CÔNG tác đấu THÂU VIỆC THI CÔNG xây lắp các CÔNG TRÌNH tại CÔNG TY CP xây DỰNG ABC

CÔNG TÁC ĐẤU THÂU VIỆC THI CÔNG XÂY LẮP CÁC CÔNGTRÌNH TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG ABC Hiện nay, Để nhận được một công trình thi công, các Công ty xây dựng phải trải qua một giai đoạn chuẩn b

CÔNG TÁC ĐẤU THÂU VIỆC THI CÔNG XÂY LẮP CÁC CÔNG

TRÌNH TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG ABC

Hiện nay, Để nhận được một công trình thi công, các Công ty xây dựng phải trải qua một giai đoạn chuẩn bị kỹ lưỡng cho việc đấu thầu xây dựng theo quy trình của ABC gồm những bước sau

Đơn vị thực hiện: Phòng kỹ thuật và thi công

Quy trình thực hiện :

1 Tiếp nhận yêu cầu từ Chủ đầu tư

2 Thu thập, nghiên cứu và kiểm tra các Hồ sơ bản vẽ kỹ thuật

3 Đánh giá công việc chuẩn bị Chuẩn bị Hồ sơ chào thầu xây lắp

4 Nghiên cứu, đánh giá Hồ sơ mời thầu

5 Xem xét thực địa công trường, đề xuất p/án thi công tổng thể và chi tiết các biện pháp xây lắp và các quy trình thi công

6 Lên danh mục thiết bị chuẩn bị cho công việc thi công sắp tới

7 Lên p/án cung cấp và điều tiết tiến độ vật tư cho công trường

8 Tổng hợp Hồ sơ chào thầu

9 Tham gia đấu thầu

10.Nếu trúng thầu : Thương thảo và ký Hợp đồng kinh tế

11.Chuẩn bị p/án triển khai thi công

Tuy nhiên trong quá trình thực hiện thực tế thông qua các công trình đã và đang thi công, việc đấu thầu phức tạp và yêu cầu nhiều hoạt động tác nghiệp

và phức tạp hơn quy trình trên rất nhiều Vì vậy, nếu đưa ra quy trình tiêu chuẩn như trên không những sẽ dẫn đến những bất cập trong quản lý mà còn làm giảm hiệu quả công tác đấu thầu, cụ thể phân tích như sau:

- Nhận định từ việc phân bố nhân sự cho hoạt động tác nghiệp này việc:

Ngay từ việc bố trí nhân sự cho việc đấu thầu hiện tại ở ABC cũng không hoàn toàn hiệu quả, theo như quy trình hiện tại, bộ phận thực hiện là phòng

kỹ thuật và phòng thi công,tuy nhiên công tác đấu thầu đòi hỏi rất nhiều sự tham dự của các bộ phận ví dụ như kinh doanh thì tiếp cận chủ đầu tư, tiếp

cận dự án, kỹ thuật cung cấp giải pháp thi công, năng lực triển khai dự án, cung cấp các số liệu về kỹ thuật, kế toán (cung cấp số liệu, năng lực, hồ sơ tài chính), hành chính (cung cấp hồ sơ năng lực pháp nhân của công ty), bộ phận đấu thầu ( chuyên nghiệp chuẩn bị hồ sơ thầu, kết hợp với các phòng ban khác để hoàn thiện hồ sơ thấu, kiểm tra lần cuối, giao nộp và tham dự

mở thầu) và thực chất đây là phần việc quan trọng nhất trong công tác đấu thầu vì khi đã có phân bố công việc rõ ràng, mỗi cá nhân bộ phận biết rõ trách nhiệm của mình thì sẽ nỗ lực nhiều hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao, như vậy, có thể thấy rằng bước đầu tiên của quy trình tham dự một dự án là chuẩn bị người và phân công các nhiệm vụ cần thiết

- Theo quy trình, bước một là nhận yêu cầu từ chủ đầu tư Tuy nhiên trên

thực tế, công tác đấu thầu sẽ là giai đoạn 2 của công việc tiếp xúc với chủ đầu tư, ngay từ khi dự án mới hình thành, chủ đầu tư đã phải tìm đến nhiều công ty tư vấn để có thể xây dựng yêu cầu phù hợp với dự án sẽ được xây dựng Vì phần lớn các chủ đầu tư không phải là những người làm xây dựng chuyên nghiệp, họ có rất ít kiến thức về thiết lập, quản lý một dự án xây dựng, đôi khi cũng không thể đưa ra yêu cầu phù hợp với tình hình thực tế, yêu cầu của họ có thể hoàn toàn không phù hợp với chính họ, vì vậy và cũng

vì để nâng cao cơ hội trúng thầu, công ty xây lắp sẽ phải đồng thời làm nhiệm vụ tư vấn (hầu như không thu được chi phí, phân biệt với dịch vụ tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế ), đề xuất giải pháp và phương án tối ưu, giúp chủ đầu tư xây dựng được dự án tốt Vì vậy giai đoạn này nếu phòng kinh doanh (giữ vai trò đi tìm dự án) không kết hợp chặt chẽ với phòng kỹ thuật

và đấu thầu thì không thể đề xuất được giải pháp tối ưu cho khách hàng cũng như công ty Tuy nhiên, việc tư vấn và đề xuất giải pháp này cũng tốn không

ít công sức của nhiều bộ phận có liên quan bao gồm (kinh doanh, kỹ thuật, thi công) và khi làm phần việc này thì các bộ phận liên quan đều đã phải xem xét thực địa công trình, tính toán sơ bộ giải pháp thi công Ở cương vị quản

lý, cũng rất khó đánh giá được mức độ khả năng thành công của dự án ở

bước một này từ đó có thể đưa ra những quyết định chủ quan về việc theo đuổi hoặc không theo đuổi dự án Từ nhận định trên, giải pháp được đề xuất

là phân chia lại quy trình đấu thầu thành 3 giai đoạn khác nhau

Giai đoạn 1: Công tác tư vấn trước đấu thầu trong đó bao gồm việc tiếp

xúc chủ đầu tư, tư vấn xây dưng dự án, tìm hiểu về dự án ( thực địa, nghiên cứu các giải pháp khả thi nhất trong điều kiện thực tế của công ty mình, năng lực triển khai và năng lực cạnh tranh so với các công ty khác có thể cùng tham dự đấu thầu từ đó đề xuất với nhà quản lý về việc tham dự hoặc không tham dự dự án từ trước khi mua hồ sơ thầu Nếu quyết định tham dự, sẽ chuyển sang giai đoạn 2

Giai đoạn 2: Chuẩn bị hồ sơ thầu, giai đoạn này sẽ bắt đầu bằng việc nghiên

cứu hồ sơ mời thầu, xem xét các vấn đề về kỹ thuật, hồ sơ, bản vẽ, yêu cầu

về năng lực công nghệ, tài chính, nhân sự, thiết bị, tiến độ………., và các yêu cầu khác từ phía chủ đầu tư Mỗi yêu cầu cần được chi tiết hóa, cân đối với năng lực hiện tại của doanh nghiệp để có thẻ có phương án phù hợp trước khi làm hồ sơ thầu

Sau khi đã có phương án sơ bộ, có đầy đủ nhân lực để giao nhiệm vụ thì cần phải có một cán bộ chính chịu trách nhiệm về hồ sơ thầu đứng ra giao nhiệm

vụ cho các cá nhân khác ( tránh giao chung chung cho các phòng ban, hoặc giao cho trưởng các phòng ban để họ tự giao việc lại cho nhân viên như hiện nay vì nếu thế thì người chịu trách nhiệm chính cho việc đấu thầu này khó có thể chủ động theo dõi tiến độ, thúc giục và nhắc nhở, phối hợp với những người làm thực sự để làm hồ sơ thầu tránh tình trạng đổ lỗi và đưa chuyển công việc lẫn nhau

Mỗi bộ hồ sơ thầu lại đòi hỏi khác nhau vì vậy rất cần có checklist, checksheet và timeline cụ thể cho mỗi người, mỗi việc từ đó có thể đảm bảo mọi việc đều Just in Time vì thực chất mỗi người đều phải làm rất nhiều việc khác nhau, không thể để việc người này phụ thuộc vào sự dang dở của việc khác hoặc cũng tránh tình trạng làm xong trước thời hạn quá lâu, khi có sự

thay đổi lại phải làm lại, lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc và cũng dễ dàng hơn cho người quản lý

Chú ý: đây là quy trình tác nghiệp của việc “ Đấu thầu” sẽ không bao gồm phần thi công triển khai, vì vậy nếu đưa các bước 7&11 vào quy trình này là không phù hợp Bên cạnh đó việc tách bước 8& 9 thành 2 phần tác nghiệp khác nhau là cũng thừa và gây rối cho người quản lý công việc

1 Bộ phận kinh doanh tiếp cận khách hàng để tìm hiểu về khả năng, ngân sách có thể nhằm xây dựng dự án mới Nếu có dự án và ngân sách, bộ phận kinh doanh sẽ đề xuất lên ban quản lý xin hỗ trợ từ bộ phận kỹ thuât

2 Bộ phận kỹ thuật hỗ trợ bộ phận kinh doanh về việc nghiên cứu thực địa, ,

tư vấn, giúp chủ đầu tư xây dựng giải pháp, giới thiệu , phối hợp với những nhà thầu có thể cùng tham gia dự án

3 Sau khi nghiên cứu tính khả thi của việc đấu thầu, bộ phận kinh doanh báo cáo lại với nhà quản lý cho thành lập một nhóm dự án phụ trách việc đấu thầu cho dự án cụ thể này

4 Chủ nhiệm dự án sẽ phân bổ công việc cụ thể cho tất cả các thành viên tham dự, cùng với thời hạn cho phép và những người cụ thể sẽ tham dự việc mua hồ sơ thầu, làm hồ sơ thầu, kiểm tra, nộp và mở hồ sơ thầu

5 Tham dự đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế nếu trúng thầu và bàn giao lại cho bộ phận thi công

Xây dựng quy trình như đề xuất trên vừa ngắn gọn, vừa đảm bảo đúng người, đúng việc tránh lãnh phí, người quản lý cũng dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc, trách nhiệm của mỗi người , mỗi bộ phận từ đó có thể có những động thái quản trị phù hợp và đưa ra những quyết định hợp lý

1 Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện tại, chỉ ra những loại lãng phí hiện đang có trong số 7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN Đưa ra những đề xuất để loại bỏ những loại bỏ những loại lãng phí đó

Hiện tại ở doanh nghiệp ABC, trong công tác đấu thầu thi công đang có những loại lãng phí sau:

Chờ đợi: Chờ đợi các bộ phận khác nhau hoàn thành phàn công việc của

mình, chờ đợi sự các yêu cầu, sự điều chỉnh từ chủ đầu tư, chờ đợi sự phê duyệt và phối hợp với các bộ phận khác hoặc các đợi chủ đầu tư bàn giao mặt bằng, chờ đợi vật nhà thầu khác nếu như việc đấu thầu đòi hỏi nhiều hơn một bên tham gia rồi đến khi thi công thì chờ liệu tập kết sẵn sàng tại công trình, chờ đợi thời tiết đảm bảo cho công tác thi công, chờ đợi sự phối hợp của các nhà thầu khác (nếu công trình được chia thành nhiều hạng mục ), chờ đợi chủ đầu tư thanh toán đúng cam kết để đảm bảo tiến

độ Trong thời gian chờ đợi này sẽ dẫn đến lãng phí về nhân công và thời gian

Kiến thức rời rạc: Do việc đấu thầu đòi hỏi quá nhiều thông tin và kỹ

năng từ các bộ phận khác nhau nên một người có thể không có đầy đủ thông tin và hiểu biết để làm tốt nhất công việc cùa mình, thậm chí người được giao nhiệm vụ là chủ nhiệm dự án, chịu trách nhiệm chính về việc đấu thầu cũng không nắm hết được bức tranh toàn cảnh mà thiên về việc thúc giục mọi người làm việc từ đó dẫn đến những sai phạm khác mà có thể tiếp tục lại dẫn đến sự lãng phí do phải sửa sai vì mỗi người hiểu khác nhau theo kiêu thầy bói xem voi

Để loại bỏ 2 loại lãng phí trên, giải pháp đề xuất là

1 lập kế hoạch chi tiết cho từng phàn công việc nhỏ, giao cụ thể cho

từng người, dựa trên check list, timeline và có người timekeeper tránh tình trạng phải chờ đợi quá nhiều, có chế tài phù hợp cho những người gây lãng phí cho chờ đợi

2 Chuyên nghiệp hóa đội ngũ đấu thầu để cả đội có thể hiểu được toàn

bộ quy trình tác nghiệp, nhằm tối đa hóa sự phối hợp và thông hiểu lẫn nhau, chủ động trong công việc