Quy trình huy động tiền gửi có kỳ hạn tại công ty tài chính công nghiệp tàu thủy

Các dòng sản phẩm của Công ty Tài chính Công nghiệp tàu thủy là: Huy động nguồn vốn, Tín dụng; đầu tư tài chính; bảo lãnh; ..… Tại hầu hết các doanh nghiệp, mỗi hoạt động đều phải có quy

QUY TRÌNH HUY ĐỘNG TIỀN GỬI CÓ KỲ HẠN TẠI CÔNG TY

TÀI CHÍNH CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY

I MỞ ĐẦU

Ra đời năm 2000, Công ty tài chính Công nghiệp Tàu thủy - một tổ chức tín dụng phi ngân hàng Hầu hết các ngân hàng đều cho rằng ngân hàng là loại công nghiệp tài chính chứ hông phải là công nghiệp dịch vụ Khuynh hướng cạnh tranh của họ dựa trên năng lực về tài chính nhiều hơn

là chất lượng dịch vụ

Các dòng sản phẩm của Công ty Tài chính Công nghiệp tàu thủy là: Huy động nguồn vốn, Tín dụng; đầu tư tài chính; bảo lãnh; …

Tại hầu hết các doanh nghiệp, mỗi hoạt động đều phải có quy trình hoạt động tác nghiệp Quy trình hoạt động nhằm giúp cho người tác nghiệp thực hiện theo những yêu cầu chuẩn mực của công việc đồng thời cũng giúp cho hiệu quả hoạt động tốt hơn

Tuy nhiên, theo sự thay đổi của các yêu cầu công việc những quy trình hoạt động có thể cần phải thay đổi hay chỉnh sửa cho phù hợp

Trong bản báo cáo này tôi muốn đề cập đến Quy trình huy động tiền gửi có kỳ hạn tại Công ty Tài chính Công nghiệp Tàu thủy, nơi tôi đang công tác Quy trình còn một số những bấp cập cần phải thay đổi Kết hợp

với ứng dụng từ môn học Quản trị hoạt động, tôi đưa ra những chỉnh sửa đối với quy trình trên để hoạt động hiệu quả hơn

II NỘI DUNG

1 Giới thiệu chung về Công ty Tài Chính Công nghiệp Tàu thủy

Công ty Tài chính Công nghiệp Tàu thủy (VFC) là tổ chức tín dụng phi ngân hàng được thành lập và hoạt động theo Giấy phép số 04/GP-NHNN do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp ngày 16/03/2000, với các hoạt động chính bao gồm:

a Huy động vốn của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước

b Cho vay đối với các cá nhân và tổ chức trong và ngoài nước

c Thực hiện các hoạt động uỷ thác, đầu tư, …

Nhận tiền gửi có kỳ hạn là một trong những nghiệp vụ chính thuộc hoạt động huy động vốn của Công ty Nhận tiền gửi có kỳ hạn áp dụng cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu gửi tiền tại VFC

2 Quy trình tác nghiệp “ Nhận tiền gửi có kỳ hạn” tại VFC, những

bất cập và yêu cầu chỉnh sửa

Quy trình nhận tiền gửi có kỳ hạn được mô tả theo trình tự sau:

Nhân viên Phòng Nguồn vốn - Tiếp nhận nhu cầu gửi tiền của

khách hàng, lập bản chào lãi suất theo khung lãi suất đã được Tổng

giám đốc phê duyệt theo từng thời kỳ

- Lập Hợp đồng tiền gửi trình Lãnh

đạo Phòng (Trưởng phòng, Phó

phòng) kiểm duyệt để ký duyệt để

trình ký Lãnh đạo Công ty (Tổng

giám đốc, Phó tổng giám đốc).

- Chuyển hợp đồng cho khách hàng

ký xác nhận Hợp đồng được lập

làm 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản Nhân viên Phòng Nguồn vốn Lập hồ sơ khách hàng và gửi sang

phòng kế toán

Nhân viên kế toán Duyệt hồ sơ khách hàng và mở tài

khoản trên hệ thống phần mềm Khách hàng chuyển tiền

- Trường hợp Khách hàng nộp

bằng tiền mặt

Nhân viên giao dịch ngân quỹ Lập giấy nộp tiền cho khách hàng (03

liên), chuyển cho Thủ Quỹ

tiền ghi trên giấy nộp tiền

- Ký và đóng dấu “đã thu tiền”.

- Trả 1 liên Giấy nộp tiền mặt đóng

dấu “đã thu tiền” cho người nộp

- Chuyển 01 liên sang Phòng Nguồn

vốn Nhân viên Phòng Nguồn vốn Nhập thông tin hợp đồng trên hệ

thống, lưu hồ sơ và “chuyển” cho Phòng kế toán hạch toán và lưu chứng

từ Nhân viên kế toán Kiểm tra chứng từ thu tiền mặt và đối

chiếu với dữ liệu nhập trên máy, hạch

toán

- Khách hàng chuyển khoản

Nhân viên kế toán - Khi nhận được tiền khách hàng

chuyển về (Giấy báo có của Ngân hàng), nhân viên Kế toán kiểm tra

số tiền và các thông tin trên hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn

- Thông báo cho Phòng Nguồn vốn

(bằng văn bản) trong ngày làm việc Nhân viên Phòng Nguồn vốn - Căn cứ vào hợp đồng tiền gửi và

thông báo của Phòng Kế toán, nhân viên Phòng Nguồn vốn nhập thông tin giao dịch của hợp đồng trên hệ thống, lưu hồ sơ và “chuyển” cho

Phòng Kế toán hạch toán

Nhân viên kế toán Kiểm tra thông tin giao dịch phòng

Nguồn vốn nhập trên máy, hạch toán

và lưu chứng từ theo quy định

Những bất cập cho công tác quản lý và yêu cầu cần chỉnh sửa:

Việc lập bản chào lãi suất và Hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn phải có chữ

ký của Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc được uỷ quyền gây bất cập rất lớn vì nhiều khi cả Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc đi vắng

Lãi suất huy động ấn định cụ thể không linh hoạt theo thay đổi của thị trường liên Ngân hàng, mỗi lần khách hàng yêu cầu lãi suất cao hơn bảng thông báo thì nhân viên giao dịch với khách hàng đều phải báo cáo lại lãnh đạo Phòng, lãnh đạo Công ty để quyết định, điều này sẽ tạo ra hình ảnh không tốt với khách hàng, không thể hiện sự chuyên nghiệp và linh hoạt trong công việc, đồng thời sẽ không giữ được khách hàng vì mất thời gian thủ tục trình lãi suất

Chỉnh sửa đối với quy trình trên:

Đây là hoạt động huy động vốn và nhận tiền về tài khoản, Ban lãnh

đạo có thể uỷ quyền cho Trưởng phòng Nguồn vốn ký bản chào lãi suất (sau

khi đã thống nhất nội bộ) và Hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn theo hạn mức

được lãnh đạo phân bổ theo cấp bậc, trong trường hợp ban lãnh đạo đi vắng

có thể ký thay sau khi có sự thống nhất qua điện thoại

Công ty cần xây dựng khung lãi suất trần huy động với từng kỳ hạn, cho phép chuyên viên giao dịch ứng xử nhanh và phù hợp với từng khách

hàng, để giao dịch được thuận lợi nhất, thu hút được nhiều khách hàng với phương châm phục vụ thuận tiện – nhanh chóng – hiệu quả

* Ứng dụng môn học Quản trị hoạt động vào thực tiễn công việc

VFC không hoạt động trong lĩnh vực sản xuất nhưng từ những kiến thức bổ ích thu được từ môn học Quản trị hoạt động, tôi thấy quan tâm và

có thế áp dụng một vài điểm trong phương pháp Just In Time (JIT) và quan điểm sản xuất Lean vào hoạt động thực tiễn tại Công ty

Phương pháp JIT chủ yếu được áp dụng để nâng cao năng lực sản xuất và loại bỏ lãng phí Do các Tổ chức Tín dụng phi Ngân hàng không có chức năng thanh toán nên các Doanh nghiệp không được mở tài khoản tại VFC dẫn đến việc theo dõi được dòng tiền về của khách hàng để thu hút huy động là rất khó Để phục vụ khách hàng tốt hơn cũng như không gây lãng phí nguồn huy động từ các Doanh nghiệp đến vay tại VFC, Công ty đề xuất

và yêu cầu khách hàng có quan hệ tín dụng với VFC mở tại khoản tại một Ngân hàng ruột của VFC, tài khoản này VFC có quyền yêu cầu Ngân hàng thông báo đồng thời với khách hàng số dư định kỳ hoặc thông báo cho VFC ngay khi có khoản tiền về đến tài khoản của khách hàng Từ đó VFC có khả năng kiểm soát nguồn thu của khách hàng hiệu quả hơn cũng như huy động đợc nguồn tiền nhà rỗi của khách hàng trong thời gian khách hàng chưa có nhu cầu sử dụng

Lean là hệ thống hướng ra bên ngoài và tập trung vào khách hàng Công ty chúng tôi hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, việc tương tác với khách hàng trong quá trình hoạt động khác nhiều nên việc áp dụng một số điểm trong hệ thống sản xuất Lean là rất cần thiết

Công ty chúng tôi nên bắt đầu thực hiện với việc tìm hiểu nhu cầu của khách hàng Khách hàng đến với Công ty đều mong muốn được phục vụ nhiệt tình chu đáo và đặt biệt là được phục vụ nhanh chóng, không mất nhiều thời gian Vì vậy, Công ty phải cắt giảm các khâu hoạt động không cần thiết hoặc bố trí lại thứ tự công việc của các nhân viên để khách hàng không phải chờ đợi nhiều mà các nhân viên đều làm việc hiệu quả nhất Cụ thể như sau:

- Đặc thù của dịch vụ tài chính là phải tuân thủ chặt chẽ các quy định, thủ tục hành chính, do đó đòi hỏi khách hàng phải chờ đợi Công ty luôn tìm cách đơn giản hóa các thủ tục cho khách hàng, nhưng vẫn phải đảm bảo các điều kiện về quản lý chất lượng

- Trong quá trình hoạt động kinh doanh luôn ẩn chứa những yếu tố bên ngoài tác động Trong một số tình huống, cán bộ của công ty

có thể có những thao tác chủ quan, gây lãng phí Đơn giản như in draft Hợp đồng để khách hàng và Công ty cùng thống nhất thì không được in giấy trắng mà phải in giấy nháp, hoặc có thể gửi qua mail thống nhất nội dung trước khi giao dịch để tiết kiệm thời gian đi lại của khách hàng

- Mỗi thành viên phải nhận thức được các loại lãng phí và trách nhiệm của mình trong việc loại bỏ nó Bản thân những người lãnh đạo trong công ty phải thực hiện nghiêm túc để nhân viên noi gương học tập

- Kết hợp chặt chẽ giữa việc hoàn thiện quy trình với việc khoán sản phẩm, thúc đẩy nhân viên có động lực cống hiến Tuy nhiên, vẫn chú trọng việc quản lý linh hoạt, thay đổi quy trình hoạt động cho phù hợp với ngành nghề và điều kiện thực tiễn, áp dụng Công nghệ thông tin vào điều hành và quản lý các hoạt động của Công

ty Có cơ chế thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích nhân viên sử dụng các mối quan hệ của mình để phục vụ tốt cho công việc của Công ty

- Tổ chức thực hiện tốt phong trào sáng kiến, ý tưởng cải tiến phong cách làm việc và phục vụ khách hàng

- Thoả mãn các yêu cầu của khách hàng một cách hợp lý: Cung cấp các dịch vụ phục vụ cho từng loại khách hàng (Không dùng một chính sách cho tất cả các loại khách hàng khác nhau mà cần linh hoạt chính sách cho từng khách hàng riêng biệt)

KẾT LUẬN

Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường không có gì hơn là phải lựa chọn được một chiến lược cạnh tranh hợp lý, tìm ra những điểm bất cập trong hoạt động của bộ máy điều hành và phải biết tối ưu nó nhằm loại bỏ những lãng phí không cần thiết để đạt hiệu quả cao nhất Hy vọng rằng với kinh nghiệm của bản thân kết hợp với các kiến thức thu được trong môn học, tôi sẽ áp dụng linh hoạt và hiệu quả trong điều hành nhằm đưa Doanh nghiệp ngày một phát triển

Hà nội, ngày 05 tháng 01 năm 2011

Học viên lớp M.0709

Vũ Hoài Giang

Tài liệu tham khảo

1 Giáo trình Quản trị hoạt động

2 Tài liệu tham khảo của Griggs cung cấp

3 Quy trình nghiệp vụ tại Doanh nghiệp công tác