Quy trình thanh toán cho các nhà thầu dự án đầu tư xây dựng

I MỞ ĐẦU Bài viết xin đề cập đến hoạt động Tổng công ty cổ phần xuất nhập xây dựng Việt Nam - VINACONEX việc áp dụng kiến thức quản trị sản xuất tác nghiệp vào hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng công ty Tổng công ty VINACONEX tiền thân Cơng ty Dịch vụ Xây dựng nước ngồi thuộc Bộ Xây Dựng, thành lập ngày 27/09/1988 Từ doanh nghiệp hoạt động chuyên ngành quản lý lao động nước ngồi, VINACONEX phát triển khơng ngừng lớn mạnh chuyển đổi thành Tổng Công ty Xuất nhập Xây dựng Việt Nam hoạt động lĩnh vực xây dựng, xuất - nhập xuất lao động Theo Quyết định Thủ tướng Chính phủ, VINACONEX chọn Tổng Công ty Nhà nước thực thí điểm cổ phần hóa tồn Tổng Cơng ty thức hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần từ ngày 01/12/2006 Hiện nay, tồn Tổng Cơng ty VINACONEX có 41 nghìn cán công nhân viên 79 đơn vị trực thuộc Lĩnh vực hoạt động kinh doanh VINACONEX gồm Xây dựng, Đầu tư kinh doanh bất động sản; Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng,… Quy mô vốn điều lệ Công ty mẹ 1.850 tỷ đồng, Tổng giá trị tài sản 15.840,5 tỷ đồng Doanh thu lợi nhuận năm 2008 đạt tương ứng 2.848,2 tỷ đồng 306,1 tỷ đồng II LỰA CHỌN HOẠT ĐỘNG ĐỂ PHÂN TÍCH Mơn Quản trị hoạt động - Bài tập cá nhân Hoạt động lựa chọn để phân tích : Quy trình tốn cho nhà thầu - Dự án Đầu tư Xây dựng cụm nhà chung cư hỗn hợp văn phòng dịch vụ lơ đất No5, Khu đô thị Đông Nam, đường Trần Duy Hưng, TP Hà Nội Tóm tắt dự án: - Chủ đầu tư: Tổng công ty cổ phần VINACONEX - Địa điểm xây dựng: Lô đất No5 thuộc Dự án Khu đô thị Đông Nam, đường Trần Duy Hưng, phường Trung Hồ, Quận Cầu Giấy, Tp Hà Nội - Quy mơ Dự án: Đầu tư xây dựng mới, gồm 02 khối nhà cao 25 tầng 02 khối nhà cao 29 tầng Tổng diện tích sàn xây dựng 271.244 m (bao gồm tầng hầm tầng kỹ thật) có tầng hầm liên thông khối nhà, từ tầng đến tầng dùng làm khu dịch vụ tổng hợp; Diện tích khu đất giao 29.680 m2 - Hình thức thực hiện: Chủ đầu tư ký hợp đồng thuê đơn vị tư vấn quản lý dự án, tư vấn giám sát, nhà thầu thiết kế, xây dựng,v.v - Tổng mức đầu tư: 3.682,430 tỷ đồng - Thời gian thực Dự án: Quý IV/2006 đến Quý I/2011 đưa vào sử dụng Môn Quản trị hoạt động - Bài tập cá nhân 2 Quy trình áp dụng: a) Sơ đồ quy trình: Trách nhiệm Nội dung thực Nhà thầu Tư vấn quản Nộp hồ sơ toán Nhận, Kiểm tra, Đề xuất lý dự án Kế toán quản lý dự án Kế toán Nhận, Kiểm tra, Đề xuất Kiểm soát trưởng Phê duyệt Chủ tài khoản Dừng Kế toán ngân Thực hàng Kế toán quản Hạch toán, lưu hồ sơ lý dự án Môn Quản trị hoạt động - Bài tập cá nhân b) Mô tả chi tiết:  Nộp hồ sơ tốn: Các đơn vị có nhu tốn giá trị khối lượng hồn thành nộp hồ sơ toán cho Tư vấn quản lý dự án Tư vấn quản lý dự án có trách nhiệm tiếp nhận tồn chứng từ có liên quan  Tư vấn quản lý dự án kiểm tra, tính toán, đề xuất: Ngay tiếp nhận hồ sơ, Tư vấn quản lý dự án kiểm tra sơ tính pháp lý đầy đủ chứng từ: - Nếu khơng đảm bảo thủ tục trả lại hướng dẫn Nhà thầu hoàn chỉnh - Nếu đảm bảo thủ tục tiếp nhận xử lý Trong thời gian ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, thực việc kiểm tra, tính tốn, u cầu Nhà thầu hồn chỉnh hồ sơ xử lý: - Nếu đảm bảo thủ tục, lập đề xuất tốn trình Ban Tài Chủ đầu tư; - Nếu hồ sơ chưa hợp lệ đề nghị Nhà thầu hồn chỉnh hồ sơ, Nếu Nhà thầu khơng hồn chỉnh hồ sơ trả lại;  Nếu vi phạm chế độ, sách Nhà nước từ chối toán Kế toán quản lý dự án Ban Tài kiểm tra, tính tốn, đề xuất: Ngay tiếp nhận hồ sơ, Kế toán quản lý dự án xử lý kiểm tra sơ tính pháp lý đầy đủ chứng từ: - Nếu khơng đảm bảo thủ tục trả lại hướng dẫn Tư vấn quản lý dự án hoàn chỉnh; Môn Quản trị hoạt động - Bài tập cá nhân - Nếu đảm bảo thủ tục tiếp nhận xử lý Trong thời gian ngày làm việc kể từ ngày nhận Hồ sơ, Kế toán quản lý dự án thực việc kiểm tra, tính tốn xử lý: - Nếu đảm bảo thủ tục, lập đề xuất tốn, nguồn vốn sử dụng trình Kế tốn trưởng; - Nếu hồ sơ chưa hợp lệ đề nghị Tư vấn quản lý dự án hoàn chỉnh hồ sơ, Tư vấn quản lý dự án khơng hồn chỉnh hồ sơ trả lại;  Nếu vi phạm chế độ, sách Nhà nước từ chối toán Kế toán trưởng kiểm soát: Trong thời gian ngày làm việc kể từ nhận đề xuất toán Kế toán quản lý dự án trình, Kế tốn trưởng kiểm sốt xử lý: - Nếu chứng từ đảm bảo thủ tục, chế độ ký kiểm sốt chuyển cho cho Kế tốn ngân hàng để làm thủ tục giải ngân; - Nếu phát sai sót, chưa thủ tục, chế độ u cầu Kế tốn quản lý dự án liên hệ với Tư vấn quản lý dự án để hồn thiện từ chối tốn (trả lại chứng từ cho Nhà thầu)  Thực hiện: Trong thời gian ngày làm việc kể từ nhận phê duyệt toán Kế toán trưởng, Kế toán ngân hàng Ban tài thực hiện: - Nếu nguồn vốn toán vốn Chủ đầu tư: Lập ủy nhiệm chi trình Kế tốn trưởng Tổng giám đốc ký duyệt - Nếu nguồn vốn toán vốn vay tổ chức tín dụng: Lập hồ sơ giải ngân vốn vay (giấy nhận nợ, khế ước vay vốn, ủy nhiệm chi) trình Kế Mơn Quản trị hoạt động - Bài tập cá nhân toán trưởng Tổng giám đốc ký duyệt  Phê duyệt: Trong thời gian ngày, kể từ Ban tài trình, Tổng giám đốc uỷ quyền chủ tài khoản xem xét, xử lý: - Nếu đồng ý, ký duyệt tốn; - Nếu khơng đồng ý, u cầu Ban tài Nhà thầu làm rõ; từ chối toán  Thực toán: Khi Hồ sơ chủ tài khoản uỷ quyền chủ tài khoản duyệt toán, Hồ sơ chuyển lại cho Kế toán ngân hàng để chuyển cho Ngân hàng thực giải ngân toán  Hạch toán lưu hồ sơ: Các chứng từ sau có đủ chữ ký (chủ tài khoản uỷ quyền chủ tài khoản, kế toán trưởng, Ngân hàng tốn tốn) chuyển cho Ban Tài Trong ngày làm việc Kế toán quản lý dự án thực hiện: - Hạch toán kế toán; - Lập thơng báo giải ngân trình Kế tốn trưởng để thơng báo cho Tư vấn quản lý dự án biết, theo dõi; - Lưu giữ hồ sơ theo qui định pháp luật Một số điểm tồn quy trình áp dụng: Mơn Quản trị hoạt động - Bài tập cá nhân - Quy trình toán chưa quy định mẫu hồ sơ để Nhà thầu Tư vấn quản lý dự án, Chủ đầu tư dễ thực quy trình - Việc kiểm tra hồ sơ lặp lại nhiều lần (cả tư vấn quản lý dự án Chủ đầu tư) Các yêu cầu hồn thiện cho hồ sơ phải thực nhiều lần nhiều lỗi khác nhau, từ kéo dài thời gian thực quy trình - Khối lượng luân chuyển hồ sơ phận lớn làm lãng phí thời gian cơng sức người lao động - Thời gian hồn tất quy trình tốn 10 ngày làm việc tương đối dài (chưa bao gồm thời gian hoàn tất hồ sơ chưa phù hợp) Đề xuất giải pháp cải thiện cho quy trình: Để khắc phục tồn quy trình nêu trên, giải pháp đưa là: - Thay đổi cách nhìn nhận cán bộ, cơng nhân viên quy trình tác nghiệp tầm quan trong việc nâng cao ý thức chất lượng thực công việc quy trình, rút ngắn thời gian thực từ giảm lãng phí sức lao động khâu thực hiện, đẩy nhanh q trình tốn từ tạo điều kiện vốn cho Nhà thầu - Thiết lập hồ sơ mẫu ban hành thống cho Nhà thầu khâu thực quy trình - Thiết lập tiêu chất lượng thực công việc cho khâu, phận, đưa chế thưởng – phạt việc thực quy trình (thời gian thực hiện, sai sót q trình kiểm tra, …) - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình tốn, giảm khối lượng ln chuyển chứng từ vật liệu quản lý Môn Quản trị hoạt động - Bài tập cá nhân - Định kỳ tổ chức thảo luận rút kinh nghiệm, cải tiến quy trình thực III NHỮNG NỘI DUNG CỦA MƠN HỌC CĨ THỂ ÁP DỤNG VÀO CƠNG VIỆC HOẶC DOANH NGHIỆP: Qua trình học tập nghiên cứu mơn Quản trị hoạt động tơi thấy có nhiều nội dung áp dụng vào cơng việc hoạt động Tổng công ty tham gia như: Tổ chức lập kế hoạch sản xuất; Thiết lập chiến lược sản xuất; Áp dụng hệ thống sản xuất LEAN; lập chương trình quản trị chất lượng; Thiết lập hệ thống kế hoạch tác nghiệp; Xác định nhu cầu dự trữ… tơi tâm đắc áp dụng cách hữu hiệu hệ thống sản xuất LEAN quy trình tác nghiệp Tổng cơng ty Qua nghiên cứu quy trình tác nghiệp Tổng công ty thấy Tổng công ty có lãng phí liệt kê theo mơ hình LEAN sau: Lãng phí khuyết tật (Defects): Đó khuyết tật thiết kế, thi công, sản xuất giao hàng không tiến độ, sai sót hồ sơ Lãng phí tồn kho (Inventory): Do chưa quan tâm mức tới công tác dự báo vào quản lý hàng tồn kho nên dự trữ mức cần thiết nguyên vật liệu phục vụ thi công, nhu cầu vốn hoạt động từ dẫn đến chi phí tài cao hơn, chi phí bảo quản cao tỷ lệ khuyết tật cao Lãng phí di chuyển (Transportation): Do hạn chế mặt thi công, mặt văn phòng làm việc nên việc bố trí phối hợp phận chưa thuận lợi, thời gian dịch chuyển để phối hợp làm việc phận kéo dài Lãng phí chờ đợi (Waiting): Việc đơn vị thi công, phận hoạt động thiếu đồng dẫn đên việc phận sản xuất phải chờ đợi Môn Quản trị hoạt động - Bài tập cá nhân trình thực cơng việc làm tăng chi phí nhân cơng khấu hao máy móc thiết bị, kéo dài thời gian thực cơng việc làm tăng chi phí tài Lãng phí sửa sai (Correction): Sửa sai phải làm lại cơng việc khơng làm lần Quá trình không gây nên việc sử dụng lao động thiết bị hiệu mà làm gián đoạn trình sản xuất, kéo dài thời gian sản xuất làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chi phí tài Từ phân tích lãng phí chúng tơi tìm cách loại bỏ lãng phí khơng cần thiết  Áp dụng phương pháp 5S: Bao gồm số hướng dẫn tổ chức nơi làm việc nhằm xếp khu vực làm việc công nhân viên tối ưu hiệu công việc Sàng lọc (Sort) – Phân loại cần thiết khơng cần thiết để thứ thường cần đến ln có sẵn gần kề thật dễ tìm thấy Những hay khơng cần dùng đến nên chuyển đến nơi khác hay bỏ Sắp xếp (Straighten/Set in order) – Sắp xếp thứ cần thiết theo thứ tự để dễ lấy Mục tiêu yêu cầu giảm đến mức tối thiểu số thao tác mà công nhân thực cho cơng việc Ví dụ, hộp cơng cụ cho cơng nhân hay nhân viên bảo trì có nhu cầu cần sử dụng nhiều công cụ khác Trong hộp công cụ, dụng cụ xếp nơi cố định để người sử dụng nhanh chóng lấy cơng cụ cần mà khơng thời gian tìm kiếm Cách xếp giúp người sử dụng biết dụng cụ bị thất lạc Môn Quản trị hoạt động - Bài tập cá nhân Sạch (Scrub/Shine) – Giữ máy móc khu vực làm việc nhằm ngăn ngừa vấn đề phát sinh vệ sinh Trong số ngành, bụi bẩn tác nhân gây lỗi cho bề mặt hay nhiễm bẩn màu sản phẩm Để tăng ý thức mức độ bụi bẩn, số công ty cho sơn nơi làm việc thiết bị với màu sáng đồng thời tăng độ chiếu sáng nơi làm việc Sẵn sàng (Stabilize/Standardize) – Đưa công việc trở thành việc áp dụng thường xuyên cách quy định rõ thủ tục thực công việc sàng lọc, xếp giữ Sâu sát (Sustain) – Khuyến khích, truyền đạt huấn luyện 5S để biến việc áp dụng trở thành phần văn hố cơng ty Ngồi việc trì bao gồm phân cơng trách nhiệm cho nhóm giám sát việc tuân thủ quy định 5S  Nâng cao lực công tác dự báo hàng tồn kho để xác định mức hàng tồn kho hợp lý: Công ty cần phải áp dụng phương pháp dự báo dựa số liệu hàng tồn kho năm trước, kế hoạch sản xuất kinh doanh năm nhằm dự báo lượng tồn kho hợp lý cho kỳ năm  Chuẩn Hố Quy Trình: Các quy trình hướng dẫn sản xuất qui định truyền đạt rõ ràng đến mức chi tiết nhằm tránh thiếu quán giả định sai cách thức thực công việc Mục tiêu việc chuẩn hố để hoạt động sản xuất ln thực theo cách thống nhất, ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất điều chỉnh cách có chủ ý Khi thủ tục quy trình khơng chuẩn hố mức độ cao, cơng nhân có ý nghĩ khác cách làm cho thủ tục quy trình dễ đưa đến giả định sai Môn Quản trị hoạt động - Bài tập cá nhân 10  Truyền Đạt Quy Trình Chuẩn cho Nhân Viên: Các hướng dẫn cơng việc chuẩn dạng văn nên xem xét đưa hướng dẫn bao gồm hình ảnh, bảng hiển thị trực quan chí ví dụ Thường nhân viên chịu đọc tài liệu hướng dẫn sản xuất văn nhàm chán bảng hiển thị trực quan ví dụ thực tế có hình ảnh nên sử dụng nhiều tốt  Giám sát chặt chẽ khâu thiết kế sản phẩm: nguyên nhân gây lãng phí sản phẩm thừa, sản phẩm không đạt yêu cầu khách hàng Nguyên nhân chủ yếu phận thiết kế chưa hiểu rõ nhu cầu khách hàng Do vậy, công ty cần giám sát chặt chẽ khâu thiết kế sản phẩm  Kiểm tra chất lượng hay làm từ đầu: Chất lượng nên đưa vào quy trình sản xuất để khuyết tật khơng có điều kiện phát sinh – hay xuất bị phát IV KẾT LUẬN Để tạo sản phẩm dịch vụ, doanh nghiệp phải thực chức bản: marketing, sản xuất tài Các doanh nghiệp thành công không thực đồng chức tài chính, marketing sản xuất Khơng quản trị sản xuất tốt khơng có sản phẩm dịch vụ tốt; khơng có tiếp thị sản phẩm dịch vụ cung ứng khơng nhiều; khơng có quản trị tài thất bại tài diễn Mỗi chức hoạt động cách độc lập để đạt mục tiêu riêng đồng thời phải làm việc để đạt mục tiêu chung cho tổ chức lợi ích, tồn tăng trưởng điều kiện kinh doanh động Môn Quản trị hoạt động - Bài tập cá nhân 11 Có thể nói quản trị sản xuất tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt hoạt động doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng phương pháp quản trị khoa học tạo khả sinh lợi lớn cho doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO: Slide giảng môn Quản trị hoạt động Tài liệu môn học “Quản trị Sản xuất Tác nghiệp” chương trình GaMBA Đại học Griggs – Hoa Kỳ http://vinaconex.com.vn/ http://vneconomy.vn/ Môn Quản trị hoạt động - Bài tập cá nhân 12 ... tích : Quy trình tốn cho nhà thầu - Dự án Đầu tư Xây dựng cụm nhà chung cư hỗn hợp văn phòng dịch vụ lơ đất No5, Khu đô thị Đông Nam, đường Trần Duy Hưng, TP Hà Nội Tóm tắt dự án: - Chủ đầu tư: ... m2 - Hình thức thực hiện: Chủ đầu tư ký hợp đồng thuê đơn vị tư vấn quản lý dự án, tư vấn giám sát, nhà thầu thiết kế, xây dựng, v.v - Tổng mức đầu tư: 3.682,430 tỷ đồng - Thời gian thực Dự án: ... động - Bài tập cá nhân 2 Quy trình áp dụng: a) Sơ đồ quy trình: Trách nhiệm Nội dung thực Nhà thầu Tư vấn quản Nộp hồ sơ toán Nhận, Kiểm tra, Đề xuất lý dự án Kế toán quản lý dự án Kế toán Nhận,