Trong bối cảnh hiện nay nền kinh tế phát trển sức tiêu thụ hàng hóa sản phẩm ngày càng tăng, đòi hỏi doanh nghiệp phải có khả năng đáp ứng nhanh, kịp thời. Để làm được điều đó một cách tốt nhất thì doanh nghiệp cần chú trọng việc quản trị kho hàng.Mỗi ngày có hàng chục, thậm chí hàng trăm lượt vận chuyển hàng ra vào kho, vậy làm thế nào để quản lý lượng hàng hiện có trong kho? Bố trí kho hàng như thế nào để công tác vận chuyển nhanh chóng và hiệu quả? Làm thế nào để phòng ngừa các loại rủi ro?...Để làm rõ vấn đề trên, nhóm 4 đã lựa chọn đề tài: Khái quát các nội dung của quản trị kho? Lấy một doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ hoặc bán buôn mặt hàng thực phẩm tươi sống phân tích quy trình nghiệp vụ kho. Trong phạm vi bài thảo luận nhóm đã chọn Siêu thị Big C để tìm hiểu.Bài thảo luận còn nhiều thiết sót rất mong nhận được ý kiến nhận xét từ thầy để bài hoàn thiện hơn Chúng em xin chân thành cảm ơn
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU I KHÁI QUÁT CÁC NỘI DUNG VỀ QUẢN TRỊ KHO 1.1 Khái niệm, vai trò chức kho a Khái Niệm: b Vai trò: .3 c Chức kho: 1.2 Mục tiêu nguyên tắc quản trị kho hàng hóa a Quản trị nghiệp vụ kho tập trung vào mục tiêu sau: b Các nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng hóa: .4 1.3 Các định quản trị kho .5 a Quyết định mức độ sở hữu: b Quyết định mức độ tập trung: .5 c Bố trí khơng gian kho: 1.4 Sự cần thiết quản trị kho: 1.5 Quá trình nghiệp vụ kho: PHẦN II PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KHO MẶT HÀNG TƯƠI SỐNG TẠI SIÊU THỊ BIG C 2.1.Thực trạng quản trị kho doanh nghiệp Việt Nam .9 2.2 Giới thiệu khái quát siêu thị Big C 10 2.3 Phần mềm quản lý kho: 11 2.4 Quy hoạch khơng gian bố trí vị trí; tổ chức lao động kho: 12 a Phân tích quy hoạch khơng gian bố trí vị trí hàng hóa kho: .12 b Tổ chức lao động kho: 12 2.5 Quy trình nghiệp vụ kho Big C 13 a Nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa 13 b Sắp xếp bảo quản Hàng hóa kho 15 c Phát hàng Từ kho phân phối đến kho riêng siêu thị Big C 16 2.6 Nhận xét đánh giá hoạt động quản trị kho Big C 18 a Ưu điểm 18 b Hạn chế 18 PHẦN III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO .20 3.1 Một số biện pháp làm giảm lượng hàng tồn kho 20 3.2 Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện, nâng cao hiệu quản trị kho 20 3.3 Biện pháp khắc phục nhóm đề xuất 21 KẾT LUẬN LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh kinh tế phát sức tiêu thụ hàng hóa sản phẩm ngày tăng, địi hỏi doanh nghiệp phải có khả đáp ứng nhanh, kịp thời Để làm điều cách tốt doanh nghiệp cần trọng việc quản trị kho hàng Mỗi ngày có hàng chục, chí hàng trăm lượt vận chuyển hàng vào kho, làm để quản lý lượng hàng có kho? Bố trí kho hàng để cơng tác vận chuyển nhanh chóng hiệu quả? Làm để phòng ngừa loại rủi ro? Để làm rõ vấn đề trên, nhóm lựa chọn đề tài: "Khái quát nội dung quản trị kho? Lấy doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ bán buôn mặt hàng thực phẩm tươi sống phân tích quy trình nghiệp vụ kho" Trong phạm vi thảo luận nhóm chọn Siêu thị Big C để tìm hiểu Bài thảo luận cịn nhiều thiết sót mong nhận ý kiến nhận xét từ thầy để hoàn thiện hơn! Chúng em xin chân thành cảm ơn! I KHÁI QUÁT CÁC NỘI DUNG VỀ QUẢN TRỊ KHO 1.1 Khái niệm, vai trò chức kho a Khái Niệm: Kho loại hình sở logistics thực việc dự trử,bảo quản chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao chi phí thấp b Vai trị: Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức,bảo quản hàng hóa doanh nghiệp vai trị kho là: - Đảm bảo tính liên tục cho q trình sản xuất phân phối hàng hóa Quản trị kho bãi giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn sản phẩm quản lý số lượng sản phẩm tồn hệ thống - Góp phần giảm chi phí sản xuất,vận chuyển,phân phối Nhờ kho chủ động tạo lô hàng với quy mô kinh tế trình sản xuất phân phối nhờ giảm chi phí bình qn đơn vị,kho góp phần tiết kiệm chi phí lưu thơng thơng qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm hiệu sở vật chất kho - Hỗ trợ trình cung cấp dịch vụ khách hàng doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hóa sản sang số lượng,chất lượng,trạng thái lơ hàng giao,góp phần giao hàng thời gian địa điểm - Hỗ trợ thực trình logistics ngược thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hư, sản phẩm thừa c Chức kho: - Gom hàng: lô hàng /ngun vật liệu khơng đủ số lượng người gom hàng tập hợp, chỉnh đốn xếp hợp lý cho lô hàng lẻ thành lô hàng đủ số lượng để sử dụng cách vận chuyển trọn gói container Khi hàng hóa/nguyên vật liệu nhận từ nhiều nguồn hàng nhỏ, kho đóng vai trị điểm tập kết thành lô hàng lớn có điểm lợi quy mơ vận chuyển tới nhà máy ,thị trường phương tiện vận chuyển - Phối hợp hàng hóa: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng khách hàng, quản lý kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp ghép loại hàng hóa khác thành đơn hàng hồn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho q trình bán hàng - Bảo đảm lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn số lượng, chất lượng suốt trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa kho 1.2 Mục tiêu nguyên tắc quản trị kho hàng hóa a Quản trị nghiệp vụ kho tập trung vào mục tiêu sau: - Mục tiêu đáp ứng yêu cầu trình mua bán hàng qua kho Mục tiêu gắn với chức hỗ trợ nghiệp vụ kho hàng hóa - Mục tiêu hợp lí hóa việc phân bổ dự trữ hàng hóa kho Mục tiêu liên quan đến quản trị dự trữ hàng hóa sử dụng hợp lí diện tích dung tích kho - Mục tiêu chất lượng hàng hóa bảo quản Mục tiêu liên quan đến việc quản trị chất lượng hàng hóa kinh doanh thương mại tập trung chủ yếu kho hàng hóa b Các nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng hóa: - Mỗi nghiệp vụ kho phải thực với chất lượng tốt nhất, thời gian nhất, - Chi phí nhất, tận dụng lực trang thiết bị kho hàng không ngừng hạ thấp tổng mức chi phí kho - Khơng ngừng hoàn thiện trang thiết bị kĩ thuật cho nghiệp vụ kho, dẫn bước thay lao động thủ công thiết bị, dụng cụ cải tiến, nửa giới nửa giới hóa - Bảo đảm tính liên tục, cân đối thống cho nghiệp vụ kho - Giảm dần hoa hụt tự nhiên hàng hóa, đồng thời loại trừ hoa hụt vượt định mức - Tùy thuộc vào loại hàng hóa bảo quản loại hình kho mà trình nghiệp vụ kho khác Tuy nhiên trình nghiệp vụ phải trải qua giai đoạn: tiếp nhận, bảo quản phát hàng 1.3 Các định quản trị kho a Quyết định mức độ sở hữu: Là định doanh nghiệp tự đầu tự xây khai thác kho riêng hay thuê không gian chứa hàng khoảng thời gian định? Căn để đưa định lớn gồm có: + Cân đối lực tài chi phí kho: kho riêng cần phải có đầu tư ban đầu lớn đất đai, thiết kế/xây dựng trang thiết bị (bất động sản), doanh nghiệp có qui mơ lớn, nhu cầu thị trường ổn định, lưu chuyển hàng hoá qua kho cao thường tính đến việc đầu tư cho kho riêng + Cân đối tính linh hoạt khả kiểm soát: ưu điểm trội kho cơng cộng tính linh hoạt vị trí/qui mơ với nhiều loại hình dịch vụ khác nhiên nhu cầu thời vụ tăng đột biến kho cơng cộng khơng đáp ứng nhu cầu thuê chứa hàng doanh nghiệp b Quyết định mức độ tập trung: Doanh nghiệp cần định sử dụng kho? Ít kho với qui mơ lớn hay nhiều kho với qui mô nhỏ? Địa điểm kho khu vực nào: gần thị trường/gần nguồn hàng? v.v Đó định liên quan chặt chẽ với phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như: trình phát triển thị trường doanh nghiệp: tăng số điểm nhu cầu, tăng qui mô cấu nhu cầu ,tăng trưởng qui mô cấu nhu cầu thị trường mục tiêu,Vị trí phân bố nguồn hàng địa điểm khoảng cách, phát triển loại phương tiện vận tải, mạng lưới đường giao thơng,… c Bố trí khơng gian kho: Cho dù kho riêng hay kho th, việc bố trí khơng gian thiết kế mặt kho ảnh hưởng lớn đến hiệu hiệu suất trình tác nghiệp kho Thiết kế qui hoạch mặt kho cần vào yếu tố sau: Nhu cầu hàng hoá lưu trữ trung chuyển qua kho (hiện tương lai), khối lượng/thể tích hàng hố thời gian lưu hàng kho, bố trí đủ diện tích khu vực dành cho tác nghiệp nhận hàng, giao hàng, tập hợp đơn hàng, dự trữ dài ngày/ngắn ngày, văn phịng, chỗ cho bao bì đường cho phương tiện/thiết bị kho Kho hàng hoá phải thiết kế cho đảm bảo đáp ứng nhanh q trình mua bán hàng hố qua kho, phải hợp lí hố việc phân bố dự trữ kho đảm bảo chất lượng hàng hố.Vì vậy, cần lưu ý đến nguyên tắc thiết kế qui hoạch mặt kho hàng hoá sau: (1) Sử dụng hiệu mặt kho; (2) Sử dụng tối đa độ cao kho; (3) Sử dụng hiệu thiết bị bốc dỡ, chất xếp; (4) Di chuyển hàng hoá theo đường thẳng nhằm tối thiểu hoá khoảng cách vận đông sản phẩm dự trữ 1.4 Sự cần thiết quản trị kho: Sau nguyên nhân cần thiết quản trị kho: Tiết kiệm hàng hóa/nguyên vật liệu: Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mịn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy khơng thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh Việc gây tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp Tuy nhiên, hàng hóa/ nguyên vật liệu tồn kho thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, doanh nghiệp tránh lãng phí khơng đáng có Tiết kiệm chi phí lưu kho: Hàng tồn kho lớn, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho chi phí khác điện, nước, nhân cơng Do vậy, cần phát sớm hàng hóa có tồn kho lớn, hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm nhiều chi phí lưu kho khơng đáng có Tăng hiệu sử dụng vốn lưu động: Giảm vốn lưu động – Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thơng qua điều chỉnh dịng vốn lưu động Nghiệp vụ quản lý kho loại hàng hóa cịn tồn nhiều, ban lãnh đạo dựa vào để đưa chiến lược tiếp thị bán hàng, kích cầu mặt hàng cách giảm giá, khuyến mãi… Mỗi đồng vốn bỏ kỳ vọng sinh lời nhiều Nhập kho không sáng suốt, dẫn đến tồn kho lớn gây lãng phí lượng lớn vốn lưu động Dự trù lượng vốn lưu động: Việc có ý nghĩa lớn nhiều doanh nghiệp có ngân sách tài thấp Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thơng qua điều chỉnh dịng vốn lưu động Ngun vật liệu tồn trữ mức hợp lý để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất Giảm thiểu việc hết hàng thời gian máy ngừng chạy: Nguyên vật liệu mua với chi phí thấp nhờ vào giảm giá mua số lượng lớn phù hợp với nhu cầu sử dụng, giúp giảm vốn đầu tư tồn kho thấp Đảm bảo nguyên vật liệu nhận theo yêu cầu đặt hàng: Giảm thiểu mát trộm cắp, hàng hư hỏng, thay đổi thiết kế/mẫu mã, hàng dư thừa,…Việc quản lý kho chặt chẽ, minh bạch khoa học hạn chế tối đa thói “tắt mắt” nhân viên kho nhân viên bán hàng Đảm bảo báo cáo lợi nhuận công ty thông qua báo cáo tồn kho xác Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Giảm thiểu chi phí sản xuất thơng qua việc sử dụng hợp lý thiết bị, máy móc nguồn nhân lực Cung cấp đầy đủ bảng kê nguyên liệu nhập – xuất 1.5 Quá trình nghiệp vụ kho: - Nghiệp vụ kho hệ thống mặt cơng tác thực hàng hóa trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho q trình trao đổi hàng hóa qua kho với chi phí thấp - Bất kì q trình nghiệp vụ kho phải trải qua công đoạn : Nhập hàng, tác nghiệp kho giao hàng + Nghiệp vụ tiếp nhận hàng: Xác định trách nhiệm vật chất cụ thể đơn vị cung ứng người nhận hàng Kiểm tra việc thực kế hoạch nhập hàng doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hợp đồng mua bán vận chuyển bên Đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng xác + Q trình tác nghiệp kho: Chất hàng vào vị trí Bảo quản chăm sóc hàng hóa Tổng hợp lơ hàng Chuẩn bị gửi hàng + Phát hàng Xếp lịch xe chạy theo thứ tự ưu tiên mức độ cấp bách thời hạn thực hợp đồng Chất xếp hàng hóa lên phương tiện vận tải Kiểm tra chứng từ, hóa đơn tốn lệnh xuất kho, làm chứng từ giao hàng, làm giấy phép vận chuyển Kiểm tra theo dõi, bổ sung kịp thời PHẦN II PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KHO MẶT HÀNG TƯƠI SỐNG TẠI SIÊU THỊ BIG C 2.1.Thực trạng quản trị kho doanh nghiệp Việt Nam - Với kho hàng nay, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn việc chứa hàng, xếp thông tin bán sản phẩm kho Công việc xuất nhập kho lại phụ thuộc nhiều vào nhân viên thủ kho (như để biết vị trí lưu trữ…) Do đó, nhu cầu có kho hàng tự động đáng Khó khăn mức độ tự động hoá cho kho hàng cần phải xem xét kỹ đầu tư phải có lộ trình xác định để đạt phù hợp với quy mô sản xuất doanh nghiệp… - Theo Hiệp hội Kho vận Giao nhận Việt Nam, đại đa số doanh nghiệp có hệ thống kho bãi chưa đầu tư mức vào tuyển dụng quản lý nhân viên qua đào tạo Số liệu thống kê thực tế cho thấy tỷ lệ nhân viên đào tạo chuyên ngành Quản lý kho bãi đạt 3% Sản phẩm lấy từ đâu, lấy với số lượng bao nhiêu, kho hàng so với trung tâm phân phối nào, Tất diễn cách tự phát mà cần có kỹ năng, phân tích thực theo quy trình chi tiết khoa học Kho hàng khối tài sản khổng lồ doanh nghiệp, chiếm số vốn lưu động cố định có tỷ lệ cao tổng tài sản doanh nghiệp Quản trị kho bãi khâu thiếu trình sản xuất kinh doanh - Công tác quản lý kho nay, giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt thơng tin hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu sản phẩm cách xác kịp thời Từ đó, người quản lý doanh nghiệp đề kế hoạch định đắn, giảm chi phí tăng khả cạnh tranh, nâng cao kết hoạt động sản xuất kinh doanh Nhận thức tầm quan trọng quản trị kho bãi chuyện để thực đạt hiệu lại vấn đề không đơn giản Có nhiều lý dẫn đến cơng tác quản lý kho bãi rối tung rối mù nhiều đơn vị doanh nghiệp: Thứ nhất: Sự thiếu vắng khóa đào tạo có chất lượng Quy trình quản trị kho bãi chuyên nghiệp 10 Thứ hai: Nội doanh nghiệp thường chưa nhận thức đắn tầm quan trọng việc quản lý hàng hóa tồn trữ khai thác tối ưu kho bãi Thứ ba: Việc áp dụng cơng nghệ quản lý hàng hóa doanh nghiệp Việt Nam mức thô sơ, chủ yếu thủ công hệ thống tự tạo Chưa áp dụng công cụ quản lý đại, mang lại hiệu cao 2.2 Giới thiệu khái quát siêu thị Big C - Hệ thống siêu thị Big C hoạt động kinh doanh theo mơ hình trung tâm thương mại hình thức kinh doanh bán lẻ đại Tập đoàn Casino (Tập đoàn mẹ siêu thị Big C) triển khai Hiện tại, hệ thống siêu thị Big C Việt Nam có tổng cộng 26 siêu thị Big C toàn quốc, có gần 000 cán nhân viên, phục vụ cho 30 triệu lượt khách đến mua sắm năm, kinh doanh khoảng 50.000 mặt hàng, 95% sản phẩm sản xuất Việt Nam Hiện nhà cung cấp cho hệ thống siêu thị Big C gồm: hàng tiêu dùng 43%, hàng phi thực phẩm 40%, hàng tươi sống 11%, nhãn hàng riêng 6% - Sản phẩm kinh doanh siêu thị Big C chia thành ngành chính: + Thực phẩm tươi sống: thịt, hải sản, trái rau củ, thực phẩm chế biến, thực phẩm đông lạnh, thực phẩm bơ sữa, bánh mì + Thực phẩm khơ: Gia vị, nước giải khát, nước ngọt, rượu, bánh snack, hóa phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm cho thú cưng phụ kiện +Hàng may mặc phụ kiện: thời trang nam, nữ, trẻ em trẻ sơ sinh, giày dép túi xách + Hàng điện gia dụng: sản phẩm điện gia dụng đa dạng bao gồm thiết bị nhà bếp, thiết bị giải trí gia, máy vi tính, dụng cụ thiết bị tin học + Vật dụng trang trí nội thất: bàn ghế, dụng cụ bếp, đồ nhựa, đồ dùng nhà, vật dụng trang trí, vật dụng nâng cấp, bảo trì sửa chữa, phụ kiện di động, xe gắn máy, đồ dùng thể thao đồ chơi 11 - Các sản phẩm thực phẩm tươi sống Big C bảo quản kho chứa có nhiệt độ phù hợp với loại thực phẩm, kiểm soát nhiệt độ nghiêm ngặt phận kỹ thuật phận vệ sinh an toàn thực phẩm Trang thiết bị sản xuất chuyên dụng nhập từ Pháp bảo trì định kỳ Big C sử dụng Màn kho lạnh dùng để ngăn kho lạnh, kho đông: Ngăn thất nhiệt kho đơng lạnh, kho bảo quản có nhiệt độ âm sâu tới - 50 oC Màn kho lạnh dùng làm rèm cửa kho bảo quản thực phẩm Big C Trong kho đông lạnh bảo quản hàng thực phẩm đơng lạnh (thịt bị, thịt gà, cá, nghêu, sị, tơm, cua …) có thiết bị đo nhiệt độ; thùng xốp, giấy nhiều kích cỡ khác để đóng thành thùng bảo quản, hệ thống đèn điện chiếu sáng,có quạt thơng gió để chống ẩm cho ngày nồm ẩm, hệ thống cứu hỏa ,hệ thống điều hòa nhiệt độ 2.3 Phần mềm quản lý kho: - Sử dụng phần mềm quản lý kho, thiết bị kho dựa tảng công nghệ thông tin, liên kết phận thông qua mạng internet, mạng nội bộ,… - Thông tin logistics gồm: thông tin chi tiết đơn đặt hàng, hợp đồng vận chuyển hàng hóa Big C với công ty cung cấp dịch vụ vận tải, hợp đồng mua hàng Big C với nhà cung cấp nguồn hàng, thông tin khách hàng, thông tin ngày giao hàng, thơng tin liên quan đến hàng hóa lưu trữ kho (dưới dạng mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, đơn vị tính)… - Hệ thống thơng tin nội bộ: cung cấp lập báo cáo nội logistics: báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng, báo cáo thẻ kho, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo tổng chi phí logistics, báo cáo doanh số bán, báo cáo doanh thu…để làm sở cho trình định - Hệ thống thơng tin logistics bên ngồi: hệ thống thơng tin nghiên cứu thu thập thông tin môi trường bên ngồi siêu thị (tìm hiểu nguồn hàng, nhà cung ứng hàng hóa cho siêu thị, mặt hàng bán chạy…) để lập kế hoạch cho hoạt động logistics thời điểm mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, mức dự trữ, kiểm sốt hàng hóa, lên kế hoạch vận chuyển 12 2.4 Quy hoạch không gian bố trí vị trí; tổ chức lao động kho: a Phân tích quy hoạch khơng gian bố trí vị trí hàng hóa kho: - Phân loại hàng hóa : dựa tính chất hay cơng dụng sản phẩm hay Big C theo thói quen mua sắm khách hàng Riêng mặt hàng tươi sống cần bố trí khu riêng biệt để dễ dàng bảo quản - Phân chia khu vực: Phân kho thành nhiều khu vực để hàng, khu vực phải thiết kế phù hợp với loại hàng hóa, thuận tiện cho việc xuất kho nhập kho, có sơ đồ kho, bảng dẫn khu vực kho để dễ dàng quản lý - Các sản phẩm có hạn sử dụng gần xếp trước, xa xếp phía sau - Những mặt hàng thực phẩm tươi sống sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để vị trí gần với cửa vào ngược lại - Hàng hóa sau xuất xong phải thu xếp gọn gàng, để có nơi trưng bày loại hàng hóa khác, loại hàng hóa dư phải để vào khu vực riêng - Có hai phương pháp xếp, quản lý hàng hóa kho FIFO (first in, first out) LIFO (last in, first out) Theo phương pháp FIFO lơ hàng hàng hố nhập vào nhà kho hàng hoá xuất khỏi kho LIFO ngược lại, háng hố gần nhập vào kho xuất Phương pháp FIFO sử dụng rộng rãi hơn, đặc biệt loại hàng hóa có hạn sử dụng, có vịng đời sản phẩm ngắn thực phẩm tươi sống Big C b Tổ chức lao động kho: - Q trình nhập hàng hóa : Mặt hàng nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ thông tin háng hóa vào hệ thống quản lý , thông tin bao gồm : mã vạch , giá bán , ngày sản xuất , hạn sử dụng , số lượng , đơn vị tính Hàng nhập thủ kho ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho , mặt hàng có thẻ kho riêng , hàng có kho thủ kho ghi thêm vào thẻ kho có sẵn , mặt hàng thủ kho tiến hàng lập thẻ kho - Q trình xuất hàng hóa : Nhân viên bán hàng chuyển hàng từ kho quầy bán để trưng bày phục vụ cho việc bán hàng vào tình hình bán hàng siêu thị 13 phận nghiệp vụ thống kê để mặt hàng hết hay cịn kho từ đưa yêu cầu nhập hàng xuất hàng từ kho hàng cịn - Big C có đội ngũ nhân viên quản lý kho hàng chuyên nghiệp, thành thạo nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa, sử dụng thành thạo phần mềm; biết cách xếp vị trí hàng hóa, ngun vật liệu kho khoa học, hợp lý; đảm bảo an tồn, vệ sinh mơi trường kho bãi; biết cách xây dựng quản lý mã hàng hóa kho với tính cách cẩn thận, tỉ mỉ phù hợp với người quản lý kho 2.5 Quy trình nghiệp vụ kho Big C a Nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa Bước Nội dung công việc Thủ kho phân phối tiếp nhận đơn đặt hàng mặt hàng tươi sống, chuẩn bị xe lạnh từ bên nhà cung ứng kho phân phối ( đơn đặt hàng phận mua hàng phê duyệt) Kiểm tra mặt hàng tươi sống theo đơn đặt hàng nhà cung cấp Phòng Kinh doanh (mua hàng): + Chủng loại/ mã hàng +Tên sản phẩm +Chất lượng số lượng… Thủ kho ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho Mỗi mặt hàng tươi sống có thẻ kho riêng Nếu hàng có kho thủ kho ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, mặt hàng thủ kho tiến hành lập thẻ kho Bộ phận kế toán kho phân phối lập phiếu xuất kho cho siêu thị Thủ kho siêu thị cho nhập hàng theo phiếu giao hàng: + Sắp xếp hàng hoá theo quy định, tránh để sản phẩm bị biến dạng, … + Bố trí xếp loại sản phẩm cách khoa học VD: chia kệ thành A,B,C,D…đánh số thứ tự treo thẻ lên đầu kệ Thẻ ghi rõ rang tên sản phẩm,mẫu mã,ngày nhập HSD để dễ 14 dàng tìm kiếm Thủ kho vào sổ nhập hàng Lưu giữ chứng từ Mặt hàng nhập nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ thông tin hàng vào hệ thống quản lý Toàn mặt hàng tươi sống Big C loại thịt,hải sản,trái cây, rau củ, thực phẩm chế biến có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Mỗi lần nhập hàng hoá từ nhà cung ứng có chứng từ xác nhận số lượng, chất lượng sản phẩm Trước tiên, Big C dựa vào khối lượng hàng để bố trí kho dự trữ hàng, chuẩn bị xe lạnh để vận chuyển mặt hàng tươi sóng từ bên xuất nhập kho phân phối Khi tiếp nhận hàng hóa, nhân viên chuyên tiếp nhận tiếp nhận số lượng chất lượng hàng hố thơng qua giấy tờ chứng từ liên quan Mặt hàng tươi sống nhập nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ thông tin hàng vào hệ thống quản lý Các thông tin bao gồm: - Mã vạch - Giá bán - Ngày sản xuất, hạn sử dụng - Số lượng, đơn vị tín Tiếp nhận số lượng qua phương thức tùy theo cách giao bên giao hàng: + Giao nhận hàng trọng lượng, số lượng, thể tích cân, đong, đo, đếm + Giao theo nguyên bao, ngun kiện, bố trí đếm số bao, số kiện + Giao nhận theo mã nước vào dấu vạch thành phương tiện để xác định số lượng hàng Kiểm tra loại mặt hàng tươi sống số lượng, chất lượng có với u cầu đặt hàng khơng So sánh hàng hóa nhận kiểm tra với chứng từ xem trùng khớp chưa, nhận hàng ký chứng từ, chưa khớp phải có ý kiến phản hồi với bên xuất 15 Sau nhập hàng từ bên nhà cung cấp, bốc dỡ hàng hóa cẩn thận, tránh va đập mạnh rơi hàng.Đảm bảo điều kiện bảo quản với loại hàng tiêu sống Vận chuyển hàng hóa kho tổng để cất trữ, phận kế toán kho lập phiếu nhập kho phần mềm hệ thống Bộ phận phân chia hàng hóa kho tổng tiến hành cân đo khối lượng mặt hàng để vận chuyển đến siêu thị Big C Sau đó, phận kế toán kho lập phiếu xuất kho phần mềm hệ thống siêu thị Big C nhận phiếu nhập kho siêu thị Trong phiếu ghi rõ tên mặt hàng, khối lượng hàng, chất lượng hàng, ngày nhập hàng… Khi hàng hóa chuyển đến siêu thị, nhân viên siêu thị thực công việc kiểm tra hàng chất lượng số lượng Mặt hàng thực phẩm tươi sống ưu tiên kiểm tra nhập kho trước để đảm bảo chất lượng hàng + Nếu hàng hóa chuyển đến với yêu cầu phiếu ký nhận hàng + Nếu hàng hóa chuyển đến có điểm khơng phù hợp với u cầu phiếu báo cáo lại kho phân phối để kiểm tra lại hàng hóa sửa phiếu b Sắp xếp bảo quản Hàng hóa kho Hàng hóa xếp theo thứ tự , mặt hàng có khu lưu trữ riêng với điều kiện bảo quản nhiệt đô khác - Các sản phẩm thực phẩm Big C bảo quản kho chứa có nhiệt độ phù hợp với loại thực phẩm tươi sống Đối với thực phẩm tươi sống , nhiệt độ bảo quản gây ảnh hưởng lớn tới tốc độ phân giải sản phẩm , phải bảo quản nhiệt độ cần thiết ví dụ : cá -18 oC , thịt -5 oC, rau từ 3-5 oC ,bớ trứng sữa từ 7-10 oC - Rã đông thực phẩm tươi sống làm theo quy trình : thực phẩm từ kho đá chuyển xuống kho lạnh rã đông từ từ , không chuyển trực tiếp từ kho đông đá nhiệt độ phòng để đảm bảo chất lượng sản phẩm - Được kiểm soát nhiệt độ nghiêm ngặt phận kỹ thuật phận vệ sinh an toàn thực phẩm Trang thiết bị sản xuất chuyên dụng bảo trì định kỳ - Big C sử dụng kho lạnh dùng để ngăn kho lạnh, kho đơng: Ngăn thất nhiệt kho đơng lạnh, kho bảo quản có nhiệt độ âm sâu tới - 50 oC) Màn kho lạnh dùng làm rèm cửa kho bảo quản thực phẩm Big C 16 - Đảm bảo kho , xếp hàng hóa khoa học - Cơng tác kiểm tra hàng hóa định kì thường xuyên - Tại nhà kho có thiết bị bảo quản: + Kệ bục có kích cỡ khác làm giấy, sắt, gỗ để bảo quản hàng hóa kho + Trong kho đông lạnh bảo quản hàng thực phẩm đơng lạnh (thịt bị, thịt gà, cá, nghêu, sị, tơm, cua …) có thiết bị đo nhiệt độ; thùng xốp, giấy nhiều kích cỡ khác để đóng thành thùng bảo quản Hơi lạnh kho thông suốt phân bố khu vực kho + Hệ thống đèn điện chiếu sáng + Có quạt thơng gió để chống ẩm cho ngày nồm ẩm + Hệ thống cứu hỏa, hệ thống điều hòa nhiệt độ c Phát hàng Từ kho phân phối đến kho riêng siêu thị Big C Từ kho phân phối đến kho riêng siêu thị Big C Bước công Nội dung việc Dựa vào yêu cầu cung ứng hàng hóa cho siêu thị Big C,nhân viên kho phân phối lên danh sách số lượng,chủng loại mặt hàng tươi sống cần cung ứng Nhân viên kho chuyển Phiếu điều chuyển đến thủ kho Thủ kho kiểm tra mặt hàng tươi sống kho.Xác định số lượng kho phân phối cung ứng cho siêu thị Lên kế hoạch nhập hàng TH lượng hàng kho khơng cịn đủ để cung ứng cho siêu thị Chuẩn bị hóa đơn chứng từ kèm: hóa đơn tốn, phiếu xuất kho hóa đơn vận chuyển Sau chuẩn bị xong đơn hàng,nhân viên kiểm tra hóa đơn 17 tốn,lệnh xuất kho hóa đơn vận chuyển Vận chuyển hàng hóa container lạnh xe tải đảm bảo điều kiện bảo quản tiêu chuẩn mặt hàng tưới sống đến siêu thị Big C Từ kho riêng siêu thị quầy thực phẩm tươi sống Bước cơng Nội dung việc Căn vào tình hình bán hàng quầy thực phẩm tươi sống, phận nghiệp vụ thống kê để nắm rõ mặt hàng hết hay cịn kho từ đưa yêu cầu nhập hàng mới, xuất hàng từ kho quầy mặt hàng thực phẩm tươi sống cịn Cán quản lí siêu thị chuyển Phiếu điều chuyển đến Thủ kho Thủ kho kiểm tra mặt hàng tươi sống kho +Nếu đủ hàng làm thủ tục xuất hàng + Nếu thiếu hàng lập bảng kê báo cáo phòng Kinh doanh để đặt hàng từ NCC kệ siêu thị Thủ kho xuất hàng theo phiếu Điều chuyển vào sổ theo dõi xuất hàng Lưu giữ chứng từ Nhân viên quầy mặt hàng tươi sống nhận hàng từ thủ kho Sau chuyển hàng từ kho quầy bán để trưng bày phục vụ việc bán hàng Đối với siêu thị Big C,cụ thể nhóm mặt hàng tươi sống,việc vào kho lấy xảy liên tục ngày,do trường quầy mặt hàng phải giám sát khâu xuất hàng chặt chẽ để tránh thất Chỉ có nhân viên kho vào kho lấy hàng hóa,mỗi lần lấy hàng phải đánh dấu xác nhận số lượng,sản phẩm cẩn thận Phải đảm bảo nguyên tắc nhập trước xuất trước để tránh tình trạng hàng bán hết,hàng cũ tồn đọng lại 18 2.6 Nhận xét đánh giá hoạt động quản trị kho Big C a Ưu điểm - Nhờ việc quản trị kho tốt mà chi phí nhiều khâu giảm: thay làm việc qua trung gian Big C làm việc trực tiếp với nhà cung ứng, cử cán có chun mơn hướng dẫn hỗ trợ kỹ thuật, giảm thiểu trung gian, chủ động tổ chức thu gom, chuyên chở, trữ hàng… Qua góp phần giảm giá mặt hàng thực phẩm tươi sống Big C, bình ổn giá cả, lúc cao điểm dịp lễ, Tết - Thu mua nội địa chủ yếu giúp BigC giảm thủ tục hải quan, giảm chi phí vận chuyển, ổn định nguồn cung (90% hàng hố có mặt trung tâm sản phẩm made in Vietnam) Chất lượng nguồn hàng thực phẩm tươi sống BigC thu mua từ nhà cung ứng nước tăng lên rõ rệt số lượng bán tăng lên mạnh với giá thực cạnh tranh - Big C cử nhân viên chuyên giám sát kiểm tra chất lượng mặt hàng tươi sống rau, củ, quả, thịt đông lạnh trước đưa vào kho Big C có mạng lưới cung cấp hàng nông sản rộng, dày đặc, đảm bảo lượng cung siêu thị ổn đinh, giá cạnh tranh, chất lượng kiểm sốt Hàng hóa vận chuyển từ trang trại siêu thị phương tiện oto, container…được trang bị máy lạnh hệ thống theo dõi điều chỉnh nhiệt độ, đảm bảo hàng hóa tươi ngon Chế độ bảo quản hệ thông siêu thị trang bị máy lạnh, xếp theo chủng loại Mỗi chủng loại bảo quản nhiệt độ khác nhau, bảo quản lâu hàng hóa tươi lâu - Big C xây dựng mơ hình liên kết nhà cung ứng, đại lý thu gom, cơng ty vận chuyển, tạo quy trình thống nhất, tồn diện Kiểm sốt quy trình từ khâu sản xuất, vận chuyển đến tiêu thụ b Hạn chế - Trong trình vận chuyển chưa áp dụng kỹ thuật bảo quản nghiêm ngặt nên hàng hóa bị dập, thối hỏng nhiều - Chi phí cho lần vận chuyển tương đối lớn dẫn đến giá sản phẩm cao 19 => lượng hàng tiêu thụ giảm so với dự kiến Trên thực tế chuỗi cung ứng rau qua nhiều tầng ảnh hưởng đến chất lượng tăng giá thành sản phẩm - Việc doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư phần mềm trị giá hàng chục, hàng trăm triệu để ứng dụng vào công tác Quản lý kho hàng, điều hành doanh nghiệp lại khơng đầu tư thời gian để tìm hiểu, khai thác sử dụng hết tính phần mềm điều lãng phí - Mặt hàng thực phẩm tươi sống gây khó khăn mặt hàng khác khâu bảo quản kiểm sốt chất lượng nên địi hỏi nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu, công nghệ bảo quản tiên tiến 20 PHẦN III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO CỦA BIG C 3.1 Một số biện pháp làm giảm lượng hàng tồn kho - Áp dụng mơ hình tồn kho: Siêu thị tính tốn dự báo nhu cầu hàng hóa, thời điểm đặt hàng số lượng hợp lý để giảm lượng lớn hàng tồn kho dự trữ tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian sức lao động,… - Áp dụng biện pháp quản lý chặt chẽ kí kết hợp đồng: Các biện pháp quản lý nhằm đảm bảo chất lượng số lượng sản phẩm đảm bảo quy định Đồng thời đáp ứng theo u cầu thời gian giao nhận hàng hóa Tính chất pháp lý mang tính ràng buộc để đảm bảo bên mua hay bên bán thực nghĩa vụ để giảm thiểu rủi ro cho bên - Xác định nhu cầu hàng hóa hàng năm: Khi xác định nhu cầu hàng năm siêu thị định xem lượng hàng đặt hợp lý nhằm góp phần làm giảm tối đa chi phí giảm nhiều rủi ro Nhưng nhu cầu xác định mức bình qn cần phải tính tốn cẩn thận, có nhu cầu phát sinh khơng thiếu hàng - Nâng cao hiệu bán hàng: Các lại rau tươi sau khoảng thời gian bày bán không tiêu thụ hết đảm bảo chất lượng siêu thị chế biến chúng thành thực phẩm khác Như hoa xay sinh tố làm nước ép trái bày bán sảnh bán hàng fast food Cịn số mặt rau tươi chế biến thành ăn bán quầy hàng ẩm Điều giúp siêu thị tận dụng tối đa sản phẩm không tiêu thụ hết, tránh gây lãng phí mà đảm bảo vệ sinh an tồn thực phẩm, với việc nhập hàng rau siêu thị diễn nhanh chóng chi phí dự trữ, bảo quản mặt hàng giảm thiểu Để hạn chế việc rau tươi nhanh hỏng, BigC đầu tư kho lạnh siêu thị để đặt mặt hàng tươi sống lên bao gói để bảo quản 3.2 Một số kiến nghị góp phần hồn thiện, nâng cao hiệu quản trị kho - Khi nhập hàng với số lượng lớn thủ kho nên tăng cường giám sát, phố hợp chặt chẽ, dẫn nhân viên xếp theo quy định để giúp cho việc luân 21 chuyển hàng xuất kho tốt hơn, tránh tình trạng số đơn hàng bị ứ đọng lại lâu mà khơng kiểm sốt - Có phân cơng hợp lý trách nhiệm cụ thể để tránh tình trạng lẩn trốn trách nhiệm, đổ lỗi cho người khác có cố xảy - Mặt khác, để góp phần nâng cao hiệu quản lý hàng tồn kho mặt định tính định lượng, điều phải thực tốt khâu quản lý hàng tồn kho, giữ vững phát huy mặt tốt thực Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo siêu thị cần thực tốt vai trò mình: tạo mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, nắm bắt kịp thời tình hình nguồn cung thị trường để đưa định hướng, đề xuất, điều chỉnh sản lượng nhập vào hợp lý theo thời điểm khác 3.3 Biện pháp khắc phục nhóm đề xuất - Nâng cao cơng tác kiểm soát đo lường chất lượng sản phẩm suốt trình thu mua, vận chuyển, bảo quản… - Đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cán thu mua, ý thức trách nhiệm nhân viên phụ trách thu mua - Đầu tư sở hạ tầng, trang thiết bị cho trạm trung chuyển thu mua Cải tiến nâng cấp kho dự trữ để giúp cho hàng thu mua đảm bảo chất lượng - Nâng cấp điều kiện bảo quản phương tiện vận chuyển hàng thu mua - Tăng cường quan hệ hợp tác với điểm thu mua Có thể kết hợp với doanh nghiệp ngành để đầu tư kho thị trường miền Bắc để tận dụng thị trường rau khu vực phía Bắc đồng thời giảm chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho - Big C cần trang bị kho lạnh đại, ứng dụng dây chuyền cơng nghệ từ khâu vệ sinh, đánh bóng, phân loại, định cỡ, đóng gói vận chuyển kỹ thuật tránh hư hỏng làm tăng giá thành rau Đặc biệt phải nắm vững quy định quốc gia nhập Từ tạo mối liên kết bền vững, nguồn cung ổn định đảm bảo chất lượng 22 KẾT LUẬN Trong trình tìm hiểu nhóm nhận thấy cơng tác quản trị kho hàng khơng đơn giản, cần có kỹ thuật cách xếp phù hợp công việc để hoạt động kinh doanh diễn thông suốt Quản lý kho hàng việc phức tạp số lượng mặt hàng nhiều đặc biệt với siêu thị lớn Big C Việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại bước đột phá cho công tác quản lí kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt thơng tin hàng hoá,vật tư, nguyên vật liệu sản phẩm cách xác kịp thời Từ đó, người quản lí doanh nghiệp đưa kế hoạch định đắn, giảm chi phí tăng khả cạnh tranh, nâng cao kết hoạt động sản xuất kinh doanh 23 ... tài: "Khái quát nội dung quản trị kho? Lấy doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ bán buôn mặt hàng thực phẩm tươi sống phân tích quy trình nghiệp vụ kho" Trong phạm vi thảo luận nhóm chọn Siêu thị Big... công Nội dung việc Căn vào tình hình bán hàng quầy thực phẩm tươi sống, phận nghiệp vụ thống kê để nắm rõ mặt hàng hết hay kho từ đưa yêu cầu nhập hàng mới, xuất hàng từ kho quầy mặt hàng thực phẩm. .. Quá trình nghiệp vụ kho: - Nghiệp vụ kho hệ thống mặt công tác thực hàng hóa q trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho trình trao đổi hàng hóa qua kho với chi phí thấp - Bất kì trình nghiệp vụ kho