Những kỹ năng cần phải có của một nhà quản lý dự án

1 Những kỹ cần phải có nhà Quản lý dự án: Như biết, người quản lý dự án người chịu trách nhiệm kết dự án Có vai trò chủ chốt việc xác định mục đích mục tiêu, xây dựng kế hoạch dự án, đảm bảo dự án thực có hiệu lực hiệu Chính vậy, lực, kỹ người quản lý dự án ảnh hưởng lớn đến hiệu mang lại dự án Theo tôi, kỹ cần phải có người quản lý dự án bao gồm: - Kỹ hoạch định, đề phương án Một dự án bắt đầu với việc hoạch định phương án thực hiện, phân bổ tiêu, nguồn lực Thêm vào đó, phương án dự phòng cần thiết trường hợp công việc không diễn sn sẻ có vướng mắc phát sinh q trình thực Cơng tác hoạch định ban đầu tốt giúp cho người quản lý dự án nắm bắt cách tông quan công việc cho dự án cách tốt trước bắt đầu thực * Kỹ lập kế hoạch, phân công công việc: Một người quản lý dự án giỏi phải người biết lập kế hoạch cho công việc cụ thể Việc lập kế hoạch cách chi tiết, sát với thực tế giúp cho công tác điều hành, kiểm soát người quản lý tốt Ngoài ra, phát sinh hạn chế thời gian lập kế hoạch dự án Từ kế hoạch đặt ra, người quản lý biết phân công công việc cho giai đoạn, nguồn lực, tài chính, thời gian … * Ln đảm bảo tiến độ công việc Không đảm bảo tiến độ không thực đầy đủ công việc giao đường ngắn dẫn tới thất bại không hiệu dự án Các kỹ quản lý dự án tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết tốt nên làm chủ điều * Thiết lập ưu tiên cách linh động Ngày nay, thành viên nhóm quản lý dự án đóng vai trò tích cực nhiều dự án lúc phổ biến Mặc dù nguồn nhân lực có giới hạn hồn thành người quản lý biết xếp cách hợplý Bên cạnh đó, việc thiết lập ưu tiên khơng nhân sự, ưu tiên công việc xếp tốt giúp cho dự án thích ứng kịp thời với thay đổi tiến độ, phát sinh khác * Kỹ quản lý nhân Các nhà quản lý dự án cần sử dụng thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp, đồng thời cần biết dụng phương thức Nhà quản lý dự án cần phải người giỏi giao tiếp có kỹ quản lý xung đột quản lý thay đổi Dù bạn có nhà quản lý tài ba đến đâu, bạn khơng thể tự gánh vác công việc, người quản lý dự án giỏi người có khả tập hợp người giỏi làm ban quản lý dự án Những dự án lớn đòi hỏi nhiều đến quỹ đầu tư nhân lực Do đó, việc lập dự án với chi phí chi tiết huy động vốn điều quan trọng nhà quản trị Khơng phải có đủ tài lý lẽ để thuyết phục xin tài trợ cho dự án Không vấn đề vốn, kỹ làm việc theo nhóm điều kiện thiết yếu dự án * Bình tĩnh để kiểm sốt tình hình Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh kiểm sốt tình hình sở có đầy đủ thơng tin dự án Căn vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải biết phân công phải làm việc gì, đâu ln có phương án đề phòng bất trắc Nếu chẳng may xảy cố, phải thật bình tĩnh để giải vấn đề phát sinh giữ ổn định tình hình * Thích ứng với thay đổi Đừng khó chịu trước thay đổi bất thường dự án Một người quản lý dự án giỏi ln phải thích ứng với thay đổi dự án đề biện pháp kịp thời để kiểm sốt tình hình đảm bảo thành cơng cho dự án 2 Ba kỹ điểm mạnh thân: *Làm việc nhóm Ln làm việc ăn ý với thành viên nhóm Khi thực dự án họp thống trước thực Các thành viên nhóm ln tham khảo ý kiến trước bắt tay vào việc cụ thể Tích cực lắng nghe góp ý thành viên nhóm dù ý kiến trái chiều, giải thích thắc mắc chất vấn thật khách quan * Khả hoạch định Một dự án bắt buộc người quản lý phải hoạch định phương án đề tiêu, phân bổ nguồn lực Trong trình quản lý dự án thực tế thường để dự án kéo dài thời gian kế hoạch, công việc chồng chéo lên kiểm sốt nên trình tự cơng việc bị đảo lộn dẫn đến hiệu làm việc không cao để thực tốt dự án ta nên có kế hoạch chi tiết kế hoạch mắt xích ảnh hưởng đến kế hoạch lại Người quản lý cần kiểm soát chất lượng tiến độ theo bước dự án kết thúc phải đề phương án dự phòng chẳng may số bước gặp trục trặc ý muốn *Kỷ kiểm sốt tình hình Khi quản lý dự án gặp phải tình khơng dự đốn ban đầu “nhân viên nghỉ việc, không thực công việc theo tiến độ, có nhiều sai sót, đối tác thay đổi quan điểm” tơi thường bình tĩnh có phản ứng gay gắt thời điểm sẩy việc đẩy công việc lâm vào bế tắc giải pháp để khắc phục cố Do người quản lý dự án cần phải ln bình tĩnh trước thay đổi trình thực dự án giữ cho tinh thần đội bình tĩnh ổn định trước trở ngại gặp phải Ba kỹ điểm yếu than * Khả hoạch định Một dự án bắt buộc người quản lý phải hoạch định phương án đề tiêu, phân bổ nguồn lực Trong trình quản lý dự án thực tế thường để dự án kéo dài thời gian kế hoạch, công việc chồng chéo lên đơi kiểm sốt nên trình tự cơng việc bị đảo lộn dẫn đến hiệu làm việc khơng cao để thực tốt dự án ta nên có kế hoạch chi tiết kế hoạch mắt xích ảnh hưởng đến kế hoạch lại Người quản lý cần kiểm soát chất lượng tiến độ theo bước dự án kết thúc phải đề phương án dự phòng chẳng may số bước gặp trục trặc ý muốn * Khả kiểm sốt tình hình Khi quản lý dự án gặp phải tình khơng dự đốn ban đầu “nhân viên nghỉ việc, khơng thực cơng việc theo tiến độ, có nhiều sai sót, đối tác thay đổi quan điểm” tơi thường bình tĩnh có phản ứng gay gắt thời điểm sẩy việc đẩy công việc lâm vào bế tắc khơng có giải pháp để khắc phục cố Do người quản lý dự án cần phải ln bình tĩnh trước thay đổi trình thực dự án giữ cho tinh thần đội bình tĩnh ổn định trước trở ngại gặp phải *Kỷ phân tích dự báo Phân tích khơng nhạy bén dẫn đến định hướng thiếu xác q trình thực dự án thường gặp nhiều sai sót kéo dài thời gian thực hiện, hiệu đạt từ dự án thấp “trường hợp dự án chưa có kinh nghiệm” Vậy để thực tốt dự án người quản lý cần rút kinh nghiệm từ người trước, phân tích tình hình để đưa định cho tương lai, tất đòi hỏi người quản lý phải có tầm nhìn rộng óc phân tích tốt để đưa định xác Phát huy kỹ mạnh, cải thiện kỹ yếu: Khi làm dự án bạn phải đối mặt với nhiều khó khăn: vấn đề tiến độ, quan hệ ngoại giao, rủi ro kỹ thuật, giới hạn vốn, nguồn lực, mức độ tích cực nhân viên, áp lực thị trường, thái độ người tiêu dùng mục tiêu dự án người làm dự án cần phải biết cân sống - công việc, không dễ bị rơi vào trạng thái stress, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu dự án Ngoài đòi hỏi khắt khe trình độ chun mơn kể trên, người làm quản lý dự án tất nhiên phải người có sức khỏe tốt, khơng có sức khỏe bạn khơng thể chịu áp lực công việc tham gia vào chuyến công tác, khảo sát thị trường, dự án Trong sống có nhiều dự án lớn nhỏ khác Hãy bắt đầu vai trò nhà quản lý từ dự án nhỏ, kế hoạch nhỏ phải khắc cốt ghi tâm, dự án có rủi ro, để hồn thành tốt bạn phải ln có dự án chống rủi ro dự án Bạn nên biết rằng, quản lý dự án kỹ nên bạn phải luyện tập thường xuyên trau dồi kiến thức hàng ngày Quản lý dự án: Kể từ đời đến nay, lý thuyết “Quản lý dự án” không ngừng phát triển không lý thuyết đơn tính cần thiết với doanh nghiệp, tổ chức phủ Là nhà quản lý, bạn phải có lực, dĩ nhiên, quan trọng bạn phải biết thể điều cách chia sẻ kiến thức kinh nghiệm với nhân viên Thể nhà quản trị thực sự: Là nhà quản lý, bạn phải có lực, dĩ nhiên, quan trọng bạn phải biết thể điều cách chia sẻ kiến thức kinh nghiệm với nhân viên Thay nói sng, bạn giúp đỡ nhân viên họ gặp khó khăn cơng việc, họ bị stress, gặp trở ngại việc triển khai dự án mới,v.v… Dành thời gian để lắng nghe đưa lời khuyên tốt điều mà nhân viên mong đợi trưởng nhóm Giao phó cơng việc trách nhiệm cho nhân viên: Bạn thuê nhân viên làm khơng phải để họ chia sẻ gánh nặng với bạn? Trước bắt đầu công việc hay dự án mới, tự hỏi câu hỏi liệu có nhân viên đủ khả đảm nhận khơng Nếu câu trả lời có giao phó trách nhiệm cho họ thay tự thực Và quan trọng tìm người! Quan sát nhận định: Bất công ty có vấn đề riêng Những mâu thuẫn cá nhân, thái độ làm việc thiếu tích cực nhân viên, sản xuất chậm chạp, không tiêu thụ được,…và nhiều vấn đề khác Nhiệm vụ người quản lý phải nắm bắt tình hình tìm cách giải trước chúng kịp leo thang Ngoài ra, nhân viên muốn cấp nhận xét hiệu làm việc Bạn làm cho họ biết bạn đánh giá họ bạn không quan sát họ làm việc? Lời nhận xét bạn có tác động lớn nhân viên, họ cố gắng làm việc nhiều để xứng đáng với bạn mong đợi Vì vậy, bạn nên đưa nhiều đánh giá tốt biến chúng thành hoạt động thường xuyên Hãy ông chủ tốt: Trong sống hàng ngày, người gặp phải vấn đề khơng lường trước, kể bạn Vì biết thơng cảm với nhân viên họ gặp khó khăn Hành động tối thiểu bạn làm linh động cho họ thời gian làm việc, khối lượng công việc cho phép họ nghỉ phép thấy cần thiết Một thái độ cảm thông hành động thiết thực nhân viên ghi nhớ đánh giá cao Họ đền ơn bạn cách cống hiến nhiều cho công ty, nghĩa cho bạn Đảm bảo an toàn, yên ổn cộng sự: Để hoàn thành cơng việc theo cách có lợi nhất, người ln cần có an tồn Quả thực, rủi ro cao người ta dự tiến hành công việc để tránh điều tồi tệ xảy Nhà quản lý không thành công đặt an toàn sức khỏe nhân viên vào vòng nguy hiểm, cộng đối tượng mà nhà quản lý phải tìm kiếm trợ giúp lòng trung thành họ thiết phải tạo cho họ niềm tin an tồn Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng việc chung: Ở hợp tác đe dọa Nhà quản lý phải hợp tác với nhóm cộng mình, với cấp quản lý cao với toàn thể nhân viên công ty Về nguyên tắc, nhà quản lý tốt phải đặt lợi ích doanh nghiệp tính tồn thể Vai trò nhà quản lý chủ yếu việc tìm thấy cân nhu cầu doanh nghiệp, yêu cầu cấp quản lý cao nhu cầu nhân viên Khơi gợi thiết lập tinh thần tập thể: Đạo đức tốt tinh thần doanh nghiệp hai thành phần chủ yếu nhóm Bản chất tinh thần tập thể nhiệt tình hứng khởi, kết làm hài lòng, vui thích Nó bắt nguồn từ quan tâm dù nhỏ nhà quản lý bó hoa bàn, vẽ hài hước bảng thông báo, bánh gatơ Tóm lại, hành động phải tiến hành đủ nhân viên thấy nhà quản lý có quan tâm đến họ Từ đó, nhân viên hết lòng cơng việc chung Truyền đạt hiểu biết, kinh nghiệm: Nhà quản lý tài thường dành nhiều thời gian để cải thiện lực cộng mình, truyền cho họ hiểu biết, kinh nghiệm thân cho họ từ mà phát triển Chính qua hành động này, nhà quản lý đào tạo người thay tương lai, nhân vật có đủ khả thăng tiến, điều có ý nghĩa kích thích cộng Sáng suốt việc xử lý tài liệu: Có vẻ tồn hai dạng nhà quản lý Những người ghê sợ đống giấy tờ ngập đầu văn phòng người say mê chúng Một nhà quản lý tốt phải biết thuộc loại người để có cách khắc phục: ghét loại cơng việc tốt nên giao việc cho làm, nên giao cho người có khiếu yêu thích việc soạn thảo hay đọc báo cáo tài liệu; biết quản lý họ cách có hiệu Nếu ngược lại, người mê giấy tờ, tránh khả chìm đắm niềm say mê Né tránh tình giận: Một nguyên nhân khiến bạn kiềm chế cảm xúc tình trạng “lửa cháy đổ thêm dầu” Bạn bực bội việc làm, lời nói đó, bạn dễ có ấn tượng khơng tốt khó lòng cư xử cách mềm mỏng, nhã nhặn với họ Lúc ấy, lời nói việc làm họ bị bạn nhìn nhận cách tiêu cực Và bạn giận, bạn đánh cảm tình người, kể người mắc lỗi gây rắc rối Chính vậy, cách tốt chưa nên tiếp xúc với họ vội Hãy để cảm xúc bạn lắng xuống, giận tan đi, bạn tỉnh táo để đánh giá, nhận xét thứ cách thực khách quan Khi bạn bình tĩnh giải vấn đề, người nể phục bạn, người có lỗi hối hận nhớ sai lầm mình… Tóm lại, bạn coi trọng hình ảnh thân, biết người khác Đừng đánh giá người khác dựa vẻ ngồi * Hình dung trước kết đạt được: Như biết, công việc quản lý dự án không đơn giản chút nào, thật tính chất có liên quan đến dự án căng thẳng, đầy áp lực, dễ dàng tạo áp lực, bực bội nhiều yếu tố khác Tất giai đoạn tập trung vào thời điểm mấu chốt dự án phải hồn thành (bằng giá nào), ln nhớ nói dễ làm, thực chất quan trọng Tầm ảnh hưởng người quản lý dự án vô to lớn, họ chịu trách nhiệm kết đạt tùy theo giai đoạn, điều có nghĩa họ khơng thể giao phó đùn đẩy cơng việc cho người khác * Yêu cầu thật: Để đạt hiệu tối đa đưa định phù hợp nhất, người quản lý cần phải biết nguyên nhân xác vấn đề gặp phải, rủi ro ảnh hưởng đến trình phát triển dự án Đứng cương vị người đứng đầu điều hành dự án, người quản lý cần phải biết tồn diễn nhóm làm việc, mối quan hệ phận Nếu có thành viên vơ tình cố ý làm giảm nhẹ mức nghiêm trọng vấn đề, đánh giá khơng xác mức độ rủi ro, che giấu khuyết điểm chắn hậu để lại nghiêm trọng to lớn nhiều Bằng việc khéo léo tiếp xúc với thành viên nhóm, người đứng đầu nhóm, người quản lý giải thích xác vấn đề gặp phải, giải pháp phù hợp đem vào áp dụng thực tế, chắn vấn đề nhanh chóng giải * Thể tinh thần "dũng cảm": Trên thực tế, hầu hết dự án đề suôn sẻ kế hoạch, nhiệm vụ chủ chốt người quản lý nắm bắt, giám sát đầy đủ tình trạng nhất, đưa giải pháp phù hợp để cải thiện hiệu suất Trong số cơng ty có tồn “thói quen” nguy hiểm, khơng báo cáo tin tức xấu cho cấp muộn Nếu bạn người tích cực, nắm bắt thơng tin nhanh nhạy linh hoạt khâu xử lý tình huống, chắn tránh tình đáng tiếc Và dự án gặp trục trặc, người quản lý cần nhận hỗ trợ tích cực từ phía thành viên lại Do vậy, tinh thần “xung phong” đáng hoan nghênh, sẵn sàng tham gia tình huống, buổi thảo luận, đề xuất ý kiến, gạt bỏ hiềm khích cá nhân sang bên để đóng góp cho cơng việc, chia sẻ với tất người, đưa định phù hợp với tình tại, lực nhân viên cần đánh giá xác phù hợp với nguyện vọng ngược lại, thích hợp với vị trí cơng việc nào, đưa định tiếp tục hay dừng dự án, thay đổi nhân tất tình khó phức tạp, cơng việc, bổn phận trách nhiệm người quản lý dự án  ... khác * Kỹ quản lý nhân Các nhà quản lý dự án cần sử dụng thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp, đồng thời cần biết dụng phương thức Nhà quản lý dự án cần phải người giỏi giao tiếp có kỹ quản lý xung... xung đột quản lý thay đổi Dù bạn có nhà quản lý tài ba đến đâu, bạn khơng thể tự gánh vác công việc, người quản lý dự án giỏi người có khả tập hợp người giỏi làm ban quản lý dự án Những dự án lớn... trường, dự án Trong sống có nhiều dự án lớn nhỏ khác Hãy bắt đầu vai trò nhà quản lý từ dự án nhỏ, kế hoạch nhỏ phải khắc cốt ghi tâm, dự án có rủi ro, để hồn thành tốt bạn phải ln có dự án chống