Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco.docx

Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco

LỜI MỞ ĐẦU

Công ty Traphaco là một công ty đang trên đà phát triển lại đổi mớitheo mô hình tiến bộ với phương châm "Công nghệ mới và bản sắc cổ truyền"nên công ty đã có những thành công đáng kể, phát triển vượt bậc và ngàycàng nâng cao uy tín, vị trí của mình trên thị trường người lao động thực sựlàm chủ doanh nghiệp, tinh thần sáng tạo, dám nghĩ dám làm không ngừngđược phát huy Thương hiệu "Traphaco" đã trở thành niềm tự hào và gắn bóthân thiết, tin yêu của CBCNV, các bạn hàng cũng như người tiêu dùng trongvà ngoài nước.

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thuốc và kinhdoanh dược phẩm, ngoài mục đích phòng và chữa bệnh cho toàn dân công tycòn nhằm phát triển và tăng lợi nhuận, do đó việc hoàn thiện công tác quản lýcũng như công tác kế toán và đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu được công tyhết sức chú trọng vì nó giúp công ty nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giáthành sản phẩm ở mức hợp lý nhất trong nền kinh tế thị trường.

Nhận thức rõ tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong thờigian học tập ở trường và được đi thực tập tại Công ty cổ phần Traphaco em đãđi sâu tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty và em đã hoàn

thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: "Hạch toán nguyên vật liệu tạiCông ty cổ phần Traphaco" Chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm 2 phần chính:Phần 1:Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phầnTraphaco

Phần 2: Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kếtoán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco

Do kiến thức của bản thân em còn nhiều hạn chế nên chuyên đề thựctập của em sẽ không tránh khỏi còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được ýkiến đóng góp quý báu của các thầy cô cùng các bạn để chuyên đề thực tập

của em được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc sỹNguyễn Hữu Đồng cùng ban lãnh đạo, các cán bộ nhân viên phòng Hànhchính, phòng kế toán của Công ty cổ phần Traphaco đã tận tình giúp đỡ emhoàn thành chuyên đề thực tập của mình

PHẦN 1

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRAPHACO

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRAPHACO

1.1.1 Lịch sử hình thành, quá trình phát triển của Công ty cổ phầnTraphaco

Tên công ty: Công ty cổ phần Traphaco - Trụ sở giao dịch: 75 YênNinh- Ba Đình - Hà Nội

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Traphaco đượcchia làm nhiều thời kỳ khác nhau:

Đầu tiên Công ty cổ phần Traphaco chỉ là một tổ sản xuất thuốc thuộcTy y tế đường sắt, thành lập ngày 28/11/1972 Khi đó toàn bộ tổ chỉ có 15 cánbộ nhân viên (trong đó có 3 người có trình độ Đại học) với chức năng chủ yếulà pha chế thuốc theo đơn, phục vụ cho CBCNV ngành đường sắt Nhữngnăm 80, quy mô sản xuất bắt đầu mở rộng, ngày 28/5/1981 tổ được nâng cấpthành xưởng sản xuất thuốc Đường sắt, tiếp tục phục vụ y tế Đường sắt Tuynhiên do chịu ảnh hưởng nặng nề của kinh tế bao cấp nên sự phát triển và mởrộng của xưởng còn hạn chế, sản phẩm chủ yếu là các sản phẩm đông dược,bào chế theo phương pháp cổ truyền.

Đến tháng 6 năm 1993, hoà chung với sự chuyển đổi nền kinh tế của cảnước xưởng đã được mở rộng và chuyển thành xí nghiệp sản xuất thuốcđường sắt với tên giao dịch là Traphaco Xí nghiệp đã chủ động về vốn vàchuyển đổi kinh doanh để đảm bảo có lãi theo Nghị định 388/HĐBT của Hộiđồng Bộ trưởng với chức năng sản xuất thuốc và thu mua dược liệu.

Do cơ cấu tổ chức đòi hỏi nên đến tháng 5 năm 1994 Sở y tế Đường sắtcũng đổi thành Sở y tế Giao thông vận tải, xí nghiệp dược phẩm Đường sắtcũng được chuyển thành Công ty Dược Traphaco

Đến năm 1997 Công ty Dược Traphaco đã đổi tên thành Công ty Dượcvà Thiết bị vật tư y tế Traphaco theo quyết định số 535/TCCB-LĐ của BộGTVT Thời kỳ này công ty đã chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinhdoanh và làm ăn có lãi Vì vậy mà thu nhập cũng như đời sống của CBCNVtrong toàn công ty ngày càng được nâng cao Số lượng sản phẩm lưu hành củacông ty năm 1993 là 28 sản phẩm và số lượng CBCNV đến năm 1999 đã tănglên 320 người.

Ngày 27/9/1999 thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về đổimới doanh nghiệp, công ty đã tiến hành cổ phần hoá thành Công ty cổ phầnDược và Thiết bị vật tư y tế Traphaco Với vốn điều lệ là 9,9 tỷ VNĐ trong đócó 45% là vốn Nhà nước và 55% bán cho các cổ đông theo QĐ số 2566/1999của Bộ GTVT.

Đến tháng 7 năm 2001 Công ty đã đổi tên thành Công ty cổ phầnTraphaco đang trên đà phát triển, lại đổi mới theo mô hình tiến bộ, từ năm2000 đến nay và đặc biệt là năm 2002 Traphaco đã có những thành công đángkể, phát triển vượt bậc và ngày càng nâng cao uy tín, vị thế của công ty trênthị trường , người lao động thực sự làm chủ doanh nghiệp, "Traphaco" đã trởthành niềm tự hào và gắn bó thân thiết, tin yêu của CBCNV, các bạn hàngcũng như người tiêu dùng trong và ngoài nước.

Qua hơn 30 năm tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh Các chỉ tiêusản xuất kinh doanh như doanh số, nộp ngân sách, lao động bình quân, thunhập bình quân đều tăng Hệ thống phân phối được mở rộng trên toàn quốc,công ty có một dây chuyền sản xuất thuốc đạt tiêu chuẩn GMP đầu tiên tạimiền Bắc.

Những thành tựu trên của công ty sẽ được thể hiện rõ hơn qua nhữngcon số cụ thể sau:

Bảng 1: Một số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua

Đơn vị: Triệu đồng

1 Tổng DT44.88355.940 78.191 141.047 189.861 240.2852 DT thuần42.09854.982 77.294 139.800 187.309 232.2673 LN trước thuế11.89813.078 16.353 20.230 23.362 29.658

5 LN sau thuế8.76288.683 10.832 13.751 14.967 17.9646 Tổng nguồn vốn chủ sở

21.15829.365 36.257 48.253 53.664 56.238

7 Tổng tài sản68.24277.265 85.557 92.564 98.268 103.5688 Thu nhập bình

(Trích tài liệu phòng kế toán Công ty cổ phần Traphaco)Trong thời gian qua Công ty cổ phần Traphaco đã có nhiều hoạt độngtích cực để tìm ra các bạn hàng mới trên thế giới và quảng bá sản phẩm củamình như tham gia hội chợ Myanma, Ucraina… Đối với những khách hàngkhó tính như Hàn Quốc, Nam phi, Indonexia …công ty cũng đã có nhữngbước thâm nhập ban đầu khi chủ động liên hệ và gửi hồ sơ sản phẩm, hàngmẫu đến với các đối tác ở đây.

Để luôn giữ được lòng tin của khách hàng cũng như giữ được thịtrường nội địa và mở rộng thị trường ra thế giới mặc dù hiện nay trên thịtrường đang có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, sản phẩm sản xuất có các chứcnăng công dụng tương đương với sản phẩm của công ty nên đòi hỏi công tyluôn luôn nỗ lực phấn đấu không ngừng để có thể nghiên cứu và sản xuất racác loại sản phẩm đáp ứng được nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng.

Với những kết quả và thành tựu đã đạt được công ty luôn nhận được sựđánh giá cao của khách hàng cũng như của các cấp quản lý Nhìn vào bảng

thành tích của công ty mới thấy hết được những cố gắng vượt bậc mà công tyđã đạt được trong hơn 30 năm qua:

- 7 năm liền đạt danh hiệu "Hàng Việt Nam chất lượng cao" do ngườitiêu dùng bình chọn Từ năm 1999 đến năm 2001 được Thủ tướng Chính phủtặng thưởng Huân chương lao động hạng 3 và đặc biệt là vào ngày 1/9/2004Công ty cổ phần Traphaco đã vinh dự được nhận giải thưởng "Sao vàng đấtViệt" và là công ty Dược phẩm duy nhất được nhận giải thưởng này Ngoài raCông ty cổ phần Traphaco còn nhận được nhiều bằng khen, giấy khen vàphần thưởng cao quý khác.

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo phương phápra quyết định từ trên xuống dưới, tổ chức quản lý là một cấp, chức năng caonhất là Đại hội cổ đông, rồi đến hội đồng quản trị, ban kiểm soát, sau đó làban giám đốc Ngoài ra còn có các phòng ban chịu trách nhiệm tham mưu vàgiúp việc cho ban giám đốc trong việc ra quyết định quản lý.

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty như sau:

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Ban giám đốcBan kiểm soát

Phòng Tổ chức hành chínhPhòng Kế hoạchPhòng Tài vụPhòng nghiên cứu và phát triển Phòng đảm bảo chất lượng Phòng Kiểm tra chất lượng Phòng Kinh doanh

Phân xưởng viên nénPhân xưởng viên hoànPhân xưởng thực nghiệmPhân xưởng sơ chếPhân xưởng thuốc bộtPhân xưởng thuốc mỡPhân xưởng thuốc ốngPhân xưởng tây y

Chức năng cụ thể của từng phòng ban như sau:

* Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty,bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Đại hội đồng cổ đông cóquyền và các nhiệm vụ sau:

- Quyết định loại cổ phần và số cổ phần được chào bán của từng loại,quy định lợi tức hàng năm của từng loại cổ phần.

- Quyết định bổ sung sửa đổi điều lệ của công ty trừ trường hợp điềuchỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phầnđược chào bán quy định tại điều lệ của Công ty.

* Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyềnnhân danh công ty để quyết định các vấn đề có liên quan đến mục đích, quyềnlợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông.

Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên:1 Thạc sỹ Vũ Thị Thuận

Chủ tịch HĐQT - Giám đốc Công ty 2 Cử nhân Nguyễn Thị Mùi

Phó chủ tịch HĐQT - Trưởng phòng tài vụ3 Dược sỹ Phạm Thị Phượng

Uỷ viên HĐQT - Phó giám đốc sản xuất 4 Thạc sỹ Nguyễn Huy Văn

Uỷ viên HĐQT - Trưởng phòng nghiên cứu và phát triển 5 Dược sỹ Nguyễn Việt Thắng

Uỷ viên HĐQT - Phó giám đốc tổ chức hành chính.

Các quyết định của HĐQT được đưa ra có 375 thành viên của hội đồngtrở lên nhất trí.

Ban giám đốc: gồm có

+ Giám đốc - Thạc sỹ Vũ Thị Thuận

Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịutrách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm và là người đại diện theo pháp luật của côngty.

+ 3 phó giám đốc:

1 - phó giám đốc phụ trách sản xuất - dược sỹ Phạm Thị Phượng

Là người có quyền chỉ đạo, kiểm tra các phân xưởng sản xuất theođúng quy trình công nghệ sản xuất, đảm bảo cả vấn đề chất lượng lẫn sốlượng cho hệ thống bán hàng và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc và sảnphẩm sản xuất ra.

2- Phó giám đốc tổ chức hành chính - dược sỹ Nguyễn Việt Thắng

Là người có quyền chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi về hoạt động nhân sự,giải quyết các vấn đề về chính sách, chế độ cho cán bộ CNV làm công táchành chính của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhân sự.

3- Phó giám đốc kinh doanh - Nguyễn Mậu Túc

Là người có quyền lên kế hoạch tiếp thị, tiêu thụ sản phẩm của công tyvà các sản phẩm của hãng mà công ty làm đại lý phân phối và chịu tráchnhiệm trước giám đốc về kết quả kinh doanh của công ty.

Ban kiểm soát: Do HĐQT bầu ra có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tínhhợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động sảnxuất kinh doanh, trong ghi chép kế toán, các báo cáo tài chính và việc chấphành điều lệ của công ty, nghị quyết, nghị định của HĐQT Trong Ban kiểmsoát phải có ít nhất một kiểm soát viên có trình độ chuyên môn về kế toán.

Công ty cổ phần Traphaco có 7 phòng ban, cụ thể như sau:

+ Phòng Tổ chức hành chính: chuyên làm nhiệm vụ quản lý hànhchính, quản lý nhân sự và các công việc liên quan đến nhân sự.

+ Phòng Tài vụ: có chức năng hạch toán kế toán, tham mưu cho giámđốc về lĩnh vực quản lý tài chính, kế hoạch vay vốn ngân hàng nhằm đảm bảocân đối tài chính phục vụ cho công tác kiểm tra sử dụng, bảo quản các loại vậttư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn các hành động tham ô, lãng phí, vi phạmcác chế độ chính sách, chế độ tài chính của Nhà nước Cung cấp các số liệu,tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích các hoạtđộng kinh tế phục vụ cho việc lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ chocông tác thống kê và thông tin kinh tế Giúp cho giám đốc có thể nắm rõ đượcmọi hoạt động kinh tế của Công ty.

+ Phòng kế hoạch cung tiêu: Đảm bảo kế hoạch sản xuất sản phẩm, kếhoạch đầu ra của sản phẩm trong doanh nghiệp, lên kế hoạch bao tiêu sảnphẩm của công ty.

+ Phòng đảm bảo chất lượng: Giám sát phân xưởng thực hiện đúng quytrình kỹ thuật để sản phẩm đạt yêu cầu về chất lượng và sản phẩm theo đúng

tiêu chuẩn GMP, ASEAN Xem xét lại những sai lệch sự cố, các điểm khôngphù hợp về chất lượng, đề xuất các biện pháp xử lý Giám sát việc sử dụng vậttư, lao động để xác định vật tư và định mức lao động.

+ Phòng kiểm tra chất lượng: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng thuốc,kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào và đảm bảo không có thuốc kém chất lượngtrước khi đưa ra thị trường.

+ Phòng nghiên cứu và phát triển: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, xâydựng và thử nghiệm sản phẩm mới cho các phân xưởng.

+ Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ cung ứng vật tư, nguyên vật liệu chosản xuất, bảo đảm về mặt số lượng cũng như chất lượng và chủng loại với giácả hợp lý… Tổ chức công tác bốc dỡ trong nội bộ công ty, quản lý kho vật tư,thành phẩm Tổ chức bán hàng tại công ty, lập các cửa hàng bán, phân phốivà giới thiệu sản phẩm Tích cực quan hệ với bạn hàng để mở rộng mạng lướitiêu thụ Có thể như tiến hành tiếp thị, quảng cáo sản phẩm nhằm thu hút thêmkhách hàng Đồng thời theo dõi, kiểm tra các đại lý tiêu thụ để kịp thời cungứng sản phẩm và thu tiền hàng.

Để sản xuất ra các sản phẩm của mình Công ty cổ phần Traphaco đã sửdụng 8 phân xưởng sản xuất chính bao gồm:

Phân xưởng viên nén, phân xưởng viên hoàn, phân xưởng thực nghiệm,phân xưởng sơ chế, phân xưởng thuốc bột, phân xưởng thuốc mỡ, phânxưởng thuốc ống và phân xưởng tây y Những phân xưởng này có mối

quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó mỗi phân xưởng lại có các chức năng,nhiệm vụ riêng biệt.

1.1.3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh và quy trình công nghệ sảnxuất

1.1.3.1 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh:

- Sản xuất kinh doanh dược phẩm, vật tư và thiết bị y tế- Chuyên thu mua, chế biến dược liệu

Lệnh sản xuất

Xuất nguyên phụ liệu

Sản xuấtpha chế

Quy trình công nghệ chung sản xuất sản phẩm như sau:

Từ khi thành lập cho đến nay Công ty cổ phần Traphaco đã sản xuấtđược hơn 200 loại sản phẩm chữa được nhiều căn bệnh cho con người nhưthuốc bảo vệ gan lợi mật, bài sỏi, thuốc an thần, thuốc chống dị ứng, thuốcchống ung thư và tăng cường khả năng miễn dịch, thuốc dùng cho mắt mũi,thuốc dùng ngoài da, thuốc đường hô hấp,… trong đó với các sản phẩm chủyếu như: BOGANIC, viên sáng mắt, hoạt huyết dưỡng não, nhân sâm tamthất…

Do công ty hoạt động trong một lĩnh vực đặc biệt đó là sản xuất kinhdoanh dược phẩm, chăm sóc sức khoẻ và chữa bệnh cho con người nên đòihỏi yêu cầu về kỹ thuật cao, ảnh hưởng của xã hội rộng hơn không chỉ tri thứcđa ngành mà còn đòi hỏi cả tính nhân đạo sâu sắc Do sớm xác định được yêucầu quan trọng như vậy nên công ty đã không ngừng cố gắng nghiên cứunguồn dược liệu có từ nguồn gốc thiên nhiên, sạch, an toàn để sản xuất ranhiều sản phẩm chữa được nhiều bệnh cho con người Từ những nguồn tàinguyên dân gian được lưu truyền từ cha ông như chè dây, hà thủ ô, actisôthậm chí là gừng, tỏi, nghệ cho đến đan sâm, bạch quả, công ty đã áp dụngcông nghệ chiết xuất, bào chế thành những sản phẩm hết sức gần gũi vớingười dân như hoạt huyết dưỡng não, đan sâm tam thất, Boganic Từ ngànxưa đồng bào dân tộc biết rằng lá chè dây để chữa bệnh đau bụng, ợ chua cácnhà khoa học Việt Nam đã nghiên cứu trong 10 năm để đưa ra 1 sản phẩmviên nang độc đáo dễ dàng sử dụng đó là viên Ampelop điều trị bệnh viêmloét tá tràng Một công trình khoa học lớn được nghiên cứu thành công sau 20năm là viên Cadef đó là sự kết hợp nhuần nhuyễn của các dược liệu như tỏi,mầm thóc, men bia, nhân sâm, tam thất, dừa cạn… sử dụng trong ngăn ngừavà điều trị bệnh ung thư, tăng cường khả năng miễn dịch cho cơ thể đã đượcchứng minh lâm sàng và mang lại 1 niềm tin, niềm hy vọng lớn lao cho nhữngcon người không may bị mắc chứng bệnh hiểm nghèo này.

Với phương châm "Công nghệ mới và bản sắc cổ truyền" cộng vớinhững nỗ lực không ngừng mệt mỏi của toàn thể cán bộ, công nhân viên đãlàm cho các sản phẩm của Traphaco luôn được người dân tin cậy và ưachuộng.

1.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

1.1.4.1 Đặc điểm bộ máy kế toán

Công ty cổ phần Traphaco là một đơn vị sản xuất có quy mô và địa bànhoạt động rộng lớn mặc dầu phân tán ở nhiều nơi do đã được trang bị và sửdụng các phương tiện máy móc kỹ thuật hiện đại cho tổ chức công tác kế toán

nên để đảm bảo sự quản lý thống nhất tập trung kế toán của đơn vị, dễ phâncông sắp xếp công việc kế toán, thuận lợi cho cơ giới hoá công tác kế toáncông ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung Theo hình thức này thì tất cảcác khu vực hoạt động ở xung quanh địa bàn Hà Nội như xí nghiệp DượcHoàng Liệt, xí nghiệp Đông Dược công nghệ cao Văn Lâm, các cửa hàng bánbuôn và bán lẻ… đều có bố trí nhân viên kinh tế làm, nhiệm vụ hướng dẫnhạch toán ban đầu thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyểnvề phòng kế toán trung tâm tại 75 Yên Ninh - Ba Đình - Hà Nội.

Bộ máy kế toán của công ty gồm có 18 nhân viên kế toán, mỗi nhânviên thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau, đó là:

+ 1 kế toán trưởng:

Ở Công ty cổ phần Traphaco kế toán trưởng kiêm phó chủ tịch HĐQTngười có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo tổ chức bộmáy làm việc nhịp nhàng , gọn nhẹ và đạt hiệu quả cao Kế toán trưởng cónhiệm vụ kiểm tra, chỉ đạo, hướng dẫn các công việc do nhân viên phòng kếtoán thực hiện đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước vềthông tin mà các kế toán viên cung cấp.

+ 2 kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng có nhiệm vụ tổng hợp, tính giá thànhsản xuất, lập báo cáo Tài chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm Theo dõikiểm tra đối chiếu các khoản công nợ với từng bộ phận trong công ty; ký nhậpvật tư, hàng khai thác, tài sản hàng hoá, kiểm tra và đôn đốc việc hạch toánkết quả kinh doanh hàng khai thác và trong nội bộ của công ty.

+ 1 kế toán tiền mặt

Có nhiệm vụ kiểm tra và làm thủ tục thanh toán đúng chế độ tài chính,lưu giữ và quản lý chứng từ gốc, kiểm kê quỹ theo định kỳ, cập nhật thông tinvề thu chi tiền mặt, vào máy vi tính chứng từ tiền mặt.

+ 1 kế toán tiền gửi:

Kiểm tra làm thủ tục theo chế độ tài chính và quy định của Ngân hàng,theo dõi tiền gửi tại Ngân hàng, giao dịch với các Ngân hàng, theo dõi khế ướcvay và thời hạn trả nợ, lưu giữ quản lý chứng từ gốc, cập nhật thông tin dữ liệuvề tiền gửi vào chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính của văn phòng.

+ 4 kế toán công nợ

Có nhiệm vụ mở sổ kiểm tra và theo dõi từng khách hàng mua và bán;quản lý chứng từ hồ sơ liên quan đến công nợ của khách hàng, kiểm tra xácnhận về tiền thanh toán cho khách hàng khi có yêu cầu, thực hiện đủ các báocáo theo đúng chế độ, khi có yêu cầu kiểm tra phải giải trình bằng sổ sách vàchứng từ có liên quan về công nợ và thanh quyết toán công nợ, định kỳ lậpbảng đối chiếu công nợ với khách hàng Cập nhật các thông tin về công nợ vàochương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của văn phòng côngty.

+ 1 kế toán vật tư kiêm tài sản cố định

Có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi TSCĐ, công cụ dụng cụ đang sử dụng ởcác bộ phận trong toàn công ty

Tính giá trị vốn vật liệu xuất kho, mở sổ sách, lập thẻ TSCĐ để theodõi từng nhóm danh mục TSCĐ của công ty, trích lập khấu hao TSCĐ, địnhgiá lại TSCĐ theo định kỳ và theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo cập nhậtthông tin về tình hình nhập xuất vật tư, tình hình quản lý TSCĐ vào chươngtrình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng kế toán.

+ 7 kế toán bán hàng

Có nhiệm vụ kiểm tra, định khoản và lưu giữ các chứng từ gốc có liênquan đến nghiệp vụ bán hàng, cập nhật thông tin về tiêu thụ sản phẩm vàophần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng kế toán.

+ 1 thủ quỹ

Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chi tiền mặt theo đúng quy định củaNhà nước, thu tiền mặt theo đúng phiếu thu, phiếu chi, đúng người nộp vàngười nhận tiền, cập nhật sổ quỹ, kiểm quỹ định kỳ và đột xuất nếu có lệnhcủa cấp trên, báo cáo quỹ hàng ngày, lập biên bản kiểm quỹ có sự chứng kiến

của các thành phần theo quy định Có thể khái quát chung về bộ máy kế toáncủa công ty như sau:

Kế toán trưởng

Kế toántổnghợp

Kếtoán

tiền mặt

Kếtoáncông

Kếtoántiền lương

Kế toán vật tư kiêm TSCĐKế

toán bán hàng Thủquỹ

Nhân viên kiểm kê ở các đơn vị trực thuộc

Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

Ở Công ty cổ phần Traphaco phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo trựctiếp của Giám đốc công ty, có nhiệm vụ thực hiện tổ chức công tác kế toángiúp Giám đốc tổ chức thực hiện công tác thông tin, kinh tế Để quản lý côngviệc có hiệu quả thì phòng kế toán của công ty đã phối hợp cùng nhau hoànthành tốt nhiệm vụ Để hỗ trợ một cách đắc lực cho công việc của các nhânviên phòng kế toán, công ty đã trang bị cho phòng kế toán 5 chiếc máy vitính, 1 máy in giúp các nhân viên kế toán thực hiện 1 cách dễ dàng, nhanhchóng trong việc tính toán số liệu, in ấn và lưu giữ văn bản.

Loại 5: Chứng từ về tài sản cố định1.1.4.2.2 Hệ thống tài khoản sử dụng

Hiện nay Công ty áp dụng chế độ kế toán 1441/TC/QĐ-CĐKT do BộTài chính ban hành Công ty cổ phần Traphaco là doanh nghiệp thực hiệntoàn bộ từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ cuối cùng nên hệ thống tài khoảncủa Công ty khá lớn Do đó công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản doBộ Tài chính ban hành Bên cạnh đó một số tài khoản được mở chi tiết chophù hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành trong Công ty.

1.1.4.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán trong Công ty

Xuất phát từ đặc điểm cụ thể của Công ty về cơ cấu tổ chức, bộ máy kếtoán, trình độ của nhân viên kế toán, phòng kế toán của Công ty đã quyết địnhlựa chọn hình thức Nhật ký chung Hệ thống sổ sách của Công ty bao gồmcác loại:

* Sổ nhật ký chung:

Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệpvụ kinh tế phát sinh theo thời gian, bên cạnh đó việc phản ánh theo quan hệđối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ ghi sổ cái.

* Sổ cái

Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tếtài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy địnhtrong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp Mỗi tài khoảnđược mở một hoặc nhiều trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong mộtniên độ kế toán.

* Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượngnhằm mục đích phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tíchvà kiểm tra các thông tin mà kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được.

Có thể khái quát trình tự vào sổ theo hình thức Nhật ký chung củaCông ty như sau:

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Hạch toán hàng ngàyHạch toán cuối kỳĐối chiếu

1.1.4.2.4 Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản,vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanhtrong kỳ của doanh nghiệp Báo cáo tài chính có ý nghĩa quan trọng đối vớicông tác quản lý doanh nghiệp cũng như các cơ quan chủ quản và các đốitượng quan tâm.

Do đó, tại công ty đã lập các báo cáo tài chính là: Bảng cân đối kế toán,báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính Còn báo cáo lưuchuyển tiền tệ - một báo cáo tài chính rất quan trọng trong việc cung cấpthông tin tài chính cho doanh nghiệp vẫn chưa được công ty chú ý Các nhânviên kế toán còn tỏ ra xa lạ với việc lập báo cáo này Bên cạnh đó, công tycũng mới chỉ dừng lại ở việc lập báo cáo kế toán tài chính còn các báo cáoquản trị cũng vẫn chưa được quan tâm đúng mức, việc sử dụng báo cáo quảntrị còn rất ít.

1.2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TYTRAPHACO

1.2.1 Đặc điểm, phân loại, tính giá nguyên vật liệu tại Công ty

* Đặc điểm: Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được củaquá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp Nhất là đối với Công tyTraphaco một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanhdược phẩm chữa bệnh cho con người Hiện nay Công ty đang sản xuất vàkinhdoanh trên 200 sản phẩm khác nhau Vì vậy nguyên vât liệu để sản xuất ra cácsản phẩm cũng rất đa dạng và phong phú Mỗi sản phẩm của Công ty đượctạo ra từ rất nhiều dược liệu khác nhau và đều phải đảm bảo quá trình sản xuấtkhép kín vô trùng, các dược liệu đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rấtnghiêm ngặt và khi nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trịcủa nó được chuyển dịch 1 lần vào giá trị của sản phẩm Giá trị nguyên vậtliệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Vìvậy, Công ty rất chú trọng đến việc quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sửdụng vật liệu vì đó là điều kiện tốt nhất để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiếtkiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho chính công ty.

Tại Công ty có hơn 2000 loại nguyên vật liệu khác nhau và nguồn cungcấp nguyên vật liệu này chủ yếu là do mua ngoài Nguyên vật liệu của công tyrất đa dạng và phong phú về số lượng, chủng loại Ngoài ra nó còn có giá trị,thời hạn sử dụng, yêu cầu bảo quản rất khác nhau Đối với những sản phẩm

làm ra từ thực vật như tỏi, nghệ, gừng, astiso, chè dây… là những thứ màtrong nước sản xuất được thì công ty mua trong nước, với những loại nguyênvật liệu mà giá cả tương đối ổn định, ít biến động thì công ty dự trữ với khốilượng vừa đủ, còn đối với những loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ thìCông ty đã lên kế hoạch thu mua đúng thời vụ để đảm bảo giá thành và đảmbảo đủ số lượng để phòng thời kỳ chúng khan hiếm.

Còn lại chủ yếu là những loại nguyên vật liệu mà Công ty phải nhập từnước ngoài như một số hoá chất, vitamin C, vitamin B1, Aspirin… và phảilên kế hoạch nhập khẩu từ trước vì trong nước không thể chủ động được loạinguyên vật liệu đó.

Từ những đặc điểm nêu trên nên việc quản lý nguyên vật liệu rất đượcCông ty chú trọng.

Để tránh nhầm lẫn trong công ty quản lý và nguyên vật liệu nhất là đốivới ngành dược tên của nguyên vật liệu thường mang tên của thành phần hoáhọc rất khó nhớ, để tiện cho việc quản lý và thuận tiện trong quá trình sử dụngCông ty đã xây dựng được một hệ thống mã hoá nguyên vật liệu theo phươngpháp gợi nhớ: mỗi nguyên vật liệu của Công ty được mã hoá bằng 5 ký tựtrong đó ký tự đầu tiên dùng để phân biệt nguyên vật liệu chính và nguyên vậtliệu phụ, 4 ký tự còn lại là 4 chữ cái đầu tiên của tên nguyên vật liệu đó.

Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát,Công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhânviên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lýnguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho.

Danh mục vật tư của Công ty được thể hiện qua bảng sau:

Bảng 2: Bảng danh mục mã vật tư của Công ty

STT Mã VT Tên vật tư ĐVT TKVT GVTK TKDT hbbtlTK

… … … …581 2DAU1 Đầu xịt lọ Hexatra Cái 1522 6321 5111 5311582 2DAUX Đầu xịt lọ nhỏ mũi

Bảng 3: Danh mục kho hàng của Công ty

KH008 Kho dược liệu hoá chất 75 Yên NinhKH009 Kho phụ liệu 75 Yên Ninh

KH010 Kho hoá chất dược liệu thực nghiệm Hoàng LiệtKH011 Kho phụ liệu thực nghiệm Hoàng Liệt

KH011 Kho dược liệu Phú Thượng

* Phân loại:

Vì do đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty có nhiều loại,nhiều thứ có vai trò công dụng khác trong quá trình sản xuất kinh doanh Nêncông ty đã phân loại nguyên vật liệu thành 2 loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: Sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thànhhình thái vật chất của sản phẩm nên nó là đối tượng chủ yếu của Công ty.

+ Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ được sử dụngkết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng củasản phẩm như: bông, hộp, vỉ, chai, giấy gói, đơn, nhãn… Ngoài ra công tycòn xếp các loại nhiên liệu như: xăng, gas, than củi… vào nguyên liệu phụ.

* Tính giá: Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trongviệc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, phương pháp tính giá một cách hợp lý

sẽ có tác dụng rất lớn tới nhiệm vụ, mục đích của hạch toán nguyên vật liệu.Hiện nay, ở các doanh nghiệp nói chung và ở Công ty cổ phần Traphaco nóiriêng đều thực hiện, đánh giá hàng tồn kho theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho.Hàng tồn kho được tính theo giá gốc.

- Nếu nguyên vật liệu nhập do mua ngoài công ty tính theo:

Giá vốn thực tế của vậtliệu nhập trong kỳSố lượng tồn ĐK + Số lượng nhập trong kỳ

= x

Vì Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nên đơn giá bình quân nàyđược cài đặt sẵn trong máy cho từng thứ vật liệu riêng theo công thức trên, kếtoán chỉ cần nhập liệu vào số lượng xuất, còn trị giá vốn thực tế xuất kho làdo máy tự động tính vào thời điểm cuối kỳ.

1.2.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong công ty có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếuthiếu một loại nào đó, có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy công ty rấtchú trọng đến việc hạch toán nguyên vật liệu để đảm bảo theo dõi được tìnhhình biến động của từng loại nguyên vật liệu và công ty đã áp dụng một trongba phương pháp hoạch toán chi tiết nguyên vật liệu đó là phương pháp thẻsong song: Theo phương pháp này, thủ kho dùng "Thẻ kho"để ghi chép tìnhhình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Thẻ kholà căn cứ để xác định việc tồn kho dự trữ vật liệu và xác định trách nhiệm vậtchất của thủ kho Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho về vật liệu,thủ kho tiến hành đối chiếu ghi chép,phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật

liệu theo chỉ tiêu số lượng vào thẻ kho Mỗi loại chứng từ nhập, xuất được ghimột dòng trên thẻ kho và thẻ kho để mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu,cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi chép vào cột tồn kho trên thẻ kho Thủ khophải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho trên thẻ kho với số liệuthực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và nguyên vật liệu trong kholuôn khớp nhau Định kỳ thủ kho gửi các giấy tờ chứng từ nhập xuất để phânloại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

Biểu 1

CÔNG TY CP TRAPHACO75 YÊN NINH, HÀ NỘI

Mẫu số: 01-VT

Ban hành theo QĐ số 15/2006-TC/QĐ/CĐKT ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 11/12/2006

Có TK 331Họ, tên người giao hàng: Trần Thị Thu

Theo HĐ GTGT số 15351 ngày 09/12/2006 của Công ty dược phẩmtrung ương II

Nhập tại kho: KH008

Tên, nhãn hiệu, quycách, phẩm chất vật tư

(sản phẩm, hàng hoá)Mã

Mẫu số: 02-VT

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTCngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 15/12/2006

Số: 83Nợ TK 621

Có TK 152(1521)Họ, tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Liên

Địa chỉ: Quản đốc phân xưởng Tây YLí do xuất: sản xuất Haloperidol

Xuất tại kho: Kho hoá chất 75 Yên Ninh

Số lượngĐơn giá

(1000đ) Thành tiền(1000đ)Yêu cầu Thực xuất

CarnaubaMg StearatAspartanCamphor

175568

Biểu 3

THẺ KHO

Kho: KH008 - Kho dược liệu hoá chất 75 Yên NinhVật tư: 1 MGST - Mg Stearat, ĐVT: KgTừ ngày: 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006

Chứng từ

Khách hàngDiễn giảiMã NX SL nhập SL xuất SL tồnkhoNgàySố

01/12 PN2314

KWANG DAHENTEPRISE

NK 8000 kgMGST x 1,6 =12.800$ x tỷ giá

02/12 PN 15 Công ty dượcphẩm TW II

003/12 PX

AstemizolSX 1.000.000viên astemizolSKS HL09

11/12 PX 97 BisacodilSX 1000 000 x2viên BisacodilSKS HL 05+06

23/12 PX 83 Haloperidol SX 600 000 x 2viên HaloperidolSKS HL 04 + 05

29/12 PN2314

KWANG DAHENTEPRISE

NK 8000 kgMGST x 1,6 =12.800$ x tỷ giá

30/12 HĐ40249

C.ty XNK thiếtbị vật tư HảiHoàng

Xuất Magnesium 63218000,000

Tổng cộng: 510,000 8085,057 985,530

Ngày….tháng… năm…… Người lập biểu