54 Kế toán hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Bao bỡ và In Nụng Nghiệp

54 Kế toán hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Bao bỡ và In Nụng Nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để đạt hiệu quả kinh doanh cao, manglại lợi nhuận cho chủ doanh nghiệp cũng như nâng cao đời sống của người laođộng trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp nào bằng những nỗ lực, quản lý hiệuquả, nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm Do đó mà từng bộphận chức năng trong doanh nghiệp đều đóng vai trò quan trọng nhất định và phốihợp chặt chẽ vì chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp Bất cứ một doanhnghiệp sản xuất kinh doanh nào thì kế toán luôn là một bộ phận quan trọng khôngthể thiếu được trong hệ thống quản lí tài chính của đơn vị Nó là công cụ đắc lựcđiều hành và cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính cho nhà quản lí và các bênliên quan Kế toán đóng góp vai trò tích cực trong quá trình điều hành, quản línâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Quá trình thực tập tại công ty Cổ phần Bao bì và In Nông Nghiệp em đã đượcvận dụng những kiến thức được học ở trường lớp và tìm hiểu thực tế công tác kếtoán tại một doanh nghiệp Qua quá trình tìm hiểu hoạt động sản xuât tại công ty

em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng gópphần nâng cao hiệu quả của công ty Là một trong yếu tố đầu vào của quá trìnhsản xuất, nguyên vật liệu chiếm hơn 60% tổng giá thành sản phẩm bao bì tại công

ty cho nên để hạ giá thành sản phẩm cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưuđộng nói chung và nguyên vật liệu nói riêng thì công tác kế toán nguyên vật liệucần được thực hiện tốt và không ngừng hoàn thiện Do đó em quyết định chọn đề

tài “ Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phẩn Bao bì và In

Nông Nghiệp” là luận văn tốt nghiệp Luận văn gồm ba chương chính sau:

Chương I : Cơ sở lý luận hạch toán nguyên vật liệu

Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Cổphần Bao bì và In Nông Nghiệp

Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tạicông ty Cổ phần Bao bì và In Nông Nghiệp

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

1.1 Ý nghĩa vai trò công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1.1.1 Đặc điểm, vai trò nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.

Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trưng chung

là sự tác động của con người vào các yếu tố lực lượng tự nhiên nhằm thoả mãnnhững nhu cầu nào đó của con người Tất cả mọi vật mà lao động của con ngườitác động vào nhằm biến đổi nó theo mục đích của mình thì là đối tượng lao động.Nguyên vật liệu (NVL) là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượnglao động nào cũng là NVL Chỉ khi đối tượng lao động đã có sự tác động của laođộng, đã qua chế biến thì mới trở thành NVL Chẳng hạn như quặng nhôm, quặngthiếc khi chúng còn nằm trong lòng đất thì chúng không phải là NVL, nhưngnhờ lao động có ích của con người khai thác lên để sản xuất công nghiệp thìchúng mới được coi là NVL

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là đối tượng lao động được thể hiệndưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất (Tư liệu lao động,sức lao động, đối tượng lao động) và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể củasản phẩm Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về NVL thường chiếm tỷtrọng lớn trong tổng chi phí sản xuất tạo ra sản phẩm vì trong quá trình sản xuấttạo ra sản phẩm, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nó bị tiêu dùng hoàntoàn và thay thế hình thái vật chất ban đầu hình thành nên thực thể của sản phẩmhay nói cách khác là giá trị của NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trịsản phẩm mới sáng tạo ra Vì vậy, NVL không chỉ quyết định đến số lượng màcòn ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm, nói cách khác NVL giữ một vai tròquan trọng trong sản xuất Với vị trí quan trọng của NVL trong sản xuất nêndoanh nghiệp phải tổ chức công tác hạch toán kế toán NVL chặt chẽ ở các khâu:thu mua, bảo quản, sử dụng, dữ trữ phù hợp để thúc đẩy việc cung cấp kịp thời,đồng bộ các NVL cần thiết cho sản xuất Kiểm tra giám sát thực hiện việc chấphành các quy định về định mức, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao mất mát lãng

vốn lưu động trong doanh nghiệp.

1.1.2 Yêu cầu quản lý NVL.

Quản lý NVL là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội, nhất làtrong nền kinh tế hàng hoá phát triển như hiện nay Trong điều kiện đó, các doanhnghiệp sản xuất phải đối mặt với nhiều vấn đề, đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt để

có thể tồn tại và phát triển Để đạt được điều đó thì đòi hỏi việc quản lý NVL phảiđảm bảo những yêu cầu sau:

- Thứ nhất: NVL là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động, cácdoanh nghiệp phải tiến hành thu mua thường xuyên do đó khâu thu mua phải quản

lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian cung cấp, quy cách, chủngloại, đáp ứng đầy đủ thường xuyên, liên tục cho quá trình sản xuất Phải thườngxuyên phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL để từ đó lựachọn nguồn thu mua NVL sao cho đạt hiệu quả cao nhất

- Thứ hai: Phải tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị NVL hao hụttrong sản xuất, giá trị NVL có trong thành phẩm Điều này yêu cầu khâu quản lý

sử dụng phải được tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình sản xuất tiêu dùngtrong sản xuất kinh doanh thường xuyên, liên tục, kịp thời

- Thứ ba: Phải tổ chức kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đốivới từng thứ NVL, đảm bảo chất lượng của NVL đưa vào sản xuất Đồng thời hạnchế những mất mát hao hụt, rủi ro trong quá trình sản xuất, trong quá trình vậnchuyển

Tóm lại, việc quản lý NVL từ khâu thu mua, vẩn chuyển, bảo quản, sử dụng,

dự trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệpnói chung và kế toán NVL nói riêng

1.1.3 Vai trò của kế toán với quản lý và sử dụng NVL.

Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chínhphát sinh ở đơn vị, cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện phápquản lý đúng đắn Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

còn biết được chất lượng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lượng thiếuhay thừa đối với sản xuất để từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực đểquản lý tốt về giá cả, chất lượng của NVL

Kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý và sử dụng NVL Đểphát huy được vai trò quản lý và sử dụng NVL, đòi hỏi công tác quản lý NVLphải đảm bảo những yêu cầu về quản lý nhất định

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán NVL.

Xuất phát từ đặc điểm yêu cầu của kế toán NVL, xuất phát từ vị trí của kếtoán trong hệ thống quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nước đã xác địnhnhiệm vụ kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất như sau:

- Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảoquản, đánh giá, phân loại, tình hình nhập xuất và quản lý NVL Từ đó đáp ứngđược yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp,tính giá thành thực tế của NVL đã thu mua và nhập kho Đồng thời kiểm tra tìnhhình thực hiện kế hoạch thu mua NVL về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả

và thời hạn cung cấp NVL đảm bảo đầy đủ, kịp thời

- Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán NVL, hướngdẫn kiểm tra các bộ phận, các đơn vị trong doanh nghiệp thục hiện đầy đủ các chế

độ hạch toán về NVL (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở các sổ, các thẻ kếtoán chi tiết Phải hạch toán đúng chế độ, đúng phương pháp quy định để đảm bảo

sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanhnghiệp quản lý chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh

tế quốc dân

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng NVL Từ đóphát hiện, ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng,kém chất lượng hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc tính toán xác định số lượng vàgiá trị NVL thực tế đưa vào sản xuất sản phẩm Phân bổ chính xác NVL đã tiêuhao vào đối tượng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính toán giá thành được chínhxác

1.2.1 Phân loại NVL.

Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sửdụng những loại NVL khác nhau Phân loại NVL là việc làm thường xuyên, sắpxếp các loại NVL theo từng nội dung, tính chất thương phẩm của chúng nhằmphục vụ cho yều cầu của doanh nghiệp Nhìn chung NVL được phân loại theo cáccách sau:

1.2.1.1 Căn cứ vào nội dung kinh tế :

NVL đươc chia thành các loại:

- NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng laođộng chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm sản xuất ra Đối với bánthành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm cũngđược coi là NVL chính

- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sảnphẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao góisản phẩm như hoá chất, phụ gia, sơn, dầu nhờn, chỉ khâu, bao bì, xà phòng,

- Nhiên liệu: Được phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phươngtiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như:xăng, dầu, than, củi, khí gas

- Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế,sửa chữa những máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vật tải, công cụ, dụng cụlao động

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp và thiết bị không cầnlắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu, dùng trong công tác xây lắp, xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, cácNVL này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cốđịnh, phế liệu từ sản phẩm hỏng, phế liệu từ các NVL chính

1.2.1.2 Căn cứ vào nguồn gốc NVL:

NVL của doanh nghiệp được chia thành:

- NVL mua ngoài

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

- NVL thuê ngoài gia công chế biến.

- NVL nhận góp vốn

1.2.1.3 Căn cứ vào mục đích, nội dung NVL:

NVL của doanh nghiệp được chia thành:

- NVL được dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh

- NVL dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất,quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm

1.2.2 Tính giá NVL.

Tính giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theotừng nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất Về nguyên tắc,NVL là tài sản lưu động nên phải đánh giá theo giá trị vốn thực tế, song do NVL

có nhiều loại, nhiều thứ, lại được thường xuyên biến động trong quá trình hoạtđộng sản xuất kinh doanh và do yêu cầu của công tác kế toán NVL là phản ánhkịp thời hàng ngày tình hình biến động tăng giảm, hiện có của NVL nên trongcông tác kế toán công có thể đánh giá theo hạch toán NVL

1.2.2.1 Đánh giá NVL theo giá vốn thực tế:

a Giá vốn thực tế của NVL nhập kho:

Bao gồm:

● Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế là ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoảnthuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với chi phí mua thực tế ( bao gồm chi phívận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồidưỡng, chi phí nhân viên trừ các khoản triết khấu giảm trừ (nếu có) Đối vớidoanh nghiệp sản xuất thuộc đối tượng phải nộp thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ thì trên hoá đơn là giá vốn không bao gồm thuế GTGT đầu vào Còn đốivới doanh nghiệp sản xuất thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trựctiếp và doanh nghiệp sản xuất không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì trên hoáđơn là giá tổng thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào)

Giá vốn thực tế

của NVL = Giá mua NVL + Chi phí thu mua, chi phí gia công chế biến

NVL xuất kho thuê chế biến gia công cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơithuê chế biến và từ nơi chế biến về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn

vị nhận gia công chế biến

● Vật liệu tự chế biến: Là giá thực tế của NVL xuất kho để chế biến cộng vớichi phí chế biến

● Vật liệu nhận vốn góp liên doanh: Giá thực tế là giá do HĐLD định giá vàđược đánh giá theo giá trị thực tế còn sử dụng được, hoặc theo giá ước tính

 Giá vốn thực tế có tác dụng to lớn trong công tác quản lý kế toán NVL

Nó được dùng để hạch toán tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn NVL, tính toánphân bổ chính xác NVL đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thờiphản ánh chính xác giá trị thực tế hiện còn của doanh nghiệp

b Giá vốn thực tế của NVL xuất kho :

Việc tính giá trị thực tế của NVL xuất kho có thể tính theo một trong cácphương pháp sau: 5 phương pháp

+ Phương pháp theo hoá đơn mua thực tế tồn đầu kỳ:

Theo phương pháp này, giá thực tế NVL xuất kho được tính theo công thứcsau:

+ Phương pháp nhập trước, xuất trước:

Phương pháp nhập trước, xuất trước dựa trên giả định là hàng nào nhập trước

sẽ được xuất trước và lấy đơn giá mua thực tế của lần nhập đó để tính trị giá hàngxuất kho Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng hàng tồn kho vàđơn giá của những lô hàng nhập sau cùng

+ Phương pháp đơn giá thực tế bình quân:

Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kho giá vốn thực tế bình quân củaNVL được xác định theo công thức sau:

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

= Trị giá thực tế NVL còn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế NVL nhập trong kỳ

Số lượng NVL còn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ

Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho theo từng lần xuất được tính theo côngthức:

Đơn giá thực tế bình quân được sử dụng để xác định trị giá vốn thực tế NVLxuất kho cho đến khi nhập lô hàng khác cần tính toán lại đơn giá thực tế bình quân

để tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho tiếp theo Việc xác định đơn giá thực tếbình quân theo cách này còn gọi là tính theo đơn giá thực tế bình quân liên hoàn.Trong thực tế, đơn giá thực tế bình quân của NVL có thể tính bình quân cuối kỳhạch toán

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp hạch toán NVL tồn kho cuối kỳ theo phươngpháp kiểm kê định kỳ thì việc tính đơn giá thực tế bình quân cần phải tính vàocuối kỳ

● Phương pháp đích danh:

Theo phương pháp này, NVL xuất kho thuộc lô nào thì lấy đúng đơn giáNVL nhập kho của chính lô đó để tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho Giávốn thực tế của NVL hiện còn trong kho được tính bằng số lượng từng lô NVLhiện còn nhân với đơn giá nhập kho của chính từng lô NVL đó, rồi tổng hợp lại

● Phương pháp nhập sau, xuất trước:

Giá vốn thực tế

của NVL xuất

kho trong kỳ

= Giá vốn thực tế của NVL còn đầu kỳ

+ của NVL nhập khoGiá vốn thực tế trong kỳ

_ Giá vốn thực tế của NVL còn cuối kỳ

Giá vốn thực tế của

NVL còn cuối kỳ =

Số lượng NVLcòn cuối kỳ * Đơn giá thực tế bình quân

= Giá vốn thực tế NVL còn đầu kỳ + Giá vốn thực tế NVL trong cả kỳ

Số lượng NVL còn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập kho trong cả kỳ

trước và trị giá NVL xuất kho được tính bằng căn cứ vào số lượng NVL xuất kho,đơn giá của những lô NVL nhập mới nhất hiện có trong kho Trị giá của NVL tồnkho cuối kỳ được tính theo số lượng NVL tồn kho và đơn giá của những lô NVL

cũ nhất và đơn giá của những lô NVL nhập sau khi xuất lần cuối tính đến thờiđiểm xác định số tồn kho

Theo phương pháp này, kế toán chi tiết nhập, xuất, tồn hàng ngày theo trị giámua thực tế thì khi có nhu cầu thông tin về giá vốn thực tế của NVL xuất kho vàtồn kho, kế toán cần phải tính toán chi phí thu mua thực tế cho NVL xuất kho vàtồn kho theo các bước sau:

Bước 1: Tính hệ số phân bổ chi phí thu mua thực tế theo công thức:

Bước 2: Tính chi phí thu mua thực tế phân bổ cho NVL xuất kho và tồn kho

theo công thức:

Bước 3: Tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho trong kỳ hay tồn kho cuối kỳ

bằng cách cộng chi phí thu mua phân bổ cho NVL xuất kho (hoặc tồn kho) vàogiá trị mua của chúng

1.2.2.2 Đánh giá NVL theo giá hạch toán:

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

Chi phí thu mua thực tếphân bổ cho NVL xuất kho = Hp * Trị giá mua của NVL xuất kho

Chi phí thu mua thực tế

phân bổ cho NVL

tồn kho cuối kỳ = Hp *

Trị giá mua của NVL tồn kho cuối kỳ

Chi phí thu mua thực tế phát sinhtrong kỳ cần phân bổ

giá kế hoạch hay giá mua tại một thời điểm nào đó) và được sử dụng trong mộtthời gian dài, ít nhất là một kỳ hạch toán.

Dù sử dụng giá hạch toán để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồnkho hàng, song kế toán không được vi phạm nguyên tắc giá vốn thực tế trong việcphản ánh chi phí SXKD và trị giá tài sản hiện còn trên bảng cân đối kế toán Bởivậy trong trường hợp này sẽ xuất hiện một phương pháp tính giá vốn thực tế củaNVL xuất kho và tồn kho Đó là phương pháp hệ số giá Theo phương pháp này,hàng ngày kế toán ghi sổ chi tiết NVL theo giá hạch toán, cuối kỳ tính hệ số giữagiá vốn thực tế với giá hạch toán của NVL hiện còn đầu kỳ và nhập kho trong kỳtheo công thức:

Hệ số giá của NVL có thể tính theo từng loại NVL, nhóm NVL hay từngNVL hay từng mặt NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Căn cứ vào hệ số giá và giá hạch toán của NVL xuất kho trong kỳ hoặc hiệncòn cuối kỳ để tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho trong kỳ và hiện còn cuối

kỳ theo công thức:

1.3 Nội dung của hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1.3.1 Kế toán chi tiết NVL

1.3.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng:

Theo chế độ kế toán quy định ban hành kèm theo Quyết định Số:15/2006/

QĐ-BTC ngày 20/03/2005 Bộ Tài Chính, các chứng từ về kế toán NVL bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT);

Hệ số giá Giá vốn thực tế NVL còn đầu kỳ + Giá vốn thực tế NVL nhập kho trong kỳ

Giá hạch toán NVL còn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL trong kỳ

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 03 VT);

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05 - VT);

- Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 – VT)

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu số 07 – VT)

- Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 – GTKT – 3LL);

- Hoá đơn bán hàng thông thường (Mẫu số 02 – GTGT- 3LL);

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 – PXK – 3LL)

Việc sử dụng các chứng từ này tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể củatừng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sởhữu

Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc sử dụng phải lập kịp thời, đầy đủtheo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Người lập phải chịutrách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tếphát sinh Mọi chứng từ kế toán về NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình

tự và thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, tổng hợpkịp thời các bộ phận, các cá nhân có liên quan

1.3.1.2 Sổ kế toán chi tiết NVL

Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp

mà sử dụng vào các sổ (thẻ) chi tiết như sau:

- Sổ (thẻ) kho

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư

1.3.1.3 Hạch toán kế toán chi tiết NVL

Để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh và thông tin định kỳ về tình hình nhập,xuất, tồn kho NVL cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền theo từng thứ,

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

các yêu cầu sau:

● Tổ chức hạch toán chi tiết NVL ở từng kho và ở bộ phận kế toán doanhnghiệp

● Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm, thứcủa NVL cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị

● Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu kếtoán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi tiết với sốliệu kế toán tổng hợp NVL

● Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầuquản trị NVL)

 Trách nhiệm quản lý NVL trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộphận, nhưng việc quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho và bộphận kế toán hàng tồn kho đảm nhận Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải có sựliên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chitiết NVL

Doanh nghiệp có thể hạch toán kế toán chi tiết NVL theo các phương phápsau:

a Phương pháp ghi thẻ song song:

● Nội dung:

Ở Kho: Việc ghi chép hàng tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ

kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng Khi nhận được các chứng

từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng

từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối tháng, tính ra

số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho nhận các chứng từ nhập xuất đãđược phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán

Ở Phòng Kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3 - 5 ngày, nhân viên kế toán

xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho vànhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán

vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết để ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn khotheo thứ, nhóm, loại NVL Bảng kê này có thể được sử dụng như một báo cáoNVL cuối tháng.

Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán kế toán chi tiết NVL theophương pháp ghi thẻ song song như sau:

Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

 Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loạiNVL, khối lượng các nghiệp vụ phát sinh không thường xuyên, trình độ của nhânviên kế toán chưa cao

● Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng của phương pháp ghi thẻ song song:

+ Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin

cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàngtồn kho

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

THẺ KHO

Sổ (Thẻ) hạch toán kế toán chi tiết NVL

Sổ kế toán tổng hợp

nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá), ghi chép trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa kếtoán và thủ kho.

+ Điều kiện áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật

tư, hàng hoá, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thườngxuyên, trình độ của nhân viên kế toán chưa cao

b Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

● Nội dung:

Ở Kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi

thẻ song song

Ở Phòng Kế toán: Sổ đối chiếu luân chuyển được kế toán mở cho cả năm và

được ghi vào cuối mỗi tháng Sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồnkho của từng NVL thuộc từng kho Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêuthành tiền trong cả tháng của hàng nhập, xuất, tồn kho Mỗi NVL được ghi mộtdòng trên sổ Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thựchiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toántài chính liên quan( nếu cần) Nội dung trình tự hạch toán kế toán chi tiết NVLtheo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát như sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

● Ưu, nhược điểm của phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

phương pháp ghi thẻ song song.

+ Nhược điểm: Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và

kế toán

- Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất NVL thì việc sắp xếp chứng từnhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫnsai sót Nếu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì khối ghi chép vẫn lớn

- Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiếnhành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán

- Theo phương pháp này, để lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựavào số liệu trên thẻ kho

Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì cácdoanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này

c Phương pháp mức dư (Ghi sổ số dư)

● Nội dung:

Ở Kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tương tự hai phương pháp

trên, thủ kho còn sử dụng số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng NVLtheo chỉ tiêu số lượng

Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm Cuối mỗi tháng số dưđược chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu từ cácthẻ kho Trên sổ số dư NVL được sắp xếp theo thứ, nhóm, loại Mỗi nhóm códòng cộng nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại

Ở Phòng Kế toán: Kế toán mở sổ theo dõi từng kho chung cho cả năm để

ghi chép tình hình nhập xuất

Cuối tháng khi nhận được sổ số dư do thủ kho đưa lên, kế toán căn cứ vào sốtồn kho cuối tháng do thủ kho tính và ghi ở sổ số dư, đơn giá hạch toán tính ra giátrị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư Việc kiểm tra, đối chiếu căn cứ vàocột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn và số liệu

kế toán tổng hợp Nội dung, trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ

số dư có thể được khái quát như sau: (Sơ đồ 3)

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư

● Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng phương pháp mức dư (Ghi sổ số dư).

- Công việc dàn đều trong tháng, nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệucần thiết phục vụ cho quản trị NVL

+ Nhược điểm:

Bảng luỹ kế Nhập Bảng luỹ kế Xuất

SỔ SỐ DƯ

Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu số liệu

Sổ kế toán tổng hợp

để có thông tin về tình hình nhập, xuất, hiện còn của NVL nào đó phải căn cứ vào

số liệu trên thẻ kho

- Khi cần lập báo cáo tuần kỳ về NVL phải căn cứ trực tiếp vào số liệu trêncác thẻ kho

- Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa sốliệu trên sổ số dư với số liệu tương ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho thì việctìm kiếm, tra cứu rất phức tạp

lý NVL

1.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán tổng hợp NVL có thể theo một tronghai phương pháp sau:

1.3.2.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên

a.Tài khoản kế toán sử dụng

● Tài khoản 152“ Nguyên vật liệu ”: Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện

có và tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế

● Tài khoản 151“ Hàng mua đang đi đường ”: Tài khoản này dùng để phảnánh giá vật tư mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bánnhưng chưa về kho doanh nghiệp

● Tài khoản131“ Phải trả người bán ”: Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệthanh toán giữa doanh nghiệp và người bán, người nhận thầu về các khoản vật tưhàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản 131 được mởtheo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, từng người bán, từng người nhận thầu

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho nhằmghi nhận các khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn và phảnánh giá trị thực tế thuần tuý của hàng tồn kho trên các báo tài chính Tài khoảnnày là tài khoản điều chỉnh cho các tài khoản tồn kho trong đó có tài khoản 152.

● Ngoài ra còn có một số tài khoản liên quan khác được sử dụng như sau: TK

111, TK 112, TK 621, TK627, TK 641, TK 642, …

b Trình tự hạch toán kế toán NVL

+ Khi mua NVL:

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331, 151

+ Khi thanh toán tiền hàng:

Nợ TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán

Có TK 711: Chiết khấu thanh toán được hưởng

Có TK 152: Giá mua chưa có thuế

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng với số giảm giá và hàng mua bịtrả lại

+ Khi nhập khẩu NVL:

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu nhập khẩu

Nợ (Hoặc Có) TK 413: Phần chênh lệch tỷ giá ngoại tệ

Có TK 111, 112, 311: Giá mua (CIF) vật liệu theo tỷ giá hạch toán

● Số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp ghi:

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 (33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp+ Khi xuất kho NVL:

Nợ TK 621, 641, 642: Tập hợp chi phí sản xuất chung, bán hàng, QLD

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

1.3.3.2 Hạch toán kết quả kiểm kê

Định kỳ, theo quy định (cuối năm), doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tất cảcác loại vật tư, hàng hoá, tài sản, tiền, nhằm tránh thất thoát, mất mát tài sản, bảođảm cho số liệu trên sổ sách kế toán được chính xác, phù hợp với thực tế Căn cứ vàokết quả kiểm kê và quyết định xử ký, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trường hợpthừa, thiếu, mất mát, hư hỏng, chênh lệch giá tài sản

Như vậy, hạch toán kiểm kê bao gồm hai giai đoạn công việc nối tiếp nhau, đó

là hạch toán kết quả kiểm kê và hạch toán quyết định xử lý bộ phận tài sản, công nợ,thiếu hụt, mất mát hay dôi thừa Trường hợp khi kiểm kê xác định được ngay bộ phậnvật tư, hàng hoá dôi thừa hay thiếu hụt trong định mức, kế toán sẽ phản ánh ngay vào

sổ sách Ngược lại, đối với bộ phận giá trị vật tư, hàng hoá hao hụt hay dôi thừa chưa

rõ nguyên nhân, phải chờ xử lý, kế toán phải phản ánh bộ phận hao hụt hay dôi thừanày trong thời gian chờ xử lý của cấp có thẩm quyền Khi nhận được quyết định xử

lý, kế toán sẽ ghi nhận cách thức xử lý từng bộ phận giá trị tài sản thừa, thiếu

1.4 Các hình thức sổ kế toán

1.4.1 Hình Thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ (CT- GS)

1.4.1.1 Đặc trưng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán CT-GS

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp đểghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp baogồm:

 Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

 Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái

● Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổnghợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

● Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm(theo thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phảiđược Kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ Cái

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

1.4.1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kếtoán lập CT-GS Căn cứ vào CT-GS để ghi vào sổ Đăng ký CT-GS, sau đó đượcdùng để ghi Sổ Cái Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập CT-GS được dùng đểghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh

Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cáilập Bảng cân đối số phát sinh

- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết(được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo Tài chính Quan hệđối chiếu, kiểm tra phải bảo đảm tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có củatất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng sốtiền phát sinh trên sổ Đăng ký CT-GS

Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phátsinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phảibằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

- Khái quát trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được trình

bày ở Sơ đồ 4 sau đây:

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

Sổ quỹ

CHỨNG TỪ GỐC

1.4.2.1 Đặc trưng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán NKC

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán NKC: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung,theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó Sau đó, lấy

số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

- Các loại sổ gồm:

+ Sổ Nhật ký chung

+ Sổ Cái

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

1.4.2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ, trướchết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số hiệu đã ghi trên

sổ NKC để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ

Sổ đăng ký

chứng từ

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC Sổ, thẻ kế toán

chi tiết

CHỨNG TỪ GHI SỔ

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VL BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ NKC, các nghiệp vụ phát sinh được ghivào sổ kế toán chi tiết liên quan.

- Cuối tháng, quý, năm, cộng số liệu trên sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh

để đối chiếu với tổng phát sinh Nợ, Có trên NKC Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớpđúng số hiệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chitiết) được dùng để lập các Báo cáo Tài chính Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo

hình thức NKC được miêu tả qua Sơ đồ 5 sau đây:

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

SỔ NHẬT KÝ

ĐẶC BIỆT

CHỨNG TỪ GỐC

NHẬT KÝ CHUNG SỔ CHI TIẾT VL, SỔ

CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

SỔ CÁI

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

VL ; BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối tháng hoặc định kỳ

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

1.4.3 Hình thức Nhật ký - sổ cái

1.4.3.1 Đặc trưng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế(theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật

ký - Sổ Cái

- Các loại sổ gồm:

+ Nhật ký - Sổ Cái

+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

1.4.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kếtoán ghi vào Nhật ký - Sổ cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổNhật ký - Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết)

- Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái được miêu tả

qua Sơ đồ 6 sau đây:

SỔ QUỸ

Ghi chú:

CHỨNG TỪ GỐC

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬT KÝ - SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

1.4.4.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ:

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếpvào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

- Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết thì hàngngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển sốliệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ

- Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mangtính phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảngphân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật kýchứng từ có liên quan

- Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, để kiểm tra, đốichiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào

Sổ Cái

- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đượcghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toánchi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theotừng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái

- Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ,Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo Tài chính

- Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái được miêu tả

qua Sơ đồ 7 sau đây:

Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký - chứng từ

BẢNG KÊ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu

CHỨNG TỪ GỐC VÀ CÁC BẢNG PHÂN BỔ

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT

CHI TIẾT

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1.5 Phân tích tình hình quản lý và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

Muốn cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hànhđược đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại NVL đủ về sốlượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất Đây là một vấn đề bắt buộc mànếu thiếu thì không thể có quy trình sản xuất sản phẩm được Do đó song song vớiquá trình ghi chép phản ánh giá trị, số lượng doanh nghiệp cần phân tích tình hình sửdụng và dữ trữ đảm bảo cho sản xuất, góp phần tiết kiệm chi phí

1.5.1 Chỉ tiêu phân tích tình hình cung cấp NVL

1.5.1.1 Cung cấp NVL theo số lượng

Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo đủ

Trong đó:

Mi: Nhu cầu về số lượng loại NVL i trong kỳ

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

Tỷ lệ % hoàn thành kế

hoạch cung ứng về khối

lượng NVL loại i (i= 1, n)

Số lượng NVL loại i thực tế nhập kho trong kỳ

Số lượng NVL loại i cần mua (theo kế hoạch trong kỳ)

=

Mi = q.mi

q: Số lượng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất trong kỳ.

mi: Đinh mức hao phí NVL i cho một đơn vị sản phẩm hoặc chi tiết

1.5.1.2 Cung cấp NVL theo chủng loại

Cung cấp NVL theo chủng loại chủ yếu cần phân biệt NVL thay thế được vàNVL không thay thế được

Vật liệu có thể thay thế được: Là vật liệu có giá trị sử dụng tương đương, khi

sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lượng sản phẩm Khi phân tích loại vật liệunày, ngoài các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí (giá cảcác loại NVL thay thế)

Vật liệu không thể thay thế được: Là vật liệu mà trong thực tế không có vật

liệu khác thay thế hoặc nếu có thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sảnphẩm

1.5.2 Chỉ tiêu phân tích tình hình dự trữ NVL

NVL dự trữ bao gồm tất cả các loại NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, động lực,công cụ lao động nhỏ hiện có ở doanh nghiệp, đang chờ đợi để đưa vào tiêu dùng chosản xuất sản phẩm Dự trữ NVL cho sản xuất là một yêu cầu khách quan

Chỉ tiêu phân tích tình hình dự trữ NVL:

+ Dự trữ tuyệt đối: Là khối lượng từng loại NVL chủ yếu, biểu hiện bằng các

đơn vị hiện vật như: tấn, kg, m, Đại lượng dự trữ tuyệt đối rất cần thiết, giúp chodoanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng

+ Dự trữ tương đối: Là số lượng NVL dự trữ đảm bảo sản xuất, kinh

doanh của doanh nghiệp tiến hành liên tục trong khoảng thời gian bao nhiêu ngày

Dự trữ tương đối là rất cần thiết, giúp cho việc phân tích tình hình dự trữ các loạiNVL chủ yếu trong doanh nghiệp

Dự trữ tương đối và dự trữ tuyệt đối có quan hệ mật thiết với nhau thông qua chỉtiêu mức tiêu dùng (hoặc cung ứng) NVL bình quân cho một ngày đêm

M: Dự trữ tuyệt đối

t: Dự trữ tương đối

m: Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất trong một ngày đêm

Dự trữ biểu hiện bằng tiền: Là khối lượng NVL biểu hiện bằng giá trị, bằng

tích số giữa đại lượng NVL dự trữ tuyệt đối với đơn giá mua các loại NVL Chỉ tiêu

dự trữ biểu hiện bằng tiền rất cần thiết cho xác định nhu cầu về vốn lưu động và tìnhhình cung ứng NVL

Phương pháp phân tích: So sánh số lượng NVL thực tế đang dự trữ theo từng

loại với số lượng NVL cần dự trữ Cao quá hoặc thấp quá đều không tốt

1.5.3 Chỉ tiêu phân tích tình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất

Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phíNVL sản xuất, hạ giá thành sản phẩm sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanhnghiệp Bởi vậy, việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng NVL vào sản xuất sảnphẩm phải được tiến hàng thường xuyên, định kỳ trên các mặt: Khối lượng NVL,định mức tiêu hao NVL để sản xuất ra đơn vị sản phẩm

+ Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng NVL, cần xác định chỉ tiêu khốilượng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm

Lượng NVL còn lại chưa dùng đến, cuối kỳ kiểm kê thường có sự chênh lệchkhông đáng kể Nếu lượng NVL còn lại chưa dùng đến bằng không thì:

+ Để phân tích mức độ đảm bảo khối lượng NVL cho sản xuất sản phẩm, cầntính hệ số:

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

Lượng NVLnhập trong kỳ

=

+

Các chỉ tiêu trên cần tính và phân tích cho từng loại NVL, đặc biệt đối với cácloại NVL không thay thế được

Kết quả tính toán trên phản ánh mức sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm đãtiết kiệm hay lãng phí

1.5.4 Chỉ tiêu phân tích mối quan hệ tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL đến kết quả sản xuất kinh doanh.

Việc cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL cho sản xuất sản phẩm đảm bảo tốt đếnkết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ cao Đây là mối quan hệ nhân quả.Mối quan hệ này được biểu hiện ở công thức sau:

Khối lượng sản

phẩm sản xuất

Khối lượng NVL tồn kho đầu kỳ Khối lượng NVL nhập trong kỳ

Khối lượng NVL

dự trữ cuối kỳMức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm

-=

Nguyên vật liệu nằm trong số những tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, với đặcđiểm thường xuyên vận động qua các giai đoạn khác nhau của quá trình tái sản xuất.Sau mỗi giai đoạn tài sản của doanh nghiệp thay đổi cả về hình thái vật chất và giátrị Khi nghiên cứu quá trình tái sản xuất của tư bản sản xuất C.Mác đã nêu ra côngthức chung về tuần hoàn của tư bản sản xuất qua ba giai đoạn như sau:

T – H SX H’ – T’

Trong giai đoạn cung cấp (T – H) doanh nghiệp dùng tiền mua sắm các yếu tốsản xuất cần thiết phục vụ cho quá trình kinh doanh Kết quả của giai đoạn cung cấp

là tài sản dưới hình thái tiền tệ được chuyển thành tài sản dự trữ cho sản xuất

Giai đoạn sản xuất là giai đoạn kết hợp giữa lao động, tư liệu lao động, và đốitượng lao động để tạo ra sản phẩm Trong giai đoạn này doanh nghiệp phải bỏ ra cácloại chi phí khác nhau để thu được sản phẩm, biến đổi cả về hình thái và giá trị (H –H’)

Giai đoạn cuối cùng là giai đoạn tiêu thụ sản phẩm hàng hoá đã làm ra, biến đổi

từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ (H’ – T’) Phần chênh lệch được sáng tạo

ở khâu sản xuất, được thực hiện ở khâu tiêu thụ và biểu hiện dưới hình thức lợinhuận

Như vậy, đối với một doanh nghiệp sản xuất, sự vận động của tài sản xét trongmột quá trình liên tục, kế tiếp nhau không ngừng theo một trật tự nhất định tạo thànhmột chu trình khép kín gọi là sự tuần hoàn của tài sản Từ một hình thái cụ thể nhấtđịnh sau một quá trình vận động, tài sản quay trở lại hình thái ban đầu gọi là mộtvòng tuần hoàn hay một vòng luân chuyển Số vòng luân chuyển càng cao thì hiệuquả sử dụng tài sản ngắn hạn càng lớn, kéo theo hiệu quả kinh doanh càng lớn vàngược lại Tóm lại, phân tích tốc độ luân chuyển của tài sản nhằm đẩy nhanh tốc độluân chuyển của tài sản ngắn hạn sẽ làm tăng hiệu quả sử dụng tài sản và kéo theolàm tăng hiệu quả kinh doanh

Việc phân tích dựa trên các chỉ tiêu sau:

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

- (1)

Hệ số luân chuyển của tài sản ngắn hạn hay số vòng quay của tài sản ngắn hạncho biết trong kỳ kinh doanh, tài sản ngắn hạn quay được mấy vòng Số vòng quaycàng lớn, tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn càng cao, hiệu quả sử dụng tài sảncàng cao và ngược lại

Các bước tiến hành phân tích tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn được thựchiện như sau:

Bước 1: Đánh giá chung tốc độ luân chuyển

Thời gian của kỳ phân tích

Số vòng quay của tài sản ngắn hạn

Đây là bước tính ra các chỉ tiêu và so sánh giữa kỳ gốc và kỳ phân tích để có thểđưa ra nhận định chính xác về xu hướng biến động cũng như ổn định của việc biếnđộng tốc độ luân chuyển tài sản ngắn hạn Các chỉ tiêu được phản ánh ở bảng sau:

tuyệt đối tương đối

1 Số vòng luân chuyển của

tài sản ngắn hạn (vòng)

2 Thời gian một vòng luân

chuyển của TSNH (ngày)

3 Hệ số đảm nhiệm của

TSNH (lần)

Biểu số 1.1: Đánh giá chung tốc độ luân chuyển

Bước 2: Phân tích nhân tố ảnh hưởng đến một vòng luân chuyển của tài sảnngắn hạn

Từ công thức (2) ta thấy thời gian một vòng luân chuyển bị ảnh hưởng bởi cácnhân tố sau:

+ Tài sản ngắn hạn bình quân tham gia luân chuyển: Nếu các yếu tố khác khôngđổi thì nhân tố này tỉ lệ thuận với thời gian một vòng luân chuyển

+ Tổng số luân chuyển : Nếu các yếu tố khác không đổi thì nhân tố này tỉ lệnghịch với thời gian một vòng luân chuyển

Việc xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tốc độ luân chuyển của tàisản ngắn hạn được khái quát qua bảng sau:

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

Chỉ tiêu

Thời gian của một vòng luân chuyển ngắnhạn tính theo

Mức độ ảnh hưởng của cácnhân tố đến thời gian 1 vòngluân chuyển TSNH kỳ phântích so với kỳ gốc

TSNH BQtham gialuân chuyển

và tổng sốluân chuyểnthuần kỳgốc

TSNH BQtham gia luânchuyển kỳphân tích vàtổng số luânchuyển thuần

kỳ gốc

TSNH BQtham gia luânchuyển kỳphân tích vàtổng số luânchuyển kỳphân tích

Ảnhhưởngcủa nhân

tố TSNHBQ

Ảnh hưởng củanhân tố tổngluân chuyểnthuần

Biểu số 1.2: Xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tốc độ luân

chuyển của tài sản ngắn hạn.

Bước 3: Xác định số vốn lưu động tiết kiệm ( - ) hoặc lãng phí ( + ) do tốc độluân chuyển của tài sản ngắn hạn thay đổi

Đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn sẽ góp phần giảm nhu cầu vềvốn, cho phép làm ra nhiều sản phẩm, tạo ra nhiều doanh thu, giảm bớt khó khăn vềthiếu vốn Cụ thể khi tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn tăng thì với số vòngquay vẫn như cũ thì doanh nghiệp sẽ thu được lượng luân chuyển thuần nhiều hơn vàngược lại nếu lượng luân chuyển thuần không đổi, tốc độ luân chuyển thuần tăng lênthì doanh nghiệp sẽ cần ít tài sản ngắn hạn tham gia luân chuyển hơn

Tổng số luân

chuyển thuần

Tài sản ngắn hạnbình quân

Số vòng quay củatài sản ngắn han

=

*

Từ công thức trên ta thấy, tổng số luân chuyển thuần chịu ảnh hưởng của hainhân tố: Tài sản ngắn hạn bình quan và số vòng quay của tài sản ngắn hạn Bằngphương pháp thay thế liên hoàn ta xác định được ảnh hưởng của các nhân tố đó:

+ Nhân tố tài sản ngắn hạn tham gia luân chuyển

+ Nhân tố số vòng quay tài sản ngắn hạn

Như vậy, các nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp đến lượng luân chuyển thuần

Từ công thức xác định thời gian một vòng luân chuyển, có thể khái quát cáchxác định số tài sản ngắn hạn tham gia luân chuyển tiết kiệm ( - ) hay lãng phí ( + ) ở

kỳ phân tích so với kỳ gốc như sau:

Như vậy, tài sản ngắn hạn bình quân tham gia luân chuyển chịu ảnh hưởng của 2nhân tố: Tổng số luân chuyển thuần và thời gian 1 vòng luân chuyển Trong đó sốvốn tiết kiệm hay lãng phí do đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn sẽlà:

Bước 4: Xác định nguyên nhân ảnh hưởng và biện pháp đẩy nhanh tốc độ luânchuyển của tài sản ngắn

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

Chênh lệch giá trị tài sản bình quân tham gia

luân chuyển kỳ phân tích so với kỳ gốc Số vòng quay của tài sản ngắn hạn kỳ gốc

kỳ phân tích *

Chênh lệch về thời gian 1 vòng luân chuyển

*1

Thời gian của

kỳ phân tích1

Muốn đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn thì doanh nghiệp cần

áp dụng đồng bộ các biện pháp nhằm giảm bớt tài sản ngắn hạn và thời gian lưu lạicủa tài sản ngắn hạn trong từng khâu, từng giai đoạn trong kỳ kinh doanh từ khâu thumua nguyên vật liệu, khâu dự trữ, khâu sản xuất, khâu tiêu thụ, giảm lượng tồn kho…Chu kỳ hoạt động đối với doanh nghiệp sản xuất như sau:

Trong đó:

360 =

Giá trị sản phẩm dở dang bình quân

Giá trị vật tư sử dụng trong kỳ

=

Giá trị vật tư tồn kho bình quân trong kỳ

Từ công thức này doanh nghiệp có thể nhận biết được số ngày sử dụng lượng vật

tư tồn kho còn lại, số ngày cần thiết để bán hết lượng thành phẩm tồn kho, và số ngàycần thiết để biến đổi sản phẩm dở dang thành thành phẩm Từ đó biết được khâu nàocòn chậm để có biện pháp điều chỉnh phù hợp

Với vai trò là yếu tố chính cấu thành nên giá thành sản phẩm, Nguyên vật liệu cóthể dựa trên phương pháp phân tích trên để phân tích được hiệu quả dự trữ, sử dụng

Thời gian 1 vòng quay

dự trữ

Thời gian 1 vòng quay SPDD

Thời gian 1vòng quay thành phẩm

Thời gian thu tiền

nguyên vật liệu đồng thời thấy được vai trò trong nâng cao hiệu quả sử dụng tài sảnngắn hạn.

1.6 So sánh chuẩn mực kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho

1.6.1 Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho ( Inventories – IAS2)

Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho bao gồm các điểm chủ yếu sau:_ Phạm vi áp dụng: Chuẩn mực quy định cho tất cả các tồn kho là tài sản nhằmcác mục đích sau:

 Giữ để bán trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường

 Để bán sau quá trình sản xuất

 Dưới dạng nguyên liệu hoặc vật liệu, công cụ, dụng cụ hoặc dùng trongquá trình sản xuất

 Dùng để cung cấp dịch vụ

_ Nguyên tắc: Hàng tồn kho phải được ghi nhận theo giá thấp hơn giữa giá gốc

và giá trị thuần có thể thực hiện được theo nguyên tắc thận trọng

_ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho:

 Chi phí thực tế ( Actual costs)

 Chi phí chuẩn ( Standard costs)

 Phương pháp bán lẻ (Retail method)

_ Phương pháp tính giá xuất thực tế của hàng tồn kho:

 Giá đích danh (Specific Identification)

 Bình quân gia quyền (Weighted average cost)

 Nhập trước, xuất trước (First in, First out)

_ Các khoản mục được ghi nhận là chi phí trong báo cáo sản xuất kinh doanh

 Giá trị hàng tồn kho đã được bán ra

 Điều chỉnh giảm xuống giá trị thuần có thể thực hiện được

 Mất mát hàng tồn kho

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

 Hao phí thất thường.

 Chi phí sản xuất không được phân bổ

1.6.2 So sánh chuẩn mực kế toán Việt Nam với chuẩn mực kế toán quốc tế.

Chuẩn mực kế toán Việt Nam được xây dựng trên cơ sở chuẩn mực kế toán quốc

tế do đó mà chuẩn mực kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế có nhiềuđiểm tương đồng Tuy nhiên, do sự vận dụng phù hợp với hoàn cảnh và trình độ pháttriển của nền kinh tế xã hội Việt Nam nên vẫn có sự khác biệt giữa hai chuẩn mựcnày Sự khác biệt đó được tóm tắt trong bảng sau:

Lập dự phòng khi kết thúc niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính của năm khi có sự chắc chắn về dấu hiệu giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc

Hoàn nhập số dự phòng chưa sử dụng đến : Ghi giảm chi phí SXKD

Nếu khoản dự phòng phải lập cuối năm nay nhỏ hơn số đã lập cuối năm trước thì

số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập vào giá vốn hàng bán

Biếu số 1 3 So sánh chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ VÀ IN NÔNG NGHIỆP

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ VÀ IN NÔNG NGHIỆP

2.1.1 Khái quát chung về công ty.

Công ty cổ phần Bao bì và In Nông nghiệp (Tên giao dịch quốc tế: AgriculturePrinting and Packing Joint Stock Company _ App Print Jsc, viết tắt: APP) là công tyhoạt động trong ngành công nghiệp in và sản xuất bao bì

Địa chỉ: 72 Trường Chinh, quận Đống Đa, Hà Nội

Với chức năng sản xuất: công ty chuyên phục vụ khách hàng các sản phẩm như

tem nhãn, sách báo, tạp chí và đặc biệt là bao bì hộp trên các loại chất liệu carton giấy phủ nhôm Mặt hàng bao bì phổ biến nhất trên thị trường trong và ngoài nướcnhư hộp bánh kẹo, tân dược, thuốc lá…

-Với chức năng thương mại: công ty cung cấp cho khách hàng tất cả vật tư

ngành in đa dạng và phong phú của các hãng trong nước và các hãng nổi tiếng trênthế giới

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Năm 1969, tiền thân một Tổ in vẽ bản đổ thủ công với nhiệm vụ chủ yếu là thiết

kế, vẽ bản đồ Hoạt động chủ yếu theo định hướng và kế hoạch của Nhà nước

Năm 1970, Đổi tên thành Xưởng in vẻ Bản đồ và Không ảnh I với nhiệm vụ

chính là in, vẽ bản đồ cho Ngành Nông nghiệp, phục vụ công tác quy hoạch Nôngnghiệp

Ngày 12 – 5 – 1983, theo quyết định số 150/1983/QĐ – BNN của Bộ Nông nghiệp, Xưởng in vẽ Bản đồ và Không ảnh I được chính thức đổi tên thành Xí nghiệp

Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B

in Nông nghiệp I, trực thuộc Bộ Nông nghiệp Công ty cũng đã bước đầu áp dụng

công nghệ in offset cùng với công nghệ in Typô sắp chữ thủ công

Năm 1989 & năm 1990 Xí nghiệp đã được Bộ Nông nghiệp và Tổ chức lương

nông Liên hợp quốc – FAO (Food and Agriculture Organization) đầu tư một máyoffset tờ rời mới Heidelberg một màu, máy dập hộp của Italy Máy Offset đã đưa quytrình in từ thủ công thành tự động hóa khiến cho cho năng suất in của Xí nghiệp tănglên gấp nhiều lần

24 – 3 – 1993, Xí nghiệp in Nông nghiệp I đổi tên thành Xí nghiệp in Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp

thực phẩm

Sau gần 10 năm hoạt động Xí nghiệp đã tích lũy một bề dày kinh nghiệm về sản

xuất tem nhãn, hàng hóa và bước sang giai đoạn phát triển lớn mạnh hơn Ngày 20 –

3 – 2002, Xí nghiệp một lần nữa đổi tên thành Công ty in Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Đầu năm 2004,

công ty đã đầu tư 16 tỷ VND để đầu tư mua sắm thiết bị và máy móc mới trong đó cómáy in Flexo 6 màu hiện đại của Mỹ

Ngày 1 – 7 – 2004 Công ty đổi sang mô hình công ty cổ phần và đổi tên thành Công ty cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp với số vốn điều lệ là 27 tỷ Bộ Nông

nghiệp và Phát triển Nông thôn trở thành một trong những cổ đông của công ty, sởhữu khoảng 25% số cổ phần

2.1.3 Đặc điểm kinh doanh

2.1.3.1 Đặc điểm quy trình công nghệ:

Ngành in là ngành có công nghệ sản xuất rất đặc trưng và riêng biệt Ở thời điểmban đầu khi nghành in chưa phát triển và chưa có sự hỗ trợ của máy vi tính thì côngnghệ in phổ biến là công nghệ in Typô sắp chữ thủ công Hiện nay, công nghệ in