Quy trình xuất kho vật tư tại công ty cổ phần thép việt – ý (VISCO)

Quy trình xuất kho vật tư Cơng ty cổ phần thép Việt – Ý (VISCO) Giới thiệu DN: Tên, địa doanh nghiệp: Tên chính: Cơng ty cổ phần thép Việt - Ý Tên giao dịch quốc tế: Viet Nam - Italy Steel JSC Tên viết tắt: VISCO Địa chỉ: Khu công nghiệp Phố Nối A, Giai Phạm, Yên Mỹ, Hưng Yên Điện thoại: (84-321) 942 427 Fax: (84-321) 942 226 Website :www.vis.com.vn/www.vis.vn Email : marketing@vis.com.vn Ngày 02/01/2001, Tổng cơng ty Sơng Đà có Quyết định số 19/TCT - VPTH Tổng Giám đốc công ty, thành lập Nhà máy Thép Việt - Ý Nhà máy thép Việt - Ý đầu tư dây chuyền thiết bị cán thép đồng tập đồn hàng đầu giới cơng nghệ sản xuất thép DANIELI - ITALY cung cấp Với dây chuyền công nghệ đại, công suất 250.000 tấn/năm, sản phẩm thép xây dựng, mang thương hiệu VIS, có chất lượng cao đa dạng chủng loại: Thép cuộn 6, 8 thép vằn từ D10  D40 phù hợp với tiêu chuẩn sản xuất công nghiệp: JISG (Nhật bản), TCVN (Việt Nam), ASTM (Mỹ), BS (Anh)… Nhà máy thức vào sản xuất thương mại từ tháng 03/2003 Một số tiêu kinh tế VISCO qua cỏc nm Các tiêu kinh tế chủ yÕu Tốc độ tăng trưởng Thùc hiÖn (năm) Đơn vị tính 2006 % 2007 2008 2009 2010 7% 20% 18% 24% 11% Giá trị SXCN 109 ng 1.269 1.527 1.807 2.247 2.504 Doanh thu 109 đồng 1.271 1.472 1.749 2.063 2.276 Nộp Ngân sách 109 ng 85,63 63,06 81,1 184,73 227,62 Lỵi nhn trước thuế 109 đồng 16,51 25,56 155 260,18 92 Thu nhập CBCNV bình quân tháng 103 đồng 1,9 2,6 4,5 7,7 5,0 Vốn điều lệ 109 ng 100 150 150 150 300 Tổng tài sản 109 đồng 778 790 907 1.497 1.677 Quy trình tác nghiệp đề cập Quy trình xuất kho vật tư: Cấp vật tư theo nguyên tắc “thu cũ, đổi mới” Để quản lý sử dụng vật tư, thiết bị tồn Cơng ty có hiệu quả, giảm chi phí, tránh thất lãng phí vật tư, thiết bị, việc cấp vật tư phải theo nguyên tắc “thu cũ, đổi mới” sau: Các phòng, xưởng lập đề nghị cấp vật tư, thiết bị (theo kế hoạch đột xuất) phải ghi rõ vật tư, thiết bị thay sửa chữa hay cấp Vật tư, thiết bị cấp để thay thế, sửa chữa thực theo nguyên tắc “thu cũ, đổi mới” gồm + Thiết bị điện + Các loại vòng bi,dao cắt, đá cắt,đá mài,cáp thép, bị kiện…) + Dụng cụ gia công khí (các loại dao cụ, taro, bàn ren…) + Vật tư thiết bị nằm dạng phải thay thường xuyên Trường hợp đột xuất, để kịp thời phục vụ sản xuất chưa có vật tư cũ, đơn vị phải ký vào sổ nợ kho vật tư sau hồn trả thủ tục Những vật tư thiết bị cũ khắc phục, sửa chữa (có xác nhận kỹ thuật) sửa chữa để dự phòng nhập xuất nội loại vật tư Hàng tháng, phòng Kế hoạch-Đầu tư đối chiếu, tổng hợp toàn vật tư cũ, lập danh sách phòng, xưởng khơng nộp đủ số lượng loại vật tư cũ báo cáo Tổng giám đốc Tùy theo giá trị, số lượng loại vật tư cũ, Tổng giám đốc xử lý hình thức cắt thi đua khen thưởng, kỷ luật, bồi thường trừ vào tiền lương suất đơn vị Định kỳ 06 tháng, phòng Kế hoạch-Đầu tư phòng ban chức phân loại, lập tờ trình, trình Tổng giám đốc xử lý tiêu hủy loại vật tư cũ nhập lại kho Sơ đồ khối quy trình thực việc xuất kho vật tư Xuất yêu cầu cấp vật tư, thiết bị, nguyên, nhiên liệu phòng Kế hoạch-Đầu tư Người nhận vật tư Căn vào vật tư có kho lập phiếu xuất kho (03 liên) Phòng Kế hoạchĐầu tư Người nhận vật tư Cầm phiếu xuất kho nhận vật tư kho Kiểm tra phiếu xuất kho xuất vật tư cho người nhận; chuyển phiếu xuất kho cho Thủ kho Phòng Kế hoạch-Đầu tư (Theo dõi trình xuất vật tư) Thủ kho (Lưu làm thẻ kho chuyển cho phòng TCKT; KH-ĐT để hạch toán cuối kỳ) Người nhận vật tư (Theo dõi nhận hàng) Nhìn vào quy trình xuất kho vật tư Cơng ty CP thép Việt-Ý, ta thấy đáp ứng yêu cầu quản lý nhiên Cơng ty sản xuất thép vật tư thiết bị nhiều chủng loại, số lương khác Nên việc quản lý kho tương đối phức tạp Tuy nhiên người quản lý cấp trung gian đơn vị lấy vật tư thiết bị để sử dụng nhận thấy quy trình thuận lợi cho người định không thuận lợi cho người nhận vật tư để sử dụng Ta nhận thấy quy trình xuất phần lưu chuyển chứng từ lại khơng nói đến thời gian xử lý thơng tin phận (kể cấp lãnh đạo ủy quyền), nên chúng tơi tồn phải vay vật tư để kịp thời phục vụ sản xuất, gây nên lãng phí thời gian dẫn tới lấy vật tư thường lấy nhiều số lượng cần thiết để dự phòng Mà việc vay vật tư bất khả kháng thực Chính khơng kiểm sốt số lượng xuất dùng thực tế, phản ánh không tiêu kinh tế kỹ thuật toán Theo quy trình việc thu cũ đổi phải thực thường xuyên nghiêm túc việc khơng báo cáo thường xun nên việc tạo cho kẽ hở cho hành vi cá nhân lấy cắp vật tư chưa thu hồi kỳ, dẫn tới mát tài sản Công ty (doanh nghiệp) Hệ thống xếp kho vật tư thiết bị chưa khoa học ngăn nắp nên có vật tư chủng loại nhập đợt khác lại xếp vị trí khác nhau, biệt lập nên tìm để xuất kho gặp nhiều khó khăn cho thủ kho, mà thực tế xảy rõ ràng có báo cáo xuất nhập tồn tìm ngày mà khơng thể tìm loại vật tư cần thiết Đó cơng tác lập thẻ kho thiếu tính chuyên nghiệp khoa học Một vấn đề xảy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho chưa triển khai nên thủ kho gặp nhiều khó khăn, đơn vị sử dụng cần vật tư thủ kho lại phải tìm sổ báo cáo xuất nhập tồn thủ công, nên nhiều thời gian công sức cơng việc khơng hiệu quả, chí tạo nên trạng thái ức chế cho người nhận vật tư Qua năm làm việc Công ty chưa thấy phòng Kế hoạchĐầu tư lập báo cáo sai khác thiếu hụt vật tư thu cũ đổi để báo cáo Tổng giám đốc, tơi thiết nghĩ lỗi mà từ người công tác quản lý chưa thực nghiêm túc chưa thực nắm rõ quy trình mà ban hành Những vấn đề cần cải thiện quy trình tác nghiệp VISCO (quy trình xuất kho vật tư) Là người quản lý cấp trung gian nhận thấy cần cải thiện số vấn đề sau để công tác quản lý xuất kho vật tư thiết mang tính chuyên nghiệp hơn: + Phải sửa đổi lại nội dung quy trình thời gian xử lý thơng tin phận (cụ thể thời gia chuyển chứng từ phận bao lâu?) kể lãnh đạo ủy quyền + Phải nghiêm túc thực chế độ báo cáo thường xuyên (hàng tháng) vấn đề vật tư thu cũ đổi (có hình thức kỷ luật rõ ràng) + Việc xếp ngăn nắp khoa học giúp kiểm sốt số lượng chất lượng vật tư hàng hóa tồn kho tốt (nhập trước xuất trước) Vì có số loại vật tư linh kiện điện tử ảnh hưởng thời gian, thời tiết… + Áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin việc bố trí khơng gian lập thẻ kho (phần mềm quản lý kho vật tư) Tránh lãng phí thời gian, kiểm sốt chặt chẽ liên tục vật tư hàng hóa tồn kho vật tư thu hồi Một số nội dung môn học Quản trị hoạt động tác nghiệp áp dụng VISCO 4.1 Tăng suất dựa yếu tố đầu vào sẵn có Năng suất ln chủ đề họp bàn hội thảo doanh nghiệp Việt Nam nói chung VISCO nói riêng Việc tăng suất dựa yếu tố đầu vào sẵn có để tăng suất đầu giảm yếu tố đầu vào để đảm bảo yếu tố đầu định trước gặp phải nhiều rào cản khó khăn Tuy nhiên việc quản trị hoạt động không tốt điểm yếu trình cạnh tranh chi phí ngày khắc nghiệt, dẫn tới doanh nghiệp tự chơn chân tự đào thải khỏi chơi thị trường Vì chủ đề nâng cao suất VISCO đặt lên hàng đầu áp dụng tương đối triệt để (đó là: đào tạo phù hợp cho người lao động; lực lượng lao động có chọn lọc; ln có nguồn lực lao động sẵn sàng; trì nâng cao kỹ lao động liên tục cho đội ngũ nhân viên trước thay đổi công nghệ tri thức) 4.2 Hệ thống sản xuất LEAN loại bỏ lãng phí Đối với doanh nghiệp sản xuất thép xây dựng VISCO cần kiểm soát tốt chi phí đầu vào mức độ cạnh tranh hiệu mang lại từ tiêu kinh tế kỹ thuật rõ rệt (vì giá vốn hàng bán thép lớn) Trong nguyên nhân dẫn tới tăng chi phí là: Sản xuất thừa, lưu kho, vận chuyển nội bộ, đợi chờ lệnh sản xuất (mang tính bị động), gia cơng thừa chi tiết phục vụ sản xuất mà không tính trước khả sử dụng chúng, quan trọng sản phẩm hỏng lỗi (gây tổn hại lớn đến thương hiệu VIS) Tuy nhiên, việc áp dụng LEAN vào thực tế VISCO chưa triệt để khâu kiểm sốt q trình (mặc dù có quy trình phục vụ cho q trình vận hành), có lẽ điểm yếu cố hữu doanh nghiệp Việt Nam (khơng có yếu tố quản trị nước ngồi) 4.3 Nguyên tắc 5S Có lẽ nguyên tắc 5S VISCO cần nhiều thời gian để triển khai khơng khó để trì hệ thống gặp nhiều khó khăn, để trì người tổ chức phải thay đổi,cũng phải xây dựng chế tài thực phải thật nghiêm túc Tơi thiết nghĩ hồn tồn thực VISCO toàn hệ thống hướng mục tiêu doanh nghiệp Kết luận Quản trị hoạt động tác nghiệp nhiệm vụ quan trọng đưa lên hàng đầu doanh nghiệp thời kỳ hội nhập quốc tế Nếu quản trị hoạt động không tốt nội doanh nghiệp tự hủy hoại mà khơng cần tác động đối thủ cạnh trạnh yếu tố khách quan mang đến Nên việc tăng cường quản trị hoạt động tác nghiệp cần phải triển khai đồng từ nguồn lực sẵn có doanh nghiệp lựa chọn hình thức áp dụng cho phù hợp đạt hiệu sản xuất kinh doanh kỳ vọng doanh nghiệp Tài liệu tham khảo: Giáo trình giảng mơn học “Quản trị Hoạt động” - Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh Đại học Grigg – Hoa kỳ Slide giảng môn học “Quản trị Hoạt động” - Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh Đại học Grigg – Hoa kỳ Quản trị Sản xuất Dịch vụ - TS Đồng Thị Thanh Phương, Nhà xuất Thống kê – 2004 Trang Web liên quan: vis.com.vn Một số tài liệu lưu hành nội Công ty CP thép Việt-Ý (VISCO) ... Nhìn vào quy trình xuất kho vật tư Công ty CP thép Việt- Ý, ta thấy đáp ứng yêu cầu quản lý nhiên Công ty sản xuất thép vật tư thiết bị nhiều chủng loại, số lương khác Nên việc quản lý kho tư ng... tư Người nhận vật tư Căn vào vật tư có kho lập phiếu xuất kho (03 liên) Phòng Kế hoạchĐầu tư Người nhận vật tư Cầm phiếu xuất kho nhận vật tư kho Kiểm tra phiếu xuất kho xuất vật tư cho người... trình, trình Tổng giám đốc xử lý tiêu hủy loại vật tư cũ nhập lại kho Sơ đồ khối quy trình thực việc xuất kho vật tư Xuất yêu cầu cấp vật tư, thiết bị, nguyên, nhiên liệu phòng Kế hoạch-Đầu tư Người