Áp dụng 5S trong quản lý sản xuất tại công ty bánh kẹo

Trước khi đào tạo, sẽ chụp ảnh hiện trạng tại môi trường làmviệc của xưởng, sau đó sẽ phân tích và cùng bàn bạc với Giám đốc Sản xuất đểthống nhất về các vấn đề tồn tại nổi bật nhất của

3.1 Áp dụng 5S vào quản lý sản xuất

3.2.1 Khảo sát môi trường làm việc tại phân xưởng

Hiện tại phân xưởng bánh pháp chỉ sản xuất duy nhất một loại bánh Dâychuyền sản xuất bánh pháp gồm 1 máy trộn bột, 1 máy xay đương, 1 máy đánhkem, 4 lò nướng bánh, 2 máy bơm kem, 2 máy gói

• Sơ đồ bố trí mặt bằng sản xuất

Hình 3.5 Bố trí mặt bằng sản xuất tại phân xưởng bánh pháp

• Dây chuyền sản xuất

Một số miêu tả về hiện trường sản xuất:

Khu vực văn phòng

Văn phòng nằm riêng biệt với khu sản xuất, nhưng khoảng cách không xanhằm đảm bảo việc giám sát, quản lý, trao đổi thông tin dễ dàng và nhanh chóng.Văn phòng có diện tích khá nhỏ, việc bố trí bàn làm việc, tủ đồ, tủ hồ sơ khiến khảnăng di chuyển bị hạn chế Bàn làm việc ngoài những vật dụng cần thiết vẫn có đồđạc thừa không sử dụng đến Tủ để đồ, hồ sơ lẫn lộn gây trở ngại cho việc tìmkiếm và sử dụng Tuy nhiên phòng vẫn sạch sẽ được dọn dẹp thường xuyên

Khu vực đánh

kem

Các thùng đựng kem được để trên kệ cách mặt đất nhưngkhông có nắp đậy mỗi lần đổi màu kem thùng không được vệsinh sạch sẽ mà chỉ vét sơ qua

Khu vực lò

nướng

Các lò nướng được ngăn cách với khu nhặt bánh và đónggói Sàn nhà lúc nào cũng ẩm ướt, dính bột Các vòi nướcthường là nơi vệ sinh khăn lau, dụng cụ đặt gần lò nướng.Mặc dù được vệ sinh sau mỗi ca nhưng sàn nhà và lò nướngvẫn dính rất nhiều bột, dầu mỡ

Khu vực nhặt

bánh

Bánh vỡ, vụn bánh được để trong thùng cạnh chỗ ngồi,được dọn sau mỗi ca công nhân vẫn để bình nước, đồ đạc cánhân vào thùng đó, thi thoảng có cả vỏ bánh kẹo và trái cây.Khu vực đóng

gói

Trên bàn có nhiều chồng bánh chuẩn bị xếp vào hộp(đóng bao bì) Vẫn còn rất nhiều đồ dùng, vật dụng không cầnthiết đƣợc đặt trên bàn Dưới bàn cũng còn rất nhiều đồ dùngthừa thãi như: ghế để lung tung, rất vướng, túi ni lông, hộpgiấy,

Bánh các màu khác nhau được xếp thành cây khác nhau,tuy nhiên các cây để lẫn cùng một chỗ khó phân biệt

Khu vực kệ để dao, băng dính, túi bóng xa nơi đóng gói,chưa được sắp xếp,

3.2.2 Xây dựng kế hoạch cho từng S

Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết 5S,tìm hiểu tài liệu và quan sát thực tế tạixưởng, kế hoạch xây dựng chương trình 5S có thể chia ra làm 6 phần chính nhưsau:

1 Các bước chuẩn bị

2 Thực hiện sàng lọc

Để quá trình triển khai đạt hiệu quả tốt thì xưởng phải có một quá trình chuẩn

bị tốt Trong quá trình chuẩn bị xưởng cần thực hiện các bước sau:

a, Thành lập ban chỉ đạo 5S

Ban chỉ đạo 5S được lập ra với mục đích điều hành kiểm soát cũng như hỗ trợ

để chương trình triển khai thành công Mọi hoạt động triển khai thực hiện đều doban chỉ đạo 5S quyết định và chịu trách nhiệm

Hình 3.6 Sơ đồ cấu tạo ban chỉ đạo 5SBảng phân công nhiệm vụ mỗi thành viên trong Ban chỉ đạo:

Chức vụ Thành viên Công việc thực hiện

Thành viên

Ban lãnh đạo

1 Nguyễn Văn A(GĐSX)

2 Trần Văn B(GĐCN-KTTrưởng BanATLĐ)

- Cam kết thực hiện 5S

- Chỉ đạo chung về quá trìnhthực hiện

- Hỗ trợ quyết định về tàichính và nhân sự cho chương trình5S

Điều hành và

kiểm soát

1 Trần Văn C (QĐ)

2 Nguyễn Thị D(P.QĐ)

- Điều hành hướng dẫn, theodõi kiểm soát quá trình thực hiệncông việc 5S tại khu vực quy định.-Theo dõi và đánh giá quátrình thực hiện

Điều phối 1 Thành viên Ban

an toàn lao động

Lập kế hoạch thi đua và khenthưởng

2 Phòng nhân sựhành chính

Chịu trách nhiệm công táctuyên truyền cho chương trình

trưởng từng khu vực khunguyên liệu, khu sảnxuất, khu đóng gói, khuthành phẩm và lưu kho

- Phổ biến, tuyên truyền cácchỉ đạo từ cấp trên

- Phân công, hướng dẫn trựctiếp và theo dõi quá trình thực hiệncủa bộ phận mình, đồng thời chịutrách nhiệm với cấp cao hơn

Bảng trên phân công cụ thể từng thành viên trong ban chỉ đạo 5S Các thànhviên này phải cam kết thực hiện đúng nhiệm vụ và quyền hạn đã đưa ra và chịutrách nhiệm nếu không hoàn thành đúng công việc của mình Các thành viên phảiphối hợp tốt với nhau để đảm bảo chương trình được triển khai thành công vàmang lại nhiều sự thay đổi cho tình hình hiện tại của xưởng

b, Ban lãnh đạo cam kết thực hiện chương trình 5S

5S là một chương trình hầu như làm thay đổi những thói quen trì trệ hàng ngày

ẩn dấu bên trong công ty Vì vậy ban lãnh đạo phải là người đầu tiên hiểu rõ vềchương trình 5S, những lợi ích mà nó mang lại và quan trọng là ý định thực hiện5S để cải tiến tình hình hiện tại của công ty Sự ủng hộ nhiệt tình và quyết tâm thựchiện của Ban chỉ đạo góp phần quan trọng vào sự thành công của chương trình Đểthông báo cho nhân viên trong xưởng về cam kết thực hiện 5S của mình, ban lãnhđạo nên chọn ra một ngày để gặp gỡ mọi người Đặc biệt phải có sự tham gia củaBan quản đốc xưởng bởi họ là người trực tiếp quản lý nhân viên cấp dưới và điều

hành công việc tại xưởng Giám đốc Kỹ thuật kiêm Trưởng Ban An toàn lao động

sẽ đọc thông báo chính thức về cam kết thực hiện 5S Kèm theo đó Ban lãnh đạo sẽgiới thiệu các thành viên trong Ban chỉ đạo 5S cũng như quyền hạn và trách nhiệmcủa từng thành viên trong Ban chỉ đạo 5S

c, Tham quan các mô hình mẫu về một số công ty đã áp dụng 5S

Mục tiêu của 5S là một mục tiêu dài hạn, kết quả của việc thực hiện sẽ khôngthể hiện hiệu quả tức thì Do đó việc tham quan các mô hình mẫu nhằm để

cho Ban lãnh đạo thấy được kết quả tương lai như thế nào nếu áp dụng chươngtrình 5S Đồng thời việc tham quan cũng giúp cho Ban lãnh đạo chia sẻ một sốkinh nghiệm của các công ty đã thực hiện 5S từ đó có cách kiểm soát thích hợphơn để chương trình được triển khai thành công hơn

d, Hoạch định về không gian, tiến độ thực hiện

• Hoạch định về không gian thực hiện Khu vực sản xuất là khu trọng tâm củaxưởng, có nhiều xưởng sản xuất các loại bánh khác nhau Ở trong đồ án này chỉ tậptrung vào việc xây dựng kế hoạch triển khai tại phân xưởng sản xuất bánh kemxốp

• Hoạch định về tiến độ thực hiện Để cho việc phân chia các công việc và các bướctriển khai được rõ ràng sinh viên lập ra các bước tiến độ của việc triển khai chochương trình 5S (Bảng 3.6) Bảng hoạch định tiến độ này không trình bày chi tiết

mà chỉ tóm tắt các bước chính trong quá trình triển khai Dựa vào đó có thể xácđịnh được người chịu trách nhiệm chính trong mỗi công đoạn cũng như vai trò củangười hỗ trợ và thời gian thực hiện của mỗi bước Các công việc trên tiến hànhtuần tự nhau và đòi hỏi có sự hỗ trợ, hợp tác nhau giữa Ban chỉ đạo và toàn bộnhân viên trong xưởng

Bảng 3.6 Hoạch định tiến độ triển khai

xưởng để thông báo

Nguyễn VănA(GĐSX)

Vũ Văn C(chuyên gia về 5S)

5 Tiến hành đạo

tào cho toàn bộ nhân

viên trong xưởng

Trần Văn B(GĐ KT- TrưởngBan ATLĐ)

7 Chuẩn bị các

dụng cụ cho ngày

tổng vệ sinh

Ban quản đốcxưởng

Phònghành chínhnhân sự

9 Dán bảng phân

công công việc cho

ngày tổng vệ sinh và

cho việc vệ sinh

hàng ngày tại mỗi bộ

phận

Trưởng các bộphận

sinh (đánh giá ban

e, Kế hoạch đào tạo và huấn luyện cho nhân viên

Để mọi người có thể hiểu rõ về chương trình 5S công ty phải tổ chức một ngàyđào tạo nhận thức về 5S cũng như thực hành áp dụng 5S Công việc đào tạo là rấtquan trọng trong chương trình 5S, một chương trình đào tạo tốt sẽ tạo ra tiền đề tốtcho việc triển khai sau này Mọi người cùng hiểu được tầm quan trọng cũng nhưlợi ích, nhận ra vấn đề thì việc triển khai sẽ đạt được kết quả dễ dàng hơn Để giúpcho việc đào tạo được diễn ra tốt đẹp, công ty phải sắp xếp một ngày có lượng đặthàng ít hay một ngày nghỉ tiến hành đào tạo cho nhân viên để không ảnh hưởngnhiều đến công việc Trước khi đào tạo, sẽ chụp ảnh hiện trạng tại môi trường làmviệc của xưởng, sau đó sẽ phân tích và cùng bàn bạc với Giám đốc Sản xuất đểthống nhất về các vấn đề tồn tại nổi bật nhất của xưởng, trong ngày đào tạo mọingười cùng đóng góp và cho ý kiến để tìm ra giải pháp khắc phục tình trạng trên.Đồng thời việc đào tạo kết hợp với hình ảnh về môi trường thực tế tại xưởng sẽgiúp cho nhân viên thấy được thực tế nơi làm việc của mình mà có thể lâu nay dothói quen mà họ không để ý tới Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc tác độngđến nhận thức của mọi người, mọi người hiểu và cùng nhau khắc phục để khôngxảy ra tình trạng trên nữa Sau đây là kế hoạch đào tạo cụ thể cho thành viên trongban chỉ đạo 5S và cho nhân viên xưởng về nhận thức 5S và thực hành 5S

Bảng 3.7 Nội dung đào tạo cho nhân viên trong xưởngS

10 phút

2 Trình bày lý

thuyết về 5S

-Giới thiệu 5S là gì -Những lợi ích của 5S -Mục tiêu của 5S-Nội dung từng S

từ phía công nhân

20 phút

g,Tuyên truyền cho 5S

Để tuyên truyền cho chương trình, đồng thời giúp cho nhân viên hiểu thêm về5S, công ty nên có một bảng hướng dẫn nhắc nhở 5S là gì, bảng này sẽ đưược dán

ở bảng thông báo, trên tường hay một nơi nào dễ nhìn thấy trong xưởng để đảmbảo mọi người đều nhìn thấy Thiết kế một Bảng hướng dẫn sau để tham khảo:

Hình 3.7 Bảng hướng dẫn tuyên truyền cho 5SHoặc có thể dán biểu ngữ dọc theo xưởng:

Hình 3.8 Biểu ngữ tuyên truyền cho 5SNgoài ra có thể sử dụng băng rôn, khẩu hiệu, tranh ảnh để tuyên truyền

Hình 3.9 hình ảnh tuyên truyền cho 5SCác băng rôn, biểu ngữ trên là một công cụ rất tốt cho công tác tuyên truyền 5Sđến các nhân viên trong xưởng Thêm vào đó, chúng ta có thể sử dụng một số công

cụ hỗ trợ khác như bảng tin về 5S Bảng tin về 5S sẽ chứa các thông tin về kết quảthực hiện 5S trong phân xưởng Tại đây sẽ công bố các nhóm hay cá nhân thựchiện tốt 5S đồng thời phê phán những mặt còn hạn chế Sử dụng hình ảnh để tácđộng trực tiếp lên ý thức của nhân viên Bảng này nên đặt ở cổng ra vào của côngnhân và nên được cập nhật thường xuyên đặc biệt là các đề xuất cải tiến của côngnhân

3.2.2.2 Tiến hành sàng lọc

a Xác định đối tượng cần sàng lọc

Sàng lọc là loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi nơi làm việc, chỉ giữ lạinhững thứ cần thiết Trong thực tế tại xưởng đang lưu trữ rất nhiều thứ không cầnthiết: máy móc không sử dụng, sản phẩm tồn, dụng cụ thiết bị hư hỏng…

Cụ thể:

- Đằng sau khu vực máy trộn nguyên liệu có rất nhiều vật dụng khôngdùng đến: Can, thùng, thiết bị hỏng…những thứ này để đây đã rất lâu nhưng khôngđược dọn dẹp

- Khu vực để bánh vỡ, vụn bánh lẫn lộn khiến hoạt động tái sử dụng gặpkhó khăn

- Khu vực để giấy nhãn, màng đóng gói và dụng cụ kéo thùng lộn xộn

- Trên cũng như dưới bàn đóng gói còn tồn tại rất nhiều đồ dùng, dụng cụkhông cần thiết, rất vướng không gian

Nếu loại bỏ các vật dụng không cần thiết này ra khỏi khu vực sản xuất thì làmcho mặt bằng xưởng thoáng hơn và lấy lại một phần diện tích khá lớn cho xưởng

Vì vậy Ban quản đốc xưởng phải kiên quyết loại bỏ những thứ này ra khỏi nơi làmviệc nhằm tạo tiền đề tốt nhất cho sự triển khai các S tiếp theo

b,Phân loại các vật dụng trong xưởng

Căn cứ vào hiện trạng sản xuất và cơ sở vật chất tại xưởng, đồng thời để mọingười có thể hình dung được tất cả các vật dụng có xung quanh mình, phân chia đồvật trong xưởng ra thành các loại như Bảng 3.8

Bảng 3.8 Bảng phân loại các vật dụng trong xưởng

1.Máy móc Máy nhào trộn bột, lò nướng, máy đánh kem, máy

định hình, máy đóng gói

2 Các vật dụng dùng trong

sản xuất

Palet, xe nâng, thùng giấy cacton, dây nilon, băngkeo, cân, keo dán, bàn ghế, quạt, dao cắt, tủ, kệ, thùngchứa; giấy gói, xô, chậu,

3 Nguyên liệu Bột mỳ, nước, đường, dầu ăn, chất phụ gia, chất

định hình, trứng, sữa,

4 Bán thànhphẩm

Bán thành phẩm vụn bánh, bánh vỡ,

5 Thiết bị vănphòng

Máy tính; Hồ sơ; Tủ; Bàn ghế; kẹp bấm; Băng keo;Viết, Mẫu sản phẩm

xử lý chung cho các thiết bị vật dụng trong xưởng như sau:

Bảng 3.9 Bảng hoạch định sàng lọc các vật dụng trong xưởng

Bố trí máy móc theo dây truyền sản xuất theo đường thẳng, chữ U, tùy theo mặt bằng sản xuất sao cho thuận tiện vận hành

Trung bình (thỉnh thoảng)Thấp (hầu như không sử dụng)

Máy gói thừa

Các vật dụng

dùng trong sản

xuất

Cao (thường xuyên)

Thùng đựng bánh,xô đựng kem,băng dính,súng bắn keo, giấy gói, hộp giấy, cân, thùng carton, pallet,…

Bố trí kệ đặt tại khu sản xuất và

có dán nhãn cho từng loại vật dụng

Trung bình (thỉnh thoảng)

Xe nâng, hộp thiếc,…

Để ở nơi ít thuận tiện hơnThấp (hầu như

không sử dụng)

Pallet gẫy, hỏng, thùng vỡ,…

Loại bỏ hay thanh lý

Nguyên vật

liệu

Cao (thường xuyên)

Bột mỳ, nước, đường, dầu ăn, chất phụ gia, trứng, sữa,

Bố trí gần nơi trộn bột, đánh kem Sắp xếp ngayngắn không lấn ra lối đi, đánh dấu phân biệt theo từngloại và ngày tháng năm nhập hàngThấp (hầu như

không sử dụng)

Nguyên liệu thừa, cũ

Thanh lý, loại

bỏ, tách biệt với nguyên liệu đang còn sử dụng

Bán thành

phẩm

Cao (thường xuyên)

Bánh vỡ, vụn bánh,

Đặt riêng bánh

vỡ và vụn bánh ở 2nơi, từng tổ sản xuất sẽ để ở kệ có ghi tên khác nhauThấp (hầu như

không sử dụng)

Vụn bánh bẩn dưới sàn,

Loại bỏ, tách biệt với ban thành phẩm đang sử dụng

Thiết bị văn

phòng

Cao (thường xuyên)

Bàn ghế, văn phòng phẩm, tài liệu hồ sơ…

Sắp xếp và bố trí dễ quan sát, quản lý

Trung bình (thỉnh thoảng)Thấp (hầu như không sử dụng)

Các loại văn phòng phẩm, bàn ghế tài liệu, mẫu sản phẩm cũ, hư, không còn sử dụngnữa

Thanh lý, loại bỏ

Việc xử lý như trên đảm bảo không bỏ sót bất cứ thứ gì, nếu thực hiện tốt như

kế hoạch đã đề ra này thì công tác sàng lọc ban đầu coi như hoàn thành, mặt bằngxưởng sẽ thông thoáng hơn, và khi đó mọi người sẽ cảm nhận được rằng lâu naymình đã lưu giữ quá nhiều những thứ không cần thiết, nơi làm việc cũng thoải máichứ không chật chội như mình tưởng Đồng thời việc này cũng giúp giải phóngmặt bằng cho những lúc hàng nhiều mà diện tích xưởng không thể đáp ứng được

c, Phiếu đánh giá sàng lọc

Sau khi đã hiểu và đồng ý về kế hoạch sàng lọc, Ban chỉ đạo 5S bắt đầu tiếnhành chuẩn bị cho việc sàng lọc Như đã trình bày ở trên hiện tại xưởng có rấtnhiều thứ cần loại bỏ, thế nhưng Ban chỉ đạo 5S ở xưởng là những người quyếtđịnh sản phẩm nào được phép loại bỏ thì lại không thể nào nắm hết được số lượng

và chủng loại của từng loại vật dụng Vì vậy thiết kế một bảng phân loại các sảnphẩm cần sàng lọc Ban chỉ đạo 5S sẽ đưa bảng này cho Trưởng ca/Trưởng các bộphận, là những người trực tiếp tham gia vào công việc sản xuất tại bộ phận mình,

để họ đánh giá vào bảng phân loại Bảng trên được đưa cho những người trưởng bộphận cũng vì 2 mục đích: giúp cho Ban chỉ đạo 5S có cái nhìn tổng quát, có số liệu

và kiểm soát được các sản phẩm cần loại bỏ Đồng thời kéo các nhân viên này hòavào chương trình 5S, làm cho họ tham gia vào công việc và phải có trách nhiệmvới công việc của mình Trưởng các bộ phận sẽ quan sát nơi làm việc của mình,đồng thời thảo luận với các nhân viên khác và đánh dấu vào Bảng đánh giá này.Bảng này chỉ có tác dụng tham khảo đối với Ban chỉ đạo 5S, còn quyết định loại

bỏ sản phẩm nào còn phải cân nhắc và bàn bạc lại sau Sau khi đã quyết định xong,Ban chỉ đạo 5S sẽ đưa lại cho Trưởng các bộ phận, trưởng bộ phận này sẽ căn cứtheo bảng trên để hướng dẫn nhân viên bộ phận mình tiến hành sàng lọc Bảngphân loại dụng cụ/máy móc/thiết bị cần loại bỏ như Bảng 3.11

d,Duy trì công tác sàng lọc

Vào ngày tổng vệ sinh, xưởng sẽ bắt đầu tiến hành sàng lọc theo bảng phânloại sàng lọc ở trên dưới sự giám sát của Ban chỉ đạo 5S và trưởng các bộ phận.Tuy nhiên công việc sàng lọc không chỉ tiến hành một lần là xong, mà nó phảiđược tiến hành định kỳ để đảm bảo những thứ không cần thiết luôn được loại bỏ rakhỏi nơi làm việc Việc sàng lọc sẽ tiến hành cùng với những ngày tổng vệ sinh.Theo tình hình thực tế tại xưởng thì có 2 nguyên nhân gây ra việc lưu trữ các sảnphẩm không cần thiết tại xưởng:

(1) Xưởng thường hoạch định một lượng sản phẩm dư so với đơn đặt hàng để

bù đắp vào lượng phế phẩm, vì vậy sau khi giao hàng thì mỗi đơn hàng thường tồnlại một ít sản phẩm, do tâm lý lưu giữ cho lần sau nên số hàng tồn này ngày càngnhiều, rồi cuối cùng nó vẫn ở đó một thời gian rất lâu mà không ai đụng tới, điềunày làm cho mặt bằng xưởng trở nên chật hẹp và rất lộn xộn, lẫn lộn giữa sảnphẩm cũ và mới,

(2) Do ý thức của công nhân, có một số dụng cụ thiết bị hưhỏng không còn sửdụng nhưng họ không bỏ đi mà lại cất vào một chỗ khuất nào đó trong xưởng,không có ai để ý tới và cuối cùng chúng ở đó từ tháng này qua tháng khác Vì vậy,duy trì việc sàng lọc và ý thức sàng lọc thường xuyên là cần thiết Đối với nguyênnhân thứ nhất, để không lưu lại quá nhiều mặt hàng cũ không cần thiết, thiết kếmột nhãn kiểm soát nhằm giúp cho việc sàng lọc được tiến hành thường xuyên nhưBảng 3.10.

Bảng 3.10 Nhãn kiểm soát duy trì sàng lọc

Khi lưu một sản phẩm nào đó mà không xác định được khi nào sẽ sử dụng nó,

ta sẽ dùng phiếu trên Người lưu phải điền đầy đủ các thông tin như: tên sản phẩm,

số lượng, lý do lưu trữ và ngày lưu Còn thông tin về quyết định xử lý thì để trống.Sau đó dán nhãn lên sản phẩm cần lưu và lưu vào vị trí quy định Ban quản đốcquyết định thời gian lưu trung bình cho mỗi mặt hàng sẽ là 6 tháng vì sản phẩmbánh để lâu ngày sẽ bị giảm chất lượng và thời gian vận chuyển tới khách hàngcũng khá lâu

Bảng 3.11 Bảng phân loại dụng cụ/thiết bị/máy móc cần loại bỏ

BẢNG PHÂN LOẠI DỤNG CỤ/ SẢN PHẨM/ MÁY MÓC CẦN LOẠI BỎ

3 Chuyển giaocho bộ phận khác (ghi rõ)

4 Khác (ghi rõ)…

QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN 5S

1 Lưu tách biệt để thanh lý

2 Lưu kho để tái sử dụng 3 Chuyển giao cho

bộ phận khác (ghi rõ)

4 Vẫn còn sử dụng được (không loại bỏ)

Đến ngày tổng vệ sinh sẽ kết hợp với việc sàng lọc các sản phẩm trên Nếu sảnphẩm được sử dụng trước ngày trước ngày sàng lọc thì nhân viên sẽ bóc nhãn vàghi vào ô quyết định như sau: Nếu số lượng sản phẩm được sử dụng ít hơn sốlượng hiện có thì ghi vào ô “Quyết định” là bổ sung cho mặt hàng nào đó kèm theo

số lượng, đồng thời dán một nhãn sàng lọc mới cho số lượng hàng còn lại kèm theo

số lượng còn lại này Nếu đến ngày sàng lọc mà vẫn chưa sử dụng thì sẽ tiến hànhthanh lý Nhân viên sẽ ghi vào ô “Quyết định” là thanh lý, đồng thời bóc nhãn vàtrả lại cho Ban quản đốc và Ban quản đốc sẽ lưu lại, dựa vào đó Ban quản đốc sẽxác định rõ ràng số lượng loại bỏ là bao nhiêu và nhờ đó giúp họ kiểm soát chặtchẽ hơn trong việc sàng lọc Đối với nguyên nhân thứ 2 thì sẽ nhắc nhở ngườicông nhân có ý thức loại bỏ các vật không còn sử dụng ra khỏi nơi làm việc, đồngthời cũng tiến hành sàng lọc chúng vào các thời điểm tổng vệ sinh của xưởng

e, Đánh giá việc sàng lọc

Sau khi đã tiến hành sàng lọc, chúng ta nên có một công cụ nhằm đánh giáchúng ta đã đạt được những gì đề ra hay không, công việc sàng lọc có tiến hànhtriệt để không, có cái gì cần tiếp tục làm và cải tiến không, nếu có thì ai làm và khinào thực hiện Thiết kế một bảng đánh giá sàng lọc như sau Bảng 3.12 để đánh giákết quả sàng lọc Việc đánh giá sàng lọc dựa trên tiêu chí: xưởng đã loại bỏ hết mọivật dụng không cần thiết ra khỏi nơi làm việc, chỉ giữ lại những vật dụng cần thiếtcho công việc mà thôi Dựa vào cách phân chia tất cả tài sản có trong xưởng đểđánh giá cho từng hạng mục như: máy móc, các vật dụng dùng trong sản xuất,nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thiết bị văn phòng, dụng cụ cá nhân, dụng cụ vệsinh dựa trên tiêu chí đã nêu ở trên Nếu hạng mục nào đạt yêu cầu thì đánh dấuvào ô “Đạt”, chưa đạt yêu cầu thì đánh dấu vào ô “Không đạt” Đối với các hạngmục chưa đạt thì người đánh giá phải ghi vào ô “Biện pháp cải tiến” cái gì cần phảilàm tiếp để dựa vào đó làm cơ sở cho việc cải tiến Đồng thời, người đánh giá cóthể đề nghị thêm người chịu trách nhiệm và thời gian thực hiện để cho công việcđược tiến hành triệt để Với việc đánh giá sàng lọc trên sẽ cho Ban chỉ đạo sẽ ràsoát được cái gì mình đã làm được, cái gì chưa làm được, từ đó tiếp tục thực hiện

để hoàn tất công việc sàng lọc, trả lại mặt bằng thông thoáng cho xưởng

Bảng 3.12 Bảng đánh giá sàng lọcCheckshe

et

Seiso

… Người kiểm tra:

ạt

K hông đạt

Đề xuất biện pháp cải tiến

Người thực hiện

Thời gian thực hiện

1. Máy móc Các máy không còn sử

dụng: máy đống gói hỏng… đãloại bỏ ra khỏi nơi làm việc hay tập hợp vào một chỗ khác

X Có biện pháo thanh lý hoặc loại bỏ

X Nhắc nhở công nhân luôn vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc

X Nhắc nhở và cóbiện pháp kỷ luật

nơi làm việc nếu cần

7. Dụng cụ vệ

sinh

Đã loại bỏ các dụng cụ vệ sinh cũ, không sử dụng ra khỏi nơi làm việc

X Thanh lý hoặc loại bỏ các dụng cụ

vệ sinh đã không còn sử dụng được

- Lõi cuộn giấy sau khi dùng hết, vỏ thùng rách, túi nilong

Có thể do một số nguyên nhân như:

- Do công nhân đã có thói quen từ trước mang đồ ăn vào nơi làm việc

- Khu vực uống nước khá xa khu vực làm việc, môi trường làm việc nóng dẫn đến nhanh khát nước

- Một số công việc có tính chất khó di chuyển trong khi làm như: nhặt bánh (bánh raliên tục)

- Công nhân tận dụng các lõi giấy làm chỗ ngồi khi nghỉ ngơi, cũng như vỏ thùng rách, túi nilong để trải ngồi

- Chưa có kế hoạch sửa chữa cho máy gói cũng như kế hoạch sử dụng tiếp

Từ những nguyên nhân có thể đưa ra một số giải pháp:

• Giảm nhiệt độ điều hòa để tạo không khí dễ chịu khi làm việc

• Bố trí nơi để bình nước, đồ ăn cho công nhân sử dụng thuận tiện nhưng không làm ảnh hưởng đến quá trình

• Những máy móc hỏng hoặc chưa có kế hoạch sử dụng có thể cho vào kho tránh gây chặt chội khu vực sản xuất

để tìm kiếm cũng rất xa bởi các vật dụng thường đặt lung tung, nhiều vị trí, không

rõ ràng Ngoài ra nhiều thứ còn sắp xếp không hợp lý, có thể gây nguy hiểm chongười công nhân

Có 7 nguyên tắc sắp xếp

Khi sắp xếp phải tuân theo các nguyên tắc sau đây:

• Sắp xếp theo nguyên tắc FIFO

Sắp xếp theo nguyên tắc FIFO nhằm đảm bảo các sản phẩm sản xuất ra trướcđược xử lý trước Theo nguyên tắc này đảm bảo không có mặt hàng nào bị lãngquên, lâu ngày không sử dụng

• Mọi vật đều có chỗ của nó

Cần bố trí lại mặt bằng sản xuất, các khu vực sản xuất sẽ được phân cách bằngcác vạch kẻ trên sàn hoặc vách ngăn,… các đồ đạc dụng cụ sẽ được sắp xếp lại các

vị trí, sử dụng dán nhãn hoặc hình ảnh để quy định chỗ Ngoài ra có thể quy địnhchỗ theo kích thước Sắp xếp theo nguyên tắc này đảm bảo tránh được sự nhầm lẫn

và mọi người dễ dàng tìm kiếm ra mọi vật khi cần Khi một vật không có ở vị trícủa nó ta có thể biết được đồ vật đó đã bị mất, hoặc tránh được những rủi ro khônglường trước

Việc sử dụng các công cụ trực quan như màu sắc, tín hiệu để quản lý công việc

sẽ làm gia tăng hiệu quả công việc Ví dụ như vẽ vạch mặt bằng sản xuất, đánh dấucác khu vực nguy hiểm… sẽ làm gia tăng hiệu quả vận chuyển và tăng cường antoàn cho công nhân

• Chiều cao khi sắp xếp không nên cao quá đầu, chỉ ngang tầm ngực

Nguyên tắc này đảm bảo an toàn lao động đồng thời giảm được việc chắn tầmnhìn Hiện tại trong xưởng người công nhân xếp các thùng bánh, lên các pallet rấtcao, vừa nguy hiểm, vừa dễ bị đổ mà còn khó vận chuyển Vì vậy, xưởng nên thayđổi thói quen và thực hiện theo nguyên tắc này

• Đ ồ dùng cá nhân phải để tách biệt với đồ dùng công ty

Công ty đã trang bị nơi để đồ cá nhân cho nhân viên, tách biệt với phân xưởng.Nhân viên cần có ý thức tự giác chấp hành tốt

• Những thứ để thường xuyên sử dụng thì để gần nơi làm việc, những thứ ít sử dụnghơn thì để xa hơn Bố trí bàn làm việc, vị trí vật dụng khi làm việc

Nguyên tắc trên nhằm tiết kiệm thời gian di chuyển để lấy vật khi cần thiết, tạođiều kiện tốt nhất cho việc sử dụng các vật dụng, dụng cụ

Kỹ thuật sắp xếp

Sử dụng kỹ thuật đánh dấu, ký hiệu màu sắc, vạch kẻ, dán nhãn tên…

Sử dụng hằng giờ để nơi gần trong tầm tay, dễ lấy

Sử dụng hằng ngày để nơi dễ tìm, dễ lấy

Thỉnh thoảng sử dụng bảo đảm tìm lấy nhanh chóng, sử dụng bảng, hình

vẽ, ký hiệu màu, nguyên tắc trong suốt

Hồ sơ đánh số, ký hiệu màu trên kệ và thứ tự

Ý nghĩa kỹ thuật đánh dấu: Dễ dàng sắp xếp dụng cụ, dễ dàng trả lại các thứ đãlấy ra, dễ dàng kiểm soát mọi đồ vật và rèn luyện tính kỷ luật của mọi người

Ý nghĩa kỹ thuật ký hiệu màu sắc: Nhanh chóng xác định vị trí của đồ vậttrong tích tắc: cả khi lấy ra và khi trả về, nơi làm việc nhìn vui mắt hơn

Ý nghĩa nguyên tắc trong suốt: Làm cho mọi thứ trở nên hiện hữu hơn

+ Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy,

+ Dễ phát hiện và ngăn ngừa các mất mát, hư hỏng, trục trặc,

Tiến hành sắp xếp đối với khu vực văn phòng

Khu văn phòng tương đối gọn gàng sạch sẽ nhưng trên bàn làm việc vẫn tồntai những đồ đạc vật dụng cá nhân không cần thiết, tủ hồ sơ để lẫn lộn cùng đồngphục và đồ cá nhân Nếu sàng lọc và loại bỏ làm cho văn phòng rộng hơn và dễdàng cho việc sắp xếp hơn Hồ sơ, tài liệu sẽ được để ở tủ riêng với đồ dùng, dụng

cụ lưu trữ như quần áo, bảo hộ lao động

Đề xuất sắp xếp tủ hồ sơ

Hình 3.11 Ví dụ về sắp xếp tủ hồ sơ

Tiến hành phân chia vị trí và vẽ vạch đối với khu sản xuất

Mặt hàng của xưởng rất nhiều và qua nhiều công đoạn sản xuất, sự di chuyểnbán thành phẩm giữa các công đoạn là thường xuyên vì vậy mà việc vẽ vạch phânchia các khu vực, khu đường đi là rất quan trọng Ngoài ra như chúng ta thấy trongphần trình bày hiện trạng của xưởng, các dụng cụ như chổi, xe nâng, quạt, thùngnhựa,…để lung tung chưa có vị trí cụ thể, người công nhân sau khi sử dụng xongthường đặt vào chỗ nào đó dẫn đến tình trạng lộn xộn khiến mỗi khi sử dụng côngviệc tìm kiếm rất vất vả Vì vậy việc vẽ vạch cố định vị trí của các thiết bị trên làrất cần thiết

Hiện tại xưởng đã có kẻ vạch phân chia vị trí để các kệ bánh thành phẩmnhưng tại khu vực sản xuất chưa có phân chia vị trí dụng cụ mà mọi người sắp xếpvật dụng theo cảm hứng Sau đây là phương án vẽ lại vạch mà sinh viên đề nghị

Bảng 3.13 Bảng mô tả vẽ vạch tại khu sản xuất

thước

Ghi chú