Quy trình tham gia thẩm định thiết kế cơ sở dự án đầu tư¬ xây dựng công trình sở nông nghiệp và PTNT nam định

Quy trình Tham gia thẩm định thiết kế cơ sở dự án đầutư xây dựng công trình Sở Nông nghiệp và PTNT Nam

Một hệ thống sản xuất nhận đầu vào là nguyên liệu thô, con người, máy móc,nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt và các nguồn tài nguyên khác chuyển đổinó thành sản phẩm hoặc dịch vụ Quá trình chuyển đổi này là trọng tâm của cáigọi là sản xuất và là hoạt động phổ biến của một hệ thống sản xuất Mối quan tâmhàng đầu của các nhà quản trị trong sản xuất và điều hành, những người mà chúngta sẽ gọi là nhà quản trị hệ thống sản xuất, là các hoạt động biến đổi trong quátrình sản xuất.

Quản lý sản xuất và tác nghiệp là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra giá trịdưới dạng sản phẩm và dịch vụ thông qua việc chuyển hóa các yếu tố đầu vàothành các yếu tố đầu ra Khách hàng ngày nay ngày càng quan tâm nhiều hơn đếncác hàng hóa và dịch vụ có chất lượng cao với giá cả cạnh tranh, được liên tục đổimới và cải tiến Do vậy, nghiên cứu về hoạt động quản trị ngày càng trở nên quantrọng hơn bao giờ hết với các doanh nghiệp từ sản xuất cho đến dịch vụ và kinhdoanh thương mại.

Là một cán bộ thuộc Sở Nông nghiệp và PTNT Nam Định, tôi thấy rằng côngtác quản trị hoạt động hay quản trị sản xuất và tác nghiệp ở đây theo một mô hìnhchung của các cơ quan quản lý nhà nước, sản phẩm của Sở Nông nghiệp và PTNTlà những sản phẩm không có hình thái vật chất, và hiện nay Sở đang áp dụng môhình quản lý hoạt động theo tiêu chuẩn ISO 2001.

Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ bannhân dân tỉnh; tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý

muối trong quá trình sản xuất đến khi đưa ra thị trường; về các dịch vụ công thuộcngành Nông nghiệp và phát triển nông thôn trên địa bàn tỉnh và thực hiện một sốnhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân tỉnh và theo quy địnhcủa pháp luật

Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức,biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểmtra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Nông nghiệp và phát triển nôngthôn.

Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn có tư cách pháp nhân, có con dấu vàtài khoản riêng theo quy định.

Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn có chức năng và nhiệm vụ trình Uỷban nhân dân tỉnh: Ban hành các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch pháttriển dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, đề án, dự án về nông nghiệp, lâmnghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn; quy hoạch phòng,chống giảm nhẹ thiên tai phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế – xãhội, mục tiêu quốc phòng, an ninh của địa phương; chương trình, biện pháp tổchức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính Nhà nước về các lĩnh vực thuộcphạm vi quản lý nhà nước của Sở… vv

Về cơ cấu tổ chức văn phòng Sở Nông nghiệp và PTNT có 88 người bao gồmmột Giám đốc, 5 phó giám đốc, 9 phòng chức năng, 2 ban quản lý các dự án và 26trung tâm, chi cục trực thuộc Sở Các phòng chức năng bao gồm:

- Văn phòng

- Phòng quản lý chất lượng công trình XDCB- Phòng quản lý chất lượng nông, lâm, thủy sản- Phòng quản lý cây trồng

- Phòng chăn nuôi

- Phòng kế hoạch tài chính- Phòng tổ chức

- Phòng nuôi trồng thủy sản- Thanh tra

Chúng ta cùng xem xét một quy trình tác nghiệp của phòng quản lý chất lượngcông trình XDCB theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000.

TÌNH TRẠNG BAN HÀNH VÀ SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Số banhành/Sửa

Ngày ban

hành/ Sửa đổiNội dung sửa đổi

Trang,mục sửa

Ghi chú

DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

sản 6 Phó G.đốc Nguyễn Văn

14 Trưởng phòng Quản lý chất lượng Nông – lâm - thủy sản

8 Trưởng phòng Tổ chức – Cánbộ

Biên soạnXem xét/ kiểm traPhê duyệtHọ và

3 Tài liệu viện dẫn

Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

- Căn cứ luật xây dựng ngày 26/11/2003;

- Căn cứ Nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07 tháng 02 năm 2005 của Chínhphủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Căn cứ Nghị định 112/2006/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2006 về sửa đổi,bổ sung một số điều Nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủvề quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Căn cứ Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ vềquản lý chất lượng công trình xây dựng;

- Căn cứ Nghị định số 49/2008/NĐ-CP ngày 18/4/2008 của Chính phủ về sửađổi, bổ sung một số điều Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 củaChính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng;

- Căn cứ Thông tư số 02/2007/TT-BXD ngày 14/02/2007 của Bộ xây dựnghướng dẫn một số nội dung về: lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựngcông trình; giấy phép xây dựng và tổ chức quản lý dự án đầu tư xây dựng côngtrình quy định tại Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 và Nghị định số112/2006/NĐ-CP ngày 29/9/2006 của Chính phủ;

(Do văn bản của Nhà nước thay đổi, nên tài liệu viện dẫn đã cập nhật theo cácqui định mới nhất như sau:

Căn cứ các Nghị định của Chính Phủ:

Số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 về quản lý dự án đầu tư XDCTSố 209/2004/NĐ- CP ngày 16/12/2004 về quản lý chất lượng CTXDSố 99/2007/NĐ-CP ngày 13/06/2007 về quản lý chi phí đầu tư XDCT

Số 49/2008/NĐ-CP ngày 18/04/2008 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghịđịnh số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 về quản lý chất lượng công trình xâydựng; số 03/2008/NĐ-CP ngày 07/01/2008 về sửa đổi, bổ sung một số điều nghịđịnh 99/2007/NĐ-CP;

- Căn cứ thông tư 03/2009/TT-BXD ngày 26/3/2009 của Bộ xây dựng quyđịnh chi tiết một số nội dung của Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 vềquản lý dự án đầu tư xây dựng công trình; Và các văn bản về XD hiện hành cóliên quan).

4 Định nghĩa và chữ viết tắt

- UBND: Uỷ ban nhân dân.

- Khách hàng : tổ chức hoặc công dân - PTNT : Phát triển nông thôn

- KSQT: Kiểm soát quá trình

- NN&PTNT: Nông nghiệp và phát triển nông thôn - TL: Thuỷ lợi

-Hồ sơ thẩm định - Phiếu giao nhận HS

- Dự thảo và báo cáo kếtquả thẩm định- Ký thẩm định bản vẽ thiết kế

- Kiểm tra kết quả thẩm định.

- Ký nháy văn bản kết quả thẩm định

Ktra kq TĐKý nháy văn bản

5 Giám đốcSở

-Kiểm tra kết quả trình thẩm định

-Ký văn bản kết quả thẩm định

6 Văn phòng

7 Bộ phậnmột cửa

Phiếu giao nhận Sổ giao nhận

Tổng thờigian, Lệ

Tổng thời gian: Cho từng loại Lệ Phí : Thu theo qui định củaBộ Tài chính.

(Theo qui định mới của BộXây dựng tại thông tư số

26/03/2009 của Bộ Xây Dựng :Đơn vị thẩm định thiết kế cơ sởkhông thu lệ phí, mà đơn vịđầu mối thẩm định dự án đầutư thu lệ phí)

TT 02/2007/TT-BXD

5.2 Diễn giải

5.2.1 Nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa:

- Hồ sơ được bộ phận một cửa nhận theo QT 06.

- Cán bộ phòng chuyên môn nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa theo phiếugiao nhận hồ sơ BM 06.03

Lấy số, nhân bản đóng dấu

Trả và lưu hồ sơKtra kq trình

TĐKý văn bản KQ TĐ

- Khi nhận kiểm tra sự đầy đủ hồ sơ:

Thành phần hồ sơ thiết kế trình thẩm định (04 bộ) gồm các tài liệu sau:

A- đối với các dự án xây dựng các công trình thuỷ lợi đê điều

1 Tờ trình của Chủ đầu tư đề nghị thẩm định thiết kế cơ sở công trình (theomẵu quy định);

2 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức tư vấn thiết kế, thẩmtra thiết kế, khảo sát, chứng chỉ hành nghề của chủ trì thiết kế vẽ các lĩnh vực(Bản sao có công chứng);

3 Chủ trương đầu tư xây dựng công trình của cấp quyết định đầu tư hoặcquyết định giao kế hoạch vốn;

4 Thuyết minh thiết kế, các bản vẽ thiết kế và phụ lục tính toán; Biên bảnnghiệm thu thiết kế giữa chủ đầu tư và đơn vị tư vấn (Bản chính).

5 Các tài liệu khảo sát địa hình, địa chất, thuỷ văn; Báo cáo kết quả khảosát xây dựng; Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng giữa chủ đầu tư vàđơn vị tư vấn khảo sát; Kết quả thí nghiệm có dấu LAS (Bản chính).

6 Các văn bản chấp thuận thiết kế của cơ quan quản lý nhà nước có thẩmquyền vẽ các yêu cầu khác có liên quan đến công trình theo qui định của nhà nước(nếu có) – 02 bản sao.

B- Các dự án thuộc lĩnh vực lâm nghiệp, nông nghiệp

+ Tờ trình của Chủ đầu tư đề nghị thẩm định thiết kế cơ sở công trình (theomẵu quy định);

+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức tư vấn thiết kế, thẩm trathiết kế, khảo sát, chứng chỉ hành nghề của chủ trì thiết kế vẽ các lĩnh vực ( Bảnsao có công chứng);

+ Chủ trương đầu tư xây dựng công trình của cấp quyết định đầu tư hoặcquyết định giao kế hoạch vốn;

+ Thuyết minh thiết kế, các bản vẽ thiết kế và phụ lục tính toán; Biên bảnnghiệm thu thiết kế giữa chủ đầu tư và đơn vị tư vấn ( Bản chính)

+ Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng, biên bản nghiệm thu kết quả khảo sátxây dựng giữa chủ đầu tư và đơn vị tư vấn khảo sát ( Bản chính)

+ Các văn bản chấp thuận thiết kế của cơ quan quản lý nhà nước có thẩmquyền vẽ các yêu cầu khác có liên quan đến công trình theo qui định của nhà nước(nếu có) – 02 bản sao.

*/Ghi chú: Đối với những hồ sơ do Sở Kế hoạch & Đầu tư và các Sở khác

chuyển đến cần đính kèm theo phiếu theo dõi và thực hiện theo thời gian củaphiếu

5.2.2 Phân công nhiệm vụ

Lãnh đạo phòng ngiệp vụ phân công nhiệm vụ thẩm định hồ sơ theo sổphân công nhiệm vụ của phòng, BM -10.01.

5.2.3 Chuyên viên thẩm định hồ sơ:

- Các văn bản áp dụng cho thẩm định thiết kế các công trình thuộc từng dựán đầu tư

- Hồ sơ trình thẩm định không đạt yêu cầu, được chuyên viên thẩm định cótrách nhiệm lập Giấy báo và hướng dẫn cho chủ đầu tư bổ sung BM-10.02

- Hồ sơ trình thẩm định đạt yêu cầu thì chuyên viên thẩm định ký trực tiếptrên hồ sơ thiết kế, lập kết quả thẩm định và ký nháy vào văn bản thẩm định trướckhi trình trưởng phòng và Giám đốc Sở Nông nghiệp & PTNT phê duyệt

- Chủ đầu tư có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ đầu tư theo kết quả thẩm địnhvà gửi lại cho chuyên môn thẩm định lại.

5.2.4 Lãnh đạo phòng kiểm tra trước khi trình lãnh đạo:

- Lãnh đạo phòng chuyên môn kiểm tra hồ sơ và ký nháy vào văn bản thẩmđịnh trước khi trình Lãnh đạo Sở

5.2.5 Trình Lãnh đạo ký duyệt :

- Lãnh đạo Sở kiểm tra hồ sơ và ký phát hành văn bản thẩm định thiết kế.- Quá trình ký duyệt cán bộ thẩm định phải trả lời các thắc mắc và có tráchnhiệm thẩm định lại nếu có yêu cầu của lãnh đạo.

5.2.6 Lấy số, nhân bản, đóng dấu:

Hồ sơ được lãnh đạo Sở ký thẩm định được chuyển cho nhân viên Văn thưSở photo, đóng dấu trả lại cho bộ phận một cửa

5.2.7 Giao kết qủa:

- Khi giao kết quả nhân viên một cửa thực hiện theo quy trình giao nhận hồsơ QT06 và nhận lại phiếu nhận hồ sơ và yêu cầu người nhận hồ sơ ký vao sổnhận hồ sơ

- Lập biên nhận và vào sổ theo dõi:

- Các hồ sơ gửi qua đường bưu điện thì phải có ký nhận của nhân viên bưu

điện trong Sổ gửi bưu điện.

5.2.8 Báo cáo định kỳ:

- Mỗi qúi, năm bộ phận một cửa lập Bảng báo cáo thống kê và phân tích dữ

liệu, thống kê lại số lượng hồ sơ đã thực hiện, phân tích các nguyên nhân trễ hạn

(nếu có), đề xuất các kiến nghị vẽ cải tiến, gửi đến văn phòng Sở Nông Nghiệp &PTNT để tổng hợp báo cáo cho Lãnh đạo Sở

6 Hồ sơ:

Cách thứclưu

Theo tôi, với quy trình thẩm định hồ sơ thiết kế cơ sở các công trình thuộcdự án đầu tư xây dựng và PTNT là tương đối hoàn chỉnh để phục vụ công tácquản lý Tuy nhiên trong thực tế quá trình thẩm định này theo đánh giá kháchquan lại chưa được hoàn chỉnh như mong muốn, các đơn vị và người đến thẩmđịnh ( khách hàng) khi đến hạn nhận lại hồ sơ thẩm định từ bộ phận một cửa đôikhi vẫn bị chậm trễ chưa đúng hạn Nguyên nhân xuất phát từ việc một mắt xíchnào đó trong quy trình ( Chủ yếu ở khâu chuyên viên thẩm định) chưa tuân thủđúng về thời hạn thẩm định do đó khi chuyển hồ sơ thẩm định xong xuống bộphận một cửa đã quá ngày quy định Đây vẫn là hiện tượng phổ biến ở các cơquan hành chính sự nghiệp tại các địa phương, vấn đề thưởng phạt không đượcthực hiện nghiêm minh, vẫn còn hiện tượng cả nể trong khi làm việc và tácnghiệp Dù sao, theo tôi việc áp dụng và thực hiện quy trình ISO 9001-2000 vàoquá trình tác nghiệp tại các cơ quan HCSN đã là bước tiến bộ rõ rệt về việc ápdụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý và đã mang lại hiệu quả cũng nhưrút ngắn được rất nhiều thời gian và như vậy sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao.

Tại Việt nam theo đánh giá khách quan thì lãng phí theo mô hình LEANđang tập trung chủ yếu ở 3 yếu tố:

- phế phẩm và sự lãng phí- Chu kỳ sản xuất

- năng suất lao động

Để loại bỏ những loại lãng phí này đòi hỏi các doanh nghiệp phải tuân thủchặt chẽ các nguyên tắc của LEAN đó là các nguyên tắc:

Chất lượng từ gốc – Lean nhắm tới việc loại trừ phế phẩm từ gốc, do vậy

chất lượng được đảm bảo từ gốc và từ mọi công đoạn của quá trình sản xuất Việckiểm soát chất lượng được thực hiện bởi tất cả các công nhân như một phần côngviệc bắt buộc trong suốt quá trình sản xuất Giảm phế phẩm và các lãng phí hữuhình không cần thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào,phế phẩm có thể ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phẩm, và các tínhnăng trên sản phẩm vốn không được khách hàng yêu cầu Một yêu cầu quan trọngkhác giúp loại bỏ phế phẩm và lãng phí trong sản xuất Lean chính là giảm mức dựtrữ Mức dự trữ cao giữa các công đoạn sản xuất dẫn đến tỷ lệ khuyết tật sản phẩmcao hơn, lãng phí gây ra nhiều hơn và chính vì vậy chi phí sản xuất sẽ cao hơn

Quy trình liên tục – Lean thường nhắm tới việc triển khai một quy trình

sản xuất liên tục, không bị ùn tắc, gián đoạn, trả về hay phải chờ đợi Quy trìnhliên tục sẽ được thiết lập cả trên cách thức thực hiện lẫn trên mặt bằng gia công.Khi được triển khai thành công, chu kỳ sản xuất sẽ được giảm đến 90%.

Chuẩn hoá công việc – Lean đòi hỏi việc triển khai các hướng dẫn chi tiết

cho sản xuất, gọi là Công việc tiêu chuẩn Mọi công việc đều được tiêu chuẩn hóavà các tiêu chuẩn công việc được ghi lại trong “bảng công việc tiêu chuẩn” đểcông nhân theo dõi và thực hiện, trong đó ghi rõ nội dung, Trong Bảng công việctiêu chuẩn, mọi trình tự, thời gian và kết quả cho tất các thao tác do công nhânthực hiện đều được ghi chép và hướng dẫn cụ thể Điều này giúp loại bỏ sự khácbiệt trong cách các công nhân thực hiện công việc.

Liên tục cải tiến – Lean đòi hỏi sự cố gắng đạt đến sự hoàn thiện bằng cách

không ngừng loại bỏ những lãng phí khi phát hiện ra chúng Điều này cũng đòihỏi sự tham gia tích cực của công nhân trong quá trình cải tiến liên tục.

Tuân thủ các nguyên tắc này doanh nghiệp sẽ loại bỏ đáng kể những lãngphí từ đó năng suất tăng cao và giảm được giá thành sản phẩm./.