Bảng 3: Danh mục kho hàng của Công ty
1.2.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động và được nhập, xuất kho thường xuyên, tuy nhiên căn cứ vào đặc điểm nguyên vật liệu và các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên tục nên Công ty Dược Traphaco đã chọn phương pháp kê khai thường xuyên.
Đó là một phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn cho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán.
* Hình thức kế toán áp dụng
Cũng từ đặc điểm cụ thể của công ty về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, trình độ của nhân viên kế toán, phòng kế toán của công ty đã lựa chọn áp dụng hình thức nhật ký chung.
Sơ đồ hình thức nhật ký chung
Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ mã hoá nhập
dữ liệu vào máy Nhật ký chung Sổ Cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ kế toán chi tiết Bảng cân đối
số phát sinh Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kỳ Đối chiếu
* TK sử dụng
Đó là TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu". TK này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tămg giảm của các loại nguyên, vật liệu trong kho của doanh nghiệp.
Nguyên, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguyên, vật liệu phản ánh vào tài khoản này được phân loại như sau: - Nguyên, vật liệu chính (1521)
- Nguyên, vật liệu phụ (1522) Nhiên liệu
Phụ tùng thay thế
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.
Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như:
TK 151 (hàng mua đang đi trên đường). Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của nguyên, vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh
toán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình nguyên vật liệu đã về nhập kho.
TK331 (phải trả cho người bán). Tài khoản này được phản ánh quan hệ thanh toán với người bán.
TK133 (thuế GTGT được khấu trừ). Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như TK 111, TK112, TK 151, TK128, TK627, TK621, TK641…
* Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh: - NVL thu mua nhập kho
Sau khi lên kế hoạch nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với thực tế vật liệu tại kho, nếu xét thấy cần phải mua thêm một số loại nguyên vật liệu nào đó thì phòng kế hoạch cung tiêu sẽ xác định rõ số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã… và giao cho cán bộ vật tư đi thu mua trên thị trường có ký hợp đồng với nhà cung cấp. Khi nhận được hoá đơn của nhà cung cấp gửi tới, phòng kế hoạch sẽ tiến hành đối chiếu với hợp đồng mua hàng để quyết định có nhận hàng hay không.
Khi hàng mua về căn cứ vào hoá đơn chứng từ của người bán có ghi rõ các chỉ tiêu như: tên vật tư, chủng loại vật tư, đơn giá, hình thức thanh toán, số lượng… ban kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra hàng mua về có đúng với nội dung ghi trên hoá đơn không và có đúng với hợp đồng đã ký kết không và lập phiếu kiểm nghiệm. Phiếu đó được lập thành 2 bản, 1 bản giao cho phòng kế hoạch, 1 bản giao cho phòng kế toán.
Khi có sự nhất trí của ban kiểm tra về việc vật liệu đủ điều kiện nhập kho, cán bộ vật tư sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho thành 2 liên: liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. Phiếu nhập kho được lập dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Ta có thể thấy được quá trình luân chuyển chứng từ qua ví dụ sau: ngày 8/11/2005 Công ty cổ phần Traphaco mua của công ty dược phẩm TW I 600kg MgStearat theo hoá đơn số 15487, về nhập kho, chi phí vận chuyển, bốc dỡ cho người bán chịu.
Biểu 6