quy trình cấp phát vật tư trong sản xuất của công ty phân đạm hà bắc

Qua học tập nghiên cứu môn học quản trị hoạt động, liên hệ với thực tiễn đơn vị bản thân tôi công tác; tôi chọn quy trình tác nghiệp: Cấp phát vật tư trong sản xuất của Công ty Phân đạm

I- KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG

Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất Quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp

Qua học tập nghiên cứu môn học quản trị hoạt động, liên hệ với thực tiễn

đơn vị bản thân tôi công tác; tôi chọn quy trình tác nghiệp: Cấp phát vật tư trong sản xuất của Công ty Phân đạm Hà Bắc.

II- QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CẤP PHÁT VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT

1- Giới thiêu sơ lược về Công ty Phân đạm Hà Bắc

Công ty Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc là doanh nghiệp nhà nước, chuyên sản xuất kinh doanh phân bón và một số sản phẩm hoá chất cơ bản Sản phẩm chính là đạm Urê, NH3 lỏng, CO2 lỏng - rắn Mặt bằng sản xuất, tác nghiệp của Công ty trên một diện tích hơn 60 ha, khoảng cách giữa các công đoạn là khá xa nhau và được kết nối bằng hệ thống đường ống công nghệ, băng tải.v.v Các sản phẩm của Công ty được sản xuất trên dây chuyền liên tục, khép kín, với kỹ thuật công nghệ phức tạp

Do Công ty sản xuất rất nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau; các công đoạn, các đơn vị có nhu cầu vật tư rất khác nhau, nên việc cung ứng vật tư phục

vụ sản xuất của Công ty cũng rất phức tạp, yêu cầu phải có các quy trình cung cấp vật tư tương ứng

2- Quy trình cấp phát vật tư

Yêu cầu của cấp phát vật tư là đảm bảo tiến độ, phục vụ kịp thời cho sản xuất, đồng thời quản lý chặt chẽ, sử dụng hiệu quả, tránh gây thất thoát Vật tư phục vụ sản xuất bao gồm: Vật tư là nguyên nhiên liệu cho sản xuất, vật tư cho sửa chữa thường xuyên, vật tư cho sửa chữa lớn

Vật tư là nguyên, nhiên liệu cho sản xuất có khối lượng lớn, Công ty có kế hoạch hàng năm mua và tập kết tại các kho (bao gồm than cục, than cám, dầu FO, các vật tư khác phục vụ sản xuất…) Vật tư này trong quá trình sản xuất qua hệ thống cân, đo giám sát cấp trực tiếp cho sản xuất và được theo dõi, ghi chép và tổng hợp hàng ngày Quy trình cấp phát này đơn giản, dễ kiểm soát và có quy định riêng

Với vật tư cho sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn chủ yếu là các phụ tùng thiết bị cung ứng cho công tác sửa chữa đây là hệ thống vật tư có rất nhiều chủng loại, hết sức đa dạng, phức tạp; yêu cầu có quy trình cấp phát hết sức cụ thể, chi tiết Trong khuôn khổ của bài tập, tôi giới thiệu quy trình cấp phát vật tư này

Quy trình cung ứng vật tư theo sơ đồ sau:

1- Viết phiếu lĩnh vật tư, kiểm tra và ký duyệt: Đơn vị sử dụng vật tư viết phiếu duyệt cấp vật tư theo mẫu BM13/ĐHB-QT7.4 và thông qua các các phòng chức năng chuyên ngành kiểm tra, ký duyệt

2- Phòng vật tư- vận tải viết phiếu di chuyển vật tư nội bộ theo mẫu số

16-VT, thông qua trưởng kho vật tư ký để lĩnh, mang vật tư về nhập kho của đơn vị

sử dụng

SƠ ĐỒ CUNG ỨNG VẬT TƯ

Phòng vật tư viết phiếu di chuyển nội bộ đưa vật tư

về đơn vị sử dụng

Viết phiếu lĩnh vật

tư, duyệt vật tư

Đơn vị sử dụng viết phiếu lĩnh vật tư để đưa vật tư vào sử dụng

3- Đơn vị sử dụng viết phiếu lĩnh vật tư để đưa vào sử dụng: Khi xuất vật tư

để sử dụng, đơn vị sử dụng viết phiếu lĩnh vật tư theo mẫu số 6-VT thông qua thủ trưởng đơn vị ký duyệt, vật tư được lĩnh từ kho của đơn vị cấp cho tổ, nhóm sửa chữa để sử dụng

4- Thu hồi vật tư thừa trả kho: Sau khi hoàn thành hạng mục sửa chữa, đơn

vị sử dụng sửa chữa phải thu hồi toàn bộ vật tư không sử dụng, có bảng thống kê

số lượng, chủng loại để nhập lại kho của Công ty

5- Quyết toán vật tư: Đơn vị sử dụng cùng Phòng vật tư của Công ty lập phiếu quyết toán vật tư cho hạng mục sửa chữa

3- Một số bất cập, tồn tại của quy trình ảnh hưởng đến công tác quản lý

Qua thực hiện quy trình tác nghiệp cung cấp vật tư đang áp dụng tại Công ty, theo tôi có một số bất cập, tồn tại sau đây:

3.1- Thủ tục lĩnh vật tư đột xuất - với yêu cầu nhanh để phục vụ sửa chữa, phải theo đúng trình tự quy trình cấp phát vật tư hiện nay làm chậm đến tiến độ sửa chữa, gây khó khăn cho đơn vị sử dụng vật tư và ảnh hưởng nhiều đến sản xuất

3.2- Do mặt bằng Công ty rộng, bố trí kho vật tư ở xa nơi sản xuất, nên chi phí vận chuyển vật tư giữa các kho và từ kho đến vị trí sửa chữa rất lớn, bao gồm

cả nhân lực, phương tiện vận chuyển

3.3- Với các chủng loại vật tư có giá trị nhỏ, thực hiện quy trình cấp phát vật

tư như trên gây lãng phí không cần thiết

3.4- Các biểu mẫu cấp phát vật tư quá nhiều, nhiều trình tự thủ tục; chưa áp dụng hệ thống quản lý tiên tiến với phương tiện hiện đại vào quy trình cấp phát

Quyết toán vật tư Thu hồi vật tư thừa trả kho

vật tư.

4- Các giải pháp khắc phục để thực hiện quy trình tác nghiêp tốt hơn

Để nâng cao hiệu quả của quy trình cấp phát vật tư, theo tôi cần làm tốt một

số giải pháp sau đây:

4.1- Cần có quy trình cấp phát vật tư riêng biệt cho vật tư đột xuất Ví dụ: Khi có nhu cầu vật tư đột xuất, để nhanh chóng có vật tư phục vụ sửa chữa, thủ trưởng đơn vị sử dụng vật tư báo cáo trực tiếp Tổng Giám đốc xin ý kiến chỉ đạo phòng vật tư cấp ngay Sau đó mới hoàn thiện phiếu cấp vật tư theo quy định 4.2- Đối với vật tư nhỏ lẻ, giá trị nhỏ cần khoán cho các đơn vị trực tiếp sử dụng vật tư, Công ty sẽ ban hành quy định mua và quản lý, sử dụng các chủng loại vật tư này Việc này sẽ giảm lãng phí không cần thiết và vẫn quản lý vật tư một cách chặt chẽ

4.3- Cần quy hoạch hệ thống kho vật tư của Công ty hiện nay, đảm bảo vật

tư, phụ tùng càng gần nơi sử dụng một cách hợp lý càng tốt, cần thiết có thể bỏ việc viết mẫu phiếu chuyển vật tư nội bộ của Phòng vật tư mà chỉ cần sử dụng hệ thống thẻ kho là phù hợp Việc làm này sẽ giảm bớt thủ tục cũng như giảm các chi phí vận chuyển vật tư trong nội bộ Công ty

4.4- Cần xem xét áp dụng phương pháp cấp phát vật tư tiên tiến, sử dụng các trang thiết bị hiện đại như hệ thống mạng nội bộ để giảm bớt các văn bản, biểu mẫu Ở một số công đoạn có thể sử dụng phương pháp Kanban.v.v

III- CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP CÓ THỂ ÁP DỤNG

TRONG CÔNG TY Qua nghiên cứu môn học Quản trị tác nghiệp, cá nhân tôi thấy có thể áp dụng được một số nội dung quản trị tác nghiệp vào công việc của công ty như sau:

1- Cần áp dụng quản lý sản xuất theo phương pháp LEAN, để giảm các lãng phí trong sản xuất kinh doanh Trong 7 lãng phí của LEAN, tham chiếu với hoạt động của công ty thì có thể áp dụng và kiểm soát được 4 lãng phí đó là lãng phí

do sản phẩm hỏng

2- Áp dụng xây dựng kế hoạch quản trị dự trữ, kế họach quản trị dự trữ cho

dự trữ nguyên nhiên vật liệu ,dự trữ sản phẩm v.v Có thể áp dụng phương pháp phân tích ABC trong phân loại hàng dự trữ là các vật tư phụ tùng thiết bị phục vụ sản xuất để quản lý vật tư cho sửa chữa tốt hơn

3- Xây dựng chương trình quản lý chất lượng sản phẩm các sản phẩm chính của công ty Chương trình quản lý chất lượng chú trọng vào lập kế hoạch, kiểm soát và nâng cao chất lượng Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 (hiện nay là tiêu chuẩn ISO 9001:2008) trong các bộ phận, công đoạn trong công ty

III- KẾT LUẬN

Quản trị sản xuất và tác nghiệp là một môn khoa học, nó giúp cho các doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nó thật sự hữu ích đối với cá nhân tôi, sau khi nghiên cứu các quá trình quản trị tác nghiệp, môn học đã giúp tôi mở rộng kiến thức, giúp tôi có thêm công cụ hữu hiệu để tổ chức quản lý sản xuất trong Công ty được tốt hơn

Tài liệu tham khảo:

1 Slide bài giảng và sách quản trị sản xuất và tác nghiệp - Đại học Griggs.

2 Tham khảo một số tài liệu của Công ty Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc.