I MỞ ĐẦU Tại hầu hết doanh nghiệp, hoạt động phải có quy trình hoạt động tác nghiệp Quy trình hoạt động nhằm giúp cho người tác nghiệp thực theo yêu cầu chuẩn mực công việc đồng thời giúp cho hiệu hoạt động tốt Tuy nhiên, theo thay đổi u cầu cơng việc quy trình hoạt động cần phải thay đổi hay chỉnh sửa cho phù hợp Trong báo cáo muốn đề cập đến Quy trình nhận tiền gửi có kỳ hạn Cơng ty Tài Cổ phần Sơng Đà, nơi tơi cơng tác Quy trình số bấp cập cần phải thay đổi Kết hợp với ứng dụng từ môn học Quản trị hoạt động, đưa chỉnh sửa quy trình để hoạt động hiệu Các nội dung báo cáo: - Giới thiệu chung Công ty Tài Cổ phần Sơng Đà - Giới thiệu Quy trình tác nghiệp “Nhận tiền gửi cớ kỳ hạn”, bất cập yêu cầu chỉnh sửa - Ứng dụng kiến thức từ môn học Quản trị hoạt động vào thực tiễn công việc II NỘI DUNG Giới thiệu chung Cơng ty Tài Chính Cổ phần Sơng Đà Cơng ty Tài Cổ phần Sơng Đà (SDFC) tổ chức tín dụng phi ngân hàng thành lập hoạt động theo Giấy phép số 137/GP-NHNN Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp ngày 23/05/2008 SDFC sáng lập ba cổ đông Tập đồn, Tổng cơng ty, ngân hàng cổ phần giàu tiềm lực: Tập đồn Sơng Đà, Ngân hàng TMCP Quân Đội, Tổng công ty cổ phần Bảo Minh với hoạt động bao gồm: a Huy động vốn cá nhân, tổ chức nước b Cho vay cá nhân tổ chức nước c Thực hoạt động uỷ thác, đầu tư, … Nhận tiền gửi có kỳ hạn nghiệp vụ thuộc hoạt động huy động vốn Công ty Nhận tiền gửi có kỳ hạn áp dụng cho tổ chức có nhu cầu gửi tiền Cơng ty Tài Cổ phần Sơng Đà Quy trình tác nghiệp “ Nhận tiền gửi có kỳ hạn” Cơng ty Tài Cổ phần Sơng Đà, bất cập u cầu chỉnh sửa Quy trình nhận tiền gửi có kỳ hạn: NGƯỜI THỰC HIỆN Nhân viên Phòng Nguồn vốn NỘI DUNG CÔNG VIỆC - Tiếp nhận nhu cầu gửi tiền khách hàng, lập chào lãi suất theo khung lãi suất Tổng giám đốc phê duyệt - Lập Hợp đồng tiền gửi trình Lãnh đạo Phòng ( Trưởng phòng, Phó phòng) kiểm duyệt để ký duyệt để trình ký Lãnh đạo Cơng ty ( Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc) - Chuyển hợp đồng cho khách hàng ký xác nhận Hợp đồng lập làm 03 bản, khách hàng giữ 01 bản, Phòng Nguồn vốn giữ 01 bản, Phòng Kế tốn giữ 01 Nhân viên Phòng Nguồn vốn Lập hồ sơ khách hàng gửi sang phòng kế Nhân viên kế tốn tốn Duyệt hồ sơ khách hàng mở tài khoản hệ thống phần mềm Khách hàng chuyển tiền - Khách hàng nộp tiền mặt Nhân viên kế toán Lập giấy nộp tiền cho khách hàng (03 liên), Thủ Quỹ chuyển cho Thủ Quỹ - Nhận kiểm đếm tiền mặt theo số tiền ghi giấy nộp tiền - Ký đóng dấu “đã thu tiền” - Trả liên Giấy nộp tiền mặt đóng dấu “đã thu tiền” cho người nộp Nhân viên Phòng Nguồn vốn - Chuyển 01 liên sang Phòng Nguồn vốn Nhập thơng tin hợp đồng hệ thống, lưu hồ sơ “chuyển” cho Phòng kế toán hạch toán lưu chứng từ Nhân viên kế toán Kiểm tra chứng từ thu tiền mặt đối chiếu với liệu nhập máy, hạch toán - Khách hàng chuyển khoản Nhân viên kế toán - Khi nhận tiền khách hàng chuyển (Giấy báo có Ngân hàng), nhân viên Kế tốn kiểm tra số tiền thông tin hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn - Thơng báo cho Phòng Nguồn vốn (bằng Nhân viên Phòng Nguồn vốn văn bản) ngày làm việc - Căn vào hợp đồng tiền gửi thơng báo Phòng Kế tốn, nhân viên Phòng Nguồn vốn nhập thơng tin giao dịch hợp đồng hệ thống, lưu hồ sơ “chuyển” cho Phòng Kế tốn hạch tốn - Lập xác nhận giao dịch chuyển tiền (02 bản) gửi khách hàng 01 bản, lưu hồ sơ Nhân viên kế toán 01 Kiểm tra thơng tin giao dịch phòng Nguồn vốn nhập máy, hạch toán lưu chứng từ theo quy định Những bất cập cho công tác quản lý yêu cầu cần chỉnh sửa: Những bất cập Quy trình: Việc lập chào lãi suất Hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn phải có chữ ký Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc uỷ quyền gây bất cập lớn nhiều Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc vắng Lãi suất huy động cứng nhắc, lần khách hàng yêu cầu lãi suất cao bảng thơng báo nhân viên giao dịch với khách hàng phải báo cáo lại lãnh đạo Phòng, lãnh đạo Công ty để định, điều tạo hình ảnh khơng tốt với khách hàng, khơng thể chuyên nghiệp linh hoạt công việc Yêu cầu chỉnh sửa quy trình trên: Vì hoạt động huy động vốn nhận tiền tài khoản, Ban lãnh đạo uỷ quyền cho Trưởng phòng Nguồn vốn ký chào lãi suất Hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn trường hợp ban lãnh đạo vắng Công ty cần xây dựng khung lãi suất trần huy động với kỳ hạn, cho phép chuyên viên giao dịch ứng xử nhanh phù hợp với khách hàng, để giao dịch thuận lợi Ứng dụng môn học Quản trị hoạt động vào thực tiễn công việc Công ty Tài Cổ phần Sơng Đà khơng hoạt động lĩnh vực sản xuất từ kiến thức bổ ích thu từ môn học Quản trị hoạt động, tơi thấy quan tâm áp dụng vài điểm phương pháp Just In Time (JIT) quan điểm sản xuất Lean vào hoạt động thực tiễn Công ty Phương pháp JIT chủ yếu áp dụng để nâng cao lực sản xuất loại bỏ lãng phí Việc huy động tiền gửi có kỳ hạn bên Công ty gặp phải cạnh tranh mạnh mẽ từ TCTD lãi suất, sản phẩm nên doanh số huy động vốn từ tiền gửi không cao, chiếm – 8% tổng nguồn vốn huy động Công ty, phát sinh giao dịch không nhiều Do điều kiện mặt nhỏ, phận kế toán giao dịch quỹ tầng 1, Phòng nguồn vốn lại tầng 2, lần khách hàng đến gửi tiền phải lên tầng làm hợp đồng xuống tầng nộp tiền, điều làm cho khách hàng thấy bất tiện Để phục vụ khách hàng tốt không gây lãng phí nguồn lực Cơng ty nên giao huy động tiền gửi có kỳ hạn phận kế tốn giao dịch phòng kế tốn, để khách hàng đến gửi tiền Cơng ty làm hợp đồng chuyển tiền gửi thuận tiện nhanh chóng Lean hệ thống hướng bên tập trung vào khách hàng Công ty hoạt động lĩnh vực dịch vụ, việc tương tác với khách hàng trình hoạt động khác nhiều nên việc áp dụng số điểm hệ thống sản xuất Lean cần thiết Công ty nên bắt đầu thực với việc tìm hiểu nhu cầu khách hàng Khách hàng đến với Công ty mong muốn phục vụ nhiệt tình chu đáo đặt biệt phục vụ nhanh chóng, khơng nhiều thời gian Vì vậy, Cơng ty phải cắt giảm khâu hoạt động khơng cần thiết bố trí lại thứ tự công việc nhân viên để khách hàng chờ đợi nhiều mà nhân viên làm việc hiệu III KẾT LUẬN Bất doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu nhất, tối ưu hố nguồn lực Để đạt mong muốn đó, việc quản lý trước hết phải thực tốt Quản trị hoạt động thực hoạt động giúp người quản lý có cách nhìn tổng thể, bao qt toàn diện hiệu hoạt động doanh nghiệp Từ đó, người quản lý thay đổi hay chỉnh sửa quy trình làm việc cho phù hợp để nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu học tập mơn Quản trị hoạt động chương trình đào tạo Thạc sỹ quản trị kinh doanh- trường đại học Griggs Quy trình hoạt động nghiệp vụ Cơng ty Tài Cổ phần Sơng Đà ...2 Quy trình tác nghiệp “ Nhận tiền gửi có kỳ hạn Cơng ty Tài Cổ phần Sơng Đà, bất cập yêu cầu chỉnh sửa Quy trình nhận tiền gửi có kỳ hạn: NGƯỜI THỰC HIỆN Nhân viên... bất cập cho công tác quản lý yêu cầu cần chỉnh sửa: Những bất cập Quy trình: Việc lập chào lãi suất Hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn phải có chữ ký Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc uỷ quy n gây bất... LIỆU THAM KHẢO Tài liệu học tập môn Quản trị hoạt động chương trình đào tạo Thạc sỹ quản trị kinh doanh- trường đại học Griggs Quy trình hoạt động nghiệp vụ Cơng ty Tài Cổ phần Sơng Đà