Xây dựng quy chế trả lương

Quy chế trả lương: là văn bản quy định những nội dung, nguyên tắc, phương pháp hình thành, sử dụng và phân phối quỹ tiền lương trong cơ quan, doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính công bằng và tạo động lực trong trả lương, trả thưởng . Từ đó, đảm bảo công bằng, hợp lý nhằm nâng cao năng suất và chất lượng lao động, giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì được những cán bộ, nhân viên giỏi.

XÂY DỰNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG

I QUY ĐỊNH CHUNG

1 Căn cứ xây dựng quy chế trả lương

1 Bộ luật Lao động của Nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 5/7/1994; và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật Lao động ban hành ngày 12/4/2002;

2 Thông tư số 13/2003/TT-BLĐTBXH ngày 30/6/2003 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 114/200-2/NĐ-CP;

3 Nghị định số 204, 205/2004/NĐ-CP, ngày 14/12/2004 của Chính phủ quy định

hệ thống thang lương, bảng lương và chế độ phụ cấp lương trong các công ty Nhà nước;

4 Nghị định số 206/2004/NĐ-CP, ngày 14/12/2004 của Chính phủ quy định quản

lý lao động, tiền lương và thu nhập trong các công ty Nhà nước;

5 Thông tư số 07/2005/TT- BLĐTBXH, ngày 5/1/2005 của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện Nghị định số 206/2004/NĐ-CP, ngày 14/12/2004 của Chính phủ quy định quản lý lao động, tiền lương và thu nhập trong các công ty Nhà nước;

6 Thông tư số 08/2005/TT- BLĐTBXH, ngày 5/1/2005 của Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện Nghị định số 207/2004/NĐ-CP, ngày 14/12/2004 của Chính phủ quy định chế độ tiền lương, tiền thưởng và chế độ trách nhiệm đối với các thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và Giám đốc Công

ty nhà nước;

7 Nghị định 43/CP…

2 Phạm vi, đối tượng áp dụng

3 Khái niệm: Quy chế trả lương: là văn bản quy định những nội dung, nguyên

tắc, phương pháp hình thành, sử dụng và phân phối quỹ tiền lương trong cơ quan, doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính công bằng và tạo động lực trong trả lương, trả thưởng1.

4 Mục đích xây dựng quy chế trả lương

Trả lương đảm bảo công bằng, hợp lý nhằm nâng cao năng suất và chất lượng lao động, giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì được những cán bộ, nhân viên giỏi.

• Tiền lương gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ

sở tăng cường sự tham gia của người lao động trong quá trình xác định tiền lương thông qua thỏa ước lao động tập thể, (thông qua năng suất lao động,

lợi nhuận, mặt bằng của doanh nghiệp,… quỹ tiền lương kế hoạch, thực tế).

• Thực hiện trả lương theo công việc và kết quả hoàn thành công việc của

từng người, từng bộ phận (position, personnel) Những người thực hiện các công việc như nhau thì được trả lương như nhau Nguyên tắc này liên quan đến năng lực cá nhân, trình độ CMKT của người lao động, nội dung công

việc, mức độ phức tạp của công việc, khuyến khích như lương thâm niên,

kinh nghiệm.

• Tiền lương phải đảm bảo các mục tiêu xã hội, theo chính sách của nhà nước

như đảm bảo các tiêu chuẩn lao động, ví dụ như: không thấp hơn quy định

về tiền lương tối thiểu, tiền lương làm thêm giờ.

6 Các yếu tố khi xây dựng trả lương

Tổ chức lao động

 Phải đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng tiền lương bình quân (tỷ trọng tiền lương/tổng giá trị đầu vào,…)

 Phải đảm bảo mối tương quan hợp lý về tiền lương giữa những người lao động làm các công việc khác nhau (đảm bảo độ giãn cách hợp lý giữa mức lương cao nhất, trung bình và thấp nhất và trong từng ngạch lương – so sánh ngang-dọc).

 Mức lương của chức danh có hệ số thấp nhất không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do nhà nước ban hành.

II NỘI DUNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG (TỔNG QUỸ TIỀN LƯƠNG VÀ SỬ DỤNGQUỸ TIỀN LƯƠNG)

1 Nguồn hình thành tổng quỹ tiền lương

(i) Quỹ tiền lương theo đơn giá tiền lương được giao (nếu có) (đơn giá TL/đầu lao động, đơn giá tiền lương/đơn vị sản phẩm, chi phí TL/doanh thu).

(ii) Quỹ tiền lương bổ sung theo chế độ quy định của Nhà nước (nếu có)

(iii) Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ

(iv) Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang.

QTL = Kđg (đơn giá TL) x Qsp (sản phẩm)

2.1 Đối với Doanh nghiệp do Nhà nước quản lý:

Tổng quỹ tiền lương được chia thành 4 quỹ:

(i) Quỹ tiền lương trả trực tiếp cho người lao động theo lương khoán, lương sản

phẩm, lương thời gian (ít nhất bằng 76% tổng quỹ lương);

(ii) Quỹ khen thưởng từ quỹ lương đối với người lao động có năng suất, chất lượng cao, có thành tích trong công tác (tối đa không quá 10% tổng quỹ lương);

(iii) Quỹ khuyến khích người lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi (tối đa không quá 2% tổng quỹ lương);

(iv) Quỹ tiền lương dự phòng cho năm sau (tối đa không quá 12% tổng quỹ lương).

2.2 Khác

Ngoài ra, Tổng quỹ tiền lương còn được phân bổ dựa trên:

• Chi phí lao động

• Mức tăng năng suất lao động

• Gắn với lợi nhuận đạt được

III: PHÂN PHỐI TIỀN LƯƠNG

Phân phối tiền lương tương ứng với 4 nguyên tắc trên:

1 Phân phối tiền lương gắn với hiệu quả, mức độ phức tạp của công việc (Tính chất đặc thù công việc và mức độ ưu tiên đối với các vị trí chức danh:

Liệt kê và sơ bộ phân loại lao động trong doanh nghiệp theo đặc thù công việc và yêu cầu năng lực, trình độ khác nhau Loại lao động hay nhóm vị trí chức đanh nào

là then chốt trong doanh nghiệp, chịu sự cạnh tranh lớn nhất từ thị trường lao động

và cần có mức độ ưu tiên thích đáng)

- Theo phương pháp chấm điểm độ phức tạp lao động, xác định hệ số lương

- Tìm bội số của thang lương

- Mức độ giãn cách giữa các ngạch lương

- Xác định các bậc lương theo mức độ phức tạp của ngạch

2 Phân phối tiền lương gắn với thị trường.

(Doanh nghiệp không chỉ chịu sức ép cạnh tranh về đầu ra của sản phẩm, dịch

vụ mà còn chịu sự cạnh tranh gay gắt của các yếu tố đầu vào mà nhân lực luôn

luôn là yếu tố quan trọng nhất Do đó, phải xác định được mặt bằng mức lương bình quân của các vị trí lao động trong cùng ngành và trong cùng khu vực địa

lý Điều này giúp đưa ra được các mức tiền lương cạnh tranh, có khả năng thu hút và lưu giữ nhân viên).

- So sánh tương quan trên thị trường, tương đương với các vị trí, ngành, nghề.

- Sự khác biệt về tiền lương trên thị trường giữa các ngành nghề có sự mất cân đối cung – cầu lao động (tiền lương cao ở những ngành cung lao động thiếu,

…)

3 Phân phối tiền lương thông qua thỏa ước lao động tập thể.

- Khả năng thỏa thuận về tiền lương

- Lương mềm tăng thêm của các doanh nghiệp/đơn vị có quyền tự chủ, ví dụ: DN/đơn vị theo NĐ 115, NĐ 43/CP, ), có quyền hòa tổng nguồn chi trả lương hay bắt buộc phải chi trả lương cấp bậc và lương mềm.

4 Phân phối tiền lương đảm bảo các mục tiêu xã hội, theo khuôn khổ chính sách của nhà nước.

- So sánh, cân đối tương đương với các bảng lương, các hạng doanh nghiệp khác nhau theo quy định cho các doanh nghiệp nhà nước

Ngoài ra, phân phối tiền lương còn phụ thuộc vào 2 nguyên tắc, yếu tố quan trọng sau:

- Phân phối tiền lương theo ý chí của lãnh đạo

- Phân phối theo khả năng tạo nguồn của doanh nghiệp và khả năng

sử dụng.

V QUY TRÌNH XÂY DỰNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG

hưởng đến nguồn, xác định nguồn QTL: số lượng,

cơ cấu), số lượng thể hiện các nguồn này trong

3-5 năm gần nhất

-Theo Phụ lục số 2

-Họp với các phòng ban liên quan

Các phân phối QTL:

- Cách thức sử dụng các nguồn hình thành (hòa hay phân chia)

- Cách trả lương thực tế của đơn vị

- So sánh thực tế của doanh nghiệp với thị trường

- Gắn với các yếu tố cá nhân: Xác định độ phức tạp ntn? Điều kiện lao động; Năng lực cá nhân

- Dự định/mong muốn của DN

- Tâm tư, nguyện vọng của từng nhóm (lãnh đạo, các cá nhân bị ảnh hưởng,…)

- Theo Phụ lục số 3

- Phương pháp có sựtham gia với lãnh đạo DN (Ban xây dựng QCTL DN)

- ý kiến chuyên gia

khảo sát

Chọn mẫu: Quy mô mẫu

Yếu tố chọn mẫu: dựa trên tổng hợp tất cả các chức danh, chọn những nhóm chức danh nào?

Bộ công cụ: Xác định các nhóm/khâu/bộ phận

chủ chốt, trọng yếu của DN; Các mối quan hệ giữa các bộ phận/khâu/nhóm; các yếu tố về trình

độ, kinh nghiệm,… theo đặc thù công việc một số

bộ phận, công việc chủ chốt của doanh nghiệp

- Theo Phụ lục số 4

- Phương pháp có sựtham gia với lãnh đạo DN (Ban xây dựng QCTL DN)

ý kiến chuyên gia

- Tham vấn lãnh đạo/từng bộ phận

- Tập huấn công cụ khảo sát

- Điền phiếu khảo sát

- Nghiệm thu phiếu khảo sát

- Phụ lục số 5

- Hướng dẫn các ghi phiếu

- Đại diện các chức danh theo nhóm tự điền phiếu khảo sát

5 Xử lý thông

tin, xây dựng

khung lương

- Nhập tin và xử lý thông tin phiếu khảo sát

- Thống nhất ý kiến đánh giá của lãnh đạo các phòng ban về độ phức tạp của từng chức danh trong phòng ban

- Xác định lại độ phức tạp lao động với người lao động (đối với các phiếu có sự khác biệt lớn so với các vị trí khác trong phòng, ban, doanh nghiệp)

- Lên được khung lương

Nhóm NC gặp các lãnh đạo các phòng/ban, các cá nhân đại diện chức danh nổi cộm, cần lưu ý để trao đổi thêm

khung lương

Xin ý kiến Hội đồng XDQCTL DN

- Các ý kiến tư vấn (chỉnh sửa)

1 Xin ý kiến lãnh đạo DN

2 Xin ý kiến rộng rãi tại DN (đại diện các phòng ban)

hoàn thiện

quy chế trả

lương

- Căn cứ xây dựng quy chế trả lương

- Nguồn hình thành quỹ tiền lương doanh nghiệp

- Phân phối quỹ tiền lương

- Xét duyệt và ban hành

- Tổ chức thực hiện quy chế

- Đăng ký quy chế trả lương

Trao đổi, ý kiến chuyên gia

- Chuyên gia, nhà khoa học

- Lãnh đạo đối tác

- Ý kiến rộng rãi củađối tác (mở rộng racác phòng ban,…)

PHỤ LỤC 1 Danh mục tài liệu cần thu thập

- Thu thập từ các bên liên quan: Phòng Tổ chức, Phòng Kế toán - Tài vụ

- Thông tin cần thu thập:

Tổ chức lao động:

- Sơ đồ tổ chức

- Chức năng nhiệm vụ các phòng ban

- Hệ thống chức danh, Biên chế theo phòng ban

Hệ thống tiền lương tại DN:

- Bảng lương (số tuyệt đối), bảng hệ số lương

- Quy chế/cách thức trả lương hiện nay

- Thỏa ước lao động tập thể (nếu có)

- Các văn bản chính sách liên quan đến quy định về chế độ trả lương (nếu là doanh nghiệp có đặc thù riêng)

PHỤ LỤC 2 Thông tin về nguồn hình thành quỹ tiền lương

Thu thập từ các bên liên quan: Ban lãnh đạo công ty, Phòng Kế toán – Tài vụ

- Nguồn hình thành quỹ tiền lương của doanh nghiệp

- Phương pháp xác định quỹ tiền lương (công thức tính cụ thể)

- Xu hướng biến động tổng quỹ tiền lương trong các năm tiếp theo

PHỤ LỤC 3 Phương pháp phân phối quỹ tiền lương

- Cách thức sử dụng các nguồn hình thành (hòa hay phân chia)

- Cách trả lương cho lao động (theo hệ số - tỷ lệ nguồn QTL, trả cố định theo chức danh)?

- Cách phân phối quỹ tiền lươmg hiện tại của doanh nghiệp? (ưu điểm, nhược điểm của phương pháp hiện tại)?

- So sánh tiền lương thực tế của doanh nghiệp với lương thị trường:

Lương trung bình của doanh nghiệp – so với thị trường theo ngành, nghề;

- Giãn cách các mức lương/hệ số thấp nhất – trung bình – tối đa (COE – trưởng, phó phòng ban – nhóm chuyên viên/chuyên gia/ nhóm cán bộ kỹ thuật – nhóm nhân viên thừa hành/) – LĐ giản đơn (theo nhóm 9 nghề)

 Dự định/mong muốn thay đổi của doanh nghiệp

 Tâm tư, nguyện vọng của từng nhóm (lãnh đạo, các cá nhân bị ảnh hưởng,…)

PHỤ LỤC 4 Bộ công cụ:

Phiếu khảo sát người lao động;

Hướng dẫn chấm điểm, tỷ trọng các yếu tố xác định độ phức tạp lao động).

- Từ sản phẩm đầu ra cuối cùng, ghi lại quá trình sản suất ra sản phẩm

- Trên cơ sở quá trình làm ra sản phẩm, việc bố trí các khâu, các bộ phận để thực hiện các đầu ra trong chuỗi dây chuyền

- Các sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp, xếp hạng theo mức độ quan trọng/đóng góp vào tổng doanh thu,

- Theo tổ chức lao động, vai trò của các Bộ phận/phòng ban trong doanh nghiệp Xếp hạng mức độ quan trọng của các phòng ban.

- Các yếu tố trình độ, chuyên ngành đào tạo, vai trò yếu tố kinh nghiệm, kỹ năng đến các nghề khác nhau: xác định mức độ quan trọng,… của một số nghề xương sống của doanh nghiệp Các nghề, ngành của doanh nghiệp, trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo (trình độ: sơ cấp, CNKT, trung cấp, cao đẳng, đại học, trên đại học: chuyên ngành đào tạo cần thiết)

- Kinh nghiệm đòi hỏi, số năm kinh nghiệm tùy thuộc theo nghề (vai trò của thâm niên trong nghề: ví dụ nghề may càng nhiều năm thì kinh nghiệm sẽ giảm điểm hoặc các nghề cần thiết kinh nghiệm ví dụ như: phóng viên,…), kinh nghiệm còn mang ý nghĩa trả cho sự trung thành

- Xếp hạng mức độ ưu tiên về trình độ, kinh nghiệm/trách nhiệm, khả năng sáng tạo/điều kiện lao động đối với các lao động trong doanh nghiệp (nếu cần, phân theo nhóm lao động).

- Xác định các thang đo và tỷ trọng điểm đối với từng yếu tố đánh giá độ phức tạp của lao động trong doanh nghiệp

 Hoàn thiện bộ công cụ, đưa các yếu tố của nghề, riêng có của lao động/bộ phân trong doanh nghiệp

PHỤ LỤC 5 BỘ CễNG CỤ

HƯỚNG DẪN CHO ĐIỂM XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ CễNG VIỆC

- Phương phỏp cho điểm để xỏc định giỏ trị cụng việc được thiết kế theo một hệ thống chỉtiờu gồm 11 yếu tố phản ỏnh độ phức tạp, quy mụ trỏch nhiệm và cỏc điều kiện về mụi trườnglàm việc của nghề

- Thang điểm đánh giá: 300;

- Tỷ trọng của từng yếu tố thể hiện ở biểu đồ sau:

Biểu đồ: Tỉ trọng điểm các yếu tố đánh giá.

Ph ơng pháp đánh giá cho điểm

A123%

A216%

A39%

A47%

A55%

B112%

B28%

B35%

C14%

C25%

C36%

C: Điều kiện và môi tr ờng15%

B: Trách nhiệm25% A: Trình độ60%

A Độ phức tạp của nghề nghiệp.

- A1: Yếu tố về Trình độ đào tạo theo yêu cầu của công việc

Cấp

độ

1 Tốt nghiệp phổ thông cơ sở có thời gian học nghề dưới 1 tháng 1

2 Tốt nghiệp phổ thông cơ sở nhưng phải qua đào tạo tay nghề từ 3-6

tháng

6

3 Tốt nghiệp phổ thông trung học, có thời gian học nghề dưới 1 tháng 11

4 - Tốt nghiệp phổ thông trung học có thời gian học nghiệp vụ 3-6

8 - THCN/ Trung cấp nghề, qua đào tạo chuyên sâu 2 năm

- Cao đẳng chuyên nghiệp (đúng nghề)/ Cao đẳng nghề

47

10 Đại học chuyên nghiệp (đúng nghề) và qua một số lớp chuyên đề

ngắn hạn dưới một năm

62

11 Trên đại học hoặc tốt nghiệp ĐH đúng chuyên ngành và đại học khác

có liên quan nghề đang làm hoặc qua một số lớp chuyên đề, chuyên

ngành sâu từ 2 năm, kiến thức rộng

69

- A2: Yếu tố về kinh nghiệm làm việc theo yêu cầu của công việc

1 không phải tích luỹ kinh nghiệm mà làm được ngay 1

4 Từ 2 năm đến dưới 4 năm tích luỹ kinh nghiệm trong nghề mới

6 Từ 6 năm đến dưới 9 năm tích luỹ kinh nghiệm trong nghề mới

thực hiện được thành thạo

38

7 Ít nhất 9 năm trở lên tích luỹ kinh nghiệm 48

A3: Yếu tố đòi hỏi khả năng sáng tạo, chủ động xử lý công việc

2 Tương đối giản đơn ít đòi hỏi sự sáng tạo 4

3 Tương đối phức tạp, người thực hiện phải chủ động chọn phương án,

có cải tiến để thực hiện

9

4 Phức tạp, đòi hỏi phải có sáng tạo, chủ động tìm phương án thực hiện 14

5 Đòi hỏi phải nghiên cứu thử nghiệm, ứng dụng KHKT trong và ngoài

nước có sáng tạo ở mức cao

20

6 Đòi hỏi phải nghiên cứu đưa ra những phát minh, sáng chế mới 27

A4: Yếu tố đòi hỏi về kỹ xảo của nghề nghiệp

1 Đơn giản, thực hiện theo đúng qui trình có sẵn, không đòi

hỏi các kỹ xảo đặc biệt của nghề

1

2 Có độ phức tạp trung bình, đòi hỏi phải có sự linh hoạt

khéo léo mới đảm bảo được chất lượng và hiệu quả

4

3 Tương đối phức tạp, kỹ xảo nghề phải ở mức tương đối

khá mới đảm bảo được chất lượng và hiệu quả

7

4 Phức tạp đòi hỏi phải có kỹ xảo nghề nghiệp ở mức khá

mới đảm bảo được chất lượng và hiệu quả thuộc một số

lĩnh vực nhất định

12

5 Rất phức tạp, đòi hỏi phải có kỹ xảo nghề nghiệp khá thuần

thục để xử lý các công việc đa dạng, phức tạp của lĩnh vực

16

kinh tế, kỹ thuật quan trọng mang tính tổng hợp.

6 Đăc biệt phức tạp, đòi hỏi phải rất nhạy bén, kỹ xảo nghề

nghiệp đặc biệt thì mới xử lý được công việc đạt hiệu quả

kinh tế

21

- A5: Yếu tố về tính hợp tác và phối hợp công tác

1 Có tính độc lập cao, không yêu cầu phối hợp hay hợp tác với người

khác khi thực hiện nhiệm vụ

1

2 Đòi hỏi phải hợp tác và phối hợp với nhiều người liên quan đến thực

hiện một công đoạn hoàn chỉnh của một phần việc

Kết quả công việc ảnh hưởng đến sự chính xác, độ tin cậy hay khả

năng chấp nhận của những quá trình hoặc dịch vụ tiếp theo

4

3 Đòi hỏi xử lý các vấn đề liên quan đến nhiều người hoặc nhiều công

việc khác theo những tiêu chí đã được thiết lập

Kết quả công việc ảnh hưởng đến kết quả của các công việc khác như

việc thiết kế, vận hành hệ thống, chương trình hay thiết bị; đến sự

tương thích của các hoạt động trong hệ thống quản lý của đơn vị

7

4 Đòi hỏi phải hợp tác với nhiều người trong và ngoài đơn vị liên quan

đến việc thiết lập các tiêu chí, xây dựng dự án, đánh giá hiệu lực

chương trình hoặc xử lý những tình huống, vấn đề bất thường

Kết quả công việc ảnh hưởng sâu rộng đến các hoạt động của đơn vị

hoặc của Trung tâm

10

5 Đòi hỏi phải hợp tác với nhiều chuyên gia trong và ngoài nước xử lý

những vấn đề phức tạp liên quan đến các hoạt động của đơn vị và TT

Kết quả công việc ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động chủ yếu của

TT

15

B Trách nhiệm nghề nghiệp.

- B1: Yếu tố về trách nhiệm đối với quá trình thực hiện và kết quả công việc.

1 Đơn giản với các nhiệm vụ đơn nhất lặp đi lặp lại và thực hiện theo 1