1.4.1. Tìm kiếm dữ liệu
- Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm. - Từ Menu Bar vào Edit\Find… hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F.
Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Find and Replace với cá tùy chọn để bạn có thể xác lập các và nhập các thông tin cần tìm kiếm của mình.
http://www.ebook.edu.vn Hãy tìm hiểu các choc năng của hộp thoại để có thể sử dụng nó một cách dễ dàng.
+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm.
+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính.
+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng. By Column tìm theo cột.
+ Look in:
Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức. Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.
Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.
+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What.
+ Find All: Tìm kiếm tất cả. + Find Next: Tìm từng mục một.
+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm. - Nhập dữ liệu cần tìm kiếm.
http://www.ebook.edu.vn - Nhấp Find All hay Find Next: để thực hiện tìm kiếm.
- Nhấp Close để đóng hộp thoại.
1.4.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu
Lệnh Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằng dữ liệu mới trên những dữ liệu cũ trong file của bạn. - Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm và thay thế.
http://www.ebook.edu.vn - Từ Menu Bar vào Edit\Replace…hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tùy chọn để bạn xác lập.
+ Find what: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm. + Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế.
+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính
+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng, By Columns tìm theo cột.
+ Look in: Có ba chức năng sau:
Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức. Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.
Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.
+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm phân biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Format… Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What và khung Replace with.
http://www.ebook.edu.vn + Replace: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế từng từ một.
+ Find All: Tìm tất cả.
+ Find Next: Tìm từng mục một.
+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm và thay thế.
- Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế.
- Nhấp Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thế. Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà không thay thế dữ liệu mới hãy nhấp Find All hay .
http://www.ebook.edu.vn
1.5. Làm việc với các Cell
1.5.1. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùng
Từ Menu Bar vào Edit\Goto…hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Crtl+G.
Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Go to để bạn thực hiện việc xác lập cho việc tìm kiếm và di chuyển.
http://www.ebook.edu.vn + Reference: để bạn nhập địa chỉ ô hay tên vùng cần di chuyển đến.
+ Special… : Cung cấp cho bạn hộp thoại Go to Special, bạn dùng những tùy chọn trong hộp thoại này để xác lập cho ô mà bạn chọn với những xác lập theo ý muốn. Sử dụng những tùy chọn này hết sức đơn giản, bạn chỉ việc đánh dấu vào tùy chọn cần áp dụng trong hộp thoại.
http://www.ebook.edu.vn + Consbạnnts: Dùng để chọn các giá trị không đổi trong bảng tính như: số, chữ, và các giá trị được nhập từ bàn phím.
+ Formulas: Cho phép bạn chọn ô hay dãy ô được tính từ công thức.
+ Number: Chọn số – Text; Chọn chữ - Logicals; Chọn các giá trị - Logic; Chọn các ô chứa lỗi - Errors.
+ Blanks: Cho phép bạn chọn các ô trống.
+ Current Region: Cho phép bạn chọn toàn bộ bảng tính. + Current array: Cho phép bạn chọn các giá trị là mảng. + Objects: Cho phép bạn chọn các đối tượng.
+ Row Differences và Column Differences: Cho phép bạn bỏ chọn cột hay hàng đầu tiên với vùng đã chọn trước.
+ Visible Cell s Only: Cho phép bạn chọn các ô hiển thị trong một dãy đi ngang qua các hàng hay cột bị che đầu.
Nhấp OK để áp dụng tùy chọn đó sau khi đã thực hiện xong việc lựa chọn.
1.5.2. Định dạng cho ô hay khối văn bản
Trước khi định dạng cho ô hay khối ô hãy chọn ô hay khối ô cần định dạng, nếu không chọn thì việc định dạng được áp dụng cho ô hiện hành.
- Bật hộp thoại Format Cell, từ Menu Bar vào Format\ Cells, nhấp chọn Tab Number trong hộp thoại.
http://www.ebook.edu.vn
- Khung Category chứa các kiểu định dạng cho ô hay các khối ô.
- General: Dùng để định dạng chung, không có dạng số đặc biệt. Nếu bạn soạn thảo bình thường hãy chọn kiểu này.
http://www.ebook.edu.vn để có được các tùy chọn cho việc xác lập.
+ Decimal plases: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc không lấy số lẻ. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung Negative numbers thay đổi các số lẻ.
+ Nhấp chọn chức năng Use 1000 Separator (,) là dùng dấu phẩy (,) để ngăn cách 3 số cho dễ đọc.
+ Negative numbers: Để bạn chọn số âm hay dương, trong ngoặc…
- Curreney: định dạng tiền tệ chung, khi áp dụng kiểu định dạng này kết quả sẽ tự động thêm dấu đô la hay một ký hiệu khác vào trước, dấu phẩy (,) dùng ngăn cách 3 số để dễ đọc và dấu chấm(.) dùng để thể hiện số lẻ của các số.
+ Decimal places: Lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi.
http://www.ebook.edu.vn + Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị tiền tệ.
+ Negative numbers: Để bạn chọn số âm hoặc dương, trong ngoặc…
- Accounting: Dùng để định dạng sắp thẳng hàng kí hiệu và dấu thập phân ở trong một cột.
+ Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi. + Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị tiền tệ.
- Date: Dùng để định dạng kiểu ngày tháng.
+ Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị ngày tháng. Di chuyển thanh trượt kế bên để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này một kiểu hiển thị thích hợp.
http://www.ebook.edu.vn + Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị ngày tháng năm theo nước. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một kiểu hiển thị thích hợp.
- Time: Dùng để định dạng kiểu giờ phút giây.
+ Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị giờ. Di chuyển thanh trượt kế bên để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này một kiều hiển thị thích hợp.
+ Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị giờ theo nước (Quốc gia). Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một kiểu hiển thị thích hợp.
- Percenbạnge: Cho phép bạn định dạng kiểu phần trăm, nếu ô hiện hành cần định dạng theo kiểu phần trăm có chứa số thì Excel tự động nhân số đó với 100 và trả về kết quả với ký hiệu phần trăm, ngược lại với ô trống thì khi nhập số sẽ xuất hiện dấu phần trăm theo sau.
http://www.ebook.edu.vn + Decimal places: lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung Negative numbers thay đổi.
- Fraction: Để định dạng kiểu thể hiện phần sau dấu chấm thập phân (phần số lẻ).
+ Type: Chứa danh sách các kiểu định dạng, di chuyển thanh trượt và chọn một kiểu định dạng thích hợp.
- Scientific: Dùng để định dạng hiển thị các số đứng sau dấu chấm thập phân thành số dạng mũ (dạng số khoa học).
+ Decimal places: lấy số lẻ của số thực (sau dấu thập phân), nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc không lấy số lẻ.
- Text: Dùng để định dạng văn bản, khi bạn dùng định dạng Text nó sẽ chuyển tất cả dữ liệu về kiểu văn bản.
http://www.ebook.edu.vn danh sách và cơ sở dữ liệu.
- Custom: Dùng để định dạng hay xoá kiểu định dạng, di chuyển thanh trượt trong danh sách Type (trong danh sách này chứa toàn bộ các kiểu định dạng) và chọn một kiểu định dạng, nhấn Delete để xoá, nhấn OK để áp dụng.
http://www.ebook.edu.vn
1.5.3. Địa chỉ ô
Địa chỉ tương đối
Bạn gọi A1 là địa chỉ tượng đối của ô A1, A1:B3 là địa chỉ tương đối của vùng dữ liệu từ ô A1 đến ô A3. Được sử dụng khi chúng bạn tham chiếu tới một ô hay một vùng dữ liệu nào đó. Khi bạn kéo Fillhand cho các ô khác địa chỉ sẽ thay đổi chỉ số hàng cột theo.
Địa chỉ tuyệt đối
Có dạng: $Cột$Dòng
Là loại địa chỉ khi đứng trong công thức tính toán, sao chép công thức đi nơi khác, nó không thay đổi địa chỉ.
Ví dụ: Bạn có bảng tính sau nhưng nhập công thức cho ô D1 là: =$B&1, thì khi Copy công thức đến bất kỳ ô nào trong bảng tính, địa chỉ này không thay đổi và cho kết quả luôn giống nhau:
http://www.ebook.edu.vn
Địa chỉ hỗn hợp
Địa chỉ hỗn hợp có hai loại.
Loại 1: Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng. Có dạng: $Cột Dòng
Là loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán sao chép công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ cột mà chỉ thay đổi địa chỉ dòng.
Loại 2: Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dòng Có dạng: Cột$Dòng
Là loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán, sao chép công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ dòng mà chỉ thay đổi địa chỉ cột.
http://www.ebook.edu.vn
1.5.4. Cách chọn ô và khối ô cho công thức
Chọn một ô cho công thức
- Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó
- Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng
- Di chuyển con trỏ đến ô cần tính, nhấp chuột, lập tức trên thanh công thức xuất hiện địa chỉ của ô đó.
Chọn một khối ô cho công thức:
- Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó.
- Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng.
- Di chuyển con trỏ đến ô đầu của khối cần tính, nhấp chuột trái và kéo xuống ô cuối của khối thả chuột, lập tức trên thanh công thức xuất hiện địa chỉ của khối ô được chọn. Cách ghi trên thanh công thức như sau A1:C3 có nghĩa chọn từ ô A1 đến ô C3.
http://www.ebook.edu.vn hãy nhấp chọn trong khối ô đã chọn một cách bình thường.
1.5.5. Gắn tên cho ô hay khối ô
- Đánh dấu ô hay khối ô cần đặt tên.
- Nhấp chuột vào khung Name Box trên thanh công thức. - Nhập tên cho ô hay khối ô.
- Đặt tên xong, nhấn Enter để chấp nhận.
Chia cửa sổ
- Kích hoạt bảng tính cần chia - Từ Menu Bar vào Window\Split
Khi chọn lệnh này lập tức cửa sổ bảng tính sẽ được chia thành bốn phần, bốn khung cửa sổ nhỏ này đều chứa dữ liệu của cùng bảng tính đang được chia. Bạn có thể di chuyển các thanh trượt để xem từng phần riêng trong bảng tính.
Bỏđường chia
Bạn muốn bỏ đường chia làm theo cách sau đây: - Nhấp để kích hoạt trang bảng tính.
http://www.ebook.edu.vn - Chọn Menu Window\Remove Split
Tạo chếđộ Freeze
- Nhấp chọn ô để đặt đường Freeze, thường chúng bạn chọn ô của cột bắt đầu chứa số liệu phần bên trái sẽ là diễn giải cho dòng, ví dụ một báo cáo công nợ khách hàng thì chúng bạn sẽ chọn ô kết thức phần thông tin về khách hàng như mã, tên, địa chỉ và đặt đường Freeze cho các cột còn lại. Khi chúng bạn thu lại vẫn có thể biết các số liệu bị lấp là của khác hàng nào. - Chọn Menu Window\Freeze Panes.
Khi nhấp chọn lệnh này hai đường gạch ngang và đứng hiện lên màn hình, trong bảng tính, bạn có thể dùng thanh trượt di chuyển dữ liệu trong bảng tính thì cột nằm phía trái của gạch đứng và trên gạch ngang của bảng tính không bị cuốn, nó vẫn luôn hiện trên màn hình để bạn nhìn thấy được.
http://www.ebook.edu.vn
Bỏ chếđộ Freeze
- Nhấp chọn một ô bất kỳ trong bảng tính. - Chọn Menu Window\UnFreeze Panes.
Sau khi chọn lệnh này bảng tính sẽ trở lại bình thường bạn có thể cuộn tất cả các dòng các cột trong bảng tính.
1.5.6. Tạo chú thích
http://www.ebook.edu.vn + Chọn Insert\Comment.
+ Trên thanh công cụ Formula Auditing nhấp vào biểu tượng New Comment.
+ Nhấp chuột phải tại ô cần tạo chú thích chọn lệnh Insert Comment.
http://www.ebook.edu.vn trong các cách sau:
+ Từ Menu Bar vào Format\Comment…
+ Nhấp chọn biểu tượng Format Comment trên thanh công cụ Picture.
+ Nhấp chuột phải tại vị trí bên trong khung chú thích lệnh Format Comment.
- Di chuyển chuột đến viền của khung chú thích khi nào thấy hình mũi tên bốn đầu xuất hiện thì nhấp đúp chuột để hiện hộp thoại Font.
Định dạng Font cho chú thích cũng tương tự như định dạng Font trong các ô.
http://www.ebook.edu.vn
1.6. Làm việc với biểu đồ1.6.1. Tạo biểu đồ 1.6.1. Tạo biểu đồ
Tạo nhanh bằng phím F11
- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.
- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ, như các tiêu đề theo dòng, cột và dữ liệu cần minh hoạ.
- Nhấn phím F11, lập tức biểu đồ được thể hiện trong một bảng tính có tên Chart.
Tạo biểu đồ bằng lệnh
- Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.
- Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ như: các tiêu đề theo dòng, cột và dữ liệu minh họa.
- Bật hộp thoại Chart Wizard- Setp of 4- Chart Type bằng thực đơn Bar vào Insert\Chart…
Hoặc bạn nhấp vào biểu tượng Chart Wizard( ) trên thanh công cụ Sbạnndard để mở hộp thoại Chart Winzard-Step of 4-