BTL hệ thống thông tin kế toán

Phân tích chu trình doanh thu tại công ty cổ phần H (HozỉonPacìic) (môn hệ thống thông tin kế toán), thực trạng và quản lý chu trình,, dữ liệu và luâ chuyển, kiểm soát chứng từ. tổ chức kế toán trong chu trình, bán hàng thu tiền

ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN HP (HOZIRON PACIFIC) Mục lục A Phần I Lý thuyết I Lý thuyết chu trình doanh thu II Hoạt động dòng thơng tin chu trình Hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ: .6 Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ: Hoạt động thu tiền III Tổ chức kế tốn chu trình u cầu quản lí nhu cầu thơng tin chu trình .9 Tổ chức thu thập, lưu trữ ln chuyển liệu, thơng tin chu trình 10 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu 13 B Phần II Thực trạng chu trình 14 I Giới thiệu sơ qua công ty Cổ phần Nông Nghiệp HP .14 II Tổ chức kế tốn chu trình doanh thu 18 Yêu cầu quản lí nhu cầu thơng tin chu trình .18 Mơ tả q trình thu tiền bán hàng doanh nghiệp 19 Xác định chứng từ sử dụng 19 Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ 21 III Hoạt động kiểm sốt chu trình 26 C Phần III Giải pháp 27 A Phần I LÝ THUYẾT I Lý thuyết chu trình doanh thu Chu trình doanh thu: tập hợp nghiệp vụ kinh doanh xảy thường xuyên xử lý thông tin liên quan đến việc bán hàng, hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng thu tiền toán Với đặc điểm chức trên, chu trình bán hàng giao tiếp quan hệ với đối tượng hệ thống bên ngoài: - Khách hàng: nơi phát sinh yêu cầu hàng hóa, dịch vụ cần cung cấp, nhận hàng hóa, dịch vụ thực tốn tiền cho doah nghiệp - Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho chu trình doanh thu Chu trình chi phí tiếp nhận tho6nt in yêu cầu hàng hóa, dịch vụ cần phải muavà cung cấp theo yêu cầu khách hàng chu trình sản xuất phận, đáp ứng yêu cầu khách hàng - Hệ thống lương vào nhu cầu nhân chu trình kinh doanh để tuyển nhân viên Đồng thời kết kinh doanh nhân viên thực chu trình doanh thu (nhân viên bán hàng, quản lý…) cở sở tính lương thu nhập người nhân viên - Trong trường hợp tổ chức toán qua ngân hàng, chu trình doanh thu giao tiếp với ngân hàng đơn vị khác để thực thu, chi ngân hàng - Mối quan hệ chu trình doanh thu chu trình, đối tượng khác mơ tả khái qt: Chu trình doanh thu chu trình khác II Hoạt động dòng thơng tin chu trình Q trình bán hàng, cung cấp hàng hóa dịch vụ thu tiền gồm có công đoạn: (1) Nhận đặt hàng (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ (3) Lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ (4) Thu tiền Trình tự thực hoạt động thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp Tuy nhiên, mặt tổng quát, hoạt động thực chức riêng, có dòng thơng tin, liệu mang nội dung định vào làm sở cho việc thực chức Từ tạo dòng thơng tin thể chức hoạt động cung cấp cho hoạt động khác bên bên chu trình Hoạt động dòng thơng tin chu trình Hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động bắt đầu cho chu trình doanh thu hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động tiếp nhận yêu cầu khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng yêu cầu khách hàng thông tin cho khách hàng kết xử lý yêu cầu đặt hàng khách hàng Dòng liệu vào làm sở cho hoạt động đặt hàng thực yêu cầu hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến Các yêu cầu phải đảm bảo tính xác xác thực nội dung theo yêu cầu khách hàng Nếu chấp nhận yêu cầu đặt hàng khách hàng, hoạt động đặt hàng với nội dung xử lý tạo dòng thơng tin mang nội dung nghiệp vụ bán hàng hợp lệ phép thực Các nội dung thực hoạt động đặt hàng biểu diễn sơ đồ dòng liệu sau: Sơ đồ dòng liệu cấp xử lý đặt hàng Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ Hoạt động tiến hành xuất kho, giao hàng thực lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực thực tế q trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ Dòng thơng tin vào làm sở cho hoạt động thực dòng thơng tin mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng thực từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho vận động hàng hóa, q trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng xét duyệt Các nội dung thực hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ biểu diễn sơ đồ dòng liệu: Sơ đồ dòng liệu cấp xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ Hoạt đông tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thực nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý đánh giá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng Cơ sở để thực hoạt động dòng thơng tin cho phép nghiệp vụ bán hàng thực nhận từ hoạt động đặt hàng, dòng thơng tin xác nhận nội dung cơng việc thực tế thực từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến Các nội dung thực hoạt động biễu diễn sơ đồ dòng liệu sau: Sơ đồ dòng liệu cấp xử lý hóa đơn, theo dõi cơng nợ Hoạt động thu tiền Căn vào nội dung hoạt động bán hàng thực tổ chức theo dõi để thực hoạt động thu tiền khâch hàng Yêu cầu hoạt động thu tiền đảm bảo thu đầy đủ, xác, kịp thời hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ thực phản ánh thực tế tình hình tốn khách hàng Các nội dung thực hoạt động biểu diễn sơ đồ dòng liệu: Sơ đồ dòng liệu xử lí thu tiền III Tổ chức kế tốn chu trình u cầu quản lí nhu cầu thơng tin chu trình Liên quan tới hoạt động chu trình doanh thu, người quản lí doanh nghiệp cần thơng tin liên quan tới hoạt động thực chu trình, tình trạng nguồn lực, đối tượng tham gia chu trình kiểm sốt q trình xử lí thơng tin chu trình Sau số thơng tin chủ yếu thống cung cấp cho người sử dụng để đáp ứng yêu cầu quản lí - Đặt hàng khách hàng việc thực đặt hàng việc thực đặt hàng - Mức độ hài lòng khách hang với đặt hàng - Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng, theo sản phẩm, theo vùng khu vực… - Hàng tồn kho - Công nơ phải thu khách hàng theo khách hàng, theo thời gian nợ… Ngồi thống cần cung cấp thơng tin kiểm soát hệ thống báo cáo truy cập thống… Tổ chức thu thập, lưu trữ ln chuyển liệu, thơng tin chu trình Mỗi hoạt động chu trình doanh thu thưc tạo dòng liệu mang nội dung, chức hoạt động chuyển đến hoạt động khác có liên quan Dòng liệu thu thập chứng từ lưu trữ tập tin liệu môi trường máy tính Do đó, việc tổ chức thu nhập, lưu trữ luân chuyển liệu chu trình phải dựa sở nội dung hoạt động, dòng liệu hoạt động, phương thức xử lí hoat động, chức phận doanh nghiệp tham gia thực hoạt động chu trình doanh thu 2.1 Hoạt động đặt hàng Hoạt động nhận đăt hàng tạo dòng liệu hoạt động bán hàng cho phép thực theo khả có doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng Nội dung thu nhập lưu trữ cho hoạt động đặt hàng bao gồm: - Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu hàng hóa khách hàng thực - Thơng tin khách hàng yêu cầu - Đối tượng xét duyệt bán hàng thực Nội dung thu nhập thông qua chứng từ tâp tin sau 2.1.1 Chứng từ Ví dụ sử dụng chứng từ sau: - Đơn đặt hàng xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng khách hàng: Sư dung đơn đăt hàng khách hàng để xác nhận xét duyệt cho phép đơn đặt hàng thực - Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể nội dung hàng hóa, dịch vụ thưc theo yêu cầu khách hàng Chứng từ thường không sử dụng nội doanh nghiệp tên goi thay đổi tùy theo đối tượng nhận thông tin để thực mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho, lệnh giao hàng… - Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng có cam kết, ràng buộc khách hàng doanh nghiêp nôi dung yêu cầu khách hàng cho phép thực Đây chứng từ có tính pháp lí cho hoạt động bán hàng - Các chứng từ mang tên gọi hoạt động khác thực chu trình doanh thu sở hoạt động đặt hàng phiếu xuất kho, phiêu giao hàng, hóa đơn bán hàng… 2.1.2 Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ Trên sở dòng liệu hoạt động xử lí 1.1, 1.2, 1.3 mơ tả sơ đồ dòng liệu cấp xử lí đơn đặt hàng liệu hoạt động xử lí đặt hàng thu thập, lưu trữ chưng từ tập tin, sau chuyển cung cấp cho phận, đối tượng cần thơng tin tính hợp lệ nghiệp vụ bán hàng để thực chức Căn vào bơ phận có nhu cầu, sử dụng thông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thức chuyển thơng tin, phương thức xử lí để tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ cho hoạt động đặt hàng 2.1.3 Dữ liệu lưu trữ Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ ) Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu…) Dữ liệu đặt hàng xử lí (số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, địa giao hàng…) 2.2 Hoạt động cung cấp hàng háo, dịch vụ 10 Hoạt động xác nhận hàng háo, dịch vụ cung cấp, hoàn thành chuyển giao cho khách hàng thông qua chứng từ tập tin lưu trữ liệu 2.2.1 Chứng từ - Phiếu xuất kho xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho - Phiếu giao hàng xác nhận nội dung hàng hóa thực tế giao cho khách hàng cho đơn vị vận chuyển giao đến khách hàng - Biên nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ khối lượng cơng việc hồn thành cho khách hàng 2.2.2 Tổ chức dòng liệu lưu chuyển chứng từ Dữ liệu thu thập, lưu trữ chứng từ tập tin sở dòng liệu hoạt động xử lí 2.1, 2.2, 2.3 theo sơ đồ dòng liệu cấp 1, xử lí đơn đăt hàng, cung cấp hàng hóa dịch vụ chuyển cung cấp cho phận, đối tượng cần thông tin thực tế thực nghiệp vụ bán hàng để thực chức 2.2.3 Dữ liệu lưu trữ - Xuất kho (Số phiếu xuất, ngày xuất, kho hàng, mặt hàng, số lượng, giá xuất, người nhận, người xuất, số đơn hàng) - Giao hàng (Số phiếu giao hàng, ngày giao, địa điẻm, măt hàng, số lượng, người nhận, người giao, số đơn hàng, số phiếu xuất) 2.3 Hoạt động ghi nhận theo dõi trình bán hàng Hoat động xác định nội dung hoạt động bán hàng hợp lệ thực tế thực doanh nghiệp với khách hàng Nội dung thu thập thông tin qua chứng từ tâp tin 2.3.1 Chứng từ - Các hóa đơn bán hàng, dịch vụ, ban kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, nghiệp vu cho phép thực thực tế thực - Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ, xác nhận nghĩa vụ toán khách hàng 2.3.2 Dữ liệu lưu trữ - Hóa đơn bán hàng (số hóa đơn, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, giá bán, thuế suất, giá trị, điều khoản, toán, tài khoản nợ, tài khoản có…) 2.3.3 Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ Căn vào dòng liệu nội dung xử lí 3.1, 3.2, 3.3 theo sơ đồ sơ đồ dòng liệu cấp 1, xử lí hóa đơn theo dõi nợ liệu thu nhập, lưu trữ chứng từ tập tin chuyển cung cấp cho hoạt động xử lí nội dung liên quan (ghi sổ, theo dõi kho, theo dõi nợ) Bộ phận, đối tượng thực hiên chức xử lí nội dung nhận chứng từ truy xuất vào tập tin liệu tương ứng 11 2.4 Hoạt động thu tiền Hoạt động phản ánh nội dung thực tế thực q trình tốn khách hàng hàng hóa, dịch vụ cung cấp Các chứng từ tập tin sử dụng là: 2.4.1 Chứng từ - Bảng đối chiếu công nợ, thơng báo trả nợ: xác nhận tình trạng nợ khách hàng - Các chứng từ toán: Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng xác nhận thu tiền 2.4.2 Dữ liệu lưu trữ - Các chứng từ toán (Số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hóa đơn tốn, tài khoản nợ, tài khoản có…) 2.4.3 Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ Căn vào dòng liệu nội dung xử lí 4.1, 4.2, 4.3 theo sơ đồ sơ đồ dòng liệu xử lí thu tiền liệu thu nhập, lưu trữ dòng chứng từ tập tin chuyển cung cấp cho hoạt động xử lí nội dung liên quan (lựa chọn toán, lập chứng từ toán, xác nhận toán, ghi sổ) Bộ phận, đối tượng thực chức xử lí nội dung nhận chứng từ truy xuất vào tập tin liệu tương ứng Theo dõi chi tiết công nợ phải thu Nợ phải thu phát sinh trường hợp thực bán chịu cho khách hàng Việc tổ chức theo dõi chi tiết nợ phải thu thực theo hai cách thức: 3.1 Quản lí nợ phải thu theo khách hàng Tất nghiệp vụ ghi nhận nợ giảm nợ quản lí chi tiết cho khách hàng thông qua sổ chi tiết nợ phải thu tập tin chi tiết nơ phải thu khách hàng Cách thường áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ bán chịu cho khách hàng giá trị nội giao dịch không lớn tốn, khách hàng tổng hợp để toán lần cho nhiều nghiệp vụ bán hàng 3.2 Quản lí nợ phải thu chi tiết chứng từ Tất nghiệp vụ ghi nhận nợ giảm nợ theo dõi chi tiết nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ Bên cạnh sổ chi tiết khách tập tin chi tiết nợ phải thu khách hàng, phải tổ chức sổ chi tiết nợ phải thu hóa đơn khách hàng tập tin chi tiết nợ hóa đơn Cách thức áp dụng doanh nghiệp có giá trị nghiệp vụ bán hàng lớn, cần phải theo dõi chi tiết nghiệp vụ Đặc biệt, doanh nghiệp thực sách chiết khấu toán cho khách hàng phải tổ chức theo dõi nợ phải thu q trình tốn chi tiết gaio dịch để xử lí chiết khấu toán cho hoạt động bán 12 B PHẦN II THỰC TRẠNG CHU TRÌNH I Giới thiệu sơ qua công ty Cổ phần Nông Nghiệp HP Giới thiệu công ty Công ty Cổ Phần Nông Nghiệp HP (HORIZON PACIFIC) tiền thân Công Ty TNHH TM XNK Hữu Nghị thành lập năm 2004 với số vốn ban đầu 10 tỷ đồng Việt Nam Công ty có trụ sở 9/189 Giảng Võ, Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội Công ty hoạt động với chức ngành nghề: Thuốc Bảo Vệ Thực vật Mặc dù cơng ty non trẻ ngành thuốc Bảo Vệ Thực Vật, công ty bước vượt qua khó khăn, nỗ lực tồn thể CBCNV tồn cơng ty, với ủng hộ cấp, ban, ngành, vị khách hàng quý mến đối tác tin cậy Công ty bước xây dựng vị ngành thuốc bảo vệ thực vật nói riêng doanh nghiệp VN nói chung Với đà tăng trưởng tốt bà nơng dân tin tưởng đón nhận, sau năm kể từ thành lập (2006) công ty phát triển thêm chi nhánh phân phối Miền Nam Đồng thời xây dựng sở hạ tầng: Văn phòng, kho chứa hàng nhằm đáp ứng kịp thời khách hàng Với mục đích đáp ứng nhu cầu chất lượng sản phẩm đồng thời phát triển kinh doanh công ty góp phần giải cơng ăn việc làm cho người lao động địa phương Năm 2008 Công ty khánh thành nhà máy sản xuất số MD3 Khu cơng nghiệp Đức Hòa 1, Long An với tổng vốn đầu tư thực dự án 68 tỷ đồng VN Bằng đường lối, sách đắn với chiến lược rõ ràng Xác định rõ sứ mệnh công ty Cuối năm 2009 từ Công Ty TNHH chuyển sang mơ hình Cơng ty Cổ Phần đổi tên thành Công Ty Cổ Phần Nông nghiệp HP Bà Bùi Thị Trúc Quỳnh - Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị làm Tổng Giám đốc Công ty Tốc độ tăng trưởng ổn định qua năm, uy tín thị trường ngồi nước Cơng ty CP Nông Nghiệp HP bước khẳng định vị trí khơng vùng Đồng Bằng Sơng Cửu Long mà tỉnh Miền Bắc, Miền Trung Tây nguyên đón nhận sản phẩm HP nhiệt tình Bằng nhiều kinh nghiệm công tác quản lý điều hành sản xuất Hội đồng quản trị định tái cấu trúc chuẩn hóa lại hệ thống quản lý Cơng ty Đối với Nhà máy Đức Hòa Long An Nơi sản xuất - nguồn cung cấp sản phẩm cho công ty thành viên Miền Bắc Miền Nam Chính Hội Đồng Quản Trị ln ln trọng việc cải tiến máy móc cơng nghệ Đầu năm 2010 HĐQT định nhập dây chuyền 13 sản xuất đại từ nước với trị giá hàng triệu USD Đến toàn dây chuyền sản xuất ổn định, đạt công suất cao, cho mẫu mã sản phẩm đẹp, chất lượng cao, phù hợp, nông dân tin dùng Đối với Công Ty Thành Phố HCM Hà Nội Đây hai điểm phân phối lớn để cung cấp cho đại lý cấp hai miền Nam Bắc Tính đến thời điểm HP có hàng ngàn đại lý cấp đại lý cấp Nguồn nhân lực Công ty không ngừng trao dồi phát triển để đáp ứng tốc độ phát triển nhanh HP, từ 18 thành viên bắt đầu thành lập Đến HP có 150 nhân viên thức làm việc lĩnh vực khác cờ HP Có thể nói đội ngũ nhân viên HP đào tạo chuyên nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm ngành, đảm bảo đáp ứng ngày cao khách hàng thị trường Hoạt động chính: Cơng ty hoạt động với chức ngành nghề: Thuốc Bảo Vệ Thực vật Chuyên cung cấp sản phẩm chính: + Thuốc trừ cỏ (3 loại) + Thuốc trừ ốc (1 loại) + Thuốc trừ sâu-rầy (8 loại) + Thuốc trừ bệnh (12 loại) + Thuốc tăng trưởng (1 loại) + Giống trồng + Phân bón II Cơ cấu tổ chức cơng ty Cổ phần Nơng nghiệp HP 14 Sơ đồ phòng kế tốn II Tổ chức kế tốn chu trình doanh thu u cầu quản lí nhu cầu thơng tin chu trình Các hoạt động Hoạt động đặt hàng Thơng tin cần thiết cho hoạt động quản lí -Thơng tin hàng hóa cần bán (tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng) -Thông tin vê hàng tồn kho (tên hàng, số lượng, đơn giá) -Thông tin khách hàng (tên, đia điểm, mã số thuế, số dư nợ phải thu, số tài khoản) -Thông tin nơ phải thu (khách hàng, thời hạn toán, số dư nợ chi tiết theo khách hàng, tuổi nợ) -Tổng hợp tình hình đặt hàng hàng tháng theo khách hàng 15 Hoạt động lập hóa đơn -Thơng tin hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng thành tiền) -Thông tin khách hàng (tên, đia chỉ, mã số thuế, thời hạn toán, phương thức toán, số tài khoản) Hoạt động xuất kho, giao hàng -Thông tin hàng háo cần xuất (tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, người giao hàng) -Thông tin khách hàng (tên, địa chỉ) Hoat động ghi sổ Hoạt đông thu tiền -Thông tin hàng tồn kho (hàng hóa, số lượng, trang thái tồn kho, cửa hàng hay hàng đang chuyển), doanh thu (mặt hàng, khách hàng, khu vực, kênh phân phối), giá vốn hàng bán (mặt hàng, nhóm hàng) -Thơng tin nợ phải thu (khách hàng, thời hạn toán, số dư nợ phải thu chi tiết theo khách hàng, tuổi nơ) -Tổng hợp theo dõi chi tiết theo hóa đơn, theo dõi số dư hàng bán (mặt hàng, nhóm hàng) -Thơng tin nơ phải thu (khách hàng, thời hạn toán, số dư nợ phải thu chi tiết theo khách hàng, tuổi nợ) -Tổng hợp theo dõi chi tiết theo hóa đơn, theo dõi số dư tổng hợp -Thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn than h toán, phương thức tốn) -Thơng tin nợ phải thu (khách hàng, thời hạn toán, số dư nợ phải thu chi tiết theo khách hàng , tuổi nợ) -Thơng tin hóa đơn (số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên hàng, số lượng, giá mua tổng số tiền, khách hàng) -Thơng tin phương thức tốn -Tổng hợp trình thu tiền theo khách hàng Mơ tả q trình thu tiền bán hàng doanh nghiệp Khách hàng gọi điện đến công ty, yêu cầu lâp đơn đăt hàng Nhân viên bán hàng lập đơn đặt hàng (bao gồm liên) theo yêu cầu khách hàng Sau kí vào đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng gửi đơn hàng đến cho phận kinh doanh Bộ phận kinh doanh xem xét khả toán, giới hạn nợ khâch hàng, khách hàng đủ khả mua hàng công ty, trưởng phòng kinh doanh kí xác nhận lên đơn đặt hàng, đơn đặt hàng lưu bô phận kinh doanh, đơn đặt hàng gửi cho thủ kho lưu lai Thủ kho sau nhận đơn đặt hàng từ phận kinh doanh lập phiếu xuất kho (gồm liên) Thủ kho xuất hàng hóa kho ghi nhận số hàng thực xuất, sau lưu lại liên đưa liên lai phiếu xuất kho cho kế tốn kho, kế tốn kho lập hóa đơn giá tri gia tăng, có chữ kí xác nhận kế tốn trưởng Hàng chuyển lên xe cho phận giao hàng kèm theo hóa đơn 16 giá trị gia tăng phiếu xuất kho Hàng phải qua phận bảo vệ để kiểm tra, bảo vệ xác nhận số hàng xe kí nhận lêm liên phiếu xuất kho Khi hàng đưa đến cho khách hàng, khách hàng kí lên hóa đơn phiếu xuất kho, khách hàng giữ lại liên phiếu xuất kho hóa đơn đỏ Bộ phận giao hàng đưa phiếu xuất kho háo đơn bán hàng cho phận kinh doanh để ghi nhận kí bán hàng lưu lại, phiếu xuất kho đưa cho kế toán kho để ghi nhận giảm số hàng kho, theo dõi sổ chi tiết hàng hóa ghi tăng giá vốn hàng bán, hóa đơn đưa cho kế tốn cơng nợ đẻ ghi tăng khoản phải thu khách hàng sổ chi tiết nợ, phải thu khách hàng ghi tăng doanh thu Cuối tháng, kế tốn cơng nợ dưa vào sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập biên đối chiếu công nợ (2 liên), giám đốc kí nhận lên liên, sau biên đối chiếu công nợ gửi cho khách hàng, với số nợ khách hàng, khách hàng kí nhận gửi lại liên cho cơng ty, kế tốn cơng nợ lưu lại để làm cho số dư đầu tháng Khi khách hàng trả tiền mặt trực tiếp cho công ty, kế toán tiền lập phiếu thu (gồm liên) ghi số tiền khách hàng trả kí nhận lên phiếu thu, sau đưa phiếu thu cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền kiểm tiền, xác nhận lên phiếu thu thu đủ số tiền ghi phiếu, khách hàng kí nhận giữ lại liên Một liên phiếu thu đưa đến cho kê toán tiền để ghi tăng số tiền dã nhân được, lưu lại phiếu thu liên đưa cho ké tốn cơng nợ để ghi giảm số tiền pahỉ thu khách hàng lưu lại phiếu thu Nếu khách hàng tốn chuyển khoản, ngân hàng gửi giấy báo có đến cho doanh nghiêp sau kế tốn cơng nợ vào giấy báo có để ghi giảm nợ phải thu ghi tăng tiền gửi ngân hàng, lưu lại giấy báo có theo số thứ tự Xác định chứng từ sử dụng Chứng từ Đơn đặt hàng Phiếu xuất kho Nơi lập Bộ phận bán hàng Bô phận kho (thủ kho lập) Nơi duyệt Bộ phận kinh doanh Sử dụng hoạt động - Hoạt động nhận đăt hàng Mục đích - Xuất kho - Ghi nhận đặt hàng khách hàng (mặt hàng, số lượng, chủng loại, thông tin khách hàng) - Để xem xét khả toán khách hàng - Làm để lập phiếu xuất kho - Xuât kho - Lập hóa đơn - Giao hàng - Ghi sổ - Ghi số hàng thực xuất - Làm lập hóa đơn bán hàng - Kiêm ln chức phiếu giao hàng cho khách hàng 17 Hóa đơn bán hàng (HĐ GTGT) Phòng kế Phòng kế tốn lập (Kế toán (kế toán toán kho lập) trưởng) -Giao hàng -Ghi sổ - Để khách hàng làm tốn cơng nợ cho cơng ty, làm chứng từ để kê khai nôp thuế - Làm để ghi nhận doanh thu Biên đối chiếu công nơ Phòng kế tốn (Kế tốn cơng nợ lâp) -Thu tiền - Để đối chiếu số sổ sách công ty với số theo ghi chép khách hàng - Làm để khách hàng toán nợ Phiếu thu Phòng kế tốn (kế tốn tiền lập) - Thu tiền - Ghi nhận số tiền thực thu từ khách hàng - Làm ghi sổ quỹ, sổ chi tiết liên quan Giám đốc Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ: Chu trình bán hàng a Ngồi phòng kế tốn Giám đốc Phó giám đốc 18 Quản lý phân xưởng KH A Bảng kê hàng hóa Đơn đặt hàng Lập danh mục bảng kê hàng hóa Lập phiếu xuất vật tư Xử lý đơn đặt hàng, lập hợp đồng Đợn đặt hàng, hợp đồng Bảng kê hàng hóa Bảng kê hàng hóa Đơn ĐH Phiếu xuất vật tư A Hợp đồng B KH A D Xử lý XD vật tư Phiếu xét VT C 19 D b Bên phòng kế tốn Thủ kho Bộ phận giao hàng Phòng kế tốn PXK B A C PXK Đối chiếu, lập PXK Phiếu đề xuất VT Lập HĐBH N Giao, hàng Bảng kê hh PXK PXK+DĐH+ HĐ HĐBH N KH PXK Nhập liệu HĐBH Nhập liệu KH Cập nhật Cập nhật số liệu PXK Tập tin hh PXK Tập tin hàng hóa Tập tin KH Bảng kê hh Chứng từ N N 20 c Lưu đồ xử lý chu trình doanh thu bên phòng kế toá Kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết 21 BPGH PXK Phó GĐ PXK, đơn DH, HĐ GĐốc Hợp đồng DĐH Phiếu đề xuất vật tư Hóa đơn BH N Lập HĐBH Nhập liệu PXK+đơn ĐH +HĐ HĐBH Cập nhật KH Tập tin hàng hóa N Tập tin khách hàng HĐBH PXK, DDH, hợp đồng, HĐBH N 22 III Hoạt động kiểm sốt chu trình Hoạt động Nhận đặt hang khách hàng Mục tiêu kiểm soát - Ghi nhận thơng tin đặt hàng kịp thời, xác, hợp lệ - Bán hàng cho KH có đủ khả mua hàng Xuất kho Phòng ngừa phát rủi ro trình xuất kho Để giảm thiểu tối đa mức thiệt hại cho công ty Rủi ro Nguyên nhân Thủ tục kiểm soát - NVBH ghi nhận thơng tin khơng xác việc đặt hàng (sai mặt hàng, chủng loại, số lượng) ghi nhận khơng xác KH (tên, địa chỉ, mã số thuế …) - Phiếu XK hóa đơn lập không hợp lệ Khách hàng Khách hàng tự lập đơn không tự lập đơn đặt hàng gửi phiếu đặt hàng mà gọi yêu cầu đến công ty điện thoại -Thủ kho xuất khơng xác hàng hóa ( số lượng , chủng loại ,…) mà khách hàng yêu cầu - Rủi ro xuất kho không hợp lệ - Rủi ro xuất hàng nhiều số ghi nhận thực tế - Khơng có sở đối chiếu so sánh kiểm tra sau -Thiếu chứng từ đầu vào ( khách hàng không tự lập đơn đặt hàng mà gọi điện thoại ) - Thủ kho kiêm nhiệm chức xuất kho ghi nhận số thực tế xuất - Khơng lưu hóa đơn phận kế toán kho 23 - Khách hàng tự lập đơn đặt hàng gửi phiếu yêu cầu đến công ty - Tách biệt trách nhiệm nhân viên ghi sổ - Tạo thêm liên để lưu Giao hàng Thực kịp thời, xác Đẩm bảo an tồn hàng hốtrong q trình giao hàng - Khơng có sở đối chiếu , khơng kiểm sốt sở đối chiếu - Khơng có cở sở đối chiếu xác nhận nghiệp vụ bán hàng - Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng khơng xác - Chuyển liệu công nợ sai , không kịp thời Ghi sổ -Theo dõi xác, kịp thời, đầy đủ khoản phải thu khách hàng, doanh thu, GVHB, HTK Thu tiền -Ghi chép thu - Thất thoát tiền tiền kịp thời , - Lạm dụng tiền xác, đầy đủ - Khơng xảy mát tiền Không lưu - Lưu chứng từ đơn đặt chứng từ đơn đặt hàng hàng - Lập phiếu giao hàng - Khơng có phiếu giao hàng - Thiếu chứng từ đầu vào (Khách hàng không tự lập đơn đặt hàng mà gọi điện thoại) - Cuối tháng lập bảng đối chiếu công nợ - Khách hàng tự lập đơn đặt hàng gửi phiếu yêu cầu đến công ty - Chuyển liệu/ sổ chi tiết kịp thời, hàng ngày Đối chiếu công nợ KH định kỳ - Thủ quỹ khơng lưu phiếu thu, khơng có sở đối chiếu Thủ quỹ kiêm nhiệm chức giữ tiền, ghi chép, theo dõi thu tiền - Tiền lưu quỹ, không kiểm kê thường xuyên - Phân chia trách nhiệm giữ tiền, ghi chép, theo dõi, thu tiền - Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép kế toán Hạn chế toán trực tiếp tiền mặt C PHẦN III GIẢI PHÁP  Đối với quan quản lý nhà nước Nhà nước cần tạo môi trường pháp lý lành mạnh, sớm hồn thiện sách phát triển cho ngành nông nghiệp  Đối với công ty cổ phần nơng nghiệp HP 24 Nâng cao hồn thiện phần mềm bán hàng phần mềm bán lẻ, trao quyền chủ động kinh doanh cho nhà phân phối, phân rõ trách nhiệm lợi ích kinh doanh, xây dựng kế hoạch doanh thu hàng năm phải sát với thực tế phận, đơn vị  Đối với nhà phân phối Tăng cường nhân viên kiểm tra kiểm sốt việc nhập xuất hàng hóa, nâng cao đạo đức nghề nghiệp trình độ chun mơn cho đội ngũ nhân viên Các nhà phân phối cần chủ động xây dựng đề xuất với công ty nhằm thu hút khách hàng 25