Quy trình vận hành tiêu chuẩn (Standard Operating Procedure) Công ty LGEVN giao nhận hàng kho bãi phân phối địa phương Việt Nam Đề bài: Lựa chọn một quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại doanh nghiệp hoặc tổ chức của anh/chị mà hiện anh/chị tham gia vào Hãy mô ta quy trình này theo các bước công việc được thực hiện hiện Theo anh/chị, quy trình này có những bất cập hay nhược điểm gì cho công tác quan lý Vì sao? Theo anh/chị quy trình này cần cai thiện thế nào để việc thực hiện trở nên tốt 2.Theo anh /chị những nội dung nào môn học quan trị Tác nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng thế nào? Bài làm: Trong điều kiện kinh tế thị trường ngày càng phát triển, kinh tế khó khăn các doanh nghiệp phai đương đầu với áp lực ngày càng tăng của cạnh tranh thị trường Các công ty hoạt đông một môi trường kinh doanh chưa đựng những yếu tố đầy biến động, những tiến bộ không ngừng của công nghệ, sự biến đổi môi trường kinh tế-văn hóa quốc tế sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật, sự biến động của lực lượng khách hàng và sự biên đổi của những đối thủ cạnh tranh Đây không phai là khó khăn của riêng công ty nào ca mà là khó khăn chung của các công ty hiện Trong đó có các công ty Việt nam nói chung và công ty LG Việt Nam nói riêng Trong thời gian qua, kinh tế nước ta đã có những biến đổi ban đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển Cùng với tiến trình phát triển kinh tế thị trường, tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt Để thu được nhiều lợi nhuận các doanh nghiệp nhiều cách vượt trội đối thủ cạnh tranh của mình hay nói cách khác là dành thắng lợi cạnh tranh Một nhiều cách mà các công ty hiện rất quan tâm đó là tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến quá trình san xuất kinh doanh của doanh nghiệp ́u tớ chi phí vận chủn hiện được coi là yếu tố mà các doanh nghiệp trọng nhằm tìm được lợi thế so với các doanh nghiệp ngành Trai qua 60 năm hoạt động, LG đã trở thành một thương hiệu lớn thị trường toàn cầu với 82.000 công nhân làm việc 76 quốc gia, với 52 chi nhánh, 25 công ty phân phối và 23 công ty san xuất ở 171 nước Góp phần vào việc buôn bán toàn thế giới với khoang 60 tỷ USD hàng năm Không nằm ngoài sự quan tâm của bất kỳ một doanh nghiệp san xuất nào, LG quan tâm đến việc tới ưu hóa các chi phí quá trình từ san xuất đến việc đưa san phẩm đến tay người tiêu dùng Với 60 năm hoạt động các phương thức phân phối đã lần lượt được đưa ra, tại thời những khoang thời gian nhất định các phương thức phân phối ban đã đem lại cho LG những thành công nhất định quá trình san xuất kinh doanh Từ thực tế thị trường Việt Nam hiện nay, Công ty LG Việt Nam sở nghiên cứu thị trường và kha đáp ứng của công ty đã đề một phương thức, một quy trình phân phối mới nhằm tối đa hóa các chi phí, lợi ích quá trình phân phới san phẩm từ các trung tâm san xuất của LG tới tay người tiêu dùng sở đáp ứng lợi ích của người tiêu dùng, đối tác phân phối của công ty và ći là lợi tích của Cơng ty Đó là quy trình vận hành tiêu chuẩn Standard Operating Procedure (SOP) Trong bài viết này sâu phân tích quy trình SOP được quy định giữa Cơng ty LG Electronics Việt Nam (LGEVN) và Công ty Cheil Jedang's Global Logistic System (CJ GLS) Giới thiệu quy trình vận hành tiêu chuẩn: * Về quy trình SOP: Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) đã được phát triển để hướng dẫn cho Công ty LGEVN và Công ty Cheil Jedang's Global Logistic System (CJ GLS) Mục đích của quy trình là để xác định các nội dung có liên quan của các bên theo quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) được áp dụng cho kho bãi và phân phối tới các địa phương tại Việt Nam SOP là một thủ tục ủy quyền văn ban hướng dẫn hoạt động thực hiện SOP có thể được định nghĩa là phương pháp thực hiện nhằm dẫn cho các bên thực hiện các hoạt động được Quy trình quy định xác và cụ thể bước hướng dẫn cho phép một cá nhân với kiến thức hạn chế hoặc kinh nghiệm thủ tục có thể thực hiện thành công các hoạt động Đây được hiểu là quy trình tác nghiệp cho mọi công việc có liên quan tại các đơn vị Quy trình tác nghiệp rất hữu ích việc đào tạo nhân viên và việc xây dựng một phương pháp phù hợp để tiến hành hoạt động hàng ngày * Mục đích phạm vi: Hướng dẫn này bao gồm các chức lập kế hoạch phân phối và quá trình đặt hàng từ LG Lập kế hoạch giao hàng đòi hỏi phai lập kế hoạch để thiết kế lại các tuyến đường nhằm xác định mô hình tối ưu giao hàng ngày * Trách nhiệm bên: - LGEVN sẽ trì trách nhiệm đầy đủ cho các kế hoạch hợp tác và vấn đề có liên quan đến việc giao hàng của CJ GLS - LGEVN có trách nhiệm để đam bao tính xác của địa giao hàng của đại lý và nhà phân phối để GLS CJ có thể giao hàng - CJ GLS có trách nhiệm quy hoạch tuyến đường và giao hàng hợp lý nhất - CJ GLS và LGEVN có trách nhiệm để đam bao tất ca các nhân viên bị anh hưởng là nhận thức của giao cắt-off quy định Quy trình này - CJ GLS có trách nhiệm đam bao sẵn có các xe tai giao tại mọi thời đại * Trình tự thủ tục quy trình - LGEVN bán hàng và gửi trích dẫn thơng tin cho CJ GLS qua hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử EDI - CJ GLS sẽ tối ưu hóa quá trình vận chuyển và kế hoạch định tuyến theo sớ lượng và vị trí giao hàng - CJ GLS gửi tàu xác nhận (GI) thông tin và LGEVN sẽ in hóa đơn cứ tàu xác nhận (GI) thông tin cho CJ GLS trước giao hàng - CJ GLS quét mã số san phẩm nối tiếp trước vận tai và thông tin phai được gửi với tàu xác nhận (GI) - LGEVN in hoá đơn sau có xác nhận của tàu CJ GLS CJ GLS không được xác nhận trước hệ thống là đã chuyển hàng hàng hóa ở kho - Loại hình GERP & Order Ailisxe + Hướng dẫn bán hàng - (NM) Đặt lệnh giao hàng thông thường Đón khách hàng - Đón khách hàng từ kho hàng CJ Đặt hàng thường xuyên - Giao hàng bình thường cho khách hàng Chuyển hàng trực tiếp - Chuyển hàng trực tiếp từ cang đến khách hàng Đặt hàng qua trang web - Giao hàng tới khách hàng qua trang web + Hướng dẫn đặt hàng nội bộ - (NM) Đặt lệnh giao hàng thông thường + Viết hóa đơn bán hàng - (SA) Đặt hàng điều chỉnh theo cổ phần + Hàng hỏng - (NM) Đặt lệnh giao hàng thông thường + Hàng KM - (NM) Đặt lệnh giao hàng thông thường + Hàng sửa chữa - (SA) Lệnh điều chỉnh cồ phiếu + Hàng khác mẫu - (ST) Chuyển cổ phiếu + Hàng sửa mẫu sai - (ST) Chuyển cổ phiếu + Hướng dẫn tra lại hàng - (NM) Đặt lệnh giao hàng thông thường - LGEVN phai đam bao Bên chuyển hàng cho CJ GLS là xác để tránh giao hàng chậm và phát sinh chi phí Nếu đặt hàng cần phai giao tối thiểu hai địa điểm, cán bộ kiểm soát bán hàng phai có nhiều "Giấy biên nhận chọn hàng" phù hợp với CJ GLS Sau xác nhận chuyển hàng, cán bộ kiểm soát bán hàng không được phép hủy lệnh; lệnh hủy được thực hiện trước kế hoạch CJ GLS Không được phép tự giao hàng hoặc tự thu, nếu trường hợp LGEVN yêu cầu xếp, LGEVN phai thông báo cho CJ GLS qua email các thông tin công ty vận tai được định Công ty vận tai được định phai thực hiện theo văn ban đã được duyệt cho CJ GLS để giai phóng hàng hóa CJ GLS phai gọi điện trước giao hàng cho 20 đại lý LGEVN chọn là hàng đầu trước lập kế hoạch lộ trình giao hàng Tất ca ghi âm cuộc gọi phai được lưu giữ và thông báo cho LGEVN nếu thay đổi thời gian và tiến độ giao hàng CJ GLS không được xác nhận trước hệ thống là đã chuyển hàng hàng hóa ở kho Đối với giao hàng một ngày giới hạn thành phố, lần cắt giam thời gian tiếp nhận Pick dẫn là 1400 giờ Chọn Hướng dẫn nhận được sau 1.400 giờ sẽ được xếp để giao hàng tiếp theo ngày làm việc Thời gian nhận được cứ vào giao diện nhận được thời gian từ LGEVN cho hệ thống CJ GLS CJ GLS đam bao quy hoạch tuyến đường đam bao ngày giao hàng cho LGEVN hạn Tất ca các mã số san phẩm cần được quét trước bốc hàng phát hành từ CJ GLS - Hủy bán hàng + LGEVN gọi CJ hủy bỏ email + CJ sẽ kiểm tra hệ thống và giao dịch đao ngược lại và thông báo cho LGEVN sau hoàn thành + LGEVN sẽ gửi tin nhắn để xác nhận hủy bỏ của CJ - Khi nhận được yêu cầu huỷ bỏ từ LGEVN, hàng hoá chưa khỏi nhà kho CJ thì LGEVN khơng phai chịu chi phí vận chủn - Trong trường hợp đặc biệt đề nghị xử lý theo các hướng dẫn giai quyết phần dưới * Hướng dẫn giải trường hợp đặc biệt: Trường hợp xử lý đặc biệt thường sử dụng để quan lý sự kiện bất ngờ quá trình vận hành bình thường Các quá trình xử lý ngoại lệ là để đam bao các hoạt đợng ln kịp thời và xác - Hướng dẫn xử lý đặc biệt liên quan đến thông tin khách hàng: Ngay lập tức thông báo cho LGEVN để cập nhật hoặc huỷ bỏ thông tin sở giao hàng theo các hướng dẫn dưới dây: + Không đầy đủ hoặc không rõ ràng địa cung cấp (tên thành phố, mã bưu điện, vv) + Không có dẫn đặc biệt cho giao hàng - Hướng dẫn xử lý đặc biệt liên quan đến số lượng, khác biệt và thiệt hại: Đối với san phẩm thiếu CJ GLS thông báo cho LGEVN và chờ hướng dẫn thêm Đồng thời CJ GLS tiến hành kiểm tra việc giao hàng quá khứ để xác định sự thiếu hụt Những bất cập thực quy trình phân phối (SOP) kinh doanh sản phẩm LGEVN: - SOP là một quy trình hoàn hao đó đòi hỏi sự đồng bợ, ăn khớp giữa LGEVN và CJ GLS mà điều này thì không phai lúc nào dễ dàng thực hiện đối với ca hai bên - Việc giao hàng có xác hay không phụ thuộc nhiều vào LGEVN việc tiếp xúc, xử lý thông tin khách hàng, đại lý của LGEVN - SOP đòi hỏi sự ởn định tương đới cao đối với khách hàng và đại lý Kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình SOP: - Cần có sự linh hoạt xử lý các trường hợp đặc biệt say quá trình thực hiện quy trình SOP - Tăng cường đào tạo, hướng dẫn để các nhân viên tham gia vào quy trình quan lý SOP thuận thục và xử lý các vấn đề phát sinh quá trình thực hiện một cách nhanh nhạy, hiệu qua - Thường xuyên có sự trao đổi, gắn kết giữa đại lý, LGEVN và đối tác phân phối để hoàn thiện quy trình SOP Vận dụng môn học Quản trị Tác nghiệp vào thực tế công việc: Thông qua học tập môn quan trị tác nghiệp của chương trình MBA, nhận thấy những kiến thức đã được học và nghiên cứu hết sức hữu ích có thể vận dụng vào công việc hiện tại của ban thân Đặc biệt số đó là lý thuyết LEAN- Lý thuyết quan trị hoạt động hiệu qua Lean là một triết lý san xuất, rút ngắn khoang thời gian từ nhận được đơn hàng của khách hàng cho đến giao các san phẩm hoặc chi tiết cách loại bỏ mọi dạng lãng phí San xuất tiết kiệm giúp giam được các chi phí, chu trình san x́t và các hoạt đợng phụ không cần thiết, không có giá trị, khiến cho công ty trở nên cạnh tranh, mau lẹ và đáp ứng được nhu cầu của thị trường Lean trọng vào việc gia tăng các giá trị nguồn lực từ quan điểm của khách hàng Nói cách khác, nó phai mang lại cho khách hàng như: Những gì họ muốn; Khi họ muốn nó; Nơi nào họ muốn nó; Với giá ca cạnh tranh; Với số lượng và chủng loại họ cần; Với chất lượng mong muốn Lý hiện lean trở thành chiến lược để giành thắng lợi là nhu cầu cạnh tranh hiệu qua kinh tế toàn cầu hiện nay, ap lực đòi hỏi giam giá từ khách hàng, những thay đổi của công nghệ một cách nhanh chóng, dịnh hướng của thị trường tiếp tục đặt vào chất lượng, chi phí và việc giao hàng thời hạn Để cạnh tranh kinh tế ngày nay, nhất bạn phai phấn đầu các đối thủ cạnh tranh toàn cầu, nếu không nói là phai Điều này không mặt chất lượng, mà các chi phí, thời gian san phẩm, chế biết, giao hàng, lắp đặt, phan ứng và các vấn đề khác Lean nhấn mạnh làm việc theo nhóm, đào tạo và học hỏi không ngừng, san xuất theo nhu cầu (sức hút), chế tạo theo yêu cầu khách hàng quy mô rộng và giam số lượng san xuất thử nghiệm, san xuất mẫu, thay đổi hệ thống làm việc nhanh và bao dưỡng suất toàn diện Chẳng có gì ngạc nhiên việc áp dụng lean bao gồm ca phương pháp cai tiến đột phá ngày càng hoàn thiện -=-=-=- ... tích quy trình SOP được quy định giữa Cơng ty LG Electronics Việt Nam (LGEVN) và Công ty Cheil Jedang's Global Logistic System (CJ GLS) Giới thiệu quy trình vận hành tiêu chuẩn: * Về quy trình. .. không phai là kho khăn của riêng công ty nào ca mà là kho khăn chung của các công ty hiện Trong đó có các công ty Việt nam nói chung và công ty LG Việt Nam nói riêng Trong thời... người tiêu dùng, đối tác phân phối của công ty và ći là lợi tích của Cơng ty Đó là quy trình vận hành tiêu chuẩn Standard Operating Procedure (SOP) Trong bài viết này sâu phân