1.9.1. Khái niệm
- Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các mẫu tin được tổ chức theo cấu trúc cột và dòng để có thể dễ dàng thực hiện các công việc quản lý.
- Bảng tính chính là một cơ sở dữ liệu, được tập hợp bởi hai thành phần là chiều ngang và chiều dọc đó là một bảng hai chiều.
+ Theo chiều ngang: Trong cơ sở dữ liệu các cột này còn gọi là các trường (Fields), mỗi trường có kiểu dữ liệu của nó như: trường số thứ tự, trường họ tên, trường số ngày làm việc… + Theo chiều dọc : Mỗi dòng trong bảng tính gọi là mẫu tin hay còn gọi là bản ghi (Tập hợp các kiểu dữ liệu để mô tả một đối tượng nào đó gọi là bản ghi (Record)). Bản ghi này khác bản ghi kia bởi giá trị dữ liệu xác định trong các trường.
Tập hợp các bản ghi là một cơ sở dữ liệu. Trong Excel mỗi lần tạo bảng tính đồng nghĩa với việc bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu. Bạn có thể thao tác với bảng ghi mà mình đã tạo ra:
- Xem và sửa nội dung của các bản ghi. - Thêm hoặc xoá bản ghi.
- Sắp xếp và lọc bảng ghi theo các khoá.
- Tính tổng và tổng con cho các trường dữ liệu kiểu số.
- Chuyển đổi các trường thành các bản ghi cho một đối tượng nào đó.
+ Trước khi thực hiện các lệnh về cơ sở dữ liệu, bạn phải đặt ô hiện hành trong phạm vi cơ sở dữ liệu mới thực hiện các lệnh áp dụng cho cơ sở dữ liệu.
+ Khi thực hiện áp dụng các lệnh cho cơ sở dữ liệu thì Excel sẽ tự động khoanh vùng các ô liền nhau và xem đó là một cơ sở dữ
http://www.ebook.edu.vn liệu trong bảng tính. Nếu bạn muốn nhiều hơn một cơ sở dữ liệu trong cùng bảng tính thì các danh sách phải cách nhau ít nhất bởi một dòng hay cột trống.
+ Các quy tắc để tạo cơ sở dữ liệu trong một bảng tính.
+ Dòng đầu tiên trong bảng tính phải là tiêu đề cột của danh sách.
+ Trong một danh sách không được có dòng trống hay cột trống, nếu có khoảng trống trong bảng tính thì Excel xem dữ liệu sau khoảng trống là một cơ sở dữ liệu khác.
1.9.2. Tìm kiếm bản ghi
Trong cơ sở dữ liệu có vài ngàn mẫu tin, việc tìm kiếm một mẫu tin trong cơ sở dữ liệu này gặp rất nhiều khó khăn vì nó quá lớn. Để khắc phục điều này Excel cung cấp cho bạn công cụ tìm kiếm các mẫu tin theo một điều kiện nào đó. Tìm kiếm một mẫu tin trong cơ sở dữ liệu bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
- Bật và kích hoạt tập tin cơ sở dữ liệu cần thêm mẫu tin. - Từ Menu Bar chọn Data\Form…
http://www.ebook.edu.vn Xuất hiện hộp thoại, từ hộp thoại này hãy nhấp vào nút Criteria một hộp thoại khác xuất hiện.
- Nhập dữ liệu vào hộp thoại để làm tiêu chuẩn tìm kiếm. Đối với dữ liệu kiểu chuỗi: bạn có thể sử dụng các dấu đại diện (dấu ?, dấu * ) để tìm kiếm. Đối với dữ liệu số: bạn có thể sử dụng
http://www.ebook.edu.vn các toán tử so sánh (=, >, >=, <, <=) để tìm kiếm.
- Khi nhập xong các điều kiện tìm kiếm, nhấn Enter để thực hiện tìm kiếm. Nhấn nút Close để kết thúc.
1.9.3. Xem mẫu tin
- Từ Menu Bar\Data\Form… hộp thoại xuất hiện.
Trong hộp thoại xuất hiện, bạn sẽ thấy được: tên các trường; khung hiển thị dữ liệu và để nhận dữ liệu; chỉ hiển thị dữ liệu không cho nhập vì kiểu dữ liệu của trường này là kiểu công thức; thanh trượt dùng để di chuyển giữa các mẫu tin trong bảng tính; các nút lệnh để áp dụng cho mẫu tin; hiển thị mẫu tin hiện hanh và tổng số mẫu tin.
- Di chuyển chuột đến mũi tên của thanh trượt và nhấp vào đó để xem các mẫu tin, bạn cũng có thể nhấp vào nút File Prev để xem mẫu tin kế bên trên mẫu tin hiện hành, nhấp vào nút Find Next để xem mẫu tin kế dưới mẫu tin hiện hành.
- Nhấp vào nút Close để đóng hộp thoại.
1.9.4. Thêm bản ghi mới
Trong một cơ sở dữ liệu đã được tạo trước (một bảng tính đã được tạo trước) bây giờ bạn muốn thêm mẫu tin mới vào cơ sở dữ liệu này hãy làm như sau:
http://www.ebook.edu.vn - Từ Menu Bar chọn Data\Form…
- Từ hộp thoại nhấp New để tạo thêm mẫu tập tin mới vào cơ sở dữ liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Sau khi nhấp lệnh New thì các ô trống xuất hiện, hãy nhập dữ liệu theo các trường của danh sách tại các ô trống này. Di chuyển con nháy trong các trường bằng cách dùng chuột hay nhẫn phím Tab trên bàn phím.
- Khi nhấp xong các trường, nếu muốn thêm mẫu tin tiếp theo hãy nhấn Enter trên bàn phím. Nhấp nút Close để kết thúc công việc thêm mẫu tin.
1.9.5. Lọc các bản ghi
Lọc mẫu tin là cách dễ dàng và nhanh chóng để tìm và làm việc với các mẫu tin trong cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu được lọc hiển thị các mẫu tin đáp ứng tiêu chuẩn mà bạn chỉ định cho một trường. Excel cung cấp hai lệnh: AutoFilter dùng để lọc tự động với tiêu chuẩn đơn giản và Advanced Filter dùng để lọc cho tiêu chuẩn phức tạp hơn.
Việc lọc không giống việc sắp xếp, lọc mẫu tin có tác dụng che tạm thời các mẫu tin mà bạn không muốn hiển thị và nó không sắp xếp trật tự các mẫu tin đó. Khi đã lọc các mẫu tin, bạn có thể chỉnh sửa, định dạng các mẫu tin này trong cơ sở dữ liệu mà không ảnh hưởng đến các mẫu tin khác.
Lọc tựđộng bằng AutoFilter
Lọc tự động là cách lọc đơn giản và nhanh nhất. Trong đó bạn có thể chọn những tiêu chuẩn do Excel phát hiện thấy có trong trường dữ liệu hoặc bạn cũng có thể sử dụng các câu lệnh đi theo nó. Thực hiện lọc bằng cách:
- Bật và kích hoạt tập tin cơ sở dữ liệu cần lọc các mẫu tin. - Từ Menu Bar vào Data\Filter\ AutoFilter Khi thực hiện lệnh này thì các hình vuông chứa mũi tên hình tam giác hiện lên ở phía phải trong hàng đầu của mỗi trường.
http://www.ebook.edu.vn - Lọc tự động các điều kiện có sẵn.
Nhấp vào mũi tên hình tam giác của trường cần lọc để hiện lên danh sách, từ danh sách này hãy nhấp chọn một mẫu tin có sẵn để lọc và lấy ra các thành phần của nó.
Sử dụng điều kiện trong khi lọc
Nhấp vào mũi tên hình tam giác trong trường cần lọc, xuất hiện danh sách, trong danh sách này ngoài các mẫu tin có sẵn và nó có chứa các lệnh để bạn lọc theo điều kiện.
- Lệnh All: Dùng để hiển thị lại danh sách sau khi lọc.
- Lệnh Top 10: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin lớn nhất và nhỏ nhất. Nhấp lệnh này thì hộp thoại sau xuất hiện.
- Ô trái: Nhấp vào mũi tên để bật danh sách trong danh sách này có hai tùy chọn.
+ Top: Lọc những các mẫu tin từ lớn đến nhỏ. + Bottom: Lọc các mẫu tin từ nhỏ đến lớn.
- Ô giữa: Cho phép bạn chọn số mẫu tin. Để thay đổi số này có hai cách: nhấp vào mũi tên lên để tăng, mũi tên xuống để giảm, bạn cũng có thể nhập số này trực tiếp từ bàn phím.
- Ô bên phải: Dùng để chọn mẫu tin, có hai chức năng: Items và Percent. Với chức năng Items: cho phép bạn chọn các mẫu tin toàn, với Percent: cho phép bạn lọc các mẫu tin trên cùng hay dưới cùng theo phần trăm.
Chú ý: Lệnh này chỉ có tác dụng với dữ liệu kiểu số, ngoài ra không có tác dụng với các dữ liệu khác.
http://www.ebook.edu.vn - Nhấp Ok để lọc, nhấp nút Cancel để huỷ bỏ chế độ lọc.
- Lệnh Custom: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin có điều kiện. Nhấp chọn lệnh Custom.
- Hàng thứ nhất, khung bên trái: Khung này cho phép bạn chọn điều kiện để lọc các mẫu tin, nhấp vào mũi tên để bật danh sách chứa những điều kiện.
+ Equals: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ sở dữ liệu bằng với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Does not Equals: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ sở dữ liệu khác với mẫu tin ở khung bên phải. + Conbạnins: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ sở dữ liệu bằng với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Does not Conbạnins: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ sở dữ liệu khác với mẫu tin ở khung bên phải. + Is Greater than: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tính lớn hơn so với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Is Greater than or Equal to: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong cơ sở dữ liệu lớn hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Is less than: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tính nhỏ hơn so với mẫu tin ở khung bên phải.
http://www.ebook.edu.vn + Is Less Than or Equal to: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tính nhỏ hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Begin With: Dùng để lọc phần đầu của chuỗi Text.
+ Does not Begins With: Dùng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Ends With: Dùng để lọc phần cuỗi của chuỗi Text,
+ Doex not Ends With: Dùng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text.
- Hàng thứ nhất, khung bên phải: Dùng để nhập Text hay số từ bàn phím, bạn có thể nhấp vào mũi tên kế bên để chọn trong danh sách này các khoá dùng để so sánh.
+ And: Nếu chọn chức năng này thì Excel thực hiện: với hàng trên và hàng dưới cùng thoả điều kiện thì in mẫu tin đó ra, ngược lại chỉ cần một cái sai thì không in gì cả (tương tự hàm AND).
+ Or: Nếu chọn chức năng này thì Excel thực hiện: với hàng trên hoặc hàng dưới thoả điều kiện thì in mẫu tin đó ra, ngược lại hai cái đều sai thì không in gì cả (tương tự hàm OR).
- Các khung trong hàng thứ hai tương tự các khung trong hàng thứ nhất.
- Nhấp OK để lọc, nhấp nút Cancel huỷ bỏ chế độ lọc.
Lọc cao cấp bằng Advanced Filter
Lọc dữ liệu với cơ chế lọc tự động bằng AutoFilter chỉ có thể tiến hành trên một trường dữ liệu nào đó nên còn rất nhiều hạn chế. Cơ chế lọc cao cấp bằng Advanced Filter sẽ cho phép lọc trên nhiều trường khác nhau gọi là vùng tiêu chuẩn lọc (Criteria Range), nó tạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu đa dạng hơn. Lọc cao cấp bằng Advanced Filter hãy thực hiện như sau:
http://www.ebook.edu.vn tạo điều kiện dùng để lọc.
- Khi tạo điều kiện xong, di chuyển và nhấp chuột vào một ô bất kỳ bên trong cơ sở dữ liệu cần lọc.
- Từ Menu Bar vào Data\Filter\Advanced Filter… hộp thoại Advanced Filter xuất hiện.
Action: Trong khung này có hai tùy chọn để lựa:
Filter the List, In- Place: Cho phép bạn đặt các mẫu tin được lọc (các mẫu tin thoả mãn điều kiện) ngay trên cơ sở dữ liệu cũ, và tạm thời che các mẫu tin khác không thoả điều kiện trong cơ sở dữ liệu cũ.
Copy to Another Location: Cho phép đặt các mẫu tin được lọc (các mẫu tin thoả điều kiện) ở một nơi khác và nơi này được chỉ định trong hộp Copy to.
List Range: Chứa vùng dữ liệu tham gia vào để lọc trong cơ sở dữ liệu.
Bạn có thể điều chỉnh địa chỉ ô trong hộp này để giới hạn các mẫu tin tham gia vào để lọc bằng hai cách sau:
http://www.ebook.edu.vn chỉ tuyệt đối ô vào khung từ bàn phím.
+ Nhấp chuột vào hộp List Range để chèn con nháy, di chuyển chuột đến góc trên bên trái của mẫu tin đầu tham gia vào để lọc, nhấp chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của mẫu tin cuối tham gia vào để lọc trong cơ sở dữ liệu, thả chuột. Vùng được chọn sẽ có viền đen trắng chạy xung quanh.
Hộp Criteria Range: Chứa địa chỉ tuyệt đối ô của vùng tiêu chuẩn hay còn gọi là vùng chứa các điều kiện. Bạn càn phải điền rõ địa chỉ khối ô nào chứa điều kiện để Excel căn cứ cào các điều kiện đó mà lọc ra những mẫu tin theo đúng yêu cầu. + Nhấp chuột vào hộp Criteria Range để chèn con nháy và nhập địa chỉ tuyệt đối ô chứa điều kiện vào khung từ bàn phím. + Nhấp chuột vào hộp Criteria Range để chèn con nháy, di chuyển chuột đến góc trên bên trái của đầu khối ô chứa điều kiện, nhấp chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của cuối khối ô chứa điều kiện trong cơ sở dữ liệu, thả chuột. Vùng được chọn có viền đen trắng chạy xung quanh.
Copy to: Nếu chọn chức năng Copy to Anther Location ở phần trên, thì hộp Copy to cho phép bạn chỉ định địa chỉ ô để chứa các mẫu tin được lọc.
Unique Records Only: Nếu chọn hộp kiểm này thì Excel cho phép hiển thị một mẫu tin duy nhất trong các mẫu tin giống nhau. Ngược lại không chọn thì Excel cho hiển thị hết tất cả các mẫu tin giống nhau.
- Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại xong, nhấp OK để áp dụng
Chú ý: Để hiển thị các mẫu tin bị che do việc lọc gây ra hãy vào Menu Bar vào Data\Filter\Show All.
http://www.ebook.edu.vn
1.9.6. Xoá bản ghi
Để loại bỏ toàn bộ mẫu tin hiện hành ra khỏi cơ sở dữ liệu bạn hãy thực hiện như sau:
- Bật cơ sở dữ liệu cần chỉnh sửa, nhấp vào cơ sở dữ liệu để kích hoạt.
- Từ Menu Bar vào Dat\Form…
- Bạn có thể sử dụng nút Criteria để tìm kiếm mẫu tin cần xoá hay dùng các nút Find Prev và FindNext để di chuyển đến mẫu tin cần xoá. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Khi đã tìm được mẫu tin cần xoá, nhấp nút Delete để xoá mẫu tin hiện hành. Sau khi nhấp Delete hộp thông báo hiện lên màn hình, nhấp Ok để chấp nhận xoá hay nhấp Cancel để bỏ lệnh xoá.
1.9.7. Pivot Table
Tạo Pivot Table
Tính năng Pivot Table rất hữu dụng khi chúng bạn cần xem từng phòng, bạn có bao nhiêu người hay tổng lương các phòng ban và tổng lương trong toàn đơn vị… một cách nhanh chóng. Để tạo Pivot Table bạn làm như sau:
http://www.ebook.edu.vn - Nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính
- Từ Menu Bar vào Data\ Pivot Table and PivotChart Report. Hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 1 of 3 xuất hiện.
Where is the Data that you want to:
+ Microsoft Excel List or DaTabase: Danh sách hoặc cơ sở dữ liệu của Microsoft.
+ Enternal Data Source: Sử dụng nguồn dữ liệu khác.
+ Multiple Consolidation Ranges : Hợp nhất các vùng dữ liệu lại.
+ Another Pivot Table Report or PivotChart Report: Từ một Pivot Table hay từ một PivotChart Report khác.
+ What kind of Report do you want to Creat có các chức năng sau:
+ PivotTable: Tạo một Pivot Table.
+ PivotChart Report (with PivotTable Report:): Tạo một biểu đồ cùng với một Pivot Table
http://www.ebook.edu.vn Nhấp Finish để thực hiện tạo Pivot Table nhanh và không có lựa chọn.
- Chọn xong các chức năng trong hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 1 of 3, nhấp vào nút Next hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard- Step 2 of 3 hiện lên màn hình:
Range: Cho phép bạn chọn vùng dữ liệu trong bảng tính để tạo nên Pivot Table. Thông thường Excel tự động chọn vùng dữ liệu, nếu thấy thích hợp bạn nên chọn vùng dữ liệu này.
- Chọn vùng dữ liệu cho hộp thoại Pivot Table and PivotChart