chương 7 : kiểm soát

I. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT1. Kiểm soát là gì ?2. Bản chất của kiểm soát3. Vai trò của kiểm soát4. Đặc điểm của kiểm soát II. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT1. Chủ thể kiểm soát2. Phương pháp và hình thức kiểm soát3. Công cụ và kỹ thuật kiểm soát4. Quy trình kiểm soát

KIỂM SOÁT  Nội dung I TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT  Kiểm sốt ? Bản chất kiểm sốt Vai trò kiểm sốt Đặc điểm kiểm soát  II HỆ THỐNG KIỂM SỐT Chủ thể kiểm sốt Phương pháp hình thức kiểm sốt Cơng cụ kỹ thuật kiểm sốt Quy trình kiểm sốt I TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT  Kiểm sốt ? Là trình giám sát, đo lường, đánh giá điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo thực theo kế hoạch Bản chất kiểm soát 2.1 Kiểm soát hệ thống phản hồi kết hoạt động 2.2 Kiểm soát hệ thống phản hồi dự báo 2.1 Hệ thống phản hồi kết hoạt động Đo lường đầu trình, đưa vào hệ thống đầu vào hệ thống tác động điều chỉnh để thu kết mong muốn chu kỳ sau  So Sosánh sánh Kết Kếtquả Kết Kếtquả Đo Đolường lường thực thựctại mong mongmuốn muốn thực thựctếtế kết kếtquả với với thực thựctếtế cáctiêu tiêuchuẩn chuẩn Xây Xâydựng dựng Phân Phântích tích Thực Thựchiện chương chươngtrình trình các Xác Xácđịnh định điều điềuchỉnh chỉnh điều điềuchỉnh chỉnh nguyên nguyênnhân nhân cácsai sailệch lệch sai sailệch lệch   Nhược điểm: ♦ Gây tốn cho tổ chức ♦ Ít có tác dụng việc nâng cao chất lượng q trình tạo kết • Kiểm soát kết cuối nhiều đem lại học đắt giá cho cho giai đoạn kế hoạch sau • Độ trễ thời gian điểm yếu hệ thống kiểm sốt dựa mối liên hệ ngược từ đầu hệ thống 2.2 Hệ thống phản hồi dự báo  Giám sát đầu vào hệ thống trình thực để khẳng định xem đầu vào q trình có đảm bảo cho hệ thống thực kế hoạch hay khơng Nếu khơng đầu vào trình hệ thống thay đổi để thu kết mong muốn  ƯU: Ngăn ngừa vấn đề gây khó khăn trước xảy   NHƯỢC: Đòi hỏi phải có nhiều thơng tin thời gian để xử lý Việc thu thập thông tin đầu vào trình hoạt động xác định cách đặn ảnh hưởng chúng lên kết KH vấn đề khó khăn Đầu vào Đầu vào Qúa trình Qúa trình thực thực Hệ thống kiểm soát Hệ thống kiểm soát Đầu Đầu Bản chất kiểm soát Hệ thống kiểm sốt có hiệu phải kết hợp kiểm soát kết cuối kiểm sốt dự báo  Vai trò kiểm soát  Giúp hệ thống theo sát đối phó với thay đổi mơi trường Ngăn chặn sai phạm xảy q trình quản lý Đảm bảo thực thi quyền lực nhà quản lý Hoàn thiện định quản lý Giảm thiểu chi phí q trình quản lý Tạo tiền đề cho q trình hồn thiện đổi Nguyên tắc kiểm soát    Tn thủ pháp luật Chính xác, khách quan Cơng khai, minh bạch: công khai nội dung kiểm sốt, góp phần đảm bảo tính xác, khách quan hoạt động kiểm soát   Phải mang tính đồng bộ: quan tâm đến chất lượng tồn hệ thống chất lượng phận, người; trình hoạt động không đến kết cuối hoạt động   Phải hiệu quả: lợi ích kiểm sốt phải tương xứng với chi phí Kiểm soát khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm soát thiết yếu Đặc điểm kiểm sốt  Là hoạt động mang tính quyền lực Là hoạt động có tính mục đích Là hoạt động gắn với chủ thể định (ai kiểm soát ?) Là hoạt động gắn với đối tượng cụ thể (kiểm sốt ai/kiểm sốt ?) 10 Cơng cụ kỹ thuật kiểm sốt  Các cơng cụ kiểm sốt truyền thống • • • • Các liệu thống kê Các báo cáo kế toán tài Ngân quỹ Các báo cáo phân tích chuyên môn … 18 Công cụ kỹ thuật kiểm sốt    Các cơng cụ kiểm sốt đại PERT – program evaluation and review technique: Phương pháp đánh giá kiểm tra chương trình (Kiểm sốt thời gian)   PPB – program planning and budgeting : Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu ISO – international Organisation for Standardization: Tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa (kiểm sốt chất lượng)   Balanced Scorecard: Bảng điểm cân TQM – Total quality management – quản lý chất lượng đồng 19 Quy trình kiểm sốt  bước: B1  Xác định mục tiêu nội dung kiểm soát B2  Xác định tiêu chuẩn kiểm soát B3  Giám sát đo lường việc thực B4  Đánh giá kết hoạt động B5  Điều chỉnh sai lệch B6  Đưa sáng kiến đổi 20 4.1 Xác định mục tiêu nội dung kiểm soát  * Mục tiêu: Phát hiện, sửa chữa sai lệch hoạt động tổ chức so với kế hoạch tìm cách hồn thiện, đổi mới, cải tiến hệ thống (cần cụ thể hóa mục tiêu ks thành tiêu cụ thể) * Nội dung: Công tác ks cần tập trung nỗ lực vào khu vực, người có ảnh hưởng quan trọng tồn phát triển tổ chức Đó khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm soát thiết yếu 21 4.2 Xác định tiêu chuẩn kiểm soát   Là chuẩn mực mà cá nhân, tập thể tổ chức phải thực để đảm bảo cho toàn tổ chức hoạt động có hiệu a b c d e f g Các mục tiêu với tư cách tiêu chuẩn Các tiêu chuẩn vật lý (định lượng) Các tiêu chuẩn chi phí Các tiêu chuẩn vốn Các tiêu chuẩn thu nhập Các tiêu chuẩn chương trình Các tiêu chuẩn định tính 22 4.3 Xác định hệ thống kiểm soát a Chủ thể kiểm soát   Chủ thể kiểm soát người đơn vị đưa tác động kiểm soát thực chức kiểm soát Do vậy, cần phải làm rõ:     Chủ thể kiểm soát quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào? Chủ thể kiểm sốt có vị trí, vai trò máy quản lý? Chủ thể kiểm sốt có nhiệm vụ, quyền hạn quy trình kiểm sốt? Chủ thể kiểm soát thực nhiệm vụ nào? 23 4.3 Xác định hệ thống kiểm sốt a Chủ thể kiểm sốt Ví dụ: Các chủ thể kiểm soát doanh nghiệp bao gồm:   Chủ thể bên ngoài: (i) quan quản lý nhà nước; (ii) tổ chức môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp…), (iii) tổ chức trị xã hội  Chủ thể bên trong: • • • • • • Hội đồng quản lý (HĐQT) Ban kiểm soát Giám đốc doanh nghiệp Các nhà quản lý phận chức Kiểm tra hội viên (những người chủ sở hữu) Kiểm tra người làm công 24 4.3 Xác định hệ thống kiểm soát  b Xác định phương pháp hình thức kiểm sốt Những phương pháp thường áp dụng là:       Thu thập thơng tin vấn đề có liên quan; Nghiên cứu hồ sơ tài liệu giấy tờ liên quan; Nghiên cứu văn pháp luật; Tham vấn ý kiến nhà chuyên môn; Thu thập ý kiến từ cá nhân, quan, tổ chức; Tạo điều kiện, rõ lợi ích để đối tượng kiểm sốt trình bày, báo cáo đầy đủ, trung thực vụ việc; 25 4.3 Xác định hệ thống kiểm soát c Xác định cơng cụ kỹ thuật kiểm sốt:   Là phương tiện mà chủ thể kiểm soát sử dụng để thực hoạt động kiểm sốt Các cơng cụ kiểm soát truyền thống:       Các liệu thống kê Các báo cáo kế tốn tài Ngân quỹ Các báo cáo phân tích chun mơn Các cơng cụ kiểm sốt đại:  Phương pháp đánh giá kiểm tra chương trình (Program Evaluation anh Review Technique – PERT)  Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu (Program Planning and Budgeting – PPB) 26 4.4 Giám sát đo lường việc thực   Đo gì? Đo nào?  Việc đo lường cần tiến hành khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm soát thiết yếu sở nội dung xác định  Ngoài kết cuối hoạt động, việc đo lường nhiều phải thực đầu vào hoạt động giai đoạn hoạt động nhằm tác động điều chỉnh kịp thời  Việc đo lường cần lặp lặp lại công cụ hợp lý Tần số đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm sốt  Vì người tiến hành kiểm soát, đo lường thực với người đánh giá định điều chỉnh khác nên phải xây dựng mối quan hệ truyền thông hợp lý họ 27 4.5 Đánh giá kết hoạt động  Đánh giá dựa kết hoạt động đánh giá hoạt động tiến hành theo kế hoạch hoàn thành để xác định tính phù hợp, mức độ hiệu tác động tính bền vững  Các câu hỏi đánh giá bao gồm:      Mục tiêu kết hướng đến có phù hợp hay không? Các mục tiêu kết thực hữu hiệu hiệu nào? Các tác động chưa lường trước hoạt động can thiệp? Có thể đảm bảo chiến lược thực chương trình can thiệp tối ưu mặt chi phí có khả trì bền vững để giải vấn đề thiết yếu định hay không? 28 4.6 Điều chỉnh sai lệch   Điều chỉnh tác động bổ xung trình quản lý để khắc phục sai lệch thực hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động  Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ nguyên tắc sau:      Chỉ điều chỉnh thật cần thiết Điều chỉnh mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu Phải tính tới hậu sau điều chỉnh Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ Tùy điều kiện mà kết hợp phương pháp điều chỉnh cho hợp lý 29 4.6 Điều chỉnh sai lệch   Để hoạt động điều chỉnh đạt kết cao cần xây dựng chương trình điều chỉnh trả lời câu hỏi: Mục tiêu điều chỉnh? Nội dung điều chỉnh? Ai tiến hành điều chỉnh? Sử dụng biện pháp, công cụ để điều chỉnh? v.v…  Như vậy, định điều chỉnh dạng định thường xuyên xảy quản lý Đôi định nhỏ mà kịp thời đem đến cho quản lý hiệu cao 4.7 Đưa sáng kiến đổi 30 Để xây dựng hệ thống đánh giá tốt dựa kết hoạt động cần phải tuân thủ 10 bước sau:  31 Bài tập     Hãy xác định hệ thống kiểm soát tổ chức mà bạn quan tâm Xác định điểm mạnh, điểm yếu hệ thống Đưa số sáng kiến để hồn thiện hệ thống kiểm sốt ... soát định kỳ, đột xuất thường xuyên  Theo mối quan hệ chủ thể đối tượng Kiểm sốt tự kiểm sốt 17 Cơng cụ kỹ thuật kiểm sốt  Các cơng cụ kiểm sốt truyền thống • • • • Các liệu thống kê Các báo... thực với người đánh giá định điều chỉnh khác nên phải xây dựng mối quan hệ truyền thông hợp lý họ 27 4.5 Đánh giá kết hoạt động  Đánh giá dựa kết hoạt động đánh giá hoạt động tiến hành theo kế hoạch... chỉnh dạng định thường xuyên xảy quản lý Đôi định nhỏ mà kịp thời đem đến cho quản lý hiệu cao 4 .7 Đưa sáng kiến đổi 30 Để xây dựng hệ thống đánh giá tốt dựa kết hoạt động cần phải tuân thủ 10