Thực trạng quản trị hệ thông thông tin tại công ty CP in và bao bì mỹ châu

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HỆ THÔNG THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CP IN VÀ BAO BÌ MỸ CHÂU I- Giới thiệu chung: 1.1- Giới thiệu công ty: Công ty CP In Bao Bì Mỹ Châu tiền thân Nhà máy Đồ hộp Mỹ Châu thành lập từ năm 1959, chuyên cung cấp sản phẩm đóng hộp cho thị trường nội địa năm 1960 – 1970 Sau năm 1975, Nhà máy Đồ hộp Mỹ Châu đổi tên thành Nhà máy Thực phẩm Xuất Mỹ Châu xuất sản phẩm rau đóng hộp sang thị trường Châu Au Bắc Mỹ Sản lượng vào năm 1980 lên đến 10.000 đồ hộp/năm Năm 1999, Nhà máy TPXK Mỹ Châu cổ phần hóa với tên gọi Cơng ty Cổ phần In Bao Bì Mỹ Châu, chuyển hướng sang lĩnh vực In sản xuất bao bì kim loại, chuyên cung cấp tờ in bao bì kim loại thiết kế, in ấn hoàn hảo để cạnh tranh với hàng nhập hướng đến xuất Đây lĩnh vực hoàn toàn nên công nghiệp Việt Nam vào thời điểm Để đạt mục tiêu cho đời sản phẩm đạt chất lượng cao cạnh tranh với hàng ngoại nhập Từ năm 1999 đến công ty đầu tư :  Dây chuyền cắt sắt cuộn Nhật  Dây chuyền in màu nhãn hiệu LTG – MAILANDER hệ thống kiểm sốt mực tự động với cơng suất 6.500 tờ in/giờ Model 1999 – 2000 Cộng Hòa Liên Bang Đức  Dây chuyền tráng verni nhãn hiệu LTG – MAILANDER công suất 5.500 tờ /giờ Model 2000 - 2001 Cộng Hòa Liên Bang Đức  Dây chuyền dập lon mảnh tự động nhãn hiệu DECEPEDA Tây Ban Nha công suất 7.000 hộp/giờ, cung cấp sản phẩm cho nhà máy chế biến thủy hải sản súc sản Quantrihethongthongtin - Viet.doc  Dây chuyền sản xuất lon mảnh tập đoàn Soudronic cung cấp bao gồm :  Máy cắt sắt tự động chiều hiệu CEPAX (Italia)  Máy hàn điện cao tốc Soudronic hệ thống bảo vệ đường hàn  Module cán gân, loe, túm cổ, ghép mí hiệu Sabatier  Máy thử độ kín lon hiệu Bonfiglioli  Máy xếp lon hiệu Mectra  Máy quấn màng căng EXP – 108  Máy dập nắp 50/52/73 hệ thống phun pasta  Máy dập nắp 307 hệ thống phun pasta  Máy dập nắp 401 hệ thống phun pasta  Dây chuyền sản xuất hộp bánh vuông  Máy in mẫu  Máy phơi Việc đầu tư máy móc thiết bị làm cho sản xuất ngày khép kín liên tục phát triển, chất lượng sản phẩm trì mức cao, thị phần ổn định, doanh thu thu nhập cơng ty tăng bình qn 10 – 15%/năm Kể từ năm 2003, Công ty thực việc quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tổ chức SGS cấp chứng nhận Việc thực ISO công ty làm cho sản xuất ngày hiệu quả, tiết kiệm nguyên vật liệu nâng cao nhận thức người lao động Từ năm 2006 trở đi, Công ty Cổ phần In Bao bì Mỹ Châu hướng đến việc đầu tư chiều sâu nhằm mở rộng quy mô sản xuất, đại hóa máy móc thiết bị tiếp tục thực chiến lược đa dạng hóa sản phẩm dựa tảng dự án đầu tư thành công từ năm 1999 đến 2005 Tùy theo tình hình thực tế, diễn biến thị trường nhu cầu khách hàng, Công ty Cổ phần In Bao bì Mỹ Châu dự định đầu tư sau:  Dây chuyền in tráng màu hệ thống kiểm soát mực tự động  Hệ thống xử lý khí thải dây chuyền tráng verni hữu  Dây chuyền hàn thân lon bảo vệ đường hàn Phân xưởng hộp sắt  Tiến hành tự động hóa máy dập vành, dập đáy, dập nắp phân xưởng lon sơn  dây chuyền sản xuất lon hàn điện ∅ 65; ∅ 127; ∅ 153  máy xếp lon (palettizer) phân xưởng lon mảnh  dây chuyền sản xuất lon mảnh cho cỡ lon ∅ 99  Dây chuyền sản xuất lon xịt phòng (Aerosol)  Tự động hóa khâu đóng gói tồn phân xưởng sản xuất Với trang thiết bị đầu tư từ năm 1999 đến kế hoạch đầu tư đại hội cổ đông thông qua, với mục tiêu không ngừng phát triển với chất lượng sản phẩm ổn định thị phần ngày bền vững, Công ty CP In Bao bì Mỹ Châu tin thời gian tới, Mỹ Châu địa đáng tin cậy để đáp ứng nhu cầu phát triển Việt Nam, đáp ứng yêu cầu Cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước thời kỳ 1.2 Thực trạng công ty - Bộ máy cơng ty cồng kềnh, chồng chéo, liên kết phận phòng Ban rời rạc Việc ứng dụng công nghệ thông tin Doanh nghiệp hạn chế, hình ảnh Doanh nghiệp thương trường mờ nhạt, biết tới Chính điều nên suất lao động Doanh nghiệp chưa cao, lợi nhuận thấp 1.3 Phân tích SWOT: Thuận lợi: Có tảng lịch sử hoạt động trải dài qua nhiều năm với lượng khách hàng truyền thống Cơng ty có trang thiết bị đại đáp ứng phần lớn nhu cầu phát triển ngành công nghiệp chế biến thực phẩm rau Việt Nam, đáp ứng yêu cầu Công nghiệp hóa, đại hóa đất nước thời kỳ Khó khăn: Là Doanh nghiệp chuyển đổi mơ hình đầu tư chiều sâu từ năm 2006 đến nên có nhiều hạn chế nên việc phát triển CNTT nhằm phục vụ cho sản xuất kinh doanh quảng bá hình ảnh chưa thực trọng Ngoài việc xếp nhân sau ứng dụng CNTT khiến ban quản trị nhiều trăn trở trước bắt đầu triển khai ứng dụng Cơ hội: Với trình hội nhập phát triển đất nước ứng dụng CNTT vào sản xuất, kinh doanh điều tiên mà Cơng ty Mỹ Châu đứng ngồi bị đào thải Ngoài việc ứng dụng CNTT làm giảm thiểu tối đa chi phí sản xuất, quảng bá hình ảnh với khách hàng ngồi việc xếp tổ chức nhân triển khai cách khoa học làm tăng hiệu suất lao động Doanh nghiệp Thách thức: Việc ứng dụng CNTT hoạt động Doanh nghiệp đòi hỏi đầu tư có chiều sâu sở hạ tầng, nhân vận hành chiếm phần khơng nhỏ chi phí Ngồi việc ứng dụng CNTT thay đổi cách thức văn hóa làm việc Cơng ty Mỹ Châu Chính Ban quản trị Doanh nghiệp cần phải cân nhắc hành động, sát triển khai ứng dụng việc áp dụng CNTT khơng có hiệu trước mắt mà lợi ích mang lại vơ hình để nhận thấy phải trải qua thời gian đáng kể sau ứng dụng 1.4 So sánh 03 đối thủ cạnh tranh ngành: 1/ Công ty Cổ Phần Việt In Địa chỉ: 423/29 Lạc Long Quân, Phường 5, Q.11, TP.HCM Web: http://www.congtyvietin.vn Công ty CP Việt In chim đầu đàn ngành in Tại Việt In, đội ngũ cán có nhiều kinh nghiệm tất khâu trình sáng tạo từ lập kế hoạch, thiết kế sáng tạo, in ấn, sản xuất chương trình Qua nhiều năm hoạt động nhân chủ chốt Việt In có nhiều kinh nghiệm làm việc lĩnh vực mỹ thuật ứng dụng, hoạ sỹ thiết kế, mỹ thuật công nghiệp, phát triển website… Nhiều giải thưởng tính sáng tạo đạt họa sỹ chuyên viên thiết kế Doanh thu Việt In khẳng định năm sau cao năm trước 2/ Công ty TNHH DV SX Minh Quân Địa chỉ: 71/9 Đường 30 tháng 4, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP HCM Web: http://www.inminhquan.com Cơng ty In Minh Qn hình thành phát triển đội ngũ kỹ sư chuyên nghiệp đào tạo từ nước ngồi nên độ chun nghiệp Cơng ty đánh giá cao Ngoài với đội ngũ lãnh đạo trẻ nhiệt huyết nên họ trọng việc quảng bá hình ảnh thị trường họ thành công ứng dụng CNTT vào trình sản xuất kinh doanh, quảng bá sản phẩm Chính nên Công ty đời sau Minh Quân biết đến khẳng định vị thị trường in ấn TP Hồ Chí Minh Tỉnh lân cận 3/ Công ty TNHH Nguyễn Quang Huy Địa chỉ: 270/10 Hồ Văn Huê, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh Web: http://www.inan.com.vn/ Cơng ty in NGUYỄN QUANG HUY thành lập vào tháng 04 năm 2004 với 20 nhân viên Sau nhiều năm nỗ lực hoạt động không ngừng, tổng giá trị tài sản công ty tăng lên gấp nhiều lần, cơng ty có 100 thành viên bao gồm chuyên viên, kỹ sư, nhân viên cơng nhân có trình độ, tay nghề cao, sáng tạo không ngừng, đào tạo để bắt kịp phát triển thời đại Song song cơng ty Quang Huy sở hữu, chuyển giao cơng nghệ in ấn, máy móc đại từ công ty đứng đầu giới lĩnh vực chế bản, in ấn, gia cơng thành phẩm Ngồi lĩnh vực CNTT công tác quảng cáo, PR Công ty trọng nâng lên hàng đầu Công ty đạt Giải thưởng Sao Vàng Đất Việt năm 2010  Nói chung so sánh với 03 đối thủ cạnh tranh trực tiếp nêu đơn vị có bề dày lịch sử Mỹ Châu đứng đằng sau 03 đơn vị khả mở rộng quảng bá thương trường Chính để tồn phát triển Ban quản trị Mỹ Châu cần phải triển khai CNTT vào Doanh nghiệp từ - điều kiện tiên quyết định tồn phát triển Doanh nghiệp tương lai Phân tích kinh nghiệm, học từ DN khác ngồi nước: Hiện nay, cơng nghệ thơng tin đóng vai trò quan trọng q trình quản trị, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Rất nhiều doanh nghiệp nước ứng dụng phần mềm văn phòng quản lý tài chính, kế tốn, nhân lực Khơng nằm ngồi xu hướng đó, Cơng ty Điện lực Bắc Kạn ứng dụng CNTT vào hầu hết quy trình , nghiệp vụ nhằm tối ưu hóa, giảm bớt sai sót khách quan, tăng hiệu cơng việc mảng sản xuất, kinh doanh điện năng, kế tốn vật tư, chăm sóc khách hàng, quản trị nhân lực.vv… giúp lãnh đạo Cơng ty nắm rõ tình hình hoạt động để từ có phương thức kinh doanh phù hợp Hệ thống chương trình, ứng dụng khai thác Công ty nay: - Trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh điện năng, phần mềm CMIS có nhiều phân hệ tiện ích xây dựng dựa vào kết hợp quy trình kinh doanh ứng dụng trực tiếp trình sản xuất, phân hệ hợp đồng, ghi số lập hóa đơn, tổn thất, vv Phần mềm giúp giảm bớt thủ tục giấy tờ, giảm sai sót thống tất phận kinh doanh - Trong lĩnh vực Kế toán quản lý vật tư, phần mềm FMIS với phân hệ Kế tốn, Vật tư, tạo điều kiện cho phòng Kế tốn Vật tư cơng ty quản lý, kiểm soát tốt tài sản, nguồn lực - Áp dụng tốt hệ thống mạng nội kết nối thông suốt Điện lực huyện, thị xã với Công ty giúp truyền tải, trao đổi thông tin liệu cách nhanh chóng an tồn - Cơng ty gần trang bị đầy đủ thiết bị tin học máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, máy scan cho nhân viên văn phòng - Ứng dụng cơng nghệ hội nghị truyền hình giảm đáng kể chi phí việc tổ chức buổi hội nghị, họp giao ban Tổng Cơng ty, Tập đồn - Website Công ty đưa vào hoạt động gần năm với tin tức ngành đưa lên đặn biểu giá bán điện, phương thức cắt điện giúp dễ dàng tra cứu phổ biến thông tin Nhờ đó, việc xây dựng thương hiệu, quảng bá Internet đạt hiệu nhiều - Đường truyền E1 kết nối với NPC giúp phòng ban, đơn vị trao đổi công văn, tài liệu dễ dàng, bảo mật, nhanh chóng tiết kiệm chi phí thời gian - Triển khai, ứng dụng văn phòng điện tử E-Office nhằm tra cứu, lưu trữ quản lý công văn - Ngồi phần mềm nhỏ khác góp phần khơng nhỏ vào q trình sản xuất kinh doanh Công ty Công tơ điện tử, Quản lý nhân sự, Quản lý Điện nông thôn, Khai thuế vv… Việc khai thác ứng dụng Công nghệ thông tin vào sản xuất – kinh doanh góp phần tăng suất lao động hiệu công việc ( Nguồn: http://npc.com.vn/npc ) Các giải pháp ứng dụng CNTT ngành in: Hiện ngành in nói chung áp dụng số ứng dụng CNTT sau: - Dây chuyền sản xuất theo quy trình tự động hóa - Sử dụng e-marketing, doanh nghiệp ngành in ứng dụng web marketing để cung cấp thông tin sản phẩm hay giới thiệu chương trình ưu đãi giải pháp thương mại điện tử để gia tăng doanh số Có hai cách để công ty trang bị hệ thống thông tin: mua sản phẩm có sẵn thị trường, đặt công ty CNTT tin học xây dựng cho Nếu có điều kiện đặt cơng ty CNTT phát triển ứng dụng cho cách tốt Bằng cách này, doanh nghiệp có hệ thống sát hợp với yêu cầu Hơn thế, q trình phát triển, cơng ty CNTT giúp công ty phát thêm vấn đề, tư vấn hỗ trợ giải pháp nâng cao hiệu đầu tư Chiến lược ứng dụng CNTT TM ĐT Công ty Mỹ Châu Trong bối cảnh ngân sách eo hẹp, để tiết giảm nguồn chi mối quan tâm hàng đầu doanh nghiệp Việc ứng dụng CNTT vào trình sản xuất – kinh doanh không giúp tiết kiệm chi phí mà gia tăng doanh số doanh nghiệp… Trong trình ứng dụng CNTT để gia tăng doanh số, cần phải triển khai quảng cáo online để mở rộng kênh bán hàng Xét góc độ kinh tế, hình thức tiếp thị tốn kém, so với quảng cáo truyền hình báo in Bên cạnh đó, e-marketing giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí Ngồi Cơng ty Mỹ Châu tiến hành thuê Công ty chuyên nghiệp xây dựng đề án CNTT TMĐT cho Công ty giai đoạn bao gồm: - Xây dựng hệ thống làm việc có liên kết giám sát hệ thống máy tính - Xây dựng trang Web điện tử nhằm giới thiệu Doanh nghiệp sản phẩm Mơ hình triển khai Doanh nghiệp bao gồm 03 giai đoạn: Giai đoạn 1: Mời Công ty phần mềm khảo sát thực trạng hoạt động doanh nghiệp bao gồm: + Xây dựng phiếu khảo sát, lập danh sách khảo sát, xây dựng kế hoạch khảo sát chi tiết, lựa chọn công cụ xử lý kết khảo sát; + Triển khai đánh giá thực trạng theo quy trình gồm nội dung thước đo như: lực xây dựng chiến lược; kế hoạch thực chiến lược; tổ chức máy; tổ chức điều hành sản xuất, lưu thông-phân phối; lực công nghệ; nguồn vốn hiệu đầu tư; hiệu sản xuất kinh doanh; lực nguồn nhân lực; tổ chức thông tin; phương tiện xử lý liệu thông minh; + Thành lập hồ sơ thực trạng hoạt động doanh nghiệp; tình hình ứng dụng CNTT doanh nghiệp; Hồ sơ tiêu đánh giá mức độ ứng dụng CNTT doanh nghiệp; Ngân sách chương trình dự án tái cấu trúc Giai đoạn 2: thực xây dựng giải pháp cho doanh nghiệp bao gồm: + Xây dựng Kiến trúc tổng thể doanh nghiệp gồm kiến trúc thành phần bản: Kiến trúc nghiệp vụ; Kiến trúc thông tin; Kiến trúc ứng dụng; Kiến trúc công nghệ; + Tiến hành lưu trữ các giải pháp thực dạng sở liệu để phục vụ công tác quản lý quan chức Doanh nghiệp Giai đoạn 3: thực triển khai ứng dụng CNTT cho doanh nghiệp bao gồm: + Triển khai ứng dụng CNTT hoạt động doanh nghiệp giải pháp giai đoạn + Tiến hành cập nhật trạng thái triển khai ứng dụng CNTT cho phận doanh nghiệp Tổ chức thực hiện: - Cơ quan chủ trì: Cơng ty CP In Bao Bì Mỹ Châu - Cơ quan phối hợp: Cơng ty CP tập đồn Phần mềm Việt Nam - Thời gian thực hiện: năm 2012 – 2015 - Nguồn kinh phí: 2.000.000.000VND (Hai tỷ đồng) Kế hoạch hành động Doanh nghiệp Mỹ Châu triển khai CNTT theo bước sau: Giai đoạn 1: Đầu tư sở CNTT Doanh nghiệp thuê Công ty chuyên nghiệp CNTT triển khai phần cứng, phần mềm xây dựng phòng IT Doanh nghiệp Được trang bị đủ để triển khai số ứng dụng thường xuyên doanh nghiệp như: trang bị máy tính, thiết lập mạng LAN, WAN, thiết lập kết nối Internet, mơi trường truyền thơng văn phòng nội đối tác; người đào tạo để sử dụng hạ tầng vào số hoạt động tác nghiệp quản lý doanh nghiệp, đầu tư giai đoạn nhằm xây dựng “nền tảng” cho ứng dụng CNTT Giai đoạn 2: Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp Mục tiêu giai đoạn đầu tư CNTT để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho phận chức doanh nghiệp, cụ thể cho hoạt động phòng ban chức nhóm làm việc theo nhiệm vụ Các đầu tư nhằm tự động hóa quy trình tác nghiệp, kinh doanh nhằm nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp triển khai ứng dụng để đáp ứng lĩnh vực tác nghiệp sẵn sàng mở rộng theo yêu cầu kinh doanh; chương trình tài chính-kế tốn, quản lý nhân sự-tiền lương, quản lý bán hàng Giai đoạn 3: Ứng dụng toàn diện nâng cao lực quản lý sản xuất Giai đoạn giai đoạn chuyển từ cục sang toàn thể Về sở hạ tầng CNTT cần có mạng diện rộng phủ khắp doanh nghiệp, đảm bảo cho luồng thông tin lưu chuyển thông suốt phận; phần mềm tích hợp CSDL cấp tồn cơng ty cơng cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý tác nghiệp; triển khai giải pháp đồng giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao lực điều hành, tăng hiệu tăng lực cạnh tranh ERP, SCM, CRM, …Văn hóa số - khởi đầu xây dựng phát triển hai giai đoạn trước trở nên chín muồi, góp phần tạo nên văn hóa kinh doanh doanh nghiệp, mà tảng chuẩn mực làm việc, thước đo công việc mới, hệ thống quy định công cụ đảm bảo cho việc thực thi đầy đủ chuẩn mực toàn doanh nghiệp Giai đoạn 4: Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp, tạo lợi cạnh tranh 10 Đây giai đoạn đầu tư CNTT nhằm đạt lợi cạnh tranh môi trường kinh doanh đại, tức đầu tư CNTT vào sản phẩm dịch vụ để tạo nên ưu giá, tạo nên khác biệt, sản phẩm khác, phù hợp với chiến lược cạnh tranh doanh nghiệp Hiện nay, vấn đề kinh doanh thời đại Internet, cụ thể sử dụng công nghệ dịch vụ Internet kinh doanh, có vai trò định: xây dựng Intranet để chia sẻ thơng tin doanh nghiệp, extranet để kết nối chia sẻ có lựa chọn nguồn thơng tin với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng,…Sử dụng Internet để hình thành quan hệ TMĐT B2B, B2C B2G Kế thừa phát huy sức mạnh tảng liệu quy trình nghiệp vụ hình thành DN đưa DN lên tầm cao mới, đưa CNTT thành công cụ đắc lực việc thực thi chiến lược kinh doanh Tóm lại: Tham gia hoạt động thương mại điện tử xu hướng phát triển kinh tế toàn cầu Ở nước ta, thương mại điện tử phát triển ngày Chính phủ có sách khuyến khích phát triển thương mại điện tử Nắm bắt hội lợi ích từ hoạt động thương mại điện tử nên Công ty Mỹ Châu khơng nằm ngồi lộ trình tham gia tích cực vào việc thương mại điện tử hóa Cơng ty mong muốn Thơng qua CNTT để xây dựng hình ảnh để chia sẻ thơng tin nội cơng ty Mỹ Châu nói riêng quảng bá hình ảnh sản phẩm Cơng ty với đối tác tin cậy thương trường, thông qua Internet để kết nối chia sẻ có lựa chọn nguồn thông tin với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng, tạo dịch vụ mạng để giữ khách Công ty Mỹ Châu tin tưởng triển khai tốt lộ trình CNTT Doanh nghiệp thời gian khơng xa Mỹ Châu trở thành Doanh nghiệp hàng đầu in ấn Việt Nam phát triển rộng khu vực Tài liệu tham khảo: 11 1- Giáo trình Quản trị Hệ thống Thông tin - Management Information System - TS Nguyễn Văn Thoan 12 ... hội cổ đông thông qua, với mục tiêu không ngừng phát triển với chất lượng sản phẩm ổn định thị phần ngày bền vững, Cơng ty CP In Bao bì Mỹ Châu tin thời gian tới, Mỹ Châu địa đáng tin cậy để đáp... 1/ Công ty Cổ Phần Việt In Địa chỉ: 423/29 Lạc Long Quân, Phường 5, Q.11, TP.HCM Web: http://www.congtyvietin.vn Công ty CP Việt In chim đầu đàn ngành in Tại Việt In, đội ngũ cán có nhiều kinh... khơng nhỏ vào q trình sản xuất kinh doanh Công ty Công tơ điện tử, Quản lý nhân sự, Quản lý Điện nông thôn, Khai thuế vv… Việc khai thác ứng dụng Công nghệ thông tin vào sản xuất – kinh doanh