Xây dựng quy chế trả lương

Quy chế trả lương: là văn bản quy định những nội dung, nguyên tắc, phương pháp hình thành, sử dụng và phân phối quỹ tiền lương trong cơ quan, doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính công bằng và tạo động lực trong trả lương, trả thưởng . Từ đó, đảm bảo công bằng, hợp lý nhằm nâng cao năng suất và chất lượng lao động, giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì được những cán bộ, nhân viên giỏi.

XÂY DỰNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Căn xây dựng quy chế trả lương Bộ luật Lao động Nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 5/7/1994; Luật sửa đổi, bổ sung số điều Bộ luật Lao động ban hành ngày 12/4/2002; Thông tư số 13/2003/TT-BLĐTBXH ngày 30/6/2003 Bộ Lao động – Thương binh Xã hội hướng dẫn thực số điều Nghị định số 114/200-2/NĐ-CP; Nghị định số 204, 205/2004/NĐ-CP, ngày 14/12/2004 Chính phủ quy định hệ thống thang lương, bảng lương chế độ phụ cấp lương công ty Nhà nước; Nghị định số 206/2004/NĐ-CP, ngày 14/12/2004 Chính phủ quy định quản lý lao động, tiền lương thu nhập công ty Nhà nước; Thông tư số 07/2005/TT- BLĐTBXH, ngày 5/1/2005 Bộ Lao động-Thương binh Xã hội hướng dẫn thực Nghị định số 206/2004/NĐ-CP, ngày 14/12/2004 Chính phủ quy định quản lý lao động, tiền lương thu nhập công ty Nhà nước; Thông tư số 08/2005/TT- BLĐTBXH, ngày 5/1/2005 Bộ Lao động -Thương binh Xã hội hướng dẫn thực Nghị định số 207/2004/NĐ-CP, ngày 14/12/2004 Chính phủ quy định chế độ tiền lương, tiền thưởng chế độ trách nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Giám đốc Công ty nhà nước; Nghị định 43/CP… Phạm vi, đối tượng áp dụng Phạm vi áp dụng: Đối tượng áp dụng: Khái niệm: Quy chế trả lương: văn quy định nội dung, nguyên tắc, phương pháp hình thành, sử dụng phân phối quỹ tiền lương quan, doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính cơng tạo động lực trả lương, trả thưởng1 Mục đích xây dựng quy chế trả lương Trả lương đảm bảo công bằng, hợp lý nhằm nâng cao suất chất lượng lao động, giúp doanh nghiệp thu hút trì cán bộ, nhân viên giỏi Nguyên tắc trả lương • Tiền lương phản ánh trình độ phát triển ngành, vùng (tiền lương gắn với thị trường, theo cung – cầu lao động theo ngành, vùng) Chấp nhận phân biệt tiền lương theo ngành, vùng kết phát triển ngành, vùng (performance) (mức lương thị trường) • Tiền lương gắn với hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp sở tăng cường tham gia người lao động trình xác định tiền lương thơng qua thỏa ước lao động tập thể, (thông qua suất lao động, lợi nhuận, mặt doanh nghiệp,… quỹ tiền lương kế hoạch, thực tế) • Thực trả lương theo cơng việc kết hồn thành cơng việc người, phận (position, personnel) Những người thực cơng việc trả lương Nguyên tắc liên quan đến lực cá nhân, trình độ CMKT người lao động, nội dung công việc, mức độ phức tạp công việc, khuyến khích lương thâm niên, kinh nghiệm • Tiền lương phải đảm bảo mục tiêu xã hội, theo sách nhà nước đảm bảo tiêu chuẩn lao động, ví dụ như: khơng thấp quy định tiền lương tối thiểu, tiền lương làm thêm Giáo trình tiền lương – tiền cơng Trường Đại học Lao động Xã hội Các yếu tố xây dựng trả lương Tổ chức lao động Quyền lực trị Văn hóa quan  Phải đảm bảo tốc độ tăng suất lao động lớn tốc độ tăng tiền lương bình quân (tỷ trọng tiền lương/tổng giá trị đầu vào,…)  Phải đảm bảo mối tương quan hợp lý tiền lương người lao động làm công việc khác (đảm bảo độ giãn cách hợp lý mức lương cao nhất, trung bình thấp ngạch lương – so sánh ngang-dọc)  Mức lương chức danh có hệ số thấp khơng thấp mức lương tối thiểu vùng nhà nước ban hành II NỘI DUNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG (TỔNG QUỸ TIỀN LƯƠNG VÀ SỬ DỤNG QUỸ TIỀN LƯƠNG) Nguồn hình thành tổng quỹ tiền lương (i) Quỹ tiền lương theo đơn giá tiền lương giao (nếu có) (đơn giá TL/đầu lao động, đơn giá tiền lương/đơn vị sản phẩm, chi phí TL/doanh thu) (ii) Quỹ tiền lương bổ sung theo chế độ quy định Nhà nước (nếu có) (iii) Quỹ tiền lương từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (iv) Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang QTL = Kđg (đơn giá TL) x Qsp (sản phẩm) QTL thực tế = QTL + QTL điều chỉnh * k Phân bổ tổng quỹ tiền lương 2.1 Đối với Doanh nghiệp Nhà nước quản lý: Tổng quỹ tiền lương chia thành quỹ: (i) Quỹ tiền lương trả trực tiếp cho người lao động theo lương khoán, lương sản phẩm, lương thời gian (ít 76% tổng quỹ lương); (ii) Quỹ khen thưởng từ quỹ lương người lao động có suất, chất lượng cao, có thành tích công tác (tối đa không 10% tổng quỹ lương); (iii) Quỹ khuyến khích người lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi (tối đa không 2% tổng quỹ lương); (iv) Quỹ tiền lương dự phòng cho năm sau (tối đa khơng q 12% tổng quỹ lương) 2.2 Khác Ngoài ra, Tổng quỹ tiền lương phân bổ dựa trên: • Chi phí lao động • Mức tăng suất lao động • Gắn với lợi nhuận đạt III: PHÂN PHỐI TIỀN LƯƠNG Phân phối tiền lương tương ứng với nguyên tắc trên: Phân phối tiền lương gắn với hiệu quả, mức độ phức tạp cơng việc (Tính chất đặc thù công việc mức độ ưu tiên vị trí chức danh: Liệt kê sơ phân loại lao động doanh nghiệp theo đặc thù cơng việc u cầu lực, trình độ khác Loại lao động hay nhóm vị trí chức đanh then chốt doanh nghiệp, chịu cạnh tranh lớn từ thị trường lao động cần có mức độ ưu tiên thích đáng) - Theo phương pháp chấm điểm độ phức tạp lao động, xác định hệ số lương Tìm bội số thang lương Mức độ giãn cách ngạch lương Xác định bậc lương theo mức độ phức tạp ngạch Phân phối tiền lương gắn với thị trường (Doanh nghiệp không chịu sức ép cạnh tranh đầu sản phẩm, dịch vụ mà chịu cạnh tranh gay gắt yếu tố đầu vào mà nhân lực luôn yếu tố quan trọng Do đó, phải xác định mặt mức lương bình qn vị trí lao động ngành khu vực địa lý Điều giúp đưa mức tiền lương cạnh tranh, có khả thu hút lưu giữ nhân viên) - So sánh tương quan thị trường, tương đương với vị trí, ngành, nghề - Sự khác biệt tiền lương thị trường ngành nghề có cân đối cung – cầu lao động (tiền lương cao ngành cung lao động thiếu, …) Phân phối tiền lương thông qua thỏa ước lao động tập thể - Khả thỏa thuận tiền lương - Lương mềm tăng thêm doanh nghiệp/đơn vị có quyền tự chủ, ví dụ: DN/đơn vị theo NĐ 115, NĐ 43/CP, ), có quyền hòa tổng nguồn chi trả lương hay bắt buộc trả lương cấp bậc lương mềm Phân phối tiền lương đảm bảo mục tiêu xã hội, theo khn khổ sách nhà nước - So sánh, cân đối tương đương với bảng lương, hạng doanh nghiệp khác theo quy định cho doanh nghiệp nhà nước Ngoài ra, phân phối tiền lương phụ thuộc vào nguyên tắc, yếu tố quan trọng sau: - Phân phối tiền lương theo ý chí lãnh đạo - Phân phối theo khả tạo nguồn doanh nghiệp khả sử dụng V QUY TRÌNH XÂY DỰNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG BƯỚC HOẠT ĐỘNG NỘI DUNG Chuẩn bị, thu Xây dựng phương án, mục tiêu, kế hoạch thập thơng tin Phân tích, Nguồn hình thành QTL DN (các yếu tố ảnh nắm tình hưởng đến nguồn, xác định nguồn QTL: số lượng, hình, rà sốt cấu), số lượng thể nguồn 35 năm gần Các phân phối QTL: - Cách thức sử dụng nguồn hình thành (hòa hay phân chia) - Cách trả lương thực tế đơn vị - So sánh thực tế doanh nghiệp với thị trường - Gắn với yếu tố cá nhân: Xác định độ phức tạp ntn? Điều kiện lao động; Năng lực cá nhân - Dự định/mong muốn DN - Tâm tư, nguyện vọng nhóm (lãnh đạo, cá nhân bị ảnh hưởng,…) Chuẩn bị Chọn mẫu: Quy mô mẫu Yếu tố chọn mẫu: dựa tổng hợp tất khảo sát chức danh, chọn nhóm chức danh nào? Tiến hành khảo sát: xác định mức độ phức tạp, phân nhóm, sở để xây dựng khung lương Bộ cơng cụ: Xác định nhóm/khâu/bộ phận chủ chốt, trọng yếu DN; Các mối quan hệ phận/khâu/nhóm; yếu tố trình độ, kinh nghiệm,… theo đặc thù công việc số phận, công việc chủ chốt doanh nghiệp - Tập huấn công cụ khảo sát - Điền phiếu khảo sát - Nghiệm thu phiếu khảo sát PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN/CÔNG CỤ Thu thập tài liệu sẵn có theo phụ lục - Theo Phụ lục số - Họp với phòng ban liên quan - Theo Phụ lục số - Phương pháp có tham gia với lãnh đạo DN (Ban xây dựng QCTL DN) - ý kiến chuyên gia - Theo Phụ lục số - Phương pháp có tham gia với lãnh đạo DN (Ban xây dựng QCTL DN) ý kiến chuyên gia - Tham vấn lãnh đạo/từng phận - Phụ lục số - Hướng dẫn ghi phiếu - Đại diện chức danh theo nhóm tự điền phiếu khảo sát Xử lý thông tin, xây dựng khung lương - Nhập tin xử lý thông tin phiếu khảo sát - Thống ý kiến đánh giá lãnh đạo phòng ban độ phức tạp chức danh phòng ban - Xác định lại độ phức tạp lao động với Hoàn thiện khung lương Xây dựng hoàn thiện quy chế trả lương người lao động (đối với phiếu có khác biệt lớn so với vị trí khác phòng, ban, doanh nghiệp) Lên khung lương Xin ý kiến Hội đồng XDQCTL DN - Các ý kiến tư vấn (chỉnh sửa) - Căn xây dựng quy chế trả lương Nguồn hình thành quỹ tiền lương doanh nghiệp Phân phối quỹ tiền lương Xét duyệt ban hành - Tổ chức thực quy chế Đăng ký quy chế trả lương Nhóm NC gặp lãnh đạo phòng/ban, cá nhân đại diện chức danh cộm, cần lưu ý để trao đổi thêm Xin ý kiến lãnh đạo DN Xin ý kiến rộng rãi DN (đại diện phòng ban) Trao đổi, ý kiến chuyên gia - Chuyên gia, nhà khoa học - Lãnh đạo đối tác - Ý kiến rộng rãi đối tác (mở rộng phòng ban,…) PHỤ LỤC Danh mục tài liệu cần thu thập - Thu thập từ bên liên quan: Phòng Tổ chức, Phòng Kế tốn - Tài vụ - Thông tin cần thu thập: Tổ chức lao động: - Sơ đồ tổ chức - Chức nhiệm vụ phòng ban - Hệ thống chức danh, Biên chế theo phòng ban Hệ thống tiền lương DN: - Bảng lương (số tuyệt đối), bảng hệ số lương Quy chế/cách thức trả lương Thỏa ước lao động tập thể (nếu có) Các văn sách liên quan đến quy định chế độ trả lương (nếu doanh nghiệp có đặc thù riêng) PHỤ LỤC Thơng tin nguồn hình thành quỹ tiền lương Thu thập từ bên liên quan: Ban lãnh đạo cơng ty, Phòng Kế tốn – Tài vụ - Nguồn hình thành quỹ tiền lương doanh nghiệp Nguồn hình thành Mức đóng góp vào tổng quỹ tiền lương 2008 2009 2010 Kế hoạch Thực tế Kế hoạch Thực tế Kế hoạch Thực tế Nguồn …… Nguồn …… Nguồn n …… Tổng - Những khác biệt/chênh lệch Tổng quỹ tiền lương kế hoạch thực tế, yếu tố nào? - Phương pháp xác định quỹ tiền lương (cơng thức tính cụ thể) - Xu hướng biến động tổng quỹ tiền lương năm PHỤ LỤC Phương pháp phân phối quỹ tiền lương - Cách thức sử dụng nguồn hình thành (hòa hay phân chia) - Cách trả lương cho lao động (theo hệ số - tỷ lệ nguồn QTL, trả cố định theo chức danh)? - Cách phân phối quỹ tiền lươmg doanh nghiệp? (ưu điểm, nhược điểm phương pháp tại)? - So sánh tiền lương thực tế doanh nghiệp với lương thị trường: Lương trung bình doanh nghiệp – so với thị trường theo ngành, nghề; - Giãn cách mức lương/hệ số thấp – trung bình – tối đa (COE – trưởng, phó phòng ban – nhóm chun viên/chun gia/ nhóm cán kỹ thuật – nhóm nhân viên thừa hành/) – LĐ giản đơn (theo nhóm nghề) QTL chia đến phận/lao động ntn? - Yếu tố xác định ntn? - Cấu thành yếu tố, cách tính ntn? Gắn với yếu tố cá nhân - Xác định độ phức tạp ntn? - Điều kiện lao động - Năng lực cá nhân Ưu, nhược điểm cách phân chia này, so sánh tính hợp lý hay khơng (so sánh ngang: thân chức danh – khuyến khích cho thân cá nhân từ chức danh chưa? So sánh dọc: chức danh toàn hệ thống doanh nghiệp), từ tìm hiểu:  Dự định/mong muốn thay đổi doanh nghiệp  Tâm tư, nguyện vọng nhóm (lãnh đạo, cá nhân bị ảnh hưởng,…) 10 A Độ phức tạp nghề nghiệp - A1: Yếu tố Trình độ đào tạo theo u cầu cơng việc Cấp độ 10 11 Những công việc yêu cầu người thực hiện: Khung Tốt nghiệp phổ thơng sở có thời gian học nghề tháng Tốt nghiệp phổ thông sở phải qua đào tạo tay nghề từ 3-6 tháng Tốt nghiệp phổ thơng trung học, có thời gian học nghề tháng - Tốt nghiệp phổ thơng trung học có thời gian học nghiệp vụ 3-6 tháng - Tốt nghiệp PTCS qua đào tạo nghiệp vụ tay nghề từ - 1,5 năm Tốt nghiệp Sơ cấp nghề - Tốt nghiệp Trung học chuyên nghiệp(THCN) - Tốt nghiệp Trung cấp nghề, - Tốt nghiệp THCN + số lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ từ - tháng - Trung cấp nghề + số lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ từ - tháng - THCN/ Trung cấp nghề, qua đào tạo chuyên sâu năm - Cao đẳng chuyên nghiệp (đúng nghề)/ Cao đẳng nghề Đại học chuyên nghiệp (đúng nghề) Đại học chuyên nghiệp (đúng nghề) qua số lớp chuyên đề ngắn hạn năm Trên đại học tốt nghiệp ĐH chuyên ngành đại học khác có liên quan nghề làm qua số lớp chuyên đề, chuyên ngành sâu từ năm, kiến thức rộng 11 17 25 33 40 47 55 62 69 - A2: Yếu tố kinh nghiệm làm việc theo yêu cầu công việc Cấp độ Những công việc u cầu người thực hiện: khơng phải tích luỹ kinh nghiệm mà làm Tích luỹ kinh nghiệm năm làm thành thạo Trên năm đến năm tích luỹ kinh nghiệm nghề thực thành thạo Khung 15 13 Từ năm đến năm tích luỹ kinh nghiệm nghề làm thành thạo Từ năm đến năm tích luỹ kinh nghiệm nghề làm thành thạo Từ năm đến năm tích luỹ kinh nghiệm nghề thực thành thạo Ít năm trở lên tích luỹ kinh nghiệm 23 30 38 48 A3: Yếu tố đòi hỏi khả sáng tạo, chủ động xử lý công việc Cấp độ Những công việc: khơng đòi hỏi sáng tạo Tương đối giản đơn đòi hỏi sáng tạo Tương đối phức tạp, người thực phải chủ động chọn phương án, có cải tiến để thực Phức tạp, đòi hỏi phải có sáng tạo, chủ động tìm phương án thực Khung Đòi hỏi phải nghiên cứu thử nghiệm, ứng dụng KHKT ngồi nước có sáng tạo mức cao Đòi hỏi phải nghiên cứu đưa phát minh, sáng chế 20 14 27 A4: Yếu tố đòi hỏi kỹ xảo nghề nghiệp Cấp độ Những cơng việc: Đơn giản, thực theo qui trình có sẵn, khơng đòi hỏi kỹ xảo đặc biệt nghề Có độ phức tạp trung bình, đòi hỏi phải có linh hoạt khéo léo đảm bảo chất lượng hiệu Tương đối phức tạp, kỹ xảo nghề phải mức tương đối đảm bảo chất lượng hiệu Phức tạp đòi hỏi phải có kỹ xảo nghề nghiệp mức đảm bảo chất lượng hiệu thuộc số lĩnh vực định Rất phức tạp, đòi hỏi phải có kỹ xảo nghề nghiệp thục để xử lý công việc đa dạng, phức tạp lĩnh vực Khung 12 16 14 kinh tế, kỹ thuật quan trọng mang tính tổng hợp Đăc biệt phức tạp, đòi hỏi phải nhạy bén, kỹ xảo nghề nghiệp đặc biệt xử lý cơng việc đạt hiệu kinh tế 21 - A5: Yếu tố tính hợp tác phối hợp công tác Cấp độ Những cơng việc: Có tính độc lập cao, không yêu cầu phối hợp hay hợp tác với người khác thực nhiệm vụ Đòi hỏi phải hợp tác phối hợp với nhiều người liên quan đến thực cơng đoạn hồn chỉnh phần việc Kết công việc ảnh hưởng đến xác, độ tin cậy hay khả chấp nhận trình dịch vụ Đòi hỏi xử lý vấn đề liên quan đến nhiều người nhiều công việc khác theo tiêu chí thiết lập Kết cơng việc ảnh hưởng đến kết công việc khác việc thiết kế, vận hành hệ thống, chương trình hay thiết bị; đến tương thích hoạt động hệ thống quản lý đơn vị Đòi hỏi phải hợp tác với nhiều người đơn vị liên quan đến việc thiết lập tiêu chí, xây dựng dự án, đánh giá hiệu lực chương trình xử lý tình huống, vấn đề bất thường Kết công việc ảnh hưởng sâu rộng đến hoạt động đơn vị Trung tâm Đòi hỏi phải hợp tác với nhiều chuyên gia nước xử lý vấn đề phức tạp liên quan đến hoạt động đơn vị TT Kết công việc ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chủ yếu TT Khung 10 15 B Trách nhiệm nghề nghiệp - B1: Yếu tố trách nhiệm trình thực kết công việc Cấp độ Những công việc: Đơn giản với nhiệm vụ đơn lặp lặp lại thực theo dẫn rõ ràng, chi tiết rành mạch Người thực cơng việc chủ yếu đòi hỏi tự kiểm tra giám sát kết cơng việc chịu trách nhiệm cá nhân kết công việc Khung 15 Có dẫn cách cụ thể, có dẫn người đạo nhiệm vụ không nằm dẫn Người thực cơng việc đòi hỏi kiểm tra chặt chẽ công việc giao Tương đối phức tạp, có sai lệch q trình thực cơng việc gây hậu lớn làm ảnh hưởng đến cơng việc nhóm người Người thực công việc tự kiểm tra phần việc chụi trách nhiệm kết cuối cùng, có trách nhiệm kiểm tra giám sát công việc nhóm người Phức tạp bao gồm việc điều hành, phối hợp hoạt động, điều phối hoạt động cá nhân thuộc lĩnh vực phận Người thực cơng việc đòi hỏi phải kiểm tra đồng lĩnh vực công tác, phụ tránh phận cấu thành chịu trách nhiệm cuối kết công việc Công việc phức tạp bao gồm việc thực thi nhiệm vụ điều hành hoạt động phận máy tổ chức TT Người thực cơng việc đòi hỏi phải kiểm tra giám sát phận có liên quan để thực mục tiêu cơng việc có ảnh hưởng đến toàn hoạt động TT 15 25 36 - B2: Yếu tố trách nhiệm định thực thi công việc Cấp độ Những công việc: Đơn giản, định thực có ảnh hưởng đến công việc thân, không gây ảnh hưởng đến cơng việc khác Có liên quan đến cơng việc khác Các định có ảnh hưởng đến cơng việc khác mức độ thấp, gây hậu không lớn Các định thực thi cơng việc có ảnh hưởng tới cơng việc nhóm người, liên quan đến cơng việc nhóm người Các định thực thi cơng việc có ảnh hưởng tương đối lớn tới tồn hoạt động phận cấu thành đơn vị Các định đưa ra, sai sót gây hậu phạm vi đơn vị Các định đưa sai sót gây hậu lớn; định có ảnh hưởng trực tiếp đến lĩnh vực có liên quan đến Khung 12 15 16 nhiều đơn vị khác TT Các định đưa có phạm vi ảnh hưởng lớn đến lĩnh vực chủ yếu TT, sai sót gây hậu lớn ảnh hưởng trực tiếp đến toàn hoạt động phận có liên quan TT Các định đưa có ảnh hưởng đến tồn hoạt động đơn vị cấu thành TT gây hậu xấu cho Công ty Các định mang tính chiến lược, có ảnh hưởng đến hoạt động TT, sai sot gây hậu nghiêm trọng, khó khắc phục 17 20 24 - B3: Yếu tố trách nhiệm giao tiếp thực thi công việc Cấp độ C Những cơng việc Khung Cơng việc có tính độc lập cao, giao tiếp chủ yếu nội đơn vị Cơng việc đòi hỏi phải có giao tiếp với quan bên tiếp xúc công chúng tổ chức thường xuyên giải vấn đề đơn giản Cơng việc có giao tiếp đối ngoại với quan khơng thường xun; mục đích phạm vi giao tiếp khác nhau; vai trò thẩm quyền phía nhận rõ phát triển thời gian giao tiếp Người thực công việc đóng vai trò quan trọng đại diện cho đơn vị giải công việc tương đối quan trọng Cần có giao tiếp đối ngoại với quan ngồi; mục đích, vai trò thẩm quyền bên xác định rõ ràng Người thực đại diện cho đơn vị giải vấn đề quan trọng, phức tạp 15 Yếu tố điều kiện môi trường làm việc - C1: Các yêu cầu thể lực Cấp độ Những cơng việc: Tĩnh tại, người thực ngồi làm việc cách thoải mái Để thực thi cơng việc khơng đòi hỏi u cầu thể lực đặc biệt Phải sử dụng thể lực phải làm việc tư đứng, lại chổ khơng thuận lợi, có lặp lại động tác khom lưng, cúi, soài, với; lặp lại việc nâng vác vật nặng vừa phải Công việc đòi hỏi đặc trưng khả thể lực cụ thể Khung 17 thông thường nhanh nhẹn, khéo léo mức trung bình Cơng việc u cầu phải sử dụng thể lực tương đối nhiều làm việc tư đứng, lại địa hình khơng thuận lợi, thực động tác khom lưng, cúi, soài, với hay động tác tương tự; thường xuyên mang vác vật nặng kg Cơng việc đòi hỏi sử dụng thể lực nhiều căng thường xuyên phải leo trèo lên thang cao, nâng vác vật nặng 20 kg, cúi bò khu vực chật chội tự vệ chống lại công thể lực khác 12 - C2: Môi trường làm việc Cấp độ Những công việc: Khung Có mơi trường làm việc bình thường, đòi hỏi phòng ngừa an tồn bình thường Điển hình nơi làm việc văn phòng, thư viện, phòng họp, phòng học, Mơi trường làm việc khơng có tác động tiêu cực đến sức khoẻ Có liên quan đến rủi ro hay bất tiện vừa phải đòi hỏi phòng ngừa an tồn đặc biệt Có liên quan đến rủi ro làm việc điều kiện nguy hiểm tiềm tàng hay môi trường căng thẳng bất thường đòi hỏi hàng loạt biện pháp an tồn phòng ngừa khác, Có liên quan đến rủi ro lớn làm việc điều kiện đặc biệt nguy hiểm tiềm tàng hay môi trường căng thẳng bất thường đòi hỏi hàng loạt biện pháp an tồn phòng ngừa khác, 15 - C3: Độ căng thẳng tâm lý, thần kinh Cấp độ Những cơng việc: Khung Đơn giản khơng đòi hỏi nghiên cứu, suy nghĩ liên tục, không gây căng thẳng tâm lý, thần kinh Có tập trung suy nghĩ, xử lý thông tin đơn giản phải tập trung theo dõi, quan sát q trình làm việc khơng liên tục Đòi hỏi tập trung nghiên cứu, suy nghĩ xử lý khối lượng thông tin tương đối lớn tương đối phức tạp, liên tục Đòi hỏi tập trung nghiên cứu, suy nghĩ xử lý khối lượng thông tin lớn phức tạp, thường xuyên 11 18 18 Kiểm soát tiền lương Đăng nqcentre on Tháng Mười Hai 6, 2007 KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH TIỀN LƯƠNG Các quy trình nhân - Quy trình tuyển dụng - Quy trình KL - Quy trình tiền lương - Quy trình bổ nhiệm, điều chuyển - Quy trình đánh giá nhân => Chúng ta tập trung nghiên cứu quy trình tiền lương Nội dung nghiên cứu - Khái niệm tiền lương - Cơ sở hưởng lương - Nguyên tắc định mức lương - Chức quy trình - Mục tiêu quy trình - Rủi ro quy trình - Cơ chế kiểm sốt quy trình - Quy trình & chứng từ - Quy chế hố chế kiểm sốt “quy trình tiền lương” Khái niệm tiền lương - Tiền lương : thu nhập người lao động - Tiền lương : chi phí người sử dụng lao động - Tiền lương giá hàng hoá sức lao động - Khi nghiên cứu quy trình nghiệp vụ này, tiền lương hiểu sau : “Là khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên công ty hưởng từ cơng ty” Tiền lương bao gồm : - Lương - Thu nhập thường xuyên khác, chẳng hạn : 19 + Hoa hồng doanh số + Tiền làm thêm + Tiền tăng ca sản xuất … Quan điểm tiền lương - Vấn đề “người bóc lột người” - Vấn đề “làm giàu cho chủ” - Vấn đề “ tầm nhìn” “sứ mệnh” công ty - Win – win Basis => win1 – win2 – win3… Cơ sở hưởng lương - Lương theo thời gian (lương tháng): (Nhân viên văn phòng) - Lương theo sản phẩm: (Nhân viên sản xuất) - Lương theo doanh số: (Nhân viên bán hàng) - Lương theo công nợ: (NV sản xuất lao động thời vụ)… Nguyên tắc định mức lương Căn vào mức đóng góp nhân viên Mức đóng góp xác định dựa vào đánh giá : - Khả đóng góp (NV mới)hay - Thực tế đóng góp (nhân viên củ) cơng ty (Năng lực yếu tố để đánh giá mức đóng góp nhân viên khơng phải nhất) Căn vào thị trường lao động - Những công ty ngành nghề, lĩnh vực ; - Những công ty tư nhân, nhà nước, nước ngồi, cơng ty châu Âu, công ty Mỹ… - Những công ty địa bàn hoạt động - Những cơng hồn cảnh (thâm niên ngành, giống văn hố quản lý,…… => Sự cơng cơng ty với cơng ty khác Căn vào tình hình kinh doanh & khả tài cơng ty - Tình hình kinh doanh tốt & khả tài tốt (đang ăn nên làm ra) => Lương cao so với thị trường lao động (Cơng ty giàu lên NV giàu lên) - Tình hình kinh doanh & khả tài không tốt (đang chựng lại hay xuống) => Lương thấp so 20 với thị trường lao động (Nhân viên chia với cơng ty lúc khó khăn) => Sự công chủ sở hữu nhân viên Căn vào công - Giữa nhân viên phòng phận công ty + Phải xây dựng ngân sách lương (Tổng quỹ lương) tổng ngân sách công ty + Phải xây dựng quỹ lương cho phận hay hoạt động công ty + Phải xây dựng thang lương cho cấp bậc tính chất cơng việc tồn cơng ty + Phải xây dựng khung lương cho vị trí/chức danh công ty + Đối với nhiều nhân viên :“Khơng sợ sợ khơng cơng bằng” + Vấn đề bảo mật mức lương nhân viên + Vấn đề “Công phân công phân nhiệm vấn đề công mức lương” Gia Các Khổng Minh bàn về: “Người làm tướng thiên hạ” (Cty xem thiên hạ thu nhỏ) Căn vào “giá trị vật chất” mà công ty trao cho nhân viên & “giá trị tinh thần” mà nhân viên nhận từ công ty (chứ công ty không trao) Giá trị tinh thần khác với giá trị vật chất Giá trị tinh thần : - Môi trường làm việc tốt (đồng nghiệp, tiện nghi…) - Điều kiện học hỏi, nâng cao nghề nghiệp - Cơ hội thăng tiến - Sự ổn định công việc lâu dài - Danh tiếng công ty - Những chế độ phúc lợi nhà ở, du lịch, y tế, trợ vốn, tham gia cổ phần… Căn vào pháp luật nhà nước hành tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn … Ví dụ : - Quy định mức lương tối thiểu - Quy định vế xác định quỹ lương theo doanh số … => Thực chất đảm bảo công xã hội thu nhập theo quan điểm nhà nước Các chức - Xác định mức lương - Chấm cơng 21 - Tính lương - Trả lương - Ghi nhận & báo cáo Mục tiêu quy trình - Xác định mức lương phù hợp cho nhân viên (hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, hợp tình) – Đây mục tiêu quan trọng quy trình - Tiền lương nhân viên tính tốn cách đầy đủ, xác & kịp thời + Nhân công ty cập nhật cách đầy đủ, xác & kịp thời + Sức lao động nhân viên đánh giá theo quy định chấm công công ty + Tiền lương công ty tính cách đầy đủ, xác kịp thời sở chấm công - Tiền lương nhân viên tồn cơng ty ln chi trả đầy đủ, xác, kịp thời - Ghi nhận báo cáo cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rỏ ràng dể hiểu tất chức cơng ty quy định Quy trình & chứng từ - Bảng theo dõi lao động - Bảng chấm công - Bảng lương - Phiếu lương người (Payroll Slip) - Phiếu chi/Lệnh chi lương qua ngân hàng Rủi ro quy trình Ba nhóm rủi ro quy trình : - Rủi ro xác định mức lương - Rủi ro tính lương - Rủi ro chi trả lương - Rủi ro ghi nhận & báo cáo quy trình nhân tiền lương - Trong quy trình tiền lương, rủi ro xác định mức lương rủi ro có xác xuất xảy cao rủi ro xảy hậu rủi ro lớn - Nhóm rủi ro tính lương : + Rủi ro cập nhật liệu nhân : + rủi ro chấm công : Chấm công không đầy đủ, xác kịp thời + Rủi ro tính lương: Tính khơng đủ; Tính khơng đúng; Tính khơng kịp thời 22 - Rủi ro cập nhật liệu nhân : + Không đầy đủ số nhân viên có kỳ tính lương + Khơng xác chức danh, chức vụ, cấp bậc, phận,… + Khơng kịp thời so với tình hình nhân kỳ tính lương (nhân viên nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên tăng lương, bị giảm lương…) Cơ chế kiểm soát rủi ro - Phê duyệt - Sử dụng mục tiêu - Bất kiêm nhiệm - Bảo vệ tài sản - Đối chiếu - Báo cáo bất thường - Kiểm tra & theo dõi - Định dạng trước Một số rủi ro khác & Cơ chế kiểm soát tương ứng - Tiếp tục trả lương cho nhân viên nghỉ việc/nhân viên thực KS: + Bảng chấm cơng phận lập Trưởng phận phê duyệt đồng thời chịu trách nhiệm bảng chấm công + Người chấm cơng # Người tính lương Người tính lương # Người chi trả lương + Phê duyệt thay đổi bảng lương + Thẻ bấm giờ… - Tính lương sai, khơng với sách cơng ty KS: + Chính sách lương rỏ ràng + Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật thay đổi nhân + Phê duyệt thay đổi chương trình tính lương + Phê duyệt bảng lương - Tính sai thuế thu nhập cá nhân dẩn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viên KS: + Định kỳ kiểm tra việc tính thuế thu nhập cá nhân + Nhờ chuyên gia tư vấn cách tính thuế thu nhập cá nhân 23 - Chi lương không theo bảng lương KS: + Phê duyệt trước chi lương + Phân tích tổng quát tính hợp lý quỹ lương + Ký nhận lương/chi qua tài khoản ngân hàng - Ghi chép/báo cáo xác đầy đủ chi phí lương KS: + Bảng lương chứng từ chi lương chuyển kế toán ghi chép + Đối chiếu chi phí lương với thực chi lương quỹ lương kế hoạch Các chế kiểm sốt mang tính phát rủi ro - Các báo cáo biến động bất thường : tình hình làm thêm giờ, tăng ca, thay đổi số lượng nhân viên phận - Phân tích tỷ suất biến động nhân viên - So sánh quỹ lương thực tế kế hoạch - Phân tích biến động tiền lương bình qn Quy trình & chứng từ - Phiếu đề nghị - Bản giải trình - Phiếu chi - Phiếu giao nhận/ phiếu nhập kho - Hoá đơn (nhận từ người bán) Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng - Không đáp ứng nhu cầu chi trả đến hạn/sử dụng hiệu số dư tiền KS: + Kế hoạch tiền mặt cân đối khoản thu chi + Kế hoạch cân đối nhu cầu sử dụng ngoại tệ + Ký quỹ/các nghiệp vụ tương lai - Ghi chép, báo cáo đầy đủ số dư tiền KS: + Phân nhiệm : kế toán – thủ quỹ – duyệt chi 24 + Đối chiếu số dư tiền sổ sáh với số phụ ngân hàng + Đối chiếu sổ kế toán với sổ quỹ Các chế phát rủi ro - Các báo cáo biến động bất thường : + Các khoản chi số tiền lớn + Các khoản chi có nội dung bất thường + Thâm hụt ngân quỹ - Phân tích biến động lãi tiền gửi - Phân tích tình hình thực kế hoạch tiền mặt Cơ chế phê duyệt: Phân cấp & uỷ quyền duyệt chi Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng - Rủi ro bị cắp, lạm dụng tiền mặt KS: + Hạn chế tiếp cận khu vực tiền mặt + Hạn chế nghiệp vụ dùng tiền mặt (chi tiền ngân hàng) + Khống chế số dư tiền mặt mức cho phép + Kiểm quỹ định kỳ/bất thường + Phê duyệt khoản chi tiền mặt - Chi tiền khơng mục đích KS: + Đăng ký chữ ký phê duyệt khoản chi tiền ngân hàng + Các khoản chi phải có chứng từ đầy đủ trước phê duyệt + Đóng dấu “ĐÃ CHI” vào chừng từ Rủi ro quy trình - Chi khơng + Chi không nhu cầu, không cần chi chi (lãng phí) + Chi nhiều thực khoản chi khơng nhiều (mất cắp, biển thủ,…) + Chi nhiều thời gian dài làm cho tiền công ty bị lạm dụng - Chi không đủ (không đủ tiền để chi nhu cầu chi thiết) - Chi không kịp thời 25 - Người thực chi báo cáo láo, ngụy tạo chứng từ - Việc ghi nhận báo cáo kế tốn tình hình chi tiêu khơng đạt mục tiêu đề Cơ chế kiểm soát - Phê duyệt - Sử dụng mục tiêu - Bất kiêm nhiệm - Bảo vệ tài sản - Đối chiếu - Báo cáo bất thường - Kiểm tra & theo dõi - Định dạng trước Chức quy trình - Kế hoạch chi tiêu (BP kế toán) - Đề nghị chi tiêu (các BP công ty) - Quyết định chi tiêu (Người có thẩm quyền) - Thực việc chi tiêu (Theo phân cơng, BP hành chính, BP khác) - Báo cáo việc thực chi tiêu (Người thực chi tiêu) - Ghi nhận (BP kế toán) Mục tiêu quy trình - Chi : hạn chế mát, lãng phí lạm dụng tiền bạc cơng ty - Chi đủ, chi kịp thời : Bảo đảm nhu cầu tiền cho khoản chi - Bảo đảm hiệu sinh lời số dư tiền mặt - Ghi nhận đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng, dể hiểu Các khoản chi tiêu - Chi mua công cụ dụng cụ - Chi tiếp khách - Chi quảng cáo tiếp thị - Chi cơng tác phí - Chi văn phòng phẩm - Chi dịch vụ mua ngồi (điện, nước, điện thoại, rác, bưu điện, du lịch, kiểm toán, hải quan, nhà hàng,…) - Chi thăm viếng, quà cáp 26 - Chi từ thiện - Chi tiêu khác Công cụ dụng cụ gì? - Là tài sản cơng ty - Là tư liệu lao động - Không phải tài sản cố định - Không phải đối tương lao động Các loại chi công ty - Chi mua tài sản cố định (chi đầu tư) - Chi mua vật tư (nguyên vật liệu) - Chi tiền lương, tiền công cho NLĐ - Chi thuế cho nhà nước - Chi lãi cho chủ nợ - Chi tiêu (những khoản chi khác khoản chi nói trên) Xem khác Hệ thống kiểm soát nội 27 ... 2007 KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH TIỀN LƯƠNG Các quy trình nhân - Quy trình tuyển dụng - Quy trình KL - Quy trình tiền lương - Quy trình bổ nhiệm, điều chuyển - Quy trình đánh giá nhân =>... cứu quy trình tiền lương Nội dung nghiên cứu - Khái niệm tiền lương - Cơ sở hưởng lương - Nguyên tắc định mức lương - Chức quy trình - Mục tiêu quy trình - Rủi ro quy trình - Cơ chế kiểm sốt quy. .. bất thường - Kiểm tra & theo dõi - Định dạng trước Chức quy trình - Kế hoạch chi tiêu (BP kế toán) - Đề nghị chi tiêu (các BP cơng ty) - Quy t định chi tiêu (Người có thẩm quy n) - Thực việc