Quy trình vận hành tiêu chuẩn (standard operating procedure) của công ty LGEVN trong giao nhận hàng tại kho bãi và phân phối tại các địa phương của việt nam

Quy trình vận hành tiêu chuẩn Standard Operating Procedure của Công ty LGEVN trong giao nhận hàng tại kho bãi và phân phối tại các địa phương của Việt Nam... Để thu được nhiều lợi nhu

Quy trình vận hành tiêu chuẩn (Standard Operating Procedure) của Công ty LGEVN trong giao nhận hàng tại kho bãi và phân phối tại các địa

phương của Việt Nam

Đề bài:

1 Lựa chọn một quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại doanh nghiệp hoặc tổ chức của anh/chị mà hiện nay anh/chị đang tham gia vào Hãy mô tả quy trình này theo các bước công việc đang được thực hiện hiện nay Theo anh/ chị, quy trình này có những bất cập hay nhược điểm gì cho công tác quản lý Vì sao? Theo anh/chị quy trình này cần cải thiện như thế nào để việc thực hiện trở nên tốt hơn

2.Theo anh /chị những nội dung nào trong môn học quản trị Tác nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?

Bài làm:

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, nền kinh tế khó khăn các doanh nghiệp phải đương đầu với nhưng áp lực ngày càng tăng của cạnh tranh trên thị trường Các công ty luôn hoạt đông trong một môi trường kinh doanh chưa đựng những yếu tố đầy biến động, những tiến bộ không ngừng của công nghệ, sự biến đổi về môi trường kinh tế-văn hóa quốc tế sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật, sự biến động của lực lượng khách hàng và sự biên đổi của những đối thủ cạnh tranh Đây không phải là khó khăn của riêng công ty nào cả mà là khó khăn chung của các công ty hiện nay Trong đó có các công ty Việt nam nói chung và công ty LG Việt Nam nói riêng Trong thời gian qua, nền kinh tế nước ta đã có những biến đổi căn bản đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển Cùng với tiến trình phát triển kinh tế thị trường, tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt Để thu được nhiều lợi nhuận các doanh nghiệp bằng nhiều cách vượt trội hơn đối thủ cạnh tranh của mình hay nói cách khác là dành thắng lợi trong cạnh tranh Một trong nhiều cách mà các công ty hiện nay đang rất quan tâm đó là tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Yếu tố chi phí vận chuyển hiện

đang được coi là yếu tố mà các doanh nghiệp luôn chú trọng nhằm tìm được lợi thế so với các doanh nghiệp cùng ngành

Trải qua hơn 60 năm hoạt động, LG đã trở thành một thương hiệu lớn trên thị trường toàn cầu với hơn 82.000 công nhân làm việc trên 76 quốc gia, với 52 chi nhánh, 25 công ty phân phối và 23 công ty sản xuất ở 171 nước Góp phần vào việc buôn bán trên toàn thế giới với khoảng hơn 60 tỷ USD hàng năm

Không nằm ngoài sự quan tâm của bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào, LG luôn quan tâm đến việc tối ưu hóa các chi phí trong quá trình từ sản xuất đến việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng Với 60 năm hoạt động các phương thức phân phối đã lần lượt được đưa ra, tại thời những khoảng thời gian nhất định các phương thức phân phối cơ bản đã đem lại cho LG những thành công nhất định trong quá trình sản xuất kinh doanh

Từ thực tế thị trường Việt Nam hiện nay, Công ty LG Việt Nam trên cơ sở nghiên cứu thị trường và khả năng đáp ứng của công ty đã đề ra một phương thức, một quy trình phân phối mới nhằm tối đa hóa các chi phí, lợi ích trong quá trình phân phối sản phẩm từ các trung tâm sản xuất của LG tới tay người tiêu dùng trên cơ sở đáp ứng lợi ích của người tiêu dùng, đối tác phân phối của công

ty và cuối cùng là lợi tích của Công ty Đó là quy trình vận hành tiêu chuẩn Standard Operating Procedure (SOP) Trong bài viết này tôi đi sâu phân tích quy trình SOP được quy định giữa Công ty LG Electronics Việt Nam (LGEVN) và Công ty Cheil Jedang's Global Logistic System (CJ GLS)

1 Giới thiệu về quy trình vận hành tiêu chuẩn:

* Về quy trình SOP:

Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) đã được phát triển để hướng dẫn cho Công ty LGEVN và Công ty Cheil Jedang's Global Logistic System (CJ GLS) Mục đích của quy trình là để xác định các nội dung có liên quan của các bên theo quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) được áp dụng cho kho bãi và phân phối tới các địa phương tại Việt Nam

SOP là một thủ tục ủy quyền bằng văn bản hướng dẫn về hoạt động thực

hiện SOP có thể được định nghĩa là phương pháp thực hiện nhằm chỉ dẫn cho các bên thực hiện các hoạt động được Quy trình quy định chính xác và cụ thể từng bước hướng dẫn cho phép một cá nhân với kiến thức hạn chế hoặc kinh nghiệm về thủ tục có thể thực hiện thành công các hoạt động

Đây cũng được hiểu như là quy trình tác nghiệp cho mọi công việc có liên quan tại các đơn vị Quy trình tác nghiệp cũng rất hữu ích trong việc đào tạo nhân viên và trong việc xây dựng một phương pháp phù hợp để tiến hành hoạt động hàng ngày

* Mục đích và phạm vi:

Hướng dẫn này bao gồm các chức năng lập kế hoạch phân phối và quá trình đặt hàng từ LG Lập kế hoạch giao hàng đòi hỏi phải lập kế hoạch để thiết kế lại các tuyến đường nhằm xác định mô hình tối ưu giao hàng mỗi ngày

* Trách nhiệm các bên:

- LGEVN sẽ duy trì trách nhiệm đầy đủ cho các kế hoạch hợp tác và vấn

đề có liên quan đến việc giao hàng của CJ GLS

- LGEVN có trách nhiệm để đảm bảo tính chính xác của địa chỉ giao hàng của đại lý và nhà phân phối để GLS CJ có thể giao hàng

- CJ GLS có trách nhiệm quy hoạch tuyến đường và giao hàng hợp lý nhất

- CJ GLS và LGEVN có trách nhiệm để đảm bảo tất cả các nhân viên bị ảnh hưởng là nhận thức của giao cắt-off quy định trong Quy trình này

- CJ GLS có trách nhiệm đảm bảo luôn sẵn có các xe tải giao tại mọi thời đại

* Trình tự thủ tục quy trình

- LGEVN bán hàng và gửi trích dẫn thông tin cho CJ GLS qua hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử EDI

- CJ GLS sẽ tối ưu hóa quá trình vận chuyển và kế hoạch định tuyến theo số lượng và vị trí giao hàng

- CJ GLS gửi tàu xác nhận (GI) thông tin và LGEVN sẽ in hóa đơn căn cứ trên tàu xác nhận (GI) thông tin cho CJ GLS trước khi giao hàng

- CJ GLS quét mã số sản phẩm nối tiếp trước khi vận tải và thông tin phải được gửi cùng với con tàu xác nhận (GI)

- LGEVN in hoá đơn sau khi có xác nhận của tàu CJ GLS

CJ GLS không được xác nhận trước trong hệ thống là đã chuyển hàng trong khi hàng hóa vẫn ở trong kho

- Loại hình GERP & Order Ailisxe

+ Hướng dẫn bán hàng - (NM) Đặt lệnh giao hàng thông thường Đón khách hàng - Đón khách hàng từ kho hàng CJ

Đặt hàng thường xuyên - Giao hàng bình thường cho khách hàng Chuyển hàng trực tiếp - Chuyển hàng trực tiếp từ cảng đến khách hàng

Đặt hàng qua trang web - Giao hàng tới khách hàng qua trang web + Hướng dẫn đặt hàng nội bộ - (NM) Đặt lệnh giao hàng thông thường + Viết hóa đơn bán hàng - (SA) Đặt hàng điều chỉnh theo cổ phần + Hàng hỏng - (NM) Đặt lệnh giao hàng thông thường + Hàng KM - (NM) Đặt lệnh giao hàng thông thường + Hàng sửa chữa - (SA) Lệnh điều chỉnh cồ phiếu

+ Hàng khác mẫu - (ST) Chuyển cổ phiếu

+ Hàng sửa mẫu sai - (ST) Chuyển cổ phiếu

+ Hướng dẫn trả lại hàng - (NM) Đặt lệnh giao hàng thông thường

- LGEVN phải đảm bảo Bên chuyển hàng cho CJ GLS là chính xác để tránh giao hàng chậm và phát sinh chi phí

Nếu đặt hàng cần phải giao tối thiểu hai địa điểm, cán bộ kiểm soát bán hàng phải có nhiều "Giấy biên nhận chọn hàng" phù hợp với CJ GLS

Sau khi xác nhận chuyển hàng, cán bộ kiểm soát bán hàng không được

phép hủy lệnh; lệnh hủy chỉ được thực hiện trước kế hoạch CJ GLS.

Không được phép tự giao hàng hoặc tự thu, nếu trường hợp LGEVN yêu cầu sắp xếp, LGEVN phải thông báo cho CJ GLS qua email về các thông tin công ty vận tải được chỉ định Công ty vận tải được chỉ định phải thực hiện theo văn bản đã được duyệt cho CJ GLS để giải phóng hàng hóa

CJ GLS phải gọi điện trước khi giao hàng cho 20 đại lý do LGEVN chọn là hàng đầu trước khi lập kế hoạch lộ trình giao hàng Tất cả ghi âm cuộc gọi phải được lưu giữ và thông báo cho LGEVN nếu thay đổi thời gian và tiến độ giao hàng

CJ GLS không được xác nhận trước trong hệ thống là đã chuyển hàng trong khi hàng hóa vẫn ở trong kho

Đối với giao hàng trong cùng một ngày trong giới hạn thành phố, lần cắt giảm thời gian tiếp nhận Pick dẫn là 1400 giờ Chọn Hướng dẫn nhận được sau khi 1.400 giờ sẽ được sắp xếp để giao hàng tiếp theo ngày làm việc Thời gian nhận được căn cứ vào giao diện nhận được thời gian từ LGEVN cho hệ thống

CJ GLS

CJ GLS đảm bảo quy hoạch tuyến đường đảm bảo ngày giao hàng cho LGEVN đúng hạn

Tất cả các mã số sản phẩm cần được quét trước khi bốc hàng phát hành từ

CJ GLS

- Hủy bán hàng

+ LGEVN gọi CJ về hủy bỏ bằng email

+ CJ sẽ kiểm tra trong hệ thống và giao dịch đảo ngược lại và thông báo cho LGEVN sau khi hoàn thành

+ LGEVN sẽ gửi tin nhắn để xác nhận hủy bỏ của CJ

- Khi nhận được yêu cầu huỷ bỏ từ LGEVN, hàng hoá chưa ra khỏi nhà kho CJ thì LGEVN không phải chịu chi phí vận chuyển

- Trong trường hợp đặc biệt đề nghị xử lý theo các hướng dẫn giải quyết

phần dưới

* Hướng dẫn giải quyết các trường hợp đặc biệt:

Trường hợp xử lý đặc biệt thường sử dụng để quản lý sự kiện bất ngờ trong quá trình vận hành bình thường Các quá trình xử lý ngoại lệ là để đảm bảo các hoạt động luôn kịp thời và chính xác

- Hướng dẫn xử lý đặc biệt liên quan đến thông tin khách hàng:

Ngay lập tức thông báo cho LGEVN để cập nhật hoặc huỷ bỏ thông tin

cơ sở giao hàng theo các hướng dẫn dưới dây:

+ Không đầy đủ hoặc không rõ ràng địa chỉ cung cấp (tên thành phố, mã bưu điện, vv)

+ Không có chỉ dẫn đặc biệt cho giao hàng

- Hướng dẫn xử lý đặc biệt liên quan đến số lượng, khác biệt và thiệt hại: Đối với sản phẩm thiếu CJ GLS thông báo cho LGEVN và chờ hướng dẫn thêm Đồng thời CJ GLS tiến hành kiểm tra việc giao hàng trong quá khứ để xác định sự thiếu hụt

2 Những bất cập trong thực hiện quy trình phân phối (SOP) trong kinh doanh các sản phẩm của LGEVN:

- SOP là một quy trình hoàn hảo do đó đòi hỏi sự đồng bộ, ăn khớp giữa LGEVN và CJ GLS mà điều này thì không phải lúc nào cũng dễ dàng thực hiện đối với cả hai bên

- Việc giao hàng có chính xác hay không phụ thuộc nhiều vào LGEVN trong việc tiếp xúc, xử lý thông tin về khách hàng, đại lý của LGEVN

- SOP đòi hỏi sự ổn định tương đối cao đối với khách hàng và đại lý

3 Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình SOP:

- Cần có sự linh hoạt hơn trong xử lý các trường hợp đặc biệt sảy ra trong quá trình thực hiện quy trình SOP

- Tăng cường đào tạo, hướng dẫn để các nhân viên tham gia vào quy trình quản lý SOP đều thuận thục và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình

thực hiện một cách nhanh nhạy, hiệu quả.

- Thường xuyên có sự trao đổi, gắn kết giữa đại lý, LGEVN và đối tác phân phối để hoàn thiện hơn quy trình SOP

4 Vận dụng môn học Quản trị Tác nghiệp vào thực tế công việc:

Thông qua học tập môn quản trị tác nghiệp của chương trình MBA, tôi nhận thấy những kiến thức đã được học và nghiên cứu hết sức hữu ích có thể vận dụng ngay vào công việc hiện tại của bản thân Đặc biệt trong số đó là lý thuyết LEAN- Lý thuyết về quản trị hoạt động hiệu quả

Lean là một triết lý sản xuất, rút ngắn khoảng thời gian từ khi nhận được đơn hàng của khách hàng cho đến khi giao các sản phẩm hoặc chi tiết bằng cách loại bỏ mọi dạng lãng phí Sản xuất tiết kiệm giúp giảm được các chi phí, chu trình sản xuất và các hoạt động phụ không cần thiết, không có giá trị, khiến cho công ty trở nên cạnh tranh, mau lẹ hơn và đáp ứng được nhu cầu của thị trường

Lean chú trọng vào việc gia tăng các giá trị nguồn lực từ quan điểm của khách hàng Nói cách khác, nó phải mang lại cho khách hàng như: Những gì họ muốn; Khi họ muốn nó; Nơi nào họ muốn nó; Với giá cả cạnh tranh; Với số lượng và chủng loại họ cần; Với chất lượng như mong muốn

Lý do hiện nay lean trở thành chiến lược để giành thắng lợi là do nhu cầu cạnh tranh hiệu quả trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, ap lực đòi hỏi giảm giá

từ khách hàng, những thay đổi của công nghệ một cách nhanh chóng, dịnh hướng của thị trường tiếp tục đặt vào chất lượng, chi phí và việc giao hàng đúng thời hạn

Để cạnh tranh trong nền kinh tế ngày nay, ít nhất bạn phải phấn đầu bằng các đối thủ cạnh tranh toàn cầu, nếu không nói là phải hơn Điều này không chỉ đúng về mặt chất lượng, mà còn về các chi phí, thời gian sản phẩm, chế biết, giao hàng, lắp đặt, phản ứng và các vấn đề khác

Lean nhấn mạnh làm việc theo nhóm, đào tạo và học hỏi không ngừng, sản xuất theo nhu cầu (sức hút), chế tạo theo yêu cầu khách hàng trên quy mô

rộng và giảm số lượng sản xuất thử nghiệm, sản xuất mẫu, thay đổi hệ thống làm việc nhanh và bảo dưỡng năng suất toàn diện Chẳng có gì ngạc nhiên khi việc áp dụng lean bao gồm cả phương pháp cải tiến đột phá ngày càng hoàn thiện hơn