công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần chè Kim Anh
Trang 1Lời mở đầu
Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu đợc của qúa trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp Giá trị nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷtrọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Vì vậy, quản lý tốt khâuthu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất l-ợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanhnghiệp Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là một bộ phận của hạch toán kếtoán trong doanh nghiệp, đảm nhận nhiệm vụ theo dõi tình hình biến độngcủa từng chủng loại vật liệu khác biệt Công tác này đặc biệt có ý nghĩa đốivới các doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu Nếu hạch toánchi tiết nguyên vật liệu không đợc thực hiện tốt gây nên tình trạng thiếu vậtliệu sẽ làm ngừng qúa trình sản xuất; nếu gây chậm trễ hay nhầm lẫn choqúa trình cung cấp từng loại nguyên vật liệu cũng có thể gây đình trệ choquá trình sản xuất
Xuất phát từ vai trò quan trọng trên của hạch toán chi tiết nguyên vậtliệu, kết hợp với những tài liệu thực tế của công tác tổ chức kế toán tạiCông ty Cổ phần chè Kim Anh, tôi đã hoàn thành chuyên đề “ Hoàn thiệncông tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần chè KimAnh ”
Mục đích của chuyên đề này là xem xét những vấn đề lý thyết cơ bản vềnguyên vật liệu và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong thực trạng tổchức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở một đơn vị hoạt động sản xuấtkinh doanh cụ thể, từ đó có những đánh giá và mạnh dạn đa ra một số đềxuất phù hợp với đặc điểm và tình hình cụ thể của Công ty với mong muốngóp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác hạch toán nguyên vậtliệu nói riêng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị nói chung Nội dung của chuyên đề cơ bản bao gồm 3 phần:
- Phần I: Những vấn đề chung về nguyên vật liệu và công tác hạch toán
Trang 2- PhÇn III: Ph¬ng híng hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt
liÖu trong C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh
Trang 3
Phần I Những vấn đề chung về nguyên vật liệu
và công tác hạch toán nguyên vật liệu
I Nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán.
1 Khái niệm - đặc điểm nguyên vật liệu.
a Khái niệm:
Nguyên vật liệu (NVL): Là một bộ phận của đối tợng lao động mà conngời sử dụng công cụ lao động tác động lên chúng, biến chúng thành sảnphẩm theo mục đích đã định trớc
Đó là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh: sắtthép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, dự ántrong doanh nghiệp đóng dày, vải trong doanh nghiệp may mặc, chè búptrong doanh nghiệp chế biến chè
b Đặc điểm:
Là một bộ phận của đối tợng lao động NVL có 2 đặc điểm cơ bản sau:
- NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham giavào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộhoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sảnphẩm Do đó trong quản lý NVL chỉ quản lý về mặt giá trị xuất dùng màkhông xét mặt lợng hình thái của NVL
- Giá trị của NVL đợc chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới làmra
Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chứchạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết
2 Nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu.
Để cung cấp cđầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản
lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện đợc các nhiệm
vụ sau đây:
Chuyên đề kế toán trởng – Nguyễn Hạnh Lê Nguyễn Hạnh Lê
Trang 4
- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng,chất lợng và giá thành thực tế của NVL nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lợng và giá trị NVL
nhập kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL
- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí
sản xuất kinh doanh
- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị NVL tồn kho, pháthiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp cóbiện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra
II Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lợng, chất lợngcủa từng thứ (từng danh điểm) theo từng kho và từng ngời phụ trách vậtchất Trong thực tế hiện nay có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết NVL sau
đây:
1 Phơng pháp thẻ song song.
* Tại kho: Theo phơng pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập,
xuất NVL để ghi Thẻ kho (mở theo từng danh điểm NVL trong từng kho).Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL về mặt sốlợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Cuối tháng, thủ kho phải tiếnhành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh
điểm vật liệu
* Tại phòng kế toán: Kế toán NVL mở Thẻ kế toán chi tiết NVL cho
từng danh điểm NVL tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dungtơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hằng ngày, hoặc định
kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhânviên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu, ghi đơn giá hạch toán vào vàtính ra số tiền Sau đó lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ và
đối chiếu với thẻ kho
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn
cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập – Nguyễn Hạnh Lê xuất - tồn kho
về mặt giá trị của từng loại NVL Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với sốliệu ở phần kế toán tổng hợp
Trang 5Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán NVL còn mở
sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ Phơng pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu vàphát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho củatừng danh điểm NVL kịp thời, chính xác Tuy nhiên, phơng pháp này chỉ sửdụng đợc khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL
Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song
Nhập trong tháng
Xuất trong tháng
Tồn cuối tháng
Số ợng
l-Số tiền
Số ợng
l-Số tiền
Số ợng
l-Số tiền
Số ợng
l-Số tiền
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu
l-Số tiền
Số ợng
l-Số tiền
Số ợng
l-Số tiền
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song
Chuyên đề kế toán trởng – Nguyễn Hạnh Lê Nguyễn Hạnh Lê
Kế toán tổng
hợp
Thẻhoặc
sổ chitiết vậtliệu
Trang 6Ghi h»ng ngµy
§èi chiÕu Ghi cuèi th¸ng
Trang 72 Phơng pháp đối chiếu luân chuyển.
Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVLvà số lơng chứng
từ nhập, xuấtNVL không nhiều thì phơng pháp thích hợp để hạch toán chitiết NVL là phơng pháp đối chiếu luân chuyển
Theo phơng pháp này:
* Tại kho: Giống phơng pháp thẻ song song ở trên.
* Tại phòng kế toán: Kế toán chỉ mở Sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo
từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh
điểm NVL và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kêxuất vật liệu và dựa vào các bảng kê này để ghi vào Sổ luân chuyển NVL.Khi nhận đợc thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lợng nhập, xuất củatừng thẻ kho với Sổ luân chuyển NVL, đồng thời từ Sổ đối chiếu luânchuyển NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu
Nh vậy, phơng pháp này giảm nhẹ khối lợng công việcghi chép của kếtoán, nhng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nêntrong trờng hợp số lợng chứng từ nhập, xuất của từng anh điểm NVL khánhiều thì công việc kiểm tra, đối chiéu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là
ảnh hởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác
Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp đối chiếuluân chuyển nh sau:
Giá
hạch toán
Số lợng chứng từ
Số d đầu Tháng 1
Luân chuyển Tháng 1 Số d cuối
Tháng 2
Chuyên đề kế toán trởng – Nguyễn Hạnh Lê Nguyễn Hạnh Lê
Trang 8
Số ợng
l-Số tiền
l-ợng
Số tiền
Số ợng
l-Số tiền
Số ợng
l-Số tiền
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp đối chiếu luân chuyển
Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời có
số lợng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều thì phơng pháp hạchtoán chi tiết NVL thích hợp nhất là phơng pháp số d
Theo phơng pháp này:
* Tại kho: Thủ kho ngoài việc ghi thẻ kho nh các phơng pháp trên thì
cuối kỳ còn phải ghi lợng NVL tồn kho từ Thẻ kho vào Sổ số d
* Tại phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lợng nhập, xuất mà kế toán
nhận đợc khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày một lần
Sổ đối chiếuluân chuyển
Bảng kê xuấtvật liệu
Bảngtổnghợpnhậpxuấttồnkhovậtliệu
Sổ kếtoántổnghợpvềvậtliệu
Trang 9(kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ) và giá hạch toán để tính giá thành tiềnNVL nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đố ghi vào Bảng luỹ kế nhập – Nguyễn Hạnh Lêxuất - tồn kho (bảng này đợc mở theo từng kho) Cuối kỳ tiến hành tínhtiểntên Sổ số d với tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho Từ bảngnày kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL để đối chiếu với Sổ kếtoán tổng hợp về vật liệu.
Phơng pháp này tránh đợc việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việcghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhng việc kiểm tra, đốichiếu và phát hiên sai sót gặp nhiều khó khăn Vì vậy, phơng pháp này đòihỏi nhân vien kế toán và thẻ kho phải có trình độ chuyên môn cao
Mẫu sổ và Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp số d nh sau:
Đơn giá
Đ/m dự trữ
Số d đầu năm
Tòn kho cuối tháng 1
Tồn kho cuối tháng 2
Số ợng
l-Số tiền
Số ợng
l-Số tiền
Số ợng
l-Số tiền
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp số d
Bảng luỹ kế nhập,xuất, tồn kho vật liệu
Sổ kếtoántổnghợpvềvậtliệuPhiếu giao nhận
chứng từ xuất
Trang 10phÇn chÌ Kim Anh
I Kh¸i qu¸t chung vÒ c«ng ty
1 Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh.
C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh cã trô së t¹i x· Mai §×nh – NguyÔn H¹nh Lª huyÖn
Sãc S¬n thµnh phè Hµ Néi Tªn giao dÞch :
Kim Anh Tea Stock-holding company.
Tel: 04.8843222-8843263, Fax: 04.8840724
Website: http://www.Kimanhtea.com
Trang 11E.mail: Kimanhtea@netnam.vn Công ty Cổ phần chè Kim Anh chuyên sản xuất các loại chè xanh,
đen xuất khẩu và chè hơng tiêu dùng nội địa
Công ty Cổ phần chè Kim Anh đợc thành lập trên cơ sở hai nhàmáy nhập lại là nhà máy chè Vĩnh long và nhà máy chè Kim Anh
Nhà máy chè Kim Anh đợc thành lập năm 1960 ở Việt Trì, VĩnhTuy (Nay là tỉnh Phú Thọ ) chuyên sản xuất chè xanh xuất khẩu và chè tiêudùng nội địa Sau năm 75, do yêu cầu sản xuất tập trung của ngành, nhàmáy chè Kim Anh chuyển về xã Mai Đình, Sóc Sơn, Hà Nội
Nhà máy chè Vĩnh Long đợc thành lập năm 1959 ở Hà Nội chuyênsản xuất chè hơng tiêu dùng nội địa Ngày 15/5/1980, Bộ Nông nghiệp vàCông nghiệp thực phẩm quyết định sáp nhập hai nhà máy chè Kim Anh vànhà máy chè Vĩnh Long thành nhà máy chè xuất khẩu Kim Anh, trụ sở tạixã Mai Đình – Nguyễn Hạnh Lê huyện Sóc Sơn – Nguyễn Hạnh Lê Hà Nội
Tháng 2/1990 nhà máy chè xuất khẩu Kim Anh đợc đổi tên thànhnhà máy chè Kim Anh Ngày 18/12/1995, nhà máy chè Kim Anh đợc đổitên thành Công ty chè Kim Anh thuộc Tổng công ty chè Việt Nam Từ năm
1995 đến năm 1999, công ty đã có những bớc tiến đáng kể những sản phẩmmang mác Kim Anh Tea Company đã trở nên quen thuộc với ngời tiêudùng Việt Nam và còn xuất hiện ở nhiều nớc: Hồng Kông, Canada, Đông
Âu, Chính bởi sự đa dạng về chủng loại, phong phú về mẫu mã và chất ợng của nó Tuy vậy, đến năm 1999 Nhà nớc có chủ trơng tổ chức sắp xếplại DNNN lớn thuộc các ngành, lĩnh vực chủ chốt với mục đích tăng hiệuquả kinh tế nhà nớc đồng thời nâng cao tăng trởng kinh tế, do đó công tychè Kim Anh là DNNN đầu tiên thuộc ngành chè đợc chọn để tiến hành cổphần hoá Sau 6 tháng chuẩn bị các bớc tiến hành ngày 3/7/1999 Bộ nôngnghiệp và phát triển nông thôn quyết định số 99/QĐBNN - TCCB chínhthức chuyển công ty chè Kim Anh thành công ty cổ phần chè Kim Anh.Chuyển sang cổ phần với số vốn điều lệ là 9,2 tỷ đồng đợc chia thành92.000 cổ phần trong đó cổ phần nhà nớc chiếm 30%, tỷ lệ cổ phần bán chongời lao động trong công ty là 48%, bán cho đối tợng bên ngoài là 22%
l-Chuyên đề kế toán trởng – Nguyễn Hạnh Lê Nguyễn Hạnh Lê
Trang 12
Định Hoá, đồng thời ở tại trụ sở của Công ty có hai phân xởng sản xuất làphân xởng chế biến và phân xởng thành phẩm Trong mỗi phân xởng lạichia thành các tổ để công việc sản xuất đạt hiệu quả cao.
Hội đồngquản trị
Bankiểmsoát
Phó giám đốc
kinh doanh
Phòngkinh tế thị trờng
PhòngKCS
Phòngcơ
điện
PXthànhphẩm PX chếbiến
Nhà máychè Đại Từ
Nhà máychè ĐịnhHoá
Xởng chèNgọcThanh
Trang 13Để thấy rõ cơ cấu sản xuất của công ty cổ phần chè Kim Anh ta sẽxem xét sơ đồ cơ cấu sản xuất tại Công ty cổ phần chè Kim Anh:
Tổ sàng
Tổ
đấu trộn
Tổ sao hơng
Tổ ủ chè
Tổ phục vụ SX
Tổ
đóng gói
Tổ vận chuyển
4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán
Công ty cổ phần chè Kim Anh là công ty có quy mô không lớn, mọihoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu tập trung tại công ty Nên để thuậntiện cho việc cung cấp thông tin kế toán, công ty tổ chức kế toán theo môhình tập trung vào một phòng kế toán trung tâm Còn ở các bộ phận trựcthuộc có các nhân viên kinh tế
Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ
Kế toán tập hợp chi phí và tính giá
Trang 14II Thực trạng công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần chè kim anh
1 Đặc điểm chung.
Công ty chè Kim Anh sử dụng vật liệu chính chiếm khoảng trên 80%trong tổng giá thành của sản phẩm nh: chè xanh đặc biệt, chè xanh loại một, chè xanh loại 2,… năm… chè đen loại 1, chè đen loại 2,… năm…Vật liệu phụ gồm:hơng liệu nh: sen, cúc, nhài, ngâu,… năm…nhãn nh: Thanh hơng, Hồng đào, hộpchè túi lọc,… năm…Nhiên liệu sử dụng để sấy và sao chè: than, củi,… năm…để chạymáy phát, phục vụ công tác quản lí, sản xuất: xăng, dầu,… năm…
Đối với vật liệu nhập kho: giá vốn thực tế của vật liệu sẽ là giá ghi trênhoá đơn giá trị gia tăng ( phần không thuế ) cộng với chi phí vận chuyển( nếu có )
Đối với vật liệu xuất kho: công ty hạch toán giá thực tế theo phơng phápbình quân cả kì dự trữ
Vì công tác hạch toán chi tiết của Công ty tập trung chủ yếu vào vật liệuchính ( chiếm tỷ trọng tuyệt đối trong danh mục NVL của Công ty ) là cácloại chè xanh, chè đen… năm…và do hạn chế của qui mô đề án nên trong đề ánnày sẽ chỉ trình bày thực trạng hạch toán vật liệu chính của Công ty làm
điển hình nghiên cứu cho toàn bộ công tác hạch toán chi tiết NVL trong
đơn vị
2.Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu.
2.1 Thủ tục nhập, xuất vật liệu.
a Thủ tục nhập kho.
Theo chế độ kế toán qui định tất cả các loại vật liệu khi về đến công ty
đều phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho Khi vật liệu về đếnkho ngời cung cấp hoặc nhân viên tiếp liệu đem Hoá đơn mua hàng ( Xembiểu số 01) lên phòng Kế toán tài chính ( KTTT ) Phòng KTTT sẽ kiểm trahoá đơn ,đối chiếu nội dung ghi trên hoá đơn với hợp đồng mua hàng đã kíkết về chủng loại qui cách nếu đúng sẽ lập phiếu nhập kho (PNK) Sau đónhân viên tiếp liệu cầm PNK xuống kho đề nghị thủ kho cho nhập kho vậtliệu mua về
Trang 15Trớc khi cho nhập kho vật liệu phải đợc tiến hành kiểm nghiệm Bankiểm nghiệm gồm có: 1 đại diện phòng KTTT, 1 đại diện phòng kĩ thuật vàthủ kho Ban kiểm nghiệm kiểm tra số lợng vật liệu thực có, qui cách vàphẩm chất vật liệu, nếu đảm bảo thì sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật liệu( Xem biểu số 02) và kí xác nhận vào PNK rồi đề nghị thủ kho cho nhậpkho.
PNK đợc lập thành 3 liên, trong đó: 1 liên giao cho phòng KTTT giữ,
1 liên giao cho nhân viên tiếp liệu giữ, 1 liên thủ kho giữ Thủ kho sử dụngPNK để ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng rồi chuyển cho kế toán
(Mẫu PNK xem biểu số 03)
Số tiền viết bằng chữ: Năm mơi chín triệu tám trăm chín lăm nghìn đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Chuyên đề kế toán trởng – Nguyễn Hạnh Lê Nguyễn Hạnh Lê
Trang 16
( Kí, họ tên) (Kí, họ tên) ( Kí, đóng dấu, họ tên)
Biểu số 02
Công ty cổ phần chè Kim Anh
Phiếu kiểm nghiệm
Số :30Tên chè: Xanh đặc sản
NơI giao: Anh Tuấn
NơI nhận: Kho TháI
Số lợng: (tịnh Kg)
Ngày lấy mẫu: 10/12/2001
Kết quả kiểm nghiệm
