Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hải Hà

Chi tiết cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp Hải HàHình dung rõ nhất về bộ máy quản lý, cách thức hoạt động của bộ máy này trong việc điều hành và quản lý công ty bánh kẹo cổ phần Hải HàPhân tích sơ đồ cơ cấu theo 6 thuộc tính.Chi tiết và cụ thể

MỤC LỤC

A – Giới thiệu về Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

I Sơ đồ cơ cấu của Công ty:

II Giới thiệu chung về Công ty:

B – Phân tích sơ đồ cơ cấu theo 6 thuộc tính

I Chuyên môn hóa và tổng hợp hóa

II Hợp nhóm và hình thành các bộ phận

III Cấp quản lí và tầm quản lí

IV Các mối quan hệ quyền hạn

V Tập trung và phi tập trung trong quản lí

VI Phối hợp các bộ phận của tổ chức

C – Tổng hợp

A – Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà:

I Sơ đồ cơ cấu của Công ty

II Giới thiệu chung về Công ty:

1, Giới thiệu chung:

Hội đồng quản trị

Phó tổng giám đốc kinh doanh-tài chính

Phó tổng giám đốc sản xuất

Phó tổng giám

đốc kỹ thuật

Phòng kỹ

thuật

Phòng

kiểm tra

chất lượng

sản phẩm

Phòng phát triển dự án

Phòng kế hoạch – thị trường

Xí nghiệp kẹo tổng hợp

Xí nghiệp bánh

Xí nghiệp phụ trợ

Đại hội đồng cổ

đông

Tổng giám đốc

Ban kiểm soát

Nhà máy bánh kẹo HH1 Nhà máy bánh kẹo HH2

Kế toán trưởng

Phòng kế toán

Văn phòng

Phòng kinh doanh

Phòng tài vụ

Phòng

vật tư

Chi nhánh miền Trung Chi nhánh miền Nam

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

- Tên viết tắt: HAIHACO

- Trụ sở chính: Số 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

2, Lich sử hình thành:

- Công ty được thành lập ngày 25/12/1960, gần 50 năm phấn đấu và trưởng thành,

từ một xưởng làm nước mắm và magi đã trở thành một trong những nhà sản xuất bánh kẹo hàng đầu Việt Nam với quy mô lên tới 20.000 tấn sản phẩm / năm

- Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà là doanh nghiệp đầu tiên trong lĩnh vực sản xuất bánh kẹo được cấp chứng nhận hệ thống “Phân tích mối nguy và các điểm kiểm soát tới hạn” (HACCP) tại Việt Nam Điều này thể hiện cảm kết của Lãnh đạo doanh nghiệp về đảm bảo an toàn thực phẩm đối với sức khỏe của người tiêu dùng

- Năm 2003, Công ty thực hiện cổ phần hóa theo quyết định số 191/2003/ QĐ – BCN ngày 14/11/2003 của Bộ Nông nghiệp

- Công ty chính thức hoạt động dưới hình thức Công ty Cổ phần từ ngày 20/01/2004 theo Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0103003614 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp và thay đổi lần thứ tư ngày 07/05/2012

3, Các hoạt động sản xuất, kinh doanh chính của Công ty:

- Sản xuất, kinh doanh bánh kẹo và chế biến sản phẩm

- Kinh doanh xuất nhập khẩu: nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, sản phẩm chuyên ngành, hàng hóa tiêu dùng và các sản phẩm hàng hóa kh ác

- Đầu tư xây dựng, cho thuê văn phòng, nhà ở, trung tâm thương mại

* Trong đó, HAIHACO xác định sản phẩm kẹo Chew, kẹo Jelly, kẹo xốp, bánh kem xốp, bánh mềm cao cấp, bánh phủ socola và các sản phẩm dinh dưỡng là những sản phẩm kinh doanh chủ lực

B Phân tích sơ đồ cơ cấu theo 6 thuộc tính:

I Chuyên môn hóa và tổng hợp hóa:

1 Tính chuyên môn hóa:

Chuyên môn hóa công việc thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân, nhằm mục đích nâng cao năng suất cho công ty

Ở cơ cấu Trụ sở chính Công ty nhóm mình đang xét đến, mức độ chuyên môn hóa đã thể hiện rõ ràng ở việc phân chia chức năng của từng bộ phận và phòng ban:

 Đại hội đồng cổ đông: có nhiệm vụ chuyên môn là định hướng phát triển

cho công ty, quyết định những vấn đề quan trọng nhất của công ty liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh ở mức chiến lược, điều lệ công ty, các thành viên cao cấp của công ty

 Hội đồng quản trị: quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền

lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát hoạt động của giám đốc và những cán bộ quản lí khác trong công ty

 Ban kiểm soát: có nhiệm vụ kiểm tra hợp lí, hợp pháp, tính trung thực và

mức độ cẩn trọng trong quản lí, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê, lập báo cáo tài chính, nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông

 Ban điều hành: bao gồm 1 tổng giám đốc, 3 phó tổng giám đốc.

+ Tổng giám đốc:điều hành quyết định các vấn đề liên quan tới hoạt động

sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp phụ trách các phòng và điều hành các Xí nghiệp thành viên

+ Phó tổng giám đốc Tài chính-Kinh doanh: chịu trách nhiệm về các hoạt

động tài chính, quản lí vốn và các nguồn ngân quỹ, chịu trách nhiệm báo cáo với Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị về hiệu quả sinh lợi của công ty; trực tiếp phụ trách phòng Tài vụ

+ Phó tổng giám đốc Kỹ thuật: chịu trách nhiệm về các hoạt động kĩ thuật,

chịu trách nhiệm báo cáo với Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản trị về hiệu quả sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty; trực tiếp phụ trách phòng Kĩ thuật – Phát triển

+ Phó tổng giám đốc Sản xuất: chịu trách nhiệm giám sát hoạt động, quản lí

các công nhân sản xuất xí nghiệp, nhà máy

 Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng Giám đốc và Hội

đồng quản trị về công việc thuộc phạm vi và quyền hạn trách nhiệm của Kế toán trưởng

 Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tổ chức hoạt động Marketing, nghiên cứu

thị trường, cung cấp vật tư sản xuất, cân đối giữa kế hoạch và thực hiện đề ra biện pháp tiêu thụ sản phẩm hợp lí, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh

ổn định, đạt hiệu quả cao

 Phòng tài vụ: Có nhiệm vụ đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh,

tổ chức hạch toán kế toán, tính chi phí đầu vào đầu ra, tính toán mức lãi thô, đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh, phân tích báo cáo tài chính …

 Phòng kĩ thuật: Với nhiệm vụ theo dõi việc thực hiện các quá trình công

nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, nghiên cứu thử sản phẩm mới và phát triển sản phẩm có tiềm năng

 Phòng Kiểm tra Chất lượng sản phẩm: Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát

chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm nhập kho, xác định mục tiêu dùng nguyên vật liệu, lập kế hoạch và thực hiện quản trị chất lượng và chịu trach nhiệm trước Tổng giám đốc

 Văn phòng: Lập định mức thời gian cho các sản phẩm, tính lương trả cho

cán bộ công nhân viên, thưởng, tuyển dụng, đào tạo lao động, phụ trách bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp và phục vụ tiếp khách

 Phòng Kế hoạch – Thị trường: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu thập

và xử lí thông tin để xác định và dự báo cung cầu bánh kẹo cũng như biến động của thị trường nguyên vật liệu, thực hiện kế hoạch, kí hợp đồng, tổ chức hoạt động Marketing từ quá trình sản xuất đến quá trình tiêu thụ, thăm

dò thị trường, quảng cáo, lập kế hoạch và chính sách xúc tiến để đẩy mạnh tiến độ tiêu thụ sản phẩm ,… lập dự án phát triển cho những năm tiếp theo

 Phòng vật tư: Lên kế hoạch cung cấp vật tư cho sản xuất, thống kê tình hình

sử dụng và đặt hàng nguyên vật liệu

 Mô hình sản xuất của công ty hiện nay gồm 7 xí nghiệp thành viên:

+ Xí nghiệp bánh

+ Xí ghiệp phụ trợ

+ Nhà máy bánh kẹo HH1

+ Nhà máy bánh kẹo HH2

+ Xí nghiệp kẹo tổng hợp

- Sự phân chia công việc giúp công

ty tăng năng suất đồng thời có thể

tiến hành các hoạt động thương mại

và tài chính đồng thời tạo nên tính

chuyên nghiệp của hệ thống

- Giữ uy tín và sức mạnh của các

chức năng chủ yếu

- Tạo điều kiện cho việc kiểm tra

chặt chẽ của cấp trên

- Tạo điều kiện cho nhân viên lựa

chọn công việc và vị trí phù hợp với

thực lực của bản thân

- Dễ dẫn đến mâu thuẫn và khó thống nhất ý kiến khi các đơn vị chức năng đề ra mục tiêu, chiến lược

- Các phòng ban thường tập trung vào nhiệm vụ của mình nên dễ dẫn tới sự nhàm chán trong công việc

2 Tính tổng hợp hóa:

- Tổng hợp hóa là quá trình từng phòng ban, bộ phận không chỉ làm công việc theo đúng chuyên môn của mình mà còn làm những nhiệm vụ khác có liên quan trực tiếp đến lĩnh vực mình đang làm việc để có thể đạt được kết quả tối ưu nhất

- Ở Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà, việc tổng hợp hóa diễn ra ở một vài phòng ban: phòng Kinh doanh, phòng vật tư, …

 Phòng Kinh doanh, nhân viên không chỉ thực hiện nhiệm vụ bán hàng, cung cấp sản phẩm đến tay người tiêu dùng mà trước đó cũng cần lập một kế hoạch riêng cho phòng ban của mình về kế hoạch kinh doanh và mục tiêu cần đạt được, từ đó nhân viên có thể tập trung vào công việc của mình

 Phòng vật tư: công việc của nhân viên vật tư không chỉ là quản lí số vật tư của công ty, xuất vật liệu cho sản xuất mà còn cần lập kế hoạch sử dụng vật

tư hợp lí và mua bán vật tư cho tổ chức

Ưu điểm Nhược điểm

- Tăng khả năng phối hợp, sáng tạo

của nhân viên

- Giảm bớt sự nhàm chán trong công

việc của người lao động

- Tạo điều kiện phát triển các nhà

quản lí doanh nghiệp tổng hợp

- Gây khó khăn cho việc đào tạo, phát triển

- Khó tìm ra chuyên ra giỏi trong một lĩnh vực cụ thế nếu việc tổng hợp hóa của doanh nghiệp là quá lớn

II Hợp nhóm và hình thành các bộ phận:

1 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện ở bên trên được thiết kế theo

mô hình tổ chức theo chức năng Cụ thể, các bộ phận của công ty được tổ chức theo chức năng kỹ thuật,sản xuất, kinh doanh-tài chính, văn phòng…Trong tổ chức công

ty, các bộ phận, phòng ban được tạo thành đều nhằm thực hiện một nhiệm vụ đặc trưng nào đó( như phần chuyên môn hóa đã trình bày) Nhìn chung các bộ phận được chia thành cấp chiến lược (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị), cấp tác nghiệp (Ban điều hành, các phòng ban chức năng) Ban kiểm soát hoạt động hoàn toàn độc lập với các cơ quan quản lý( HĐQT, Ban điều hành)

-Có thể phát huy đầy đủ ưu thế của các

bộ phận theo chức năng của từng đơn vị,

nhân viên dễ dàng tích lũy kinh nghiệm

theo từng mảng hoạt động

-Đơn giản hóa việc tuyển dụng, đào tạo

-Các phó tổng giám đốc bộ phận nhận

rõ chức năng nhiệm vụ của mình, tạo

hiệu quả cao trong công việc chuyên

môn, tránh tình trạng bị chồng chéo

nhiệm vụ

-Thiếu sự phối hợp hoạt động các bộ phận

-Hạn chế tầm nhìn quản lý của đội ngũ quản lý các bộ phận

-Dễ xảy ra tình trạng đổ lỗi về việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất

2.Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư:

Các chi nhánh ở miền Trung và miền Nam chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng Giám đốc, và 2 phòng Phát triển dự án, Kế hoạch - Thị trường tham gia khảo sát, phân tích, đưa ra ý kiến tư vấn cho các nhà quản lý của từng chi nhánh này

-Dễ tập trung sự chú ý vào 2 chi nhánh

-Dễ dàng điều tra thông tin về thị

trường ở các khu vực chi nhánh

-Tận dụng lợi thế nguồn lực của địa

phương khác nhau

-Dễ dàng quy định trách nhiệm giải

trình đối với kết quả cuối cùng

-Công việc ở 2 chi nhánh có thể bị trùng lặp

Cần nhiều người có năng lực quản lý chung

-Công việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất trở nên phức tạp va khó khăn hơn

3 Mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược:

Theo cơ cấu trên, ngoài các phòng ban chuyên môn còn có các xí nghiệp, nhà máy mang tính độc lập cao chịu trách nhiệm tất cả các hoạt động thiết kế, sản xuất và phân phối sản phẩm của mình: Xí nghiệp Bánh, xí nghiệp Kẹo tổng hợp, xí nghiệp Phụ trợ, Nhà máy HH1, nhà máy HH2

-Đánh giá được vị trí của công ty bánh

kẹo Hải Hà trên thị trường

-Là căn cứ điều chỉnh hoạt động của tổ

chức tập trung vào các trung tâm chiến

lược

-Mục tiêu tương đối rõ ràng và độc lập

giúp quá trình triển khai các kế hoạch

hoạt động thuận lợi, hiệu quả

- Dễ xảy ra tình trạng các nhà máy và

xí nghiệp này ưu tiên lợi ích của mình hơn, lấn át lợi ích của toàn tổ chức

- Chi phí cho việc xây dựng và duy trì

cơ cấu hoạt động quản lý các nhà máy,

xí nghiệp này tăng do bị trùng lặp công việc

- Những kỹ năng kỹ thuật không được chuyển giao dễ dàng vì các chuyên

viên kỹ thuật bị phân tán vào các nhà máy xí nghiệp

Công tác kiểm soát của các cán bộ cấp cao nhất trở nên phức tạp hơn

III Cấp quản lý và tầm quản lý:

Cơ cấu quản lý theo cơ cấu nằm ngang với 5 cấp quản lý.Trong đó cấp cao nhất là Đại hội đồng cổ đông và cấp thấp nhất là các phòng ban và xí nghiệp Các thành viên trong đội ngũ quản lý, nhất là ban giám đốc đều có tầm quản lý rộng

-Hoạt động hiệu quả trong môi trường

thay đổi nhanh chóng

-Nhân viên các phòng ban có thể di

chuyển theo chiều ngang giữa các

chức năng hoạt động (ví dụ từ chức

năng phân tích kế hoạch-thị trường sản

phẩm sang chức năng tài chính)

-Nhà quản lý cấp cao phải có trách nhiệm lớn hơn và đôi khi có thể bị quá tải

-Thuộc cấp có thể nhận được quá ít sự chỉ dẫn và giám sát

-Yêu cầu về năng lực của các cán bộ quản

lý cấp cao càng phức tạp và khắt khe hơn, trong trường hợp 1 cán bộ này nghỉ việc

sẽ mất nhiều thời gian để tìm người thay thế thích hợp

IV Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức:

- Đại hội đồng cổ đông : Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của Công ty theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty ĐHĐCĐ là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty , quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản

lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty

- Hội đồng quản trị : Là tổ chức quản lý cao nhất ĐHĐCĐ bầu ra HĐQT có trách nhiệm giám sát hoạt động của các giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong

công ty Quyền của HĐQT do pháp luật, điều lệ công ty và nghị quyết ĐHĐCĐ quy định Có thể thực hiện trao quyền và ủy quyền cho ba phó giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh

- Ba phó Tổng Giám đ ốc: Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các nội dung công việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc được Tổng Giám đốc ủy quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty

-Ban kiểm soát : Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty

MỐI QUAN HỆ QUYỀN HẠN

Về quyền hạn tham mưu:

Xét đối với công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà , quyền hạn tham mưu không diễn ra

ở tất cả cấp , mà phụ thuộc vào năng lực tham mưu ,một số cấp dưới sẽ có quyền tham mưu cho cấp trên

- Ban kiểm soát có quyền tham mưu cho Hội đồng quản trị về việc chỉ định công ty Kiểm toán độc lập , mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến

sự rút lui , bãi nhiệm của công ty Kiểm toán

- Văn phòng và Kế toán trưởng có quyền tham mưu cho Tổng giám đốc:

+ Văn phòng tham mưu cho tổng giám đốc về các vấn đề nhân sự, lương thưởng, bảo hiểm…

+ Kế toán trưởng tham mưu cho Tổng giám đốc về vấn đề tài chính của công ty,

…

Về quyền hạn trực tuyến:

- Thể hiện rõ trên sơ đồ cơ cấu tổ chức, ứng với các mũi tên từ trên xuống dưới thể hiện quyền hạn trực tuyến của cấp cao hơn so với cấp thấp hơn Đi từ cao xuống thấp, các cấp cao hơn có quyền trực tiếp ra quyết định cho cấp dưới

VÍ DỤ : + Phó tổng giám đốc kỹ thuật có quyền hạn trực tuyến đối với trưởng phòng kỹ thuật , trưởng phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm và trưởng phòng vật

tư

+ Phó tổng giám đốc kinh doanh - tài chính có quyền hạn trực tuyến đối với trưởng phòng phát triển -dự án , trưởng phòng kế hoạch -thị trường , trưởng phòng kinh doanh và trưởng phòng tài vụ

Về quyền hạn chức năng:

- Thể hiện ở chỗ cấp cao trao cho 1 cá nhân hay bộ phận cấp dưới ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác

Ví dụ:

+ Tổng Giám đốc trao cho văn phòng quyền được theo dõi, giám sát việc chấp hành nội quy lao động, nội quy, quy chế của Công ty và thực hiện công tác kỷ luật của các phòng khác

+ Phó tổng giám đốc kỹ thuật trao cho phòng vật tư quyền quản lý toàn bộ vật tư , hàng hóa luân chuyển qua công ty , quản lý việc sử dụng thiết bị máy móc ,vật tư trong toàn công ty và quyền đề xuất mua các thiết bị ,vật tư

các phòng khác

- Giám sát và kiểm soát chặt chẽ

- Truyền đạt thông tin đến các

thuộc cấp nhanh chóng

- Giúp cho mỗi bộ phận hiểu được

trách nhệm và nhiệm vụ rõ rang

- Tránh đi quá giới hạn quyền và

lạm dụng quyền

- Tăng số cấp quản trị

- Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc cấp dưới

- Tốn kém nhiều chi phí quản trị

- Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng

V Tập trung và phi tập trung:

Cơ cấu của tổ chức thể hiện rõ tính tập trung: quyền hạn tập trung được thể

hiện rõ ở Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, và Tổng giám đốc: