Giải pháp hoàn thiện CCTC của công ty TNHH Tiếng Vang

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế các doanh nghiệp của chúng ta có nhiều cơ hội để phát triển nhưng cũng phải đương đầu với nhiều khó khăn thử thách để có thể đứng vững được. Trong sự cạnh tranh gay gắt đó càng ngày người ta càng nhận ra tầm quan trọng của nguồn lực con người, đó chính là nguồn tài sản quý báu của doanh nghiệp. Nguồn nhân lực là một trong 3 yếu tố đầu vào cơ bản nhất cuả quá trình sản xuất kinh doanh. Việc sắp xếp bố trí nguồn nhân lực đúng vị trí sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn. Cơ cấu tổ chức không phải bất biến mà là khả biến, nó tuỳ thuộc vào sự biến động của môi trường bên trong và bên ngoài. Khi các yếu tố này thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi của cơ cấu tổ chức. Vì thế có cấu tổ chức luôn luôn cần được hoàn thiện. Sự hoàn thiện này sẽ giúp cho tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tiếp tục tồn tại phát triển, nâng cao vị thế cạnh tranh. Trong đề án môn học của mình em lựa chọn hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tiếng vang Bài làm của em gồm 3 phần: Chương I: Cơ sở lý luận khi nghiên cứu hoàn thiện CCTC quản lý Chương II: Thực trạng CCTC của công ty TNHH Tiếng Vang Chương III: Giải pháp hoàn thiện CCTC của công ty TNHH Tiếng Vang

Sinh viên thực hiện: Trần Thị An Thuỷ LỜI NÓI ĐẦU Cùng với sự phát triển của nền kinh tế các doanh nghiệp của chúng ta có nhiều cơ hội để phát triển nhưng cũng phải đương đầu với nhiều khó khăn thử thách để có thể đứng vững được. Trong sự cạnh tranh gay gắt đó càng ngày người ta càng nhận ra tầm quan trọng của nguồn lực con người, đó chính là nguồn tài sản quý báu của doanh nghiệp. Nguồn nhân lực là một trong 3 yếu tố đầu vào cơ bản nhất cuả quá trình sản xuất kinh doanh. Việc sắp xếp bố trí nguồn nhân lực đúng vị trí sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn. Cơ cấu tổ chức không phải bất biến mà là khả biến, nó tuỳ thuộc vào sự biến động của môi trường bên trong và bên ngoài. Khi các yếu tố này thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi của cơ cấu tổ chức. Vì thế có cấu tổ chức luôn luôn cần được hoàn thiện. Sự hoàn thiện này sẽ giúp cho tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tiếp tục tồn tại phát triển, nâng cao vị thế cạnh tranh. Trong đề án môn học của mình em lựa chọn hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tiếng vang Bài làm của em gồm 3 phần: Chương I: Cơ sở lý luận khi nghiên cứu hoàn thiện CCTC quản lý Chương II: Thực trạng CCTC của công ty TNHH Tiếng Vang Chương III: Giải pháp hoàn thiện CCTC của công ty TNHH Tiếng Vang Trong quá trình làm đề án em được sự hướng dẫn nhiệt tình của cô Nguyễn thị Lệ Thuý tuy nhiên do trình độ lý luận và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài làm của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của cô và các bạn để bài viết này được hoàn thiện hơn. Hà nội, ngày 20 tháng 11 năm 2008 Khoa: Kinh tế & quản lý công 47 Trang số 1 Sinh viên thực hiện: Trần Thị An Thuỷ CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC I. CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Tổ chức: “Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung’’ 1 Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng. Có thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại, nhưng chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau :  Mọi tổ chức đều là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người  Mọi tổ chức đều mang tính mục đích  Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được mục đích - các kế hoạch  Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác  Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích của mình  Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao.Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hơn tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức sẽ gặp lúng túng. 2. Cơ cấu tổ chức : “ Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định ” 2 1 Giáo trình Khoa học Quản lý, NXB KHKT năm 2002 2 Giáo trình Khoa học quản lý Tập 2, NXB KHKT năm 2002 Khoa: Kinh tế & quản lý công 47 Trang số 2 Sinh viên thực hiện: Trần Thị An Thuỷ Các thuộc tính cơ bản của tổ chức:  Chuyên môn hoá công việc  Phân chia tổ chức thành các bộ phận  Quyền hạn và trách nhiệm  Cấp bậc và phạm vi quản lý  Tập trung và phân quyền trong quản lý  Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu. II. NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC (CCTC) CỦA CÔNG TY Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu cầu sau:  Tính thống nhất trong mục tiêu: Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức.  Tính tối ưu: Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ ,bộ phận và con người (không thừa mà cũng không thiếu )để thực hiện các hoạt động cần thiết .Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất .  Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác ,kịp thời ,đày đủ của tất cả thông tin được sử dụng trong tổ chức ,nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức.  Tính linh hoạt: Được coi là một hệ tĩnh , cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường.  Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí thấp nhất. III. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG LÊN CCTC 1. Chiến lược Khoa: Kinh tế & quản lý công 47 Trang số 3 Sinh viên thực hiện: Trần Thị An Thuỷ “Cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với chiến lược của tổ chức thì mới mang lại hiệu quả cao. Một tổ chức nhỏ chỉ hoạch định chiến lược ngắn hạn trong khi cơ cấu tổ chức lại quá cồng kềnh sẽ dẫn đến lãng phí và ngược lại một cơ cấu tổ chức nhỏ luôn phải thực hiện những chiến lược lớn ở tầm vĩ mô thì sẽ không đạt hiệu quả cao, thậm chí là sự quá tải dẫn đến năng suất và hiệu quả thực hiện công việc thấp .Cả hai trường hợp trên đều không hiệu quả. Mặt khác cơ cấu và chiến lược cần phải thích ứng nhanh với các yếu tố môi trường bên ngoài. Một tổ chức có chiến lược phát triển ra khu vực và quốc tế sẽ khác một tổ chức chỉ có chiến lược kinh doanh ở trong nước’’ 3 2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức “Quy mô và độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức.Tổ chức có quy mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá , tiêu chuẩn hóa, hình thức hóa cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện các hoạt động không quá phức tạp” 4 3. Công nghệ: “Công nghệ là sự kết hợp các nguồn lực, kiến thức, kỹ thuật để sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ đầu ra cho tổ chức. Một tổ chức sử dụng công nghệ cao thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sẽ đơn giản hơn một tổ chức sử dụng công nghệ lạc hậu” 5 4. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực “Thái độ của của lãnh đạo cấp cao có thể tác động tới cơ cấu tổ chức. Các cán bộ quản lý theo phương pháp truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức điển hình như tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc. Họ ít khi vận dụng các hình thức tổ chức ma trân hay mạng lưới. Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên. Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở 3 , 5 Giáo trình Khoa học quản lý, Tập 2, NXB KHKT năm 2002, trang 54-57 4 5 Khoa: Kinh tế & quản lý công 47 Trang số 4 Sinh viên thực hiện: Trần Thị An Thuỷ Các nhân viên cấp thấp và công nhân có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có sự phân định rõ ràng hơn và tạo cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng” 6 5. Môi trường : “Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định, tổ chức thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao. Ngược lại những tổ chức muốn thành công trong điều kiện môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ” 7 6. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp “Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng không nhỏ tới sự hình thành cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp . Đối với những doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn thì cơ cấu tổ chức bộ máy đòi hỏi sự chặt chẽ và có tính thống nhất cao giữa các bộ phận . Ngược lại với những doanh nghiệp có quy mô và nhiệm vụ kinh doanh vừa và nhỏ thì yêu cầu mức độ phức tạp của cơ cấu là không cần cao” 8 7. Địa bàn hoạt động của doanh nghiệp: “Đối với mỗi doanh nghiệp thì địa bàn hoạt động kinh doanh là rất quan trọng đối với sự tồn tại của doanh nghiệp , nó cũng anh hưởng tới quy mô của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Khi có địa bàn hoạt động rộng thì cơ cấu của tổ chức phải lớn , các bộ phận cần có sự kết hợp hài hoà hơn. Đối với mỗi tổ chức có địa bàn hẹp thì quy mô của cơ cấu tổ chức không cần lớn và mức độ phức tạp của cơ cấu tổ chức đòi hỏi không cao” 9 66, 8 Giáo trình Khoa học Quản lý, Tập 2, NXB KHKT năm 2002, trang 54 -57 7 8 9 8,9 website: wikipedia.org Khoa: Kinh tế & quản lý công 47 Trang số 5 Sinh viên thực hiện: Trần Thị An Thuỷ IV. MỘT SỐ MÔ HÌNH CCTC PHỔ BIẾN 1. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng: Tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cừng một lĩnh vực chức năng (như marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính . . .)  Ưu điểm:  Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính lặp đi lặp lại hàng ngày.  Phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề  Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu.  Đơn giản hoá việc đào tạo.  Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên.  Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất.  Nhược điểm:  Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược  Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng  Chuyên môn hoá quá mứcvà tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các cán bộ quản lý.  Hạn chế việc phát triển đội ngũ quản lý chung.  Đổ trách nhiệm vì những mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo. Đây là mô hình tương đối dễ hiểu và được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường. Khoa: Kinh tế & quản lý công 47 Trang số 6 Kế toán chi phí TK và xử lý dữ liệu Trợ lý GĐ Trưởng phòng nhân sự PGĐ marketing PGĐ kỹ thuật PGĐ sản xuất PGĐ tài chính NC thị trường quản lý kỹ thuật Lập KH sản xuất Lập KH TC Lập KH marketing Thiết kế dụng cụ Ngân quỹ Quảng cáo KỸ thuật điện Phân xưởng 1 Kế toán chung Phân xưởng 2 Kỹ thuật cơ khí Quản lý bán hàng Phân xưởng 3 Kiểm tra chất lượng llượng Bán hàng Giám đốc Sinh viên thực hiện: Trần Thị An Thuỷ 2. Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm. Việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm đã từ lâu có vai trò ngày càng gia tăng trong các tổ chức quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ phận theo sản phẩm : Khoa: Kinh tế & quản lý công 47 Trang số 7 Sinh viên thực hiện: Trần Thị An Thuỷ  Những ưu điểm chính của mô hình :  Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dễ dàng.  Việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn.  Tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung.  Các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm.  Có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi đề ra quyết định.  Nhược điểm tiềm ẩn của mô hình này là : Khoa: Kinh tế & quản lý công 47 Trang số 8 Tổng giám đốc Phó TGĐ marketing Phó TGĐ Nhân sự Phó TGĐ sản xuất Phó TGĐ Tài chính Giám đốc Khu vực phương tiện vận tải Giám đốc khu vực đèn chỉ thị Giám đốc khu vực dụng cụ công nghiệp Giám đốc khu vực đo lường điện tử Kỹ thuật Bán hàng Kế toán sản xuất sản xuất Kỹ thuật Bán hàng Kế toán Sinh viên thực hiện: Trần Thị An Thuỷ  Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến sản phẩm có thể dẫn tới phản hiệu quả.  Cần nhiều người có năng lực quản lý chung.  Có xu thế làm cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập chung trở nên khó khăn.  Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất. 3. Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư: . Việc hình thành bộ phận dựa vào lãnh thổ là một phương thức khá phổ biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng.  Ưu điểm:  Chú ý đến nhu cầu thị trường và những vấn đề địa phương.  Có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động này vào các thị trường cụ thể. Khoa: Kinh tế & quản lý công 47 Trang số 9 Giám đốc khu vực miền bắc Giám đốc khu vực miền nam Tổng qiám đốc Phó TGĐ tài chính Phó TGĐ nhân sự Nhân sự Giám đốc khu vực mièn trung Kỹ thuật Kế toán Bán hàngSản xuất Phó TGĐ marketing Sinh viên thực hiện: Trần Thị An Thuỷ  Tận dụng được tính hiệu quả của các nguồn lực và hoạt động tại địa phương.  Có được thông tin tốt hơn về thị trường.  Tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo các cán bộ quản lý chung.  Nhược điểm:  Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng của tổ chức một cách nhất quán.  Đòi hỏi phải có cán bộ quản lý.  Công việc có thể bị trùng lặp.  Khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung. 4. Mô hình tổ chức ma trận. Mô hình ma trận là mô hình kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau.Ví dụ mô hình theo chức năng kết hợp với theo sản phẩm. Ở đây các bộ phận quản lý theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau .Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.  Ưu điểm của mô hình :  Định hướng các hoạt động theo kết quản cuối cùng.  Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu.  Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý và chuyên gia.  Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường.  Nhược điểm của mô hình :  Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh.  Quyền hạn và trach nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột.  Cơ cấu phức tạp và không bền vững. Khoa: Kinh tế & quản lý công 47 Trang số 10 . hoàn thiện CCTC quản lý Chương II: Thực trạng CCTC của công ty TNHH Tiếng Vang Chương III: Giải pháp hoàn thiện CCTC của công ty TNHH Tiếng Vang Trong. II: THỰC TRẠNG CCTC TẠI CÔNG TY TIẾNG VANG I. THỰC TRẠNG CCTC TẠI CÔNG TY TIẾNG VANG 1. Sơ đồ tổ chức: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tiếng vang được tổ