Quy trình xuất kho vật tư tại công ty cổ phần thép việt – ý (VISCO)

Quy trình tác nghiệp sẽ được đề cập Quy trình xuất kho vật tư: Cấp vật tư theo nguyên tắc “thu cũ, đổi mới” Để quản lý sử dụng vật tư, thiết bị trong toàn Công ty có hiệu quả, giảm các

Quy trình xuất kho vật tư tại Công ty cổ phần thép Việt – Ý (VISCO)

1 Giới thiệu về DN:

Tên, địa chỉ của doanh nghiệp:

Tên chính: Công ty cổ phần thép Việt - Ý

Tên giao dịch quốc tế: Viet Nam - Italy Steel JSC

Tên viết tắt: VISCO

Địa chỉ: Khu công nghiệp Phố Nối A, Giai Phạm, Yên Mỹ, Hưng Yên

Điện thoại: (84-321) 3 942 427

Fax: (84-321) 3 942 226

Website :www.vis.com.vn/www.vis.vn

Email : marketing@vis.com.vn

Ngày 02/01/2001, Tổng công ty Sông Đà có Quyết định số 19/TCT - VPTH của Tổng Giám đốc công ty, thành lập Nhà máy Thép Việt - Ý Nhà máy thép Việt - Ý được đầu tư một dây chuyền thiết bị cán thép đồng bộ do tập đoàn hàng đầu thế giới

về công nghệ sản xuất thép DANIELI - ITALY cung cấp

Với dây chuyền công nghệ hiện đại, công suất 250.000 tấn/năm, sản phẩm là thép xây dựng, mang thương hiệu VIS, có chất lượng cao và đa dạng về chủng loại: Thép cuộn 6, 8 và thép thanh vằn từ D10  D40 phù hợp với các tiêu chuẩn sản xuất công nghiệp: JISG (Nhật bản), TCVN (Việt Nam), ASTM (Mỹ), BS (Anh)… Nhà máy chính thức đi vào sản xuất thương mại từ tháng 03/2003

Một số chỉ tiêu kinh tế chính của VISCO qua các năm

C¸c chØ tiªu kinh tÕ

chñ yÕu Đơn vị tính

Thùc hiÖn (năm)

2006 2007 2008 2009 2010

Gi¸ trÞ SXCN 10 9 đồng 1.269 1.527 1.807 2.247 2.504

Doanh thu 10 9 đồng 1.271 1.472 1.749 2.063 2.276

Nép Ng©n s¸ch 10 9 đồng 85,63 63,06 81,1 184,73 227,62

Lîi nhuËn trước thuế 10 9 đồng 16,51 25,56 155 260,184 92

Thu nhËp CBCNV

Vốn điều lệ 10 9 đồng 100 150 150 150 300

2 Quy trình tác nghiệp sẽ được đề cập

Quy trình xuất kho vật tư:

Cấp vật tư theo nguyên tắc “thu cũ, đổi mới”

Để quản lý sử dụng vật tư, thiết bị trong toàn Công ty có hiệu quả, giảm các chi phí, tránh thất thoát lãng phí vật tư, thiết bị, việc cấp vật tư phải theo nguyên tắc “thu cũ, đổi mới” như sau:

1 Các phòng, xưởng khi lập đề nghị cấp vật tư, thiết bị (theo kế hoạch hoặc đột xuất) phải ghi rõ vật tư, thiết bị thay thế sửa chữa hay cấp mới

2 Vật tư, thiết bị được cấp để thay thế, sửa chữa thực hiện theo nguyên tắc “thu

cũ, đổi mới” gồm

+ Thiết bị điện

+ Các loại vòng bi,dao cắt, đá cắt,đá mài,cáp thép, bị kiện…)

+ Dụng cụ gia công cơ khí (các loại dao cụ, taro, bàn ren…)

+ Vật tư thiết bị nằm trong dạng phải thay thế thường xuyên

3 Trường hợp đột xuất, để kịp thời phục vụ sản xuất khi chưa có vật tư cũ, các đơn vị phải ký vào sổ nợ của kho vật tư và sau đó hoàn trả thủ tục Những vật

tư thiết bị cũ có thể khắc phục, sửa chữa (có xác nhận của kỹ thuật) thì sửa chữa để dự phòng và nhập xuất nội bộ các loại vật tư này

4 Hàng tháng, phòng Kế hoạch-Đầu tư đối chiếu, tổng hợp toàn bộ vật tư cũ, lập danh sách các phòng, xưởng không nộp đủ số lượng các loại vật tư cũ báo cáo Tổng giám đốc Tùy theo giá trị, số lượng các loại vật tư cũ, Tổng giám đốc sẽ

xử lý bằng các hình thức như cắt thi đua khen thưởng, kỷ luật, bồi thường hoặc trừ vào tiền lương năng suất của đơn vị

5 Định kỳ 06 tháng, phòng Kế hoạch-Đầu tư cùng các phòng ban chức năng phân loại, lập tờ trình, trình Tổng giám đốc xử lý hoặc tiêu hủy các loại vật tư

cũ đã nhập lại kho

Sơ đồ khối quy trình thực hiện việc xuất kho vật tư

Thủ kho

(Lưu làm thẻ kho và chuyển cho phòng TCKT; KH-ĐT để hạch toán

cuối kỳ)

Người nhận vật tư

(Theo dõi nhận hàng)

Phòng Kế hoạch-Đầu tư

(Theo dõi quá trình xuất vật tư)

Thủ kho

Người nhận vật tư

Phòng Kế

hoạch-Đầu tư

Xuất yêu cầu cấp vật tư, thiết bị, nguyên, nhiên liệu tại phòng

Kế hoạch-Đầu tư

Căn cứ vào vật tư hiện có trong kho lập phiếu xuất kho (03 liên)

Người nhận vật tư Cầm các phiếu xuất kho và nhận

vật tư tại kho

Kiểm tra phiếu xuất kho và xuất vật

tư cho người nhận; chuyển các phiếu xuất kho cho

Nhìn vào quy trình xuất kho vật tư của Công ty CP thép Việt-Ý, ta có thể thấy

về cơ bản đáp ứng về yêu cầu quản lý tuy nhiên đối với một Công ty sản xuất thép thì vật tư thiết bị là rất nhiều các chủng loại, số lương khác nhau Nên việc quản lý kho là tương đối phức tạp

Tuy nhiên là một người quản lý ở cấp trung gian là đơn vị lấy vật tư thiết bị ra

để sử dụng tôi nhận thấy trong quy trình này chỉ thuận lợi cho người ra quyết định chứ không thuận lợi cho người nhận vật tư để sử dụng Ta nhận thấy rằng quy trình xuất là như vậy nhưng phần lưu chuyển chứng từ lại không nói đến về thời gian xử lý thông tin giữa các bộ phận (kể cả cấp lãnh đạo được ủy quyền), nên hầu như chúng tôi toàn phải vay vật tư để kịp thời phục vụ sản xuất, gây nên lãng phí về thời gian dẫn tới khi lấy vật tư về thì thường lấy nhiều hơn số lượng cần thiết để dự phòng Mà đáng lẽ việc vay vật tư chỉ là bất khả kháng mới được thực hiện Chính vì thế không kiểm soát được số lượng xuất dùng thực tế, phản ánh không đúng về các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật khi quyết toán

Theo quy trình việc thu cũ đổi mới phải thực hiện thường xuyên và nghiêm túc nhưng hiện tại việc đó không được báo cáo thường xuyên nên chính việc đó tạo cho kẽ hở cho các hành vi cá nhân lấy cắp vật tư chưa thu hồi trong kỳ, dẫn tới mất mát tài sản của Công ty (doanh nghiệp)

Hệ thống sắp xếp kho vật tư thiết bị chưa khoa học và ngăn nắp nên có những vật tư cùng chủng loại nhưng nhập các đợt khác nhau lại sắp xếp ở các vị trí khác nhau, biệt lập nên khi tìm để xuất kho gặp rất nhiều khó khăn cho thủ kho, mà thực tế đã xảy ra là rõ ràng có trong báo cáo xuất nhập tồn những tìm mất một ngày mà không thể tìm được loại vật tư cần thiết đó Đó là công tác lập thẻ kho thiếu tính chuyên nghiệp và khoa học

Một vấn đề nữa đang xảy ra là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho chưa được triển khai nên chính thủ kho cũng đang gặp rất nhiều khó khăn, khi đơn vị sử dụng cần vật tư gì thì thủ kho lại phải tìm trong sổ và báo cáo xuất

nhập tồn rất thủ công, nên mất nhiều thời gian và công sức nhưng công việc vẫn không hiệu quả, thậm chí tạo nên trạng thái ức chế cho người đi nhận vật tư Qua 8 năm làm việc ở Công ty tôi cũng chưa thấy bao giờ phòng Kế hoạch-Đầu tư lập báo cáo về sự sai khác và thiếu hụt những vật tư thu cũ đổi mới để báo cáo Tổng giám đốc, tôi thiết nghĩ đây là một lỗi mà chính từ những người là công tác quản lý chưa thực sự nghiêm túc cũng như chưa thực sự nắm rõ về quy trình

mà đã được ban hành

3 Những vấn đề cần cải thiện trong quy trình tác nghiệp của VISCO (quy trình xuất kho vật tư)

Là người quản lý ở cấp trung gian tôi nhận thấy cần cải thiện một số vấn đề sau để công tác quản lý về xuất kho vật tư thiết mang tính chuyên nghiệp hơn: + Phải sửa đổi lại ngay trong nội dung quy trình về thời gian xử lý thông tin giữa các bộ phận (cụ thể là thời gia luôn chuyển chứng từ ở mỗi bộ phận là bao lâu?) kể cả lãnh đạo được ủy quyền

+ Phải nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên (hàng tháng) về vấn

đề vật tư thu cũ đổi mới (có hình thức kỷ luật rõ ràng)

+ Việc sắp xếp ngăn nắp và khoa học sẽ giúp kiểm soát số lượng và chất lượng vật tư hàng hóa tồn kho tốt hơn (nhập trước xuất trước) Vì có một số loại vật tư

là các linh kiện điện tử ảnh hưởng bởi thời gian, thời tiết…

+ Áp dụng ngay các ứng dụng công nghệ thông tin trong việc bố trí không gian

và lập thẻ kho (phần mềm quản lý kho vật tư) Tránh được sự lãng phí thời gian, kiểm soát chặt chẽ và liên tục được các vật tư hàng hóa tồn kho và vật tư thu hồi

4 Một số nội dung trong môn học Quản trị hoạt động và tác nghiệp có thể áp dụng tại VISCO

4.1 Tăng năng suất dựa trên các yếu tố đầu vào sẵn có

Năng suất luôn là chủ đề chính trong các cuộc họp bàn và hội thảo của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và VISCO nói riêng Việc tăng năng suất dựa trên các yếu tố đầu vào sẵn có để tăng suất đầu ra hoặc giảm các yếu tố đầu vào

để đảm bảo các yếu tố đầu ra định trước luôn gặp phải rất nhiều rào cản và khó khăn Tuy nhiên nếu việc quản trị hoạt động này không tốt sẽ là một điểm yếu trong quá trình cạnh tranh chi phí ngày càng khắc nghiệt, dẫn tới chính doanh

nghiệp tự chôn chân mình cũng như tự đào thải mình khỏi cuộc chơi của thị trường Vì vậy chủ đề nâng cao năng suất luôn được VISCO đặt lên hàng đầu và

áp dụng tương đối triệt để (đó là: đào tạo cơ bản phù hợp cho người lao động; lực lượng lao động có chọn lọc; luôn có nguồn lực lao động sẵn sàng; duy trì và nâng cao kỹ năng lao động liên tục cho đội ngũ nhân viên trước sự thay đổi của công nghệ và tri thức)

4.2 Hệ thống sản xuất LEAN là loại bỏ các lãng phí.

Đối với một doanh nghiệp sản xuất thép xây dựng như VISCO chỉ cần kiểm soát tốt những chi phí đầu vào thì mức độ cạnh tranh và hiệu quả mang lại từ các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật là rõ rệt (vì giá vốn hàng bán của thép là rất lớn) Trong

đó các nguyên nhân chính dẫn tới tăng chi phí là: Sản xuất thừa, lưu kho, vận chuyển nội bộ, đợi chờ các lệnh sản xuất (mang tính bị động), gia công thừa các chi tiết phục vụ sản xuất mà không tính trước được khả năng sẽ sử dụng chúng,

và rất quan trọng đó là sản phẩm hỏng và lỗi (gây tổn hại rất lớn đến thương hiệu VIS) Tuy nhiên, việc áp dụng LEAN vào thực tế tại VISCO chưa được triệt để ở khâu kiểm soát quá trình (mặc dù đã có những quy trình phục vụ cho các quá trình vận hành), có lẽ đây cũng là một điểm yếu cố hữu tại các doanh nghiệp Việt Nam (không có yếu tố quản trị của nước ngoài)

4.3 Nguyên tắc 5S

Có lẽ nguyên tắc 5S tại VISCO cần rất nhiều thời gian vì để triển khai thì không khó nhưng để duy trì hệ thống thì gặp rất nhiều khó khăn, để duy trì thì con người trong tổ chức phải thay đổi,cũng như phải xây dựng được các chế tài thực hiện phải thật nghiêm túc Tôi thiết nghĩ hoàn toàn có thể thực hiện được tại VISCO khi toàn bộ hệ thống cùng hướng về mục tiêu của doanh nghiệp

5 Kết luận

Quản trị hoạt động và tác nghiệp là một nhiệm vụ rất quan trọng và được đưa lên hàng đầu của các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập quốc tế như hiện nay Nếu quản trị hoạt động không tốt thì chính trong nội tại của doanh nghiệp đã tự hủy hoại chính mình mà không cần tác động của các đối thủ cạnh trạnh cũng như các yếu tố khách quan mang đến Nên việc tăng cường quản trị hoạt động và tác nghiệp cần phải được triển khai đồng bộ từ các nguồn lực sẵn có của doanh

nghiệp và lựa chọn các hình thức áp dụng cho phù hợp thì đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh như kỳ vọng của mỗi doanh nghiệp

Tài liệu tham khảo:

1 Giáo trình bài giảng môn học “Quản trị Hoạt động” - Chương trình đào tạo

Thạc sĩ Quản trị kinh doanh Đại học Grigg – Hoa kỳ

2 Slide bài giảng môn học “Quản trị Hoạt động” - Chương trình đào tạo Thạc sĩ

Quản trị kinh doanh Đại học Grigg – Hoa kỳ

3 Quản trị Sản xuất và Dịch vụ - TS Đồng Thị Thanh Phương, Nhà xuất bản

Thống kê – 2004

4 Trang Web liên quan: vis.com.vn

5 Một số tài liệu lưu hành nội bộ của Công ty CP thép Việt-Ý (VISCO)