 1111Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Ninh

Đơn vị: Phòng kinh doanhLý do chi: Thanh toán BHXH Sổ tiền: 7.700 đ

(Viết bằng chữ) Bảy nghìn bảy trăm đồng 19

Từ phiếu chi Kế toán vào sổ chi tiết BHXH

Đơn vị: Phòng kinh doanhLý do chi: Thanh toán BHXH Sổ tiền: 7.700 đ

(Viết bằng chữ) Bảy nghìn bảy trăm đồng

Từ phiếu chi Kế toán vào sổ chi tiết BHXH

SỔ CHI TIẾT BHXH

Tháng 05 năm 2006

chiNgày phát sinh

Số tiền

(đ) Tên người nhận Nội dung

Nguyễn Văn NinhTô Như Hiệu Nguyễn Đình Vũ

Thanh toán BHXHThanh toán BHXHThanh toán BHXH

Các chứng từ thanh toán BHXH của từng người được kế toán tập hợpriêng Cuối quý kế toán dựa vào số chứng từ đó lập bảng tổng hợp bảo hiểmxã hội và báo cáo chi chế độ trợ cấp ốm đau.

3 Kinh phí công đoàn

Kinh phí công đoàn được trích theo 2% lương thực chi cho người lao động.Với số kinh phí công đoàn đã trích đó Công ty nộp:

0,8% cho công đoàn ngành (Nộp KPCĐ ngành)0,2% cho công đoàn quận (Nộp KPCĐ quận)0,3% cho cấp trên (Nộp công đoàn phí)Còn lại 0,7% để lại cơ sở để chi tiêu

Sau mỗi quý, thống kê của từng phân xưởng thu công đoàn phí (1%trên tổng số lương thực lĩnh) trong đó nộp đoàn phí 0,35%, còn lại để phânxưởng chi tiêu (thăm hỏi ốm đau…) Phụ trách phân xưởng đem bảng thuđoàn phí phân xưởng cùng số tiền thu được nộp lên phòng kế toán

21

Khi trong Công ty có hoạt động liên quan đến công tác công đoàn cầnđến kinh phí Người lĩnh tiền phải làm giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghịphải có chữ ký của Ban thường vụ công đoàn, và người làm đơn, sau đó đưalên Phòng Kế toán, kế toán tiền mặt viết phiếu chi.

Công ty TNHH XNK Nam Đô M16/CĐ

PHIẾU THU

Số 13Kèm theo 01 chứng từ:

Họ tên người nộp: Quốc Bình – Phòng kế toánLý do thu: Thu công đoàn phí quý 1/2006Số tiền: 2.074.000đ

Số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu bảy mươi tư nghìn đồng

Kế toán trưởng Thủ quỹ

Người nộp Ngày 30 tháng 03 năm 2006 T M Ban thường vụ

Công ty TNHH XNK Nam Đô M16/CĐ

PHIẾU CHI

Số 26Kèm theo 01 chứng từ

Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn TrọngĐơn vị: Phòng XNK

Lý do chi: Mua đồ thăm hỏi người ốmSố tiền: 360.000đ

Số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm sáu mươi nghìn đồng

Ngày 20 tháng 05 năm 2006Kế toán Thủ quỹ TM ban thường vụ

23

Công ty sử dụng các hoá đơn, thẻ BHYT để mua thuốc men, dụng cụy tế, mua BHYT, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu chi liên quan đến công tácBHYT để mở sổ chi tiết (việc mở sổ chi tiết BHXH theo dõi tình hình chiBHYT).

Bảng thanh toán lương là chứng từ để kế toán ghi sổ Sau khi thanhtoán xong kế toán tập hợp các bảng thanh toán lương của từng bộ phận trongmỗi phòng ban, tính tổng các số liệu ở các bảng thanh toán lương đó, lậpbảng quyết toán lương cho từng phòng ban Nói cách khác, kế toán phải tínhđược tổng số tiền phụ cấp của nhân viên thống kê, số còn lại là phần lươngcủa nhân viên.

Qua số liệu bảng thanh toán lương từng phòng ban, bảng tổng hợp tiềnthưởng, kế toán ghi sổ chi lương Sổ chi lương được mở từng tháng trên mộttờ sổ nhằm theo dõi số tiền lương, thưởng, phụ cấp, các khoản trích nộp củacác phòng ban, toàn Công ty.

Ở bảng quyết toán lương, kế toán đã không đưa tiền chi ăn ca, độc hạivào bảng quyết toán lương mà chỉ trực tiếp bồi dưỡng ngay cho người laođộng nhằm tái sản xuất sức lao động và tính vào chi phí sản xuất chung.

Việc hạch toán lương liên quan đến nhiều kế toán phần hành như kếtoán tiền gửi ngân hàng, kế toán tiền mặt, kế toán tập hợp chi phí, giáthành… Do vậy các kế toán phần hành phải thường xuyên đối chiếu, so sánhvới nhau trong việc hạch toán Kế toán dựa vào bảng chi lương, lập các sổcái liên quan và lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ Công tyTNHH XNK Nam Đô áp dụng chia việc ghi sổ sách, chứng từ làm 3 kỳ; kỳ 1từ ngày 1 đến ngày 10, kỳ 2 từ 11 đến 20, kỳ 3 từ 21 đến hết tháng.

Đơn vị: Công ty TNHH XNK Nam Đô

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số 20

Ngày 2 tháng 5 năm 2006Đơn vị: 1.000đ.

Ngàytháng ghi

Chứng từ

Diễn giải

Số hiệu TKSố tiềnSố hiệu Ngày

Chi trả lương kỳ 2 T42006

Kèm 29 chứng từ gốc Ngày 2 tháng 5 năm 2006Người lập Kế toán trưởng

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Đơn vị: 1.000đ.Chứng từ ghi sổ

Số tiền

Sau khi kế toán lập chứng từ ghi sổ, và vào sổ đăng ký chứng từ ghisổ, tiếp tục lập sổ cái là tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hoá cácnghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế được quy định

25

trong hệ thống tài khoản kế toán nhằm kiểm tra sự biến động của từng loạivốn, nguồn vốn, nguồn kinh phí trong đơn vị.

PHẦN II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNGVÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

I Tổ chức hạch toán tiền lương

1 Hạch toán số lượng lao động

Số lượng lao động hiện có của doanh nghiệp được phản ánh trên sổsách bao gồm số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, theo công việcvà theo trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, số lao động dài hạn, số lao độngtạm thời, lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động thuộc lĩnh vực khác ngoàisản xuất.

Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tìnhhình biến động, tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động, trên cơsở đó làm căn cứ tính lương cho người lao động Hạch toán số lượng laođộng được phản ánh trên sổ “Danh sách lao động ” của doanh nghiệp, và củatừng bộ phận Sổ do phòng tổ chức lập theo mẫu quy định và được lập 2 bản:một bản do phòng kế toán quản lý, một bản do phòng lao động quản lý vàghi chép.

Căn cứ để ghi chép sổ lao động là các hợp đồng lao động, các quyếtđịnh cho thôi việc, chuyển công tác của các cấp thẩm quyền.

Khi nhận được chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghichép kịp thời đầy đủ vào sổ sách lao động toàn doanh nghiệp và chi tiết cácbộ phận Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động, phântích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp theo yêu cầu quảnlý cấp trên.

2 Hạch toán thời gian lao động

Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác thờigian lao động của từng người lao động, trên cơ sở đó tính tiền lương phải trảcho người lao động được chính xác Chứng từ hạch toán thời gian lao độngbao gồm “Bảng chấm công”, “Phiếu làm thêm giờ”, “Phiếu nghỉ hưởngBHXH ”.

Phiếu nghỉ hưởng BHXH dùng cho trường hợp ốm đau, thai sản, tainạn lao động Chứng từ này do y tế cơ quan (nếu được phép) hoặc do bệnhviện và được ghi vào bảng chấm công.

Bảng chấm công được lập hàng tháng làm việc, được theo dõi từngngày làm việc trong tháng của từng cá nhân, từng tổ sản xuất, từng bộ phận.Tổ trưởng sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền ghi hàngngày theo quy định Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động thực tế (sốngày công, số ngày nghỉ) để tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian laođộng của từng người lao động theo số giờ được hạch toán chi tiết cho từngngười.

Dưới đây là Bảng chấm công của Ban giám đốc (Biểu số 1) và Bảng chấmcông của Phòng kinh doanh (Biểu số 2) tháng 05 năm 2006:

27

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

1Nguyễn Ngọc Riệc

5,26x x x x x x x x x xxxxxXXxxxxxxxxxxxxxxx23

2Trần Quang Vinh 4,95x x x x x x x x x xxxxxXXxxxxxxxxxxxxxxx23

3Phạm Bá Hải 4,95x x x x x x x x x xxxxxXXxxxxxxxxxxxxxxx23

Người duyệt(đã ký )

Người phụ trách(đã ký)

Người chấm công(đã ký)

Đơn vị: Công ty TNHH Nam ĐôBộ phận: Phòng kinh doanh

Biểu số 2: BẢNG CHẤM CÔNG

Tháng 5 năm 2006

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31231 Nguyễn Thị Huệ 4,32x x x x xx xxxxxXxxxxxxxxxxx23

3 Đồng Thị Thơm 3,3x x x x xx xxxxxXxxxxxxxxxxx23

5 Nguyễn Thị Nga 3,1x x x x xx xxxxxXxxxxxxxxxxx236 Cao Thanh Bình 3,1x x x x xx xxxxxXxxxxxxxxxxx23

Người duyệt(đã ký )

Người phụ trách(đã ký)

Người chấm công(đã ký)

28

Chuyên đề tốt nghiệp

3 Hạch toán kết quả lao động

Ghi chép kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm của từngcông nhân hoặc từng tập thể công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng vàkiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tínhtoán xác định năng suất lao động của từng người, từng bộ phận và cả doanhnghiệp.

Các chứng từ có thể sử dụng: “Bảng kê khối lượng hoàn thành”,“Bảng giao nhận sản phẩm ”, “Giấy giao ca” Chứng từ kết quả lao độngphải do người lập ký, cán bộ kế toán kiểm tra xác nhận, lãnh đạo duyệt y.Sau đó chứng từ được chuyển cho kế toán tiền lương phân xưởng tổng hợpkết quả lao động của toàn đơn vị, rồi chuyển lên phòng lao động tiền lươngxác nhận Cuối cùng chuyển về phòng kế toán của doanh nghiệp làm căn cứtính lương, thưởng Việc mở sổ tổng hợp kết quả lao động phải dựa trên cácchứng từ do các tổ gửi đến từng ngày hoặc định kỳ.

4 Hạch toán tiền lương cho người lao động

Hàng tháng kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương ” cho từng đội,từng tổ sản xuất, từng bộ phận sản xuất, dựa trên kết quả tính lương

Lương trả theo thời gian: phải có “Bảng chấm công”.

Lương hưởng theo sản phẩm: phải có “Bảng kê khai lương hưởng theo sảnphẩm”, “Bảng giao nhận sản phẩm ”

Các bảng thanh toán lương, bảng kê danh sách những người chưa lĩnhlương cùng các chứng từ khác về thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời chophòng kế toán để kế toán ghi sổ.

Thường doanh nghiệp áp dụng việc trích trước chi phí nhân công trực tiếpsản xuất coi như một loại chi phí phải trả.

Mức trích tiền Tiền lương chính thực tế Tỷ lệ

lương tháng = phải trả CNV trực tiếp x trích trong tháng