Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô

Kinh phí công đoàn

Sau mỗi quý, thống kê của từng phân xưởng thu công đoàn phí (1% trên tổng số lương thực lĩnh) trong đó nộp đoàn phí 0,35%, còn lại để phân xưởng chi tiêu (thăm hỏi ốm đau…) Phụ trách phân xưởng đem bảng thu đoàn phí phân xưởng cùng số tiền thu được nộp lên phòng kế toán. Khi trong Công ty có hoạt động liên quan đến công tác công đoàn cần đến kinh phí. Người lĩnh tiền phải làm giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị phải có chữ ký của Ban thường vụ công đoàn, và người làm đơn, sau đó đưa lên Phòng Kế toán, kế toán tiền mặt viết phiếu chi.

Số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu bảy mươi tư nghìn đồng Kế toán trưởng Thủ quỹ. Phiếu thu và phiếu chi KPCĐ được tập hợp riêng làm căn cứ ghi sổ chi tiết KPCĐ (sổ chi tiết KPCĐ được mở tương tự sổ Bảo hiểm xã hội ).

Bảo hiểm y tế

Công ty sử dụng các hoá đơn, thẻ BHYT để mua thuốc men, dụng cụ y tế, mua BHYT, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu chi liên quan đến công tác BHYT để mở sổ chi tiết (việc mở sổ chi tiết BHXH theo dừi tỡnh hỡnh chi BHYT). Sau khi thanh toán xong kế toán tập hợp các bảng thanh toán lương của từng bộ phận trong mỗi phòng ban, tính tổng các số liệu ở các bảng thanh toán lương đó, lập bảng quyết toán lương cho từng phòng ban. Nói cách khác, kế toán phải tính được tổng số tiền phụ cấp của nhân viên thống kê, số còn lại là phần lương của nhân viên.

Qua số liệu bảng thanh toán lương từng phòng ban, bảng tổng hợp tiền thưởng, kế toán ghi sổ chi lương. Sổ chi lương được mở từng tháng trên một tờ sổ nhằm theo dừi số tiền lương, thưởng, phụ cấp, cỏc khoản trớch nộp của cỏc phũng ban, toàn Cụng ty. Ở bảng quyết toán lương, kế toán đã không đưa tiền chi ăn ca, độc hại vào bảng quyết toán lương mà chỉ trực tiếp bồi dưỡng ngay cho người lao động nhằm tái sản xuất sức lao động và tính vào chi phí sản xuất chung.

Việc hạch toán lương liên quan đến nhiều kế toán phần hành như kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán tiền mặt, kế toán tập hợp chi phí, giá thành… Do vậy các kế toán phần hành phải thường xuyên đối chiếu, so sánh với nhau trong việc hạch toán. Kế toán dựa vào bảng chi lương, lập các sổ cái liên quan và lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ. Sau khi kế toán lập chứng từ ghi sổ, và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tiếp tục lập sổ cái là tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán nhằm kiểm tra sự biến động của từng loại vốn, nguồn vốn, nguồn kinh phí trong đơn vị.

Tổ chức hệ thống sổ sách

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương và các khoản trích theo lương được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ Kế toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên hai hệ thống sổ khác nhau. Phòng tài vụ đã phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công tác kế toán giữa các bộ phận có sự kết hợp chặt chẽ, áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là phù hợp với tình hình thực tế của công ty, có sự sáng tạo trong công tác kế toán. Đội ngũ kế toán được đào tạo cơ bản, nắm chắc chuyên môn, nghiệp vụ, có ý thức trách nhiệm cao, nhiệt tình trong công việc đồng thời giữ đúng nguyên tắc tài chính kế toán do đó công tác quyết toán được hoàn thành nhanh, gọn chính xác.

Hạch toán tiền lương, thưởng, phụ cấp và các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty được phản ánh vào Tài khoản 641- chi phí bán hàng mà không sử dụng tài khoản 642-chi phí quản lý doanh nghiệp. Các chi phí được phản ánh trên Tài khoản 641 bao gồm : chi phí nhân viên ở bộ phận bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá, chi phí công cụ, đồ dùng, khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu tiêu thụ hàng hoá. Các khoản chi phí được phản ánh trên Tài khoản 642 bao gồm chi phí nhân viên quản lý, đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, thuế, phí và lệ phí, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác phục vụ cho công tác quản lý.

Việc sử dụng tách biệt Tài khoản 641 và Tài khoản 642 trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ giúp Công ty xác định được cơ cấu tiền lương của từng nhóm loại lao động từ đó đánh giá, mức độ, hiệu quả sử dụng quỹ lương để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp. - Cán bộ chuyên trách công đoàn do quỹ công đoàn trả tiền lương cơ bản và phụ cấp lương theo chế độ chung còn phần lương ở cong ty trả theo kết quả sản xuất kinh doanh và các quyền lợp khác như trợ cấp khó khăn, tiền thưởng,. Việc chấm công cần phải quan tâm chặt chẽ tới đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày cụng, nờu rừ trường hợp đi muộn về sớm, thậm chí làm việc nửa ngày để đảm bảo sự công bằng cho những ngươì thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại cơ quan.

Công ty cần chú ý tăng lương thoả đáng cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là đưa ra những chính sách đãi ngộ kịp thời đối với những lao động lành nghề lâu năm, có kinh nghiệm, đây chính là biện pháp khuyến khích vật chất tinh thần với người lao động. Việc tăng lương thoả đáng, chính sách đãi ngộ kịp thời sẽ là động lực trong cuộc sống đối với người lao động họ sẽ gắn trách nhiệm hết mình vì Công ty, ngoài ra việc đảm bảo độ tin cậy đối với các bạn hàng, chiếm lĩnh mở rộng thị trường, có nhiều bạn hàng mới. Cụng ty nờn cú hỡnh thức thưởng phạt rừ ràng và cú tớnh chất thường xuyên trong các quyết toán lương Công ty, mặc dù đã có thưởng cho cán bộ công nhân viên song chỉ mang tính chất tượng trưng hoặc theo lượng đơn đặt hàng thời gian phải hoàn thành công việc.