1.10.1. Chèn hình ảnh vào bảng tính
- Draw: một Menu hiển thị khi bạn nhấp chọn công cụ này, các lệnh trong Menu này dùng để xử lý các tuỳ chọn cho các đối tượng hình ảnh mà bạn đã tạo ra trên trang bảng tính.
- Select Objects: Khi nhấp vào biểu tượng này thì co trỏ trở thành công cụ để chọn đối tượng đồ hoạ.
- AutoShapes: Nhấp vào nút này để bật Menu, trong Menu hiển thị các Menu con. Các Menu con này chứa đựng các hình dạng vẽ có sẵn.
http://www.ebook.edu.vn + Line: Dùng để vẽ một đường thẳng
+ Arrow: Dùng để vẽ một đường thẳng có mũi tên và đầu mũi tên xuất hiện ở điểm cuối của con chuột trong khi vẽ.
+ Recbạnngle: Dùng để vẽ một hình chữ nhật, hình vuông. + Oval: Dùng để vẽ một hình Elip hay hình tròn.
+ Text Box: Dùng để tạo khung chữ tự do, bạn có thể đặt khung này bất kỳ nơi đâu trong bảng tính.
- Word Art: Nhấp vào biểu tượng này để bật hộp thoại Word Art. Trong hộp thoại có các kiểu chữ có sẵn, bạn có thể chọn cho mình một kiểu chữ thích hợp để trang trí cho bảng tính.
http://www.ebook.edu.vn - Insert Diagram: Dùng để vẽ lưu đồ, nhấp vào biểu tượng này để bật hộp thoại Diagram Gallery (hình 2.87), trong hộp thoại này hãy chọn một kiểu lưu đồ thích hợp để đưa ra bảng tính.
- Clip Art: Cho phép bạn chèn hình ảnh có sẵn vào bảng tính. Nhấp vào biểu tượng để bật thư viện chứa hình ảnh đồ hoạ, nhấp đôi vào hình thích hợp để đưa ra bảng tính.
http://www.ebook.edu.vn - Insert Picture: ngoài những hình ảnh có sẵn của chương trình, bạn cũng có thể chèn hỉnh ảnh bất kỳ nhờ tùy chọn này. Khi đó một hộp thoại sẽ xuất hiện để bạn tìm đường dẫn đến file hình ảnh mà bạn cần chèn.
http://www.ebook.edu.vn - Fill Color: Dùng để tô màu cho đối tượng đồ hoạ. Nhấp vào biểu tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn màu bằng hiệu ứng khác trong bảng màu.
- Line Color: bạn tô màu cho đối tượng là đường được tạo bởi công cụ vẽ, chẳng hạn như các đường bao quanh. Nhấp vào biểu tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn bằng hiệu ứng khác trong bảng màu.
- Font Color: tô màu cho đối tượng dạng chữ. Nhấp vào biểu tượng này để bật bảng màu, chọn một màu thích hợp trong bảng màu
http://www.ebook.edu.vn - Line Style: Biểu tượng này cho phép bạn chọn kiểu và độ dày cho đối tượng vẽ các đường cong hay đường thẳng.
- Dash Style: Nhấp vào biểu tượng này bạn có thể chọn các kiểu đường gạch chấm cho đối tượng vẽ.
http://www.ebook.edu.vn - ArRow Style: chọn các kiểu mũi tên cho đối tượng vẽ các đường thẳng.
- Shadow Style: tạo ra bóng đổ cho đối tượng vẽ. Nhấp vào biểu tượng để bật danh sách các kiểu bóng đổ, chọn kiểu bóng đổ trực tiếp hay tuỳ biến bóng đổ bằng cách nhấp vào Shadow Setting để điều chỉnh bóng đổ.
http://www.ebook.edu.vn - 3- D Style: tạo dạng không gian 3 chiều cho đối tượng.
1.10.2. Thay đổi dấu phân cách giữa các đối số
Thường sử dụng dấu phẩy (,) để dùng làm phân cách các đối số trong tất cả các chương trình kể cả Excel. Nhưng đôi khi cũng có sự thay đổi, do người sử dụng thích phân cách các đối số là dấu chấm phẩy, thì khi dùng chương trình Excel đó bạn phải biết để sử dụng cho đúng hoặc bạn có thể đổi lại dấu chấm phẩy để ngăn cách.
http://www.ebook.edu.vn - Từ Menu Sbạnrt\Setting\Control Panel
Cửa sổ Control Panel xuất hiện:
Nhấp chọn mục Regionl and language Options, hộp thoại Regionl and language Options xuất hiện (hình 2.128), bạn chọn Customize
http://www.ebook.edu.vn - Nhấp chọn nhãn Number trong hộp thoại.
- Trong khung List Separator cho phép chọn dấu ngăn của các đối tượng hàm.
Nếu nhập dấu phẩy, có nghĩa ngăn cách giữa các đối là dấu phẩy (,).
- Chọn kiểu dấu ngăn cách thích hợp, nhấp vào nút Apply để chấp nhận dấu ngăn cách.
- Nhấp OK để đóng hộp thoại.
1.10.3. Autocorrect Options.
Autocorrect có tác dụng giúp bạn định dạng những từ khóa cho một cụm từ nào đó. Khi đó bạn chỉ cần gõ từ khóa, nhấn phím cách các cụm từ được gán từ khóa sẽ tự động được thay thế.
http://www.ebook.edu.vn - Bật hộp thoại AutoCorrect: Từ Menu Bar vào Tools\ AutoCorrect Options…
Chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại AutoCorrect để bạn thực hiện việc xác lập từ khóa.
http://www.ebook.edu.vn Nhấp chon nhãn AutoCorrect.
- Tại Replace: Gõ nhập chữ đại diện cho dòng chữ bên khung With.
- Khung With nhập dòng chữ cần thay.
- Gõ nhập xong, nhấp vào Add để cộng thêm vào. - Nhấp Ok để chấp nhận.
Khi soạn thảo trong bảng tính, gặp từ vừa đặt nó lập tức thay thế dòng chữ trong khung With.
2.10.4. Bảo mật dữ liệu
Sử dụng lệnh Protection trên Menu Tools. - Chọn ô, vùng cần bảo vệ.
http://www.ebook.edu.vn chọn nhãn Protection.
+ Locked: Bật/tắt tính năng khoá dữ liệu. + Hidden: Bật/tắt tính năng che dấu dữ liệu. - Nhấp Ok để chấp nhận.
Thiết lập chếđộ bảo mật
http://www.ebook.edu.vn Hộp thoại Protect Sheet xuất hiện:
http://www.ebook.edu.vn Worksheet to để xác lập bảo mật cho ô, dòng và cột.
- Nhập mật mã vào khung Password to Unprotect Sheet. - Nhấp OK, một hộp thoại xuất hiện.
- Nhập lại mật mã mới vừa nhập, nếu nhập sai Excel sẽ báo lỗi và cho nhập lại.
- Nhấn OK để hoàn tất quá tình thiết lập.
Chú ý: Khi áp dụng lệnh này, bảng tính của bạn chỉ có xem mà không thể thực hiện được các lệnh trên bảng tính này.
Bỏ chếđộ bảo mật
http://www.ebook.edu.vn Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại để bạn đăng nhập mật mã cho việc hủy bỏ.
- Nhập mật mã đã nhập trước. - Nhấp OK để bỏ chế độ bảo vệ.
Bạn cần nhập đúng mật mã của bảng tính mà bạn đã gán thì chương trình mới thực hiện việc huỷ bỏ.
1.10.5. In ấn
Định dạng trang giấy để in
Bạn cần định dạng cho trang in trước khi thực hiện việc in. - Từ Menu Bar vào File\Page Setup… Hộp thoại Page Setup hiện lên màn hình, từ hộp thoại này chọn Tab Page
http://www.ebook.edu.vn + Orienbạntion: xác định hướng trang giấy để in dữ liệu.
Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy. Landscape: dữ liệ ra theo chiều ngang của trang giấy.
+ Scaling: xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khít với chiều ngang hay chiều dọc của giấy. Có các chức năng cho bạn chọn như sau:
Adjust to: thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400%, mặc định là 100%. Fit to: thay đổi vừa khít theo chiều ngang của giấy.
Wide by: thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.
Pager Size: lựa chọn các khổ giấy. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các khổ giấy và chọn một khổ giấy thích hợp.
Print Quality: lựa chọn chất lượng in (chất lượng in có nghĩa là số chấm điểm trên một Inch, số này càng lớn thì khi in ra dữ liệu sẽ mịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số
http://www.ebook.edu.vn của chất lượng in. Thông thường người bạn chọn 600dpi.
Fist Page Number: chỉ định đánh số trang đầu tiên cho bảng tính có nhiều số trang.
Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
- Chọn lựa các định dạng trong hộp thoại cho thích hợp với từng tài liệu.
- Chọn xong nhấp OK
Căn lề giấy cho trang in
Từ Menu Bar vào File\Page Setup… Hộp thoại Page Setup hiện lên màn hình, từ hộp thoại này chọn Tab Margins (hình 2.139). + Top: định khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến nội dung dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1Inch.
+ Header: định khoảng cách của tiêu đề đầu trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.
http://www.ebook.edu.vn + Left: định khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
+ Hộp Right: định khoảng cách từ mép phải của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
+ Hộp Bottom: định khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1 Inch.
+ Hộp Footer: định khoảng cách của tiêu đề cuối trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.
+ Chức năng Horizonbạnlly: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
+ Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
- Điều chỉnh các chức năng trong hộp thoại cho thích hợp với từng tài liệu.
- Chọn xong nhấp OK để áp dụng.
In các tiêu đềđầu và cuối trang.
- Từ Menu Bar vào File\Page Setup… Hộp thoại Page Setup hiện lên màn hình, từ hộp thoại này chọn nhãn Header/Footer (hình 2.131).
http://www.ebook.edu.vn + Header và Footer: chương trình đề nghị sử dụng mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, chọn trong danh sách này một mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang.
+ Custom Header: tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý. Nhấp vào nút Custom Header hộp thoại sau hiện lên màn hình như sau:
Các biểu tượng trong hộp thoại
http://www.ebook.edu.vn Biểu tượng này dùng để
định dạng Font chữ cho tiêu đề,
&[Page] In số trang hiện hành &[Page] In tổng số trang của bảng
tính.
&[Date] Hiển thị ngày hiện hành &[Time] Hiển thị giờ hiện hành &[Path]&[File] Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập
tin bảng tính và tên tập tin bảng tính đang sử dụng. &[File] Hiển thị tên tập tin bảng
tính đang sử dụng.
&[Tab] Hiển thị tên bảng tính hiện hành.
&[Picture] Có tác dụng lấy hình ảnh từ bên ngoài vào.
Có tác dụng chỉnh sửa hình ảnh được đưa vào ở bước trên.
+ Left Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên trái của trang giấy.
http://www.ebook.edu.vn (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên giữa trang giấy.
+ Right Section: nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên phải của trang giấy.
+ Custom Footer: Tương tự nút Custom Header.
Nhấp các nút Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trớc khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
- Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại cho thích hợp với từng tài liệu.
- Chọn xong nhấp OK để áp dụng.
Lựa chọn bảng tính khi in
- Chọn bảng tính cần xem trước
- Chọn một trong những cách sau để thể hiện việc xem trước khi in bảng tính.
- Từ Menu Bar vào File\Print Preview.
- Nhập vào biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ Standard.
- Chọn nút Print Preview trong các hộp thoại Print và Page Setup.
http://www.ebook.edu.vn + Next: Nhấp vào nút này để xem trang kế sau trang hiện hành. + Previous: : Nhấp vào nút này để xem trang kế trước trang hiện hành.
+ Zoom: Phóng to hay thu nhỏ trang in trên màn hinh. + Print: Dùng để in bảng tính ra giấy.
+ Setup: Nhấp vào nút này sẽ hiển thị hộp thoại Page Setup.
+ Margins: Hiển thị các đường kẻ của các lề và các cột để bạn chỉnh các lề, chiều rộng các cột bằng cách nhấp chuột kéo rê tại lề hay các cột.
+ Page Break Preview: Nhấp vào nút này thì toàn bộ dữ liệu sẽ được phân trang và hiển thị ở chế độ soạn thảo bình thường. Để bỏ chế độ này: vào lại chế độ xem bảng tính trước khi in (Print Preview) và nhấp vào nút Normal View.
+ Close: Dùng màn hình xem bảng tính trước khi in và trở về màn hình trang bảng tính.
+ Help: Hướng dẫ về các nút lệnh trong màn hình xem bảng tính trước khi in.
http://www.ebook.edu.vn
Thực hiện in bảng tính
- Bật hộp thoại Print chọn một trong những các sau: - Từ Menu Bar vào File\Print…
- In không định dạng: Nhấp vào biểu tượng Print trên thanh công cụ Sbạnndard
http://www.ebook.edu.vn + Name: chọn lựa máy in bảng tính ra giấy. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các loại máy in và chọn một loại máy in thích hợp để in.
+ Properties: Nút này dùng để điều chỉnh các thông số cho máy in.
+ Print to File: in dữ liệu vào một File khác. Khi chọn chức năng này và nhấp OK thì xuất hiện hộp thoại Print to File, trong hộp thoại này bạn hãy đặt tên và định vị nơi để lưu tập tin mới, chọn xong hãy nhấn Ok để in dữ liệu tập File mới.
+ Print Range: Có các chức năng sau:
+ All: in tất cả các trang có trong bảng tính và bắt đầu từ trang đầu tiên của bảng tính.
+ Pages (s): in theo số trang được chỉ định sẵn trong hai hộp sau:
+ From: Chứa trang bắt đầu được in ra, nhấp chuột vào hai mũi tên trong hộp From để xác định số trang đầu hoặc bạn chèn con nháy vào hộp và nhập vào số trang đầu từ bàn phím.
http://www.ebook.edu.vn + To: Chứa trang cuối cùng được in ra, nhấp chuột vào hai mũi tên trong hộp To để xác định số trang cuối hoặc bạn chèn con nháy vào hộp và nhập vào số trang cuối từ bàn phím.
+ Print What:
Selection: in theo khối đã chọn.
Active Sheet (s): theo bảng tính đã chọn.
Entire Workbook: in ra toàn bộ cửa sổ bảng tính đã chọn. + Copies:
Number of Copies: in nhiều bảng như nhau. Nhấp chuột vào hai mũi tên trong hộp Number of Copies để xác định số bản in hoặc bạn chèn con nháy vào hộp và nhập vào số bản in từ bàn phím. Collate: hỗ trợ cho việc in nhiều bản sao. Nếu nhấp chọn chức năng này có nghĩa là in toàn bộ dữ liệu trong bảng tính rồi mới lặp lại và in bản sao thứ nhất của tài liệu cũng từ trang đầu đến trang cuối, tiếp tục in cho các bản sao tiếp theo. Ngược lại không chọn chức năng này thì Excel điều khiển in trang đầu tiên của tài liệu với tất cả số bản sao của trang đầu, in xong trang đầu và bản sao của trang đầu rồi mới in tới trang thứ hai và số bản sao của trang thứ hai, tiếp tục đến trang thứ ba…
+ Preview: xem bảng tính trước khi in.
- Chọn các chức năng trong hộp thoại xong, nhấp OK để in bảng tính ra giấy, nhấp Cancel để huỷ bỏ lệnh.