Tự học excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán trên excel phần 1

Tổ chức số liệu kế toán trên Excel Phần này sẽ giúp các bạn làm kế toán trên Excel từ cách tổ chức dữ liệu đến việc tạo các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. Để nắm được phần này yêu cầu bạn phải nắm khá vững

http://www.ebook.edu.vn Tự học Excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán trên Excel http://www.ebook.edu.vn Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel .5 1.1. Thao tác với bảng tính 5 1.1.1. Tạo một bảng tính mới . 5 1.1.2. Thêm mới một bảng tính 5 1.1.3. Xoá một bảng tính 6 1.1.4. Đặt tên cho bảng tính . 7 1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính 8 1.1.6. Tính chất của bảng tính 10 1.1.7. Chọn ô trong bảng tính 10 1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảo . 11 1.1.9. Sao chép và di chuyển dữ liệu . 12 1.1.10. Định dạng bảng tính . 22 1.2. Sử dụng lệnh 41 1.2.1. Sử dụng Menu Bar . 41 1.2.2. Sử dụng biểu tượng 42 1.2.3. Sử dụng phím chuột phải . 42 1.2.4. Sắp xếp trật tự các dòng . 43 1.2.5. Sắp xếp trật tự các cột 45 1.3. Định dạng dữ liệu 47 1.3.1. Xử lý Font chữ . 47 1.3.2. Canh lề cho dữ liệu 51 1.3.3. Công cụ Formatting . 55 1.3.4. Sử dụng công cụ Format Painter 56 1.3.5. Kiểm tra lỗi chính tả 56 1.4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu . 58 1.4.1. Tìm kiếm dữ liệu 58 1.4.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu . 60 1.5. Làm việc với các Cell 63 http://www.ebook.edu.vn 1.5.1. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùng 63 1.5.2. Định dạng cho ô hay khối văn bản . 65 1.5.3. Địa chỉ ô . 72 1.5.4. Cách chọn ô và khối ô cho công thức 74 1.5.5. Gắn tên cho ô hay khối ô . 75 1.5.6. Tạo chú thích . 77 1.6. Làm việc với biểu đồ . 80 1.6.1. Tạo biểu đồ 80 1.6.2. Định dạng biểu đồ 89 1.6.3. Định dạng biểu đồ 93 1.6.4. Thêm bớt dữ liệu trên biểu đồ 101 1.7. Kiểu dữ liệu . 104 1.7.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản 104 1.7.2. Mảng 108 1.7.3. Các phép toán . 109 1.8. Công thức và hàm . 114 1.8.1. Công thức . 114 1.8.2. Kiến thức cơ bản về hàm trong Excel 114 1.8.3. Các hàm cơ bản 119 1.9. Làm việc với cơ sở dữ liệu 148 1.9.1. Khái niệm . 148 1.9.2. Tìm kiếm bản ghi . 149 1.9.3. Xem mẫu tin . 151 1.9.4. Thêm bản ghi mới 151 1.9.5. Lọc các bản ghi 152 1.9.6. Xoá bản ghi 158 1.9.7. Pivot Table . 158 1.10. Các vấn đề khác 163 http://www.ebook.edu.vn 1.10.1. Chèn hình ảnh vào bảng tính 163 1.10.2. Thay đổi dấu phân cách giữa các đối số . 170 1.10.3. Autocorrect Options . 172 2.10.4. Bảo mật dữ liệu 174 1.10.5. In ấn . 178 Phần 2 – Tổ chức số liệu kế toán trên Excel 189 2.1. Sổ Nhật ký chung 189 2.1.1. Thiết kế sổ Nhật ký chung . 189 2.1.2. Cách nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung . 190 2.2. Bảng cân đối số phát sinh . 194 2.2.1. Thiết kế Danh mục tài khoản . 194 2.2.2. Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh 196 2.2.3. Xử lý dữ liệu trong Bảng cân đối số phát sinh . 197 2.3. Sổ cái tài khoản . 205 2.3.1. Thiết kế sổ cái tài khoản 205 2.3.2. Xử lý dữ liệu trên sổ cái tài khoản . 211 2.4. Sổ chi tiết tài khoản . 226 2.4.1. Thiết kế sổ chi tiết tài khoản 227 2.4.2. Xử lý dữ liệu trong sổ chi tiết tài khoản . 229 2.5. Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu, phải trả . 234 2.5.1. Bảng danh mục khách hàng . 235 2.5.2. Bảng danh mục nhà cung cấp 238 2.5.3. Sổ tổng hợp công nợ phải thu 242 2.5.4. Sổ chi tiết công nợ phải thu . 246 http://www.ebook.edu.vn Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel 1.1. Thao tác với bảng tính 1.1.1. Tạo một bảng tính mới - Bạn nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ, hộp tác vụ xuất hiện như hình dưới đây. - Trong hộp tác vụ, bạn nhấp chọn Blank Worbook để tạo một cửa sổ bảng tính mới. Chú ý: Bạn có thể tạo nhanh một bảng tính mới mà không cần đến bảng tác vụ. - Từ thanh Menu Bar vào File\New… - Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+ N Bảng tính mới được tạo ra sẽ mang tên mặc định là Book 1, nếu bạn tạo tiếp một bảng tính khác nữa nó sẽ có tên là Book 2. 1.1.2. Thêm mới một bảng tính - Trong cửa sổ giao diện của chương trình, từ thanh Menu Bar vào Insert\Worksheet. http://www.ebook.edu.vn - Hoặc bạn cũng có thể thêm mới một bảng tính bằng cách nhấp chuột phải trên thanh Sheet Tab chọn Insert. Chú ý: Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng tính bị che khuất. Để xem tên các bảng tính hãy nhập vào mũi tên màu đen kế bên trái của nhãn Sheet Tab. 1.1.3. Xoá một bảng tính - Sử dụng menu http://www.ebook.edu.vn + Chọn bảng tính cần xoá + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Delete Sheet. + Một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhấp nút Delete để thực hiện lệnh xoá. - Xoá bằng chuột phải: + Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tính cần xóa, nhấp chuột phải và chọn dòng Delete. 1.1.4. Đặt tên cho bảng tính + Nhấp chọn vào từng Sheet trên nhãn Sheet Tab nội dung bảng tính đó sẽ hiển thị trên màn hình. + Để đặt tên cho bảng tính, nhấp đúp vào bảng tính cần đặt tên khi thấy tên cũ được tô đen lúc này hãy nhập tên mới cho bảng tính. http://www.ebook.edu.vn Ngoài ra bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng cách nhấp chuột phải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó chọn Rename. 1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính Bạn cũng có thể thực hiện việc đặt tên cho bảng tính khi thực hiện thao tác lưu bảng tính đó lại. - Từ thanh Menu Bar vào File\Save As. Hộp thoại Save As xuất hiện. http://www.ebook.edu.vn Bạn nhập tên của Sheet vào mục File name của hộp thoại, khi đặt tên bạn không nên đặt tên có dấu, hoặc dấu cách. Chọn đường dẫn để lưu file của bạn trong mục Save as type. - Nhấn Save để thực hiện việc lưu và đóng hộp thoại Save As lại. Chú ý: Sau mỗi lần bạn thực hiện việc thay đổi cho file của bạn, bạn nhớ ấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại những thay đổi đó. Để tránh hiện tượng mất mát dữ liệu trong quá trình làm việc, bạn nên đặt chế độ lưu tự động cho file vì trong quá trình làm bạn thường quên thao lưu. Bạn nhấp Menu Tool/Options, hộp thoại Options xuất hiện bạn nhấp chọn Tab Save. http://www.ebook.edu.vn Nhập thời gian mà chương trình sẽ thực hiện việc lưu trong ô Minutes. Chương trình sẽ mặc định đơn vị thời gian là phút, bạn có thể thay đổi giá trị bằng các phím mũi tên bên phải hộp thoại hoặc nhập trực tiếp giá trị vào ô. Nhập xong, bạn nhấn OK để chương trình xác lập và đóng hộp thoại lại. 1.1.6. Tính chất của bảng tính - Trong một cửa sổ có tối đa là 255 bảng tính, là tập hợp các Sheet. - Một bảng tính được tập hợp bởi ô (Cell). Trong một Cell được mặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự. - Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column). Có tất cả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV. - Dòng (Row) là tập hợp các ô theo hàng ngang. Có tất cả 16.384 dòng. Chiều rộng của một dòng tối thiểu là 0cm và tối đa là 16.36cm và chiề u rộng mặc định của một dòng là 0,68cm. 1.1.7. Chọn ô trong bảng tính [...]... Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiện hành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo vị trí Cell hiện hành Nhập dữ liệu vào từ bàn phím http://www.ebook.edu.vn - Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc nhập các ký tự quá một ô - Nhấn tổ hợp phím Alt+ Enter để ngắt... Copy sẽ xuất hiện bắt đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định khi dán Fillhand Điền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhau hay sắp số thứ tự tăng dần Điều này giúp bạn ít tốn thời gian hơn khi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay rất hiệu ích khi bạn đánh số thứ tự cho một danh sách dài * Điền nội dung - Nhập vào một số để kéo điền các số tiếp theo http://www.ebook.edu.vn - Di chuyển... vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành xuống dưới + Chèn một dòng - Entire Row với chức năng này cho phép bạn tạo một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành xuống dưới http://www.ebook.edu.vn + Chọn xong nhấp OK * Xoá dòng - Chọn dòng cần xoá - Từ Menu Bar vào Edit\Delete + Shift Cells Up: cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy dữ liệu ở cột có ô hiện hành lên + Entire... mũi tên để di chuyển đến cuối vùng chọn 1. 1.8 Các bước cơ bản trong soạn thảo Nhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanh công thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó Bạn cũng có thể thêm bớt nội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt điểm chèn vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêm hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành Soạn thảo cho Cell đầu tiên + Chọn... chèn vào trước nó + Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo qua phải, thả chuột Lúc này cột được tạo và đẩy cột dữ liệu kế bên qua phải - Sử dụng lệnh: + Chọn cột muốn chèn http://www.ebook.edu.vn + Chọn Menu Insert có lệnh để chèn cột là Column + Chèn một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn tạo một cột trống tại vị trí ô hiện hành và. .. muốn chèn + Từ Menu Bar vào Insert Trong menu con xuất hiện, bạn có hai lệnh để chèn dòng là Row và Cells http://www.ebook.edu.vn Row: chèn thêm dòng trống vào dòng hiện hành và đẩy dữ liệu dòng hiện hành xuống dưới Cells: làm xuất hiện hộp Insert Với những tùy chọn của hộp thoại, bạn có thể thực hiện việc thêm dòng với nhiều trạng thái khác nhau + Chèn một ô - Shift Cells down với chức năng này cho phép... mới, bôi đen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động nội dung cũ sẽ bị xoá Xoá nội dung trong Cell - Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá - Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá tất cả nội dung trong những Cell được chọn 1. 1.9 Sao chép và di chuyển dữ liệu Lệnh Copy http://www.ebook.edu.vn Bạn có thể thực hiện lệnh Copy theo nhiều cách khác nhau và bằng nhiều công cụ khác nhau - Chọn một... nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nội dung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cần chỉnh sửa nội dụng nhấp F2 Thay đổi nội dung của Cell - Nhấp chọn Cell cần thay đổi - Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy, nhấn phím BackSpace có hình mũi tên ( ) nằm trên phím Enter để xoá ký tự đứng trước con nháy - Thay... trái và kéo đến nơi cần thiết rồi thả chuột ra ) di chuyển chuột - Lúc này xuất hiện biểu tượng Fillhand ( đến biểu tượng, nhấp vào mũi tên để xuất hiện một menu danh sách của biểu tượng, bạn chọn một kiểu điền thích hợp + Copy calls: Điền các số như nhau + Fill series: Điền số thứ tự tăng dần http://www.ebook.edu.vn - Bạn cũng có thể điền một nội dung khác tương tự như trên Chọn nội dung bất kỳ và đặt... Paste Special, bạn chọn chức năng Transpose và nhấp OK để thực hiện lệnh http://www.ebook.edu.vn 1. 1 .10 Định dạng bảng tính Thao tác với cột Sử dụng chuột điều chỉnh độ rộng cho cột - Di chuyển chuột đến hàng chứa các chữ A, B… (hàng trên cùng của cửa sổ bảng tính và nằm dưới thanh công thức) - Khi đó con trỏ chuột có dạng một mũi tên hai đầu, nhấp chuột trái và kéo qua phải để tăng kích thước cột hoặc . http://www.ebook.edu.vn Tự học Excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán trên Excel http://www.ebook.edu.vn Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel. ........................5 1. 1.. liệu. ........................................................... 17 4 1. 10.5. In ấn ............................................................................. 17 8 Phần 2 – Tổ chức số liệu kế toán trên Excel. ...... .18 9