Chi tiết cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp Hải HàHình dung rõ nhất về bộ máy quản lý, cách thức hoạt động của bộ máy này trong việc điều hành và quản lý công ty bánh kẹo cổ phần Hải HàPhân tích sơ đồ cơ cấu theo 6 thuộc tính.Chi tiết và cụ thể
MỤC LỤC A – Giới thiệu Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà I II Sơ đồ cấu Công ty: Giới thiệu chung Công ty: B – Phân tích sơ đồ cấu theo thuộc tính I II III IV V VI Chun mơn hóa tổng hợp hóa Hợp nhóm hình thành phận Cấp quản lí tầm quản lí Các mối quan hệ quyền hạn Tập trung phi tập trung quản lí Phối hợp phận tổ chức C – Tổng hợp A – Giới thiệu chung Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà: I Sơ đồ cấu Công ty Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Chi nhánh miền Trung Chi nhánh miền Nam Văn phòng Phó tổng giám đốc kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm Phó tổng giám đốc kinh doanhtài Phòng kinh doanh Phòng phát triển dự án Phòng vật tư Phòng tài ty: II Giới thiệu chungPhòng Cơng kế vụ hoạch – thị 1, Giới thiệu chung: trường Phó tổng giám đốc sản xuất Kế tốn trưởng Xí nghiệp kẹo tổng hợp Xí nghiệp bánh Xí nghiệp phụ trợ Nhà máy bánh kẹo HH1 Nhà máy bánh kẹo HH2 Phòng kế tốn - Tên cơng ty: Cơng ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - Tên viết tắt: HAIHACO - Trụ sở chính: Số 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội 2, Lich sử hình thành: - Cơng ty thành lập ngày 25/12/1960, gần 50 năm phấn đấu trưởng thành, từ xưởng làm nước mắm magi trở thành nhà sản xuất bánh kẹo hàng đầu Việt Nam với quy mô lên tới 20.000 sản phẩm / năm - Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất bánh kẹo cấp chứng nhận hệ thống “Phân tích mối nguy điểm kiểm soát tới hạn” (HACCP) Việt Nam Điều thể cảm kết Lãnh đạo doanh nghiệp đảm bảo an toàn thực phẩm sức khỏe người tiêu dùng - Năm 2003, Công ty thực cổ phần hóa theo định số 191/2003/ QĐ – BCN ngày 14/11/2003 Bộ Nông nghiệp - Cơng ty thức hoạt động hình thức Cơng ty Cổ phần từ ngày 20/01/2004 theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0103003614 Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp thay đổi lần thứ tư ngày 07/05/2012 3, Các hoạt động sản xuất, kinh doanh Cơng ty: - Sản xuất, kinh doanh bánh kẹo chế biến sản phẩm - Kinh doanh xuất nhập khẩu: nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, sản phẩm chuyên ngành, hàng hóa tiêu dùng sản phẩm hàng hóa kh ác - Đầu tư xây dựng, cho thuê văn phòng, nhà ở, trung tâm thương mại * Trong đó, HAIHACO xác định sản phẩm kẹo Chew, kẹo Jelly, kẹo xốp, bánh kem xốp, bánh mềm cao cấp, bánh phủ socola sản phẩm dinh dưỡng sản phẩm kinh doanh chủ lực B Phân tích sơ đồ cấu theo thuộc tính: I Chun mơn hóa tổng hợp hóa: Tính chun mơn hóa: Chun mơn hóa cơng việc thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành cơng việc mang tính độc lập tương đối để trao cho cá nhân, nhằm mục đích nâng cao suất cho công ty Ở cấu Trụ sở Cơng ty nhóm xét đến, mức độ chun mơn hóa thể rõ ràng việc phân chia chức phận phòng ban: Đại hội đồng cổ đơng: có nhiệm vụ chuyên môn định hướng phát triển cho công ty, định vấn đề quan trọng công ty liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh mức chiến lược, điều lệ công ty, thành viên cao cấp công ty Hội đồng quản trị: định vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi cơng ty, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng Cổ đông Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát hoạt động giám đốc cán quản lí khác cơng ty Ban kiểm sốt: có nhiệm vụ kiểm tra hợp lí, hợp pháp, tính trung thực mức độ cẩn trọng quản lí, điều hành hoạt động kinh doanh, tổ chức công tác kế tốn, thống kê, lập báo cáo tài chính, nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp cổ đơng Ban điều hành: bao gồm tổng giám đốc, phó tổng giám đốc + Tổng giám đốc:điều hành định vấn đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, trực tiếp phụ trách phòng điều hành Xí nghiệp thành viên + Phó tổng giám đốc Tài chính-Kinh doanh: chịu trách nhiệm hoạt động tài chính, quản lí vốn nguồn ngân quỹ, chịu trách nhiệm báo cáo với Tổng Giám đốc Hội đồng quản trị hiệu sinh lợi công ty; trực tiếp phụ trách phòng Tài vụ + Phó tổng giám đốc Kỹ thuật: chịu trách nhiệm hoạt động kĩ thuật, chịu trách nhiệm báo cáo với Tổng Giám đốc Hội đồng Quản trị hiệu sử dụng tài sản, trang thiết bị công ty; trực tiếp phụ trách phòng Kĩ thuật – Phát triển + Phó tổng giám đốc Sản xuất: chịu trách nhiệm giám sát hoạt động, quản lí cơng nhân sản xuất xí nghiệp, nhà máy Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng Giám đốc Hội đồng quản trị công việc thuộc phạm vi quyền hạn trách nhiệm Kế tốn trưởng Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tổ chức hoạt động Marketing, nghiên cứu thị trường, cung cấp vật tư sản xuất, cân đối kế hoạch thực đề biện pháp tiêu thụ sản phẩm hợp lí, đảm bảo q trình sản xuất kinh doanh ổn định, đạt hiệu cao Phòng tài vụ: Có nhiệm vụ đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán kế tốn, tính chi phí đầu vào đầu ra, tính tốn mức lãi thơ, đánh giá kết sản xuất kinh doanh, phân tích báo cáo tài … Phòng kĩ thuật: Với nhiệm vụ theo dõi việc thực q trình cơng nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, nghiên cứu thử sản phẩm phát triển sản phẩm có tiềm Phòng Kiểm tra Chất lượng sản phẩm: Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm nhập kho, xác định mục tiêu dùng nguyên vật liệu, lập kế hoạch thực quản trị chất lượng chịu trach nhiệm trước Tổng giám đốc Văn phòng: Lập định mức thời gian cho sản phẩm, tính lương trả cho cán công nhân viên, thưởng, tuyển dụng, đào tạo lao động, phụ trách bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp phục vụ tiếp khách Phòng Kế hoạch – Thị trường: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu thập xử lí thông tin để xác định dự báo cung cầu bánh kẹo biến động thị trường nguyên vật liệu, thực kế hoạch, kí hợp đồng, tổ chức hoạt động Marketing từ trình sản xuất đến q trình tiêu thụ, thăm dò thị trường, quảng cáo, lập kế hoạch sách xúc tiến để đẩy mạnh tiến độ tiêu thụ sản phẩm ,… lập dự án phát triển cho năm Phòng vật tư: Lên kế hoạch cung cấp vật tư cho sản xuất, thống kê tình hình sử dụng đặt hàng ngun vật liệu Mơ hình sản xuất cơng ty gồm xí nghiệp thành viên: + Xí nghiệp bánh + Xí ghiệp phụ trợ + Nhà máy bánh kẹo HH1 + Nhà máy bánh kẹo HH2 + Xí nghiệp kẹo tổng hợp Ưu điểm - Sự phân chia công việc giúp công ty tăng suất đồng thời tiến hành hoạt động thương mại tài đồng thời tạo nên tính chuyên nghiệp hệ thống - Giữ uy tín sức mạnh chức chủ yếu - Tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt chẽ cấp - Tạo điều kiện cho nhân viên lựa chọn cơng việc vị trí phù hợp với thực lực thân Nhược điểm - Dễ dẫn đến mâu thuẫn khó thống ý kiến đơn vị chức đề mục tiêu, chiến lược - Các phòng ban thường tập trung vào nhiệm vụ nên dễ dẫn tới nhàm chán cơng việc Tính tổng hợp hóa: - Tổng hợp hóa q trình phòng ban, phận khơng làm cơng việc theo chun mơn mà làm nhiệm vụ khác có liên quan trực tiếp đến lĩnh vực làm việc để đạt kết tối ưu - Ở Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà, việc tổng hợp hóa diễn vài phòng ban: phòng Kinh doanh, phòng vật tư, … Phòng Kinh doanh, nhân viên không thực nhiệm vụ bán hàng, cung cấp sản phẩm đến tay người tiêu dùng mà trước cần lập kế hoạch riêng cho phòng ban kế hoạch kinh doanh mục tiêu cần đạt được, từ nhân viên tập trung vào cơng việc Phòng vật tư: công việc nhân viên vật tư không quản lí số vật tư cơng ty, xuất vật liệu cho sản xuất mà cần lập kế hoạch sử dụng vật tư hợp lí mua bán vật tư cho tổ chức Ưu điểm - Tăng khả phối hợp, sáng tạo nhân viên - Giảm bớt nhàm chán công việc người lao động - Tạo điều kiện phát triển nhà quản lí doanh nghiệp tổng hợp Nhược điểm - Gây khó khăn cho việc đào tạo, phát triển - Khó tìm chuyên giỏi lĩnh vực cụ việc tổng hợp hóa doanh nghiệp q lớn II Hợp nhóm hình thành phận: Mơ hình tổ chức phận theo chức năng: Sơ đồ cấu tổ chức công ty thể bên thiết kế theo mơ hình tổ chức theo chức Cụ thể, phận công ty tổ chức theo chức kỹ thuật,sản xuất, kinh doanh-tài chính, văn phòng…Trong tổ chức cơng ty, phận, phòng ban tạo thành nhằm thực nhiệm vụ đặc trưng đó( phần chun mơn hóa trình bày) Nhìn chung phận chia thành cấp chiến lược (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị), cấp tác nghiệp (Ban điều hành, phòng ban chức năng) Ban kiểm sốt hoạt động hồn tồn độc lập với quan quản lý( HĐQT, Ban điều hành) Ưu điểm -Có thể phát huy đầy đủ ưu phận theo chức đơn vị, nhân viên dễ dàng tích lũy kinh nghiệm theo mảng hoạt động -Đơn giản hóa việc tuyển dụng, đào tạo -Các phó tổng giám đốc phận nhận rõ chức nhiệm vụ mình, tạo hiệu cao cơng việc chun mơn, tránh tình trạng bị chồng chéo nhiệm vụ Nhược điểm -Thiếu phối hợp hoạt động phận -Hạn chế tầm nhìn quản lý đội ngũ quản lý phận -Dễ xảy tình trạng đổ lỗi việc thực mục tiêu chung tổ chức cho cấp lãnh đạo cao 2.Mơ hình tổ chức phận theo địa dư: Các chi nhánh miền Trung miền Nam chịu quản lý trực tiếp Tổng Giám đốc, phòng Phát triển dự án, Kế hoạch - Thị trường tham gia khảo sát, phân tích, đưa ý kiến tư vấn cho nhà quản lý chi nhánh Ưu điểm -Dễ tập trung ý vào chi nhánh -Dễ dàng điều tra thông tin thị trường khu vực chi nhánh -Tận dụng lợi nguồn lực địa phương khác -Dễ dàng quy định trách nhiệm giải trình kết cuối Nhược điểm -Công việc chi nhánh bị trùng lặp Cần nhiều người có lực quản lý chung -Cơng việc kiểm soát cấp quản lý cao trở nên phức tạp va khó khăn Mơ hình tổ chức theo đơn vị chiến lược: Theo cấu trên, ngồi phòng ban chun mơn có xí nghiệp, nhà máy mang tính độc lập cao chịu trách nhiệm tất hoạt động thiết kế, sản xuất phân phối sản phẩm mình: Xí nghiệp Bánh, xí nghiệp Kẹo tổng hợp, xí nghiệp Phụ trợ, Nhà máy HH1, nhà máy HH2 Ưu điểm -Đánh giá vị trí cơng ty bánh kẹo Hải Hà thị trường -Là điều chỉnh hoạt động tổ chức tập trung vào trung tâm chiến lược -Mục tiêu tương đối rõ ràng độc lập giúp trình triển khai kế hoạch hoạt động thuận lợi, hiệu Nhược điểm - Dễ xảy tình trạng nhà máy xí nghiệp ưu tiên lợi ích hơn, lấn át lợi ích tồn tổ chức - Chi phí cho việc xây dựng trì cấu hoạt động quản lý nhà máy, xí nghiệp tăng bị trùng lặp công việc - Những kỹ kỹ thuật không chuyển giao dễ dàng chuyên viên kỹ thuật bị phân tán vào nhà máy xí nghiệp Cơng tác kiểm soát cán cấp cao trở nên phức tạp III Cấp quản lý tầm quản lý: Cơ cấu quản lý theo cấu nằm ngang với cấp quản lý.Trong cấp cao Đại hội đồng cổ đông cấp thấp phòng ban xí nghiệp Các thành viên đội ngũ quản lý, ban giám đốc có tầm quản lý rộng Ưu điểm -Hoạt động hiệu mơi trường thay đổi nhanh chóng -Nhân viên phòng ban di chuyển theo chiều ngang chức hoạt động (ví dụ từ chức phân tích kế hoạch-thị trường sản phẩm sang chức tài chính) Nhược điểm -Nhà quản lý cấp cao phải có trách nhiệm lớn đơi bị tải -Thuộc cấp nhận dẫn giám sát -Yêu cầu lực cán quản lý cấp cao phức tạp khắt khe hơn, trường hợp cán nghỉ việc nhiều thời gian để tìm người thay thích hợp IV Quyền hạn trách nhiệm tổ chức: - Đại hội đồng cổ đông : Là quan có thẩm quyền cao định vấn đề quan trọng Công ty theo Luật doanh nghiệp Điều lệ Công ty ĐHĐCĐ quan thông qua chủ trương sách đầu tư dài hạn việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh công ty , định cấu vốn, bầu quan quản lý điều hành sản xuất kinh doanh Công ty - Hội đồng quản trị : Là tổ chức quản lý cao ĐHĐCĐ bầu HĐQT có trách nhiệm giám sát hoạt động giám đốc cán quản lý khác công ty Quyền HĐQT pháp luật, điều lệ công ty nghị ĐHĐCĐ quy định Có thể thực trao quyền ủy quyền cho ba phó giám đốc hoạt động sản xuất kinh doanh - Ba phó Tổng Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc nội dung công việc phân công, chủ động giải công việc Tổng Giám đốc ủy quyền theo quy định Pháp luật Điều lệ Cơng ty -Ban kiểm sốt : Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đơng kiểm sốt hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành Công ty MỐI QUAN HỆ QUYỀN HẠN Về quyền hạn tham mưu: Xét công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà , quyền hạn tham mưu không diễn tất cấp , mà phụ thuộc vào lực tham mưu ,một số cấp có quyền tham mưu cho cấp - Ban kiểm sốt có quyền tham mưu cho Hội đồng quản trị việc định cơng ty Kiểm tốn độc lập , mức phí kiểm toán vấn đề liên quan đến rút lui , bãi nhiệm cơng ty Kiểm tốn - Văn phòng Kế tốn trưởng có quyền tham mưu cho Tổng giám đốc: + Văn phòng tham mưu cho tổng giám đốc vấn đề nhân sự, lương thưởng, bảo hiểm… + Kế toán trưởng tham mưu cho Tổng giám đốc vấn đề tài công ty, … Về quyền hạn trực tuyến: - Thể rõ sơ đồ cấu tổ chức, ứng với mũi tên từ xuống thể quyền hạn trực tuyến cấp cao so với cấp thấp Đi từ cao xuống thấp, cấp cao có quyền trực tiếp định cho cấp VÍ DỤ : + Phó tổng giám đốc kỹ thuật có quyền hạn trực tuyến trưởng phòng kỹ thuật , trưởng phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm trưởng phòng vật tư + Phó tổng giám đốc kinh doanh - tài có quyền hạn trực tuyến trưởng phòng phát triển -dự án , trưởng phòng kế hoạch -thị trường , trưởng phòng kinh doanh trưởng phòng tài vụ Về quyền hạn chức năng: - Thể chỗ cấp cao trao cho cá nhân hay phận cấp định kiểm soát hoạt động định phận khác Ví dụ: + Tổng Giám đốc trao cho văn phòng quyền theo dõi, giám sát việc chấp hành nội quy lao động, nội quy, quy chế Công ty thực cơng tác kỷ luật phòng khác + Phó tổng giám đốc kỹ thuật trao cho phòng vật tư quyền quản lý toàn vật tư , hàng hóa ln chuyển qua cơng ty , quản lý việc sử dụng thiết bị máy móc ,vật tư tồn công ty quyền đề xuất mua thiết bị ,vật tư phòng khác Ưu điểm - Giám sát kiểm sốt chặt chẽ - Truyền đạt thơng tin đến thuộc cấp nhanh chóng - Giúp cho phận hiểu trách nhệm nhiệm vụ rõ rang - Tránh giới hạn quyền lạm dụng quyền Nhược điểm - Tăng số cấp quản trị - Cấp dễ can thiệp sâu vào công việc cấp - Tốn nhiều chi phí quản trị - Truyền đạt thông tin đến cấp khơng nhanh chóng V Tập trung phi tập trung: Cơ cấu tổ chức thể rõ tính tập trung: quyền hạn tập trung thể rõ Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc: + Đại hội đồng cổ đông: Là quan quyền lực cao tổ chức Ở cấp lãnh đạo cao nhiệm vụ chủ yếu thơng qua định, kế hoạch sách đề lên cấp Quyền hạn định sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ Công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; định tổ chức lại, giải thể Công ty… lại theo chế tập trung, tức quyền hạn tập trung cấp quản lý + Hội Đồng Quản Trị quan quản lý cao công ty Đây cấp lãnh đạo chiến lược, quyền lực giám sát định chiến lược tập trung vào cấp lãnh đạo này, cụ thể: • Có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc cán quản lý khác • Quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh ngân sách hàng năm • Xác định mục tiêu hoạt độn sở mục tiêu chiến lược Đại hội đồng cổ đơng thơng qua • Đề xuất cấu tổ chức, việc tái tổ chức hay giải thể cơng ty • Có thể ủy quyền cho nhân viên cấp cán quản lý đại diện xử lý công việc thay cho cơng ty +Tổng giám đốc: • Thực nghị Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị, kế hoạch kinh donah kế hoạch đầu tư cảu công ty Đại hội đồng cổ đơng Hội đòng quản trị thơng qua • Quyết định tất vấn đề không cần thiết phải có nghị Hội đồng quản trị bao gồm việc thay mặt Cơng ty kí kết hợp đồng tài thương mại, tổ chức điều hành hoạt động sản xuất thường nhật công ty theo thơng lệ quản lý tốt • Quyết định bổ nhiệm miễn nhiệm quản lý cấp quyền lại VI Phối hợp: Để có tính linh hoạt, tính hệ thống thực điều tất yếu phải phối hợp hoạt động phận tổ chức, chẳng hạn trường hợp như: - Xét mối liên hệ phận tổ chức, nhận thấy : kế hoạch đặt phận, ban chuyên ngành cần phải liên kết chặt chẽ với để đạt tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật - Trong việc thực kế hoạch cấp đề ra: Ví dụ phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm phận kỹ thuật hỗ trợ cho phó tổng giám đốc sản xuất thiết lập tiêu chí sản phẩm đầu giúp cho việc sàng lọc loại bỏ sản phẩm chất lượng diễn nhanh hơn; phó tổng giám đốc tài chính-kinh doanh liên hệ tham khảo báo cáo hạch toán chi tiêu định kỳ kế tốn trưởng để có sở đề kế hoạch kinh doanh hợp lý cho công ty;… Nhờ có phối hợp chặt chẽ cấp, phòng ban, tổ hoạt động có hiệu cao C Kết luận: Như vậy, cấu tổ chức có ý nghĩa xác định cơng việc thực nào, quyền hành chức nằm phận nào, quản lý báo cáo cho người nào, quan trọng chịu trách nhiệm với kết công việc Xây dựng trì sơ đồ tổ chức yếu tố quan trọng với chiến lược, kế hoạch kinh doanh, dù doanh nghiệp phát triển giai đoạn hay quy mơ to nhỏ đến đâu Có thể nói sơ đồ tổ chức đại diện hữu hình phong cách làm việc, cơng cụ mạnh mẽ hợp người đạt kết Nó c ũng hình ảnh đại diện cấu trúc mà doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để hoàn thành sứ mệnh tầm nhìn Như chí cung cấp nhìn sâu sắc vào văn hóa doanh nghiệp Sơ đồ tổ chức tự mang lại cấu trúc sống cho doanh nghiệp tự làm cho thứ dễ hiểu ... II Hợp nhóm hình thành phận: Mơ hình tổ chức phận theo chức năng: Sơ đồ cấu tổ chức công ty thể bên thiết kế theo mô hình tổ chức theo chức Cụ thể, phận công ty tổ chức theo chức kỹ thuật,sản... kỹ thuật bị phân tán vào nhà máy xí nghiệp Cơng tác kiểm soát cán cấp cao trở nên phức tạp III Cấp quản lý tầm quản lý: Cơ cấu quản lý theo cấu nằm ngang với cấp quản lý. Trong cấp cao Đại hội... tư dài hạn việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh công ty , định cấu vốn, bầu quan quản lý điều hành sản xuất kinh doanh Công ty - Hội đồng quản trị : Là tổ chức quản lý cao ĐHĐCĐ bầu HĐQT