Nâng cao hiệu quả của việc ủy quyền trong quản trị doanh nghiệp – lý luận và thực tiễn ở việt nam

Uỷ quyền là giao một phần công việc cho người dưới quyền chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời cho họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm được giao… Nghe tưởng như đơn giản, nhưng khi

Đề 7: Nâng cao hiệu quả của việc ủy quyền trong quản trị doanh nghiệp –

Lý luận và thực tiễn ở Việt Nam

MỞ ĐẦU

Ở Việt Nam nói riêng và trên thế giới nói chung, trong lĩnh lực quản trị doanh nghiệp, việc điều chỉnh công việc của các cấp chỉ huy sao cho phù hợp với các loại hình doanh nghiệp cụ thể, không bị chồng chéo, quá tải luôn là điều mà các nhà quản trị học phải cân nhắc kỹ lưỡng Việc cho ra đời khái niệm “uỷ quyền” cho thấy một bước tiến trong ngành quản trị học hiện nay Uỷ quyền là giao một phần công việc cho người dưới quyền chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời cho

họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm được giao… Nghe tưởng như đơn giản, nhưng khi các nhà quản trị học áp dụng vào thực tiễn lại gặp phải không ít khó khăn, phức tạp, đòi hỏi thời gian để phân tích cặn kẽ vấn đề uỷ quyền trong từng trường hợp riêng; hoặc áp dụng được nhưng lại không đảm bảo đúng trách nhiệm

được giao Chính vì lý do trên, em xin phép chọn đề tài số 7: “Nâng cao hiệu quả của việc ủy quyền trong quản trị doanh nghiệp – Lý luận và thực tiễn ở Việt Nam”

để làm rõ hơn về vấn đề uỷ quyền trong quản trị doanh nghiệp

NỘI DUNG

I Uỷ quyền

1 Khái niệm uỷ quyền

Ủy quyền là việc cán bộ quản lý cấp trên cho phép cán bộ cấp dưới có quyền

ra quyết định về những vấn đề thuộc quyền hạn của mình, trong khi người cho phép vẫn đứng ra chịu trách nhiệm Ủy quyền là một phạm trù quan trọng, là một công cụ quản trị sắc bén, là phong cách lãnh đạo dân chủ khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp trên thế giới

Sự ủy quyền có thể thể hiện dưới hai hình thức:

- Ủy quyền chính thức: qua sơ đồ cấu tạo bộ máy (mỗi bộ phận có những chức năng và quyền hạn rõ ràng)

- Ủy quyền không chính thức: qua sự tín nhiệm cá nhân (Giám đốc ký quyết

2 Sự cần thiết phải uỷ quyền

- Uỷ quyền giúp cho người quản lý đưa ra được những quyết định sáng suốt hơn, tận dụng tối đa quỹ thời gian, và quản lý được một nhóm có đông thành viên, Nâng cao hiệu quả công việc

- Việc ủy quyền tạo niềm tin giữa lãnh đạo doanh nghiệp với nhân viên Đồng thời, xây dựng cho doanh nghiệp một đội ngũ lãnh đạo có năng lực

- Sự ủy quyền không phải là một công việc đơn giản, nó là một nghệ thuật của quản trị sao cho công việc được giao hoàn thành theo ý muốn do đó phải dựa vào một kỹ thuật nhất định Sự khó khăn của uỷ quyền còn xuất phát từ những yếu

tố tâm lý của người uỷ quyền và người được uỷ quyền

3 Quy trình uỷ quyền

Để ủy quyền có hiệu quả cần sử dụng kỹ thuật ủy quyền nhất định thích hợp với đặc điểm của từng tổ chức Vì vậy, ủy quyền cần có những quy trình nhất định

Qui trình ủy quyền bao gồm những bước cơ bản sau:

-   Xác định kết quả mong muốn Việc giao quyền là nhằm cho người khác

có khả năng thực hiện được công việc Nếu việc giao quyền mà người được giao không thể thực hiện được thì công việc ủy quyền này là vô nghĩa Do đó cần phải

ủy quyền tương xứng với công việc và tạo điều kiện cho họ thực hiện công tác được giao

-  Chọn người và giao nhiệm vụ

-  Giao quyền hạn để thực hiện các nhiệm vụ đó.

-  Yêu cầu người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm

-  Giám sát và đánh giá

4 Điều kiện để uỷ quyền có hiệu quả

Uỷ quyền có hiệu quả phải trên cơ sở có một tổ chức hợp lý thể hiện trên 6 điểm sau:

a) Biện pháp

Có những biện pháp kiểm soát rõ ràng không? Cho toàn bộ tổ chức hay cho từng bộ phận?

b) Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức có được phác hoạ cẩn thận và rõ ràng không? Có được giải thích đồng nhất không?

Mọi người có hiểu rõ các tuyến chỉ huy trực tiếp không?

Mối quan hệ giữa các ban điều hành trực tiếp và ban tham mưu có được mọi người hiểu rõ không?

c) Bản mô tả chức năng – nhiệm vụ

Các chức năng – nhiệm vụ của tổ chức có được mô tả rõ ràng và chi tiết không? Người nắm giữ các chức vụ có hiểu những nhiệm vụ của mình hay không? Bản mô tả chức năng – nhiệm vụ có được cập nhật không?

d) Những tiêu chuẩn đánh giá việc hoàn thành công việc

Những tiêu chuẩn đánh giá công việc của các vị trí chức vụ có được triển khai hay không?

Những tiêu chuẩn đó có giúp cho người phụ trách tự đánh giá được không? e) Đánh giá định kỳ mức độ hoàn thành công việc

Kế hoạch đánh giá có hệ thống không?

Có sự xét duyệt lại thường xuyên cách đánh giá toàn bộ tổ chức và từng bộ phận không?

f) Uỷ quyền

Sự uỷ quyền có thực sự giải phóng cấp chỉ huy để tập trung lo các việc quan trọng hơn không?

Sự uỷ quyền có tác dụng nâng cao trình độ và năng lực của người dưới quyền không?

Những kỹ thuật uỷ quyền có hiệu quả được vận dụng đạt mức độ nào?

5 Những điều cần chú ý về uỷ quyền

- Cần phân biệt rõ 3 khái niệm là phân cấp, phân quyền và uỷ quyền trong doanh nghiệp

+ phân quyền là giao quyền cho người chỉ huy cấp dưới Uỷ quyền là giao một phần việc của người chỉ huy cấp trên cho người chỉ huy cấp dưới làm Như vậy phân cấp, phân quyền mang tính chất tập thể còn uỷ quyền mang tính chất

cá nhân

+ chỉ uỷ quyền khi có thực quyền đó.

+ có thể thu hồi sự uỷ quyền

+ sự uỷ quyền không bao gồm thoái thác trách nhiệm, uỷ quyền xong không có nghĩa là hết trách nhiệm

II Thực tiễn của việc ủy quyền trong quản trị doanh nghiệp ở Việt

Nam.

1 Thực trạng chung của việc uỷ quyền trong quản trị doanh nghiệp ở Việt Nam

Ủy quyền liên quan đến việc chia sẻ quyền lực vì thế đối với đa số các nhà quản trị đó là một khái niệm đáng sợ vì họ không biết điều gì sẽ xảy ra một khi họ

từ bỏ quyền kiểm soát

Theo nghiên cứu gần đây cho thấy việc thực hiện ủy quyền trong quản trị doanh nghiệp ở Việt Nam diễn ra khá thường xuyên Điển hình là các công việc ủy quyền do lãnh đạo giao cho nhân viên trong công ty nhưng ở mức độ khá nhẹ, thông thường chỉ là giải quyết giấy tờ, ký một số văn bản có tính không quan trọng của công ty Ngoài ra, công việc uỷ quyền còn được thực hiện theo Điều lệ công ty trong từng doanh nghiệp cụ thể

Tình trạng chung trong suy nghĩ và cách làm việc của lãnh đạo hiện nay là

tự mình quyết định hầu hết các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp Họ gần như

không tin tưởng vào năng lực của nhân viên; hoặc sợ bị cấp trên đánh giá và khiển trách vì sao nhãng trách nhiệm; sợ bị quy trách nhiệm về những sai lầm của cấp dưới; sợ bị coi là thiên vị, phân biệt đối xử, ưu ái với người này, thiếu quan tâm với người khác… Điều này dẫn đến công việc bị ứ đọng bởi lẽ người quản trị không thể làm tất cả mọi việc đồng thời tập trung vào thế mạnh của mình nếu như họ phải

ôm đồm quá nhiều việc.hơn thế nữa, các nhà quản trị không khuyến khích cấp dưới làm việc tích cực, nhất là trong những việc đột xuất, ngoại lệ; tạo cho cấp dưới tâm

lý chờ đợi ỷ lại, thiếu tự tin vào bản thân Về phía người nhân viên, họ không sẵn sàng nhận trách nhiệm với công việc được giao, đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Chính những điều trên gây khó khăn cho việc tiến hành công việc ủy quyền

Theo báo cáo tổng kết của công tác công chứng, chứng thực tại UBND và các Phòng công chứng trong cả nước, nhất là ở những tỉnh, thành phố lớn cho thấy, việc công chứng, chứng thực hợp đồng uỷ quyền ngày càng tăng, đặc biệt tại một

số Phòng công chứng thì số lượng hợp đồng uỷ quyền chiếm 30% trong tổng số hợp đồng, giao dịch được công chứng Tuy nhiên, việc gia tăng số lượng hợp đồng uỷ quyền cũng đồng nghĩa với việc phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến tranh chấp, kiện tụng…

Ngoài ra, trong vấn đề “uỷ quyền” còn phải kể đến nhiều loại luật chồng

chéo gây khó khăn cho các nhà tư vấn luật nói riêng và các cơ quan nhà nước nói chung khi tham gia tư vấn và giải quyết tranh chấp hợp đồng uỷ quyền Điều này rất cần sự góp sức của các nhà làm luật và xây dựng luật tương lai để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia giao kết hợp đồng uỷ quyền đúng với tinh thần pháp luật

2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của uỷ quyền trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp ở Việt Nam

Để việc ủy quyền được thành công trước hết phải được tiến hành một cách

có ý thức từ 2 phía: người uỷ quyền và người được uỷ quyền

Về phía người uỷ quyền:

Thứ nhất, người uỷ quyền phải rất hiểu biết bản thân và đặt niềm tin vào năng lực của cấp dưới

Thứ hai, người uỷ quyền cần sắp xếp công việc cụ thể, hướng dẫn chi tiết các công việc cần ủy quyền cho nhân viên hoặc người ủy quyền để công việc được thực hiện một cách hiệu quả

Thứ ba, người uỷ quyền một mặt đòi hỏi hệ thống chỉ huy phải rõ ràng, nhưng không nên đòi hỏi sự tuân thủ máy móc của người được uỷ quyền, phải cho

họ được linh hoạt giải quyết công việc, thậm chí được phép điều chỉnh, sửa đổi nội dung công việc khi cần thiết

Thứ tư, người ủy quyền cũng phải biết chấp nhận một vài thất bại do người được uỷ quyền phạm phải Nếu họ phạm sai lầm chỉ là do muốn học hỏi và muốn tiến bộ trong công tác ở doanh nghiệp

Về phía người được uỷ quyền:

Cấp dưới được uỷ quyền phải xác định được trách nhiệm trước cấp trên khi được giao quyền và phải thấy rõ những giới hạn trong quyền lực của mình để không vượt qua giới hạn đó

KẾT LUẬN

“Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác Điều này thể hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó công việc

mà, nếu không,chính bạn phải làm” Theo Dickinson.

Uỷ quyền là một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu trong công tác lãnh đạo doanh nghiệp Ủy quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững Không ủy quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những công việc lẽ ra họ không phải làm; còn ủy quyền không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực nhưng không đạt được kết quả mong muốn, còn tinh thần của nhân viên thì trở nên sa sút

Trên đây là bài làm của em về đề tài: “Nâng cao hiệu quả của việc ủy quyền trong quản trị doanh nghiệp – Lý luận và thực tiễn ở Việt Nam” Do kiến thức còn

hạn hẹp nên em chưa thể trình bày đầy đủ nội dung của đề tài Em mong nhận

được sự góp ý khoa học từ các thầy cô giáo bộ môn Quản trị doanh nghiệp để bài làm của em được trọn vẹn hơn

Em xin trân thành cảm ơn!

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2013

2 Nghị định 102/2010/NĐ-CP ngày 01/10/2010 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp

3 Luật doanh nghiệp năm 2005

4 Các trang web:

+ quantri.vn

+ viettinlaw.com

+ danluat.thuvienphapluat.vn