Quy trình nhận tiền gửi có kỳ hạn tại công ty tài chính cổ phần sông đà

Các nội dung chính trong bài báo cáo: - Giới thiệu chung về Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà - Giới thiệu Quy trình tác nghiệp “Nhận tiền gửi cớ kỳ hạn”, những bất cập và yêu cầu chỉnh

I MỞ ĐẦU

Tại hầu hết các doanh nghiệp, mỗi hoạt động đều phải có quy trình hoạt động tác nghiệp Quy trình hoạt động nhằm giúp cho người tác nghiệp thực hiện theo những yêu cầu chuẩn mực của công việc đồng thời cũng giúp cho hiệu quả hoạt động tốt hơn

Tuy nhiên, theo sự thay đổi của các yêu cầu công việc những quy trình hoạt động có thể cần phải thay đổi hay chỉnh sửa cho phù hợp

Trong bản báo cáo này tôi muốn đề cập đến Quy trình nhận tiền gửi có kỳ hạn tại Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà, nơi tôi đang công tác Quy trình còn một số những bấp cập cần phải thay đổi Kết hợp với ứng dụng từ môn học Quản trị hoạt động, tôi đưa ra những chỉnh sửa đối với quy trình trên để hoạt động hiệu quả hơn Các nội dung chính trong bài báo cáo:

- Giới thiệu chung về Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà

- Giới thiệu Quy trình tác nghiệp “Nhận tiền gửi cớ kỳ hạn”, những bất cập và yêu cầu chỉnh sửa

- Ứng dụng những kiến thức từ môn học Quản trị hoạt động vào thực tiễn công việc

II NỘI DUNG

1 Giới thiệu chung về Công ty Tài Chính Cổ phần Sông Đà

Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà (SDFC) là tổ chức tín dụng phi ngân hàng được thành lập và hoạt động theo Giấy phép số 137/GP-NHNN do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp ngày 23/05/2008 SDFC được sáng lập bởi ba cổ đông là các Tập đoàn, Tổng công ty, ngân hàng cổ phần giàu tiềm lực: Tập đoàn Sông Đà, Ngân hàng TMCP Quân Đội, Tổng công ty cổ phần Bảo Minh với các hoạt động chính bao gồm:

a Huy động vốn của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước

b Cho vay đối với các cá nhân và tổ chức trong và ngoài nước

c Thực hiện các hoạt động uỷ thác, đầu tư, …

Nhận tiền gửi có kỳ hạn là một trong những nghiệp vụ chính thuộc hoạt động huy động vốn của Công ty Nhận tiền gửi có kỳ hạn áp dụng cho các tổ chức có nhu cầu gửi tiền tại Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà

2 Quy trình tác nghiệp “ Nhận tiền gửi có kỳ hạn” tại Công ty Tài chính Cổ

phần Sông Đà, những bất cập và yêu cầu chỉnh sửa

Quy trình nhận tiền gửi có kỳ hạn:

Nhân viên Phòng Nguồn vốn - Tiếp nhận nhu cầu gửi tiền của khách

hàng, lập bản chào lãi suất theo khung lãi suất đã được Tổng giám đốc phê duyệt

- Lập Hợp đồng tiền gửi trình Lãnh đạo Phòng ( Trưởng phòng, Phó phòng) kiểm duyệt để ký duyệt để trình ký Lãnh đạo Công ty ( Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc)

- Chuyển hợp đồng cho khách hàng ký xác nhận Hợp đồng được lập làm 03 bản, khách hàng giữ 01 bản, Phòng Nguồn vốn giữ 01 bản, Phòng Kế toán giữ 01 bản

Nhân viên Phòng Nguồn vốn Lập hồ sơ khách hàng và gửi sang phòng kế

toán

Nhân viên kế toán Duyệt hồ sơ khách hàng và mở tài khoản

trên hệ thống phần mềm Khách hàng chuyển tiền

- Khách hàng nộp bằng tiền mặt

Nhân viên kế toán Lập giấy nộp tiền cho khách hàng (03 liên),

chuyển cho Thủ Quỹ

ghi trên giấy nộp tiền

- Ký và đóng dấu “đã thu tiền”.

- Trả 1 liên Giấy nộp tiền mặt đóng dấu

“đã thu tiền” cho người nộp

- Chuyển 01 liên sang Phòng Nguồn vốn Nhân viên Phòng Nguồn vốn Nhập thông tin hợp đồng trên hệ thống, lưu

hồ sơ và “chuyển” cho Phòng kế toán hạch toán và lưu chứng từ

Nhân viên kế toán Kiểm tra bộ chứng từ thu tiền mặt và đối

chiếu với dữ liệu nhập trên máy, hạch toán

- Khách hàng chuyển khoản

Nhân viên kế toán - Khi nhận được tiền khách hàng chuyển

về (Giấy báo có của Ngân hàng), nhân viên Kế toán kiểm tra số tiền và các thông tin trên hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn

- Thông báo cho Phòng Nguồn vốn (bằng văn bản) trong ngày làm việc

Nhân viên Phòng Nguồn vốn - Căn cứ vào hợp đồng tiền gửi và thông

báo của Phòng Kế toán, nhân viên Phòng Nguồn vốn nhập thông tin giao dịch của hợp đồng trên hệ thống, lưu hồ sơ và

“chuyển” cho Phòng Kế toán hạch toán

- Lập xác nhận giao dịch chuyển tiền (02 bản) gửi khách hàng 01 bản, lưu hồ sơ

01 bản Nhân viên kế toán Kiểm tra thông tin giao dịch phòng Nguồn

vốn nhập trên máy, hạch toán và lưu chứng

từ theo quy định

Những bất cập cho công tác quản lý và yêu cầu cần chỉnh sửa:

Những bất cập của Quy trình:

Việc lập bản chào lãi suất và Hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn phải có chữ ký của Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc được uỷ quyền mới gây bất cập rất lớn vì nhiều khi cả Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc đi vắng

Lãi suất huy động còn cứng nhắc, mỗi lần khách hàng yêu cầu lãi suất cao hơn bảng thông báo thì nhân viên giao dịch với khách hàng đều phải báo cáo lại lãnh đạo Phòng, lãnh đạo Công ty để quyết định, điều này sẽ tạo ra hình ảnh không tốt với khách hàng, không thể hiện sự chuyên nghiệp và linh hoạt trong công việc

Yêu cầu chỉnh sửa đối với quy trình trên:

Vì đây là hoạt động huy động vốn và nhận tiền về tài khoản, Ban lãnh đạo có thể uỷ quyền cho Trưởng phòng Nguồn vốn ký bản chào lãi suất và Hợp đồng tiền gửi

có kỳ hạn trong trường hợp ban lãnh đạo đi vắng

Công ty cần xây dựng khung lãi suất trần huy động với từng kỳ hạn, cho phép chuyên viên giao dịch ứng xử nhanh và phù hợp với từng khách hàng, để giao dịch được thuận lợi nhất

3 Ứng dụng môn học Quản trị hoạt động vào thực tiễn công việc

Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà không hoạt động trong lĩnh vực sản xuất nhưng từ những kiến thức bổ ích thu được từ môn học Quản trị hoạt động, tôi thấy quan tâm và có thế áp dụng một vài điểm trong phương pháp Just In Time (JIT) và quan điểm sản xuất Lean vào hoạt động thực tiễn tại Công ty

Phương pháp JIT chủ yếu được áp dụng để nâng cao năng lực sản xuất và loại

bỏ lãng phí Việc huy động tiền gửi có kỳ hạn bên Công ty tôi gặp phải sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các TCTD về lãi suất, về sản phẩm nên doanh số huy động vốn từ tiền gửi không cao, chỉ chiếm 3 – 8% trong tổng nguồn vốn huy động của Công ty, phát sinh giao dịch không nhiều Do điều kiện mặt bằng nhỏ, bộ phận kế toán giao dịch và quỹ ở tầng 1, trong khi đó Phòng nguồn vốn lại ở tầng 2, mỗi lần khách hàng đến gửi tiền phải lên tầng 2 làm hợp đồng rồi mới xuống tầng 1 nộp tiền, điều này sẽ làm cho khách hàng thấy bất tiện Để phục vụ khách hàng tốt hơn và không gây lãng phí nguồn lực Công ty nên giao huy động tiền gửi có kỳ hạn ở bộ phận kế toán giao dịch trong phòng kế toán, để khách hàng đến gửi tiền tại Công ty có thể làm hợp đồng và chuyển tiền gửi thuận tiện và nhanh chóng

Lean là hệ thống hướng ra bên ngoài và tập trung vào khách hàng Công ty chúng tôi hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, việc tương tác với khách hàng trong quá trình hoạt động khác nhiều nên việc áp dụng một số điểm trong hệ thống sản xuất Lean

là rất cần thiết

Công ty chúng tôi nên bắt đầu thực hiện với việc tìm hiểu nhu cầu của khách hàng Khách hàng đến với Công ty đều mong muốn được phục vụ nhiệt tình chu đáo

và đặt biệt là được phục vụ nhanh chóng, không mất nhiều thời gian Vì vậy, Công ty phải cắt giảm các khâu hoạt động không cần thiết hoặc bố trí lại thứ tự công việc của các nhân viên để khách hàng không phải chờ đợi nhiều mà các nhân viên đều làm việc hiệu quả nhất

III KẾT LUẬN

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn hoạt động hiệu quả nhất, tối ưu hoá được nguồn lực của mình nhất Để đạt được mong muốn đó, việc quản lý trước hết phải

được thực hiện tốt nhất Quản trị hoạt động thực sự là một hoạt động giúp người quản

lý có cách nhìn tổng thể, bao quát và toàn diện về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mình Từ đó, người quản lý có thể thay đổi hay chỉnh sửa các quy trình làm việc cho phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Tài liệu học tập môn Quản trị hoạt động của chương trình đào tạo Thạc sỹ quản trị kinh doanh- trường đại học Griggs

2 Quy trình hoạt động nghiệp vụ của Công ty Tài chính Cổ phần Sông Đà